Cara menyusun fail pada PC anda dan memastikan semuanya kemas tanpa menjadi terlalu rumit

Informatec Digital » Sumber » Cara menyusun fail pada PC anda dan memastikan semuanya kemas tanpa menjadi terlalu rumit

Ramai orang mendapat komputer baharu, cakera keras atau SSD baharu, dan dalam beberapa bulan, ia menjadi kucar-kacir sepenuhnya. Lebih banyak ruang yang kita ada, lebih banyak kita cenderung untuk mengumpul failFoto, dokumen, muat turun, video, projek kerja, nota kursus… dan begitulah akhirnya ia menjadi misi yang mustahil untuk mencari apa-apa apabila kita tergesa-gesa.

Berita baiknya ialah mengatur sesuatu tidaklah begitu rumit jika anda tahu di mana hendak bermula. Dengan menggabungkan pilihan Windows itu sendiri dengan beberapa program khususAnda boleh beralih daripada mempunyai PC yang teruk kepada sistem folder yang logik, bersih dan mudah diselenggara, baik untuk kehidupan peribadi mahupun kerja harian anda.

Mengapakah begitu penting untuk mengatur fail PC anda dengan betul?

Di sebalik obsesi dengan aturan, Mempunyai fail komputer anda yang tersusun dengan baik adalah hampir satu keperluan.Hari ini, sebahagian besar kehidupan kita tertumpu pada PC kita: bil, kontrak, gambar keluarga, laporan kerja, pembentangan, PDF dengan dokumen penting, dan sebagainya. Kehilangan fail penting atau mengambil masa 20 minit untuk mencarinya bukan sahaja mengecewakan; ia boleh menyebabkan anda lewat mencapai tarikh akhir atau menyebabkan anda kehilangan maklumat berharga.

Selain itu, Sistem folder yang tidak teratur menjadikan carian lebih perlahan.Tidak kira sama ada anda mempunyai komputer yang sangat berkuasa: jika setiap dokumen berada di tempat yang berbeza, dengan nama rawak seperti "final_def_definitive2.docx", anda akan membuang masa dan tenaga mental setiap kali anda perlu mencari sesuatu.

Satu lagi perkara penting ialah Organisasi yang baik memerlukan anda menyemak kandungan dari semasa ke semasaIni membantu memadamkan apa yang anda tidak perlukan lagi, sekaligus mengosongkan ruang cakera. ketahui fail mana yang mengambil ruang dan mengesan pendua atau fail besar yang mengambil ruang sebanyak gigabait tanpa sebab (sandaran lama, video yang tidak dimampatkan, dsb.).

Akhirnya, Jika anda berkongsi komputer atau bekerja dalam pasukan, sistem organisasi yang koheren adalah penting. Ia adalah bezanya antara sesiapa sahaja yang dapat mencari fail dalam beberapa saat atau hanya "pemilik kekacauan" yang mengetahui lebih kurang di mana semuanya berada.

Amalan asas yang baik sebelum menyentuh apa-apa

Sebelum anda mula membuat folder seperti tiada hari esok, adalah penting untuk meletakkan beberapa asas yang mudah. Terdapat beberapa tabiat yang akan menyelamatkan anda daripada banyak sakit kepala. dan adalah dinasihatkan untuk menggunakannya sekarang, walaupun anda belum melakukan pembersihan PC secara besar-besaran.

Untuk bermula Lupakan meja sebagai "tempat menyimpan semua" dan perundingan Cara mengatur desktop digital andaSangat mudah untuk membuang semua yang anda muat turun atau cipta pada siang hari di sana, tetapi dalam beberapa minggu anda akan mempunyai hamparan ikon di mana tiada apa yang dapat dibezakan. Sebaik-baiknya, desktop anda hanya perlu mengandungi pintasan ke aplikasi yang anda gunakan setiap hari dan Tong Kitar Semula.

Satu lagi titik permulaan yang sangat berguna ialah Gunakan folder generik yang besar sebagai asas untuk semuanyaWindows sudah pun menyertakan folder yang dipanggil "Dokumen", yang biasanya merupakan tempat yang sesuai untuk memusatkan fail peribadi dan kerja. Dari situ, anda boleh membina keseluruhan hierarki dalaman anda secara berperingkat.

Ia juga penting untuk tidak keterlaluan dalam tahap perincian. Mencipta folder untuk semua perkara sama buruknya dengan tidak mencipta sebarang folder langsung.Cuba pastikan struktur anda masuk akal, tetapi tanpa terjebak dalam labirin subfolder yang rumit di mana menyimpan dokumen memerlukan lima klik dan membuka sepuluh tahap berbeza.

Cara memanfaatkan sepenuhnya Windows File Explorer

Windows merangkumi beberapa alat terbina dalam yang sangat berguna untuk mengatur kandungan setiap folder, walaupun memang benar bahawa Organisasi asli mempunyai batasannyaTetapan yang anda gunakan pada satu folder tidak diwarisi secara automatik oleh yang lain, jadi jika anda mahukan kriteria tertentu di beberapa lokasi, anda perlu memperhalusinya secara manual.

Apabila anda membuka File Explorer, secara lalai ia memaparkan paparan "Akses Pantas" (dalam versi terkini ia dipanggil "Laman Utama Explorer"). Skrin ini membolehkan anda melihat fail terkini dan kegemaran anda dengan pantas.kedua-duanya dari PC itu sendiri dan dari perkhidmatan dalam talian seperti Office.com, dan biasanya lebih praktikal daripada terus ke "PC Ini" dan menggabungkannya dengan teknik untuk cari fail dengan lebih pantas pada PC anda.

Jika anda lebih selesa sentiasa mengakses pemacu dan folder klasik, Anda boleh mengubah tingkah laku awal ExplorerDi bahagian atas, dalam menu pilihan, anda mempunyai tetapan "Buka Penjelajah Fail dalam:", di mana anda boleh memilih untuk membukanya terus dalam "PC Ini" dan bukannya "Mula".

Sebaik sahaja berada di dalam mana-mana folder, Mengklik kanan pada ruang kosong dalam kawasan fail akan membuka menu yang sangat menarik. untuk mengawal cara kandungan dibentangkan. Dari situ anda boleh menyusun, mengumpulkan dan mengkonfigurasi lajur maklumat yang anda ingin lihat, antara lain.

Dua fungsi utama pada tahap visual ialah "Isih mengikut" dan "Kumpul mengikut". Dengan "Isih mengikut" anda menentukan kriteria pengisihan dalam folder (nama, tarikh pengubahsuaian, jenis, saiz, dsb.) dan sama ada anda ingin melihatnya dalam susunan menaik atau menurun. Dalam Windows 10, terdapat juga butang "Lagi..." yang membenarkan akses kepada senarai medan tambahan yang sangat panjang untuk diisih.

Dalam kes “Kumpulkan mengikut”, Kandungan dibahagikan kepada blok mengikut kriteria yang dipilih. (mengikut tarikh, mengikut jenis fail, mengikut saiz, mengikut tag, dsb.). Setiap kumpulan secara visual bertindak sebagai sejenis subfolder dalam folder semasa, dengan pengepala yang menunjukkan kategori dan fail di bawah.

Perkara yang menarik ialah Dalam setiap kumpulan, anda boleh menggunakan pesanan anda sendiriContohnya, anda boleh mengumpulkan folder "Muat Turun" mengikut "Tarikh" (hari ini, semalam, minggu lepas, dll.) dan, pada masa yang sama, menyusun mengikut jenis atau saiz dalam setiap blok untuk mencari apa yang anda cari dengan lebih cepat.

Dalam kedua-dua fungsi, butang “Lagi” (terdapat dalam Windows 10 dan dalam “Kumpulkan mengikut” juga dalam Windows 11) membuka tetingkap di mana Anda boleh memilih butiran yang anda mahu muncul sebagai lajur Untuk elemen tersebut: tarikh penciptaan, pengarang, tinggi atau lebar bagi imej, tempoh video, tahun, lebar bingkai dan panjang dan sebagainya.

Cipta hierarki folder yang mudah tetapi berkesan

Kunci untuk tidak menjadi gila adalah memikirkan struktur anda dengan akal sehat. Sebaik-baiknya, anda sepatutnya dapat merangkumi kandungan utama PC anda dalam beberapa folder peringkat atas.dan dari situ hanya berkembang apabila perlu.

Jika anda menggunakan komputer yang sama untuk urusan peribadi dan untuk kerja, titik permulaan yang baik adalah buat dua folder besar di dalam "Dokumen"Satu dengan nama anda (untuk barang peribadi anda) dan satu lagi dengan nama syarikat atau projek profesional anda (untuk perkara berkaitan kerja). Dalam setiap satu, anda boleh membahagikannya mengikut bahagian: "Invois", "Pelanggan", "Projek", "Foto", "Kursus", dsb.

Fikirkan sebatang pokok: daripada umum kepada khusus, tetapi tanpa keterlaluan dengan tahap-tahapContohnya, Foto → 2024 → Perjalanan → Seville. Anda tidak memerlukan subfolder untuk "Seville pada siang hari", "Seville pada waktu malam", "Seville bersama rakan-rakan", melainkan anda sebenarnya mengendalikan beribu-ribu imej dan perbezaan itu berguna untuk anda.

Satu helah yang berguna ialah bertanya kepada diri sendiri: "Bagaimana saya akan mencari fail ini dalam masa enam bulan?"Jika perkara pertama yang terlintas di fikiran ialah nama projek, letakkannya dahulu. Jika apa yang anda ingat ialah tarikh (penggal, tahun persekolahan, setahun), susun mengikut tarikh. Yang penting ialah pendekatannya konsisten dan sentiasa diulang.

Elakkan juga menduplikasi folder untuk perkara yang serupa. Lebih banyak folder selari yang anda ada dengan nama yang serupa, lebih besar kemungkinan anda menyimpan fail di tempat yang salah.Satu folder "Pelanggan" yang tersusun rapi adalah lebih baik daripada "Pelanggan Baharu", "Pelanggan Lama", "Pelanggan Saya", dan sebagainya, dengan dokumen campuran.

Cara menamakan folder dan dokumen secara strategik

Tidak ada gunanya mempunyai struktur folder yang baik jika kemudian Nama fail tidak dapat ditafsirkanDi sinilah konvensyen penamaan memainkan peranan: sistem penamaan yang konsisten dan boleh diulang yang membolehkan anda mencari sebarang dokumen dengan menggunakan bar carian sistem.

Idealnya, semua fail berkaitan mengikuti corak yang samaAnda boleh mendasarkannya pada tarikh, nama projek atau klien, jenis dokumen… atau menggabungkan beberapa elemen. Contohnya, untuk bajet, anda boleh menggunakan sesuatu seperti: “2020-02-04_budget_ClientAlpha.docx”. Ideanya ialah hanya dengan membacanya, anda sudah tahu isi kandungannya.

Perhatikan juga bahawa Paparan senarai Windows biasanya hanya menunjukkan beberapa aksara pertama. Berkenaan nama fail: Jika anda menggunakan nama yang sangat panjang dan penuh dengan butiran, sukar untuk membacanya sepintas lalu. Sesuatu yang pendek tetapi bermaklumat adalah lebih baik daripada keseluruhan perenggan.

Satu lagi strategi yang sangat berguna ialah gunakan "kod" kecil pada permulaan nama untuk mengubah susunan abjadContohnya, fail yang bermula dengan "_" akan muncul di bahagian atas senarai dalam folder, jadi anda boleh menyimpan awalan tersebut untuk apa yang anda buka setiap hari ("_Projek-Semasa", "_Invois-bulan-semasa"...).

Begitu juga, Nama yang bermula dengan "@" biasanya diletakkan betul-betul selepas nama yang mempunyai garis bawah.Anda boleh menggunakan ini untuk dokumen penting yang tidak perlu anda lihat terlebih dahulu. Untuk selebihnya, anda boleh menggunakan nombor pada permulaan ("1_Pelan Umum", "2_Laporan", dll.) jika ia membantu anda mengekalkan susunan yang logik.

Tabiat harian: mengelakkan huru-hara sebelum ia muncul

Komputer akan cepat rosak apabila kita bekerja pada kapasiti penuh. Kami memuat turun PDF, menyimpannya dalam Muat Turun "untuk kemudian" dan cepat-cepat menyimpan dokumen Word ke desktop. Dan, tanpa kita sedari, terdapat beratus-ratus fail yang terkumpul di lokasi sementara.

Cara paling berkesan untuk mengatasi masalah ini adalah dengan mengikuti peraturan mudah: memfailkan dokumen pada masa ituDalam erti kata lain, setiap kali anda mencipta atau memuat turun fail, luangkan masa 10 saat untuk menyimpannya terus ke folder tempat ia sepatutnya disimpan untuk jangka masa panjang, dengan nama yang betul.

Gerakan kecil itu menghalang anda daripada perlu menghabiskan masa sejam pada akhir minggu untuk cuba mengingati setiap fail tanpa nama, atau di mana anda menyimpan pembentangan yang anda perlukan untuk esok. "Saya akan pesan nanti" biasanya bermaksud "Saya tidak akan pesan lagi.".

Walaupun begitu, perkara-perkara sentiasa terlepas pandang. Itulah sebabnya adalah idea yang baik untuk menetapkan masa tertentu, contohnya, pada hari Jumaat sebelum penghujung hari, untuk lakukan semakan pantas terhadap folder yang bercanggahDesktop, Muat Turun, Dokumen Sementara, dll. Hanya dalam beberapa minit anda boleh memindahkan apa yang hilang ke tempatnya, memadam pendua dan mengosongkan tong sampah.

Jika anda mendapati sukar untuk memastikan desktop anda kosong, anda boleh menggunakan versi buatan sendiri bagi kaedah "Desktop Zero". Cipta folder yang dipanggil sesuatu seperti "Fail Desktop" Dan apabila anda melihat terlalu banyak fail longgar yang berselerak di kertas dinding anda, seret semuanya ke sana. Kemudian, buka folder itu dan alihkan semuanya kembali ke lokasi terakhirnya dengan berhati-hati.

Susun fail kerja anda dengan lebih baik

Dalam persekitaran profesional, ketidakteraturan lebih ketara. Adalah perkara biasa apabila desktop anda penuh dengan dokumen harian., versi pembentangan yang berbeza, laporan yang dimuat turun daripada pelanggan, sumber yang dikongsi oleh rakan sekerja, dsb.

Cadangan praktikal ialah Jangan sekali-kali menyimpan dokumen kerja terus ke desktopSentiasa gunakan folder "Dokumen" anda atau, jika syarikat mempunyai rangkaian dalaman atau sistem awan, lokasi kongsi rasmi (pemacu rangkaian, OneDrive, Google Drive, dll.). Dengan cara ini, anda juga boleh mengakses fail tersebut daripada peranti lain.

Dalam portfolio profesional anda, fikirkan tentang bagaimana anda sebenarnya bekerja. Anda boleh mempunyai zon fail "Berfungsi", zon fail "Menunggu" dan zon fail "Diarkibkan".Dokumen-dokumen tersebut diserahkan dari satu dokumen ke dokumen lain bergantung pada statusnya, yang membantu anda menjelaskan apa yang masih aktif dan apa yang boleh anda biarkan sahaja.

Jika anda berkongsi dokumen dengan orang lain, cuba persetujui konvensyen penamaan minimum yang sama. Tidak sama jika mempunyai folder dengan "Laporan_Akhir", "Laporan_Baharu", "Laporan_Terkini" berbanding yang lain dengan “2024-03_Report-clientX_v1”, “2024-03_Report-clientX_v2”, dsb. Pada peringkat pasukan, ini menjimatkan beribu-ribu soalan melalui e-mel dan sembang.

Sekiranya boleh, Ia juga memanfaatkan manfaat bekerja secara langsung di awan.Banyak platform menyimpan versi secara automatik, membolehkan anda mencari kandungan dalam dokumen dan memudahkan perkongsian tanpa perlu menduplikasi fail di seribu tapak yang berbeza; lihat panduan perisian storan awan untuk memilih pilihan yang terbaik.

Manfaatkan program pihak ketiga untuk mengautomasikan proses pengisihan

Jika anda ingin melangkah lebih jauh dan meminta komputer melakukan sebahagian daripada kerja untuk anda, terdapat beberapa alat yang sangat menarik. Program-program ini menganalisis fail anda dan menyusunnya semula mengikut peraturan yang anda tentukan sendiri (mengikut jenis, mengikut tarikh, mengikut saiz, dsb.).

Salah satu pilihan yang paling komprehensif ialah Susun Fail Saya. Perisian ini berfungsi pada Windows, Linux dan macOS. dan memberi tumpuan kepada pengklasifikasian fail secara automatik mengikut ciri-ciri yang berbeza: sambungan, jenis, tarikh penciptaan, saiz dan banyak lagi.

Selepas memuat turunnya dari laman web rasminya dan memasangnya, kali pertama ia akan meminta anda memilih pemacu atau folder yang ingin anda susun. Daripada butang “+ TAMBAH FOLDER” anda boleh menambah lokasi lainIni akan disenaraikan di sebelah kiri antara muka. Di kawasan tengah, anda akan melihat carta pai yang menggunakan warna untuk menunjukkan jenis fail yang paling banyak mengambil ruang.

Ia sangat mudah digunakan: Apabila anda mengklik "Susun", program akan memindahkan fail secara automatik mengikut peraturan yang ditetapkan.Ini mewujudkan folder baharu dalam lokasi asal, disusun mengikut jenis, tarikh atau sebarang kriteria lain yang anda pilih. Hanya dalam beberapa minit, anda boleh mengubah direktori yang huru-hara menjadi sesuatu yang lebih mudah dibaca.

Satu lagi aplikasi popular ialah Easy File Organizer. Ia tersedia untuk Windows (termasuk dari Microsoft Store), Linux dan macOS.Kekuatannya terletak pada penapis pintar dan peraturan tersuainya.

Dengan Penganjur Fail Mudah anda boleh tentukan kriteria seperti jenis fail, sambungan, tarikh penciptaan atau namaAplikasi ini menganalisis semua kandungan dan mengumpulkan fail yang sepadan dengan setiap peraturan ke dalam folder. Dalam folder ini, anda juga boleh mencipta subseksyen tambahan untuk pengaturan yang lebih tepat.

Prosesnya agak automatik: Selepas mengimbas laluan yang anda tentukan, program ini akan menggunakan beberapa peraturan (yang anda konfigurasikan terlebih dahulu) untuk menamakan semula, memindahkan atau memadam fail tertentu, memastikan semuanya teratur dengan sedikit campur tangan manual.

File Juggler ialah alat lain yang tertumpu pada mengautomasikan aliran kerja fail. Matlamatnya adalah untuk mengelakkan anda daripada membuang masa memindahkan dokumen satu persatu lagi.Ia menganalisis folder tertentu secara berterusan dan, sebaik sahaja fail baharu muncul yang memenuhi syarat tertentu, ia memprosesnya mengikut tindakan yang telah anda tentukan.

Dalam kes ini, Peraturan boleh berdasarkan nama, sambungan atau kandungan fail tersebut.Setelah dikonfigurasikan, program ini boleh menamakan semula dokumen, memindahkannya ke folder yang betul, membuat sandaran atau membersihkannya jika tidak lagi diperlukan. Ia boleh dimuat turun dari laman webnya.

Bagi mereka yang menguruskan perpustakaan multimedia yang besar, terutamanya muzik, terdapat TagScanner. Ia merupakan program percuma yang tertumpu pada fail audio dan metadatanya. (ID3v1, ID3v2, Vorbis, APEv2, WMA, iTunes, dll.).

Dengan TagScanner, perkara pertama yang perlu dilakukan ialah melakukan carian dan memuat naik koleksi fail audio anda. Dari situ anda boleh mengedit tag secara pukal, menamakan semula lagu mengikut metadatanya dan menyusun semula keseluruhan folder mengikut corak nama yang logik (artis, album, nombor trek, dsb.).

Anda juga boleh menyambung ke pangkalan data dalam talian untuk mengisi maklumat yang hilang (contohnya, kulit album atau butiran album). Ia merupakan cara yang sangat berkesan untuk mengatur perpustakaan muzik yang huru-hara. tanpa perlu menghayati lagu demi lagu.

Susun fail dengan tag dalam Windows terima kasih kepada Tagging

Selain folder, terdapat satu lagi cara yang sangat menarik untuk mengatur: label atau "tag"Windows tidak menawarkan ciri ini secara lalai, tetapi terdapat alat seperti Tagging yang menambah fungsi ini terus ke Explorer.

Penandaan bukanlah program yang berdiri sendiri seperti biasa, tetapi panel tambahan yang disepadukan ke dalam Windows Explorer itu sendiriSetelah dipasang, anda akan melihat bahawa mengklik kanan pada satu atau lebih fail akan memaparkan pilihan baharu yang berkaitan dengan tag.

Untuk mula menggunakannya, anda perlu meminta kunci lesen percuma di laman web mereka. Apa yang anda perlu lakukan hanyalah memasukkan nama dan alamat e-mel anda.Anda akan menerima e-mel awal untuk mengesahkan akaun anda dan e-mel kedua dengan kunci pengaktifan anda.

Apabila anda memasukkan folder yang ingin anda susun mengikut tag, aliran asasnya mudah. Pilih fail yang anda ingin tandai, klik kanan dan pilih pilihan "Tag dengan".Dari sana, anda boleh pergi ke "Lebih Banyak Tag" dan tetingkap yang dipanggil "Pilih tag" akan dibuka.

Dalam tingkap itu, Dengan mengklik kanan pada "Tag", anda boleh mencipta "Kumpulan tag baharu"Iaitu, kumpulan tag tematik baharu (contohnya, "Projek", "Orang", "Keutamaan"). Dalam kumpulan itu, sekali lagi dengan klik kanan, anda mencipta tag tertentu ("Urgent", "Client X", "2024", dll.) dan menggunakannya pada fail yang dipilih.

Dari saat itu, Dalam panel tag, anda akan melihat dengan jelas fail mana yang telah diberikan tag kepada setiap fail.Perkara yang baik ialah anda tidak perlu mencipta semula tag: ia akan sentiasa tersedia daripada menu konteks supaya anda boleh menandakan dokumen baharu hanya dengan beberapa klik.

Satu lagi kelebihan hebat ialah Satu fail boleh mempunyai berbilang tag pada masa yang samaIni membolehkan anda mencampur dan memadankan pendekatan: mengikut projek, mengikut jenis kandungan, mengikut tahun, mengikut keutamaan… tanpa perlu menduplikasi fail dalam berbilang folder. Dalam koleksi maklumat yang besar, organisasi "selari" ini sangat berharga.

Alat khusus untuk memastikan desktop anda terkawal

Jika anda salah seorang daripada mereka yang, tidak kira betapa kerasnya anda mencuba, sentiasa berakhir dengan desktop yang penuh, anda juga boleh bergantung pada program yang direka khas untuk itu. Dalam Windows, terdapat, sebagai contoh, Pagar, perisian berbayar yang mencipta "blok" atau bekas pada desktop itu sendiri.

Dengan Pagar, setiap blok bertindak sebagai kawasan yang berbeza: Anda boleh mempunyai satu kotak untuk pintasan aplikasi, satu lagi untuk folder dan satu lagi untuk dokumen terkini.dsb. Program ini boleh menyusun semula ikon secara automatik mengikut kategori utama yang anda tentukan.

Dengan cara ini, walaupun anda masih mempunyai item di desktop anda, Mereka tidak akan berselerak di seluruh skrintetapi dikumpulkan dan dilabelkan secara visual, yang dapat mengurangkan rasa huru-hara dengan ketara.

Sebaliknya, pada macOS, terdapat alat seperti Hazel yang membolehkan tentukan peraturan yang sangat terperinci untuk memindahkan fail antara folder berdasarkan nama, jenis, tarikh atau kandungan. Dan sistem "folder pintar" Finder berfungsi seperti penapis langsung, memaparkan fail yang memenuhi syarat tertentu secara automatik tanpa menduplikasinya.

Pada kedua-dua Mac dan Windows, menggabungkan sedikit disiplin peribadi dengan automasi ini membolehkan penyelenggaraan ketenteraman hampir telusAnda terus bekerja dan sistem akan meletakkan sesuatu di tempatnya.

Akhirnya, mengatur fail PC anda dengan betul bukanlah tentang menjadi obsesif, tetapi tentang menjadikan hidup anda lebih mudah. Jika anda menentukan struktur folder yang logik, gunakan nama yang konsisten, arkibkan dengan pantas dan sokong semua itu dengan alatan yang betul (Windows Explorer, label, program pengaturan automatik…), komputer anda tidak lagi menjadi lubang tanpa dasar dokumen yang hilang dan akan menjadi alat di mana anda menemui semuanya dengan cepat, tanpa tekanan dan tanpa membuang masa berjam-jam mencari perkara yang anda tahu anda ada "di suatu tempat".