- „Notion“ yra lanksti darbo aplinka, idealiai tinkanti žinių bazėms, projektų valdymui ir bendradarbiavimui realiuoju laiku.
- „Excel“ pasižymi pažangiais skaičiavimais, skaitine analize, suvestinėmis lentelėmis, diagramomis ir duomenų automatizavimu.
- Abu įrankiai valdo informaciją, tačiau taiko skirtingus metodus: „Notion“ sujungia turinį, o „Excel“ apdoroja skaičius.
- Pasirinkimas priklauso nuo naudojimo: organizavimas ir dokumentavimas, o ne finansinis modeliavimas ir intensyvi duomenų analizė.
Jei jau kurį laiką tvarkote savo gyvenimą naudodami „Notion“ ir svarstote apie perėjimą prie senosios gerosios „Excel“, nesate vieni. Vis daugiau vartotojų svarsto, ar iš tiesų yra tiek daug skirtumų tarp „Notion“ ir „Excel“ , ar jos abi galiausiai atlieka tą patį tikslą: saugoti informaciją, tvarkyti ir dirbti su duomenimis.
Atidžiau panagrinėjus paaiškėja, kad „Excel“ ir „Notion“ turi tam tikrų bendrų bruožų, tačiau jos iš esmės skiriasi. „Excel“ skirta skaičiams apdoroti , skaičiavimams atlikti ir sudėtingoms ataskaitoms bei modeliams kurti; „Notion“ skirta sujungti informaciją : užrašus, užduotis, duomenų bazes, dokumentaciją ir bendradarbiavimą – viską vienoje vietoje. Nuojauta, kad „Notion tėra graži skaičiuoklė debesyje“, yra įprasta... bet jos trūksta.
Kas yra „Notion“ ir kodėl ji tokia priklausomybę sukelianti?
„Notion“ apibrėžiama kaip „viskas viename“ darbo aplinka , kurioje galite rašyti dokumentus, kurti žinių bazes, kurti vidinius wiki, valdyti projektus ir užduotis ir netgi kurti duomenų bazes su pasirinktiniais rodiniais (sąrašu, lentele, kalendoriumi, „Kanban“ lenta, galerija ir kt.). Tai ne tik gražus užrašų bloknotas: tai lanksti sistema, ant kurios galite kurti savo sistemą.
Viena iš pagrindinių „Notion“ duomenų bazės savybių yra ta, kad kiekvienas elementas yra pilnas puslapis : galite pridėti teksto, dalinių užduočių, pridėti failus, įterpti nuorodas, pridėti komentarų, susieti su kitomis duomenų bazėmis... Tai tarsi turėti itin išsamų įrašą kiekvienai užduočiai, klientui, projektui ar bet kam kitam, ko jums reikia, neįstrigdami klasikiniame eilučių ir stulpelių išdėstyme.
Be to, „Notion“ integruoja „Notion AI“ – savo dirbtinio intelekto asistentą. Šis DI gali būti naudojamas tekstams rašyti ir perrašyti, ilgiems dokumentams apibendrinti, idėjoms generuoti ar net duomenų bazėms paversti suprantamesne informacija. Jis taip pat gali išgauti duomenis iš tokių įrankių kaip „Slack“ ar „Google Drive“, kad padėtų jums rasti atsakymus neišeinant iš darbo vietos.
Didžiausias „Notion“ privalumas yra tas, kad ji neverčia jūsų laikytis griežtos struktūros . Užuot prisitaikę prie programinės įrangos, galite kurti darbo eigas, kurios atitinka jūsų mąstymo būdą: galite ją naudoti kaip asmeninį kalendorių, komandos projektų vadovą, CRM, užrašų darymo sistemą, įmonės wiki arba visų šių elementų derinį.
Projektų valdyme „Notion“ leidžia kurti užduotis, priskirti atsakomybes, nustatyti prioritetus, nustatyti terminus, pridėti pasirinktines būsenas ir viską peržiūrėti skirtingais būdais: lentelėmis, „Kanban“, kalendoriumi, laiko juosta ir kt. Ji taip pat integruoja formas, pagrindinius automatizavimus ir paruoštus naudoti šablonus, todėl daug lengviau rinkti informaciją ir stebėti darbą.
Pagrindinės „Notion“ funkcijos tvarkant informaciją
Kai suprasite bendrą požiūrį, verta pasigilinti į funkcijas, kurios „Notion“ daro tokį galingą kaip jūsų gyvenimo ar komandos „komandų centrą“, ir pamatyti, kuo jis skiriasi nuo klasikinės skaičiuoklės.
1. Lanksčios duomenų bazės ir pasirinktiniai rodiniai
„Notion“ kalboje duomenų bazė nėra tiesiog lentelė. Tai elementų (eilučių) rinkinys, kuriam galite priskirti įvairių tipų ypatybes: tekstą, skaičius, žymes, datas, žmones, žymimuosius langelius, ryšius su kitomis duomenų bazėmis, paprastas formules ir kt. Tada tą duomenų bazę galite rodyti skirtinguose rodiniuose: lentelėje išsamiam valdymui, „Kanban“ lentoje darbo eigos stebėjimui, kalendoriuje terminams peržiūrėti, kompaktiškesniame sąraše arba galerijoje vizualiam požiūriui.
Galia slypi tame, kad galima akimirksniu perjungti rodinius pagal poreikį, nedubliuojant duomenų. Kiekvienas rodinys gali turėti savo filtrus, rūšiavimo parinktis ir matomus laukus. Tai daug lankstiau nei atidaryti tą pačią informaciją keliuose „Excel“ failuose ar skirtukuose su skirtingais filtrais.
2. Pagalba su „Notion AI“
Integruotas „Notion AI“ įrankis padeda jums rašyti, redaguoti ir apibendrinti turinį nepersijungiant į kitą programėlę. Galite paprašyti jos patobulinti pastraipos formuluotę, išskirti pagrindinius punktus iš ilgo dokumento, sugeneruoti pirmąjį vidinio vadovo juodraštį arba sukurti dokumento struktūrą iš kelių idėjų.
„Notion AI“ taip pat naudingas norint tankias duomenų bazes paversti aiškia informacija , pridedant automatiškai generuojamas santraukas, diagramas ar srautų schemas prie dokumentavimo procesų. Komandoms, norinčioms priimti greitus sprendimus nepasiklysdamos tūkstančio langelių sluoksnyje, šis DI sluoksnis yra didelis pranašumas.
3. Integruotas projektų ir užduočių valdymas
„Notion“ nėra tik vieta užrašinėti; tai gali būti visavertis projektų vadovas. Galite turėti užduočių duomenų bazę su pasirinktinėmis būsenomis (daryti, vykdoma, užblokuota, atlikta...), prioritetais, žymomis, priklausomybėmis ir priskyrimais komandos nariams. Tą pačią informaciją galima peržiūrėti kaip Kanban, sąrašą, kalendorių arba laiko juostątiesiog pakeitus požiūrį.
Taip pat galite kurti paprastas automatizacijas: pavyzdžiui, atnaujinti užduoties būseną pažymint langelį arba perkeliant stulpelio elementą; kurti įrašus iš formų; arba generuoti dokumentų šablonus, susietus su naujomis užduotimis. Tiems, kurie naudoja „Excel“, tai reiškia perėjimą nuo statinio failo prie dinamiškos, į darbo eigą orientuotos sistemos.
Kas yra „Microsoft Excel“ ir kokiose srityse jis vis dar nepralenkiamas?
„Excel“ yra tikra klasika. Nuo devintojo dešimtmečio ji tapo faktiniu standartu dirbant su skaičiuoklėmis įvairaus dydžio įmonėse. Ji naudojama apskaitai, finansinei analizei, inžinerijai, atsargų kontrolei, verslo ataskaitoms ir visoms kitoms su skaičiais susijusioms užduotims.
Dėl tinklelio struktūros su eilutėmis ir stulpeliais galite įvesti tekstą, skaičius ir formules , kad atliktumėte visų rūšių skaičiavimus ir transformacijas. Laikui bėgant, „Excel“ buvo integruoti pažangūs įrankiai, tokie kaip suvestinės lentelės, diagramos, sąlyginis formatavimas, makrokomandos, „Power Query“, integracija su „Power BI“ ir bendradarbiavimo įrankiai, tokie kaip „Microsoft Loop“ , o pastaruoju metu – ir dirbtinio intelekto galimybės su „Microsoft Copilot“.
Nors „Excel“ taip pat gali būti naudojama darbų sąrašams, mažoms CRM sistemoms ar projektų stebėjimui, jos stiprybė slypi skaitinių duomenų valdyme ir pažangioje analizėje . Tai idealus įrankis dirbant su dideliais struktūrizuotų duomenų kiekiais, kuriems reikalingi sudėtingi skaičiavimai ar išsamios ataskaitos.
Dar vienas privalumas – milžiniška ekosistema: šablonai, papildiniai, integracijos su „Microsoft 365“ ir didžiulė vartotojų bazė, kuri iki smulkiausių detalių įvaldė formules ir sparčiuosius klavišus. Dėl to „Excel“ yra beveik nepakeičiama tam tikrose srityse (finansai, duomenų analizė, operacijos).
Svarbiausios „Microsoft Excel“ funkcijos, kurios daro skirtumą
Norint suprasti, kodėl „Excel“ išlieka auksiniu duomenų analizės standartu, verta peržiūrėti pagrindines jos funkcijas: formules, sąlyginį formatavimą ir suvestines lenteles su diagramomis. Būtent čia „Notion“, esant dabartinei situacijai, negali konkuruoti tame pačiame lygyje.
1. Išplėstinės formulės ir funkcijos
„Excel“ programoje yra daugiau nei 400 integruotų funkcijų: matematinių, statistinių, loginių, paieškos ir nuorodų, teksto, datos ir laiko, finansinių ir kt. Su jomis galite apskaičiuoti viską – nuo sumų ir vidurkių iki labai sudėtingų finansinių modelių kūrimo. Klasikinės funkcijos, tokios kaip SUMA, JEI, VLOOKUP arba pačios naujausios, pvz. XLOOKUP, INDEX/MATCH arba masyvo formulės Jie suteikia žiaurią duomenų kontrolę.
Be to, „Excel“ leidžia įdėti funkcijas , kad būtų galima sujungti operacijas vienoje formulėje ir automatizuoti visų rūšių verslo taisykles. Bet kokiam scenarijui, kuriame svarbiausias yra skaitinis tikslumas ir sudėtingi skaičiavimai, „Notion“ nesiūlo tikro atitikmens šiame lygyje.
2. Sąlyginis formatavimas šablonams aptikti
Sąlyginis formatavimas automatiškai pakeičia langelių išvaizdą pagal jūsų apibrėžtas taisykles. Tai naudinga, kai išryškinti tendencijas, ekstremalias vertes arba kritines būsenas Trumpai: spalvų skalės, duomenų juostos, piktogramos, variacijų rodyklės ir kt.
Pavyzdžiui, galite raudonai nuspalvinti atidėtas užduotis, žaliai – geriausius pardavimų rezultatus, naudoti piktogramas skirtingų regionų našumui pažymėti arba pateikti pelno tendencijas. Ši tiesioginė vizualizacija skaičiuoklėje šaltąsias lenteles paverčia labai išraiškingomis ataskaitų suvestinėmis, ko „Notion“ taip gerai neatkartoja.
3. Suvestinės lentelės ir diagramos
„Pivot“ lentelės yra vienas iš „Excel“ perlų. Jos leidžia jums apibendrinti, grupuoti, filtruoti ir pertvarkyti didžiulius duomenų kiekius Tai galite padaryti praktiškai nerašydami formulių. Galite grupuoti pagal kategorijas, apskaičiuoti sumas ir vidurkius, taikyti pasirinktinius skaičiavimus ir keisti struktūrą vilkdami laukus iš vienos vietos į kitą.
Derindami juos su dinaminėmis diagramomis (juostinėmis, linijinėmis, skritulinėmis diagramomis ir kt.), duomenis paverčiate tiesiogine vaizdine informacija . Pjaustyklės ir laiko juostos leidžia interaktyviai filtruoti, idealiai tinka realiojo laiko analizei. „Notion“, nors ir siūlo formulės ypatybes ir kai kuriuos lentelių rodinius, nepasiekia tokio analitinio gylio lygio.
„Notion“ ir „Excel“: funkcijų ir požiūrio palyginimas
Lyginti „Notion“ ir „Excel“ vien tik pagal estetiką arba tai, ar jos veikia debesijos pagrindu, ar yra vietinės, yra toli gražu nepakankama. Svarbiausia suprasti, kada viena ar kita yra geresnė ir kokius kompromisus reiškia kiekvienas pasirinkimas. Abi programos tvarko duomenis, tačiau taiko priešingas filosofijas : „Notion“ – kaip žinių bazę ir organizacinį įrankį, o „Excel“ – kaip skaičiavimo ir analizės variklį.
Duomenų bazių valdymas
Sąvoka duomenų bazes traktuoja kaip labai lanksčios turinio kolekcijosNegalvokite tiek daug apie langelius, o apie įrašus su savybėmis ir susietais puslapiais. Galite susieti duomenų bazes, kurti ryšius (pavyzdžiui, su projektais susijusias užduotis, su klientais susijusius projektus) ir viską vizualizuoti keliuose rodiniuose. Tai idealiai tinka projektų valdymui, struktūrizuotai dokumentacijai, užduočių stebėjimui, lengvoms CRM sistemoms ir kt.
Trūkumas yra tas, kad „Notion“ nėra skirta intensyviems skaitiniams skaičiavimams . Taip, ji turi formulėmis pagrįstas funkcijas, bet su ja nepavyks lengvai sukurti finansinio modelio su 20 susietų skirtukų ar atlikti sudėtingos statistinės analizės.
Kita vertus, „Excel“ skirta grynai lenteliniams duomenims. Ji leidžia filtruoti, rūšiuoti, naudoti lenteles, sudėtingas formules, makrokomandas ir visą analitinių įrankių arsenalą. Ji puikiai tinka darbui su dideliais skaitinių duomenų kiekiais , tačiau daug mažiau patogi, kai reikia susieti įrašus skirtinguose lapuose, tarsi tai būtų lengvos reliacinės duomenų bazės. Tai įmanoma, bet tai nėra taip intuityvu kaip „Notion“.
Bendradarbiavimas ir komandinis darbas
„Notion“ gimė galvojant apie bendradarbiavimą. Gali naudoti keli vartotojai. Redaguoti tuo pačiu metu, komentuoti, paminėti kitus, peržiūrėti pakeitimų istoriją ir apibrėžti labai detalias teises (kas gali peržiūrėti, komentuoti ar redaguoti kiekvieną puslapį ar duomenų bazę). Paskirstytoms komandoms tai – grynas auksas: visa struktūrizuota informacija ir dokumentai yra toje pačioje vietoje.
„Microsoft 365“ dėka „Excel“ taip pat palaiko redagavimą debesyje ir bendradarbiavimą . Tačiau, kai skaičiuoklės tampa sudėtingos, iškyla tipinių problemų: versijų konfliktai, baimė „sugadinti“ pagrindinę formulę, paslėpti lapai, kuriuos supranta tik kūrėjas... Komentarai ir pakeitimų sekimas padeda, tačiau patirtis nėra tokia sklandi kaip „Notion“ tipo aplinkoje, ypač jei bendrinami ne tik skaičiai, bet ir procesai, pastabos bei kontekstas.
Automatizavimas ir integracijos
Grynojo automatizavimo srityje „Excel“ yra stiprus konkurentas. Su makrokomandos, VBA, „Power Query“ ir integracija su „Power Automate“ ir „Power BI“Galite nustatyti labai sudėtingas darbo eigas: automatiškai importuoti ir transformuoti duomenis, teikti duomenis BI ataskaitų suvestinėms, generuoti suplanuotas ataskaitas ir kt. Aplinkose, kuriose duomenys gaunami iš daugelio šaltinių ir juos reikia apdoroti pakartotinai, tai yra labai svarbu.
„Notion“ siūlo paprastesnes automatizavimo funkcijas , remdamasi savo API ir trečiųjų šalių įrankiais, tokiais kaip „Zapier“ ar „Make“. Galite kurti srautus, pvz., „kai užduotis sukuriama „Notion“, nusiųsti ją į kitą programą“ arba atnaujinti ypatybes pagal tam tikrus „Notion“ paleidiklius. Daugumai asmeninių ir komandos produktyvumo poreikių to pakanka, tačiau tai nepakeičia „Excel“ esančio duomenų automatizavimo lygio.
Ką sako bendruomenė: tikros nuomonės apie „Excel“ ir „Notion“
Jei naršysite forumuose, tokiuose kaip „Reddit“, pamatysite, kad nėra absoliutaus sutarimo dėl to, kuris įrankis „laimi“. Tai labai priklauso nuo naudojimo atvejo. Kai kurie vartotojai gina „Notion“, nes jis patogiai sujungia užrašus ir duomenis, o kiti lieka ištikimi „Excel“, nes atliekant sudėtingus skaičiavimus jokia alternatyva neprilygsta jam.
Kai kurie vartotojai atkreipia dėmesį, kad „Notion“ neveikia su standartiniais langeliais ar koordinatėmis, tokiomis kaip A1:B10 , o veikiau su duomenų bazėmis ir savybėmis. Dėl to skaičiavimų atlikimas su savavališkais diapazonais nėra toks paprastas kaip programoje „Excel“. Mainais įgyjate lengvos duomenų bazės lankstumą: galite filtruoti, jungti lenteles, perjungti rodinius ir į kiekvieną įrašą įtraukti įvairiapusį turinį.
Taip pat yra kritinių komentarų apie „Notion“ našumą: kai duomenų bazėje viršijamas keli šimtai įrašų, „Notion“ gali pastebimai sulėtėti , ypač mažiau galingose naršyklėse ar įrenginiuose. Tiems, kurie įpratę dirbti su tūkstančiais ar šimtais tūkstančių eilučių „Excel“ programoje, tai yra reikšmingas trūkumas.
Kita vertus, kai kurie vartotojai renkasi „Notion“ būtent todėl, kad mano, jog „Excel“ naudojimas kaip duomenų bazė apkrauna įrankį . Šiems vartotojams „Notion“ siūlo logiškesnę informacijos, pvz., „kortelių“ (klientų, užduočių, dokumentų, susitikimų), valdymo struktūrą su aiškiais ryšiais ir nesiremiant trapiomis langelių nuorodomis. Jie griebtųsi „Excel“ tik tada, kai jiems reikėdavo labai sudėtingų, savavališkų formulių arba norėdami sukurti sudėtingas diagramas.
Apskritai susidaro įspūdis, kad „Notion“ puikiai veikia kaip organizacinė sistema ir žinių bazė , o „Excel“ išlieka karaliumi, kai kalbama apie rimtą skaitinę analizę. Ir daugelis žmonių galiausiai naudoja abi vienu metu, net jei tai reiškia, kad jų darbo eiga yra padalinta.
Kodėl kai kurie vartotojai nori, kad jų aplinka priimtų „Notion“
Be techninio palyginimo, yra svarbus socialinis veiksnys: jei esate „Notion“ gerbėjas, natūralu, kad norite, jog jūsų draugai, šeima ar komanda taip pat perjungtų . Kuo daugiau vartotojų turite, tuo lengviau bendrinti duomenų bazes, kurti bendrus šablonus ir sukurti nedidelę vietinę bendruomenę, kurioje būtų keičiamasi idėjomis ir ištekliais.
Daugelis žmonių, kurie naudoja „Excel“, pripažįsta, kad 90 % jų kasdienių darbų (sąrašai, tolesni veiksmai, smulkūs įrašai) galėtų būti atlikti geriau naudojant „Notion“, nes ji vienoje vietoje suteikia kontekstą, dokumentaciją ir bendradarbiavimo galimybes . Tačiau įrankių keitimas yra bauginantis procesas: reikia išmokti naują sąsają, permąstyti sistemą ir įtikinti kitus.
Jei norite „pataikyti į tinkamas natas“, kad paskatintumėte kitus išbandyti „Notion“, paprastai veikia sutelkiant dėmesį į labai konkrečius privalumus: užrašų ir duomenų turėjimą toje pačioje vietoje , šablonus, kurie pagreitina darbą, prieinamumą iš bet kurio įrenginio, bendradarbiavimą realiuoju laiku ir galimybę susikurti savo sistemą, nepasikliaujant tūkstančiu išsklaidytų failų.
Tuo pačiu metu naudinga suprasti, kodėl kai kurie žmonės nepersijungia : baimė prarasti „Excel“ galią, susirūpinimas dėl debesies saugumo ir privatumo, diskomfortas dėl „Notion“ našumo didelėse duomenų bazėse arba tiesiog įprotis ir pirmenybė tradiciniam langelių formatavimui. Šių prieštaravimų supratimas padės pateikti pavyzdžių ir naudojimo atvejų, geriau tinkančių kiekvienam vartotojo profiliui.
Praktiškai įtikinamiausi yra ne teoriniai argumentai, o konkretūs atvejai : kaip rinkodaros komanda organizuoja kampanijas ir turinį „Notion“ sistemoje, naudodama „Kanban“ rodinius ir kalendorius; kaip laisvai samdomas darbuotojas centralizuotai tvarko savo tvarkaraštį, klientus ir dokumentaciją; arba kaip maža grupė sukuria bendrą wiki be jokių pastangų ieškodama failų.
Galiausiai, nesvarbu, ar teikiate pirmenybę vietiniam „Excel“ failų saugumui, ar teikiate pirmenybę debesijos technologijoms ir „Notion“ lankstumui, svarbiausia yra pasirinkti įrankį, kuris geriausiai atitinka jūsų darbą . Pažangiems finansams ir didelių duomenų analizei „Excel“ vis dar yra geriausias pasirinkimas; išsamiam organizavimui, dokumentavimui ir bendradarbiavimui „Notion“ turi didelį pranašumą. Be to, jei reikia, visada galite juos derinti neprarasdami geriausių abiejų pasaulių savybių.
