Gmail funkcijas, kas ietekmē jūsu produktivitāti, un to iestatīšana

Informatec Digital » Resursi » Gmail funkcijas, kas ietekmē jūsu produktivitāti, un to iestatīšana

Ja ikdienā izmantojat Gmail darba vai personīgām vajadzībām, iespējams, esat pamanījis, ka produktivitātes ziņā tas var būt vai nu jūsu labākais draugs, vai sliktākais ienaidnieks . No vienas puses, jums ir jaudīgs, bezmaksas e-pasta klients, kas ir pilns ar iespējām; no otras puses, daudz funkciju, paziņojumu, cilņu un papildrīku, kas, ja tos nepārvaldāt, galu galā atņem jūsu laiku un uzmanību.

Labā ziņa ir tā, ka gandrīz visu var pielāgot. Izpratne par to, kuras Gmail funkcijas uzlabo produktivitāti un kuras kavē, ir būtiska, lai nodrošinātu tīrāku iesūtni, ātrāku e-pasta sūtīšanu un atrašanu, kā arī izvairītos no nepatīkamiem pārsteigumiem, piemēram, vietas trūkuma tieši pirms svarīga e-pasta nosūtīšanas.

Gmail funkcijas, kas var kavēt jūsu produktivitāti (un kā tās savaldīt)

Gmail ir viens no vecākajiem Google e-pasta pakalpojumiem, un gadu gaitā tas ir uzkrājis neskaitāmas viedās funkcijas, papildu rīkus un integrācijas . Daudzas no tām ir noderīgas, taču citas var kļūt par vizuālu jucekli vai pat pastāvīgiem uzmanības novēršanas faktoriem.

Liela daļa noklusējuma saskarnes ir izstrādāta, lai patiktu vidusmēra lietotājam, nevis kādam, kurš vēlas izmantot Gmail kā profesionālu rīku . Tāpēc ir vērts pārskatīt, kas ir iespējots pēc noklusējuma un kas jums faktiski ir nepieciešams ikdienas darbā.

Gmail viedās funkcijas un mākslīgais intelekts: kad tās palīdz un kad traucē

Pēdējos gados Google pakalpojumam Gmail ir pievienojis virkni ar mākslīgo intelektu darbinātu viedo funkciju : ieteiktās atbildes, viedo rakstīšanas funkciju, atgādinājumus par turpmākajām darbībām, automātisku cilņu kārtošanu (galvenā, sociālie tīkli, akcijas), tīrīšanas ieteikumus un citas.

Šīs funkcijas var paātrināt atkārtotus uzdevumus, taču tās arī nozīmē, ka Google apstrādā un izmanto daļu jūsu e-pasta satura, lai sniegtu šos ieteikumus. No privātuma viedokļa daži lietotāji un uzņēmumi dod priekšroku stingrākai kontrolei pār saviem datiem un atspējo šīs papildfunkcijas.

Ja jūs traucē Gmail ieteiktie teksti rakstīšanas laikā vai nevēlaties, lai sistēma izlemtu, kas ir svarīgs un kas nav, varat atspējot daudzas no šīm opcijām sadaļā Iestatījumi > Skatīt visus iestatījumus > cilnes Vispārīgi un cilnes Viedās funkcijas , noņemot atzīmi no izvēles rūtiņām Viedās funkcijas un Personalizācija.

Google Meet un Chat pakalpojumā Gmail: noderīga integrācija vai uzmanības novēršana?

Kad videozvani kļuva arvien populārāki, Gmail sānu joslai pievienoja lielas pogas Google Meet un Google Chat . Dažām komandām šī integrācija ir neticami ērta; citām tā vienkārši aizņem vietu un pievieno vairāk uzmanību traucējošu elementu.

Ja neizmantojat Meet vai Chat pakalpojumā Gmail, varat atbrīvot šo vietu un vienkāršot sānjoslu, dodoties uz Iestatījumi > Skatīt visus iestatījumus > Chat un Meet un izvēloties paslēpt abas sadaļas vai pielāgot to, kas tiek parādīts. Jūs iegūsiet tīrāku saskarni, kas palīdzēs jums koncentrēties uz e-pastu, kas patiešām ir svarīgs.

Gramatikas un pareizrakstības ieteikumi

Gmail ietver pareizrakstības pārbaudi un gramatikas ieteikumus reāllaikā . Daudziem lietotājiem tas ir ļoti noderīgi, taču daži to uzskata par uzmācīgu vai dod priekšroku izmantot savus korektūras rīkus.

Ja pastāvīga iezīmēšana vai automātiskās labošanas traucē, varat tās izslēgt sadaļā Iestatījumi > Vispārīgi, noņemot atzīmi no pareizrakstības, gramatikas ieteikumu un rakstīšanas ieteikumu opcijām.

Pārāk daudz redzamu etiķešu: organizētība pārvēršas haosā

Etiķetes ir viena no Gmail lielākajām priekšrocībām salīdzinājumā ar tradicionālajām mapju sistēmām, taču, ja tās izmantojat bez kontroles, sānjosla pārvēršas par milzīgu sarakstu, kas palēnina lēmumu pieņemšanu un liek tērēt laiku meklēšanai.

Sadaļā Iestatījumi > Birkas varat izvēlēties, kuras birkas tiek rādītas un kuras tiek paslēptas. Ieteicams rādīt tikai tās, kuras lietojat katru dienu, un pārējās paslēpt; tās joprojām ir pieejamas un varat tās filtrēt, taču tās nepārslogo saskarni.

Kā konfigurēt iesūtni, lai tā darbotos ātrāk

Liela daļa no jūsu produktivitātes pakalpojumā Gmail ir atkarīga no tā, kā esat konfigurējis savu iesūtni . Nav tas pats redzēt visus savus e-pastus sajauktus kopā, kā noteikt prioritātes svarīgiem, nelasītiem vai atzīmētiem ar zvaigznīti.

Mainīt satura blīvumu

Blīvums nosaka, cik ziņojumu ietilpst ekrānā un cik daudz vietas vizuāli aizņem papildu elementi (pielikumi, mikroshēmas, ikonas). Gmail piedāvā trīs blīvumus: noklusējuma, ērtu un kompaktu.

Ja saņemat daudz e-pasta ziņojumu, ļoti atvērtā skatā būs nepieciešama lielāka ritināšana, un tas var būt apgrūtinoši; izvēloties kompakto skatu, varat uzreiz redzēt vairāk ziņojumu, kas ir ideāli piemērots pilnu iesūtņu pārbaudei. Varat pārslēgties starp šiem skatiem, izmantojot zobrata ikonu augšējā labajā stūrī.

Iesūtņu veidi: ne visi no tiem kalpo vienam un tam pašam mērķim

Gmail ietver vairākus iepriekš definētus iesūtnes veidus : noklusējuma (ar cilnēm), vispirms svarīgos, vispirms nelasītos, vispirms atzīmētos ar zvaigznīti un prioritāro iesūtni.

Daži, piemēram, “Svarīgi vispirms”, paļaujas uz Google algoritmiem, lai izlemtu, kuri ziņojumi jārāda augšpusē; citi, piemēram, “Ar zvaigznīti vispirms”, paļaujas uz to, ka jūs atzīmējat ar zvaigznīti to, ko vēlaties izcelt. Šeit saprātīgi ir eksperimentēt: ikviens strādā atšķirīgi, un viena veida iesūtne var vai nu palielināt jūsu produktivitāti, vai arī to kropļot.

Atspējot (vai pieradināt) paziņojumus

Viens no lielākajiem koncentrēšanās ienaidniekiem ir pastāvīgi e-pasta paziņojumi , it īpaši, ja strādājat pie uzdevumiem, kuriem nepieciešama dziļa koncentrēšanās. Pat ja e-pasts ir daļa no jūsu darba, tas nenozīmē, ka jums nekavējoties jāreaģē uz katru paziņojumu.

Tīmekļa versijā sadaļā Iestatījumi > Vispārīgi varat pielāgot, vai vēlaties saņemt paziņojumus par visiem e-pastiem, tikai par svarīgiem vai nevienu. Mobilajā ierīcē ieteicams pārbaudīt lietotnes un operētājsistēmas iestatījumus, lai novērstu pastāvīgu e-pasta ziņojumu pīkstienus un jūsu darbplūsmas traucējumus.

Palieliniet laiku, kas nepieciešams, lai atsauktu sūtījumu

Opcija “ Atsaukt sūtīšanu ” ir viena no funkcijām, kas ir izglābusi visneērtākos e-pastus. Pēc noklusējuma tā parasti ir iestatīta uz 5 sekundēm, bet sadaļā Iestatījumi > Vispārīgi to var palielināt līdz 30 sekundēm.

Šī papildu rezerve dod jums laiku, lai uzreiz pēc nosūtīšanas atklātu kļūdas saņēmējā, pielikumā vai ziņojuma tonī, tādējādi izvairoties no pārpratumiem ar priekšniekiem, klientiem vai piegādātājiem un pasargājot jūs no nepieciešamības vēlāk sūtīt atvainošanās e-pastus.

Bloķēt sūtītājus un izslēgt sarunu skaņu

Ja katru reizi, atverot Gmail, jums ir jāpāršķirsta neatbilstoši e-pasti, lai atrastu svarīgu informāciju, kaut kas nav kārtībā. Varat bloķēt kaitinošus sūtītājus, atverot kādu no viņu e-pastiem, noklikšķinot uz trim punktiem augšpusē un atlasot “Bloķēt”. Turpmāk viņu ziņojumi nonāks tieši jūsu surogātpasta mapē.

Ja nevēlaties bloķēt personu, bet nevēlaties redzēt konkrētu sarunu, kas nav noderīga, izmantojiet opciju “Nerādīt”. Tā joprojām tiks saņemta, taču netiks rādīta kā aktīva saruna jūsu iesūtnē , tādējādi samazinot uzmanības novēršanu.

Organizējiet, izmantojot zvaigznītes, ikonas un pārdomātas etiķetes

Sadaļā Iestatījumi > Vispārīgi varat aktivizēt pilnu Gmail zvaigznīšu un ikonu komplektu ar dažādu krāsu zvaigznēm un simboliem, piemēram, izsaukuma zīmēm. Apvienojumā ar etiķetēm tās ļauj ļoti ātri izveidot vizuālas sistēmas: piemēram, sarkana krāsa — “šodien”, oranža — “šonedēļ” un dzeltena — “kad varēšu”.

Ideālā gadījumā jūsu tagu sistēmai vajadzētu atspoguļot jūsu realitāti: Klienti, Projekti, Finanses, Personāla vadība utt., ar apakštagiem, piemēram, Klienti/UzņēmumsX vai Projekti/4. ceturksnīLaunch. Ieteicams nepārsniegt aptuveni 20 galveno tagu skaitu; jo vairāk kategoriju jums ir, jo ilgāks laiks būs nepieciešams, lai izlemtu, kur viss nonāks.

Krātuves pārvaldība: kad Gmail ziņo, ka tā ir pilna

Viena no visvairāk produktivitāti ierobežojošajām problēmām ir briesmīgā paziņojuma saņemšana, ka jūsu Google krātuve ir gandrīz pilna . Bezmaksas limits ir 15 GB, kas tiek koplietoti starp Gmail, Google disku un Google fotoattēliem, un, tiklīdz tas tiek pārsniegts, Gmail pārtrauc e-pasta sūtīšanu un saņemšanu.

Tas nozīmē, ka darba dienas vidū, iespējams, nevarēsiet nosūtīt svarīgu e-pastu vai saņemt ziņojumus no klientiem; turklāt nevarēsiet augšupielādēt failus pakalpojumā Disks vai turpināt dublēt failus pakalpojumā Google fotoattēli.

Kā Google krātuve patiesībā darbojas

Tas nav tikai par Gmail: 15 GB ir viena "kopa", kurā ietilpst e-pasts, Diska faili un fotoattēli . Ļoti bieži kāds tikpat kā neizmanto e-pastu, bet viņam ir simtiem vai tūkstošiem fotoattēlu pakalpojumā Google fotoattēli, un tad pēkšņi atklāj, ka vairs nevar nosūtīt nevienu e-pastu.

Kvotā ir iekļauti Gmail ziņojumi un pielikumi (tostarp surogātpasta un miskastes mapes, līdz tās tiek iztukšotas), Diska faili (PDF faili, attēli, videoklipi utt.) un Google fotoattēlu fotoattēli un videoklipi, pat "krātuves" kvalitātē kopš 2021. gada.

Robežas pārsniegšanas sekas

Kad pārsniedzat savu kvotu, Gmail automātiski pārtrauc e-pasta ziņojumu sūtīšanu un saņemšanu . Ziņojumi, kurus mēģināt nosūtīt, neizdodas, un tie, kurus saņemat, tiek atgriezti. Turklāt jūs nevarat augšupielādēt jaunus failus pakalpojumā Disks vai izveidot jaunus dokumentus pakalpojumos Google dokumenti, Izklājlapas vai Prezentācijas.

Google parasti sūta brīdinājumus, kad tuvojas 90% noslodze, taču šos e-pastus ir viegli ignorēt. Ja jūsu konta noslodze divus gadus pārsniedz ierobežojumu, Google politika ietver satura neatgriezenisku dzēšanu no Gmail, Diska un Fotoattēliem , tāpēc ir vērts to uztvert nopietni.

Skatiet, kas aizņem vietu: Google One krātuves pārvaldnieks

Lai uzzinātu, kas patērē jūsu krātuvi, vienkāršākais veids ir izmantot Google One krātuves pārvaldnieku , kas atsevišķi parāda, cik daudz vietas aizņem Gmail, Disks un Fotoattēli, un piedāvā tādas kategorijas kā surogātpasta e-pasti, lieli pielikumi, apjomīgi fotoattēli un videoklipi vai neapstrādājami video faili.

Turklāt tas piedāvā uz mākslīgo intelektu balstītus "tīrīšanas ieteikumus", lai paātrinātu procesu, identificējot vecus un apjomīgus e-pastus, dublētus failus vai saturu, kas gandrīz noteikti nav jāpatur.

Efektīvi atrodiet un izdzēsiet lielus e-pastus

Gmail meklēšanas operatori ir lielisks veids, kā ietaupīt vietu. Piemēram, meklēšanas joslā varat izmantot `has:attachment larger:10M`, lai skatītu visus e-pastus ar pielikumiem, kas lielāki par 10 MB.

Ja vēlaties precizēt meklēšanu, varat meklēt pēc faila tipa: filename:.pdf larger:5M, lai atrastu tikai lielus PDF failus, vai apvienot to ar vecumu, piemēram, older_than:2y has:attachment , lai atrastu pielikumus, kas jūsu kontā ir bijuši ilgāk par diviem gadiem.

Kad esat pabeidzis meklēšanu, atzīmējiet izvēles rūtiņu augšējā kreisajā stūrī, lai atlasītu visus e-pastus lapā, un noklikšķiniet uz " Atlasīt visas sarunas, kas atbilst šai meklēšanai ", lai iekļautu lapas, kuras neredzat. Pēc tam izdzēsiet tās un neaizmirstiet iztukšot miskasti, lai atbrīvotu vietu.

Apturiet reklāmas e-pastu lavīnu

Lielākā daļa iesūtņu ir pārpildītas ar reklāmas ziņojumiem, informatīvajiem biļeteniem un mārketinga e-pastiem , kas nekad netiek lasīti. Lai gan katrs ziņojums ir mazs, tie aizņem daudz vietas.

Varat ierakstīt `label:promotions` un pievienot datuma filtrus, piemēram, ` before:2024/01/01` , lai atlasītu visus reklāmas e-pastus, kas ir vecāki par gadu, un dzēstu tos visus uzreiz. Varat arī meklēt konkrētus sūtītājus, piemēram, ` from:amazon.com older_than:1y` , un dzēst visus viņu vecos e-pastus vairumā.

Arhivēšana pretstatā dzēšanai: ietekme uz vietu

Ir svarīgi saprast atšķirību: arhivēšana neatbrīvo vietu krātuvē . Arhivēšana vienkārši noņem e-pastu no iesūtnes un nosūta to adresātam “Visiem”, taču tas joprojām aizņem vietu.

Jūsu kvota tiks samazināta tikai izdzēšot un pēc tam iztukšojot mapi Miskaste. Arhivēšana ir ideāli piemērota, lai uzturētu iesūtni tīru, nezaudējot informāciju, taču, ja jums sāk pietrūkt vietas, jums selektīvi jādzēš vienumi, kas vairs nav noderīgi.

Automatizējiet Gmail, lai izvairītos no laika un telpas krīzēm nākotnē

Kad sākotnējā nekārtība ir tikusi galā, nākamais solis ir ļaut Gmail automatizēt šo procesu jūsu vietā . Tas samazina atkārtotu uzdevumu skaitu un novērš iesūtnes atkārtotu pārpildīšanu tikai dažu nedēļu laikā.

Filtri automātiskai e-pasta pārvaldībai

Filtri ļauj Gmail automātiski piemērot darbības e-pasta ziņojumiem, kas atbilst noteiktiem nosacījumiem: pārvietot tos uz iezīmi, atzīmēt kā izlasītus, pārsūtīt vai dzēst, tiem nekad nenonākot jūsu iesūtnē.

Lai izveidotu filtru, dodieties uz Iestatījumi > Filtri un bloķētās adreses > Izveidot jaunu filtru. Tur varat definēt kritērijus, piemēram, sūtītāju, tēmu, lielumu, pielikumu esamību utt., un nākamajā darbībā atlasiet, ko vēlaties darīt ar šiem e-pastiem.

Piemēram, varat automātiski nosūtīt visus klienta e-pastus uz noteiktu etiķeti vai arī visu no konkrēta informatīvā biļetena arhivēt un atzīmēt kā izlasītu , lai tas jūs netraucētu, bet jūs to varētu pārskatīt jebkurā laikā.

Ņemiet vērā, ka Gmail nav iebūvētas opcijas “automātiski dzēst pēc X dienām” esošajiem e-pastiem. Filtri tiek lietoti ienākošajiem ziņojumiem, taču jaunu filtru varat lietot iepriekšējām sarunām, atzīmējot izvēles rūtiņu “Lietot filtru arī X atbilstošām sarunām”.

Abonementu atcelšana, kas jums nesniedz labumu

Labākais veids, kā samazināt troksni, ir novērst tā iekļūšanu jūsu sistēmā . Katrs jūsu abonētais informatīvais biļetens ir vēl viens turpmāks e-pasts, kas aizņem vietu un tērē jūsu uzmanību. Ja nedēļām ilgi neesat lasījis informatīvo biļetenu, tas ir viens no galvenajiem kandidātiem atrakstīties.

Gandrīz visos likumīgajos mārketinga e-pastos blakus sūtītāja adresei pakalpojumā Gmail ir redzama saite “Atteikties no abonēšanas”. Parasti pietiek uz tās noklikšķināt. Ja jūtaties pilnībā apmulsis, ir pieejami trešo pušu pakalpojumi, kas analizē jūsu abonementus un ļauj jums atteikties no abonēšanas vairumā, lai gan tiem ir jāpiešķir piekļuve jūsu e-pastam, kas ir rūpīgi jāapsver.

Etiķetes un krāsas, kas palīdzēs jums ātrāk pieņemt lēmumu

Papildus organizēšanai pēc tēmas varat izmantot etiķetes un krāsas kā vizuālu prioritāšu sistēmu . Piemēram: sarkana nozīmē “steidzams šodien”, oranža — “šonedēļ”, zaļa — “gaida apstiprinājumu no kāda cita” utt.

Priekšrocība salīdzinājumā ar tradicionālajām mapēm ir tā, ka viens ziņojums var piederēt vairākām kategorijām, nedublējot to, piemēram: Klients/UzņēmumsX + Projekts/4. ceturksnisLaidiens + Prioritāte/Augsta. Tas ievērojami paātrina informācijas atrašanu vēlāk.

Maz zināmas funkcijas, kas var ietaupīt daudz laika

Papildus pamatfunkcijām Gmail slēpj mazāk zināmas funkcijas, kas var būtiski ietekmēt jūsu ikdienas dzīvi, ja strādājat ar daudz e-pasta.

Izmantojiet vairākas adreses no viena konta

Gmail ļauj sūtīt un saņemt e-pastus no līdz pat 99 dažādām adresēm, izmantojot vienu pieteikšanās kontu. Tas ir ļoti noderīgi, ja jums ir vairākas adreses (pielāgots domēns, dažādas lomas, valodas utt.) un nevēlaties atkārtoti pieteikties un izrakstīties no katra konta.

Iestatījumos > Konti un importēšana varat izmantot opciju “Pievienot citu e-pasta adresi” un izpildīt verifikācijas darbības, ko Gmail aicina veikt. Tur varat izvēlēties, kuru adresi izmantot, lai atbildētu uz katru ziņojumu, neizejot no galvenā konta.

Bezsaistes režīms, lai izvairītos no tīkla atkarības

Sadaļā Iestatījumi > Bezsaistē varat iespējot opciju izmantot Gmail bezsaistē . Tas ļauj lasīt un rakstīt e-pastus pat bez interneta savienojuma; ziņojumi tiek ievietoti rindā un nosūtīti, tiklīdz tiek atjaunots savienojums.

Mobilam darbam vai darbam vietās ar neuzticamu Wi-Fi savienojumu tas ir vienkāršs veids, kā nepārtraukot darbplūsmu , pat ja jūsu pārlūkprogramma vai klēpjdators īslaicīgi zaudē tīkla savienojumu.

Papildinājumi un integrācijas

Gmail ļauj instalēt pievienojumprogrammas, lai savienotu e-pastu ar citiem rīkiem, piemēram, Asana, Trello, QuickBooks, kalendāriem un uzdevumu pārvaldniekiem . Tādā veidā varat izveidot uzdevumus, rēķinus vai piezīmes, neizejot no iesūtnes.

Pareizi lietojot, šie pievienojumprogrammas samazina nepieciešamību pastāvīgi pārslēgties starp lietojumprogrammām un palīdz visai svarīgajai informācijai plūst no e-pasta uz pārējo jūsu produktivitātes sistēmu.

Svarīgas izmaiņas pakalpojumā Gmailify un POP: ietekme uz jūsu darbplūsmu

Google ir paziņojis, ka līdz 2026. gadam tas noņems divas galvenās ar kontu konsolidāciju saistītās funkcijas : Gmailify un POP e-pasta apkopošanu pakalpojumā Gmail.

Tas jo īpaši ietekmē tos, kuri izmanto Gmail kā centrālo centru e-pasta ziņojumu pārbaudei no citiem pakalpojumu sniedzējiem un izmanto uzlabotos surogātpasta filtrus un Gmail ārējo kontu organizēšanu.

Kas ir Gmailify un kas ar to notiks?

Gmailify ļāva jums savienot citu pakalpojumu sniedzēju (Outlook, Yahoo u. c.) kontus ar Gmail, lai tie varētu izmantot surogātpasta aizsardzību, cilņu kārtošanu un citas viedās funkcijas , nemainot savu primāro adresi.

Sākot ar 2026. gada pirmo ceturksni, jauni lietotāji vairs nevarēs aktivizēt Gmailify, un esošajiem lietotājiem šī funkcija tiks pārtraukta līdz 2026. gada beigām. Viss, kas jau importēts, paliks jūsu kontā, taču jūs vairs nevarēsiet sinhronizēt jaunus ziņojumus šādā veidā.

Atvadieties no POP Gmail tīmekļa versijā

E-pasta lejupielāde, izmantojot POP no citiem kontiem, vairs nav pieejama arī Gmail datora versijā . POP bija klasiskais standarts e-pasta ziņojumu "iesūkšanai" no citām pastkastēm pakalpojumā Gmail.

Kā alternatīvu Google piedāvā divus ceļus: konfigurēt automātisko pāradresāciju sākotnējā e-pasta pakalpojumu sniedzējā, lai viss tiktu piegādāts uz jūsu Gmail adresi, vai pievienot ārējo kontu Gmail mobilajā lietotnē, izmantojot standarta IMAP , lai jūs varētu lasīt un sūtīt ziņojumus no šī konta no savas mobilās ierīces.

Kā pievienot citus kontus Gmail lietotnē

Mobilajā ierīcē process ir vienkāršs: atveriet lietotni Gmail, augšējā labajā stūrī pieskarieties savam profila attēlam, atlasiet Pievienot citu kontu un izvēlieties savu e-pasta pakalpojumu sniedzēju. Pēc tam izpildiet ekrānā redzamos norādījumus. Ja nevēlaties izmantot automātiskās iestatīšanas vedni, varat arī manuāli konfigurēt kontu, izmantojot IMAP, lai gan tas ir nedaudz tehniskāk.

Svarīgi ir pārskatīt, kā šīs izmaiņas jūs ietekmēs, ja pašlaik iesūtņu apvienošanai izmantojat Gmailify vai POP , un plānot pāreju pirms termiņa beigām.

Ieradumi un metodes, lai novērstu Gmail kontroli pār jums

Papildus īpašajām funkcijām, Gmail produktivitātes uzlabošanas atslēga slēpjas tajā, kā jūs mijiedarbojaties ar e-pastu . Ja reaģējat uz katru ziņojumu, tiklīdz tas tiek saņemts, jūsu iesūtne nosaka jūsu dienu. Ja iestatāt noteikumus un grafikus, jūs visu kontrolējat.

Reālistiski lietojiet funkciju Inbox Zero

“Inbox Zero” nenozīmē mūžīgu dzīvi bez e-pasta ziņojumiem, bet gan e-pasta apstrādi ar skaidru sistēmu . Ideja ir tāda, ka katru reizi, atverot ziņojumu, jūs pieņemat vienu no šiem lēmumiem: dzēst, arhivēt, deleģēt, atbildēt nekavējoties (ja tas ir jaunāks par divām minūtēm) vai atlikt to uz noteiktu laiku.

Tas ļauj izvairīties no klasiskās “atstāšu to uz vēlāku laiku” mentalitātes, kas galu galā rada kaudzes neaiztiktu e-pastu. Ieteicams arī pārbaudīt e-pastu laika blokos (divas vai trīs reizes dienā) un atspējot paziņojumus ārpus šiem blokiem , lai jūs nebūtu pastāvīgi pielipis pie savas iesūtnes.

Iknedēļas paplātes apkope

Vienkāršs triks ir atvēlēt 15 minūtes nedēļā (piemēram, svētdienās vai vēlās piektdienās) apkopes uzdevumiem: jau atrisināto lietu arhivēšanai, vecu e-pastu ar lieliem pielikumiem, kas vairs nav nepieciešami, dzēšanai un filtru un abonementu, kas pārblīvē jūsu sistēmu, pārskatīšanai.

Šis mazais ieradums neļauj uzkrāties digitālajam juceklim un katrai tīrīšanai kļūt par milzīgu projektu, kas aizņem visu pēcpusdienu.

Pārskatiet savus digitālos modeļus

Ja jūsu krātuves problēma rodas pakalpojuma Google fotoattēli dēļ, iespējams, vēlēsities atspējot automātiskās dublēšanas un augšupielādēt tikai patiešām svarīgos fotoattēlus . Ja problēma ir saistīta ar Disku, iespējams, labāk būtu lejupielādēt pabeigtos projektus ārējā diskā un atbrīvot vietu mākonī.

Līdzīgi, ja stresu rada saņemto e-pastu skaits, tad jūsu aizpildīto veidlapu, pieņemto informatīvo biļetenu un tiešsaistes veikalos un pakalpojumos kopīgoto datu pārskatīšana tieši ietekmēs jūsu iesūtnes mieru.

Gmail ir neticami spēcīgs rīks, taču tas kļūst par produktivitātes sabiedroto tikai tad, kad izlemjat, kuras funkcijas izmantot, kuras atspējot un kādus ieradumus saglabāt ilgtermiņā. Apvienojot labu iestatījumu (optimizētu iesūtni, filtrus, skaidras etiķetes un mākslīgā intelekta kontroli) ar pārdomātu krātuves pārvaldību un rutīnām, piemēram, Inbox Zero, jūsu e-pasts no pastāvīga stresa avota pārvēršas par organizētu sistēmu, kas palīdz jums koncentrēties uz darbu, kam ir patiesa nozīme.