Cum se utilizează inteligența artificială în Excel și Word: Copilot, ChatGPT și modul Agent

Informatec Digital » Recursos » Cum se utilizează inteligența artificială în Excel și Word: Copilot, ChatGPT și modul Agent

Inteligența artificială a avut un impact puternic asupra instrumentelor de productivitate pe care le folosim zilnic, iar astăzi este posibil să lucrăm mai rapid și mai fluid în Excel și Word datorită Copilot și asistenților precum ChatGPT. Nu trebuie să fii expert: cu ajutorul solicitărilor în limbaj natural, poți crea analize, formate, schițe și formule care anterior necesitau timp și cunoștințe specializate.

În rândurile următoare, veți vedea cum să profitați la maximum de Copilot în Excel și Word, ce avantaje oferă, unde îl puteți găsi, cum să îi cereți exact ceea ce aveți nevoie pentru a obține rezultate corecte de la prima încercare și ce limitări și cerințe trebuie să aveți în vedere (cum ar fi creditele de utilizare sau planul Copilot Pro). De asemenea, vom analiza „Modul Agent”, o evoluție a acestor capabilități pentru orchestrarea iterativă a sarcinilor cu mai mulți pași.

Ce poate face inteligența artificială pentru tine în Excel?

Copilot în Excel este conceput pentru a facilita sarcinile de zi cu zi: poate prelua date de pe web sau din organizația dvs. , vă poate ajuta să evidențiați informații relevante, să sortați și să filtrați, să construiți formule cu explicații clare și să dezvăluiți tipare și tendințe în câteva secunde.

Unul dintre avantajele sale este importul de date. Dacă fișierul dvs. este stocat pe OneDrive sau SharePoint sau dacă trebuie să importați date publice, Copilot vă poate pregăti foaia de calcul conectându-se la aceste surse și oferindu-vă conținutul într-un interval sau tabel gata de utilizare.

Este util și pentru formatare. Îi poți solicita, de exemplu, să afișeze doar celulele cu numere, să seteze un filtru cu valori peste un anumit prag sau să aplice un criteriu de sortare personalizat pentru a face vizualizarea mai ușor de gestionat.

În secțiunea de calcul, Copilot te ajută să creezi coloane și rânduri noi cu operații bazate pe date existente și explică, de asemenea, cum funcționează fiecare formulă și cum să automatizezi sarcinile prin programarea macrocomenzilor în Excel , pas cu pas, astfel încât să nu te bazezi doar pe „copiere și lipire”.

În cele din urmă, îi poți pune întrebări directe despre datele tale. În răspunsuri rapide, va oferi rezumate, diagrame, tabele pivot, tendințe și valori aberante, astfel încât să poți identifica informații relevante din mers și să eviți să te pierzi în foi de calcul nesfârșite.

Unde se găsește Copilot și cum să începi să folosești Excel

Accesul este simplu: în fila Acasă, veți vedea pictograma Copilot în panglică. De acolo, puteți deschide experiența conversațională, puteți utiliza idei de solicitări preconfigurate sau puteți introduce propria solicitare cu propriile cuvinte.

O altă modalitate de a o activa este prin selectarea unei celule. Aceasta afișează o pictogramă intermitentă asociată cu Copilot, permițând acțiuni contextuale în punctul respectiv din foaie - ideal pentru operațiuni rapide.

Înainte de a începe, cel mai bine este să aveți datele într-un tabel sau un interval bine structurat. Acest lucru ajută Copilot să le citească cu precizie și să sugereze formule sau rezumate lipsite de ambiguitate, evitând greșelile absurde cauzate de celulele interpretate greșit.

Fluxul de lucru tipic ar fi: deschizi Copilot, alegi între a crea ceva nou, a solicita formule sau formatare, a rezuma sau a discuta direct cu utilizatorul vizat. Dacă alegi chatul, poți adăuga întrebări suplimentare pentru a rafina iterativ rezultatul până când este perfect.

Generați formule în Excel cu ChatGPT sau Copilot

Nu ai nevoie de o solicitare tehnică precisă pentru a obține formule utile. Imaginează-ți că vorbești cu o persoană și explică-i în mod natural ce vrei să obții și ce date ai, iar inteligența artificială îți va returna cadrul formulei și logica care stă la baza acesteia.

Dacă descrierea ta nu este chiar corectă, poți începe prin a întreba ceva general, cum ar fi „găsește o valoare într-o coloană”, iar inteligența artificială va răspunde cu structura și argumentele necesare. În acest fel, vei înțelege ce funcție se potrivește cel mai bine nevoilor tale și cum să ajustezi fiecare parametru pentru a se potrivi situației tale specifice.

Când aveți nevoie să copiați și să lipiți ceva fără a schimba nimic, descrieți cu precizie locația fiecărei date. De exemplu: „Am valori numerice în coloana C până la rândul 200 și vreau o formulă în celula E5 care să numere câte celule sunt egale cu 5.” Cu aceste informații, inteligența artificială va genera o formulă exactă care vizează intervalele și celulele corecte.

Această abordare funcționează la fel de bine și cu alte sarcini comune: pregătirea unui tabel pe care îl veți filtra apoi, convertirea numerelor în coduri de bare cu o formulă specifică sau planificarea eliminării duplicatelor dintr-un set de date.

Sfat practic: Revizuiți formula rezultată sau testați-o cu un subset de date. Modelele de inteligență artificială sunt puternice, dar pot sugera ocazional ceva ce nu se potrivește perfect cu foaia dvs. de calcul, mai ales dacă structura originală nu este clară.

Copilot în Word: de la schiță la versiunea finală

Imediat ce deschideți un document nou, Copilot apare în partea de sus, gata să primească primele instrucțiuni. Îi puteți solicita o schiță cu un format, un ton sau o lungime aproximativă specifică și, în câteva secunde, veți avea un text inițial de editat.

În timpul procesului, inteligența artificială sugerează chiar extensii ale solicitării pentru a face solicitarea mai eficientă. Când returnează schița, o puteți păstra, regenera sau șterge și, de asemenea, puteți edita solicitarea pentru a o rafina sau puteți pregăti documentul pentru semnare digitală fără a o lua de la capăt de fiecare dată.

Pe lângă caseta de text inițială, există două modalități foarte utile de a utiliza Copilot în Word. În primul rând, puteți deschide acțiuni contextuale în orice paragraf pentru a extinde, rescrie, schimba stiluri, extrage un tabel sau rezuma idei cu un singur clic.

Pe de altă parte, din panglică poți deschide o bară laterală cu chatbot-ul. Acolo poți solicita modificări la document, genera o nouă schiță, crea o imagine de inserat sau obține răspunsuri la întrebările tale în timp ce scrii, astfel încât cercetarea și scrisul să meargă mână în mână.

Șabloane, analize și exemple practice în Excel

Dincolo de formule, Copilot poate crea structuri utile. De exemplu, dacă îi ceri un calendar pentru o anumită lună, cu rânduri pentru note și zile ale săptămânii în partea de sus, vei primi un șablon pe care îl poți lipi direct în foaia ta de calcul.

Este demn de reținut că uneori instrucțiunile de stil sau culoare s-ar putea să nu se aplice exact așa cum le-ați descris. În aceste cazuri, Copilot vă poate oferi structura și instrucțiunile pentru a completa formatul manual în câteva secunde.

În ceea ce privește analiza, încărcarea unui set de date (de exemplu, vânzările pe țări) și întrebarea „ce țară apare cel mai des în coloana B?” returnează rezultatul și explicația acestuia. Apoi, sugerează întrebări inteligente de urmărire , cum ar fi vânzările totale pe țări sau cel mai bine vândut produs din fiecare regiune.

Această dinamică face ca analiza exploratorie să fie agilă: ridici o întrebare, verifici datele și continui să aprofundezi cu noi întrebări, fără a fi nevoie să configurezi mai întâi o structură complexă de tabele pivot sau formule complexe.

Prezentări PowerPoint din mers

Copilot poate genera o prezentare de la zero cu o simplă solicitare. Dacă definești obiectivul (de exemplu, lansarea unui produs) și furnizezi o listă de specificații sau puncte cheie, va returna un set de diapozitive cu titluri, idei și elemente vizuale , gata pentru revizuire.

De asemenea, poate crea imagini, evidenția date cheie și, în anumite scenarii, poate utiliza documente Word sau Excel ca bază pentru o prezentare. Deși unele dintre aceste funcții sunt încă în curs de dezvoltare, procesul inițial de creare a diapozitivelor economisește deja o cantitate semnificativă de timp.

Cerințe, credite de utilizare și Copilot Pro

Dacă ați plătit deja pentru Microsoft 365 Personal sau Family, puteți accesa Copilot în Word, Excel și PowerPoint fără costuri suplimentare, dar acesta folosește un sistem de credite. Fiecare solicitare prin inteligență artificială consumă un credit, iar dumneavoastră aveți 60 de credite pe lună , care sunt reînnoite la începutul lunii următoare.

Îți poți verifica soldul pe account.microsoft.com, în secțiunea dedicată abonamentului tău. Ideea este să îl încerci și să te obișnuiești cu inteligența artificială. Dacă ți se pare insuficientă, există Copilot Pro pentru 22 de euro pe lună , care elimină limita și îți permite să utilizezi inteligența artificială fără restricții.

Un detaliu important despre abonamentul familial: doar proprietarul principal al abonamentului are acces la Copilot în cadrul aplicațiilor. Alți utilizatori partajați nu au aceste funcții în Word sau Excel, lucru de care trebuie să țineți cont dacă gestionați abonamentul de acasă.

În ceea ce privește experiența, nu aveți nevoie de Windows, un PC Copilot+ sau un NPU: procesarea se face în cloud, așa că comportamentul Copilot este practic identic pe web și pe desktop.

Modul Agent și Agentul Office: ce sunt și cum se utilizează

Așa-numitul „Mod Agent” duce colaborarea cu inteligența artificială cu un pas mai departe. Scopul său este de a democratiza funcțiile avansate, astfel încât, cu ajutorul unor solicitări în limbaj natural, inteligența artificială să poată orchestra sarcini în mai mulți pași pentru a oferi documente, foi de calcul și prezentări de înaltă calitate.

În Excel, de exemplu, puteți solicita un buget al gospodăriei cu categorii (chirie, alimente, provizii, combustibil, timp liber) și reguli care vă avertizează atunci când depășiți limita; în IMM-uri, puteți configura analize financiare de bază care economisesc multă muncă manuală.

În Word, agentul ajută cu CV-uri, scrisori, rapoarte sau rezumate executive, sugerând îmbunătățiri și punând întrebări pentru a clarifica intenția. Ideea este de a lucra iterativ: începi cu o solicitare și ghidezi inteligența artificială să rafineze rezultatul până când acesta se potrivește.

În funcție de disponibilitatea actuală, Modul Agent este activ în programul Frontier pentru licențiații Microsoft 365 Copilot și abonații Microsoft 365 Personal sau Family. În prezent, este oferit pe web și în limba engleză, cu planuri de extindere pe desktop. Pentru a-l utiliza în Excel, trebuie să instalați programul de completare Excel Labs și să activați opțiunea corespunzătoare.

În plus, Office Agent din chatul Copilot poate crea prezentări PowerPoint și documente Word pe baza unor instrucțiuni, cu o integrare care se așteaptă să se extindă, astfel încât să existe din ce în ce mai puține divergențe între idei și rezultatele finale.

Cele mai bune practici pentru a cere lucruri de la inteligența artificială

• Context clarDescrieți ce date aveți (coloane, rânduri, nume de tabele) și ce rezultat așteptați.
• Precizia locațieiDacă doriți să lipiți o formulă, specificați destinația și sursa coloanelor și celulelor.
• Iterație rapidă: solicitați prima schiță sau structură și apoi solicitați modificări specifice.
• validareVerificați formulele și rezultatele cu mostre mici înainte de a le aplica la întreg.

Cazuri de utilizare care funcționează deosebit de bine

În Excel, sarcini precum structurarea (șabloane de calendar, bugete, liste formatate), analiza exploratorie cu întrebări succesive și crearea/explicarea formulelor pentru calcule comune funcționează de minune .

În Word, pornirea unui text de la zero cu un ton și un format specific, rescrierea paragrafelor, extinderea ideilor și generarea de tabele sau imagini integrate vă permite să accelerați drumul către documentul final.

Când aveți nevoie de prezentări, Copilot creează setul de diapozitive cu titluri, puncte și materiale vizuale, pe baza unui îndemn bine scris și a unui material de referință. De acolo, procesul iterativ de rafinare a conținutului și a designului este cel care vă conduce la un rezultat profesional.

Cum să scrii sugestii mai bune

Gândește-te la obiective și constrângeri. „Vreau un raport scurt (300-400 de cuvinte), cu un ton formal, cu trei secțiuni și un tabel final cu indicatori cheie” este mai bun decât „dă-mi un raport”. În Excel, „în celula E5 vreau o formulă care numără valorile egale cu 5 în C2:C200” este mai clar decât o solicitare vagă de numărare.

Adăugați date de referință ori de câte ori este posibil: numele tabelului, anteturile coloanelor, intervalele sau exemplele așteptate. Dacă prima încercare nu este perfectă, solicitați modificări incrementale („folosiți separatoare pentru mii”, „sortați de la cel mai mare la cel mai mic”, „folosiți un ton mai personal”) pentru a vă apropia treptat de rezultatul dorit.

În cele din urmă, combină solicitări de structură și stil. Mai întâi, solicită structura (index, secțiuni, blocuri de date), apoi rafinează tonul și finalizează cu sarcini specifice (adăugarea unui rând de rezumat, inserarea unei imagini, generarea unui tabel pivot cu filtre).

Limitări și așteptări realiste

Deși inteligența artificială poate gestiona multă muncă, uneori nu aplică un format specific așa cum a fost solicitat sau se abate de la solicitarea inițială . Este în regulă: insistă cu instrucțiuni mai concrete sau cere instrucțiuni pas cu pas dacă preferi să termini manual.

Rețineți sistemul de credite din Microsoft 365 Personal sau Family: fiecare solicitare în Word, Excel sau PowerPoint consumă un credit, iar limita lunară este de 60. Dacă aveți nevoie de utilizare intensivă nelimitată, există opțiunea Copilot Pro pentru 22 EUR pe lună.

În cele din urmă, Modul Agent este disponibil în prezent doar pe web și în limba engleză, iar pentru Excel necesită Excel Labs; integrarea se va extinde în timp, așa că menținerea actualizărilor este esențială pentru a profita la maximum de acesta.

Cu toată această gamă, utilizarea inteligenței artificiale în Excel și Word înseamnă trecerea de la sarcini mecanice la o abordare bazată pe obiective: importați sau descrieți datele, solicitați analize sau schițe în propriile cuvinte, validați și ajustați în iterații scurte și păstrați partea strategică și creativă, în timp ce inteligența artificială accelerează repetitivitatea și vă oferă context pentru a lua decizii mai bune.

Articol asociat:

Microsoft testează o versiune gratuită de Office cu reclame și funcții limitate