Hoe AI gebruiken in Excel en Word: Copilot, ChatGPT en Agent-modus

Informatic Digital » Middelen » Hoe AI gebruiken in Excel en Word: Copilot, ChatGPT en Agent-modus

Kunstmatige intelligentie heeft een enorme impact gehad op de productiviteitstools die we dagelijks gebruiken. Dankzij Copilot en assistenten zoals ChatGPT is het tegenwoordig mogelijk om sneller en soepeler te werken in Excel en Word. Je hoeft geen expert te zijn: met behulp van natuurlijke taalprompts kun je analyses, opmaak, concepten en formules maken die voorheen tijd en specialistische kennis vereisten.

In de volgende alinea's leest u hoe u Copilot optimaal kunt gebruiken in Excel en Word, welke voordelen het biedt, waar u het kunt vinden, hoe u precies kunt aangeven wat u nodig hebt zodat het in één keer goed werkt, en met welke beperkingen en vereisten u rekening moet houden (zoals gebruikskredieten of het Copilot Pro-abonnement). We bespreken ook de "Agentmodus", een verdere ontwikkeling van deze mogelijkheden voor het iteratief uitvoeren van taken met meerdere stappen.

Wat kan AI voor u doen in Excel?

Copilot in Excel is ontworpen om dagelijkse taken te vereenvoudigen: het kan gegevens van het web of uw organisatie ophalen , u helpen relevante informatie te markeren, te sorteren en te filteren, formules met duidelijke uitleg te maken en patronen en trends in seconden te onthullen.

Een van de voordelen is de data-import. Als uw bestand is opgeslagen op OneDrive of SharePoint, of als u openbare gegevens moet importeren, kan Copilot uw spreadsheet voorbereiden door verbinding te maken met die bronnen en u de inhoud aan te bieden in een bereik of tabel die direct bruikbaar is.

Het is ook handig voor de opmaak. Je kunt het bijvoorbeeld vragen om alleen cellen met getallen weer te geven, een filter in te stellen op waarden boven een bepaalde drempelwaarde, of een aangepast sorteercriterium toe te passen om je weergave overzichtelijker te maken.

In het gedeelte voor berekeningen helpt Copilot u bij het maken van nieuwe kolommen en rijen met bewerkingen op basis van bestaande gegevens. Ook wordt stap voor stap uitgelegd hoe elke formule werkt en hoe u taken kunt automatiseren door macro's in Excel te programmeren , zodat u niet alleen hoeft te 'kopiëren en plakken'.

Ten slotte kunt u het programma rechtstreeks vragen stellen over uw gegevens. Het geeft snel antwoorden in de vorm van samenvattingen, grafieken, draaitabellen, trends en uitschieters, zodat u direct relevante informatie kunt vinden en niet verdwaalt in eindeloze spreadsheets.

Waar vind je Copilot en hoe ga je aan de slag met Excel?

Toegang is eenvoudig: op het tabblad 'Start' ziet u het Copilot-pictogram in de menubalk. Van daaruit kunt u de gespreksmodus openen, gebruikmaken van vooraf ingestelde suggesties of uw eigen verzoek in uw eigen woorden typen.

Een andere manier om het te activeren is door een cel te selecteren. Hierdoor verschijnt een knipperend pictogram dat is gekoppeld aan Copilot, waarmee contextuele acties op die specifieke plek in het werkblad mogelijk worden – ideaal voor snelle handelingen.

Voordat u begint, is het raadzaam uw gegevens in een goed gestructureerde tabel of bereik te plaatsen. Dit helpt Copilot de gegevens correct te lezen en eenduidige formules of samenvattingen voor te stellen, waardoor domme fouten door verkeerd geïnterpreteerde cellen worden voorkomen.

De gebruikelijke workflow is als volgt: je opent Copilot en kiest tussen het creëren van iets nieuws, het opvragen van formules of opmaak, het samenvatten of rechtstreeks chatten met je doelgroep. Als je voor chatten kiest, kun je vervolgvragen stellen om het resultaat stapsgewijs te verfijnen totdat het perfect is.

Genereer formules in Excel met ChatGPT of Copilot

Je hebt geen gedetailleerde technische uitleg nodig om nuttige formules te krijgen. Stel je voor dat je met iemand praat en op een natuurlijke manier uitlegt wat je wilt bereiken en welke gegevens je hebt, en de AI geeft je de formule en de onderliggende logica.

Als je beschrijving niet helemaal klopt, kun je beginnen met een algemene vraag zoals "zoek een waarde in een kolom". De AI zal dan reageren met de benodigde structuur en argumenten. Op deze manier begrijp je welke functie het beste bij je behoeften past en hoe je elke parameter kunt aanpassen aan jouw specifieke situatie.

Wanneer je iets wilt kopiëren en plakken zonder iets te wijzigen, beschrijf dan nauwkeurig de locatie van elk gegeven. Bijvoorbeeld: "Ik heb numerieke waarden in kolom C tot en met rij 200, en ik wil een formule in cel E5 die telt hoeveel cellen gelijk zijn aan 5." Met die informatie genereert de AI een exacte formule die zich richt op de juiste bereiken en cellen.

Deze aanpak werkt net zo goed voor andere veelvoorkomende taken: het voorbereiden van een tabel die je vervolgens gaat filteren, het omzetten van getallen in barcodes met een specifieke formule, of het plannen van het verwijderen van duplicaten in een dataset.

Praktische tip: controleer de resulterende formule of test deze met een subset van de gegevens. AI-modellen zijn krachtig, maar ze kunnen soms suggesties doen die niet perfect overeenkomen met uw spreadsheet, vooral als de oorspronkelijke structuur niet duidelijk is.

Copilot in Word: van concept tot definitieve versie

Zodra je een nieuw document opent, verschijnt Copilot bovenaan, klaar om je eerste instructie te ontvangen. Je kunt een concept aanvragen met een specifieke opmaak, toon of geschatte lengte, en binnen enkele seconden heb je een eerste tekst om te bewerken.

Tijdens het proces stelt de AI zelfs uitbreidingen voor op de prompt om het verzoek effectiever te maken. Wanneer het concept is teruggestuurd, kunt u het bewaren, opnieuw genereren of verwijderen, en de prompt bewerken om deze te verfijnen , of het document voorbereiden voor digitale ondertekening zonder telkens helemaal opnieuw te hoeven beginnen.

Naast het initiële tekstvak zijn er twee zeer handige manieren om Copilot in Word te gebruiken. Ten eerste kunt u contextuele acties openen voor elke alinea om deze uit te breiden, te herschrijven, stijlen te wijzigen, een tabel te extraheren of ideeën samen te vatten met één klik.

Aan de andere kant kun je via het lint een zijbalk met de chatbot openen. Daar kun je wijzigingen in het document aanvragen, een nieuw concept genereren, een afbeelding maken om in te voegen of antwoorden op je vragen krijgen terwijl je schrijft. Zo gaan onderzoek en schrijven hand in hand.

Sjablonen, analyses en praktische voorbeelden in Excel

Naast formules kan Copilot ook handige structuren creëren. Als je bijvoorbeeld een kalender voor een specifieke maand opvraagt ​​met rijen voor notities en de dagen van de week bovenaan, krijg je een sjabloon dat je direct in je spreadsheet kunt plakken.

Het is belangrijk om te weten dat stijl- of kleurinstructies soms niet exact overeenkomen met uw beschrijving. In die gevallen kan Copilot u binnen enkele seconden de structuur en instructies geven om de opmaak handmatig te voltooien.

Op het gebied van analyses: het laden van een dataset (bijvoorbeeld verkoopcijfers per land) en de vraag "welk land komt het vaakst voor in kolom B?" levert het resultaat en de bijbehorende uitleg op. Vervolgens worden er intelligente vervolgvragen voorgesteld , zoals de totale verkoop per land of het bestverkochte product in elke regio.

Deze dynamiek maakt verkennende analyses flexibel: je stelt een vraag, verifieert de gegevens en gaat verder met het stellen van nieuwe vragen, zonder eerst een zware structuur van draaitabellen of complexe formules te hoeven opzetten .

PowerPoint-presentaties direct beschikbaar

Met Copilot kunt u met een simpele prompt een presentatie helemaal zelf samenstellen. Als u het doel definieert (bijvoorbeeld een productlancering) en een lijst met specificaties of kernpunten opgeeft, genereert het programma een set dia's met titels, ideeën en afbeeldingen die u direct kunt bekijken.

Het programma kan ook afbeeldingen maken, belangrijke gegevens markeren en in bepaalde gevallen Word- of Excel-documenten als basis voor een presentatie gebruiken. Hoewel sommige van deze functies nog in ontwikkeling zijn, bespaart het initiële proces voor het maken van dia's nu al aanzienlijk veel tijd.

Vereisten, gebruikscredits en Copilot Pro

Als je al betaalt voor Microsoft 365 Personal of Family, kun je Copilot zonder extra kosten gebruiken in Word, Excel en PowerPoint. Het werkt echter met een creditsysteem. Elke AI-aanvraag kost één credit en je hebt 60 credits per maand , die aan het begin van de volgende maand worden vernieuwd.

Je kunt je saldo controleren op account.microsoft.com, in het gedeelte voor je abonnement. Het is de bedoeling dat je de AI uitprobeert en eraan went. Als je hem niet voldoende vindt, is er Copilot Pro voor € 22 per maand , waarmee de limiet wordt opgeheven en je de AI onbeperkt kunt gebruiken.

Een belangrijk detail over het familieabonnement: alleen de hoofdabonnee heeft toegang tot Copilot binnen de apps. Andere gebruikers die het abonnement delen, hebben geen toegang tot deze functies in Word of Excel. Houd hier rekening mee als u het abonnement thuis beheert.

Wat de gebruikerservaring betreft, heb je geen Windows, een Copilot+ pc of een NPU nodig: de verwerking vindt plaats in de cloud, waardoor Copilot zich vrijwel identiek gedraagt ​​op het web en op de desktop.

Agentmodus en Office Agent: wat ze zijn en hoe je ze gebruikt

De zogenaamde "Agentmodus" tilt samenwerking met AI naar een hoger niveau. Het doel is om geavanceerde functies te democratiseren, zodat AI, met behulp van natuurlijke taalprompts, taken met meerdere stappen kan coördineren om documenten, spreadsheets en presentaties van hoge kwaliteit te leveren.

In Excel kun je bijvoorbeeld een huishoudbudget opvragen met categorieën (huur, voedsel, benodigdheden, brandstof, vrije tijd) en regels die je waarschuwen als je de limiet overschrijdt; in het mkb kun je eenvoudige financiële analyses instellen die veel handmatig werk besparen.

In Word helpt de AI je met cv's, brieven, rapporten of samenvattingen, door verbeteringen voor te stellen en vragen te stellen om je bedoeling te verduidelijken. Het idee is om iteratief te werken: je begint met een vraag en begeleidt de AI om het resultaat te verfijnen totdat het klopt.

Op basis van de huidige beschikbaarheid is de Agentmodus actief in het Frontier-programma voor Microsoft 365 Copilot-licentiehouders en Microsoft 365 Personal- of Family-abonnees. Momenteel wordt deze aangeboden via het web en in het Engels, met plannen om de beschikbaarheid uit te breiden naar desktop. Om de Agentmodus in Excel te gebruiken, moet u de Excel Labs-invoeging installeren en de bijbehorende optie inschakelen.

Daarnaast kan Office Agent in de Copilot-chat PowerPoint-presentaties en Word-documenten maken op basis van instructies. Deze integratie zal naar verwachting verder worden uitgebreid, waardoor de kloof tussen ideeën en uiteindelijke resultaten steeds kleiner wordt .

Best practices voor het vragen van AI om dingen

• Duidelijke contextBeschrijf welke gegevens u hebt (kolommen, rijen, tabelnamen) en welke uitvoer u verwacht.
• Locatie nauwkeurigheidAls u een formule wilt plakken, geeft u de doel- en bronkolommen en -cellen op.
• Snelle iteratie: vraag om een ​​eerste ontwerp of structuur en vraag vervolgens om specifieke wijzigingen.
• Validatie: controleer formules en resultaten met kleine monsters voordat u ze op het geheel toepast.

Gebruiksscenario's die bijzonder goed werken

In Excel werken taken zoals structureren (kalendersjablonen, budgetten, opgemaakte lijsten), verkennende analyses met opeenvolgende vragen en het maken/uitleggen van formules voor veelvoorkomende berekeningen uitstekend .

In Word kun je, door een tekst helemaal opnieuw te beginnen met een specifieke toon en opmaak, alinea's te herschrijven, ideeën uit te werken en tabellen of afbeeldingen toe te voegen, het proces naar het uiteindelijke document versnellen.

Wanneer u presentaties nodig heeft, maakt Copilot de presentatie met titels, opsommingstekens en visuele hulpmiddelen op basis van een goed geschreven opdracht en referentiemateriaal. Van daaruit is het iteratieve proces van het verfijnen van de inhoud en het ontwerp essentieel voor een professioneel resultaat.

Hoe schrijf je betere prompts?

Denk na over de doelstellingen en beperkingen. "Ik wil een kort rapport (300-400 woorden), in een formele stijl, met drie secties en een eindtabel met de belangrijkste gegevens" is beter dan "geef me een rapport". In Excel is "in cel E5 wil ik een formule die de waarden telt die gelijk zijn aan 5 in de cellen C2:C200" duidelijker dan een vage vraag om te tellen.

Voeg waar mogelijk referentiegegevens toe: tabelnaam, kolomkoppen, bereiken of verwachte voorbeelden. Als de eerste poging niet perfect is, vraag dan om stapsgewijze aanpassingen ("gebruik scheidingstekens voor duizendtallen", "sorteer van groot naar klein", "gebruik een persoonlijkere toon") om geleidelijk dichter bij het gewenste resultaat te komen.

Ten slotte combineert het structuur- en stijlaanwijzingen. Eerst wordt er gevraagd naar de structuur (index, secties, gegevensblokken), vervolgens wordt de toon verfijnd en tot slot worden er specifieke taken gegeven (een samenvattingsrij toevoegen, een afbeelding invoegen, een draaitabel met filters genereren).

Beperkingen en realistische verwachtingen

Hoewel AI veel werk aankan, gebeurt het soms dat het niet het gevraagde formaat toepast of afwijkt van het verzoek . Dat is geen probleem: dring aan op meer specifieke instructies of vraag om een ​​stapsgewijze handleiding als je het liever handmatig afmaakt.

Houd rekening met het creditsysteem in Microsoft 365 Personal of Family: elke aanvraag in Word, Excel of PowerPoint verbruikt één credit en je hebt een maandelijkse limiet van 60 credits. Als je onbeperkt intensief gebruik nodig hebt, is er de Copilot Pro-optie voor € 22 per maand.

Tot slot is de Agentmodus momenteel alleen beschikbaar via het web en in het Engels, en voor Excel is Excel Labs vereist; de integratie zal in de loop der tijd worden uitgebreid, dus het is belangrijk om op de hoogte te blijven van updates om er optimaal gebruik van te kunnen maken.

Met al deze mogelijkheden betekent het gebruik van AI in Excel en Word een verschuiving van mechanische taken naar een doelgerichte aanpak: u importeert of beschrijft uw gegevens, vraagt ​​om analyses of concepten in uw eigen woorden, valideert en past aan in korte iteraties, en behoudt het strategische en creatieve gedeelte, terwijl AI de repetitieve taken versnelt en u context biedt om betere beslissingen te nemen.

Gerelateerd artikel:

Microsoft test een gratis versie van Office met advertenties en beperkte functies