Riesgos al usar convertidores de archivos online gratuitos

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Hoy en día recurrimos a convertidores de archivos online gratuitos para casi todo: pasar un PDF a Word, comprimir una imagen, extraer el audio de un vídeo o un largo etcétera. Son rápidos, cómodos y, aparentemente, inofensivos. Pero detrás de esa comodidad se esconden riesgos técnicos, de privacidad y legales que la mayoría de usuarios pasa por alto.

Antes de subir tu próximo contrato, informe médico o listado de claves a una web de conversión, conviene parar un segundo y preguntarse qué pasa realmente con ese archivo: dónde se guarda, quién lo ve, cuánto tiempo permanece accesible o si el documento resultante podría llegar infectado con malware. A lo largo de este artículo vamos a desgranar, con bastante detalle, los peligros reales de los conversores de archivos online gratuitos y qué puedes hacer para minimizar los daños sin renunciar a trabajar con comodidad.

1. Conversores fraudulentos y campañas de malware

En los últimos años, tanto el FBI como distintos equipos de ciberseguridad han alertado de campañas donde los ciberdelincuentes se aprovechan de servicios gratuitos de conversión de archivos para distribuir malware de forma masiva. La idea es sencilla: crean páginas que aparentan ser herramientas legítimas para convertir documentos, imágenes o vídeos, pero el fichero que descargas al final del proceso viene “premiado”.

En estos portales maliciosos, el usuario sube su archivo inocentemente y la web le devuelve un documento que, además del contenido convertido, incluye código malicioso camuflado. Ese malware puede adoptar la forma de troyanos, keyloggers, spyware o incluso ransomware capaz de cifrar todo tu equipo y exigir un rescate. El truco funciona especialmente bien cuando el resultado viene comprimido en un ZIP, a veces hasta protegido con contraseña, lo que dificulta que los antivirus analicen el contenido antes de abrirlo.

El FBI ha documentado incidentes en los que estas herramientas gratuitas se usaban como gancho para inyectar ransomware en redes corporativas. El empleado subía un documento, descargaba el archivo convertido y, al abrirlo, el malware se ejecutaba, cifraba los sistemas y daba acceso remoto a los atacantes. Muchas víctimas no detectan el problema hasta que ven mensajes de secuestro de información o empiezan a notar robos de credenciales y movimientos extraños en sus cuentas.

En otros casos, ni siquiera hace falta que el fichero esté manipulado: algunas webs de conversión redirigen al usuario a páginas de phishing donde se le pide iniciar sesión, introducir tarjetas de crédito o completar formularios para “descargar el archivo”, aprovechando la confianza que genera un servicio que aparenta ser una simple herramienta técnica.

Por si fuera poco, hay plataformas que promocionan extensiones de navegador o pequeños ejecutables “necesarios” para realizar la conversión. En realidad, se trata de instaladores empaquetados con adware o troyanos que, una vez dentro, pueden espiar tu actividad, robar contraseñas o añadir tu equipo a una botnet.

2. Exposición y fuga de datos: tu archivo puede no desaparecer nunca

Uno de los peligros menos visibles, pero más serios, es que los archivos subidos a estos servicios queden almacenados en sus servidores, total o parcialmente, incluso cuando la web afirma eliminarlos a las pocas horas. El problema no es solo que “digan una cosa y hagan otra”, sino que, aunque el proveedor sea honesto, cualquier brecha de seguridad, mala configuración o ataque a su infraestructura puede dejar expuestos miles de documentos de usuarios.

Estudios como los de Kaspersky señalan que un porcentaje significativo de conversores gratuitos retiene copias de los archivos subidos o los procesa sin informar claramente al usuario. Además, organizaciones como la Electronic Frontier Foundation han advertido de que muchos de estos documentos contienen metadatos sensibles (autores, historial de cambios, rutas de red, comentarios internos, información de la empresa…) que pueden filtrarse aunque el texto principal parezca inofensivo.

Imagina que subes a un convertidor gratuito un informe interno, un contrato, una nómina, un expediente de cliente o una fotografía de un documento de identidad. Ese archivo puede incluir no solo los datos que ves a simple vista, sino todo un conjunto de datos ocultos sobre ti y tu organización. Si el servicio almacena copias, o si un atacante compromete esos servidores, el resultado puede ser robo de identidad, suplantación de cuentas o ataques dirigidos contra tu empresa.

Incluso en plataformas más conocidas, como servicios de grandes tecnológicas, el archivo suele permanecer alojado durante un tiempo en sus sistemas, con mayor o menor cifrado, o integrarse en ecosistemas donde se analizan automáticamente contenidos, se extraen patrones o se guardan logs que pueden cruzarse con otros datos.

Cada vez que subes un archivo a un convertidor online, estás cediendo el control de esa información a un tercero que, en muchos casos, no conoces, no sabes dónde tiene sus servidores ni bajo qué jurisdicción opera, y del que no tienes la menor garantía de auditoría independiente.

3. Riesgos legales y problemas con el RGPD

Si eres particular, ya es preocupante que un documento con tus datos circule sin control, pero si trabajas en una empresa o eres autónomo que trata con información de clientes, proveedores o empleados, el uso despreocupado de conversores online gratuitos puede suponer un problema legal muy serio.

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) establece que el responsable del tratamiento debe garantizar la seguridad, confidencialidad y licitud del tratamiento de los datos personales, incluso cuando recurre a terceros. Si subes a una herramienta online gratuita un documento con datos sensibles sin haber evaluado el riesgo ni contar con un contrato de encargo de tratamiento, podrías estar incurriendo en una infracción grave.

Las sanciones contempladas por el RGPD pueden llegar a 20 millones de euros o el 4 % de la facturación anual global de la empresa, lo que convierte un gesto aparentemente trivial (subir un PDF a una web para pasarlo a Word) en un potencial quebradero de cabeza monumental si se produce una filtración o un incidente de seguridad.

Además, muchas de estas herramientas tienen sus servidores fuera de la Unión Europea, en países con marcos normativos menos exigentes. Sin un contrato claro, sin cláusulas tipo ni garantías adecuadas, el responsable del tratamiento está transfiriendo datos a terceros países sin cumplir los requisitos del RGPD, algo que puede llamar la atención de las autoridades de control si se produce una reclamación.

Desde el punto de vista de cumplimiento, también es problemático que estas webs suelan tener políticas de privacidad ambiguas, poco claras o directamente incompletas. Algunas incluyen cláusulas que les permiten “compartir información con socios”, “utilizar datos con fines estadísticos o publicitarios” o “analizar contenidos” sin explicar en detalle el alcance real de esos tratamientos.

Por eso despachos especializados en Derecho Digital y Protección de Datos insisten en que, cuando se maneja información confidencial o con datos personales, la regla de oro es evitar herramientas gratuitas no auditadas, priorizar soluciones corporativas con garantías jurídicas y, en caso de duda, solicitar asesoramiento legal antes de incorporar estos servicios al flujo de trabajo.

4. Virus, troyanos y otras amenazas técnicas habituales

Más allá de la privacidad, conviene no olvidar el aspecto puramente técnico: muchos conversores de archivos online se utilizan como vector de infección de malware tradicional. Es decir, aunque no haya un objetivo claro de robo de datos, el resultado de la conversión puede ser la entrada de un virus en tu sistema.

Estos ataques pueden manifestarse de distintas maneras. Un clásico es que el archivo descargado lleve macros maliciosas, scripts embebidos o componentes ejecutables que se activan al abrir el documento con un lector vulnerable o una suite ofimática sin parches de seguridad. Otra variante es que, en vez de entregarte el documento directamente, la web te ofrezca un instalador “para acelerar las conversiones” que en realidad está repleto de adware, mineros de criptomonedas u otros códigos no deseados.

También hay conversores que funcionan correctamente durante un tiempo y, de repente, cambian de comportamiento. Es posible que el dominio haya sido comprado por actores maliciosos, que la plataforma haya sido comprometida o que el propietario original haya decidido monetizarla de manera agresiva, añadiendo componentes intrusivos sin avisar.

Un problema adicional es que algunos usuarios confían en exceso en que el antivirus va a parar cualquier amenaza. Aunque una buena solución de seguridad ayuda mucho y es imprescindible, no puede evitar que tus archivos terminen almacenados en un servidor ajeno, ni siempre detectará scripts ofuscados o cargas maliciosas escondidas en archivos comprimidos protegidos por contraseña.

Lo sensato es tratar cualquier archivo obtenido de un conversor online con sospecha razonable: analizarlo con el antivirus antes de abrirlo, desconfiar de descargas en formatos inesperados (por ejemplo, un EXE cuando esperabas un PDF) y evitar todo aquello que se presente como “instalador necesario” para algo tan simple como convertir un documento.

5. Privacidad, metadatos y almacenamiento encubierto

Una parte importante del riesgo de estos servicios tiene que ver con los metadatos y la información oculta en los archivos que subimos. No se trata solo del contenido visible de un documento, sino de todo lo que hay “entre bambalinas”: historial de versiones, autores, rutas internas, comentarios, datos de la cámara con la que se tomó una foto, geolocalización, etc.

Muchas personas creen que, si en el archivo no hay nada “delicado” a primera vista, no pasa nada por subirlo. Pero herramientas de reconocimiento de texto (OCR) e inteligencia artificial permiten hoy en día extraer información útil incluso de imágenes aparentemente anodinas. Una simple foto de una pantalla, de un documento sobre la mesa o de un panel de control puede revelar credenciales, nombres de usuario, configuraciones de sistemas o detalles financieros.

Si a eso le sumamos que algunos servicios de conversión utilizan los archivos subidos para generar estadísticas, entrenar modelos o mejorar sus algoritmos, tenemos el cóctel perfecto para la pérdida de control total sobre lo que compartimos. Aun cuando afirmen que el almacenamiento es “temporal”, pocas veces se explica quién audita esos procesos, cómo se destruyen los datos o si se conservan copias de seguridad durante meses o años.

Desde una perspectiva más técnica, muchos de estos servicios operan como “cajas negras”: el usuario no sabe si la conversión se realiza en servidores propios, en infraestructura subcontratada a terceros, en qué país se encuentran, ni qué logs se conservan sobre IPs, fechas, tipos de archivo o resultados. Todo eso, combinado con políticas de privacidad vagas, deja un enorme margen para el uso y abuso de los datos.

Para reducir esta exposición, es fundamental adoptar la costumbre de limpiar metadatos antes de subir un archivo. Herramientas como el Inspector de documentos de Microsoft Office, utilidades especializadas como MAT (Metadata Anonymization Toolkit) o funciones de borrado de metadatos en editores de imagen ayudan a minimizar la información adicional que viaja con tus ficheros.

También es buena práctica revisar con calma las políticas de privacidad y las cláusulas sobre conservación y eliminación de datos de cualquier conversor que vayas a usar de forma recurrente, especialmente si vas a trabajar con documentación delicada o profesional.

6. Cómo reducir riesgos al usar convertidores online gratuitos

Aunque la opción más prudente suele ser evitar estos servicios para documentos sensibles, es cierto que a veces no queda más remedio que usar un conversor online, bien porque se trata de un formato muy raro o porque necesitas una solución rápida en un momento puntual. En esos casos, hay una serie de medidas que pueden rebajar bastante el riesgo.

Lo primero es revisar la reputación del sitio. Antes de subir nada, merece la pena buscar opiniones, comprobar si la web aparece en listas negras y utilizar herramientas como VirusTotal o Web of Trust (WOT) para detectar comportamientos sospechosos. Un conversor que constantemente redirige a páginas raras, lanza pop-ups o pide instalar extensiones debería descartarse de inmediato.

También es clave echar un vistazo a las políticas de privacidad y condiciones de uso. Conviene huir de los servicios que no detallan con claridad cuánto tiempo almacenan los archivos, si los comparten con terceros, si los emplean para análisis o publicidad o si realizan algún tipo de perfilado. Una buena señal es que indiquen plazos de eliminación automáticos razonables y utilicen cifrado robusto (HTTPS con TLS actualizado y almacenamiento cifrado, por ejemplo AES-256), aunque eso, por sí solo, no lo soluciona todo.

Es fundamental, además, filtrar qué tipo de contenido subes. Siempre que sea posible, evita enviar documentos con datos personales, financieros, médicos o empresariales sensibles. No incluyas imágenes comprometidas, especialmente si aparecen menores o terceros identificables, ni subas capturas de credenciales, tarjetas o documentos oficiales. Cuanto menos valiosa sea la información, menor será el impacto si algo sale mal.

Otra recomendación interesante es usar el navegador en modo incógnito y, si es viable, una VPN fiable cuando recurras a este tipo de servicios. No es que vayas a ser anónimo, pero reducirás la cantidad de datos asociables directamente a tu identidad (cookies, historial, IP real, etc.), lo que pone algo más difícil el perfilado exhaustivo.

Por último, nunca descargues ejecutables, instaladores o archivos comprimidos extraños cuando el objetivo es simplemente convertir un documento. Si el servicio te obliga a instalar algo o pide tarjeta de crédito para una conversión puntual, es mejor buscar otra alternativa. Y, como regla general, pasa siempre el resultado por un buen antivirus antes de abrirlo, sobre todo si has tenido que descomprimir un ZIP o un archivo protegido con contraseña.

7. Alternativas seguras: conversión local y software fiable

La forma más segura de cambiar el formato de un archivo es hacer la conversión de manera local, en tu propio dispositivo, sin enviar nada a servidores de terceros. Para la mayoría de necesidades cotidianas, existen alternativas offline más que suficientes que mucha gente ni sabe que tiene ya instaladas.

Para documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones, tanto Microsoft Office como LibreOffice u OpenOffice permiten abrir un buen número de formatos y guardarlos en otros distintos desde su propio menú de “Guardar como” o “Exportar”. Además, las suites ofimáticas de Apple (Pages, Numbers, Keynote) también pueden importar y exportar en varios formatos compatibles con Office, PDF y otros estándares.

En el caso de las imágenes, en Windows puedes recurrir a herramientas como Paint o Fotos para guardar en formatos distintos (PNG, JPEG, BMP, etc.), mientras que en macOS existe la opción de convertir directamente desde el Finder usando “Acciones rápidas → Convertir imagen”. No necesitas una web de terceros para algo tan sencillo como pasar de PNG a JPG.

Para formatos de vídeo y audio, hay proyectos consolidados como HandBrake, Shutter Encoder, Audacity o FFmpeg que funcionan en Windows, macOS y Linux. En muchos casos, las aplicaciones con interfaz gráfica no son más que un envoltorio amigable de FFmpeg, que sigue siendo uno de los convertidores multimedia más potentes que existen, especialmente si no te asusta la línea de comandos.

Si trabajas con formatos más específicos (marcado, ebooks, documentación técnica), herramientas como Pandoc permiten convertir entre un abanico enorme de formatos de texto, desde Markdown a DOCX, pasando por HTML, LaTeX o ePub. Y al tratarse de software libre y de código abierto, existe un mayor control comunitario sobre lo que hace el programa y cómo maneja los datos.

Eso sí, hay que vigilar con algunas aplicaciones que se publicitan como “offline” pero que, en la práctica, no funcionan sin conexión a Internet porque lo único que hacen es servir de interfaz a un conversor alojado en la nube. Para comprobarlo, basta un truco sencillo: desconecta la red, intenta convertir el archivo y observa si el programa se niega a hacerlo. Si falla sin Internet, lo más probable es que esté enviando tus archivos a un servidor externo.

En entornos profesionales, conviene apoyar estas buenas prácticas con políticas internas claras y formación en ciberseguridad, tal y como recomiendan normas como la ISO/IEC 27001. Establecer qué herramientas están autorizadas, en qué casos se puede usar un conversor online y cómo evaluar nuevos servicios es básico para evitar que cada empleado tome decisiones por su cuenta y exponga sin querer información delicada de la organización.

Los convertidores de archivos online gratuitos son una herramienta útil, pero también una puerta de entrada a todo tipo de problemas: desde malware y ransomware hasta fugas de información y sanciones por incumplir el RGPD. Elegir con cabeza cuándo usarlos, qué tipo de archivos subir y qué alternativas locales podemos aprovechar marca la diferencia entre una simple comodidad tecnológica y un riesgo innecesario que puede salir muy caro a nivel personal, profesional y legal.