- Pielāgotu filtru un etiķešu ieviešana ievades plūsmas automatizēšanai.
- Prioritāro iesūtņu un viedkategoriju izmantošana ziņojumu segmentēšanai.
- Sarunu pavedienu un arhivēšanas rīku uzlabota pārvaldība, lai samazinātu vizuālo jucekli.
Jūs droši vien esat piedzīvojuši situāciju, kad, atverot e-pastu, jūs atrodat ziņojumu sienu, kurā rēķini, akcijas un e-pasti no jūsu priekšnieka ir sajaukti kopā. Tā ir nomācoša sajūta, kas ne tikai tērē laiku, bet arī rada ievērojamu garīgu stresu, jo jūs nezināt, kur sākt atbildēt.
Labā ziņa ir tā, ka Gmail ir slēptu rīku arsenāls, kas, pareizi konfigurēts, ļauj jūsu iesūtnei praktiski pašpārvaldīties. Runa nav tikai par e-pasta ziņojumu dzēšanu, bet gan par klasifikācijas sistēmas izveidi , kas darbojas jūsu labā, ļaujot jums koncentrēties uz to, kas patiešām ir svarīgs, un nosūtot jucekli uz stūri, kur tas jūs netraucēs.
Automātisko kategoriju jauda
Gmail izmanto uz algoritmiem balstītu mācību sistēmu, lai grupētu ziņojumus cilnēs. Lai tās aktivizētu, dodieties uz sadaļu “Iestatījumi”, pēc tam uz “Iesūtnes veids” un atlasiet opciju “Noklusējums” . Kad esat tur, varat izvēlēties, kuras cilnes vēlaties redzēt, piemēram, “Sociālie tīkli”, “Reklāmas”, “Atjauninājumi” vai “Forumi”.
Ja redzat, ka e-pasts ir nonācis nepareizajā cilnē, neuztraucieties, varat to manuāli pārvilkt uz pareizo kategoriju . To darot, jūs apmācāt Gmail, lai tas nākamreiz nepieļautu tādu pašu kļūdu un precīzi zinātu, kur ievietot šāda veida ziņojumus. Tomēr paturiet prātā, ka, ja jums ir liels skaits e-pasta ziņojumu (vairāk nekā 250 000), šī opcija var nebūt pieejama, kamēr neesat arhivējis vai izdzēsis daļu satura.
Filtru un tagu apgūšana
Ja ar automātiskām kategorijām nepietiek, filtri ir labākais risinājums. Atšķirībā no tradicionālajām mapēm, Gmail etiķetes ļauj vienam e-pastam vienlaikus piederēt vairākām kategorijām. Lai to automatizētu, noklikšķiniet uz meklēšanas opciju bultiņas, definējiet kritērijus (piemēram, konkrēts sūtītājs vai atslēgvārds tēmas rindā) un noklikšķiniet uz Izveidot filtru.
Šeit varat konfigurēt Gmail, lai tas automātiski pievienotu etiķeti, arhivētu ziņojumu, lai tas nenonāktu galvenajā iesūtnē, vai pat atzīmētu to kā izlasītu. Šis ir labākais veids, kā pārvaldīt automātiskos paziņojumus , piemēram, drošības kameru brīdinājumus vai sistēmas paziņojumus, nosūtot tos tieši uz īpašu etiķeti, nepārslogojot galveno iesūtni.
Iesūtnes veidi prioritāšu noteikšanai
Atkarībā no jūsu darba slodzes varat mainīt e-pasta ziņojumu attēlošanas veidu. Prioritātes skats ir fantastisks, jo tas sadala ekrānu sadaļās: svarīgi e-pasti, ko neesat lasījis, ar zvaigznīti atzīmētie e-pasti un pārējie. Ja vēlaties kaut ko vienkāršāku, skats “Vispirms svarīgie” ir ļoti efektīva alternatīva.
Lai tas darbotos nevainojami, ir jāiespējo svarīguma karodziņš. Ja pamanāt, ka Gmail atzīmē kaut ko kā svarīgu, kas nav svarīgs, vienkārši noklikšķiniet uz karodziņa, lai noņemtu tā svarīgumu ; tādā veidā sistēma iegaumēs jūsu faktiskās preferences un attiecīgi pielāgos turpmākās klasifikācijas.
Ardievu sarunu pavedienu haosam
Daudziem cilvēkiem Gmail šķiet kaitinošs, jo tas visu grupē sarunās. Lai gan tas ir noderīgi pavediena sekošanai, tas dažreiz sajauc nesaistītus e-pastus tikai tāpēc, ka tiem ir viena un tā pati tēma. Ja vēlaties katru ziņojumu skatīt kā atsevišķu vienību, varat atspējot sarunas skatu iestatījumu cilnē Vispārīgi.
Ja vēlaties pārtraukt tikai konkrētu pavedienu, ļoti vienkāršs triks ir mainīt atbildes tēmas rindiņu . Mainot tēmas rindiņu, Gmail saprot, ka tā ir jauna tēma, un izveido atsevišķu ierakstu jūsu iesūtnē, novēršot informācijas aprakšanu garās sarunās.
Uzlaboti triki nevainojamai pārvaldībai
Tiem, kas meklē pilnību, ir vairākas zvaigznes. Tipiskās dzeltenās zvaigznes vietā varat konfigurēt līdz pat 12 dažādām ikonām (izsaukuma zīmes, jautājuma zīmes, krāsas), lai uzreiz kategorizētu katra ziņojuma steidzamības līmeni . Piemēram, sarkana izsaukuma zīme tam, kas jānosūta šodien, un jautājuma zīme neatbildētiem jautājumiem.
Turklāt atlikšanas funkcija ir produktivitātes dārgakmens. Tā ļauj noņemt e-pastu no pašreizējā skata, lai tas atkal parādītos noteiktā datumā un laikā . Tas ir ideāli piemērots e-pastiem, kuriem nepieciešama darbība, bet kuriem jūs šobrīd nevarat pievērsties, novēršot to aizmirstību un vienlaikus saglabājot tīru iesūtni.
E-pasta sakārtošana ir personisks process, kam nepieciešama sākotnēja pielāgošana, taču, apvienojot automātiskos filtrus, viedās etiķetes un prioritāro iesūtni, jūsu darbplūsma kļūst daudz vienmērīgāka. Iknedēļas tīrīšanas rutīnas ievērošana un arhivēšanas izmantošana, nevis nejauša dzēšana, ļauj šim rīkam kalpot par atbalstu, nevis stresa avotu.
