- שטח האחסון החינמי של גוגל (15 ג'יגה-בייט) משותף בין Gmail, Drive ותמונות, וכאשר הוא מלא, שליחה וקבלה של אימיילים נחסמות.
- הכלי של Google One מאפשר לך לאבחן מה תופס הכי הרבה מקום ולמחוק בכמות גדולה של אימיילים, קבצים ותמונות, תוך ריקון האשפה תמיד.
- מסננים לפי גודל, תאריך וסוג תוכן ב-Gmail, Drive ותמונות עוזרים להיפטר מקבצים מצורפים גדולים, מיילים ישנים וסרטונים גוזלים מקום.
- אם לאחר האופטימיזציה עדיין חסר לכם מקום, שדרוג ל-Google One או בקשת מנהל המערכת שלכם לקבל שטח אחסון נוסף בחשבונות עבודה הם האלטרנטיבה.
אם אתם משתמשים ב-Gmail מדי יום, תיבת הדואר הנכנס שלכם כנראה הפכה למגירת זבל דיגיטלית : אלפי מיילים, ניוזלטרים שמעולם לא קראתם, קבצים מצורפים ענקיים, ולמעלה מכל, גם תמונות גוגל ודרייב מוסיפים ג'יגה-בייט לערימה. אמנם נראה ש-15 ג'יגה-בייט שגוגל נותנת לכם מספיקים להכל, אבל ברגע שהוא מתמלא, מתחילות האזהרות והבעיות.
כשאתם מתקרבים למגבלת האחסון שלכם, גוגל עשויה לנתק אתכם: ג'ימייל מפסיק לשלוח ולקבל אימיילים , דרייב מפסיק להעלות קבצים ותמונות מפסיקות לגבות. לפני שתגיעו לנקודה זו, כדאי ללמוד כיצד לשחזר מקום ב-Gmail (ובשאר חשבון גוגל שלכם) בצורה מאורגנת, מהירה ומעל הכל, ללא הפרעות, מבלי לאבד שום דבר חשוב.
כיצד פועל אחסון גוגל ומדוע ג'ימייל מתמלא
הדבר הראשון שצריך להבין הוא שאותם 15 ג'יגה-בייט של אחסון חינמי אינם מיועדים רק לג'ימייל: הם משותפים בין ג'ימייל, גוגל דרייב וגוגל אלבומי . בנוסף, ישנם אלמנטים פחות גלויים אחרים, כמו גיבויים של וואטסאפ באנדרואיד או נתונים מאפליקציות שמשתמשות גם הן באותו שטח אחסון.
כאשר נפח האחסון מגיע למגבלה, גוגל מפעילה סדרה של הגבלות חמורות למדי . ב-Gmail, לא ניתן לשלוח או לקבל הודעות, והודעות דוא"ל נכנסות מוחזרות לשולח עם התראה מלאה על תיבת הדואר. ב-Drive, קבצים חדשים אינם מסונכרנים או מועלים עוד, וב-Docs, Sheets, Slides ואפליקציות אחרות של Google Office, לא ניתן ליצור מסמכים חדשים או לאפשר לאחרים לערוך מסמכים קיימים.
בתמונות גוגל, החסימה פירושה שלא ייווצרו גיבויים חדשים של תמונות וסרטונים . כל מה ששמרת עדיין יהיה שם, אך לא יתווסף תוכן חדש עד שתפנה או תרכוש שטח אחסון נוסף. וזהרו: אם לא תעשו דבר, אתם עלולים לפספס אימיילים חשובים במשך ימים מבלי שתשימו לב.
כדי לבדוק את שטח האחסון שנותר לך, תראה מחוון שימוש בתחתית Gmail. משם, תוכל לגשת לדף ניהול האחסון, המפרט כמה שטח משתמשים Gmail, Drive ותמונות בנפרד . זוהי הדרך הברורה ביותר לאתר את נקודת הבעיה.
השתמש ב-Google One ובכלי הרשמי כדי לפנות מקום
גוגל ריכזה כמעט כל דבר שקשור לפינוי שטח אחסון בפלטפורמת Google One. גם ללא מנוי, ניתן להשתמש בלוח ניהול האחסון כדי לראות מה תופס מקום ולמחוק בכמות גדולה את מה שאינך צריך.
מהמחשב שלך, עבור אל Google One וגש למקטע אחסון. שם תמצא מקטע בשם "תשאב את השטח שלך ", המקבץ אפשרויות לפינוי שטח לפי שירות (Gmail, Drive, תמונות) ולפי סוג תוכן (קבצים גדולים, ספאם, פריטים באשפה וכו').
ב"פינוי מקום בחשבון", תוכלו לסקור קטגוריות כגון פריטי אשפה, ספאם, קבצים גדולים מאוד או תוכן אפליקציה. בהתאם לקטגוריה, יהיו לכם אפשרויות למיין , לסנן או לשנות את התצוגה (רשימה או רשת), מה שמקל על סקירת כמויות גדולות של פריטים לפני מחיקתם.
בתמונות גוגל, אותו פאנל מציג תמונות וסרטונים מוכנים למחיקה; אם ברצונך לשמור משהו, תוכל להוריד אותו למחשב שלך לפני שליחתו לאשפה. לאחר בחירת מה שברצונך להסיר, הקש על מחק (או "העבר לאשפה" אם אתה בתמונות) וכאשר גוגל שואל, אשר שאתה מקבל את המחיקה לצמיתות על ידי סימון תיבת ההסכמה.
זכור שאם אתה מוחק אלפי פריטים בבת אחת , ייתכן שיחלפו עד 48-72 שעות עד שהשטח שהתפנה ישתקף כהלכה בחשבונך, לכן אל תיבהל אם הסרגל בקושי זז בהתחלה.
אבחון הבעיה: Drive, Gmail או תמונות
לפני שאתם מתחילים למחוק דברים באופן מיידי, מומלץ לברר איזה שירות משתמש ביותר במקום. כנסו לאתר drive.google.com/drive/quota כדי לראות את קבצי Drive שלכם ממוינים מהגדול לקטן ביותר. זוהי דרך ברורה מאוד לראות אם המקום שלכם תופס סרטונים, גיבויים גדולים או מסמכים שהיו לכם במשך שנים.
בתצוגה זו, פשוט לחצו לחיצה ימנית על כל קובץ גדול שאינכם צריכים ובחרו "העבר לאשפה ". לאחר שיש לכם מספר רב של קבצים באשפה, גשו לתיקיית "אשפה" ב-Drive ולחצו על "רוקן את האשפה" כדי לפנות מקום.
במקרה של Gmail, האבחון מתבצע ישירות מתוך האימייל עצמו, באמצעות אופרטורים לחיפוש כמו larger:10M כדי למצוא הודעות עם קבצים מצורפים גדולים או מסנני תאריך כדי לאתר אימיילים ישנים מאוד. משהו דומה קורה ב-Photos, שם סרטונים הם בדרך כלל הגורמים העיקריים לשטח אחסון מופרז.
עבור חשבונות עבודה או בית ספר (Google Workspace), מגבלת האחסון נקבעת על ידי הרישיון שלך או על ידי מנהל המערכת. במקרים אלה, אם אינך יכול לרכוש אחסון נוסף ישירות, תצטרך ליצור קשר עם מנהל המערכת שלך כדי לשדרג את התוכנית שלך או לשחרר את האחסון ממסוף הארגון.
טריק מתקדם: פנו את Gmail על ידי העברת כל האימיילים שלכם לחשבון אחר
אם אתם מהסוג שלעולם לא מוחקים דבר והחשבון שלכם צובר הודעות במשך שנים, הפתרון המהיר ביותר אולי לא יהיה לעבור לדוא"ל אחר דוא"ל, אלא להעביר את כל היסטוריית ה-Gmail שלכם לחשבון אחר . בדרך זו, אתם למעשה מרוקנים את תיבת הדואר הנכנס שלכם מבלי לאבד את האימיילים שאתם רוצים לשמור.
התהליך כרוך ביצירת חשבון Gmail חדש והגדרתו להורדת כל האימיילים מהחשבון הישן דרך POP3, תוך מחיקת העותק מהחשבון הישן. לפני ביצוע כל פעולה, מומלץ מאוד להשתמש ב-Google Takeout כדי ליצור גיבוי מלא של האימיילים שלכם למקרה של בעיות במהלך ההעברה.
בחשבון המקורי, עבור אל הגדרות > "הצג את כל ההגדרות" > "העברה ו-POP/IMAP" והפעל גישת POP עבור כל ההודעות. חשוב מאוד לבחור את האפשרות "מחק עותק של Gmail בעת גישה להודעות דרך POP ", שכן פעולה זו תבטיח שהודעות דוא"ל שהורדו על ידי החשבון החדש יימחקו אוטומטית מהחשבון המקורי.
לאחר מכן, התחבר לחשבון Gmail החדש שלך ועבור אל הגדרות > "חשבונות וייבוא". בקטע "בדיקת דואר מחשבונות אחרים", הוסף את החשבון הישן שלך ופעל לפי השלבים להגדרתו באמצעות POP3. הורדה בכמות גדולה תתחיל, אשר, בהתאם לכמות הדוא"ל, עשויה להימשך זמן רב.
לאחר שווידאת שכל ההודעות החשובות הורדו בהצלחה לחשבון החדש, תוכל להשבית שאילתות POP משם, ובחשבון המקורי, לרוקן את האשפה כדי לפנות מקום לחלוטין. זהו צעד דרסטי, אך הוא יעיל ביותר עבור חשבונות עם נטיות לאגירה דיגיטלית.
ניקוי Gmail שלב אחר שלב: גודל, גיל, ספאם ואשפה
מעבר לטריק השני של החשבון, כדאי ללמוד כיצד לנהל את Gmail מבפנים. הצעד ההגיוני הראשון הוא לאתר מיילים עם הקבצים המצורפים הגדולים ביותר , כי על ידי מחיקת מספר מצומצם של הודעות בלבד ניתן לפנות הרבה מגה-בייט (או אפילו ג'יגה-בייט) בבת אחת.
מסרגל החיפוש של Gmail, ניתן להרחיב את האפשרויות המתקדמות (חץ מימין לסרגל החיפוש) ולהשתמש בשדה "גודל" כדי לחפש הודעות גדולות מ-X מגה-בייט. ניתן גם להשתמש ישירות בתחביר size:20MB או גדול יותר:10M בשורת החיפוש. חשוב לכבד את הפורמט (ללא רווחים ו-M עבור מגה-בייט), אחרת החיפוש יהיה בבתים ולא יעבוד.
לאחר שראיתם את כל האימיילים הגדולים, בדקו אילו מהם אתם באמת צריכים לשמור. עבור אלו עם מסמכים חשובים, תחילה הורידו את הקבצים המצורפים למחשב שלכם או לשירות ענן אחר, ולאחר מכן מחקו את האימייל ורוקנו את האשפה . זה מבטיח שלא תאבדו מידע ותפנו כמה שיותר מקום.
טקטיקה יעילה נוספת היא למקד אימיילים ישנים מאוד. באמצעות האופרטור `older_than:1y`, ניתן לאתר את כל ההודעות בנות יותר משנה; ניתן להחליף את ה-"y" עבור שנים ב-"m" עבור חודשים או ב-"d" עבור ימים לפי הצורך. שוב, בחר את כל האימיילים שאינך צריך עוד לשמור ומחק אותם.
אל תשכחו לבדוק את תיקיות הספאם והאשפה שלכם. למרות שהודעות נמחקות אוטומטית לאחר 30 יום, כל מה שבתוכן ממשיך לתפוס מקום עד אז. בשתי התיקיות תמצאו כפתור לריקון הכל בבת אחת ("רוקן את האשפה עכשיו" או "מחק את כל הודעות הספאם עכשיו").
ניקוי תיבת הדואר הנכנס שלך הוא חסר טעם אם אתה חוזר לנקודת ההתחלה אחרי חודשיים. אחת הדרכים הטובות ביותר לשמור על שליטה בג'ימייל היא לבטל את המנוי להודעות דוא"ל שאינן מועילות לך . רוב הניוזלטרים והודעות הדוא"ל השיווקיות כוללים קישור "ביטול מנוי" בתחתית ההודעה, ו-Gmail מציג לפעמים קיצור דרך דומה ליד שם השולח.
אם אתם באמת מוצפים מעשרות ניוזלטרים, כדאי לכם להקדיש רגע לפתוח כמה מיילים פרסומיים, לבטל את המנוי, וכך להפחית את הזרם המתמיד שמנפח את תיבת הדואר הנכנס ואת שטח האחסון שלכם. פחות מיילים נכנסים פירושם פחות מיילים שתצטרכו למחוק בעתיד.
ניתן גם ליצור מסננים אוטומטיים כדי לאחסן הודעות מסוימות בארכיון, לשלוח אותן לתווית ספציפית או להעביר אותן ישירות לאשפה. מסרגל החיפוש של Gmail, באמצעות לחצן האפשרויות, ניתן לסנן לפי שולח, נושא, גודל או מילות מפתח, ולאחר מכן להחליט מה לעשות עם כל האימיילים שמתאימים לדפוס זה.
שימוש בתוויות וקטגוריות עוזר לשמור על תיבת הדואר הנכנס נקייה מבלי למחוק הכל. הכרטיסיות של Gmail (ראשי, חברתי, קידומים, התראות, פורומים) כבר מספקות סינון ראשוני; אם תתרגל לבדוק מדי פעם את הקידומים והרשתות החברתיות כדי לרוקן אותן כמעט לחלוטין, ההשפעה על שטח האחסון תהיה עצומה.
וזכרו ש"ארכיון" לא מפנה מקום; הוא רק מסיר אימיילים מהתצוגה הראשית. זה שימושי לשמירה על סדר האימיילים שלכם, אבל אם אתם רוצים לשחזר ג'יגה-בייט, עליכם למחוק אימיילים ולאחר מכן לרוקן את האשפה.
סרטונים, תמונות וקבצים גדולים בתמונות גוגל
למרות שהחיפוש מתמקד בג'ימייל, חלק גדול מהבעיה נובע לעתים קרובות מתמונות גוגל. סרטונים, במיוחד סרטונים ברזולוציה גבוהה, יכולים למלא במהירות את שטח האחסון תוך חודשים ספורים אם מבצעים גיבויים אוטומטיים תכופים.
כדי למקד רק סרטונים, ניתן לגשת לכתובת האתר המיוחדת של תמונות עבור סוג תוכן זה: https://photos.google.com/search/_tv_video. שם תראו את כל הסרטונים שלכם בבת אחת ותוכלו לבחור את אלה שכבר אינכם צריכים לשלוח לפח.
יש תצוגה שימושית נוספת בכתובת https://photos.google.com/unsupportedvideos, שמפרטת סרטונים שאינם תואמים לתמונות ולכן אינם מופיעים בקלות בחיפושים אחרים. קבצים מסוג זה גם תופסים מקום, כך שאם אינכם זקוקים להם, אל תהססו למחוק אותם.
הכרטיסייה "גילוי" בתמונות גוגל מקבצת תוכן לפי אנשים, מקומות, צילומי מסך, סרטונים או יצירות כמו אנימציות וסרטים. זהו מקום נהדר למצוא קבוצות של תמונות ישנות או חוזרות על עצמן (לדוגמה, טיול מלפני שנים שכבר שמרתם בכונן קשיח) ולפנות כמה ג'יגה-בייט בבת אחת.
לאחר ששלחתם הרבה תמונות וסרטונים לפח, גשו לקטע "אשפה" בתמונות ולחצו על "רוקן את האשפה". בדיוק כמו ב-Gmail וב-Drive, השטח לא משוחזר בפועל עד שתסיימו שלב זה . ושוב, אם תמחקו הרבה תוכן, ייתכן שיחלוף זמן מה עד שהשינויים יופיעו בסרגל האחסון שלכם.
גיבויים של גוגל דרייב, וואטסאפ ותכונות אחרות שלעתים קרובות מתעלמים מהן
מלבד אימיילים ותמונות, חשבון גוגל שלך עשוי להכיל פריטים נסתרים אחרים שתופסים מקום רב. דוגמה מובהקת לכך היא גיבויים של WhatsApp באנדרואיד , המאוחסנים ב-Drive ונחשבים, מזה זמן מה, כחלק ממגבלת האחסון שלך.
כדי לבדוק את הגיבויים האלה מהטלפון שלכם, פתחו את אפליקציית Google One, גשו למקטע אחסון, ותחת "פינוי מקום בחשבון", מצאו את האפשרות "מחק פריטים אחרים" ובחרו ב-WhatsApp. שם תוכלו לראות את הגיבויים הזמינים ולמחוק את אלה שכבר לא נחוצים לכם.
אם אתם מעדיפים לעשות זאת מהדפדפן שלכם, תוכלו לגשת אל one.google.com/backup/management/whatsapp. ליד כל גיבוי, תמצאו את האפשרות "מחק גיבוי ". גם אם תמחקו את הגיבוי הנוכחי, WhatsApp תמשיך ליצור גיבויים בעתיד בהתאם להגדרות האפליקציה, לכן בדקו גם את ההגדרות הללו כדי להימנע מיצירת קבצים גדולים לעתים קרובות.
ב-Drive, בנוסף לקבצים שהעלית, תראה גם פריטים שאנשים אחרים שיתפו איתך. חשוב לדעת שקבצים בקטע "שותפו איתי" אינם נחשבים כחלק ממכסת האחסון שלך (הבעלים כן), אלא אם כן אתה יוצר עותק או מעלה קבצים משלך לתיקיות משותפות. במקרה כזה, העותק או הקבצים החדשים ייחשבו כחלק ממכסת האחסון שלך.
לבסוף, ייתכן ש-Drive למחשבים יציג ניצול אחסון שונה ממה שאתה רואה באינטרנט, מכיוון שהקבצים המשותפים שאתה מסנכרן תופסים מקום בכונן הקשיח המקומי שלך, למרות שהם אינם משפיעים על אחסון הענן שלך. זוהי התנהגות רגילה ואינה אומרת שגוגל גוזלת ממך ג'יגה-בייט נוספים.
בעיות נפוצות בעת פינוי מקום וכיצד לפתור אותן
אחת הטעויות הנפוצות ביותר היא לחשוב שמקום מתפנה באופן מיידי. כשמוחקים פריטים רבים ברצף, מערכות גוגל יכולות לקחת בין 48 ל-72 שעות לחשב מחדש כראוי את נפח האחסון. במהלך תקופה זו, המונה עשוי להיראות קפוא למרות שכבר עשיתם את שיעורי הבית שלכם.
אם רכשת אחסון נוסף באמצעות Google One והקיבולת החדשה לא מופיעה, המתן עד 24 שעות. אם היא עדיין לא מופיעה לאחר זמן זה, צא מחשבון Google שלך, היכנס שוב ובדקו את דף התשלום כדי לוודא שהחיוב בוצע. אם הכרטיס שלך חויב אך האחסון החדש לא מופיע, ייתכן שרכשת את התוכנית בחשבון אחר ; בדוק אם יש לך מספר חשבונות פתוחים.
במכשירי iPhone או iPad, לפעמים כדאי לסגור את אפליקציית Google One בכוח ולפתוח אותה מחדש כדי שתסתנכרן עם השרתים. השלבים הספציפיים לסגירת אפליקציות משתנים בהתאם לגרסת ה-iOS שברשותך, לכן אם אינך בטוח, מומלץ להתייעץ עם התמיכה של Apple.
בעיה נפוצה נוספת היא שאחרי שדרוג לתוכנית אחסון גבוהה יותר או נמוכה יותר, Gmail עדיין לא מאפשר לך לשלוח או לקבל אימיילים. במקרים אלה, עדיף להמתין עד 24 שעות , להתנתק ולהיכנס שוב, ואפילו לנסות לשלוח אימייל מחלון גלישה בסתר או מדפדפן אחר (Edge, Firefox וכו') כדי לשלול בעיות אחסון במטמון.
יש גם בלבול מסוים בנוגע לתמונות ב"חסכון באחסון" (לשעבר "איכות גבוהה") שהועלו לפני 1 ביוני 2021: תמונות וסרטונים אלה אינם נחשבים כחלק ממכסת האחסון שלך . אם תמחק הרבה תוכן מסוג זה, ייתכן שלא תראה שינויים בשימוש באחסון שלך בדיוק מסיבה זו.
מתי הגיוני לשלם עבור Google One וכיצד לנהל אותו
אם לאחר ניקוי יסודי עדיין חסר לכם מקום אחסון, או שאתם פשוט לא רוצים לחיות על מגבלת 15GB, כדאי לשקול שדרוג התוכנית שלכם ל-Google One. ישנן אפשרויות בתשלום החל מ -100GB של אחסון נוסף, כאשר הקיבולת (והמחיר) עולים לפי הצורך.
מעת לעת, גוגל מציעה גרסאות ניסיון בחינם של Google One למשתמשים חדשים. במקרים אלה, תקבלו הזמנה להפעיל תקופת ניסיון שבה תיהנו משטח אחסון נוסף בחינם לזמן מוגבל. תצטרכו להוסיף אמצעי תשלום, אך לא תחויבו עד לסיום תקופת הניסיון , בתנאי שתזכרו לבטל לפני המועד האחרון אם אינכם מעוניינים להמשיך.
אם אתם מנהלים את Google One דרך האינטרנט (לא דרך Apple App Store), תוכלו לשנות את התוכנית שלכם, לעבור ממנוי חודשי למנוי שנתי או לבטל אותה דרך הגדרות Google One תחת "שינוי תוכנית מנוי". באנדרואיד, תוכלו גם לנהל את המנוי שלכם דרך הגדרות האפליקציה ו-Google Play.
באייפון ובאייפד, הדברים מורכבים יותר: אם רכשתם את התוכנית דרך האתר, לא תוכלו לשנות אותה מהאפליקציה . במקרה כזה, תצטרכו לבטל את התוכנית הנוכחית שלכם מאתר Google One, ואם תרצו לנהל אותה כולה מ-iOS, להירשם לתוכנית חדשה דרך App Store.
לעומת זאת, אם החשבון שלך מיועד לעבודה או ללימודים, אינך יכול לרכוש אחסון נוסף בעצמך. תצטרך לבקש ממנהל Google Workspace שלך להגדיל את המגבלה שלך או לשנות את הרישיון שלך , מכיוון שחשבונות אלה מנוהלים באופן מרכזי.
בסופו של דבר, פינוי מקום ב-Gmail ובחשבון גוגל שלכם כרוך בשילוב של מספר אסטרטגיות: שימוש בכלי הרשמי של Google One, מחיקת אימיילים גדולים וישנים (תמיד ריקון דואר זבל ואשפה), בדיקת Drive, תמונות וגיבויים כמו גיבוי WhatsApp שלכם, וניהול טוב יותר של הניוזלטרים והתוכן שאתם מקבלים מדי יום. אם 15 ג'יגה-בייט עדיין לא מספיקים, שדרוג ל-Google One עשוי להיות הדרך הנוחה ביותר להפסיק להיאבק כל הזמן באזהרת "האחסון כמעט מלא".