- מטא-נתונים מאחסנים נתונים בלתי נראים כגון מחבר, תאריכים ונתיבי שרת שעלולים לפגוע בפרטיות הארגונית.
- ישנם כלים ייעודיים לניקוי קבצי PDF, מסמכי אופיס ומצגות, המונעים דליפה של נתונים רגישים.
- חיוני להבחין בין הסרת מאפיינים מוטמעים לבין קו חוצה חזותי של תוכן קריא בדף.
לפעמים אנו מניחים שכאשר אנו שולחים קובץ, רק הנמען יקרא את מה שכתבנו. עם זאת, המציאות היא שמסמכים דיגיטליים נושאים מעין מטען בלתי נראה הנקרא מטא-דאטה , המאחסן הכל, החל ממי שיצר את הקובץ ועד לגרסת התוכנה בה נעשה שימוש. מידע זה, למרות שאינו גלוי לעין, יכול להיות כאב ראש של ממש אם הוא נופל לידיים הלא נכונות.
עבור אלו המשתמשים בכלים כמו ONLYOFFICE Docs או חבילות אופיס, חיוני לדעת כיצד לבצע ניקוי יסודי. זה לא רק הסרת שם המחבר, אלא הבטחת פרטיות מוחלטת של הארגון , מניעת גילוי סודות תפעוליים שלא אמורים לצאת מהמשרד מנתיבי שרת פנימיים או היסטוריית עריכה.
מהם לעזאזל מטא-דאטה ומדוע הם מהווים סיכון?
במילים פשוטות, מטא-דאטה הוא מידע המתאר מידע אחר. אם נצלם תמונה, התוכן הוא התמונה עצמה, אבל המטא-דאטה הוא קואורדינטות ה-GPS המדויקות של המקום שבו היא צולמה או של דגם הטלפון. במסמך PDF או Word, זה מתורגם לשם המשתמש של Windows, תאריך היצירה, הארגון ואפילו היסטוריית הגרסאות.
הסכנה האמיתית מתעוררת כאשר אנו שולחים את הקבצים הללו ללקוחות או לספקים. אם לא ננקה את הנכסים הללו, אנו למעשה נותנים מידע יקר ערך. דוגמה קלאסית הייתה התיק הבריטי על עיראק בשנת 2003, שבו היסטוריית התיקונים המוטמעת חשפה את כל שרשרת העריכה, וגרמה לתקרית דיפלומטית משמעותית עקב שגיאה טכנית פשוטה.
כיצד לנקות מטא-נתונים בקבצי PDF בעזרת ONLYOFFICE וכלים אחרים
אם אתם עובדים עם מסמכי ONLYOFFICE ורוצים לנהל את המידע בקובץ ה-PDF שלכם, הצעד הראשון הוא לבדוק מה נמצא שם. כדי לצפות בנתונים אלה, גשו לתפריט "קובץ" ובחרו "מאפיינים ". לאחר מכן, אם תרצו למחוק מידע, תוכלו לעבור ל"מטא -נתונים נוספים ", לגשת למצב "מתקדם" ולמחוק שורה אחר שורה את הנתונים שאינכם רוצים שאף אחד יראה.
אם אתם מחפשים חלופות מקצועיות אחרות לקבצי PDF, ישנן מספר אפשרויות בהתאם לרמת השליטה שאתם צריכים:
- Adobe Acrobat Pro: יש לו פונקציה עוצמתית בשם "הגנה" המאפשרת להסיר מידע מוסתר באמצעות סריקה יסודית של המסמך.
- NitroPDF: זה מאפשר לך למחוק במהירות מטא-נתונים מכרטיסיית ההגנה במקטע של כתיבת תוכן.
- Foxit PhantomPDF: הוא מציע נתיב פשוט דרך "הגנה" ולאחר מכן "נתונים מוסתרים" אל לסמן ולמחוק המטא-דאטה הספציפיים.
- כלים מקוונים: ישנם אתרים כמו PDFYeah שמאפשרים אוטומציה של התהליך, למרות שאתם צריכים... היזהרו עם סודיות בעת העלאת קבצים רגישים לשרתים חיצוניים.
מפקח המסמכים בחבילת Microsoft Office
אם המסמך המקורי הוא קובץ Word, Excel או PowerPoint, עדיף לנקות את הנתונים לפני המרתם ל-PDF. כלי מפקח המסמכים הוא הכלי המרכזי כאן. הוא מאפשר לך למצוא ולהסיר הערות, שינויים מסומנים, מאפייני שרת מסמכים ואפילו טקסט מוסתר (אם כי הוא אינו מזהה טקסט לבן על רקע לבן).
כדי להשתמש בו, פשוט גשו ל"קובץ", בחרו "מידע" ולאחר מכן "בדוק בעיות ". לאחר הפעלת הסריקה, תוכלו ללחוץ על "הסר הכל" על כל פריט שאתם מחשיבים כבעייתי. באקסל, זה שימושי במיוחד למחיקת גיליונות או שורות ועמודות מוסתרים המכילים נתונים שאינכם רוצים שהנמען יראה.
הבדלים מהותיים: הסרת מטא-דאטה לעומת מחיקת תוכן
כאן אנשים רבים טועים. חשוב להבהיר שהסרת מטא-נתונים אינה זהה למחיקת טקסט . מחיקת מטא-נתונים מנקה את המאפיינים הבלתי נראים של הקובץ (מחבר, תאריכים, תוכנה), אך היא אינה מוחקת מילים שנכתבו בדף. אם יש לכם מספר טלפון או שם סודי גלויים, אתם זקוקים לקו חוצה חזותי כדי להפוך את המסמך לפחות בולט.
אם תמחק רק את המטא-דאטה אך תשאיר את הטקסט הרגיש, הנתונים יישארו. לעומת זאת, אם תסיר את הטקסט באמצעות תיבה שחורה אך לא תנקה את המטא-דאטה, שם המחבר המקורי עדיין יופיע במאפייני הקובץ. באופן אידיאלי, יש לבצע את שני התהליכים כדי להבטיח אנונימיזציה מלאה.
טיפים מתקדמים ואזהרות טכניות
עבור בעלי נטייה טכנית יותר, כלים כמו ExifTool הם פנטסטיים, אבל יש להם מלכוד. ניתן להפוך את הפקודה למחיקת כל דבר בקובץ PDF אלא אם כן נעשה שימוש בתהליך לינאריזציה עם qpdf . אחרת, מישהו עם הכישורים הדרושים יוכל לשחזר את הנתונים שנמחקו.
נקודה חשובה נוספת היא חתימות דיגיטליות . אם מסמך חתום אלקטרונית, כל שינוי במטא-דאטה עלול לפסול את החתימה. חיוני לבדוק אם לקובץ יש חתימה לפני ניקויו, ובמידת הצורך, לחתום מחדש על המסמך לאחר ניקויו.
ניהול נתונים בגיליונות אלקטרוניים ובפורמטים אחרים
במקרה של ONLYOFFICE Workspace, יש תכונה שימושית מאוד בשם Custom Filter עבור קבצי .xlsx. זה לא מוחק מטא-דאטה, אבל זה מאפשר לך לשתף גיליון אלקטרוני שבו משתמשים רואים רק את הנתונים שסיננת, מה שמונע מהם לתמרן את התצוגה כדי לגלות מידע מוסתר בתאים אחרים.
ב-Visio, התהליך דומה לזה שב-Office: אתה ניגש ל"מידע", בוחר "בדוק בעיות" ובוחר "הסר מידע אישי" , מה שמנקה הערות ונתיבי תבניות שעשויים להיות רגישים.
שמירה על ההיגיינה הדיגיטלית של הקבצים שלנו היא ההגנה הטובה ביותר מפני דליפות מקריות. החל משימוש בבודקי מסמכים ב-Office ועד ניקוי ידני של מאפיינים ב-ONLYOFFICE או שימוש בתוכנת PDF ייעודית, המטרה תמיד זהה: שהנמען יקבל רק את התוכן הגלוי, תוך ביטול כל זכר לזהות או תשתית פנימית שעלולה להיות מנוצלת בזדון.