Problemas con la impresora en Windows: causas, errores y soluciones paso a paso

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Si tienes una impresora conectada a Windows, seguro que en más de una ocasión te ha dado guerra: no imprime, desaparece, se queda la cola bloqueada o deja de funcionar tras una actualización. Y, como suele pasar, todo esto llega justo cuando más prisa tienes por sacar un documento.

El comportamiento de las impresoras en Windows 10 y Windows 11 puede ser bastante caprichoso, y las últimas decisiones de Microsoft con los drivers de impresora antiguos y los cambios en el sistema de impresión han añadido todavía más complicaciones. En esta guía vas a encontrar, todo junto y bien ordenado, qué está pasando con las impresoras en Windows, por qué fallan, cómo afectan las nuevas actualizaciones a los modelos antiguos y qué puedes hacer, paso a paso, para volver a imprimir con normalidad.

Por qué las impresoras dan tantos problemas en Windows

Detrás de la mayor parte de fallos con impresoras en Windows hay unas pocas causas repetidas una y otra vez: controladores incompatibles o anticuados, cambios en Windows Update, errores en la cola de impresión, puertos mal configurados o conexiones inestables (USB, red, WiFi o Bluetooth).

En Windows 10 ya se notaban estos problemas, pero con Windows 11 la cosa se ha complicado un poco más. Microsoft ha modificado varias veces los servicios de impresión y el modelo de controladores, de modo que impresoras que antes funcionaban sin problemas ahora aparecen como genéricas, pierden opciones de configuración o directamente dejan de imprimir tras actualizar el sistema.

Además, algunos errores surgen porque Windows 11 detecta la impresora como un dispositivo genérico y no aplica el controlador correcto. En otros casos, la propia configuración de privacidad y seguridad puede bloquear la impresión, especialmente si utilizas aplicaciones intermedias o software del fabricante que necesita permisos adicionales.

Por si fuera poco, el clásico fallo de la cola de impresión atascada sigue estando muy presente: documentos bloqueados que impiden que nada más salga, servicios de impresión congelados o archivos spool corruptos que hay que vaciar a mano.

El fin de los drivers legacy V3 y V4 en Windows 11

Uno de los cambios más importantes que afecta a muchos usuarios es la retirada progresiva de los controladores de impresora «heredados» V3 y V4 en Windows 11, especialmente en las versiones 24H2 y 25H2.

Estos drivers legacy son controladores diseñados hace años para hardware antiguo. El modelo V4 se introdujo con Windows 8, así que hablamos ya de tecnología con más de una década a sus espaldas. Aunque durante mucho tiempo estos controladores han permitido seguir utilizando impresoras viejas en equipos modernos, Microsoft los considera obsoletos, poco seguros y difíciles de mantener.

Con la actualización KB5074105 de Windows 11, Microsoft activa el principio del fin de este soporte: a partir de enero de 2026 Windows 11 dejará de admitir impresoras que dependan de drivers V3 y V4, cerrando un proceso de transición que la compañía anunció en septiembre de 2023 para que fabricantes y usuarios se adaptaran.

La razón oficial es clara: estos controladores heredados arrastran problemas de estabilidad y suponen un riesgo de seguridad, se han convertido en un punto débil del sistema y seguir dándoles soporte complica tanto el mantenimiento de Windows como la protección frente a vulnerabilidades.

En la práctica, esto significa que muchas impresoras antiguas pueden dejar de instalarse o dejar de funcionar correctamente en Windows 11 24H2 y 25H2 si no existe un controlador actualizado alternativo. El objetivo de Microsoft es centrarse en tecnologías modernas, más seguras y universales, como el controlador de clase IPP integrado en Windows 10 y Windows 11, que permite imprimir sin instalar software de terceros.

Qué hacer si tu impresora es antigua o depende de drivers legacy

Si utilizas una impresora con bastantes años a sus espaldas, lo primero que debes comprobar es si depende exclusivamente de drivers V3 o V4 antiguos y no tiene un controlador moderno compatible con Windows 11. Este escenario es especialmente frecuente en pequeñas empresas, escuelas o despachos que siguen usando dispositivos que el fabricante ya no actualiza.

Microsoft recomienda como primer paso ponerse en contacto con el fabricante de la impresora y comprobar si existe un driver actualizado o algún controlador universal para las nuevas versiones de Windows 11. Muchos fabricantes han publicado en los últimos años controladores unificados que permiten alargar la vida útil de modelos veteranos.

Si el fabricante ya no ofrece soporte y no hay drivers recientes, tendrás que valorar seriamente el reemplazo de la impresora por un modelo actual. Puede molestar tener que cambiar un dispositivo que «todavía imprime bien», pero si el sistema operativo deja de reconocerlo o lo hace de forma limitada, llegará un punto en el que no tendrás alternativa razonable.

Para quienes ya se han topado con el problema tras una actualización automática, existe una vía temporal: desinstalar la actualización concreta. En Ajustes > Windows Update > Historial de actualizaciones, es posible buscar la KB5074105 y eliminarla, siempre que el sistema lo siga permitiendo. Eso sí, conviene hacer copia de seguridad antes de tocar nada y asumir que esta solución es un parche a corto plazo.

La línea de Microsoft es clara: priorizar controladores modernos, como el driver de clase IPP, reforzar la seguridad y simplificar el mantenimiento. El porcentaje de usuarios afectados puede ser bajo a nivel global, pero quien depende de una impresora antigua y no se prepara con tiempo puede encontrarse con un problema serio en su flujo de trabajo.

Errores típicos al instalar o conectar la impresora en Windows

Una de las situaciones más frustrantes es cuando, tras seguir el asistente de instalación, Windows muestra un error y la impresora no termina de instalarse. Aquí conviene ir descartando causas desde lo más sencillo.

En primer lugar, revisa la conexión USB si la impresora va por cable: desconecta y vuelve a conectar cuando lo pida el software, prueba otro puerto USB del ordenador, cambia de cable y, si tienes otros dispositivos conectados, quítalos mientras haces las pruebas. Muchos errores de instalación se deben a un cable defectuoso o a puertos con problemas de alimentación.

Otra comprobación clave es descartar que haya virus o malware impidiendo la instalación del software de la impresora. Pasa un escaneo completo con tu antivirus actualizado y asegúrate de que no haya bloqueos de seguridad inesperados. También puedes apagar la impresora, desenchufarla un minuto y volver a encenderla para «forzar» un arranque limpio.

En caso de que el instalador dé errores una y otra vez, entra en Configuración > Dispositivos / Bluetooth y dispositivos > Impresoras y escáneres y ejecuta el solucionador de problemas de impresión que ofrece Windows. A veces corrige servicios o configuraciones internas que no se ven a simple vista.

Si el ordenador no encuentra la impresora, tendrás que agregarla manualmente. En Windows, ve a Agregar impresoras y escáneres, espera a que busque y, si no aparece, pulsa en «Actualizar» o en «La impresora que quiero no está en la lista» para forzar una detección avanzada e incluso la instalación del controlador correspondiente.

Impresora sin conexión, WiFi que falla y otros problemas de red

Otra categoría muy habitual de fallos viene por la parte de la conectividad de red: impresoras WiFi que no aparecen, dispositivos que dicen estar sin conexión o equipos que están en otra red distinta.

Si la impresora no tiene acceso a Internet o a la red local, verifica lo más básico: que está encendida, conectada al mismo WiFi que el ordenador y dentro del alcance del router. A veces basta con apagarla, desenchufarla unos segundos y encenderla de nuevo, junto con un reinicio del PC.

No olvides revisar tu propia conexión: abre una página web en el ordenador o en el móvil y confirma que el router y la línea funcionan correctamente. Si hay cortes, desenchufa el router, espera medio minuto y vuelve a conectarlo.

Cuando la impresora aparece como «sin conexión» en Windows, es importante comprobar el estado del dispositivo en el sistema. En Windows 10, por ejemplo, ve a Configuración > Dispositivos > Impresoras y escáneres, selecciona tu impresora, entra en «Abrir cola» y en el menú Impresora asegúrate de que no estén activadas las opciones «Pausar impresión» ni «Usar impresora sin conexión». Si estaban marcadas, quítalas.

Si la cola de impresión está atascada y parece que nada avanza, abre la lista de documentos en espera, selecciona las tareas y cancélalas. En muchos casos, eliminar todo y volver a enviar el documento arregla el bloqueo. Si el sistema no responde, puedes usar Ctrl + Alt + Supr, abrir el Administrador de tareas, cerrar las aplicaciones implicadas o incluso reiniciar el equipo.

Impresora WiFi y Bluetooth: cuando la inalámbrica no quiere funcionar

Las impresoras WiFi y Bluetooth son muy cómodas, pero también aportan su propia ración de quebraderos de cabeza, sobre todo en Windows 10 y Windows 11. Uno de los problemas más frecuentes es que la impresora no detecta el PC o el PC no detecta la impresora a pesar de estar en la misma red.

En las impresoras WiFi es importante revisar el modo en que el propio dispositivo escanea o busca equipos en la red. Cada fabricante tiene su método: menús en la pantalla de la impresora, botones de WPS en el router, asistentes desde el móvil, etc. Si no realizas ese proceso de emparejamiento correctamente, es posible que la impresora nunca llegue a «ver» a tu ordenador.

Aunque durante el proceso de instalación se suele añadir un driver, conviene mirar en la web del fabricante por si hay una versión más nueva del controlador. Un driver obsoleto puede dar problemas de detección, calidad de impresión o pérdida de opciones avanzadas.

Si la impresora inalámbrica sigue sin responder, otra herramienta muy útil es el solucionador de problemas de impresión de Windows. En Windows 10, por ejemplo, puedes ir a Configuración > Actualización y seguridad > Solucionar problemas > Impresora y ejecutarlo para que revise configuraciones, puertos y servicios.

En el caso de las impresoras Bluetooth, revisa primero el propio dispositivo: que el icono de Bluetooth aparezca en la pantalla de la impresora, que no esté emparejada con otro equipo (si lo está, apaga ese dispositivo, desactiva su Bluetooth o borra el emparejamiento) y que sea compatible con el tipo de cifrado y banda de red que estás utilizando.

Si el problema está en el ordenador, quizá el propio controlador de Bluetooth de Windows sea el culpable, especialmente en PCs más antiguos. En ese caso, puedes probar varias opciones: instalar actualizaciones desde Windows Update, usar el solucionador de problemas de hardware, reinstalar el driver desde el Administrador de dispositivos, probar el controlador genérico del sistema o incluso aplicar un driver de otra versión de Windows en modo compatibilidad.

Problemas con cartuchos, calidad de impresión y papel atascado

No todos los errores de impresora se deben al sistema operativo. Muchas veces la culpa la tiene el propio hardware de la impresora: cartuchos, tóner, rodillos, fusor, tipo de papel o sensores internos.

Un fallo bastante común es que la impresora indique que un cartucho está vacío o no reconocido cuando tú sabes que tiene tinta o que acabas de cambiarlo. En estos casos, revisa si el cartucho lleva chip de identificación y si está limpio. Si no tiene chip, habla con tu proveedor; si lo tiene, puedes limpiar suavemente el detector o los contactos metálicos.

Si acabas de colocar un cartucho nuevo y no lo reconoce, quítalo y vuelve a insertarlo con cuidado. A veces no ha quedado bien encajado. También es posible que estés utilizando un cartucho compatible de baja calidad y el firmware de la impresora lo rechace.

Con los tóner de impresoras láser, un truco clásico es agitarlos suavemente para redistribuir el polvo de tóner cuando llevan mucho tiempo parados; si el tóner está muy compactado, la impresión sale pobre o intermitente. No olvides revisar también el fusor térmico en equipos láser, ya que si está en mal estado puede provocar manchas, sombras o falta de fijación del tóner al papel.

En cuanto a la calidad de impresión, si ves líneas desalineadas, colores mal colocados o textos «bailando», lo más probable es que necesites una alineación o limpieza de cabezales. Desde el panel de control de la impresora o desde las propiedades de impresión en Windows, busca la sección de mantenimiento y ejecuta las opciones de alineación o limpieza siguiendo las instrucciones.

Si las impresiones salen borrosas, piensa en factores como el tipo de papel, la humedad, la calidad de la tinta o el modo de impresión. Un papel muy barato o húmedo, un modo de impresión económica o una densidad demasiado baja pueden arruinar el resultado. Puedes mejorar la nitidez aumentando la calidad en las propiedades de impresión y usando papel de mejor calidad, especialmente para fotos.

El clásico «folio atascado» es otro de los grandes protagonistas. El papel puede haberse arrugado, estar húmedo, mal colocado o no ser apto para esa impresora. También influye que los rodillos de arrastre estén sucios o que la impresora no esté sobre una superficie nivelada. Si se atasca, no tires del papel a lo bruto: comprueba si hay un botón de expulsión (a menudo con el dibujo de un folio y una flecha), apaga y enciende la impresora para ver si lo expulsan los rodillos, abre las tapas con cuidado y retira los restos sin forzar.

Controladores que fallan, mensajes de error y cola de impresión bloqueada

Otro foco de problemas está en los propios controladores de la impresora. Muchos usuarios ven mensajes como «el controlador no está disponible» o la impresora pasa de tener todas sus opciones avanzadas a mostrar solo un panel genérico con dos pestañas básicas.

Esto puede pasar porque el driver se ha quedado anticuado, porque el fabricante ha publicado una versión defectuosa o porque una actualización de Windows ha roto la compatibilidad. También hay casos en los que la instalación del controlador se ha corrompido por cortes de luz, bloqueos u otros errores durante el proceso.

En primera instancia, prueba a actualizar el controlador desde el Administrador de dispositivos: busca el apartado de Impresoras, haz clic derecho sobre tu modelo y selecciona «Actualizar controlador» para que Windows intente localizar una versión más reciente. Si no lo consigue, entra directamente en la sección de soporte de la web del fabricante, busca tu modelo y descarga el último driver estable.

Si los drivers por defecto de Windows no son suficientes o sigues viendo conflictos, desinstala el software actual, reinicia y reinstala la impresora desde cero. En muchos escenarios es más eficaz eliminarla completamente que seguir haciendo parches sobre una instalación dañada.

Cuando la cola de impresión se queda atascada de forma repetida, quizá te toque vaciarla y reiniciar manualmente el servicio de impresión. Puedes hacerlo así: abre la aplicación Servicios (buscando «servicios» en el menú Inicio), localiza la Cola de impresión, haz clic derecho y pulsa en Detener. Después, ve a la ruta %WINDIR%\system32\spool\printers, borra su contenido, vuelve a Servicios, abre las propiedades de Cola de impresión, pon el tipo de inicio en Automático, pulsa Iniciar y Aceptar. Una vez hecho, tendrás la cola limpia.

Los mensajes de error en pantalla o por luces LED también son una fuente constante de dudas. Ante cualquier código raro o combinación de pitidos, el recurso más directo es consultar el manual de la impresora o la web oficial del fabricante, donde suelen listarse los indicadores de error y la forma de resolverlos. Muchos equipos modernos incluso muestran en su propio panel instrucciones paso a paso para salir del apuro.

Soluciones específicas en Windows: actualizar, reinstalar y usar herramientas del sistema

Más allá de revisar cables y cartuchos, Windows ofrece varias herramientas para recuperar una impresora que ha dejado de funcionar tras una actualización o un cambio de configuración. Una acción casi obligatoria es reiniciar el sistema al menos una vez después de una gran actualización de Windows 10 u 11; hay cambios que no terminan de aplicarse hasta que el equipo se reinicia.

Si tu impresora es compatible con Windows 10 u 11, el paso siguiente es asegurarte de que tienes el software más reciente del fabricante. En el caso de HP, por ejemplo, puedes usar la aplicación HP Smart para detectar y reparar problemas básicos, y si no se resuelven, descargar el paquete de drivers más actual desde su web de soporte.

En Windows también puedes recurrir, como último recurso, a Restaurar sistema si una actualización reciente ha dejado inservible la impresora y ninguna otra solución funciona. En las opciones de recuperación de Windows 10 o 11 podrás elegir un punto anterior en el tiempo en el que todo funcionaba correctamente.

El solucionador de problemas integrado es otra ayuda bastante práctica. Desde Configuración, puedes buscar «impresión» o entrar en Actualización y seguridad > Solucionar problemas > Impresora (en Windows 10) o su equivalente en Windows 11. Esta herramienta revisa servicios, colas, permisos y configuraciones típicas que suelen romperse.

Cuando ya lo has probado todo y sigues igual, una medida que funciona sorprendentemente bien es desinstalar la impresora y volver a instalarla. En Configuración > Dispositivos (o Bluetooth y dispositivos) > Impresoras y escáneres, selecciona tu impresora y elige «Quitar dispositivo». Reinicia el ordenador y, después, vuelve a esa sección, pulsa en «Agregar una impresora o escáner» y deja que Windows detecte de nuevo el equipo. Muchas veces se corrigen así asociaciones de puertos y drivers que habían quedado mal.

Agregar y reinstalar impresoras en Windows 10 y Windows 11 (manual y avanzado)

Si la detección automática no termina de funcionar, puedes agregar la impresora manualmente usando los asistentes avanzados de Windows. Esto es especialmente útil con impresoras de red, modelos antiguos o instalaciones con puertos específicos.

En Windows 11, ve a Inicio > Configuración > Bluetooth y dispositivos > Impresoras y escáneres. Asegúrate de que la impresora está encendida y conectada (por USB o por red), pulsa en «Agregar dispositivo» o en «Actualizar» y espera a que aparezca. Si la ves en la lista, selecciona «Agregar dispositivo» para que Windows intente instalarla automáticamente.

Si después de la búsqueda no aparece, elige la opción de agregar manualmente. Verás varias formas de localizar la impresora: por dirección de red, por nombre, con detección avanzada o como impresora local o de red con configuración manual. Todas sirven tanto para impresoras inalámbricas como cableadas, pero si la impresora está conectada directamente al equipo, la opción más clara es «Agregar una impresora local o una impresora de red con configuración manual».

En ese asistente, Windows te pedirá elegir un puerto. Selecciona «Usar un puerto existente» y escoge el puerto al que está conectada la impresora: USB en el caso de cable, o los clásicos puertos LPT (paralelo) y COM (serie) para equipos muy antiguos. Después, pulsa en Siguiente para instalar el controlador.

Si tienes un disco del fabricante con los drivers, selecciona «Tengo disco» y apúntalo a la unidad correspondiente. Si no, elige «Windows Update» para que el sistema descargue una lista actualizada de modelos soportados. Cuando la lista esté lista, marca el fabricante en la columna izquierda y el modelo exacto en la derecha, y dale a Siguiente.

Después de eso, podrás escribir un nombre descriptivo para la impresora (por ejemplo, con su uso o ubicación) y decidir si quieres compartirla o no con otros dispositivos de la red. Si solo la vas a usar tú, marca «No compartir esta impresora» y sigue adelante. Antes de terminar, es buena idea pulsar «Imprimir una página de prueba» para asegurarte de que todo funciona y, si sale bien, cerrar el asistente con Finalizar.

Puerto COM y configuraciones especiales de impresión

En algunos entornos todavía se usan impresoras conectadas mediante puerto COM (serie), ya sea porque el hardware es antiguo o porque se usan adaptadores de COM a USB para mantener dispositivos heredados en equipos modernos.

Cuando configuras una impresora de este tipo, debes asegurarte de que el ordenador tiene un puerto COM operativo (físico o emulado) y de que eliges el puerto correcto durante la instalación en Windows. Si, al cerrar sesión o reiniciar, ves que el número de puerto COM ha cambiado, la impresora puede dejar de funcionar de golpe. En esos casos tendrás que revisar la configuración del puerto en las propiedades de la impresora y volver a asignar el COM adecuado.

Para que funcione bien una impresora en COM, es imprescindible instalar los controladores correctos y respetar los parámetros de comunicación (velocidad, bits, paridad) indicados por el fabricante. Aunque hoy en día la mayoría de impresoras usan USB, Ethernet o WiFi, estos casos siguen existiendo en empresas con hardware especializado.

Otro truco avanzado que puede facilitarte la vida es instalar la misma impresora varias veces en Windows con distintas configuraciones. Esto resulta muy útil para tener, por ejemplo, un perfil en color y otro en blanco y negro, o una versión en alta calidad y otra en modo borrador, sin tener que cambiar ajustes cada vez que imprimes.

Para hacerlo, primero averigua qué puerto usa tu impresora y qué controlador tiene asignado. En la barra de búsqueda, abre el Panel de control, entra en Hardware y sonido > Ver dispositivos e impresoras, haz clic derecho sobre tu impresora y abre «Propiedades de impresora». En la pestaña Puertos verás el puerto actual, y en la pestaña Opciones avanzadas, el controlador en uso.

Luego, desde la misma ventana de Dispositivos e impresoras, pulsa en «Agregar una impresora», elige «La impresora que quiero no está en la lista» y selecciona «Agregar una impresora local o de red con configuración manual». Escoge el mismo puerto que viste antes, selecciona el mismo controlador, confirma que quieres usar el ya instalado y dale un nombre distinto que te recuerde la configuración que vas a aplicar (por ejemplo, «Impresora láser B/N»).

Una vez creada, entra en las Preferencias de impresión de esa «nueva» impresora y ajusta la configuración que quieras (solo blanco y negro, calidad borrador, doble cara, etc.). Windows guardará esos ajustes por separado, y cuando vayas a imprimir desde cualquier programa verás varias «impresoras» aunque físicamente sea la misma. Es una forma muy práctica de ganar tiempo en el día a día.

En algunos casos Windows 10 puede combinar internamente estas configuraciones y mostrar solo una impresora en ciertos menús, pero desde Dispositivos e impresoras o desde menús avanzados seguirás pudiendo gestionar cada perfil por separado, cambiar nombres o eliminar aquellos que ya no necesites.

Con todo lo anterior, si tu impresora deja de funcionar en Windows, la mejor estrategia es ir por partes: reiniciar equipo y dispositivo, revisar conexiones, comprobar la red, limpiar la cola de impresión, actualizar o reinstalar drivers, usar el solucionador de problemas y, si hace falta, agregar la impresora manualmente o incluso duplicarla con otras configuraciones. Puede llevar un rato, pero casi siempre hay una forma de devolverla a la vida antes de rendirse y comprar una nueva.