Kā digitāli parakstīt dokumentus sistēmā Windows: Office, PDF un citi

Informatec Digital » Windows » Kā digitāli parakstīt dokumentus sistēmā Windows: Office, PDF un citi

Infografika: ekrānuzņēmuma piemērs dokumentu parakstīšanai operētājsistēmā Windows.

Dokumentu parakstīšana operētājsistēmā Windows ir daudz vairāk nekā tikai rakstīšana PDF failā. Digitālais paraksts autentificē autoru, saglabā saturu un var nodrošināt laika zīmogu; savukārt ar roku rakstīts paraksts vai paraksta attēls nodrošina tikai vizuālu izskatu. Šajā praktiskajā rokasgrāmatā jūs uzzināsiet, kā pierakstīties Office (Word, Excel un PowerPoint) programmās , kā to izdarīt, izmantojot AutoFirma PDF failiem, un kādas iespējas jums ir ar Microsoft Edge, kā arī aplūkosiet sertifikātus, validāciju un paraksta noņemšanu.

Ja jūs jau ikdienā strādājat ar dokumentiem, jūs vēlēsities atšķirt dažādus parakstu veidus un zināt, kādas garantijas katrs no tiem piedāvā. Ar digitālo parakstu, kura pamatā ir sertifikāti , saņēmējs var pārbaudīt, ka fails nav mainīts un ka parakstītājs ir tas, par ko viņš uzdodas; ar vienkāršu ar roku rakstītu parakstu tas tā nav. Ķersimies pie pamatiem, bet neizlaižot neko.

Saistītais raksts:

Kas ir hešings? Pilnīgs skaidrojums, lietojumi un kā tas darbojas digitālajā drošībā.

Kas īsti ir digitālais paraksts?

Digitālais paraksts ir kā šifrēts elektronisks zīmogs, kas tiek uzlikts digitālajam saturam (dokumentiem, makro , e-pastiem). Šis zīmogs apstiprina divas lietas: ka dokuments ir no parakstītāja un ka tas nav mainīts kopš parakstīšanas. Ir svarīgi saprast, ka drošību nenodrošina paraksta vizuālais izskats, bet gan kriptogrāfija un sertifikātu validācija.

Lai digitāli parakstītu dokumentus, ir nepieciešams derīgs digitālais sertifikāts . Šajā sertifikātā ir iekļauta jūsu publiskā atslēga, un to ir izdevusi uzticama sertifikācijas iestāde (CA) . Sertifikāts ir līdzīgs elektroniskajam identifikācijas dokumentam, un tam ir derīguma termiņš (parasti katru gadu), tāpēc tas būs jāatjauno vai jāiegūst jauns, kad tā derīguma termiņš beigsies.

Digitālie paraksti nodrošina četras galvenās garantijas: autentiskumu (parakstītāja identifikāciju), integritāti (saturs nav modificēts), nenoliedzamību (parakstītājs nevar noliegt, ka ir parakstījis) un noteiktos apstākļos sertifikāciju ar laika zīmogu , ja dokumentam ir laika zīmogs no uzticama servera.

Lai šī uzticēšanās būtu efektīva, ir jāizpilda vairāki nosacījumi: parakstam ir jābūt derīgam , sertifikātam nedrīkst būt beidzies derīguma termiņš, izdevējam ir jābūt uzticamam un sertifikātam ir jābūt izdotam akreditētai sertificēšanas iestādei. Bez šīm prasībām verifikācija var neizdoties vai dokumentu skatītājā var tikt parādīti brīdinājumi.

Iegūstiet digitālo sertifikātu operētājsistēmā Windows

Ja plānojat apmainīties ar parakstītiem dokumentiem ar trešajām pusēm, vislabāk ir iegūt sertifikātu no atzītas trešās puses sertifikātu izdevējas iestādes (CA ). Sertifikātus izsniedz daudzas valsts iestādes, uzņēmumi un akreditēti pakalpojumu sniedzēji, un ir pieejamas arī bezmaksas iespējas. Šis sertifikāts ļaus citiem pārbaudīt jūsu parakstu, neizmantojot jūs kā atsauci.

Ja dokumenti ir jāparaksta nekavējoties un nevēlaties tos iegādāties, Windows un Office ļauj jums izveidot savu sertifikātu tūlītējai lietošanai jūsu vidē. Paturiet prātā, ka šī pieeja ir paredzēta testēšanai vai iekšējiem scenārijiem, jo ​​trešās puses verifikācijai var būt nepieciešams ārējas uzticamas iestādes izsniegts sertifikāts universālai validācijai.

Operētājsistēmā Windows personiskos sertifikātus var skatīt sistēmas sertifikātu krātuvē. Piemēram, mantotajās vidēs tiem parasti varēja piekļūt, izmantojot Internet Explorer , dodoties uz Rīki > Interneta opcijas > Saturs > Sertifikāti > cilne Personīgais. Lai gan IE vairs netiek izmantota, sertifikātu krātuve joprojām ir aktīva un to koplieto Edge un pat Chrome.

Pierakstīšanās programmā Microsoft Office: redzamās un neredzamās līnijas

Office pievieno ļoti noderīgu funkciju: paraksta rindiņu . Tas ir marķieris, kas ir līdzīgs līnijai, ko redzētu drukātā dokumentā, bet ar papildu funkcijām. Tas ļauj norādīt, kam jāparakstās, kādi norādījumi jāievēro, un ģenerē digitālo parakstu, kad saņēmējs pabeidz procesu.

Ievietojot paraksta rindiņu programmā Word vai Excel, autors var norādīt paredzētā parakstītāja datus (vārdu, amatu, e-pastu) un norādījumus, piemēram, "pirms parakstīšanas pārskatiet saturu". Kad elektroniskais fails tiek nosūtīts pareizajai personai, tā redzēs rindiņu un paziņojumu ar lūgumu parakstīties . Reģistrējot personas redzamo attēlojumu (drukātu, ar roku rakstītu vai attēlu), Office vienlaikus pievieno digitālo parakstu, lai autentificētu tās identitāti.

Paraksta rindiņas izveide programmā Word vai Excel

Lai dokumentā vai izklājlapā ievietotu paraksta rindiņu, novietojiet kursoru vietā, kur vēlaties to redzēt, un grupā Teksts dodieties uz Ievietot > Paraksta rindiņa . Iestatījumu lodziņā varat aizpildīt laukus, kas tiks parādīti zem līnijas.

1. Ievadiet nosaukums ieteiktā parakstītāja.
2. Pievienojiet, ja piemērojams, amats vai nosaukums profesionāli
3. Ietver pasta adrese parakstītāja (pēc izvēles).
4. Rakstīt instrukcijas parakstītājam (piemēram, satura precizitātes pārbaude pirms parakstīšanas).
5. Aktivizējiet, ja vēlaties šīs opcijas: atļaut komentāri parakstītāja un parādīt datums paraksts gar līniju.

Ja dokumentam nepieciešami vairāki paraksti, atkārtojiet procesu, lai pievienotu vairāk rindiņu atbilstošajās vietās. Tādā veidā katra persona zinās, kur parakstīties, un darbplūsma būs skaidra.

Parakstīt paraksta rindu

Faila saņēmējam jānovieto kursors virs līnijas, ar peles labo pogu jānoklikšķina un jāizvēlas “Parakstīt” . Ja dokuments tika atvērts aizsargātajā skatā un ir uzticams, viņam jānoklikšķina uz “Rediģēt jebkurā gadījumā”, lai turpinātu.

1. Jūs varat uzrakstīt savu vārdu drukāts paraksts blakus X.
2. Ja jums ir skārienjutīga ierīce vai planšetdators, varat zīmēt paraksts uz gleznas.
3. Vai arī varat izmantot vienu jūsu paraksta attēls izmantojot “Atlasīt attēlu” un izvēlieties failu no sava datora.
4. Lai pabeigtu, atlasiet ParakstītOffice pievienos digitālo parakstu un apakšdaļā parādīs pogu “Paraksti”.

Kad dokuments būs pabeigts, tajā būs norādīts, ka tajā ir iekļauti digitālie paraksti , un jūs varēsiet skatīt informāciju paraksta panelī, lai pārbaudītu derīgumu, sertifikāta izdevēju un citu uzticamu informāciju.

Noņemt redzamos digitālos parakstus

Ja esat pieļāvis kļūdu vai process ir jāatkārto, parakstu var noņemt, ar peles labo pogu noklikšķinot uz paraksta rindas un atlasot "Noņemt parakstu". Sistēma lūgs apstiprinājumu; pēc apstiprināšanas paraksts tiks noņemts un dokuments atgriezīsies rediģējamā stāvoklī.

Neredzami digitālie paraksti programmā Word, Excel un PowerPoint

Ja nevēlaties rādīt redzamu paraksta lodziņu, Office ļauj arī neredzami parakstīties . Paraksts ir iegults failā, un to norāda poga “Paraksti” un informācija skatā Fails > Informācija.

Lai to pievienotu, dodieties uz Fails > Informācija , izvēlieties dokumenta aizsardzības opcijas un noklikšķiniet uz "Pievienot digitālo parakstu". Office parādīs paziņojumu ar detalizētu informāciju par procesu; pēc tam lodziņā Parakstīt norādiet paraksta mērķi un apstipriniet to ar "Parakstīt".

Ievietojot parakstu, fails kļūst tikai lasāms, lai novērstu neatļautas izmaiņas. Ja nepieciešams to vēlreiz rediģēt, ir jānoņem paraksts vai jāizveido jauna dokumenta versija.

Lai noņemtu neredzamu parakstu, atgriezieties sadaļā Fails > Informācija un atveriet paraksta paneli. Blakus parakstītāja vārdam noklikšķiniet uz bultiņas, atlasiet “Noņemt parakstu” un apstipriniet ar “Jā”. Tas atjaunos faila rediģējamo stāvokli, ļaujot to vēlāk parakstīt vēlreiz.

PDF dokumentu parakstīšana, izmantojot AutoFirm (Windows)

AutoFirma ir Ekonomikas lietu un digitālās transformācijas ministrijas bezmaksas rīks, kas paredzēts dokumentu elektroniskai parakstīšanai. Tas ir uzticams, saderīgs ar izplatītākajiem sertifikātiem (p12/pfx) un ļoti elastīgs redzamu parakstu un ūdenszīmju veidošanai.

Lejupielādējiet un instalējiet AutoFirma

Vienmēr lejupielādējiet no oficiālās elektroniskās administrācijas portāla vietnes: https://firmaelectronica.gob.es/Home/Descargas.html. Tur atradīsiet instalētājus operētājsistēmām Windows (32/64 biti) , Linux un macOS. Izvēlieties to, kas atbilst jūsu sistēmai.

64 bitu Windows 10 datorā lejupielādējiet AutoFirma pakotni operētājsistēmai Windows 64 bitiem (AutoFirma64.zip fails). Atzipējiet failu, palaidiet instalēšanas programmu (piemēram, AutoFirma_64_v1_6_5_installer.exe) un pabeidziet vedni. Kad tas būs pabeigts, lietojumprogramma tiks instalēta un gatava parakstīšanai.

Sagatavojiet digitālo sertifikātu sistēmā Windows

Lai parakstītos, būs nepieciešams derīgs sertifikāts, kas ir vai nu instalēts Windows sertifikātu krātuvē, vai pieejams p12/pfx failā . Ja tas ir failā, instalējiet to, veicot dubultklikšķi vai ar peles labo pogu noklikšķinot un atlasot "Instalēt PFX".

Vednis vaicās norādīt mērķa krātuvi : Pašreizējais lietotājs (tikai jūsu lietotājam) vai Lokālais dators (visiem lietotājiem). Ievadiet sertifikāta paroli, iespējojiet privātās atslēgas aizsardzību un atlasiet eksportēšanas opciju, ja vēlaties to izvilkt nākotnē. Varat ļaut Windows automātiski atlasīt krātuvi “Personīgā”.

Pēc pieņemšanas sertifikāts tiks instalēts un būs pieejams pārlūkprogrammām Internet Explorer/Edge/Chrome . Ja izmantojat Firefox, atcerieties, ka tā pārvalda savu sertifikātu krātuvi, un jums tas būs jāimportē no pašas pārlūkprogrammas. AutoFirma nosaka sistēmas sertifikātus un ļauj tos atlasīt no faila vai Firefox sertifikātu krātuves.

Parakstiet PDF failu, izmantojot AutoFirma

Atveriet AutoFirma un noklikšķiniet uz " Atlasīt parakstīšanai paredzētos failus ". Izvēlieties PDF failu, kuru vēlaties parakstīt. Lietojumprogramma noteiks, ka tas ir PDF fails, un piedāvās divas redzamās daļas opcijas:

• Redzams paraksts PDF failā: pievienojiet lodziņu ar attēlu (jūsu skenēto parakstu) un tekstu.
• Redzams zīmols (ūdenszīme): Ievietojiet attēlu vienā vai vairākās lapās norādītajā pozīcijā.

Varat aktivizēt abas opcijas. Noklikšķinot uz “Parakstīt”, atlasiet lapu un apgabalu, kur atradīsies paraksta lodziņš. AutoFirma ļauj pielāgot koordinātas, platumu un augstumu un pat izveidot tukšu lapu beigās, lai ievietotu parakstu, ja vēlaties.

Pievienojiet sava ar roku rakstītā paraksta attēlu (tādos formātos kā JPEG, GIF vai PNG ) un tekstu, kuru vēlaties parādīt. Paturiet prātā, ka šis attēls ir paredzēts tikai estētiskiem nolūkiem; juridisko derīgumu nodrošina digitālais paraksts, pamatojoties uz jūsu sertifikātu . Pārskatiet priekšskatījumu un, ja viss izskatās pareizi, apstipriniet. Šos iestatījumus varat saglabāt vēlākai lietošanai.

Ja iekļaujat redzamu zīmolu, asistents pieprasīs attēlu (piemēram, logotipu) un tā novietojumu. Tas ir noderīgi, lai izceltu autorību vai identificētu organizāciju oficiālos vai korporatīvos dokumentos.

Tagad izvēlieties digitālo sertifikātu , ko izmantosiet parakstīšanai. AutoFirma parāda sistēmas sertifikātus, bet jūs varat mainīt avotu (Firefox krātuve vai p12/pfx fails). Atkarībā no instalēšanas laikā konfigurētajiem drošības iestatījumiem jums tiks lūgts apstiprinājums vai sertifikāta parole .

Visbeidzot, izlemiet, kur saglabāt parakstīto PDF failu, un faila nosaukumu (AutoFirma parasti pievieno sufiksu "_signed"). Kad tas ir pabeigts, jūs redzēsiet paziņojumu, ka process ir veiksmīgi pabeigts, un jūs varat atvērt dokumentu, lai pārbaudītu rezultātu.

Atverot PDF failu ar lasītāju (piemēram, Adobe Acrobat Reader), vajadzētu redzēt validācijas ziņojumu, kas norāda, ka fails ir parakstīts un paraksti ir derīgi. Paraksta panelī varat skatīt sadaļu “Paraksta informācija” un “Sertifikāta informācija”, lai apstiprinātu izdevēju, derīguma termiņu un citas īpašības.

Pierakstīšanās, izmantojot Microsoft Edge un citus rīkus

Ja jums ir nepieciešams ātri uzzīmēt parakstu PDF failā un nevēlaties neko instalēt, Microsoft Edge ietver anotāciju rīkus, kas var palīdzēt. Paturiet prātā, ka šis ir vizuāls paraksts, nevis kriptogrāfisks digitālais paraksts.

• Atveriet PDF programmā Edge.
• Izmantojiet augšējo rediģēšanas/skates rīkjoslu.
• Izvēlieties Zīmēt un pielāgo triepiena krāsu un biezumu.
• Uz skārienekrāna uzzīmējiet savu parakstu ar peli, pirkstu vai irbuli.

Adobe Acrobat Reader arī ļauj pievienot ar roku rakstītu parakstu, importējot attēlu vai uzzīmējot to. Tiešsaistes pakalpojumi, piemēram, SmallPDF, atbalsta šīs opcijas un pat ļauj uzņemt ar roku rakstītu parakstu ar kameru . Atcerieties: šie paraksti ir ērti un ātri, taču tie neaizstāj digitālo parakstu ar sertifikātu, ja nepieciešams juridisks derīgums.

Parakstu lietotnes: kuru izvēlēties un kādi ir ierobežojumi?

Ir ikdienas programmas (Word, Adobe Acrobat), kas var parakstīt pašu ģenerētos dokumentus, taču tām ir divi tipiski trūkumi : ne visi dokumentu veidotāji tos arī paraksta, un saņēmējam parasti ir nepieciešama viena un tā pati lietojumprogramma, lai pareizi pārbaudītu parakstu.

Specializēti elektroniskā paraksta rīki (piemēram, AutoFirma ) pārvar šīs barjeras: tie var parakstīt gandrīz jebkura veida failus un ir lejupielādējami bez maksas. Administratīvām procedūrām vai formālākām dokumentu darbplūsmām AutoFirma parasti ir vispiemērotākā iespēja.

Pārbaudīt, atsaukt un saprast derīgumu

Pēc parakstīšanas ieteicams pārbaudīt paraksta derīgumu . Skatītāji parādīs, vai sertifikāts ir derīgs, vai uzticības ķēde ir pareiza un vai saturs kopš parakstīšanas nav mainīts. Ja kaut kas nav kārtībā, jūs redzēsiet brīdinājumus par sertifikātu, kura derīguma termiņš ir beidzies, vai nezināmu izdevēju.

Sertifikātu izdevējas iestādes var atsaukt sertifikātus (piemēram, ja atslēga ir apdraudēta). Verifikācijas sistēmas izmanto atcelšanas sarakstus vai tiešsaistes pakalpojumus, lai apstiprinātu, ka sertifikāts joprojām ir uzticams . Tāpēc ir svarīgi izmantot akreditētu sertifikācijas iestāžu sertifikātus.

Kad Office fails saņem laika zīmogu no droša servera , šis paraksts noteiktos apstākļos iegūst sertifikācijas atribūtus, kas palīdz stiprināt uzticības ķēdi un nepārprotami datēt parakstīšanas laiku.

Praktiski padomi un bieži pieļautas kļūdas

Pirms parakstīšanas pārliecinieties, vai jūsu sertifikāts ir derīgs un saglabāts pareizajā vietā (Personīgajā, Lietotāja vai Datora). Ja izmantojat AutoFirma, pārbaudiet, vai sertifikāts ir redzams tā atlasītājā, vai arī sagatavojiet p12/pfx failu un tā paroli.

Office sistēmā izlemiet, vai jums ir nepieciešama redzama līnija, lai vadītu parakstītāju, vai arī vēlaties neredzamu parakstu , lai neietekmētu dizainu. Atcerieties, ka pēc parakstīšanas dokuments var kļūt tikai lasāms, tāpēc veiciet visas izmaiņas pirms parakstīšanas.

Ja saņēmējs nevar pārbaudīt parakstu, iespējams, sertifikāts nav no uzticamas sertificēšanas iestādes (CA) viņa sistēmai. Slēgtākās vidēs viens no risinājumiem ir izplatīt organizācijas saknes/starpposma sertifikātu, lai izveidotu uzticību . Atvērtās vidēs vienmēr izmantojiet atzītu publisku sertificēšanas iestādi (CA).

Ieguldot sava paraksta attēlu PDF failā, paturiet prātā, ka tas ir tikai kosmētisks elements . Parakstu patiesībā apstiprina digitālais paraksts, kas balstīts uz jūsu sertifikātu; to saņēmējs redzēs paraksta panelī, pārbaudot informāciju.

Noderīgi resursi un atsauces

Lai iegūtu plašāku informāciju par digitālajiem parakstiem Office vidē, varat iepazīties ar oficiālo dokumentāciju un publiskajiem resursiem. Piemēram, praktiskās rokasgrāmatas par PDF dokumentu parakstīšanu, izmantojot populārus lasītājus, un valdības iestāžu materiālus, kuros paskaidrota sertifikātu verifikācija.

• FNMT rokasgrāmata par PDF parakstiem: Lejupielādējiet PDF (pārbaude un parakstītāju grupa)
• Aragonas administrēšanas ceļvedis: Lejupielādējiet PDF (iespējas no elektroniskais paraksts (PDF formātā)

Šo rīku apgūšana ļaus jums reaģēt uz gandrīz jebkuru vajadzību: sākot ar lūgumu kādam parakstīt Word dokumentu ar paraksta rindiņu un beidzot ar PDF līguma noslēgšanu, izmantojot AutoFirma, vai ar roku rakstīta paraksta pievienošanu programmā Edge, ja nepieciešama tikai vizuāla atzīme . Ar derīgu sertifikātu, skaidriem norādījumiem un galīgo verifikāciju digitālā parakstīšana operētājsistēmā Windows kļūst par vienkāršu un uzticamu procesu.