Skróty klawiaturowe programu Outlook w systemie Windows 11: kompletny i praktyczny przewodnik

Informatec Digital » Zasoby » Skróty klawiaturowe programu Outlook w systemie Windows 11: kompletny i praktyczny przewodnik

Opanowanie skrótów klawiaturowych programu Outlook w systemie Windows 11 to jeden z najszybszych sposobów na oszczędzanie czasu każdego dnia. Jeśli spędzasz wiele godzin na obsłudze e-maili, terminach i spotkaniach, przyda Ci się przejrzysty przewodnik z kombinacjami klawiszy, które naprawdę robią różnicę, zarówno w klasycznej wersji Outlooka, jak i w nowej, a także w aplikacji Poczta/Kalendarz w systemie Windows.

Poniżej znajdziesz kompleksową, przerobioną listę wszystkich skrótów klawiaturowych wymienionych w źródłach : szybki dostęp do tworzenia i odpowiadania na wiadomości, nawigacji po folderach, poruszania się po kalendarzu, zarządzania przypomnieniami, udostępniania kalendarzy i wiele więcej. Zamieściliśmy również uwagi dotyczące użytkowania i wariantów wersji , ponieważ niektóre skróty mogą się nieznacznie różnić między klasyczną wersją Outlooka, nową wersją Outlooka dla systemu Windows i aplikacją Poczta dla systemu Windows 10.

Niezbędne skróty, które pozwolą Ci dobrze zacząć

To skróty, z których będziesz korzystać najczęściej na co dzień, aby tworzyć, wysyłać i poruszać się po skrzynce odbiorczej bez używania myszy.

• Nowa wiadomość lub wydarzenie: Ctrl+N.
• Wyślij e-mail: Ctrl+Enter.
• odpowiedź: Ctrl+R.
• Odpowiedz wszystkim: Ctrl+Shift+R.
• Do przodu: Ctrl+F.
• Usuń przedmiot: Usuń (trwałe usunięcie: Shift+Delete).
• Otwórz wiadomość w nowym oknie: Shift+Enter.
• Przejdź do Poczta/Kalendarz/Kontakty: Ctrl+1 / Ctrl+2 / Ctrl+3 (w niektórych widokach kontaktów jest to Ctrl+4).
• Wyświetl wszystkie skróty W nowym Outlooku: klawisz ?.

Gdy się przyzwyczaisz, każde dotknięcie oszczędza sekundy . Ostatecznie ten czas możesz poświęcić na bardziej wartościowe zadania niż klikanie w interfejs.

Pisanie i formatowanie: edycja „w locie”

Podczas tworzenia wiadomości e-mail lub notatek nowa wersja Outlooka i klasyczna wersja Outlooka korzystają z większości uniwersalnych skrótów edycyjnych.

• Kopiuj/Wytnij/Wklej: Ctrl+C / Ctrl+X / Ctrl+V.
• Cofnij/Ponów: Ctrl+Z / Ctrl+Y.
• Pogrubienie/kursywa/podkreślenie: Ctrl+B / Ctrl+I / Ctrl+U.
• Wstaw link: Ctrl+K.
• Zwiększ/Zmniejsz rozmiar czcionki: Ctrl+Shift+> / Ctrl+Shift+<.
• Usuń słowo po lewej stronie: Ctrl+Backspace (bardzo przydatne do szybkich korekt).

W niektórych kompilacjach zobaczysz instrukcje takie jak Ctrl+N dla pogrubienia; pamiętaj, że w wersjach Outlooka dla systemu Windows kombinacja Ctrl+N zazwyczaj tworzy nowy element . Jeśli kombinacja działa „dziwnie”, sprawdź dokładnie wersję, której używasz.

Produktywność w skrzynce odbiorczej

Dzięki tym skrótom możesz przenosić wiadomości, stosować statusy i prowadzić konwersacje z maksymalną sprawnością.

• Przejdź do następnej/poprzedniej wiadomości: Ctrl+> / Ctrl+<.
• Oznacz jako przeczytane/nieprzeczytane: Ctrl+Q / Ctrl+U (w niektórych konfiguracjach nie można odczytać także kombinacji klawiszy Ctrl+S lub O).
• Zaznacz do kontynuacji lub ukończenia: Wstawić.
• Anuluj wyszukiwanie: Wyjście.
• Szukaj w skrzynce pocztowej: Ctrl+E (w niektórych widokach również F3).
• Aktualizacja/Synchronizacja: Ctrl+M lub F9.

Jeśli pracujesz z wieloma regułami, folderami i kategoriami, kombinacja klawiszy Ctrl+Y staje się niezbędna: to skrót do pola „Przejdź do folderu”, dzięki któremu w sekundę przejdziesz tam, gdzie potrzebujesz.

Poruszaj się po modułach i panelach

Outlook integruje pocztę e-mail, kalendarz i kontakty w jednym interfejsie. Dzięki poniższym skrótom przełączanie między sekcjami jest natychmiastowe.

• Przejdź do Poczta/Kalendarz/Kontakty/Zadania: Ctrl+1 / Ctrl+2 / Ctrl+3 / Ctrl+4.
• Przejdź do drugiego pilota (jeśli dostępne): Ctrl+3 w niektórych konfiguracjach nowego Outlooka.
• Otwórz panel folderów: Ctrl+Y.
• Rozwiń/Zwiń sekcjeStrzałka w prawo / Strzałka w lewo.
• Przenoszenie uwagi między regionami (panele i wstążka): F6 lub Tab; podczas pisania klawisz F6 lub Alt przenosi do kart wstążki.

Inną bardzo przydatną kombinacją klawiszy podczas przeglądania gęstych widoków jest Ctrl++ i Ctrl+- do przybliżania i oddalania, co jest idealnym rozwiązaniem, gdy zależy Ci na szerokim widoku lub na wygodnej lekturze.

Kalendarz w szczegółach: tworzenie, przeglądanie i nawigacja

Moduł Kalendarza oferuje wiele skrótów klawiaturowych. Ich znajomość pozwoli Ci zmieniać widoki, nawigować między dniami, tygodniami i miesiącami oraz zarządzać spotkaniami i spotkaniami cyklicznymi bez utraty kontroli nad nimi.

Twórz i zarządzaj spotkaniami i terminami

• Utwórz spotkanie W widoku kalendarza: Ctrl+N.
• Utwórz spotkanie Z dowolnego widoku: Ctrl+Shift+A.
• Nowe ogłoszenie o spotkaniu: Ctrl+Shift+Q lub Alt+H, M, R.
• Otwórz „Nowe pozycje” Aby wybrać, co utworzyć: Alt+O, N, N.
• Wyślij ponownie termin lub spotkanie: Alt+H, F, W lub Ctrl+F.
• Odpowiedz wszystkim wezwanym z komunikatem: Ctrl+D (w niektórych widokach) i dostępem do Odpowiedz wszystkim za pomocą Ctrl+Shift+R.

Jeśli masz już otwarte spotkanie, możesz ustawić jego częstotliwość za pomocą kombinacji klawiszy Ctrl+G. Uwaga: Ctrl+G można również użyć do przejścia do daty w kalendarzu; kontekst ma znaczenie.

Widoki kalendarza

• Wyświetl od 1 do 10 dni: Alt+1 / Alt+2 / … / Alt+0 (10 dni).
• Przejdź do „Dzisiaj”: Alt+H, O, D.
• Widok dzienny: Alt+O, 1, D, D lub Ctrl+Alt+1.
• Następne 7 dni: Alt+H, X.
• Przejdź do określonej daty: Ctrl+G lub Alt+H, L.
• Widok miesięczny: Alt+= lub Ctrl+Alt+4.
• Widok całego tygodnia: Alt+− (znak minus) lub Ctrl+Alt+3.
• Przegląd tygodnia pracy: Ctrl+Alt+2.

Aby poruszać się po kalendarzu za pomocą klawiatury: następny/poprzedni dzień za pomocą Ctrl+strzałka w prawo/lewo; następny/poprzedni tydzień za pomocą Alt+strzałka w dół/górę; następny/poprzedni miesiąc za pomocą Alt+Page Down / Alt+Page Up; i przejście na koniec lub początek tygodnia za pomocą Alt+Home / Alt+End.

Nawigacja między spotkaniami i powiadomieniami

• Poprzedni/Następny cytat: Ctrl+Przecinek (,) lub Ctrl+Shift+Przecinek (,) / Ctrl+Kropka (.) lub Ctrl+Shift+Kropka (.).
• Otwórz element Kiedy pojawi się przypomnienie: Alt+O.
• Otwórz okno powiadomień: Alt+V, M.
• Przypomnienie o drzemce: Alt+S.
• Odrzuć przypomnienie: Alt+D.

Aby przypisać dźwięk do powiadomienia : otwórz Plik > Opcje > Zaawansowane (Alt+F, T, A), a następnie naciśnij Alt+P. Użyj klawisza Tab, aby przejść do „Przeglądaj”, potwierdź Enterem i wybierz plik dźwiękowy w oknie dialogowym „Plik dźwiękowy powiadomienia”.

Udostępniaj kalendarz, grupy i opcje

Outlook ułatwia pracę z współdzielonymi kalendarzami i publikowanie harmonogramów online. Poniższe skróty na wstążce przyspieszają te zadania.

• Wyświetl programowanie w układzie poziomym (porównaj kalendarze): Alt+H, S, V lub Ctrl+Alt+5.
• Dodaj współdzielone kalendarze lub utwórz nowy: Alt+H, O, C.
• Utwórz grupę kalendarzy lub dodaj kalendarz działu: Alt+H, C, G.
• Wyślij kalendarz e-mailem: Alt+H, E.
• Udostępnij kalendarz: Alt+H, S, C.
• Opublikuj kalendarz online: Alt+H, P, O.
• Uprawnienia do udostępniania z folderu: Alt+H, F, P.
• Wyszukaj kontakty: Alt+O1, B, B.
• Otwórz książkę adresową: Alt+H, A, B.
• Opcje kalendarza programu Outlook: Alt+H, C, O.

Jeśli zauważysz, że wybrany element nie jest w pełni czytelny dla Twojego czytnika ekranu, możesz aktywować Microsoft Active Accessibility Information (MSAA) za pomocą kombinacji klawiszy Alt+Ctrl+Shift+M, aby zapewnić bardziej szczegółowe informacje w czytniku ekranu JAWS.

Planowanie z okna spotkania

Podczas tworzenia spotkania możesz skorzystać z Asystenta planowania , który ułatwi Ci koordynację harmonogramów: za pomocą skrótu Alt+P uzyskasz dostęp do harmonogramu z okna spotkania i sprawdzisz dostępność obok siebie.

Skróty poczty i kalendarza dla systemu Windows 10

Mimo że nacisk położony jest na system Windows 11, wiele organizacji nadal korzysta z aplikacji Poczta/Kalendarz systemu Windows 10 , której skróty są nadal przydatne i zostały w dużej mierze zachowane w nowym programie Outlook.

Nawigacja e-mailowa

• Przełącz na Kalendarz/Pocztę: Ctrl+2 / Ctrl+1.
• Przejdź do skrzynki odbiorczej/skrzynki wysłanych: Ctrl+Shift+I / Ctrl+Shift+O.
• Podróżowanie między regionami: F6 lub Tab.
• Taśma podczas pisania: F6 lub Alt.
• Zoom : Ctrl+znak plus (+) lub Ctrl+znak minus (−).
• SzukajNaciśnij Ctrl+E lub F3, aby przenieść fokus na pole wyszukiwania.

Praca z wiadomościami

• Oznacz jako przeczytane/nieprzeczytane: Ctrl+Q / Ctrl+S.
• Odpowiedz/Odpowiedz wszystkim/Przekaż dalej: Ctrl+R / Ctrl+Shift+R / Ctrl+F.
• Aby tymczasowo zaakceptować zaproszenie: Alt+N.
• Nowa wiadomość: Ctrl+N lub Ctrl+Shift+M.
• Dołączać pliki: Alt+I.
• Sprawdzanie pisowni: F7 (przełącza również skanowanie kursora podczas czytania).
• Wyślij: Alt+S lub Ctrl+Enter.
• usunąć: Ctrl+D.

Inne przydatne skróty

• Synchronizuj ręcznie: Ctrl+M lub F9.
• Zaznacz/Odznacz rozmowę: Ctrl+Shift+G.
• Usuń rozmowę: Ctrl+D lub Delete
• Archiwizuj rozmowę: Odwracać.

Dla wielu użytkowników praca z zewnętrzną klawiaturą zwiększa produktywność i poprawia dostępność w porównaniu z ekranem dotykowym, zwłaszcza jeśli mają oni problemy z mobilnością lub wzrokiem.

Więcej klasycznych kombinacji Outlooka

Tego typu kombinacje cieszą się dużą popularnością w środowiskach biurowych i na egzaminach konkursowych i pozostają aktualne w dużej części ekosystemu Outlook.

• Otwórz otrzymaną wiadomość: Ctrl+A.
• Oznacz jako przeczytane/nieprzeczytane: Ctrl+Q / Ctrl+O.
• Utwórz nowy element: Ctrl+U (w niektórych listach służy do przełączania między stanem przeczytane/nieprzeczytane; może się różnić).
• Odpowiedz/Odpowiedz wszystkim/Przekaż dalej: Ctrl+R / Ctrl+Shift+R / Ctrl+F.
• Szukaj: F3.
• Synchronizacja: F9.
• Nowe zadanie: Ctrl+Shift+T.
• Nowy kontakt: Ctrl+Shift+C.
• Nowe żądanie spotkania: Ctrl+Shift+Q.
• Nowa notatka: Ctrl+Shift+N.
• Nowe spotkanie: Ctrl+Shift+A.
• Nowa wiadomość: Ctrl+Shift+M.
• Nowa grupa kontaktów: Ctrl+Shift+L.
• Nowy folder: Ctrl+Shift+E.
• Nowy folder wyszukiwania: Ctrl+Shift+P.
• Przejdź do Poczta/Kalendarz/Kontakty: Ctrl+1 / Ctrl+2 / Ctrl+3.
• Przejdź do innego folderu: Ctrl+Y.
• Skrzynka odbiorcza/Skrzynka nadawcza: Ctrl+Shift+I / Ctrl+Shift+O.

Należy pamiętać, że niektóre zadania mogą się nieznacznie różnić w zależności od wersji, języka lub dostosowania środowiska Twojej firmy.

Aktywuj lub wybierz styl skrótu w nowym programie Outlook

W nowym Outlooku możesz dostosować schemat skrótów (Outlook, Outlook.com, Gmail, Yahoo! Mail itp.). Jeśli wyłączyłeś skróty lub chcesz zmienić styl, przejdź do Ustawienia > Ogólne > Ułatwienia dostępu i wybierz preferowaną opcję. Zapisz zmiany i gotowe.

• Dostępne style: Outlook.com, Poczta Yahoo!, Outlook, gmail.
• Aby zobaczyć listę obsługiwanych skrótów na ekranie, naciśnij ? w nowym programie Outlook lub kliknij łącze, które pojawi się w tej sekcji.

Jeśli korzystasz z Gmaila lub innej usługi, wybór tego samego schematu lub sprawdzenie zalet programu Outlook w porównaniu z Gmailem ułatwi Ci naukę bez rezygnowania z możliwości programu Outlook.

Szybkie kroki: Zautomatyzuj swój przepływ pracy

Mimo że program Outlook nie pozwala na dostosowanie wszystkich standardowych skrótów, możesz skorzystać z funkcji Szybkie akcje , dzięki której możesz łączyć zadania za pomocą kliknięcia lub przypisanego klawisza (na przykład: oznacz jako przeczytane i przenieś do folderu).

Utwórz swoją pierwszą szybką akcję

1. Otwórz program Outlook i przejdź do widoku poczta > Strona główna.
2. W Szybkich akcjach wybierz Utwórz nową szybką akcję.
3. Przypisz nazwę i ikonę, a następnie naciśnij OK.
4. Wybierz czynność(y), które chcesz wykonać i, jeśli chcesz, przypisać klucz.

Outlook oferuje sześć predefiniowanych konfiguracji (Przenieś do, Do menedżera, Wyślij do zespołu, Gotowe, Odpowiedz i Usuń...). Możesz je dostosować do swoich potrzeb: zmienić akcje, skróty lub ikony i zapisać.

Zobacz pełną listę skrótów w programie Outlook

Jeśli nie masz pewności co do skrótu klawiaturowego, skorzystaj z wbudowanej pomocy: zaloguj się , przejdź do Ustawienia > Ogólne > Ułatwienia dostępu i otwórz listę. W nowym Outlooku naciśnięcie znaku zapytania (?) otwiera panel ze skrótami zgodnymi z Twoją wersją.

Szybki blok często używanych skrótów (e-mail)

W tym bloku zebrano kombinacje podane w różnych przewodnikach dotyczące bardzo typowych zadań w programie Outlook dla systemu Windows.

• Utwórz wiadomość: Ctrl+U lub Ctrl+Shift+M.
• Otwórz otrzymaną wiadomość: Ctrl+A.
• Odpowiedz/Odpowiedz wszystkim: Ctrl+R / Ctrl+Shift+R.
• Wyślij: Ctrl+Enter.
• Prześlij jako załącznik: Ctrl+Alt+O.
• Do przodu: Ctrl+F.
• Oznacz jako przeczytane/nieprzeczytane: Ctrl+Q / Ctrl+O.
• Oznacz jako bezpieczny e-mail: Ctrl+Alt+J.
• Otwórz książkę adresową: Ctrl+Shift+B.
• Sprawdź nazwiska: Ctrl+Shift+K.
• Sprawdź nowe wiadomości: Ctrl+M lub F9.

Pamiętaj, że niektóre kombinacje mogą się pokrywać (na przykład Ctrl+G), a działanie niektórych skrótów zależy od kontekstu (czy edytujesz spotkanie, czy znajdujesz się w kalendarzu, czy jesteś w trybie skupienia na konkretnym panelu itd.).

Dostępność i wsparcie specjalistyczne

Firma Microsoft oferuje użytkownikom o szczególnych potrzebach usługę Accessibility Answer Desk , w której pracują specjaliści przeszkoleni w zakresie technologii wspomagających i którzy zapewniają wsparcie w wielu językach, w tym w języku migowym. Jeśli pracujesz w sektorze publicznym lub firmie, możesz skontaktować się z kanałem organizacji, aby uzyskać pomoc dostosowaną do Twoich potrzeb.

Opanowanie tych skrótów klawiaturowych znacznie usprawnia korzystanie z Outlooka i jego kalendarza: natychmiastowe tworzenie spotkań , przełączanie się między widokami bez odrywania rąk od klawiatury, odpowiadanie na wiele wiadomości czy uśpienie przypomnień bez utraty czasu. Jeśli korzystasz na zmianę z klasycznego Outlooka, nowego Outlooka i aplikacji Poczta/Kalendarz, pamiętaj o subtelnych różnicach i wybierz schemat skrótów , który najlepiej odpowiada Twoim nawykom. Po kilku dniach zauważysz, jak szybko zaoszczędzone minuty się sumują.