- Anonyme dyr representerer brukere som får tilgang til Google-filene dine uten en individuell invitasjon eller uten å bli identifisert med sin synlige konto.
- De vises spesielt når dokumentet deles offentlig eller i modusen «alle med lenken», og tilgangen ikke er begrenset til bestemte personer.
- Tilstedeværelsen av den antyder ikke hacking, men den avslører at delingstillatelsene er brede og bør gjennomgås hvis innholdet er sensitivt.
- Å invitere bestemte brukere via e-post og unngå offentlige lenker er den beste måten å redusere anonyme dyr og ha kontroll over hvem som ser eller redigerer filene dine.
Hvis du noen gang har jobbet fredelig med et dokument, regneark eller en presentasjon og plutselig sett et dyreikon med et merkelig navn dukke opp i øvre høyre hjørne , ble du sannsynligvis litt skremt. Disse nysgjerrige besøkende er de såkalte «anonyme dyrene» i Google Disk , og selv om de kan tiltrekke seg oppmerksomhet, betyr de ikke nødvendigvis at du har blitt hacket eller noe sånt.
Google har bestemt seg for å legge til et snev av humor til noe så seriøst som tillatelsesadministrasjon ved å vise uidentifiserte brukere som dyr med søte navn: Anonym skunk, anonym koala, anonym kanin, anonym kraken… Bak hver av disse er det en ekte person som ser på filen din, men av forskjellige grunner vises de ikke med navnet sitt eller Google-kontoen sin. La oss se nærmere på hva de er, hvorfor de vises, og hvordan du kan holde alt under kontroll.
Hva er anonyme dyr på Google Disk?
Anonyme dyr er i hovedsak brukere som ser på eller redigerer en Google-fil (Dokumenter, Regneark eller Presentasjoner) uten å bli identifisert av en konto som er synlig for deg . I stedet for å vise navnet og profilbildet deres, representerer Google dem med en dyresilhuett og en etikett som «anonym hvalross» eller «anonym ekorn».
Dette skjer spesielt når dokumentet deles via en offentlig lenke eller en som er tilgjengelig for alle med lenken . I slike tilfeller kan ikke Google alltid koble brukerens aktivitet til et bestemt navn for deg, så de bruker dette systemet med anonyme «kjæledyr» for å indikere at noen andre for øyeblikket har tilgang til filen.
Bak hvert dyr står en bruker som kanskje bare leser eller redigerer innholdet, avhengig av filens konfigurerte tillatelser . Selve systemet for anonyme dyr medfører ingen risiko; det som utgjør forskjellen er typen tilgang du har gitt til dokumentet.
En stund brukte Google bare farger for å skille mellom hver person som var koblet til et delt dokument . Etter hvert som samarbeidsverktøyene deres utviklet seg, bestemte selskapet seg for å gjøre det mer visuelt og intuitivt, og begynte å assosiere hver uidentifiserte bruker med et dyr, i tillegg til å gi dem sitt eget ikon.
Listen er ganske lang og variert: fjellgeit, iguana, koala, lemur, krokodille, maursluker, dinosaur, delfin, and, elefant, ilder, rev, frosk, sjiraff, pinnsvin, flodhest, hyene, sjakal, leopard, tiger, lama, manat, mink, ape, orangutang, oter, panda, pingvin, beltedyr, axolotl, grevling, flaggermus, bever, bøffel, kamel, kameleon, gepard, ekorn, chinchilla, chupacabra, skarv, prærieulv, kråke, dingo, nebbdyr, pytonslang, vaskebjørn, neshorn, sau, spissmus, stinkdyr, skilpadde, hvalross, ulv, lommejordrotte ... Hvert av disse navnene kan vises som «anonyme» i dokumentene dine.
Hvorfor dukker det opp ukjente brukere eller anonyme dyr?
Når du ser en bruker du ikke kjenner igjen, enten det er et uvanlig navn eller et anonymt dyr , skyldes det vanligvis hvordan du delte filen og hvordan den andre personen fikk tilgang til den. Google lister opp flere typiske situasjoner der dette kan skje, og det er nyttig å være oppmerksom på dem for å unngå overraskelser.
En av de vanligste årsakene er at filen ble delt med en distribusjonsliste eller e-postliste . I disse tilfellene sendes dokumentet til en hel gruppe (for eksempel et arbeidsteam eller en klasse), og når noen fra den listen åpner filen via den generelle lenken, kan de vises som en anonym bruker hvis det ikke er noen individuell invitasjon eller hvis de ikke er logget inn med sin vanlige konto.
Det er også veldig vanlig at et anonymt dyr dukker opp fordi filen har blitt delt med noen som ikke har en Google-konto eller ikke er logget inn . Hvis den personen åpner lenken, vil de kunne få tilgang til filen i henhold til tillatelsene du har gitt dem (vise, kommentere eller redigere), men Google kan ikke vise deres virkelige navn øverst, derav dyreikonet.
Et annet veldig vanlig scenario er at noen med redigeringstillatelser eller tilgang til lenken har videresendt den til tredjeparter . Tenk deg at du deler et arbeidsdokument med en kollega, og de sender lenken videre til en annen person i teamet sitt uten å fortelle deg det. Denne nye personen kan logge inn som en anonym bruker og fremstå som en «anonym rev» eller et hvilket som helst annet dyr for deg mens de gjennomgår innholdet.
Du kan også se et ukjent navn i stedet for den vanlige kontakten din fordi vedkommende har endret Google-kontonavnet sitt . Hvis du mistenker at det kan være noen du kjenner, kan du sjekke e-postadressen deres i «Deling»-innstillingene i selve filen for å finne det ut.
I mange tilfeller er årsaken til denne uautoriserte tilgangen at filen er konfigurert som «offentlig på nettet» eller «tilgjengelig for alle med lenken ». I disse delingsmodusene kan alle som mottar lenken, kopierer den eller finner den få tilgang til og se (eller til og med redigere) filen i henhold til alternativene du har valgt, selv om systemet viser den som en anonym fil.
Slik identifiserer Google anonyme dyr
Når du ser dyreikoner i den øverste linjen i Google Dokumenter, Regneark eller Presentasjoner, indikerer Google faktisk tilstedeværelsen av brukere som har åpnet filen uten en personlig invitasjon eller uten at profilen deres er synlig for deg . Det betyr ikke at systemet ikke er klar over dem; det betyr ganske enkelt at du, som eier eller redaktør, bare vil se dem gjennom denne generiske representasjonen.
Google skiller tydelig mellom individuelt inviterte brukere og brukere som blir med via en delt lenke . Personer du har sendt en personlig e-postinvitasjon til, vil vises med navnet sitt og, hvis de har et, profilbildet sitt. Derimot vil de som blir med utelukkende via en generell lenke, uten en direkte invitasjon, vises som anonyme brukere.
Denne oppførselen gjelder også når dokumentet er åpent for «alle med lenken» eller «alle på internett kan finne og se det ». I disse tilfellene kontrollerer du ikke individuelt hvem som får tilgang til det, så Google viser ikke deres virkelige navn, men grupperer dem under dyrealiaser slik at du kan se hvor mange personer som er tilkoblet samtidig og hvilke deler av dokumentet de ser på.
Farge- og dyresystemet lar deg enkelt identifisere hvilke deler av teksten hver bruker gjennomgår i sanntid . Hvert anonyme dyr vil ha sin egen markør, valg og ikonfarge, så selv om du ikke ser det virkelige navnet, kan du følge handlingene dets i filen.
Det er viktig å merke seg at du bare kan se folks virkelige navn hvis du eksplisitt gir dem tilgang via en personlig invitasjon, eller hvis de er en del av en e-postliste knyttet til bestemte e-postadresser. Ellers vil de fortsette å vises som anonyme dyr, selv om du kan gjette hvem de er ut fra konteksten.
Hvis du noen gang vil sjekke om et ukjent navn i filen din tilhører noen du kjenner, kan du åpne dialogboksen «Del» og se gjennom e-postadressene som har tilgang . I den delen vil det å holde musepekeren over brukerens navn vise e-postadressen deres, slik at du kan bekrefte om det er personen du lette etter.
Typiske situasjoner der anonyme dyr dukker opp
I praksis har anonyme dyr en tendens til å dukke opp når det er intensiv bruk av delte lenker og dokumenter konfigurert for bred tilgang . Dette er veldig vanlig i studiemiljøer, samarbeidsmiljøer eller åpne prosjekter der det er ønskelig at mange mennesker kan se eller redigere samtidig.
Hvis du for eksempel er lærer eller instruktør og deler et dokument med en hel klasse via en lenke på en pedagogisk plattform eller i en masseutsendelse av e-post , kan de fleste elevene dine få tilgang til det uten at du trenger å invitere dem individuelt. Når de begynner å få tilgang til dokumentet, vil du se «anonym panda», «anonym delfin», «anonym sau» og andre som paraderer over toppen mens de konsulterer eller fyller ut informasjonen.
I bedrifter og arbeidsteam er det også vanlig å bruke generiske lenker slik at alle i teamet kan få tilgang til dem. Kanskje noen fra personalavdelingen deler et regneark med lenken i en intern chat slik at alle som trenger det kan konsultere det. Hvis folk ikke logger inn med hovedkontoen sin, eller tilgangen ikke er begrenset til bestemte brukere, vil du se disse kollegene som anonyme brukere.
I mer åpne prosjekter, som offentlige samarbeidsdokumenter, skjemaer med delte resultater eller fellesskapsguider, er anonyme dyr praktisk talt vanlige. Alle med lenken kan bli med, og du får bare en følelse av hvor mange som deltar takket være dyreikonene som dukker opp og forsvinner i sanntid.
Det finnes også mer tilfeldige tilfeller, for eksempel når du deler et dokument med en venn som ikke har en Gmail-konto, eller som åpner det fra et inkognitovindu i nettleseren uten å logge inn . Selv om de er noen du stoler på, vil Google se dem som en anonym besøkende og derfor tildele dem et av disse søte dyrealiasene.
Risikoer og misforståelser: Er anonyme dyr farlige?
Å se en «anonym kraken» eller en «anonym skunk» streife rundt i dokumentet ditt kan gi inntrykk av at noen har brutt seg inn, men tilstedeværelsen av disse anonyme dyrene innebærer ikke i seg selv noen form for hacking eller sikkerhetsbrudd . Det er rett og slett Googles måte å vise brukere hvis identitet ikke er knyttet til et navn som er synlig for deg.
Problemet ligger ikke i selve dyret, men i filens delingstillatelser . Hvis dokumentet er satt til offentlig eller tilgjengelig for alle via lenken, er det normalt å se anonyme dyr, fordi det betyr at du har tillatt den typen bred tilgang.
Men hvis du begynner å se uventede anonyme brukere i en fil du trodde var privat , kan det være et tegn på at dokumentet deles med flere enn du var klar over, eller at noen med tilgang har videresendt det uten å fortelle deg det. I så fall bør du gjennomgå delingsinnstillingene og justere tillatelsene.
En annen vanlig misforståelse er at fordi de er anonyme, kan ikke disse brukerne legge igjen spor eller har ingen begrensninger. I realiteten avhenger deres evne til å handle i filen av hva du har angitt: hvis de bare har lesetillatelse, vil de ikke kunne redigere eller slette noe ; hvis du har tillatt dem å redigere, vil de kunne endre innholdet, som alle andre redigeringsprogrammer.
Fra et personvernperspektiv logger Google aktivitet internt for å opprettholde tjenestesikkerheten, men du vil bare se «dyret» som sådan. Hvis du er bekymret for hvem som kan se et sensitivt dokument, er løsningen ikke så mye å «jake» på det anonyme dyret som det er å begrense hvem som kan motta lenken og hva de kan gjøre i filen.
Slik begrenser du hvem som kan se eller redigere filen din
Hvis du vil redusere eller eliminere forekomsten av anonyme dyr i dokumentene dine, er nøkkelen å justere delingstillatelsene slik at bare personene du velger har tilgang til dem . Google Drive tilbyr flere alternativer for å kontrollere dette med betydelig presisjon.
Den sikreste måten å administrere tilgang på er å sende personlige invitasjoner til bestemte e-postadresser . I stedet for å dele en offentlig lenke, legger du til brukere én etter én som skal kunne se, kommentere eller redigere filen. På den måten vil de vises med navnene sine når de åpner den, og ikke som anonyme brukere.
Et annet viktig tiltak er å unngå, når det er mulig, modusen «alle med lenken kan se/redigere» . Denne innstillingen er veldig praktisk for rask deling, men den åpner døren for at lenken sirkulerer mer enn tiltenkt, og potensielt ender opp hos fremmede – eller i det minste uidentifiserte brukere – inne i dokumentet ditt.
Hvis du allerede har delt en fil og begynner å se for mange ukjente brukere, kan du endre tillatelsene når som helst ved å bruke «Del»-knappen . Der kan du tilbakekalle generell tilgang, begrense den til bestemte personer, endre tilgangsnivået fra «redigerer» til «leser» eller til og med slutte å dele filen helt.
I dokumenter der du bare vil at folk skal lese, men ikke redigere noe, anbefales det å konfigurere skrivebeskyttet alternativ . På denne måten vil noen ikke kunne endre innholdet selv om de åpner dokumentet via en bred lenke og vises anonymt. Dette er spesielt nyttig for rapporter, manualer eller informasjonsdokumenter som ikke krever samarbeidende redigering.
Til slutt er det lurt å sjekke Google Disk sine avanserte delingsalternativer av og til . Der kan du se hvem som kan dele filen, hvem som kan legge til nye brukere, og om det finnes noen arvede tillatelser fra overordnede mapper som kan påvirke den. En rask gjennomgang av disse alternativene kan spare deg for mye problemer med tilgang.
Beste fremgangsmåter for å unngå overraskelser med anonyme dyr
Utover riktig konfigurering av tillatelser, finnes det en rekke gode fremgangsmåter som vil hjelpe deg med å holde Google Drive-dokumentene dine under kontroll og minimere tilstedeværelsen av uventede brukere . Det handler ikke om å leve i frykt, men om å være tydelig på hvem som får tilgang til dokumentene dine og hvorfor.
En av de første anbefalingene er å tenke nøye gjennom hvem du skal gi tilgang til før du deler en lenke . Hvis innholdet er sensitivt eller personlig, er det best å bruke noen sekunder på å legge inn e-postadressene til de spesifikke personene som skal se det, i stedet for å ty til den typiske «alle med lenken kan få tilgang til den».
Når det er mulig, prøv å sende filer via personlige invitasjoner i stedet for offentlige lenker . Dette enkle trinnet sikrer at når du åpner dokumentet, ser du de virkelige navnene på personene som er tilknyttet, ikke en samling dyr hvis identiteter du ikke helt kjenner igjen.
En annen god praksis er å gjennomgå standardtillatelsene du gir når du deler hele mapper . Noen ganger er en hel mappe åpen for langt flere personer enn du er klar over, og når du oppretter en ny fil i den, arver den denne konfigurasjonen. Dette kan føre til at dokumenter opprettes med bredere tilgang enn tiltenkt.
Hvis dere jobber i et team, kan det være nyttig å bli enige om noen interne regler for hvordan lenker deles . For eksempel å bestemme at dokumenter ikke videresendes utenfor gruppen uten først å konsultere eieren, eller at filer med sensitive data aldri legges i «noen med lenken»-modus. Disse små reglene reduserer risikoen for uautorisert tilgang betydelig.
Til slutt, hvis du kommer over et anonymt dyr i en viktig fil, ta det som et tegn på å raskt gjennomgå delingsinnstillingene dine og bekrefte at alt er som det skal være . Det trenger ikke å være noe alvorlig, men det er en god unnskyldning for å sikre at bare de riktige personene kan se eller redigere innholdet.
Å forstå hva anonyme dyr er, hvorfor de dukker opp og hvordan du administrerer dem, lar deg dra full nytte av Google Drives samarbeid i sanntid uten å kompromittere sikkerheten og personvernet til filene dine . Med riktig konfigurerte tillatelser og ansvarlig bruk av lenker, vil disse dyrene slutte å være en mystisk trussel og bare bli en vennlig kuriositet som indikerer at andre jobber med deg på det samme dokumentet.