Kā lietot mākslīgo intelektu programmā Excel un Word: Copilot, ChatGPT un aģenta režīms

Informatec Digital » Resursi » Kā lietot mākslīgo intelektu programmā Excel un Word: Copilot, ChatGPT un aģenta režīms

Mākslīgais intelekts ir spēcīgi ietekmējis produktivitātes rīkus, ko mēs izmantojam katru dienu, un mūsdienās, pateicoties Copilot un tādiem palīgiem kā ChatGPT, programmā Excel un Word ir iespējams strādāt ātrāk un raitāk . Jums nav jābūt ekspertam: ar dabiskās valodas uzvednēm varat izveidot analīzes, formātus, melnrakstus un formulas, kuru izveidei iepriekš bija nepieciešams laiks un specializētas zināšanas.

Turpmākajās rindās uzzināsiet, kā maksimāli izmantot Copilot programmā Excel un Word, kādas priekšrocības tas piedāvā, kur to atrast, kā pajautāt tieši to, kas jums nepieciešams, lai tas visu izdarītu pareizi jau pirmajā reizē, un kādi ierobežojumi un prasības jāpatur prātā (piemēram, lietošanas kredīti vai Copilot Pro plāns). Mēs arī pārskatīsim "aģenta režīmu" — šo iespēju evolūciju vairāku soļu uzdevumu iteratīvai organizēšanai.

Ko mākslīgais intelekts var paveikt jūsu labā programmā Excel?

Copilot programmā Excel ir izstrādāts, lai atvieglotu ikdienas uzdevumus: tas var iegūt datus no tīmekļa vai jūsu organizācijas , palīdzēt izcelt atbilstošu informāciju, kārtot un filtrēt, veidot formulas ar skaidriem skaidrojumiem un atklāt modeļus un tendences dažu sekunžu laikā.

Viena no tās priekšrocībām ir datu importēšana. Ja jūsu fails ir saglabāts pakalpojumā OneDrive vai SharePoint vai arī jums ir jāimportē publiski dati, Copilot var sagatavot jūsu izklājlapu, izveidojot savienojumu ar šiem avotiem un nodrošinot jums saturu diapazonā vai tabulā, kas ir gatava lietošanai.

Tas ir noderīgi arī formatēšanai. Piemēram, varat norādīt, lai tiktu rādītas tikai šūnas ar skaitļiem, lai iestatītu filtru ar vērtībām, kas pārsniedz noteiktu slieksni, vai lai lietotu pielāgotu kārtošanas kritēriju, lai padarītu skatu vieglāk pārvaldāmu.

Aprēķinu sadaļā Copilot palīdz izveidot jaunas kolonnas un rindas, izmantojot darbības, kuru pamatā ir esošie dati, kā arī soli pa solim paskaidro, kā darbojas katra formula un kā automatizēt uzdevumus, programmējot makro programmā Excel , lai jūs nepaļautos tikai uz "kopēšanu un ielīmēšanu".

Visbeidzot, jūs varat tieši uzdot jautājumus par saviem datiem. Ātrās atbildēs tas sniegs kopsavilkumus, diagrammas, rakurstabulas, tendences un novirzes, lai jūs varētu acumirklī identificēt atbilstošo informāciju un neapmaldīties bezgalīgās izklājlapās.

Kur atrast Copilot un kā sākt darbu programmā Excel

Piekļuve ir vienkārša: cilnē Sākums lentē redzēsiet ikonu Copilot. Tur varat atvērt sarunas pieredzi, izmantot iepriekš konfigurētas uzvedņu idejas vai ierakstīt savu pieprasījumu saviem vārdiem.

Vēl viens veids, kā to aktivizēt, ir atlasīt šūnu. To darot, tiek parādīta mirgojoša ikona, kas saistīta ar Copilot, iespējojot kontekstuālas darbības šajā konkrētajā lapas punktā — ideāli piemērots ātrām darbībām.

Pirms sākat darbu, vislabāk ir saglabāt datus labi strukturētā tabulā vai diapazonā. Tas palīdzēs Copilot tos precīzi nolasīt un ieteikt nepārprotamas formulas vai kopsavilkumus, izvairoties no muļķīgām kļūdām, ko rada nepareizi interpretētas šūnas.

Tipiska darbplūsma būtu šāda: jūs atverat Copilot, izvēlaties starp jauna izveides, formulu vai formatējuma pieprasīšanas, kopsavilkuma veidošanas vai tiešas tērzēšanas ar savu mērķi. Ja izvēlaties tērzēšanu, varat uzdot jautājumus, lai iteratīvi uzlabotu rezultātu , līdz tas ir perfekts.

Formulu ģenerēšana programmā Excel, izmantojot ChatGPT vai Copilot

Jums nav nepieciešama precīza tehniska uzvedne, lai iegūtu noderīgas formulas. Vienkārši iedomājieties, ka runājat ar kādu personu un dabiski paskaidrojat, ko vēlaties sasniegt un kādi dati jums ir, un mākslīgais intelekts atgriezīs formulas ietvaru un pamatā esošo loģiku.

Ja jūsu apraksts nav gluži pareizs, varat sākt ar kaut ko vispārīgu, piemēram, "atrast vērtību kolonnā", un mākslīgais intelekts atbildēs ar nepieciešamo struktūru un argumentiem. Tādā veidā jūs sapratīsiet, kura funkcija vislabāk atbilst jūsu vajadzībām un kā pielāgot katru parametru konkrētajai situācijai.

Ja nepieciešams kaut ko kopēt un ielīmēt, neko nemainot, precīzi aprakstiet katra datu elementa atrašanās vietu. Piemēram: “Man ir skaitliskas vērtības C kolonnā līdz 200. rindai, un es vēlos formulu E5 šūnā, kas saskaita, cik šūnu ir vienādas ar 5.” Ar šo informāciju mākslīgais intelekts ģenerēs precīzu formulu, kas orientēta uz pareizajiem diapazoniem un šūnām.

Šī pieeja vienlīdz labi darbojas arī ar citiem bieži veicamiem uzdevumiem: tabulas sagatavošanu, kuru pēc tam filtrēsiet, skaitļu konvertēšanu svītrkodos, izmantojot noteiktu formulu, vai dublikātu noņemšanas plānošanu datu kopā.

Praktisks padoms: pārskatiet iegūto formulu vai pārbaudiet to ar datu apakškopu. Mākslīgā intelekta modeļi ir jaudīgi, taču tie dažkārt var ieteikt kaut ko tādu, kas pilnībā neatbilst jūsu izklājlapai, īpaši, ja sākotnējā struktūra nav skaidra.

Koppilots programmā Word: no melnraksta līdz galīgajai versijai

Tiklīdz atverat jaunu dokumentu, augšpusē parādās Copilot, gatavs saņemt jūsu pirmos norādījumus. Varat pieprasīt melnrakstu ar noteiktu formātu, toni vai aptuveno garumu, un dažu sekunžu laikā jums būs sākotnējais teksts rediģēšanai.

Procesa laikā mākslīgais intelekts pat iesaka paplašinājumus pieprasījumam, lai padarītu to efektīvāku. Kad tas atgriež melnrakstu, to var saglabāt, atkārtoti ģenerēt vai dzēst, kā arī rediģēt pieprasījumu, lai to precizētu , vai sagatavot dokumentu digitālajai parakstīšanai, katru reizi nesākot no jauna.

Papildus sākotnējam teksta lodziņam ir divi ļoti noderīgi veidi, kā izmantot Copilot programmā Word. Pirmkārt, varat atvērt kontekstuālas darbības jebkurā rindkopā, lai ar vienu klikšķi to izvērstu, pārrakstītu, mainītu stilus, izvilktu tabulu vai apkopotu idejas .

No otras puses, no lentes var atvērt sānjoslu ar tērzēšanas robotu. Tur var pieprasīt izmaiņas dokumentā, ģenerēt jaunu melnrakstu, izveidot attēlu ievietošanai vai saņemt atbildes uz jautājumiem rakstīšanas laikā, tāpēc izpēte un rakstīšana iet roku rokā.

Veidnes, analīze un praktiski piemēri programmā Excel

Papildus formulām Copilot var izveidot noderīgas struktūras. Piemēram, vaicājot kalendāru konkrētam mēnesim ar rindām piezīmēm un nedēļas dienām augšpusē, tiks atgriezta veidne, ko varat ielīmēt tieši savā lapā.

Ir vērts atzīmēt, ka dažreiz stila vai krāsas norādījumi var neatbilst tieši tā, kā jūs tos aprakstījāt. Šādos gadījumos Copilot var nodrošināt struktūru un norādījumus, lai manuāli pabeigtu formātu dažu sekunžu laikā.

Analītikas jomā, ielādējot datu kopu (piemēram, pārdošanas apjomus pa valstīm) un uzdodot jautājumu "kura valsts visbiežāk parādās B kolonnā?", tiek atgriezts rezultāts un tā skaidrojums. Pēc tam tiek ieteikti inteliģenti papildu jautājumi , piemēram, kopējais pārdošanas apjoms pa valstīm vai vislabāk pārdotais produkts katrā reģionā.

Šī dinamika padara izpētes analīzi elastīgu: jūs uzdodat jautājumu, pārbaudāt datus un turpināt padziļināt izpēti ar jauniem jautājumiem, vispirms neizveidojot apjomīgu rakurstabulu vai sarežģītu formulu struktūru.

PowerPoint prezentācijas acumirklī

Copilot var ģenerēt prezentāciju no nulles, izmantojot vienkāršu uzvedni. Ja definējat mērķi (piemēram, produkta laišana klajā) un sniedzat specifikāciju vai galveno punktu sarakstu, tas atgriezīs slaidu kopu ar nosaukumiem, idejām un vizuāliem materiāliem , kas ir gatavi pārskatīšanai.

Tā var arī izveidot attēlus, izcelt svarīgus datus un noteiktos gadījumos izmantot Word vai Excel dokumentus kā prezentācijas pamatu. Lai gan dažas no šīm funkcijām, iespējams, vēl tiek attīstītas, sākotnējais slaidu izveides process jau ietaupa ievērojamu laiku.

Prasības, lietošanas kredīti un Copilot Pro

Ja jau maksājat par Microsoft 365 Personal vai Family versiju, varat piekļūt Copilot programmā Word, Excel un PowerPoint bez papildu maksas, taču tajā tiek izmantota kredītpunktu sistēma. Katrs mākslīgā intelekta pieprasījums patērē vienu kredītpunktu, un jums ir 60 kredītpunkti mēnesī , kas tiek atjaunoti nākamā mēneša sākumā.

Savu konta atlikumu varat pārbaudīt vietnē account.microsoft.com, sava abonementa sadaļā. Ideja ir tāda, lai jūs to izmēģinātu un pierastu pie mākslīgā intelekta. Ja tas jums šķiet nepietiekams, ir pieejams Copilot Pro par 22 eiro mēnesī , kas atceļ ierobežojumu un ļauj izmantot mākslīgo intelektu bez ierobežojumiem.

Svarīga informācija par ģimenes plānu: tikai galvenajam abonementa īpašniekam ir piekļuve Copilot lietotnēs. Citiem koplietotajiem lietotājiem šīs funkcijas nav pieejamas programmā Word vai Excel, kas ir jāpatur prātā, ja pārvaldāt abonementu mājās.

Runājot par pieredzi, jums nav nepieciešama Windows, Copilot+ dators vai NPU: apstrāde notiek mākonī, tāpēc Copilot darbība tīmeklī un galddatorā ir praktiski identiska .

Aģenta režīms un biroja aģents: kas tie ir un kā tos lietot

Tā sauktais “aģenta režīms” sadarbību ar mākslīgo intelektu paplašina. Tā mērķis ir demokratizēt uzlabotas funkcijas, lai ar dabiskas valodas uzvednēm mākslīgais intelekts varētu organizēt vairāku soļu uzdevumus augstas kvalitātes dokumentu, izklājlapu un prezentāciju izveidei.

Piemēram, programmā Excel varat pieprasīt mājsaimniecības budžetu ar kategorijām (īre, pārtika, piederumi, degviela, atpūta) un noteikumiem, kas brīdina, ja pārsniedzat limitu; mazos un vidējos uzņēmumos varat iestatīt pamata finanšu analīzes, kas ietaupa daudz manuāla darba.

Programmā Word aģents palīdz ar CV, vēstulēm, ziņojumiem vai kopsavilkumiem, iesakot uzlabojumus un uzdodot jautājumus, lai precizētu jūsu nodomu. Ideja ir strādāt iteratīvi: jūs sākat ar uzvedni un vadāt mākslīgo intelektu, lai tas precizētu rezultātu , līdz tas atbilst.

Ņemot vērā pašreizējo pieejamību, aģenta režīms ir aktīvs Frontier programmā Microsoft 365 Copilot licences turētājiem un Microsoft 365 Personal vai Family abonentiem. Pašlaik tas tiek piedāvāts tīmeklī un angļu valodā, un ir plānots paplašināt to uz galddatoriem. Lai to izmantotu programmā Excel, ir jāinstalē Excel Labs pievienojumprogramma un jāiespējo atbilstošā opcija.

Turklāt Office aģents Copilot tērzēšanā var izveidot PowerPoint prezentācijas un Word dokumentus no instrukcijām, un integrācija, domājams, paplašināsies, tādējādi samazinot berzi starp idejām un gala rezultātiem.

Labākā prakse mākslīgā intelekta prasībās

• Skaidrs kontekstsAprakstiet, kādi dati jums ir (kolonnas, rindas, tabulu nosaukumi) un kādu izvadi jūs sagaidāt.
• Atrašanās vietas precizitāteJa vēlaties ielīmēt formulu, norādiet mērķa un avota kolonnas un šūnas.
• Ātra iterācija: pieprasiet pirmo melnrakstu vai struktūru un pēc tam pieprasiet konkrētas izmaiņas.
• Validācija: pārbaudiet formulas un rezultātus ar nelieliem paraugiem, pirms tos piemērojat visam kopumam.

Lietošanas gadījumi, kas darbojas īpaši labi

Programmā Excel lieliski darbojas tādi uzdevumi kā strukturēšana (kalendāra veidnes, budžeti, formatēti saraksti), pētnieciskā analīze ar secīgiem jautājumiem un bieži lietotu aprēķinu formulu izveide/skaidrošana .

Programmā Word teksta sākšana no nulles ar noteiktu toni un formātu, rindkopu pārrakstīšana, ideju paplašināšana un integrētu tabulu vai attēlu ģenerēšana ļauj paātrināt ceļu uz galīgo dokumentu.

Kad nepieciešamas prezentācijas, Copilot izveido slaidu komplektu ar virsrakstiem, aizzīmēm un vizuālajiem palīglīdzekļiem, pamatojoties uz labi uzrakstītu uzdevumu un uzziņu materiālu. Pēc tam iteratīvais satura un dizaina pilnveidošanas process novedīs pie profesionāla rezultāta.

Kā uzrakstīt labākus uzdevumus

Padomājiet par mērķiem un ierobežojumiem. Labāk ir teikt: “Es vēlos īsu ziņojumu (300–400 vārdu) formālā tonī, ar trim sadaļām un noslēguma tabulu ar galvenajiem rādītājiem” nekā “dodiet man ziņojumu”. Programmā Excel skaidrāk ir teikt: “šūnā E5 es vēlos formulu, kas saskaita vērtības, kas vienādas ar 5 šūnā C2:C200” nekā neskaidrs pieprasījums pēc skaitīšanas.

Pievienojiet atsauces datus, kad vien iespējams: tabulas nosaukumu, kolonnu galvenes, diapazonus vai paredzamos piemērus. Ja pirmais mēģinājums nav perfekts, pieprasiet pakāpeniskas izmaiņas ("izmantojiet tūkstošu atdalītājus", "kārtojiet no lielākā uz mazāko", "izmantojiet personiskāku toni"), lai pakāpeniski tuvotos vēlamajam rezultātam.

Visbeidzot, tas apvieno struktūras un stila uzvednes. Vispirms tas prasa norādīt struktūru (indeksu, sadaļas, datu blokus), pēc tam precizē toni un noslēdz ar konkrētiem uzdevumiem (kopsavilkuma rindas pievienošana, attēla ievietošana, rakurstabulas ģenerēšana ar filtriem).

Ierobežojumi un reālistiskas cerības

Lai gan mākslīgais intelekts var paveikt daudz darba, dažreiz tas nepielieto konkrētu formātu, kā pieprasīts, vai novirzās no sākotnējā pieprasījuma . Tas ir labi: pieprasiet konkrētākus norādījumus vai, ja vēlaties pabeigt manuāli, pieprasiet detalizētus norādījumus.

Atcerieties kredītpunktu sistēmu Microsoft 365 Personal vai Family versijā: katrs pieprasījums programmā Word, Excel vai PowerPoint patērē vienu kredītpunktu, un jūsu mēneša ierobežojums ir 60 kredītpunkti. Ja jums nepieciešama neierobežota intensīva lietošana, ir pieejama Copilot Pro opcija par 22 eiro mēnesī.

Visbeidzot, aģenta režīms pašlaik ir pieejams tikai tīmeklī un angļu valodā, un programmai Excel tam ir nepieciešamas Excel Labs; integrācija laika gaitā paplašināsies, tāpēc atjauninājumiem sekošana ir ļoti svarīga, lai to maksimāli izmantotu.

Ņemot vērā visu šo klāstu, mākslīgā intelekta izmantošana programmā Excel un Word nozīmē pāreju no mehāniskiem uzdevumiem uz mērķtiecīgu pieeju: jūs importējat vai aprakstāt savus datus, pieprasāt analīzi vai melnrakstus saviem vārdiem, validējat un pielāgojat īsās iterācijās un saglabājat stratēģisko un radošo daļu, savukārt mākslīgais intelekts paātrina atkārtoto un sniedz kontekstu labāku lēmumu pieņemšanai.

Saistītais raksts:

Microsoft testē Office bezmaksas versiju ar reklāmām un ierobežotām funkcijām