Kā digitāli parakstīt dokumentus sistēmā Windows: Office, PDF un citi

Informatec Digital » Windows » Kā digitāli parakstīt dokumentus sistēmā Windows: Office, PDF un citi

Infografika: parauga tveršana dokumentu parakstīšanai operētājsistēmā Windows.

Dokumentu parakstīšana operētājsistēmā Windows ir daudz vairāk nekā tikai uz PDF faila uzrakstīta švīka. ciparparaksts autentificē autoru, saglabā saturu un var nodrošināt laika zīmogu; turpretī zīmēts paraksts vai paraksta attēls nodrošina tikai vizuālu izskatu. Šajā praktiskajā rokasgrāmatā jūs uzzināsiet, kā pieteikties. Office (Word, Excel un PowerPoint), kā to izdarīt ar Pašparaksts PDF failiem un kādas iespējas jums ir, izmantojot Microsoft Edge, nezaudējot redzeslokā sertifikātus, validāciju un parakstu atsaukšanu.

Ja jūs jau ikdienā strādājat ar dokumentiem, jūs interesēs atšķirt dažādus parakstu veidus un zināt, kādas garantijas katrs no tiem piedāvā. Ar digitālo parakstu, kas balstīts uz sertifikāti, saņēmējs var pārbaudīt, vai fails nav mainīts un ka parakstītājs ir tas, par ko uzdodas; ar vienkāršu ar roku zīmētu parakstu tas tā nav. Pāriesim pie lietas būtības, bet neaizmirsīsim neko.

Saistītais raksts:

Kas ir hešings? Pilnīgs skaidrojums, lietojumi un kā tas darbojas digitālajā drošībā.

Kas īsti ir digitālais paraksts?

Digitālais paraksts ir līdzīgs šifrēts elektroniskais zīmogs kas tiek piemērots digitālajam saturam (dokumentiem, makro, pasta nodaļa). Šis zīmogs apstiprina divas lietas: ka dokuments ir no parakstītāja un ka tas nav mainīts kopš parakstīšanas. Ir svarīgi saprast, ka drošību nenodrošina paraksta attēls, bet gan kriptogrāfija un validācija ar sertifikātiem.

Lai varētu digitāli parakstīt, jums ir nepieciešams digitālais sertifikāts derīgs. Šis sertifikāts ietver jūsu publisko atslēgu un to ir izdevusi sertifikācijas iestāde (CA) Uzticams. Sertifikāts ir salīdzināms ar elektronisko personu apliecinošu dokumentu un tā derīguma termiņš beidzas (parasti katru gadu), tāpēc, kad derīguma termiņš beidzas, tas būs jāatjauno vai jāiegūst jauns.

Digitālie paraksti nodrošina četras galvenās garantijas: autentiskums (parakstītāja identifikācija), godīgums (saturs nav mainīts), Es neatsakos (parakstītājs nevar noliegt, ka viņš ir parakstījis) un noteiktos apstākļos laika zīmoga sertifikācija ja dokuments ir pievienots grāmatzīmēm no uzticama servera.

Lai šī uzticēšanās būtu efektīva, ir jāizpilda vairāki nosacījumi: parakstam jābūt derīgs, sertifikātam nedrīkst būt beidzies derīguma termiņš, izdevējam ir jābūt no uzticība un sertifikātam jābūt izdotam cienījamai sertifikācijas iestādei. Ja šīs prasības netiek ievērotas, verifikācija var neizdoties vai dokumentu skatītājā var tikt parādīti brīdinājumi.

Iegūstiet digitālo sertifikātu operētājsistēmā Windows

Ja plānojat apmainīties ar parakstītiem dokumentiem ar trešajām personām, vislabāk ir iegūt sertifikātu no Trešās puses sertifikāts Atzīts. Sertifikātus izsniedz daudzas valsts iestādes, uzņēmumi un akreditēti pakalpojumu sniedzēji, un ir pieejamas arī bezmaksas iespējas. Šis sertifikāts ļaus citiem pārbaudīt jūsu parakstu, neizmantojot jūs kā atsauci.

Ja jums ir jāparakstās nekavējoties un nevēlaties to iegādāties, Windows un Office ļauj to izveidot. pašu sertifikātu tūlītējai lietošanai jūsu vidē. Ņemiet vērā, ka šī pieeja ir paredzēta testēšanai vai iekšējiem scenārijiem, jo ​​trešās puses verifikācijai var būt nepieciešams ārējas uzticamas vienības izsniegts sertifikāts. universālas validācijas.

Sistēmā Windows var skatīt personiskos sertifikātus no sistēmas krātuves. Piemēram, mantotajās vidēs tiem parasti varēja piekļūt, izmantojot Internet Explorer dodieties uz Rīki > Interneta opcijas > Saturs > Sertifikāti > cilne Personīgais. Lai gan IE vairs netiek izmantota, sertifikātu krātuve joprojām ir savā vietā un tiek koplietota. Edge un pat Chrome.

Pierakstīšanās programmā Microsoft Office: redzamās un neredzamās līnijas

Office pievieno ļoti noderīgu funkciju: paraksta rindiņaTas ir marķieris, kas ir līdzīgs līnijai, ko redzētu uz drukāta papīra lapas, bet ar papildu funkcijām. Tas ļauj norādīt, kam jāparakstās, kādi norādījumi jāievēro, un ģenerē ciparparaksts kad saņēmējs pabeidz procesu.

Ievietojot paraksta rindiņu programmā Word vai Excel, autors var norādīt paredzētā parakstītāja datus (vārdu, amatu, e-pasta adresi) un norādījumus, piemēram, "pirms parakstīšanas pārskatiet saturu". Kad nosūtīsiet elektronisko failu pareizajai personai, tā redzēs rindiņu un paziņojumu ar lūgumu parakstīties. parakstsVeidojot redzamu attēlojumu (drukātu, ar roku rakstītu vai attēlu), Office vienlaikus pievieno ciparparakstu, lai autentificētu jūsu identitāti.

Paraksta rindiņas izveide programmā Word vai Excel

Lai dokumentā vai izklājlapā ievietotu rindiņu, novietojiet kursoru tur, kur vēlaties to redzēt, un dodieties uz Ievietot > Paraksta rindiņa grupā “Teksts”. Konfigurācijas lodziņā varat aizpildīt laukus, kas tiks parādīti zem līnijas.

1. Ievadiet nosaukums ieteiktā parakstītāja.
2. Pievienojiet, ja piemērojams, amats vai nosaukums profesionāli
3. Ietver pasta adrese parakstītāja (pēc izvēles).
4. Rakstīt instrukcijas parakstītājam (piemēram, satura precizitātes pārbaude pirms parakstīšanas).
5. Aktivizējiet, ja vēlaties šīs opcijas: atļaut komentāri parakstītāja un parādīt datums paraksts gar līniju.

Ja dokumentam nepieciešami vairāki paraksti, atkārtojiet procesu, lai pievienotu vairāk rindu atbilstošajās vietās. Tādā veidā katra persona zinās, kur parakstīties, un plūsma būs skaidra.

Parakstīt paraksta rindu

Saņēmējam, kurš saņems failu, jānovieto sevi uz līnijas, ar peles labo pogu jānoklikšķina un jāizvēlas ParakstītJa dokuments tika atvērts aizsargātajā skatā un ir uzticams, lai turpinātu, jānoklikšķina uz "Rediģēt jebkurā gadījumā".

1. Jūs varat uzrakstīt savu vārdu drukāts paraksts blakus X.
2. Ja jums ir skārienjutīga ierīce vai planšetdators, varat zīmēt paraksts uz gleznas.
3. Vai arī varat izmantot vienu jūsu paraksta attēls izmantojot “Atlasīt attēlu” un izvēlieties failu no sava datora.
4. Lai pabeigtu, atlasiet ParakstītOffice pievienos digitālo parakstu un apakšdaļā parādīs pogu “Paraksti”.

Kad dokuments būs aizpildīts, tajā būs norādīts, ka tas ietver digitālie paraksti, un jūs varat pārbaudīt informāciju no paraksta paneļa, lai pārliecinātos par derīgumu, sertifikāta izdevēju un citiem uzticamiem datiem.

Noņemt redzamos digitālos parakstus

Ja esat pieļāvis kļūdu vai process ir jāatkārto, parakstu var noņemt, ar peles labo pogu noklikšķinot uz tā. paraksta rindiņa un atlasot "Noņemt parakstu". Sistēma lūgs apstiprinājumu; kad jūs pieņemsiet, tas tiks dzēsts un dokuments atgriezīsies rediģējamā stāvoklī.

Neredzami digitālie paraksti programmā Word, Excel un PowerPoint

Ja nevēlaties rādīt redzamu lodziņu, Office ļauj jums arī parakstīties neredzamiParaksts ir iegults failā, un to norāda poga “Paraksti” un informācija skatā Fails > Informācija.

Lai to pievienotu, dodieties uz Fails> Informācija, izvēlieties dokumenta aizsardzības opcijas un noklikšķiniet uz "Pievienot digitālo parakstu". Office parādīs paziņojumu ar detalizētu informāciju par procesu; pēc tam lodziņā "Parakstīt" ievadiet nolūks parakstu un apstipriniet ar “Parakstīt”.

Kad paraksts ir ievietots, fails kļūst par tikai lasāms lai vēlāk novērstu neatļautas izmaiņas. Ja jums tas ir jārediģē vēlreiz, jums būs jānoņem paraksts vai jāizveido jauna dokumenta versija.

Lai noņemtu neredzamu parakstu, atgriezieties pie Fails> Informācija un atveriet paraksta paneli. Blakus parakstītāja vārdam atveriet bultiņu, atlasiet “Noņemt parakstu” un apstipriniet ar “Jā”. Tas atjaunos failu rediģējamā stāvoklī, ļaujot to vēlāk parakstīt vēlreiz.

PDF dokumentu parakstīšana, izmantojot AutoFirm (Windows)

AutoFirma ir bezmaksas rīks, ko piedāvā Ekonomikas un digitālās transformācijas ministrija Paredzēts dokumentu elektroniskai parakstīšanai. Tas ir uzticams, saderīgs ar izplatītākajiem sertifikātiem (P12/PFX) un ļoti elastīgs redzamu parakstu un zīmola veidošanas ziņā.

Lejupielādējiet un instalējiet AutoFirma

Vienmēr lejupielādējiet no oficiālās Elektroniskās administrācijas portāla tīmekļa vietnes: https://firmaelectronica.gob.es/Home/Descargas.html. Tur jūs atradīsiet instalētājus, kas paredzēti Windows (32/64 bitu), Linux un macOS. Izvēlieties to, kas vislabāk atbilst jūsu sistēmai.

10 bitu Windows 64 datorā lejupielādējiet pakotni Automātiskā parakstīšana operētājsistēmai Windows 64 bitu versija (AutoFirma64.zip fails). Atzipējiet ZIP failu, palaidiet instalēšanas programmu (piemēram, AutoFirma_64_v1_6_5_installer.exe) un pabeidziet vedni. Kad tas būs pabeigts, lietojumprogramma būs gatava lietošanai. parakstīt.

Sagatavojiet digitālo sertifikātu sistēmā Windows

Lai parakstītu, jums būs nepieciešams derīgs sertifikāts, kas ir vai nu instalēts Windows veikalā, vai pieejams no p12/pfx failsJa tas ir fails, instalējiet to, veicot dubultklikšķi vai ar peles labo pogu noklikšķinot uz "Instalēt PFX".

Asistents jums jautās par galamērķa noliktavaPašreizējais lietotājs (tikai jūsu lietotājam) vai Lokālais dators (visiem lietotājiem). Ievadiet sertifikāta paroli, iespējojiet privātās atslēgas aizsardzību un opciju to padarīt par eksportējams Ja vēlaties to vēlāk izvilkt, varat ļaut operētājsistēmai Windows automātiski atlasīt “Personīgo” krātuvi.

Pēc pieņemšanas sertifikāts tiks instalēts un būs pieejams Internet Explorer/Edge/ChromeJa izmantojat Firefox, atcerieties, ka tā pārvalda savu krātuvi, un jums tā būs jāimportē no pašas pārlūkprogrammas. AutoFirma nosaka sistēmas sertifikātus un ļauj tos atlasīt no faila vai krātuves. Firefox.

Parakstiet PDF failu, izmantojot AutoFirma

Atveriet AutoFirma un noklikšķiniet uz «Atlasiet parakstīšanai paredzētos failus» Izvēlieties PDF failu, kuru vēlaties parakstīt. Lietotne noteiks, ka tas ir PDF fails, un piedāvās divas redzamās daļas opcijas:

• Redzams paraksts PDF failā: pievienojiet lodziņu ar attēlu (jūsu skenēto parakstu) un tekstu.
• Redzams zīmols (ūdenszīme): Ievietojiet attēlu vienā vai vairākās lapās norādītajā pozīcijā.

Varat aktivizēt abas opcijas. Noklikšķinot uz “Parakstīt”, atlasiet lapu un apgabalu, kurā parādīsies paraksta lodziņš. AutoFirma ļauj pielāgot koordinātas, platums un augstums un pat izveidojiet tukšu lapu beigās, lai pievienotu savu parakstu, ja vēlaties.

Pievienojiet sava ar roku rakstītā paraksta attēlu (piemēram, JPEG, GIF vai PNG) un tekstu, kuru vēlaties parādīt. Paturiet prātā, ka šim attēlam ir tikai estētisks raksturs; digitālais paraksts nodrošina juridisko spēku. pamatojoties uz jūsu sertifikātu. Pārskatiet priekšskatījumu un, ja viss ir pareizi, apstipriniet. Šos iestatījumus varat saglabāt vēlākai lietošanai.

Ja iekļaujat redzamu zīmolu, vednis lūgs norādīt attēlu (piemēram, logotipu) un tā pozīciju. Tas ir noderīgi, lai izceltu autorība vai identificēt organizāciju oficiālos vai korporatīvos dokumentos.

Izvēlieties tagad digitālais sertifikāts ar kuru jūs parakstīsiet. AutoFirma parāda sistēmas sertifikātus, taču jūs varat mainīt avotu (Firefox krātuve vai p12/pfx fails). Atkarībā no drošības opcijām, kas konfigurētas instalēšanas laikā, jums tiks lūgts apstiprinājums vai parole no sertifikāta.

Visbeidzot, izlemiet, kur saglabāt parakstīto PDF failu, un faila nosaukumu (AutoFirma parasti pievieno sufiksu "_signed"). Kad process ir pabeigts, jūs redzēsiet paziņojumu, ka process ir veiksmīgi pabeigts un jūs varat atvērt dokumentu. pārbaudīt rezultāts.

Atverot PDF failu ar lasītāju (piemēram, Adobe Acrobat Reader), vajadzētu redzēt validācijas ziņojumu, kas norāda, ka fails ir firmado un ka paraksti ir derīgi. Paraksta panelī varat skatīt sadaļu “Paraksta informācija” un “Sertifikāta informācija”, lai apstiprinātu izdevēju, derīguma termiņu un citas īpašības.

Pierakstīšanās, izmantojot Microsoft Edge un citus rīkus

Ja tas, kas jums nepieciešams, ir zīmēt Ja vēlaties ātri parakstīt PDF failu un nevēlaties neko instalēt, Microsoft Edge ietver anotāciju rīkus, kas var jums palīdzēt. Paturiet prātā, ka šis ir vizuāls paraksts, nevis kriptogrāfiskais digitālais paraksts.

• Atveriet PDF programmā Edge.
• Izmantojiet augšējo rediģēšanas/skates rīkjoslu.
• Izvēlieties Zīmēt un pielāgo triepiena krāsu un biezumu.
• Uz skārienekrāna uzzīmējiet savu parakstu ar peli, pirkstu vai irbuli.

Adobe Acrobat Reader ļauj arī pievienot ar roku rakstītu parakstu, importējot to. attēls vai zīmējot to. Tiešsaistes pakalpojumi, piemēram, SmallPDF, atbalsta šīs opcijas un pat tver ar kameru rakstiskais paraksts. Atcerieties: šie paraksti ir praktiski un ātri noformējami, taču tie neaizstāj sertificētu digitālo parakstu, kad tas ir nepieciešams. pierādījumu derīgums.

Parakstu lietotnes: kuru izvēlēties un kādi ir ierobežojumi?

Ir ikdienas lietošanai paredzētas programmas (Word, Adobe Acrobat), kas var parakstīt pašu ģenerētos dokumentus, taču tām ir divi neērtības Tipiski: Ne visi dokumentu veidotāji tos arī paraksta, un saņēmējam parasti ir nepieciešama viena un tā pati lietojumprogramma. pārbaudīt parakstiet to pareizi.

Īpaši elektroniskā paraksta rīki (piemēram, Pašparaksts) pārvarēt šos šķēršļus: viņi var parakstīt gandrīz jebkura veida failus un tos var lejupielādēt bez maksas. Administratīvām procedūrām vai formālākām dokumentu plūsmām AutoFirma bieži vien ir visizdevīgākā adekvāts.

Pārbaudīt, atsaukt un saprast derīgumu

Pēc parakstīšanas ieteicams pārskatīt derīgums paraksta. Skatītājos tiek parādīts, vai sertifikāts ir derīgs, vai uzticības ķēde ir pareiza un vai saturs kopš parakstīšanas nav mainīts. Ja kaut kas noiet greizi, jūs redzēsiet brīdinājumus par sertifikātu, kura derīguma termiņš ir beidzies, vai tā izdevēju. nezināms.

Izdevējiestādes var atsaukt sertifikātus (piemēram, ja atslēga ir apdraudēta). Verifikācijas sistēmas meklē informāciju atcelšanas sarakstos vai tiešsaistes pakalpojumos, lai apstiprinātu, ka sertifikāts joprojām ir derīgs. uzticamsTāpēc ir svarīgi izmantot akreditētu sertifikācijas iestāžu sertifikātus.

Kad Office fails saņem laika zīmogu no drošs serveris, ka paraksts noteiktos apstākļos iegūst sertifikācijas atribūtus, kas palīdz stiprināt uzticības ķēdi un nepārprotami datēt brīdi, kad tas ir izdarīts. paraksts.

Praktiski padomi un bieži pieļautas kļūdas

Pirms parakstīšanas pārliecinieties, vai jūsu sertifikāts ir derīgs derīgs un pareizajā krātuvē (personīgajā, lietotāja vai datora). Ja izmantojat AutoFirma, pārbaudiet, vai sertifikāts ir redzams tā atlasītājā vai arī p12/pfx un savu paroli.

Office sistēmā izlemiet, vai jums ir nepieciešama redzama līnija, lai vadītu parakstītāju, vai arī vēlaties parakstu. neredzams lai neietekmētu dizainu. Atcerieties, ka pēc parakstīšanas dokuments var būt iestatīts kā tikai lasāms, tāpēc, lūdzu, nedariet to visas izmaiņas pirms parakstīšanas.

Ja saņēmējs nevar pārbaudīt parakstu, iespējams, sertifikāts nav no Uzticama sertifikācija jūsu sistēmai. Slēgtākās vidēs viens no risinājumiem ir izplatīt organizācijas saknes/starpposma sertifikātu, lai iespējotu uzticībaAtvērtos gadījumos vienmēr izmantojiet atzītu publisku sertifikācijas iestādi.

Ieguldot sava paraksta attēlu PDF failā, skaidri norādiet, ka tas ir paredzēts tikai kosmētikaPatiesībā validē jūsu sertifikātā balstīto digitālo parakstu; to saņēmējs redzēs paraksta panelī, pārbaudot informācija.

Noderīgi resursi un atsauces

Lai iegūtu plašāku informāciju par digitālajiem parakstiem Office vidē, varat skatīt oficiālo dokumentāciju un publiskos resursus. Piemēram, praktiskas rokasgrāmatas par PDF dokumentu parakstīšanu, izmantojot populārus lasītājus, un valdības materiālus, kuros paskaidrots, kā pārbaudīt parakstus. sertifikāti.

• FNMT rokasgrāmata par PDF parakstiem: Lejupielādējiet PDF (pārbaude un parakstītāju grupa)
• Aragonas administrēšanas ceļvedis: Lejupielādējiet PDF (iespējas no elektroniskais paraksts (PDF formātā)

Šo rīku apgūšana ļaus jums reaģēt uz gandrīz jebkuru vajadzību: sākot ar lūgumu kādam parakstīt Word dokumentu ar paraksta rindiņa noslēdzot PDF līgumu ar AutoFirma, pievienojot zīmētu parakstu programmā Edge, kad nepieciešams tikai viens vizuālais zīmolsAr derīgu sertifikātu, skaidriem norādījumiem un galīgo verifikāciju digitālais paraksts operētājsistēmā Windows kļūst par vienkāršu un uzticamu procesu.