WhatsApp Automatisch Antwoorden: Complete Handleiding voor het Instellen ervan

Informatic Digital » toepassingen » WhatsApp Automatisch Antwoorden: Complete Handleiding voor het Instellen ervan

Als je WhatsApp dagelijks gebruikt, weet je dat je niet altijd direct kunt reageren. Voor die momenten is een automatische antwoordfunctie op WhatsApp , of in ieder geval goed geconfigureerde automatische antwoorden, van onschatbare waarde: het bespaart tijd, zorgt voor een goede communicatie en houdt het gesprek gaande, zelfs als je niet bereikbaar bent.

Tegenwoordig zijn er verschillende manieren om dit te bereiken: op Android met apps die gebruikmaken van notificaties ; op iPhone met de officiële WhatsApp Business- tools ; en daarnaast test WhatsApp een manier om spraakberichten achter te laten na onbeantwoorde oproepen , wat fungeert als een antwoordapparaat voor oproepen die via de app zelf worden gedaan. Laten we een complete handleiding bekijken om dit allemaal werkend te krijgen.

Wat betekent ‘automatisch beantwoorden’ tegenwoordig eigenlijk op WhatsApp?

Als we het over voicemail op WhatsApp hebben, bedoelen we eigenlijk twee concepten: enerzijds automatische antwoorden op chatberichten (afwezigheidsberichten, welkomstberichten, snelle antwoorden, enz.); anderzijds de mogelijkheid om een ​​audiobericht achter te laten wanneer je een oproep niet beantwoordt , een functie die WhatsApp momenteel in bèta uitrolt. Deze oplossingen vullen elkaar aan: de eerste regelt alledaagse chattaken; de tweede simuleert een traditioneel voicemailsysteem binnen de context van WhatsApp-gesprekken.

Op Android biedt de officiële app geen ingebouwde automatische antwoorden, maar apps van derden kunnen dit wel bereiken door meldingen direct te lezen en te beantwoorden . Op de iPhone zijn de mogelijkheden buiten de officiële app zeer beperkt zonder jailbreak, dus de meest praktische manier is met WhatsApp Business , dat welkomstberichten, afwezigheidsberichten en snelle antwoorden voor professioneel gebruik biedt.

Daarnaast is er in de bètaversie van WhatsApp voor Android een knop toegevoegd waarmee je een spraakbericht kunt opnemen en versturen als de ontvanger een oproep niet beantwoordt. Zo ontvangt de ander zowel de melding van de gemiste oproep als je audiobericht in de chat, allemaal op één plek en zonder extra stappen.

Voor bedrijven en supportteams zijn deze functies essentieel: data wijst uit dat 62% van de klanten vindt dat merken hun ervaringen beter kunnen personaliseren, bijvoorbeeld door kanalen zoals WhatsApp Business aan te bieden ; en 64% wil dat chatbots service bieden die vergelijkbaar is met die van menselijke medewerkers. Automatisering zonder het menselijke aspect te verliezen is de toekomst.

Als je overweegt je eigen WhatsApp-antwoordsysteem in te stellen , leg ik hieronder uit wat je kunt doen op Android, hoe het werkt op iPhone met Business en hoe de nieuwe audio-optie na gemiste oproepen werkt.

Android: Automatische antwoorden met apps (AutoResponder en WhatsAuto)

De WhatsApp-app voor Android biedt deze functie niet standaard aan, maar tools zoals AutoResponder for WhatsApp en WhatsAuto implementeren het wel betrouwbaar. De truc is dat ze je meldingen in de gaten houden en, wanneer er een nieuw bericht binnenkomt dat aan een bepaalde regel voldoet, direct vanuit de melding zelf reageren . Ze hebben geen volledige toegang tot WhatsApp nodig, alleen toestemming om meldingen te lezen en te beantwoorden.

De eerste stap is het verlenen van toegang tot meldingen. Op Android open je de app, ga je naar de instellingen voor meldingstoegang wanneer daarom wordt gevraagd en schakel je de bijbehorende optie in. Ga vervolgens terug naar de app en je kunt je regels aanmaken.

In AutoResponder kun je bijvoorbeeld antwoorden definiëren voor alle berichten of alleen voor specifieke teksten . Als je een standaardantwoord wilt sturen naar iedereen die je een bericht stuurt, kies je de optie 'Iedereen' en vul je het veld voor het antwoordbericht in met de tekst die automatisch wordt verzonden. De gratis versie biedt de basisfunctionaliteit, en als dat niet genoeg is, ontgrendelt de Pro-versie (een eenmalige betaling van ongeveer € 14,99 ) extra's zoals activiteitsuren.

Een ander voordeel is dat je de regels kunt beperken tot specifieke personen of groepen , kunt voorkomen dat ze in bepaalde chats worden geactiveerd, of de frequentie kunt aanpassen om spam te voorkomen. WhatsAuto biedt iets vergelijkbaars: je kunt bepalen naar welke groepen of contacten je wilt reageren, herhaalde berichten blokkeren en tijdstippen inplannen zodat het automatische antwoord alleen wordt verzonden wanneer het jou uitkomt.

Een typische workflow op Android zou er als volgt uit kunnen zien: je maakt een algemene regel "Ik ben afwezig", een tweede, vriendelijkere regel als welkomstbericht voor nieuwe contacten, en een derde set specifieke regels met trefwoorden ("uren", "adres", "prijs") die een specifiek bericht retourneren. Je chats worden beantwoord, zelfs als je afwezig bent.

• Geeft toestemming aan meldingen wanneer de app erom vraagt.
• Maak algemene regels (alle chats) en specifieke regels (trefwoorden, contacten of groepen).
• Activeer indien nodig, schema's zodat het alleen buiten uw werkuren geldt.
• Voorkom het ‘spam’-effect door de frequentie aan te passen en limieten in groepen te versturen.

Als je met groepen werkt, kun je met WhatsAuto kiezen of je automatische antwoorden wilt vermijden of slechts één melding per groep wilt versturen om te voorkomen dat het gesprek overspoeld wordt met berichten. Het is een eenvoudige manier om beleefd te zijn zonder de chat te verstoren.

iPhone: WhatsApp Business voor afwezigheid, verwelkomingen en snelkoppelingen

Op iOS kun je AutoResponder-klonen in de App Store wel vergeten: buiten het officiële ecosysteem zijn er geen bruikbare alternatieven zonder jailbreak . De aanbevolen optie is om WhatsApp Business te gebruiken (je kunt het instellen met je eigen nummer, zelfs als je zelfstandig ondernemer bent of een eenmanszaak hebt) en te profiteren van de ingebouwde tools.

Twee essentiële functies zijn welkomstberichten (die alleen worden verzonden wanneer iemand je voor het eerst een bericht stuurt) en afwezigheidsberichten (die fungeren als een automatisch antwoord wanneer je niet beschikbaar bent). Om ze te activeren, ga je naar WhatsApp Business-instellingen > Zakelijke tools > Afwezigheidsberichten. Schakel de functie in, schrijf je bericht en kies of je het bericht altijd, binnen een specifiek tijdsbestek of buiten je werktijden wilt verzenden.

Met de app kun je ook ontvangers selecteren: je kunt het bericht naar iedereen sturen, alleen naar mensen die niet in je adresboek staan, naar iedereen behalve een paar, of alleen naar een specifieke contactenlijst . Het is flexibel, hoewel de mogelijkheden beperkter zijn dan met Android en speciale apps.

Een andere functie van WhatsApp Business die de klantenservice aanzienlijk versnelt, zijn snelle antwoorden . Je kunt sjablonen opslaan (tot 50, volgens de documentatie) en er een sneltoets aan toewijzen om ze direct te verzenden. Ideaal voor openingstijden, locatie, retourbeleid of veelgestelde vragen.

Om deze opgeslagen antwoorden in WhatsApp Business te maken, open je het menu met de drie puntjes > Zakelijke tools > Snelle antwoorden > Toevoegen. Schrijf je bericht en wijs een sneltoets toe (bijvoorbeeld /uren). Sla op en je bent klaar.

Wanneer je ze vanaf je mobiele apparaat verstuurt, heb je twee opties: als bijlage (klik op het paperclip-icoon > Snelle antwoorden en kies de gewenste optie) of door een schuine streep "/" in het tekstvak te typen om al je sjablonen te openen en er een te selecteren. Houd er rekening mee dat multimediabestanden niet worden ondersteund in deze snelle antwoorden op WhatsApp Web of de desktopversie, dus laat audio- en videobestanden buiten de sjablonen.

Het is belangrijk om te weten dat Business deze tools weliswaar aanbiedt, maar niet de gedetailleerdheid van apps van derden voor Android bereikt: je kunt niet met dezelfde precisie vertrouwen op complexe zoekwoorden of contactspecifieke regels. Desondanks is het voor de meeste bedrijven en gebruikers meer dan voldoende.

En als je een jailbreak hebt: meer opties (met nuances)

Iedereen die zijn iPhone heeft gejailbreakt en Cydia heeft geïnstalleerd, kan tweaks zoals WaAutoReply vinden . Deze tweak integreert met de WhatsApp-instellingen en biedt een "Automatisch antwoord"-optie waarmee je je bericht automatisch kunt verzenden. Het nadeel is dat de compatibiliteit beperkt is tot iOS 8, 9 en 10 , en er is geen garantie voor nieuwere versies. Als je voor deze optie kiest, neem je dus de risico's en mogelijke incompatibiliteiten voor je rekening.

Gemiste oproepen beantwoorden: automatische spraakmemo's (bèta)

WhatsApp test een functie die, hoewel geen traditioneel antwoordapparaat, een vergelijkbaar doel dient. Wanneer een gesprek of videogesprek eindigt zonder dat er wordt opgenomen , verschijnt er een derde optie op het scherm: 'Spraakbericht opnemen '. Hiermee kun je een audiobericht achterlaten dat direct naar de chat wordt verzonden, samen met de melding 'gemist gesprek'.

Je kunt het op twee manieren gebruiken: via het scherm dat verschijnt na een gemist gesprek (waar je opties ziet om terug te bellen, te annuleren of een spraakbericht op te nemen) en vanuit de chat zelf door op de melding van het gemiste gesprek te tikken . Je komt dan bij de optie voor een spraakbericht. Het is snel, praktisch en voorkomt dat je steeds opnieuw moet proberen terug te bellen of een lang bericht moet typen als je liever wilt praten.

Deze nieuwe functie wordt uitgerold in de nieuwste WhatsApp-bètaversie voor Android, met meldingen in versies zoals 2.25.23.21 . De uitrol verloopt geleidelijk: het kan zijn dat je de bètaversie hebt en de optie nog niet ziet. Wanneer de functie in de stabiele versie beschikbaar komt, is het plaatje compleet voor degenen die tot nu toe een 'antwoordfunctie' in WhatsApp misten.

Het bedrijf weet dat het gebruik van spraakmemo's enorm is toegenomen (er worden er dagelijks miljarden verzonden), dus het integreren van deze functionaliteit in de chat is logisch: de gemiste oproepen en je audio staan ​​allemaal op één plek, zonder gedoe of extra apps.

Berichten en sjablonen die werken: kant-en-klare voorbeelden

Om goed van start te gaan, volgen hier enkele voorbeelden die u kunt aanpassen aan uw eigen stijl. Onthoud dat het doel is om snel de verwachtingen te verduidelijken , veelgestelde vragen te beantwoorden en de ander soepel op de hoogte te houden.

Groeten (eerste contact)

• Hallo! Hoe kunnen we u vandaag helpen? Wij zijn attent op uw bericht.
• Welkom bij . Wat heb je nodig? We zijn hier om u te helpen.
• Goedemorgen/middag/avond. Laat ons weten hoe we u kunnen helpen. je een handje helpen.

Afwezigheid (buiten werkuren of vakanties)

• Hallo! Momenteel zijn we niet bereikbaar. Wij zullen u antwoorden zo snel mogelijk.
• Bedankt voor je bericht! Onze openingstijden zijn XX tot JJ h. We nemen zo snel mogelijk contact met u op.
• We zijn even weg. Laat je bericht achter en wij komen met je terug spoedig.

gepersonaliseerde berichten

• Hallo, we zien dat u uw bestelling heeft ontvangen. Wat vond je ervan? het product?
• Hallo, ! U heeft deze maand contact met ons opgenomen. Hoe kunnen wij verbeteren? jouw ervaring?
• Hoi, we weten dat je het leuk vindt. Hier is een kortingsbon voor je volgende aankoop.

Voor klanten die haast hebben

• Hallo, ! We hebben uw verzoek ontvangen en we zijn er al beheren.
• Om de status van uw bestelling te controleren, gaat u naar de website en gebruikt u de code die we u per e-mail hebben gestuurd.

Praktische stappen volgens uw apparaat

Als je alles helemaal vanaf nul opzet, is dit het beknopte stappenplan dat je moet volgen, afhankelijk van je platform. Je zult zien dat je, op een paar uitzonderingen na, geen technische kennis nodig hebt.

Android met AutoResponder/WhatsAuto

1. Installeer de gekozen app en geef toestemming toegang tot meldingen als ik het je vraag.
2. Maak je eerste regel: ‘Voor alle berichten’ met een algemene afwezigheidstekst.
3. Regels toevoegen door trefwoorden (planning, adres, prijzen) en ontvangers aanpassen.
4. Activeer in Pro tijdslots zodat gewoon werken als je weg bent.
5. Beperk in groepen de frequentie of vermijd het reageren om te voorkomen dat verzadigen.

iPhone met WhatsApp Business

1. Open WhatsApp Business en ga naar Tools voor het bedrijf.
2. Stel een 'Afwezigheidsbericht' in met altijd, aangepast of uit-tijd kantooruren.
3. Definieer de ontvangers (iedereen, niet in het adresboek, iedereen behalve... of een specifieke lijst).
4. Activeer 'Welkomstbericht' voor eerste contacten met een duidelijke en vriendschappelijk.
5. Crea Antwoordt snel (“/schema”, “/adres”, enz.) met uw frequente sjablonen.

Snelle antwoorden verzenden in Zakelijk

• Als bijlage: Open de chat, tik op het pictogram klem, ga naar “Snelle antwoorden” en kies.
• Typ in het tekstvak “/” en selecteer de sjabloon die u wilt invoegen en sturen.
• Let op: op het web/bureaublad ondersteunen snelle versies geen multimedia.

Waarom deze functies uw aandacht (en uw resultaten) verbeteren

De voordelen beperken zich niet alleen tot de operationele aspecten; ze hebben ook invloed op de tevredenheid. Met geautomatiseerde en snelle reacties voldoet u aan de verwachtingen op het gebied van directheid en duidelijkheid , bespaart u medewerkers tijd en verhoogt u de productiviteit van het team.

Recente studies tonen aan dat 62% van de klanten vindt dat bedrijven hun ervaring persoonlijker zouden kunnen maken, en 64% verwacht dat chatbots op menselijk niveau presteren. Bij een toenemend volume ontlast automatisering uw team zonder dat dit ten koste gaat van persoonlijke service.

Veel bedrijven stappen over op een meer op conversatie gericht en minder op transacties gericht ondersteuningsmodel. Sjablonen, het gebruik van voorkeurskanalen zoals WhatsApp en het bijhouden van interacties helpen om problemen sneller te prioriteren en op te lossen. Het is een win-winsituatie voor zowel de klant als het bedrijf.

Echte case: Chazki en automatisering op WhatsApp

Chazki, een logistieke startup uit Peru die zich richt op de bezorging van de laatste kilometers, kende een snelle groei die het klantcontact aanzienlijk versterkte. Door WhatsApp te integreren met hun klantenserviceplatform en gebruik te maken van vooraf opgestelde berichten, konden ze klanten die graag de status van hun bestelling wilden weten, direct antwoord geven. Standaarden, sjablonen en automatisering waren essentieel voor de schaalvergroting zonder het persoonlijke contact te verliezen.

Goede gewoonten om ervoor te zorgen dat uw antwoordapparaat niet op een robot lijkt

Automatisering moet subtiel zijn. Houd een natuurlijke en toegankelijke toon aan , geef duidelijk aan wat de volgende stap is (wanneer je reageert, hoe de status te controleren is) en vermijd lange uitleggen. Een helder en bondig antwoord is veel effectiever dan drie omslachtige antwoorden.

Gebruik waar nodig variabelen (bijvoorbeeld de naam van de klant) en werk uw sjablonen regelmatig bij. Als u uw openingstijden, adres, beleid of acties wijzigt, zorg er dan voor dat uw snelle antwoorden die wijziging direct weergeven.

Stel verstandige werktijden in: als je van 9 tot 18 werkt, activeer dan het afwezigheidsbericht buiten die uren. En als je op vakantie gaat, maak dan een specifiek bericht aan met je terugkomstdatum en een alternatief contactpersoon voor noodgevallen.

In groepschats is voorzichtigheid geboden. Stel per groep één beleefd antwoord in of schakel automatische antwoorden in die chats uit. Dit voorkomt irritatie en zorgt ervoor dat het gesprek soepel verloopt.

Combineer ten slotte automatisering met menselijke tussenkomst: laat de machine filteren, begroeten of rapporteren, en laat een persoon het overnemen wanneer nodig. Die combinatie is meestal onverslaanbaar.

Snelle veelgestelde vragen (FAQ)

Heb ik WhatsApp Business nodig voor automatische antwoorden op mijn iPhone? Ja. Zonder jailbreak is dit de aanbevolen en door WhatsApp ondersteunde methode.

Lezen Android-apps mijn berichten? Ze werken door toegang te krijgen tot meldingen; ze halen de tekst daaruit om direct vanuit de melding te kunnen reageren. Controleer de machtigingen en het beleid van elke app om uzelf te beschermen tegen phishing.

Is de spraakmemo-functie voor gemiste oproepen al voor iedereen beschikbaar? Nog niet. De functie bevindt zich in de bètafase en wordt geleidelijk uitgerold. Het kan even duren voordat deze op uw apparaat beschikbaar is.

Hoeveel snelle antwoorden kan ik opslaan in Business? Tot wel 50, volgens de officiële documentatie.

Kan ik in de zakelijke app per contactpersoon dezelfde mate van detail aanpassen als in de Android-app? Niet op hetzelfde niveau; als je complexe regels nodig hebt, biedt Android met apps van derden meer controle.

Een effectief antwoordsysteem op WhatsApp is eenvoudig op te zetten: op Android met apps die meldingen automatiseren ; op iPhone met de krachtige zakelijke tools; en tijdens gesprekken met de nieuwe spraakmemo-optie na gemiste oproepen. Met een paar aanpassingen en goed geformuleerde berichten kunt u snel en consistent ondersteuning bieden zonder constant op uw telefoon te hoeven kijken.

Gerelateerd artikel:

Red je gesprekken! Ontdek hoe u verwijderde WhatsApp-berichten in 5 eenvoudige stappen kunt herstellen