„Outlook“ pranašumai, palyginti su „Gmail“: kur ji laimi ir kada ją rinktis

Informatec Digital » Ištekliai » „Outlook“ pranašumai, palyginti su „Gmail“: kur ji laimi ir kada ją rinktis

Išsirinkti tarp tokių el. pašto gigantų kaip „Outlook“ ir „Gmail“ nėra lengva: abu suformavo šiuolaikinį el. paštą, bet kiekvienas savaip. Šioje analizėje išsamiai ir neperkalbinėdamas papasakosiu, kuo kiekviena platforma pasižymi ir kokiose situacijose viena gali pranokti kitą. Jei ieškote produktyvumo, organizuotumo ir tiksliai suderintos gautųjų dėžutės kontrolės, „Outlook“ paprastai turi pranašumą; dėl paprastumo, galingų paieškos galimybių ir integracijos su „Workspace“ „Gmail“ yra stiprus konkurentas.

Kad aprėpčiau viską, surinkau ir perrašiau pagrindinę informaciją iš įvairių specializuotų vadovų ir palyginimų: kasdienes funkcijas, priedų limitus, saugyklą, privatumą, mokamus planus, palaikymą, mobiliąsias programėles, bendradarbiavimą ir kt. Rasite tikrus nemokamų ir mokamų versijų privalumus ir trūkumus, sąsajos skirtumus, automatizavimą, saugumą ir net alternatyvas, jei nė viena iš jų netinka jūsų poreikiams.

Kuo „Outlook“ pranašesnė už „Gmail“?

Jei kasdien dirbate su susitikimais, užduotimis ir „Office“ dokumentais, „Outlook“ integruota su „Word“, „Excel“, „PowerPoint“, „OneDrive“ ir „Teams“ programa yra nepralenkiama. „Centruotas gautųjų aplankas“ teikia pirmenybę aktualiems laiškams, taisyklės ir filtrai įgalina pažangias automatizavimo funkcijas, o kalendorius / darbotvarkė yra visiškai integruoti . Be to, galite gauti neskaitytus gavėjo laiškus darbalaukio kliente.

Kita vertus, „Gmail“ pasižymi paprastumu ir paieškos galia: jos sąsaja yra aiški, ją lengva išmokti naudoti, o išmaniųjų atsakymų pasiūlymai supaprastina kasdienį darbo eigą. Tvarkymas pagal etiketes ir skirtukus („Pagrindinis“, „Socialiniai tinklai“, „Akcijos“) padeda išvalyti netvarką, o paieškos funkcija su operatoriais puikiai tinka gijoms ir priedams rasti . Nepaisant to, jei norite gilaus darbo eigos pritaikymo, „Outlook“ paprastai siūlo daugiau lankstumo.

Kasdienis naudojimas: lygiavertės užduotys ir nedideli pakeitimai

Pereinant nuo vieno įrankio prie kito, normalu norėti atkartoti senus įpročius. Kai kurie yra tiesioginiai atitikmenys, o kitus reikia permąstyti, kad jie veiktų efektyviau. Pateikiame trumpą dažniausiai atliekamų operacijų ir jų atlikimo kiekvienoje paslaugoje apžvalgą.

Be lentelės, yra ir „naujų įpročių“, kurie teikia realią vertę. Pavyzdžiui, „Gmail“ sistemoje greitųjų formų kūrimas naudojant „Google Forms“ apklausoms pakeičia el. pašto balsavimo mygtukus. Nors „Outlook“ naudojo standžius aplankus, kelios „Gmail“ etiketės leidžia tą patį pranešimą suskirstyti į kelias kategorijas.

Nemokamų versijų privalumai ir trūkumai

Tiek „Outlook.com“, tiek „Gmail“ siūlo nemokamas paskyras su 15 GB saugyklos ir solidžiomis funkcijomis , tačiau tai, ką jos įtraukia (ir ko neįtraukia), keičia patirtį.

„Gmail“: stipriosios pusės

• Bendrinamas 15 GB Tarp „Gmail“, Disko ir Nuotraukų: asmeniniam naudojimui paprastai pakanka.
• Integracija Puikiai tinka su Disku, Kalendoriumi, Dokumentais, „Meet“ ir kitais priedais.
• Švari sąsaja, labai intuityvus ir lengvai įvaldomas.
• Labai galinga paieška su pažangiais operatoriais ir filtrais.
• Efektyvi apsauga nuo brukalo kad būtų galima atbaidyti šlamštą.
• Prieiga neprisijungus Pasiekiama (reikalinga konfigūracija „Chrome“ naršyklėje).

„Gmail“: tobulintinos sritys

• SlaptumasNemokama versija apima tikslinius skelbimus.
• Matoma reklama gautųjų sąsajoje.
• Be tiesioginės paramos nemokamiems vartotojams (savipagalba / forumai).
• Be ištisinio šifravimo pagal nutylėjimą
• Mokėjimo planai su daugiau funkcijų nuo 9,99 €/mėn. („Workspace“).

„Outlook“ (Outlook.com/Hotmail): stipriosios pusės

• 15 GB el. pašto ir papildomos saugyklos vietos naudojant „OneDrive“.
• Integracija su „Microsoft 365“„Word“, „Excel“, „PowerPoint“, „Teams“, „OneDrive“.
• Taisyklės, filtrai ir aplankai labai lankstus jūsų dėklo automatizavimui.
• Centruotas gautųjų aplankas kuris teikia pirmenybę svarbiems el. laiškams.
• Kalendorius ir kontaktai integruota į tą pačią sąsają.

Perspektyva: Tobulintinos sritys

• Anuncios matomas nemokamoje versijoje (geriau su reklamos blokatoriais).
• Slaptumas: duomenų rinkimas ir suasmeninti skelbimai.
• Be tiesioginės paramos laisvajame sluoksnyje.
• Be standartinės E2E komplektacijos pagal nemokamus planus.
• Išplėstinės funkcijos už prenumeratą („Microsoft 365“ nuo 2,00 €/mėn.; „Single“ – 7,00 €/mėn.).

Vienas svarbus skirtumas: „Outlook“ pasižymi pritaikymu ir automatizavimu, o „Gmail“ išsiskiria paprastumu, paieška ir apsauga nuo šlamšto . Priklausomai nuo jūsų poreikių, tai gali nulemti lemiamą reikšmę.

Sąsaja, pritaikymas ir mobiliosios programėlės

„Outlook“ taiko klasikinį ir galingesnį požiūrį – kairėje pusėje yra naršymo sritis, pranešimų sąrašas ir išsamus rodinys. Supaprastinta juostelė leidžia lengviau naudotis dažnai naudojamomis komandomis, be to, yra parinkčių silpnaregiams vartotojams (balso / klaviatūros spartieji klavišai). Tačiau dėl parinkčių skaičiaus mokymosi kreivė gali būti statesnė.

„Gmail“ teikia pirmenybę vizualiniam aiškumui: aiškiems meniu, greitiems nustatymams ir lengvai atpažįstamam išdėstymui. Ją galima pritaikyti naudojant temas ir kai kuriuos išdėstymo pakeitimus , tačiau ji nepasiekia „Outlook“ detalumo lygio spalvų, dydžių ir juostelės atžvilgiu. Daugeliui šis paprastumas yra didžiausias jos privalumas.

Mobiliuosiuose įrenginiuose abi programėlės („Android“ / „iOS“) veikia labai panašiai ir leidžia efektyviai tvarkyti el. paštą. Patirtis tokia pati kaip ir darbalaukio versijoje , o pagrindiniai elementai (rašymas, paieška, pranešimai, priedai) abiejose veikia gerai.

Paieška, tvarkymas ir automatizavimas

„Gmail“ paieškos funkcija yra tarsi šveicariškas peilis: ji veikia pagal siuntėją, dydį, datą ir temą, turi operatorius, tokius kaip failo pavadinimas: ir has:, ir labai gerai supranta, ko ieškote. Jei jūsų gautųjų dėžutė yra didelė arba dirbate peržiūrėdami senas temas, „Gmail“ greitis čia yra labai svarbus.

„Outlook“ taip pat turi patikimą paieškos funkciją ir sparčiuosius klavišus, tačiau kai kuriems vartotojams tikslus filtravimas atrodo mažiau intuityvus. Tai kompensuoja galingos taisyklės, kategorijos, aplankai ir automatizavimas, leidžiantys tiksliai valdyti gautųjų aplanką . Sudėtingoms struktūroms (komandoms, projektams, SLA) tai neįkainojama.

Kalbant apie organizavimą, „Gmail“ naudoja etiketes, o ne aplankus, todėl tą patį pranešimą galima priskirti keliems kontekstams. „Outlook“ naudoja tradicinius aplankus ir poaplankius , taip pat kategorijas (kurios veikia kaip spalvų žymekliai), kad patobulintų klasifikavimo sistemą.

Priedai, apribojimai ir saugykla

Naudodamiesi „Gmail“, prie kiekvieno el. laiško galite pridėti iki 25 MB dydžio failą; jei viršysite šią ribą, „Google“ diskas automatiškai tai pasiūlys. Programoje „Outlook“ riba priklauso nuo kliento ir konteksto ir svyruoja nuo maždaug 20 iki 34 MB ; dideliems failams rekomenduojamos „OneDrive“ arba „SharePoint“. Abiejose programose priedų peržiūra vyksta sklandžiai.

Kalbant apie saugyklą, „Gmail“ siūlo 15 GB nemokamos saugyklos, kurią galima bendrinti tarp „Gmail“, „Drive“ ir „Photos“. „Outlook“ siūlo 15 GB el. paštui ir papildomą nemokamą „OneDrive“ (paprastai 5 GB), su gausiais atnaujinimais, pasiekiamais „Microsoft 365“ (iki 1 TB vienam vartotojui). Jei dirbate su dideliais failais ir naudojate produktyvumo paketus, „Microsoft 365“ debesų kompiuterijos ekosistema suteikia pakankamai vietos.

Bendradarbiavimas, kalendorius ir vaizdo skambučiai

„Gmail“ „gyvena“ „Google Workspace“ viduje: Dokumentai, Skaičiuoklės, Skaidrės, Diskas, Kalendorius, „Meet“... viskas dera tarpusavyje. Galite bendrinti dokumentus redagavimui realiuoju laiku ir per kelias sekundes el. laišką paversti „Google Meet“ susitikimu . Apklausoms „Google Forms“ panaikina balsavimo paštu mygtukus.

„Outlook“ integruojasi su „Microsoft 365“: „Word“, „Excel“ makrokomandų programavimu , „PowerPoint“, „OneDrive“ ir „Teams“ pokalbiams ir vaizdo konferencijoms, o „Skype“ – kaip priedas. Planavimas, kvietimas, bendrinimas ir bendradarbiavimas „Microsoft“ ekosistemoje yra natūrali jos buveinė . Priklausomai nuo plano, susitikimuose gali dalyvauti šimtai dalyvių (iki maždaug 250 pagal „Premium“ planus), o pagrindinėse „Gmail“ konfigūracijose yra mažesni apribojimai (pvz., maždaug 150 dalyvių; anksčiau buvo nurodoma 10–25 tam tikrais atvejais).

Kalbant apie kalendorius, abu leidžia peržiūrėti dienos / savaitės / mėnesio rodinius, bendrinti įvykius ir pridėti vaizdo skambučių nuorodas. „Outlook“ pasižymi verslo koordinavimu ir leidimais; „Gmail“ – paprastumu ir integracija su likusia „Workspace“ dalimi.

Saugumas, privatumas ir palaikymas

Abi paslaugos apima 2FA , kenkėjiškų programų nuskaitymą, šlamšto filtrus, įspėjimus apie įtartiną veiklą ir papildomas apsaugos priemones (DLP, išplėstines strategijas verslo planuose). Tačiau nė viena iš jų nemokamoje versijoje pagal numatytuosius nustatymus nesiūlo ištisinio šifravimo . „Outlook“ turi E2E parinktis kai kuriems mokamiems planams; „Gmail“ turi „konfidencialų režimą“, kuris nėra E2E atitikmuo.

Kalbant apie privatumą, tiek „Outlook“, tiek „Gmail“ nemokamose versijose yra suasmeninta reklama , todėl Europoje joms buvo taikoma reguliavimo institucijų kontrolė (BDAR). „Microsoft“ ekosistemoje buvo pranešta apie saugumo incidentus, o abiejų paslaugų duomenų rinkimas buvo diskutuojamas. Jei privatumas jums yra labai svarbus ir nenorite reklamos, apsvarstykite paslaugų teikėjus, kurie pagal numatytuosius nustatymus daugiausia dėmesio skiria ištisiniam šifravimui (pavyzdžiui, šifruotos paslaugos, kurios nesiūlo sekimo, atviri klientai ir ES talpinimas).

Jei reikia pagalbos, tiek nemokamas, tiek mokamas planas nukreipia vartotojus į pagalbos centrus ir forumus. Su mokamais planais („Microsoft 365“ arba „Google Workspace“) teikiama visą parą teikiama pagalba el. paštu, telefonu arba pokalbių lange.

Kainos ir planai: kai mokėti verta

Jei jums reikia tik būtiniausių dalykų, nemokamos paskyros puikiai tinka. Tačiau kai reikia išplėstinio bendradarbiavimo, daugiau saugyklos vietos arba pašalinti reklamas, prasmingi yra mokami planai. „Microsoft 365“ bazinis planas kainuoja nuo 2,00 €/mėn., o vienkartinis planas – nuo ​​7,00 €/mėn . Į kainą įskaičiuota 1 TB debesies saugyklos, darbalaukio programos ir el. paštas be reklamų.

„Google“ pasaulyje, jei norite tiesiog daugiau saugyklos vietos, galite rinktis „Google One Basic“ (1,99 €/mėn.) su 100 GB saugykla; atnaujinę iki 9,99 €/mėn. gausite 2 TB ir papildomų funkcijų. Jei ieškote viso produktyvumo paketo profesionalioje versijoje, „Google Workspace“ siūlo aukščiausios kokybės paketus, kurių kaina prasideda nuo 9,99 €/mėn.

Jei jūsų diena sukasi apie „Office“ / „Teams“ ir jums reikia darbalaukio, „Microsoft 365“ yra puikus pasirinkimas . Jei dirbate su „Docs“ / „Drive“ / „Meet“ ir naudojate naršyklę, „Google“ planas gali būti tinkamesnis.

Įmonės: svarbūs skirtumai

Įmonėms reikia atsižvelgti į veiklos niuansus. Kalbant apie saugumą, programa patvirtina tapatybes ir įspėja apie neįprastus prisijungimus, tačiau „Outlook“ paprastai yra griežtesnė, kai tą pačią paskyrą jungiate keliuose įrenginiuose. „Gmail“ puikiai apsaugo nuo šlamšto , o „Outlook“ siūlo išsamias teises (privačius aplankus, delegavimą ir kalendorius su labai tiksliais prieigos lygiais).

Kalbant apie vizualizaciją, daugelis organizacijų renkasi grupinius pokalbius („Gmail“), kad neprarastų gijos, o kitos reikalauja atskirų atsakymų („Outlook“), kad tam tikruose procesuose būtų aiškiau. Šis pasirinkimas turi įtakos tam, kaip vyksta bendradarbiavimas ir archyvavimas.

Vaizdo skambučių talpa taip pat priklauso nuo plano ir teikėjo. Pažangiose „Microsoft 365“ aplinkose susitikimai gali būti labai dideli; „Google“ aplinkoje apribojimai priklauso nuo įsigyto leidimo. Prieš nuspręsdami, apsvarstykite, kiek žmonių jums reikia vidiniams ir klientų skambučiams.

Praktiniai spartieji klavišai ir perkėlimo patarimai

Jei pereinate iš „Outlook“ į „Gmail“, balsavimo mygtukus pakeiskite „Google Forms“ , kad galėtumėte greitai atlikti apklausas, naudokite etiketes ir filtrus vietoj taisyklių ir aplankų ir pasinaudokite išmaniojo atsakymo funkcija, kad paspartintumėte atsakymus. Jei pereinate iš „Gmail“ į „Outlook“ , pasinaudokite taisyklėmis, kategorijomis ir centruotu gautųjų aplanku, kad galėtumėte sutelkti dėmesį į tai, kas svarbu.

Pridedant didelius failus, „OneDrive“ ir „Google“ diskas yra natūralūs sąjungininkai. Jei viršijate 20–34 MB („Outlook“) arba 25 MB („Gmail“) ribas, įkelkite failą į debesį ir bendrinkite nuorodą su atitinkamais leidimais. Tai padės išvengti serverio blokavimo ir pagerins pristatymą.

Ar tvarkote kelias paskyras? Vieninga darbalaukio programa gali sutaupyti jūsų laiko. Trečiųjų šalių sprendimai leidžia integruoti „Gmail“ ir „Outlook“ paskyras į vieną pašto dėžutę su taisyklėmis, integracijomis ir konsoliduotu rodiniu . Tai būdas turėti geriausias abiejų pasaulių galimybes savo darbalaukyje.

Maksimalus privatumas: o kas, jei nė vienas iš jų jūsų neįtikina?

Jei norite išvengti reklamų, pagal numatytuosius nustatymus reikalaujate visapusiško šifravimo ir vertinate atvirojo kodo programinę įrangą, yra privatumu pagrįstų tiekėjų, siūlančių stalinių ir mobiliųjų įrenginių klientus, išsamų pašto dėžučių, kalendorių ir kontaktų šifravimą bei duomenų centrus, atitinkančius Europos reglamentus (BDAR). Kai kurie netgi giriasi, kad net jie negali perskaityti jūsų el. laiškų. Jie yra tinkama alternatyva, kai saugumas ir konfidencialumas yra jūsų svarbiausi prioritetai.

Galiausiai, praktiška mintis: technologijų srityje „greitis svarbiau už tobulumą“ yra maksima, kuri taikoma ir jūsų el. paštui. Platformos vystosi sparčiais intervalais; jei lauksite tobulo įrankio, galite būti per vėlu . Pasirinkite tą, kuris geriausiai atitinka jūsų darbo eigą šiandien, ir koreguokite taisykles, integracijas ir komandos mokymus.

„Outlook“ idealiai tinka, jei jums reikia padidinto produktyvumo naudojant „Office“ / „Teams“, taisyklėmis pagrįstą automatizavimą ir detalų valdymą ; „Gmail“ patraukli dėl savo paprastumo, puikios paieškos ir integracijos su „Workspace“ . Abu yra puikūs, pradedantiesiems nemokami ir pritaikomi mokamais planais: svarbiausia yra jūsų kontekstas, ekosistema, kurioje dirbate, ir tai, kiek svarbu yra privatumas, bendradarbiavimas ir profesionali pagalba.

Susijęs straipsnis:

„Microsoft 365“: kas tai yra, kam ji skirta ir debesijos platformos privalumai