- ישנן מתודולוגיות שונות לניקוי גיליונות אלקטרוניים, החל משימוש בכלי בחירה מיוחדים ועד סינון נתונים.
- היכולת לזהות תאים ריקים באופן אוטומטי מאפשרת מחיקה של כמויות גדולות של שורות ללא סיכון לטעות אנוש.
- ארגון מידע על ידי סידור עמודות מאפשר קיבוץ של חללים ריקים להסרה ידנית לאחר מכן.
כשאנחנו מתחילים לעבוד עם גיליון אלקטרוני של אקסל, זה מאוד נפוץ שהמבנה לא סוכם לחלוטין בהתחלה. לאחר ביצוע כמה שינויים, העברת נתונים או מחיקת תוכן, זה נורמלי בסופו של דבר עם שורות ריקות שאין להן מטרה ורק מעמיסות את התצוגה, וגורמות למסמך להיראות לא מאורגן.
אל דאגה, ניקוי הגיליון האלקטרוני שלך אינו מדע טילים. אמנם נראה כאילו לאקסל אין כפתור קסום של "נקה הכל ריק", אך האמת היא שישנן מספר דרכים יעילות מאוד לארגן את הטבלה שלך בצורה מושלמת בכמה לחיצות בלבד, תלוי אם אתה מעדיף להגיע ישר לעניין או שתהיה לך שליטה ויזואלית רבה יותר על מה שאתה עושה.
הטריק "עבור למיוחד" למחיקת הכל בבת אחת
אם יש לכם מסד נתונים ענק באקסל ואתם לא רוצים להשתגע ולמחוק כל ערך בנפרד, פונקציית החיפוש היא החברה הכי טובה שלכם. הצעד הראשון הוא לבחור את העמודה שבה נמצאים הפערים. לאחר שבחרתם את הטווח, גשו ללשונית בית, פתחו את תפריט "חיפוש ובחר" ולחצו על האפשרות " עבור למיוחד".
בחלון הקטן שנפתח, סמנו את התיבה " תאים ריקים" ולחצו על "אישור". תראו שכמו בקסם, אקסל סימן רק את החללים הריקים. כעת, מבלי לגעת בשום דבר אחר כדי לא לאבד את הבחירה, חזרו ללשונית "בית", פתחו את תפריט "מחק" ובחרו " מחק שורות גיליון " . לאחר מכן, התוכנית תמחק אוטומטית כל שורה שבה היא מוצאת רווח ריק.
ניקוי ידני ויזואלי למתחילים
אם יש לכם קובץ קטן או שאתם מעדיפים לראות בדיוק מה אתם מוחקים כדי להימנע מטעויות, ישנן שיטות מסורתיות יותר. אתם יכולים פשוט ללחוץ לחיצה ימנית על מספר השורה הריק באקסל (בקצה השמאלי של המסך) ולבחור באפשרות המחיקה. זוהי השיטה האיטית ביותר, אך הבטוחה ביותר אם אינכם מכירים את הכלי.
אפשרות נוספת היא לבחור כל תא בשורה שברצונך להסיר, לעבור לכרטיסייה בית, למצוא את המקטע תאים ולבחור מחק שורות גיליון . תהליך זה אידיאלי כאשר יש לך רק כמה רווחים ריקים מזדמנים ואתה רוצה להסיר אותם במהירות מבלי להגדיר מסננים או חיפושים מורכבים.
שימוש במסננים לניהול חללים ריקים
מסננים הם כלי רב עוצמה שניתן להשתמש בו לא רק לניתוח נתונים אלא גם לניקוי שלהם. כדי להתחיל, בחר את הטווח בטבלה שלך ועבור לכרטיסייה נתונים, ולחץ על כפתור הסינון . תראה חצים מופיעים בכותרות העמודות שלך.
אם תלחצו על אחד מהחצים הללו, תראו שתוכלו לבחור מה להציג. אם תבחרו רק באפשרות "ריק" , Excel יסתיר את כל התוכן, וישאיר לכם רק את השורות הריקות. בשלב זה, תוכלו לבחור את כולן (תראו את מספרי השורות מופיעים בכחול) ולמחוק את כולן בבת אחת . לאחר הסרת המסנן, הטבלה שלכם תהיה דחוסה בצורה מושלמת.
ארגון באמצעות מיון נתונים
לפעמים, הדרך הפשוטה ביותר לארגן את הכאוס היא פשוט לסדר מחדש דברים. אם תבחרו את הנתונים שלכם ותשתמשו בפונקציית מיון בכרטיסייה נתונים, תוכלו לבחור סדר עולה או יורד. על ידי כך, Excel יקבץ אוטומטית את כל השורות הריקות לסוף או לתחילת הטבלה.
לאחר שכל הפערים מקובצים יחד, אין צורך בכלים מורכבים: פשוט בחרו את גוש השורות הריקות בעזרת העכבר, לחצו לחיצה ימנית ומחקו אותן. זוהי טכניקה מעשית מאוד אם לא אכפת לכם שהסדר המקורי של הרשומות שלכם ישתנה.
שליטה בטכניקות אלו, בין אם באמצעות גישה מהירה עם Ctrl + G לחיפוש ערכים ריקים, שימוש במסננים חכמים או מיון עמודות פשוט, מאפשרת לכל משתמש לשמור על המסמכים שלו מקצועיים ונקיים משגיאות מבניות, תוך אופטימיזציה של זמן העבודה וקריאות המידע.
