- „Hero Link“ sistema centralizuoja prieigą prie dokumento viename nuolatiniame URL, kuris nesikeičia modifikavus teises.
- Yra įvairių auditorijos prieigos lygių – nuo anoniminės ir bendros prieigos iki kvietimų, skirtų tik konkretiems žmonėms.
- Galima taikyti papildomus saugumo sluoksnius, tokius kaip slaptažodžiai, galiojimo datos ir atsisiuntimų blokavimas.
- Prieigos valdymas leidžia atšaukti leidimus arba pakeisti vartotojo vaidmenį nekuriant naujų nuorodų.
Kalbant apie komandinį darbą, el. laiškų priedų siuntimas jau praeitis. Dabar galima bendrinti prieigą prie gyvo dokumento debesyje, kad visi galėtų dirbti su ta pačia versija nesukurdami daugybės pasikartojančių kopijų. „Microsoft OneDrive“ tapo pagrindine šio tikslo priemone, suteikiančia visišką kontrolę, kas gali pasiekti jūsų failus ir ką su jais daryti.
Įdomiausia tai, kad platforma vystėsi taip, kad nebereikėtų jaudintis dėl galvos skausmo. Jei kada nors jautėtės pasimetę tarp penkių skirtingų nuorodų į tą patį failą, jums bus malonu sužinoti, kad „ Hero Link“ koncepcija viską supaprastina. Iš esmės ji leidžia prieigos valdymą padaryti daug intuityvesnį ir mažiau linkę į klaidas, užtikrinant sklandų ir, svarbiausia, saugų bendradarbiavimą.
Revoliucinė „Hero Link“ koncepcija
Iki šiol, kai norėdavote pakeisti, kas turi prieigą prie failo, sistema sugeneruodavo naują URL. Tai buvo tikras vargas, nes reikėjo iš naujo išsiųsti nuorodą visiems susijusiems asmenims. Atsiradus „ Hero Link“ , „Microsoft“ įdiegė nuolatinę pagrindinę nuorodą. Tai reiškia, kad URL nepasikeičia net jei nusprendžiate pakeisti teises iš „tik skaityti“ į „redaguoti“ arba pakeičiate auditoriją iš savo organizacijos į išorinius vartotojus.
Šis pakeitimas – gaivus vėjo gūsis tiems, kurie tvarko biudžetus ar pasiūlymus su klientais, nes jis centralizuoja prieigos istoriją. Jei jau turėjote senų nuorodų, nesijaudinkite: jos vis dar veikia tinkamai , bet dabar jos rodomos sugrupuotos antrinėje dalyje, o pagrindinė nuoroda tampa pagrindiniu akcentu ir pagrindiniu prieigos keliu.
Kaip nustatyti bendrinimą
Norėdami pradėti bendrinti, paprasčiausias būdas yra apsilankyti „OneDrive“ svetainėje. Prisijungę prie savo paskyros, tiesiog pasirinkite norimą failą ar aplanką ir spustelėkite mygtuką „ Bendrinti“ viršuje. Čia ir vyksta magija, nes galite pasirinkti tiesiogiai nukopijuoti nuorodą arba išsiųsti kvietimą el. paštu.
Jei nuspręsite išsamiai sukonfigūruoti nuorodą, krumpliaračio piktograma bus geriausias jūsų draugas. Ten galite apibrėžti nuorodos auditoriją . Turite keletą parinkčių: leisti prieigą visiems (idealiai tinka socialinei žiniasklaidai, nors tai mažiausiai saugu), apriboti prieigą tik savo organizacijos nariams arba apriboti prieigą tik konkretiems žmonėms . Pastaroji parinktis labiausiai rekomenduojama konfidencialiems failams, nes net jei kas nors persiųs kvietimą, prie jo galės prisijungti tik įgalioti asmenys.
Išplėstiniai saugos nustatymai ir leidimai
Tai ne tik durų atvėrimas; taip pat galite nustatyti griežtas taisykles, ką svečiai gali daryti. Nustatymų meniu galite įjungti redagavimą , jei norite, kad jie su jumis bendradarbiautų, arba jį išjungti, kad failas būtų skirtas tik skaitymui. Be to, yra labai naudinga funkcija, vadinama „blokuoti atsisiuntimą “, kuri neleidžia vartotojams išsaugoti vietinės dokumento kopijos savo įrenginiuose.
Norėdami pridėti papildomą apsaugos sluoksnį, galite nustatyti slaptažodį , kurį turėsite bendrinti kitu būdu, o ne nuoroda. Taip pat labai praktiška nustatyti galiojimo datą ; tokiu būdu nuoroda automatiškai nustos veikti pasirinktą dieną, neleisdama prieigai likti atvirai neribotą laiką. Galiausiai, jei dirbate su „Word“ dokumentais, galite naudoti peržiūros režimą , kuris apriboja naudotojų galimybę palikti komentarus ir pasiūlymus nekeičiant originalaus teksto.
Aplankų tvarkymas ir failų naršyklė
Viso aplanko bendrinimas yra geriausia strategija tvarkant kelis susijusius failus. Tačiau patariama būti atsargiems: kiekvienas, turintis redagavimo teises aplanke, gali perkelti, pervardyti ar net ištrinti bet kurį jame esantį elementą. Labai naudinga gudrybė yra ta, kad gavėjai gali pridėti bendrinamą aplanką prie savo „OneDrive“ naudodami nuorodą , todėl jį lengva valdyti iš savo kompiuterio neužimant vietos asmeninėje paskyroje.
Jei nenorite naudoti naršyklės, visa tai galite atlikti naudodami „Windows“ failų naršyklę . Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėjus failą, bus rodomos bendrinimo ir prieigos valdymo parinktys. Tačiau būkite atsargūs su mygtuku „Kopijuoti nuorodą“, nes kartais taikomi numatytieji įmonės nustatymai , kurie gali būti griežtesni nei norėtumėte.
Kaip atšaukti prieigą ir išvalyti bendrinamus failus
Ateina laikas, kai projektas baigiasi ir nebenorite, kad kas nors turėtų prieigą prie jūsų dokumentų. Norėdami tai ištaisyti, eikite į failo išsamios informacijos skydelį ir pasirinkite „Tvarkyti prieigą“ . Ten galite pašalinti konkrečias nuorodas spustelėdami X arba naudoti parinktį „ Nutraukti bendrinimą“ , kad vienu metu užblokuotumėte visų prieigą.
Kad viskas būtų tvarkinga, šoninės juostos meniu patartina apsilankyti skirtuke „ Bendrinama > Mano“ . Tai puiki vieta atlikti mėnesinį auditą ir pašalinti leidimus iš failų, kurių jums nebereikia. Atminkite, kad ištrynus bendrinamą failą, jis dings visiems ir atsidurs jūsų šiukšlinėje, kur jį galėsite atkurti tik jūs.
Trikčių šalinimas ir patarimai administratoriams
Kartais išorinio bendrinimo mygtukas rodomas kaip išjungtas. Paprastai tai nėra techninė klaida, o jūsų įmonės IT administratoriaus nustatytas apribojimas . Jei esate administratorius, galite koreguoti šiuos nustatymus „SharePoint“ administravimo centre, apibrėždami, ar leidžiama anoniminė prieiga, ar tik tam tikros saugos grupės gali siųsti failus už organizacijos ribų.
Kritinis momentas iškyla, kai darbuotojas išeina iš įmonės. Kadangi „OneDrive“ yra asmeninė paskyra, ištrynus paskyrą, iš jos bendrinami failai turi galiojimo datą . Norint neprarasti svarbios informacijos, geriausia praktika yra saugoti komandos dokumentus „SharePoint“ arba „Teams“ , užtikrinant, kad žinios liktų organizacijoje, nepriklausomai nuo to, kas išeina.
Efektyvus „OneDrive“ valdymas apima greitos prieigos patogumo ir duomenų saugumo suderinimą. Naudojant pagrindinę nuorodą, apibrėžiant tikslias auditorijas ir reguliariai peržiūrint, kas turi prieigą prie jūsų informacijos, užtikrinama profesionali darbo aplinka, apsaugota nuo atsitiktinio duomenų nutekėjimo.