- Pada Android, apl seperti AutoResponder dan WhatsAuto mengautomasikan respons kepada pemberitahuan dengan peraturan, jadual dan kawalan melalui sembang dan kumpulan.
- Pada iPhone, WhatsApp Business menawarkan mesej alu-aluan, ketiadaan dan balasan pantas dengan pintasan dan sehingga 50 templat.
- WhatsApp sedang menguji meninggalkan nota suara selepas panggilan tidak dijawab, menyepadukan "mesin menjawab" terus ke dalam sembang.
Jika anda menggunakan WhatsApp setiap hari, anda tahu anda tidak boleh sentiasa membalas serta-merta. Untuk saat-saat tersebut, mempunyai auto-responder di WhatsApp , atau sekurang-kurangnya balasan automatik yang dikonfigurasikan dengan baik, adalah sangat berharga: ia menjimatkan masa, mengurus jangkaan dan memastikan perbualan berterusan walaupun anda tidak dapat dihubungi.
Hari ini, terdapat beberapa cara untuk mencapai matlamat ini: pada Android dengan aplikasi yang memanfaatkan pemberitahuan ; pada iPhone menggunakan alat rasmi WhatsApp Business ; dan, sebagai tambahan, WhatsApp sedang menguji cara untuk meninggalkan nota suara selepas panggilan tidak dijawab , yang bertindak sebagai mesin menjawab panggilan yang dibuat melalui aplikasi itu sendiri. Mari kita lihat panduan lengkap untuk memastikan semua ini berfungsi.
Apakah maksud "jawab automatik" di WhatsApp hari ini?
Apabila kita bercakap tentang mel suara di WhatsApp, kita sebenarnya merujuk kepada dua konsep: di satu pihak, balasan automatik kepada mesej sembang (mesej tidak dihubungi, mesej alu-aluan, balasan pantas, dll.); di pihak yang lain, pilihan untuk meninggalkan mesej audio apabila anda tidak menjawab panggilan , yang sedang dilancarkan oleh WhatsApp dalam versi beta. Ini adalah penyelesaian pelengkap: yang pertama mengendalikan tugas sembang harian; yang kedua mensimulasikan sistem mel suara tradisional dalam konteks panggilan WhatsApp.
Pada Android, aplikasi rasmi tidak menawarkan balasan automatik asli, tetapi aplikasi pihak ketiga boleh mencapai matlamat ini dengan membaca dan membalas terus daripada pemberitahuan . Pada iPhone, pilihan di luar aplikasi rasmi adalah sangat terhad tanpa jailbreak, jadi cara paling praktikal untuk melakukannya adalah dengan WhatsApp Business , yang menawarkan mesej alu-aluan, mesej di luar dan balasan pantas untuk kegunaan profesional.
Di samping itu, versi beta WhatsApp untuk Android turut menggabungkan butang untuk merakam dan menghantar nota suara apabila penerima tidak menjawab panggilan. Dengan cara ini, orang tersebut akan menerima pemberitahuan panggilan terlepas dan mesej audio anda dalam sembang, semuanya di satu tempat tanpa sebarang langkah tambahan.
Bagi perniagaan dan pasukan sokongan, ciri-ciri ini adalah penting: data menunjukkan bahawa 62% pelanggan percaya jenama boleh memperibadikan pengalaman mereka dengan lebih baik, contohnya, dengan menawarkan saluran seperti WhatsApp Business ; dan 64% mahukan chatbot menyediakan perkhidmatan setanding dengan ejen manusia. Mengautomasikan tanpa kehilangan sentuhan manusia adalah jalan ke hadapan.
Jika anda sedang bercadang untuk menyediakan sistem balasan WhatsApp anda sendiri , di bawah saya akan menerangkan apa yang boleh anda lakukan pada Android, cara ia berfungsi pada iPhone dengan Business dan cara pilihan audio baharu selepas panggilan terlepas berfungsi.
Android: Balasan automatik dengan apl (AutoResponder dan WhatsAuto)
Aplikasi WhatsApp untuk Android tidak menawarkan ciri ini secara lalai, tetapi alat seperti AutoResponder untuk WhatsApp dan WhatsAuto melaksanakannya dengan andal. Caranya ialah mereka memantau pemberitahuan anda dan, apabila mesej baharu tiba yang sepadan dengan peraturan, mereka membalas terus daripada pemberitahuan itu sendiri . Mereka tidak memerlukan akses penuh ke WhatsApp, hanya kebenaran untuk membaca dan membalas pemberitahuan.
Langkah pertama adalah memberikan akses pemberitahuan. Pada Android, buka sahaja aplikasi, pergi ke tetapan akses pemberitahuan apabila diminta dan hidupkan suis yang sepadan. Kemudian kembali ke aplikasi dan anda boleh membuat peraturan anda sendiri.
Dalam AutoResponder, sebagai contoh, anda boleh menentukan respons untuk semua mesej atau hanya untuk teks tertentu . Jika anda ingin membalas secara umum kepada sesiapa sahaja yang menghantar mesej kepada anda, pilih pilihan yang bersamaan dengan "Semua orang" dan isikan medan mesej balasan dengan teks yang akan dihantar secara automatik. Versi percuma merangkumi asas-asasnya, dan jika itu tidak mencukupi, versi Pro (bayaran sekali sahaja sekitar €14,99 ) membuka kunci tambahan seperti waktu aktiviti.
Satu lagi kelebihan ialah anda boleh mengehadkan peraturan kepada orang atau kumpulan tertentu , menghalangnya daripada tercetus dalam sembang tertentu atau melaraskan kekerapan untuk mengelakkan spam. WhatsAuto menawarkan sesuatu yang serupa: ia membolehkan anda menentukan kumpulan atau kenalan yang hendak dibalas, menyekat mesej berulang dan menjadualkan slot masa supaya balasan automatik hanya berjalan apabila ia sesuai untuk anda.
Aliran kerja biasa pada Android mungkin kelihatan seperti ini: anda mencipta peraturan global "Saya tiada di sini", peraturan kedua yang lebih mesra sebagai mesej alu-aluan untuk kenalan pertama dan set peraturan khusus ketiga dengan kata kunci ("waktu operasi," "alamat," "harga") yang mengembalikan mesej tertentu. Sembang anda akan dilayan walaupun anda tiada di sini.
- Memberi kebenaran untuk pemberitahuan apabila aplikasi memintanya.
- Buat peraturan generik (semua sembang) dan peraturan khusus (kata kunci, kenalan atau kumpulan).
- Aktifkan, jika anda memerlukannya, jadual supaya ia hanya terpakai di luar waktu kerja anda.
- Elakkan kesan "spam" dengan melaraskan kekerapan dan had penghantaran dalam kumpulan.
Jika anda bekerja dengan kumpulan, WhatsAuto membolehkan anda memilih sama ada untuk mengelakkan balasan automatik atau menghantar satu pemberitahuan bagi setiap kumpulan untuk mengelakkan perbualan daripada membanjiri. Ia merupakan cara mudah untuk bersikap sopan tanpa mengganggu aliran sembang.
iPhone: WhatsApp Business untuk ketidakhadiran, sambutan dan pintasan
Pada iOS, lupakan klon AutoResponder di App Store: di luar ekosistem rasmi, tiada alternatif yang berdaya maju tanpa jailbreak . Pilihan yang disyorkan adalah menggunakan WhatsApp Business (anda boleh menyediakannya dengan nombor anda walaupun anda bekerja sendiri atau perniagaan seorang diri) dan memanfaatkan alat terbina dalamnya.
Dua ciri penting ialah mesej alu-aluan (dihantar hanya pada kali pertama seseorang menghantar mesej kepada anda) dan mesej tanpa panggilan (yang bertindak sebagai balasan automatik apabila anda tidak tersedia). Untuk mengaktifkannya, pergi ke Tetapan Perniagaan WhatsApp > Alatan Perniagaan > Mesej Tanpa Panggilan. Hidupkannya, tulis mesej anda dan pilih sama ada anda mahu menghantarnya sentiasa, dalam jangka masa tertentu atau di luar waktu perniagaan anda.
Aplikasi ini juga membolehkan anda memilih penerima: anda boleh menghantarnya kepada semua orang, hanya kepada mereka yang tiada dalam buku alamat anda, kepada semua orang kecuali beberapa orang, atau hanya ke senarai kenalan tertentu . Ia fleksibel, walaupun lebih terhad daripada apa yang anda boleh capai dengan Android dan aplikasi khusus.
Satu lagi ciri WhatsApp Business yang mempercepatkan khidmat pelanggan ialah balasan pantas . Anda boleh menyimpan templat (sehingga 50, mengikut dokumentasi) dan menetapkan pintasan papan kekunci untuk menghantarnya serta-merta. Sesuai untuk waktu perniagaan, lokasi, dasar pemulangan atau soalan lazim.
Untuk mencipta balasan yang disimpan dalam WhatsApp Business, buka menu tiga titik > Alatan Perniagaan > Balasan Pantas > Tambah. Tulis mesej anda dan tetapkan pintasan (contohnya, /jam). Simpan dan anda sudah selesai.
Apabila menghantarnya pada peranti mudah alih anda, terdapat dua pilihan: sebagai lampiran (ikon klip kertas > Balasan Pantas dan pilih yang anda mahukan) atau dengan menaip garis miring "/" dalam kotak teks untuk memaparkan semua templat anda dan memilih satu. Pada WhatsApp Web atau Desktop, ingat bahawa fail multimedia tidak disokong dalam balasan pantas ini, jadi jangan masukkan fail audio dan video ke dalam templat.
Perlu diingatkan bahawa, walaupun Business menawarkan alat ini, ia tidak mencapai tahap keperincian aplikasi Android pihak ketiga: anda tidak boleh bergantung pada kata kunci yang kompleks atau peraturan khusus hubungan dengan ketepatan sedemikian. Walaupun begitu, ia lebih daripada mencukupi untuk kebanyakan perniagaan dan pengguna.
Dan jika anda mempunyai jailbreak: lebih banyak pilihan (dengan nuansa)
Sesiapa yang telah melakukan jailbreak pada iPhone mereka dan memasang Cydia boleh menemui tweak seperti WaAutoReply , yang disepadukan ke dalam tetapan WhatsApp dengan pilihan "Balas Auto" untuk mengaktifkan dan menghantar mesej anda secara automatik. Masalahnya ialah keserasian adalah terhad kepada iOS 8, 9 dan 10 , tanpa jaminan untuk versi yang lebih baharu; jika anda memilih laluan ini, anda menanggung risiko dan potensi ketidakserasian.
Menjawab Panggilan Tidak Dijawab: Memo Suara Automatik (Beta)
WhatsApp sedang menguji satu ciri yang, walaupun bukan mesin penjawab panggilan tradisional, mempunyai tujuan yang serupa. Apabila panggilan atau panggilan video tamat tanpa jawapan , pilihan ketiga muncul pada skrin: "Rakam mesej suara ." Ini membolehkan anda meninggalkan mesej audio yang dihantar terus ke sembang, bersama-sama dengan pemberitahuan "panggilan terlepas".
Terdapat dua cara untuk menggunakannya: dari skrin yang anda lihat sejurus selepas panggilan terlepas (di mana anda akan melihat pilihan untuk menghubungi semula, membatalkan atau merakam mesej suara) dan dari sembang itu sendiri dengan mengetik pemberitahuan panggilan terlepas , yang akan membawa anda ke pilihan mesej suara. Ia pantas, praktikal dan menjimatkan anda daripada perlu berulang kali cuba menghubungi semula atau menulis mesej panjang jika anda lebih suka bercakap.
Ciri baharu ini sedang dilancarkan dalam beta WhatsApp terkini untuk Android, dengan laporan muncul dalam versi seperti 2.25.23.21 . Ia sedang dilancarkan secara beransur-ansur: anda mungkin mempunyai beta dan belum melihat pilihannya lagi. Apabila ia mencapai versi stabil, ia akan melengkapkan gambaran bagi mereka yang terlepas ciri "responder" dalam WhatsApp.
Syarikat itu tahu bahawa penggunaan nota suara telah melonjak naik (berbilion-bilion dihantar setiap hari), jadi penyepaduan aliran ini ke dalam sembang adalah masuk akal: log panggilan terlepas dan audio anda semuanya berada di satu tempat, tanpa perlu berganti-ganti atau aplikasi tambahan.
Mesej dan templat yang berfungsi: contoh sedia untuk digunakan
Untuk permulaan yang baik, berikut adalah beberapa contoh yang boleh anda sesuaikan dengan gaya anda sendiri. Ingat, matlamatnya adalah untuk menjelaskan jangkaan dengan cepat , menjawab soalan lazim dan memastikan orang itu sentiasa dimaklumkan dengan lancar.
Salam (kenalan pertama)
- hello! Bagaimanakah kami boleh membantu anda hari ini? Kami prihatin kepada mesej anda.
- Selamat datang ke . Apa yang anda perlukan Kami di sini untuk membantu anda.
- Selamat pagi/tengahari/petang. Beritahu kami bagaimana kami boleh membantu. hulurkan tangan.
Ketidakhadiran (di luar waktu bekerja atau cuti)
- hello! Kami tidak tersedia pada masa ini. Kami akan menjawab anda secepat mungkin
- Terima kasih kerana menulis! Waktu kami adalah XX hingga YY h. Kami akan kembali kepada anda sebaik sahaja kami kembali.
- Kita keluar sekejap. Tinggalkan mesej anda dan kami kembali bersama anda tidak lama lagi.
mesej yang diperibadikan
- Halo, kami melihat anda menerima pesanan anda. Apa yang anda fikirkan? produk itu?
- salam,! Anda menghubungi kami bulan ini. Bagaimana kita boleh menambah baik? pengalaman anda?
- Hai, ! Kami tahu anda menyukainya. Berikut ialah kupon untuk pembelian anda yang seterusnya.
Untuk pelanggan yang tergesa-gesa
- salam,! Kami telah menerima permintaan anda dan kami sudah berada di sana mengurus.
- Untuk menyemak status pesanan anda, lawati dan gunakan kod yang kami hantar kepada anda melalui e-mel.
Langkah praktikal mengikut peranti anda
Jika anda menyediakan semuanya dari awal, ini adalah pelan tindakan ringkas yang perlu anda ikuti bergantung pada platform anda. Anda akan melihat bahawa, dengan beberapa pengecualian, anda tidak memerlukan sebarang pengetahuan teknikal.
Android dengan AutoResponder/WhatsAuto
- Pasang apl yang dipilih dan berikan akses kepada pemberitahuan bila saya tanya awak.
- Buat peraturan pertama anda: "Untuk semua mesej" dengan teks keluar generik.
- Tambah peraturan mengikut kata kunci (jadual, alamat, harga) dan laraskan penerima.
- Dalam Pro, aktifkan slot masa supaya kerja sahaja apabila anda tiada.
- Dalam kumpulan, hadkan kekerapan atau elakkan memberi respons supaya tidak tepu.
iPhone dengan WhatsApp Business
- Buka Perniagaan WhatsApp dan pergi ke Alat untuk syarikat.
- Sediakan "Mesej Jauh" dengan sentiasa, tersuai atau di luar masa waktu perniagaan.
- Tentukan penerima (semua orang, bukan dalam buku alamat, semua orang kecuali… atau senarai tertentu).
- Aktifkan “Mesej Selamat Datang” untuk kenalan pertama dengan jelas dan ramah.
- Buat Cepat menjawab (“/jadual”, “/alamat”, dsb.) dengan templat kerap anda.
Hantar balasan pantas dalam Perniagaan
- Sebagai lampiran: Buka sembang, ketik ikon music, pergi ke "Balasan Pantas" dan pilih.
- Dari kotak teks: taip “/” dan pilih templat untuk disisipkan dan menghantar.
- Ingat: Pada Web/Desktop, yang pantas tidak menyokong multimedia.
Mengapa ciri ini meningkatkan perhatian anda (dan hasil anda)
Manfaatnya bukan sahaja dari segi operasi; ia juga memberi kesan kepada kepuasan. Dengan respons automatik dan pantas, anda memenuhi jangkaan untuk keterbukaan dan kejelasan , menjimatkan masa ejen dan meningkatkan produktiviti pasukan.
Kajian terbaru menunjukkan bahawa 62% pelanggan percaya syarikat boleh memperibadikan pengalaman mereka dengan lebih lanjut, dan 64% menjangkakan chatbot akan berfungsi pada tahap manusia. Jika volum meningkat, automasi membebaskan pasukan anda tanpa mengorbankan perkhidmatan yang diperibadikan.
Banyak syarikat sedang beralih kepada model sokongan yang lebih bersifat perbualan dan kurang transaksi. Templat, penggunaan saluran pilihan seperti WhatsApp dan penjejakan interaksi membantu mengutamakan dan menyelesaikan isu dengan lebih pantas. Ia merupakan situasi menang-menang untuk pelanggan dan perniagaan.
Kes sebenar: Chazki dan automasi pada WhatsApp
Chazki, sebuah syarikat baharu logistik yang lahir di Peru dan menumpukan pada penghantaran peringkat akhir, mengalami pertumbuhan pesat yang meningkatkan hubungan pelanggannya. Dengan mengintegrasikan WhatsApp dengan platform khidmat pelanggannya dan menggunakan mesej pra-tulis, mereka dapat menawarkan respons segera kepada pelanggan yang ingin mengetahui status pesanan mereka. Piawaian, templat dan automasi adalah kunci kepada penskalaan tanpa kehilangan sentuhan manusia.
Amalan baik untuk menjadikan mesin penjawab anda tidak kelihatan seperti robot
Automasi haruslah halus. Kekalkan nada yang semula jadi dan mudah difahami , nyatakan langkah seterusnya dengan jelas (bila anda akan memberi respons, cara menyemak status), dan elakkan penjelasan yang panjang lebar. Respons yang jelas dan ringkas adalah jauh lebih berkesan daripada tiga respons yang tidak berterus-terang.
Gunakan pembolehubah yang sesuai (contohnya, nama pelanggan) dan kemas kini templat anda dengan kerap. Jika anda menukar waktu operasi, alamat, polisi atau promosi anda, pastikan balasan pantas anda mencerminkan perubahan tersebut dengan segera.
Tetapkan waktu bekerja yang munasabah: jika anda bekerja dari pukul 9 hingga 18, aktifkan mesej cuti di luar waktu tersebut. Dan jika anda akan bercuti, cipta mesej khusus dengan tarikh kepulangan anda dan orang hubungan alternatif untuk kecemasan.
Dalam sembang kumpulan, adalah lebih baik untuk berhati-hati. Tetapkan satu balasan sopan bagi setiap kumpulan atau lumpuhkan balasan automatik dalam sembang tersebut. Ini akan mengelakkan orang yang menjengkelkan dan memastikan perbualan berjalan lancar.
Akhir sekali, campurkan automasi dengan intervensi manusia: biarkan mesin menapis, menyambut atau melaporkan, dan minta seseorang mengambil alih apabila perlu. Gabungan itu biasanya tiada tandingan.
Soalan Lazim Pantas (FAQ)
Perlukah saya WhatsApp Business mempunyai balasan automatik pada iPhone? Ya. Tanpa jailbreak, ia adalah kaedah yang disyorkan dan disokong oleh WhatsApp.
Adakah aplikasi Android membaca mesej saya? Ia berfungsi dengan mengakses pemberitahuan; ia mengekstrak teks dari sana untuk membalas terus daripada pemberitahuan. Semak kebenaran dan dasar setiap aplikasi untuk melindungi diri anda daripada pancingan data.
Adakah ciri nota suara untuk panggilan terlepas tersedia untuk semua orang lagi? Belum lagi. Ia masih dalam versi beta dan sedang dilancarkan secara beransur-ansur. Ia mungkin mengambil sedikit masa untuk sampai ke peranti anda.
Berapa banyak balasan pantas yang boleh saya simpan dalam Perniagaan? Sehingga 50, menurut dokumentasi rasmi.
Bolehkah saya menyesuaikan setiap kenalan dalam Perniagaan sama seperti dalam Android? Tidak pada tahap perincian yang sama; jika anda memerlukan peraturan yang kompleks, Android dengan aplikasi pihak ketiga menawarkan lebih banyak kawalan.
Menyediakan "sistem jawapan" yang berkesan di WhatsApp boleh dilakukan: di Android, dengan aplikasi yang mengautomasikan pemberitahuan ; di iPhone, dengan alatan Perniagaan yang mantap; dan dalam panggilan, dengan pilihan nota suara baharu selepas panggilan terlepas. Dengan beberapa pelarasan dan mesej yang direka dengan baik, anda boleh memberikan sokongan yang cepat dan konsisten tanpa perlu bergantung pada telefon anda.
