- Hero Link sistēma centralizē piekļuvi dokumentam vienā pastāvīgā URL adresē, kas nemainās, mainot atļaujas.
- Ir dažādi auditorijas piekļuves līmeņi, sākot no anonīmas un vispārējas piekļuves līdz ielūgumiem, kas paredzēti tikai konkrētām personām.
- Ir iespējams lietot papildu drošības slāņus, piemēram, paroles, derīguma termiņus un lejupielāžu bloķēšanu.
- Piekļuves pārvaldība ļauj atsaukt atļaujas vai mainīt lietotāja lomu, neveidojot jaunas saites.
Runājot par komandas darbu, e-pasta pielikumu sūtīšana pieder pagātnei. Tagad risinājums ir koplietot piekļuvi tiešsaistes dokumentam mākonī, ļaujot visiem strādāt ar vienu un to pašu versiju, neradot dublētu kopiju haosu. Microsoft OneDrive ir kļuvis par galveno rīku šajā ziņā, piedāvājot pilnīgu kontroli pār to, kas var piekļūt jūsu failiem un ko viņi ar tiem var darīt.
Visievērojamākais ir tas, ka platforma ir attīstījusies, lai novērstu galvassāpes. Ja kādreiz esat juties apmaldījies ar piecām dažādām saitēm uz vienu un to pašu failu, jūs priecēs uzzināt, ka Hero Link koncepcija ir šeit, lai visu vienkāršotu. Būtībā tā padara piekļuves pārvaldību daudz intuitīvāku un mazāk pakļautu kļūdām, nodrošinot netraucētu un, galvenais, drošu sadarbību.
Revolucionārā Hero Link koncepcija
Vēl nesen, kad vien vēlējāties mainīt, kam ir piekļuve failam, sistēma ģenerēja jaunu URL. Tas bija īsts apgrūtinājums, jo saite bija jānosūta atkārtoti visām iesaistītajām personām. Līdz ar galvenās saites ieviešanu Microsoft ir ieviesis pastāvīgu galveno saiti. Tas nozīmē, ka URL nemainās pat tad, ja nolemjat mainīt atļaujas no "tikai lasīšanas" uz "rediģēšanas" vai mainīt auditoriju no savas organizācijas uz ārējiem lietotājiem.
Šīs izmaiņas ir kā svaiga gaisa malks tiem, kas pārvalda budžetus vai priekšlikumus kopā ar klientiem, jo tās centralizē piekļuves vēsturi. Ja jums jau bija pieejamas vecas saites, neuztraucieties: tās joprojām darbojas pareizi , taču tagad tās tiek grupētas sekundārā sadaļā, savukārt galvenā saite kļūst par galveno fokusu un primāro piekļuves ceļu.
Kā iestatīt koplietošanu
Lai sāktu kopīgošanu, vienkāršākais veids ir apmeklēt OneDrive vietni. Pēc pieteikšanās savā kontā vienkārši atlasiet vajadzīgo failu vai mapi un augšpusē noklikšķiniet uz pogas Kopīgot . Šeit notiek burvība, jo varat izvēlēties kopēt saiti tieši vai nosūtīt uzaicinājumu pa e-pastu.
Ja nolemjat saiti konfigurēt detalizēti, zobrata ikona ir jūsu labākais draugs. Tur varat definēt saites auditoriju . Jums ir vairākas iespējas: atļaut piekļuvi ikvienam (ideāli piemērots sociālajiem medijiem, lai gan tas ir vismazāk drošs), ierobežot to tikai jūsu organizācijas locekļiem vai ierobežot to tikai konkrētām personām . Šī pēdējā iespēja ir visieteicamākā konfidenciāliem failiem, jo pat ja kāds pārsūtīs uzaicinājumu, tam varēs piekļūt tikai pilnvarotas personas.
Papildu drošības iestatījumi un atļaujas
Tas nav tikai par durvju atvēršanu; varat arī iestatīt stingrus noteikumus par to, ko viesi drīkst darīt. Iestatījumu izvēlnē varat iespējot rediģēšanu , ja vēlaties, lai viņi sadarbotos ar jums, vai atspējot to, lai fails būtu tikai lasāms. Turklāt ir ļoti noderīga funkcija ar nosaukumu “bloķēt lejupielādi ”, kas neļauj lietotājiem saglabāt lokālu dokumenta kopiju savās ierīcēs.
Lai pievienotu papildu aizsardzības slāni, varat iestatīt paroli , kas jums būs jākopīgo, izmantojot citu metodi, nevis saiti. Ir arī ļoti praktiski iestatīt derīguma termiņu ; tādā veidā saite automātiski pārstās darboties jūsu izvēlētajā dienā, novēršot piekļuvi tai bezgalīgi. Visbeidzot, ja strādājat ar Word dokumentiem, varat izmantot pārskatīšanas režīmu , kas ierobežo lietotāju iespējas atstāt komentārus un ieteikumus, nemainot sākotnējo tekstu.
Mapju pārvaldība un failu pārlūks
Visas mapes koplietošana ir labākā stratēģija, pārvaldot vairākus saistītus failus. Tomēr ieteicams ievērot piesardzību: ikviens, kam ir rediģēšanas atļaujas mapē, var pārvietot, pārdēvēt vai pat dzēst jebkuru tajā esošo vienumu. Ļoti noderīgs triks ir tas, ka adresāti var pievienot koplietojamo mapi savam OneDrive kontam, izmantojot saīsni , tādējādi atvieglojot pārvaldību no sava datora, neaizņemot vietu personīgajā kontā.
Ja nevēlaties izmantot pārlūkprogrammu, visu šo varat izdarīt, izmantojot Windows failu pārlūku . Ar peles labo pogu noklikšķinot uz faila, tiks parādītas koplietošanas un piekļuves pārvaldības opcijas. Tomēr esiet uzmanīgi ar pogu “Kopēt saiti”, jo dažreiz tā lieto uzņēmuma noklusējuma iestatījumus , kas var būt atļaujošāki, nekā vēlaties.
Kā atsaukt piekļuvi un iztīrīt koplietotos failus
Pienāk brīdis, kad projekts beidzas un jūs vairs nevēlaties, lai kāds piekļūtu jūsu dokumentiem. Lai to labotu, dodieties uz faila informācijas paneli un atlasiet Pārvaldīt piekļuvi . Tur varat noņemt konkrētas saites, noklikšķinot uz X, vai izmantot opciju Pārtraukt koplietošanu , lai bloķētu visu piekļuvi vienlaikus.
Lai uzturētu kārtību, ieteicams apmeklēt cilni Kopīgots > Mans . Tā ir lieliska vieta, kur veikt ikmēneša auditu un noņemt atļaujas failiem, kas vairs nav nepieciešami. Atcerieties, ka, izdzēšot koplietotu failu, tas pazudīs no visiem un nonāks jūsu atkritnē, kur to varēsiet atjaunot tikai jūs.
Problēmu novēršana un padomi administratoriem
Dažreiz ārējās koplietošanas poga tiek atspējota. Parasti tā nav tehniska kļūda, bet gan jūsu uzņēmuma IT administratora iestatīts ierobežojums . Ja esat administrators, varat pielāgot šos iestatījumus SharePoint administrēšanas centrā, nosakot, vai ir atļauta anonīma piekļuve vai arī tikai noteiktas drošības grupas var sūtīt failus ārpus organizācijas.
Kritisks brīdis rodas, kad darbinieks pamet uzņēmumu. Tā kā OneDrive ir personisks konts, dzēšot kontu, no tā koplietotajiem failiem ir derīguma termiņš . Lai nezaudētu svarīgu informāciju, ieteicams komandas dokumentus glabāt pakalpojumā SharePoint vai Teams , nodrošinot, ka zināšanas paliek organizācijā neatkarīgi no tā, kurš aiziet.
Efektīva OneDrive pārvaldība ietver ātras piekļuves ērtības un datu drošības līdzsvarošanu. Galvenās saites izmantošana, precīzu auditoriju definēšana un regulāra piekļuves jūsu informācijai pārskatīšana nodrošina profesionālu darba vidi, kas ir pasargāta no nejaušas datu noplūdes.