סוגי תרשימים שיש להימנע מהם באקסל וכיצד לבחור את האלטרנטיבה הטובה ביותר

אינפורמטק דיגיטל » Recursos » סוגי תרשימים שיש להימנע מהם באקסל וכיצד לבחור את האלטרנטיבה הטובה ביותר

אם אתם עובדים עם גיליונות אלקטרוניים מדי יום, אתם יודעים שתרשים שנבחר בקפידה יכול להפוך טבלה אינסופית לסיפור ברור וקל להבנה. אבל נכון גם שתרשים גרוע באקסל יכול לגרום ליותר נזק מתועלת: שגיאות בבחירת נתונים, סוגי ויזואליזציה לא מתאימים, אפקטים תלת-ממדיים מיותרים או צירים מבלבלים שמעוותים את המסר.

במאמר זה נראה, שלב אחר שלב, אילו תרשימים כדאי להימנע מהם או להשתמש בהם בזהירות רבה באקסל , כיצד לבחור חלופות ברורות יותר, ואילו שיטות עבודה מומלצות יעזרו להפוך את הדוחות שלכם לקריאים, מקצועיים ושימושיים יותר לקבלת החלטות, בין אם אתם מבצעים ניתוחים פשוטים או לוחות מחוונים פיננסיים מתקדמים.

טעויות נפוצות בעת יצירת תרשימים באקסל וכיצד להימנע מהן

לפני שנעבור לסוגים ספציפיים של תרשימים, כדאי לסקור כמה בעיות נפוצות מאוד בעת ניסיון ליצור גרפים של נתונים באקסל , אשר עלולות להניב הודעות שגיאה, תוצאות לא עקביות או תרשימים שקשה להבין.

אחת השגיאות הנפוצות ביותר מתרחשת בעת עבודה עם קבצי CSV או פורמטים אחרים של טקסט . למרות שהם עשויים להיראות תקינים מבחינה ויזואלית, Excel לא תמיד מפרש את כל הערכים כמספרים . לפעמים תאים שומרים על עיצוב טקסט, רווחים מוסתרים או מפרידים עשרוניים שונים, וכאשר מנסים ליצור את התרשים, מופיעה אזהרה המציינת שהנוסחה או הטווח שנבחר אינם חוקיים.

אם יש לכם מטריצה ​​עם שתי עמודות ומאות שורות, ואקסל עדיין לא מאפשר לכם ליצור תרשים, סביר מאוד שחלק מהטווח מכיל נתונים המשלבים טקסט ומספרים, או תאים ריקים בעיצוב שגוי . במקרים אלה, מומלץ לבדוק את עיצוב התא בפועל, להשתמש בכלים כמו "טקסט לעמודות", או להתייעץ עם מדריך על מסדי נתונים של אקסל כדי לוודא שהכל מוקלד כהלכה כמספרים.

בעיה נפוצה נוספת מתעוררת בעת בחירת נתונים עבור צירי X ו-Y בתרשים פיזור. לעיתים, כאשר מנסים לציין ידנית את הסדרה מתיבת הדו-שיח, Excel מחזיר את ההודעה שהנוסחה שהוזנה שגויה , גם כאשר פשוט גוררים את העכבר על פני הטווח. זה בדרך כלל נובע מטווחים לא עקביים (עמודות באורכים שונים), הפניות מעורבות בין גיליונות או מפרידי ארגומנטים שאינם תואמים להגדרות המערכת (נקודה-פסיק לעומת פסיק).

יתר על כן, בעת עבודה עם קובץ שנשמר כקובץ ‎.csv או שהומר לקובץ ‎.txt, הבדלים בין גרסאות Excel (Windows לעומת Mac, לדוגמה) יכולים להשפיע . זה יחסית נפוץ שהתרשים מוצג בצורה מושלמת בפלטפורמה אחת תוך הצגת שגיאות או פירוש שונה של עמודות בפלטפורמה אחרת, במיוחד עקב מפריד העשרוני ומפריד השדות. במקרים אלה, לעתים קרובות עוזר לשמור את הקובץ ישירות כחוברת עבודה של Excel (‎.xlsx), לבדוק את ההגדרות האזוריות ולבנות מחדש את התרשים מאפס עם הנתונים המנורמלים.

בחרו את סוג התרשים המתאים בהתאם למטרה שלכם

מעבר לבעיות הטכניות, אחד המפתחות למניעת "שבירת" הניתוחים שלך הוא בחירת סוג התרשים המתאים למטרת הדוח שלך. אקסל מציע מגוון רחב של אפשרויות: עמודות, עמודות, קו, שטח, עוגה, פיזור, בועות, מכ"ם, משפך, מפל וכו'. אבל לא כולם עובדים באותה מידה עבור כל מקרה שימוש.

הדבר הראשון שאתם צריכים לשאול את עצמכם הוא מה אתם רוצים להסביר בעזרת הנתונים שלכם : מגמה לאורך זמן? השוואה בין קטגוריות? כיצד ערך כולל מפורק לחלקים? התפלגות? התפתחות של אינדיקטור מול יעד? כאשר הרעיון הזה ברור, הרבה יותר קל לזנוח את הגרפים שרק מוסיפים רעש חזותי או מעוותים את הפרשנות.

לדוגמה, אם אתם צריכים להציג מגמה חודשית, תרשים קווים בדרך כלל ברור הרבה יותר מתרשים עוגה , מכיוון שהוא מאפשר לכם לעקוב אחר רצף הזמן ולזהות שיאים, ירידות או נקודות מפנה. מצד שני, אם המטרה שלכם היא להשוות את התרומה של מספר קטגוריות לסך הכל, תרשים עמודות או תרשים שטחים מוערמים עשויים להתאים יותר, בתנאי שמשתמשים בו בזהירות.

חשוב גם לקחת בחשבון את מספר הקטגוריות או הסדרות שתייצגו. אותו סוג של תרשים עשוי להיות קריא לחלוטין עם חמש קטגוריות אך להפוך למסורבל לחלוטין עם עשרים. בשלב זה, לפעמים עדיף לשנות את סוג התרשים, לקבץ קטגוריות קטנות יותר תחת "אחר", או אפילו לחלק את המידע למספר ויזואליזציות פשוטות יותר.

מתי להשתמש בתרשימי עמודות ומתי הם עלולים להוות בעיה

תרשימי עמודות (ותרשימי עמודות) הם כנראה הכלי הנפוץ ביותר להשוואת כמויות בין קבוצות . הם עובדים היטב כשרוצים לראות, במבט חטוף, לאיזו קטגוריה יש יותר או פחות ערך, או כיצד כמה משתנים מתפלגים ביחס לאחרים.

היתרון העיקרי שלהם הוא שהשוואה ויזואלית של אורכים היא אינטואיטיבית מאוד . העין האנושית מזהה בקלות איזה עמוד גבוה יותר (או ארוך יותר), בתנאי שהם מרווחים היטב ומסודרים היטב. זו הסיבה שהם כה שימושיים בדוחות מכירות לפי מוצר, תוצאות לפי מחלקות, השוואות תקציב בין אזורים וכן הלאה.

עם זאת, תרשימים אלה הופכים לכאב ראש כאשר מספר הקטגוריות מוגזם או כאשר סדרות רבות מדי משולבות בו זמנית . תרשים עמודות מקובץ עם עשרה מוצרים וארבע שנות השוואה יכול להפוך לערבוב צבעים בלתי קריא, שבו המסר העיקרי אובד לחלוטין.

כדי להימנע מכך, חיוני להגביל את מספר העמודות הנראות בוויזואליזציה אחת, לשמור על מרווח אחיד בין עמודות ולהשתמש בפלטת צבעים פשוטה ועקבית. כאשר רשימת הקטגוריות ארוכה מאוד, עדיף לקבץ אותן, לסנן לפי הרלוונטיות ביותר, או להשתמש בטבלת ציר באקסל כדי לסכם את המידע לפני הצגתו.

טעות נוספת שיש להימנע ממנה היא שימוש באפקטים תלת-ממדיים בתרשימי עמודות . למרות שהם עשויים להיראות מושכים את העין, הם מעוותים את תפיסת הגבהים ומקשים ביותר על השוואת ערכים. יתר על כן, הם מוסיפים רעש ויזואלי מיותר שאינו תורם כלל לניתוח.

תרשימי קווים: אידיאליים למגמות, מסוכנים אם יש יותר מדי סדרות

כאשר רוצים לעקוב אחר התפתחותו של אינדיקטור אחד או יותר לאורך זמן, גרף קו הוא האפשרות הקלאסית וכמעט תמיד המומלצת ביותר . הוא מאפשר לשרטט את מסלולה של כל סדרת נתונים באופן רציף ולאתר במהירות רגעים מרכזיים: שיאים בביקוש, ירידות חדות, עונתיות וכו'.

יתרון מרכזי בו הוא בפשטותו: ציר X המייצג זמן (ימים, חודשים, שנים) וציר Y המייצג את ערך המדד . זה מספיק כדי שהקורא יבין, כמעט ללא מאמץ, כיצד המשתנה מתנהג. יתר על כן, ניתן להניח שניים או שלושה קווים כדי להשוות, למשל, מכירות בפועל מול יעד, או פלחי לקוחות שונים.

הבעיה מתעוררת כאשר מנסים להתאים יותר מדי סדרות לאותו תרשים. אם כוללים שמונה או עשר שורות, הצבעים מתחילים לחזור על עצמם, המקראות הופכות לבלתי קריאות , והתרשים נראה בסופו של דבר כמו קורי עכביש שבהם בלתי אפשרי לעקוב אחר כל מגמה. במקרים כאלה, עדיף להפריד את הניתוח למספר תרשימים או להדגיש רק את הסדרות הרלוונטיות באמת.

חשוב גם לשלוט בשימוש בצירים משניים. אקסל מאפשר להוסיף ציר Y שני כדי לייצג אינדיקטורים בקני מידה שונים , אך שימוש יתר בהם עלול לבלבל את הקורא וליצור רושם מוטעה שסדרות שונות לחלוטין קשורות זו לזו רק משום שהן חולקות את אותו מרחב ויזואלי.

טריק טוב להימנע מעומס יתר על הגרף הוא ללוות אותו בקווים המסמנים נקודות נתונים ספציפיות בשיאים או בעמקים הרלוונטיים ביותר , במקום לתייג כל נקודה בנפרד. זה מחזק את הפרשנות מבלי להעמיס את הוויזואליזציה במספרים בכל מקום.

תרשימי שטח: שימושיים לגדלים מצטברים, מסוכנים עקב חפיפות

תרשימי שטח דומים לתרשימי קו, אך הרווח שמתחת לקו ממולא בצבע . זה הופך אותם לשימושיים במיוחד כשרוצים להדגיש נפחים מצטברים או את התרומה היחסית של רכיבים שונים לאורך זמן.

לדוגמה, הם יכולים לעבוד היטב כדי לייצג כיצד קווי מוצרים שונים תורמים לסך המכירות החודשיות , או כיצד הזמן מחולק בין פעילויות שונות לאורך תקופה. אפקט ה"מילוי" מעביר תחושה של נפח ומשקל שיכולה להיות שימושית מאוד בנרטיבים מסוימים.

עם זאת, חולשתו העיקרית היא שכאשר מספר אזורים חופפים, קשה לפרש את הסדרה הבסיסית . אפילו כשמשחקים עם שקיפות, קל שחלק מהשכבות יוסתרו כמעט לחלוטין, או שהקורא לא יוכל להבחין בבירור היכן כל אזור מתחיל ומסתיים.

לכן, אם תחליטו להשתמש בתרשימי שטח, מומלץ להגביל את מספר הסדרות ולבחור צבעים עם ניגודיות מושכלת . כאשר העדיפות היא להשוות במדויק ערכים בודדים, ייתכן שעדיף לבחור תרשים קווים קונבנציונלי או תרשים מוערם עם פחות ממדים.

בקיצור, תרשימי שטח הם כלי רב עוצמה לסיפור סיפורים של סדרי גודל מצטברים, אך הם אינם האפשרות הטובה ביותר כאשר נדרשת קריאה מדויקת מאוד של כל ערך או כאשר מטופלים בו זמנית משתנים רבים.

תרשימי עוגה ודונאטס: מתי להימנע מהם (כמעט תמיד)

תרשימי עוגה ותרשימי סופגניות הם מהידועים ביותר לציבור הרחב, אך הם גם, ללא ספק, בין התרשימים שעדיף להימנע מהם באקסל למעט במקרים ספציפיים מאוד . מטרתם היא להראות כיצד סכום כולל מחולק בין מספר חלקים, אך האופן שבו הם עושים זאת לא תמיד מקדם בהירות.

הבעיה העיקרית היא שהשוואת זוויות ושטחי מגזרים אינה אינטואיטיבית כמו השוואת אורכים . כאשר ההבדלים בין המקטעים קטנים או שמספר הקטגוריות גבוה, כמעט בלתי אפשרי לקבוע במדויק איזה מהם תורם יותר או פחות לסך הכל. הוספת תוויות עם אחוזים זעירים מסביב למעגל הורסת לחלוטין את הקריאות.

לכן, כלל אצבע טוב הוא להימנע משימוש בתרשימי עוגה עם יותר מחמישה מקטעים . מעבר לנקודה זו, הייצוג הופך לא ברור והופך לתרגיל אסתטי בעל ערך אנליטי מועט. אם יש לכם קטגוריות רבות, עדיף לקבץ את הקטנות יותר תחת "אחר" או פשוט להשתמש בתרשים עמודות מאורגן או בפורמט מדויק אחר.

לתרשימי דונאט יש את אותן בעיות ואף מחמירות אותן על ידי הוספת פער מרכזי שמפחית את שטח הפנים החזותי של כל מקטע ומסבך עוד יותר את ההשוואה . למרות שהם עשויים להיראות "יפה" במצגת, הם לעיתים רחוקות האפשרות המתאימה ביותר לניתוח רציני.

בקיצור, אם המטרה שלכם היא שהקורא יבין במהירות כיצד הסכום הכולל מחולק, תרשים עמודות המסודר מהגבוה לנמוך בדרך כלל ברור הרבה יותר מתרשים עוגה . שמרו תרשימי עוגה למקרים פשוטים מאוד, עם מעט מאוד קטגוריות והבדלים בולטים מאוד ביניהן.

דיאגרמות פיזור וכיצד להציג נקודות מפתח על העקומה

תרשימי פיזור הם הכלי האידיאלי כשרוצים לנתח את הקשר בין שני משתנים מספריים , המייצגים אחד על ציר ה-X והשני על ציר ה-Y. הם שימושיים במיוחד להמחשת קורלציות, התפלגויות נתונים, תרשימי פיזור ודפוסים שאינם גלויים בטבלאות.

לעתים קרובות, כאשר עובדים עם נתונים ניסיוניים או שיאי פעילות, כדאי להדגיש את הערך המקסימלי של עקומה או נקודה ספציפית . באקסל, ניתן לעשות זאת על ידי בחירת סדרת פיזור והוספת תוויות נתונים רק לנקודה שברצונך להדגיש, או על ידי יצירת סדרה שנייה המכילה רק ערך זה ועיצובה בצורה שונה (צבע שונה, גודל גדול יותר, סמן שונה).

טעות אחת שיש להימנע ממנה בתרשימי פיזור היא ערבוב רשלני של נתונים שאינם מעוצבים כראוי כמספרים . אם אחד מהצירים מכיל ערכי טקסט או תאים לא חוקיים, התרשים עלול להיכשל או להציג נקודות במקומן לא נכון. סקירה יסודית של טווח הנתונים היא קריטית כאן, במיוחד כאשר מדובר בקבצי CSV או ייבוא ​​חיצוני.

היבט חשוב נוסף הוא בחירת טווח הצירים הנכון. אקסל נוטה להתאים את קנה המידה באופן אוטומטי, אך במקרים מסוימים זה יכול ליצור תחושה מוגזמת של שונות או, להפך, לשטח את ההבדלים יתר על המידה. התאמה ידנית של גבולות המינימום והמקסימום יכולה לעזור להפוך את הייצוג לנאמן יותר לסיפור שברצונך לספר.

לבסוף, אם אתם עובדים עם הרבה נקודות נתונים, מומלץ למזער אלמנטים כמו קווי רשת, גבולות ועיטורים . בתרשים פיזור צפוף, הדבר החשוב הוא שהנקודות ניתנות להבחנה בבירור, ושאם יש מגמה, ניתן לזהות אותה במבט חטוף, ואפילו להוסיף קו מגמה כשזה הגיוני.

גרפיקה מתקדמת פחות נפוצה: מתי היא זוהרת ומתי היא הופכת לבלגן

בנוסף לתרשימים קלאסיים, אקסל כולל סוגי תרשימים יוצאי דופן יותר, אשר כאשר משתמשים בהם ביעילות, יכולים לספק פרספקטיבה מעניינת מאוד לניתוח שלכם. עם זאת, הם גם מהווים קרקע פורייה להתעללות אסתטית ובלבול אם מיושמים ללא הבחנה.

פורמטים מתקדמים אלה כוללים תרשימי מכ"ם (או עכביש), תרשימי מפל, תרשימי משפך, תרשימי בועות, תרשימי אבני דרך, תרשימי התאמה אישית של סופות בפועל לעומת יעד, תרשימי נקודות, תרשימי מדורגים, תרשימי טורנדו ומדי מהירות פופולריים. לכולם יש את המטרה שלהם, אך חשוב להבין מתי הם מספקים ערך אמיתי ומתי עדיף להימנע מהם.

עיקרון כללי עבור תרשימים אלה הוא תמיד לתעדף את הקריאות והנגישות על פני ההשפעה החזותית . לוח מחוונים מלא בתרשימים אקזוטיים אולי נראה "מודרני" מאוד, אך אם הקהל לא מבין אותם במבט ראשון, מטרת ההדמיה אובדת.

אנחנו הולכים לסקור כל אחד מהפורמטים האלה, לבחון את השימושים המתאימים ביותר שלהם ואת הסיכונים הכרוכים בשימוש רשלני בהם, כדי שתדעו אילו מהם יכולים לעזור לכם לספר את הסיפור שלכם טוב יותר ואילו מהם כדאי להשתמש בהם רק בהקשרים ספציפיים מאוד.

תרשים מכ"ם או עכביש: להשוואות רב-משתניות ספציפיות מאוד

תרשים המכ"ם, המכונה גם תרשים עכביש, מייצג מספר משתנים על צירים רדיאליים שמקורם במרכז משותף . כל קטגוריה ממוקמת על ציר, והערכים מחוברים יחד ויוצרים מעין רשת עכביש המאפשרת השוואה גלובלית של הפרופיל של כל סדרה.

סוג זה של תרשים שימושי במיוחד להשוואת נקודות החוזק והחולשה של אלמנטים שונים : מוצרים מול קריטריוני איכות, כישורי עובדים מול תקן, תוצאות סקר על פני ממדים שונים וכן הלאה. במבט חטוף, ניתן לראות באילו צירים כל סדרה מצטיינת והיכן היא לוקה בחסר.

הבעיה היא שכאשר מוסיפים יותר מדי סדרות או קטגוריות, הרשת הופכת לערבוב של קווים חופפים ופוליגונים שקשה מאוד לקרוא. יתר על כן, העין האנושית אינה טובה במיוחד בהערכת מרחקים רדיאליים ושטחים פוליגונליים, כך שהשוואה מדויקת של ערכים יכולה להיות מאתגרת.

לכן, עדיף להשתמש בתרשימי מכ"ם עם מספר מוגבל של קטגוריות ומעט סדרות , ורק כאשר המטרה היא להציג "פרופיל" כללי ולא קריאה מספרית מדויקת. אם אתם זקוקים לדיוק מוחלט, טבלה או תרשים עמודות מפולח יעבדו כנראה הרבה יותר טוב.

במצגות, לגרפים אלו יכולה להיות השפעה חזותית משמעותית, אך חשוב להסביר בבירור לקהל מה מייצג כל ציר וכיצד לפרש את האזורים , כדי להימנע מפרשנויות מוטעות או מסקנות חפוזות.

תרשים מפל מים: שימושי מאוד בתחום הפיננסים, מסוכן אם נעשה שימוש יתר בקטגוריות

תרשים מפל משמש להצגת האופן שבו ערך התחלתי מושפע מסדרה של עליות וירידות עד להגעה לתוצאה סופית . הוא נפוץ מאוד במסגרות פיננסיות: פירוט הכנסות, ניתוח שולי רווח, מגמות רווח נקי, סטיות תקציביות וכו'.

כוחו טמון בפירוק הסכום הכולל לגושים חיוביים ושליליים גלויים בבירור , מה שמקל על הבנת היכן מתרחשים רווחים והפסדים. כל עמודה ביניים מייצגת גורם, והשלם מצייר תמונה ברורה של המסלול מנקודת ההתחלה ועד קו הסיום.

הסיכון מתעורר כאשר כלולים יותר מדי אלמנטים ביניים או כאשר מעורבבים מושגים הטרוגניים . תרשים מפל מים עם עשרים עמודות שונות יכול להיות מכריע כמו טבלה אינסופית, והוא מאבד את האפקט הפדגוגי שהופך אותו לכל כך חזק.

יש לשקול היטב גם את התיוג והקנה מידה. אם קטגוריות וערכים אינם מוצגים בבירור, הקורא עלול לפרש באופן שגוי את התרומות של עליות וירידות , או שלא להבין בבירור את המשקל היחסי של כל אחת מהן. בהקשרים ניהוליים, שבהם מתקבלות החלטות במהירות, זה יכול להיות קריטי במיוחד.

תרשים המפלים, בשימוש מועט, הוא אחד הפורמטים המתקדמים והיעילים ביותר של אקסל, אך יש לשמור אותו לניתוחים שבהם הפירוט הרציף רלוונטי באמת ולא רק כקישוט.

תרשים משפך: טוב לתהליכים, רע אם משתמשים בו להכל

תרשים משפך משמש לייצוג תהליכים עוקבים שבהם הנפח יורד שלב אחר שלב . הוא נפוץ מאוד בשיווק ומכירות: ביקורי אתרים, לידים, הזדמנויות, הצעות מחיר, מכירות סגורות וכו'.

מבחינה ויזואלית, הוא מציג סדרה של בלוקים אופקיים שמצמצמים בהדרגה כדי לשקף את הירידה בנפח לאורך התהליך. זה עוזר לזהות במהירות היכן אובדות רוב ההזדמנויות, היכן מרוכזים צווארי בקבוק, ואילו שלבים ראויים לתשומת לב רבה יותר.

הטעות הנפוצה היא לנסות להשתמש בתרשימי משפך עבור כל סוג של מידע היררכי או יורד , גם אם הוא אינו מייצג בפועל תהליך רציף. כאשר השימוש בהם נכפה מחוץ להקשרים של המרה או זרימות ברורות, הפרשנות הופכת מבלבלת והתרשים מאבד את משמעותו.

יתר על כן, אם ההבדלים בין השלבים קטנים מאוד, האפקט החזותי של המשפך מצטמצם משמעותית , וייתכן שגרף עמודות ממוין או טבלה פשוטה עם שיעורי המרה הן אלטרנטיבה ברורה וכנה יותר עם הנתונים.

בקיצור, השתמשו בתרשים המשפך כשאתם באמת רוצים לדמיין תהליך עם תשומות ותפוקות כמותיות , והימנעו משימוש בו רק בגלל שהוא נראה "יפה" בלוח המחוונים.

תרשים בועות: חזק עבור שלושה משתנים, בעייתי אם נעשה שימוש יתר באפקט

תרשים הבועות הוא הרחבה טבעית של גרף הפיזור, שבו כל נקודה מיוצגת כבועה שגודלה תלוי במשתנה שלישי . לכן, באותו מרחב דו-ממדי, מוצגים שלושה ממדים: מיקום ב-X, מיקום ב-Y וגודל דרך שטח הבועה.

סוג זה של ויזואליזציה שימושי מאוד כאשר צריך לנתח קשרים מורכבים בין שלושה גורמים : לדוגמה, מחיר, איכות נתפסת ומכירות של מוצרים שונים; או הכנסות, עלויות ורווח לפי אזור; או כל שילוב דומה במחקר שוק או ניתוח ביצועים, או אפילו להעביר אותם ל-Power BI כאשר נדרשים יכולות אינטראקטיביות.

עקב אכילס שלה הוא שהשוואת שטחי בועות אינה אינטואיטיבית כמו השוואת גבהים או אורכים . העין האנושית נוטה לזלזל או להפריז בהבדלי גודל, ואם קני המידה אינם נבחרים בקפידה, חלק מהבועות יכולות להיראות גדולות בהרבה ממה שהן באמת.

חשוב גם להימנע מעומס יתר של בועות בתרשים. אם ממלאים את החלל בעשרות נקודות, הבועות יחפפו והתמונה הכוללת תהפוך קשה לקריאה . במקרים כאלה, מומלץ לסנן, לקבץ או לפלח את הנתונים לפני הצגתם, כך שהקורא יוכל להסיק מסקנות מבלי ללכת לאיבוד בים של מעגלים.

השתמשו בתרשימי בועות כאשר שלושת צירי המידע רלוונטיים באמת לניתוח שלכם, והסבירו בבירור לקהל מה מייצג גודל כל בועה , כדי שאף אחד לא יסיק מסקנות שגויות.

גרפיקה מתקדמת נוספת: אבני דרך, בפועל לעומת יעד, וינייטות, מדדי טורנדו, מדדי מהירות

בנוסף לסוגים המשולבים בצורה גלויה יותר בממשק, Excel מאפשר לך לבנות תרשימים מותאמים אישית מתקדמים באמצעות שילובים של סדרות ופורמטים , שהם בעלי ערך במיוחד בתחומים הפיננסיים והניהוליים.

תרשימי אבני דרך, לדוגמה, מדגישים תאריכים מרכזיים לאורך ציר זמן , עוזרים למקם נתונים בהקשרם ההיסטורי ולהעביר לקהלים שאינם פיננסיים את מצב הפרויקט ומה הושג עד כה.

תרשימי בפועל לעומת יעד (ציפייה לעומת מציאות) הם שילובים של עמודות, קווים או אלמנטים אחרים המשווים ביצועים שהושגו עם המטרה שנקבעה . למרות שאין תבנית אחת ליצירתם, הם חיוניים כדי להעביר ויזואלית האם אתם עומדים במסלול הנכון להשגת היעדים שלכם.

תרשימי נקודות (Bullet Tabs) הם קומפקטיים ויעילים ביותר: בשטח קטן, הם מציגים את הערך בפועל, את היעד ורקע איכותי (למשל, טוב, בינוני, גרוע). זו הסיבה שהם נמצאים בשימוש כה נרחב בלוחות מחוונים, מכיוון שהם מרכזים מידע רב מבלי להעמיס את הדוח באינספור נתונים מפוזרים.

תרשימים מדורגים, בתורם, מאפשרים הדמיה טובה יותר של קפיצות פתאומיות בביצועים , ומציגים מקטעים אופקיים ושינויים נפרדים במקום קווים חלקים. זה מבהיר היכן השינויים מתרחשים בפועל ועוזר לפרש נתונים היסטוריים כדי לחזות תרחישים עתידיים בצורה מדויקת יותר.

תרשימי טורנדו בנויים מסרגלים השוואתיים המסודרים מהגבוה לנמוך ביותר , בדרך כלל כדי לנתח רגישות או להשוות מדד משני מקורות (לדוגמה, מכירות של מוצרים שונים בשתי חנויות). מוערמים בסדר יורד, הם יוצרים סוג של טורנדו המאפשר לך לראות במבט חטוף היכן מרוכזים ההבדלים הגדולים ביותר.

לבסוף, גרפים בסגנון מד מהירות, בהשראת לוחות מחוונים של מכוניות, מציגים מחוון על קשת המחולקת לאזורים (אדום, צהוב, ירוק) . הם פופולריים מאוד בלוחות מחוונים פיננסיים לניטור מדדי ביצועים (KPI), מכיוון שהם מעבירים במהירות האם ערך נמצא בטווח מקובל או לא, אם כי יש להשתמש בהם בזהירות כדי להימנע מהגזמה ויזואלית של שינויים קלים.

אותו עיקרון חל על כל הגרפיקות המתקדמות הללו: אם הן לא מבהירות את המסר, עדיף לא להשתמש בהן . המטרה אינה למלא את הדוח ב"גאדג'טים" חזותיים, אלא להעביר טוב יותר את המידע החיוני לקבלת החלטות.

שיטות עבודה מומלצות כלליות בעת עבודה עם תרשימים באקסל

ללא קשר לסוג התרשים שתבחרו, ישנם מספר קווים מנחים שיעזרו להפוך את הוויזואליזציות שלכם לנקיות יותר, מובנות יותר ומקצועיות יותר , תוך הימנעות משגיאות שרואות שוב ושוב במצגות ובדוחות.

ראשית, יש לוודא שנתוני המקור אמינים, שלמים ועדכניים . שום תרשים, מרשים ככל שייראה, לא יפצה על נתונים שגויים, מיושנים או לא מאוחדים כראוי. אם מסד הנתונים פגום, התרשים יהיה מטעה במקרה הטוב ומסוכן במקרה הרע.

שנית, בחרו תמיד את סוג התרשים שמייצג בצורה הטובה ביותר את המסר , לא את זה שמושך את העין בצורה הוויזואלית ביותר. תנו עדיפות לקריאה מהירה והבנה אינטואיטיבית על פני השפעה אסתטית. יתר על כן, נסו למזער את מספר הצירים המשניים וקני המידה הכפולים, שכן אלה מובילים לעתים קרובות לבלבול ולפרשנות שגויה.

שלישית, שימו לב לעיצוב הבסיסי: השתמשו בפלטת צבעים פשוטה ועקבית, הסירו קווי רשת מיותרים והימנעו מאפקטים תלת-ממדיים והצללות מיותרות. כל אלמנט ויזואלי שאינו מספק מידע שימושי מהווה הסחת דעת שמעכבת את הפרשנות.

לבסוף, תרגל אמפתיה עם הקהל שלך. שאלו את עצמכם בדיוק מה האדם שקורא את הדוח צריך לראות , מה ההקשר שלו, כמה זמן הוא יקדיש לו, ואיזו החלטה הוא צריך לקבל על סמך נתונים אלה. התאמת רמת הפירוט, סוג התרשים והאופן שבו אתם מציגים אותו לקהל יעשו את ההבדל בין דוח קל לשכוח לבין כלי ניהול אמיתי.

בסופו של דבר, המפתח למניעת טעויות בתרשימי אקסל אינו הכרת כל הסוגים האקזוטיים שקיימים, אלא ידיעה מתי להימנע מטעויות מבלבלות, מתי לבחור בחלופות פשוטות יותר , וכיצד ליישם כמה שיטות עבודה טובות לעיצוב ואיכות נתונים שיבטיחו שההדמיות שלכם יספרו את הסיפור הנכון, ללא קישוטים מיותרים ועם בהירות מרבית.