Что такое анонимные животные на Google Диске и как ими управлять

Информатек Диджитал » Ресурсы » Что такое анонимные животные на Google Диске и как ими управлять

Если вы когда-нибудь спокойно работали над документом, электронной таблицей или презентацией и вдруг увидели в правом верхнем углу значок животного со странным названием , вы, вероятно, немного испугались. Эти любопытные посетители — так называемые «анонимные животные» Google Drive , и хотя они могут привлекать внимание, это не обязательно означает, что вас взломали или что-то в этом роде.

Компания Google решила добавить немного юмора в такой серьезный вопрос, как управление правами доступа, отображая неопознанных пользователей в виде животных с милыми именами: Анонимный скунс, Анонимная коала, Анонимный кролик, Анонимный кракен… За каждым из них скрывается реальный человек, просматривающий ваш файл, но по разным причинам он не отображается со своим именем или учетной записью Google. Давайте подробнее рассмотрим, что это такое, почему они появляются и как вы можете держать все под контролем.

Что такое анонимные животные на Google Диске?

Анонимные пользователи — это, по сути, те, кто просматривает или редактирует файлы Google (Docs, Sheets или Slides), не будучи идентифицированным по учетной записи, видимой вам . Вместо отображения их имени и фотографии профиля Google представляет их в виде силуэта животного и подписи, например, «анонимный морж» или «анонимная белка».

Это особенно часто происходит, когда документ распространяется по общедоступной ссылке или ссылке, доступной любому, у кого она есть . В таких случаях Google не всегда может связать действия пользователя с конкретным именем, поэтому он использует эту систему анонимных «подписчиков», чтобы указать, что кто-то другой в данный момент получает доступ к файлу.

За каждым изображением животного стоит пользователь, который может просто читать или редактировать содержимое, в зависимости от настроенных прав доступа к файлу . Сама по себе система анонимных животных не создает дополнительных рисков; разница заключается в типе доступа, который вы предоставили документу.

Некоторое время Google использовал только цвета для различения каждого пользователя, подключенного к общему документу . По мере развития инструментов для совместной работы компания решила сделать их более наглядными и интуитивно понятными и начала ассоциировать каждого неопознанного пользователя с животным, а также присваивать им собственные значки.

Список довольно длинный и разнообразный: горный козел, игуана, коала, лемур, крокодил, муравьед, динозавр, дельфин, утка, слон, хорек, лиса, лягушка, жираф, еж, бегемот, гиена, шакал, леопард, тигр, лама, ламантин, норка, обезьяна, орангутан, выдра, панда, пингвин, броненосец, аксолотль, барсук, летучая мышь, бобр, буйвол, верблюд, хамелеон, гепард, белка, шиншилла, чупакабра, баклан, койот, ворона, динго, утконос, питон, енот, носорог, овца, землеройка, скунс, черепаха, морж, волк, карликовый суслик… Каждое из этих названий может фигурировать в ваших документах как «анонимное».

Почему появляются неизвестные пользователи или анонимные животные?

Когда вы видите пользователя, которого не узнаете, будь то с необычным именем или даже анонимным животным , это обычно связано с тем, как вы поделились файлом и как другой человек получил к нему доступ. Google перечисляет несколько типичных ситуаций, когда это может произойти, и полезно знать о них, чтобы избежать неожиданностей.

Одна из наиболее распространенных причин заключается в том, что файл был отправлен в список рассылки или список почтовой рассылки . В таких случаях документ отправляется всей группе (например, рабочей группе или классу), и когда кто-то из этого списка получает доступ к файлу по общей ссылке, он может отображаться как анонимный пользователь, если нет индивидуального приглашения или если он не вошел в систему под своей обычной учетной записью.

Также очень часто появляется анонимное изображение животного, потому что файл был предоставлен кому-то, у кого нет учетной записи Google или кто не вошел в систему . Если этот человек откроет ссылку, он сможет получить доступ к файлу в соответствии с предоставленными вами правами доступа (просмотр, комментирование или редактирование), но Google не сможет показать его настоящее имя вверху, отсюда и значок животного.

Ещё один очень распространённый сценарий — это когда кто-то, имеющий права на редактирование или доступ к ссылке, переслал её третьим лицам . Представьте, что вы делитесь рабочим документом с коллегой, а он, в свою очередь, пересылает ссылку другому человеку в своей команде, не сообщив вам об этом. Этот новый человек может войти в систему как анонимный пользователь и отображаться для вас как «анонимный лис» или любое другое животное при просмотре содержимого.

Также вместо вашего обычного контакта может отображаться незнакомое имя, поскольку этот человек изменил имя своей учетной записи Google . Если вы подозреваете, что это может быть кто-то из ваших знакомых, вы можете проверить его адрес электронной почты в настройках «Общий доступ» в самом файле.

Во многих случаях причиной несанкционированного доступа является то, что файл настроен как «общедоступный в интернете» или «доступный любому, у кого есть ссылка ». В таких режимах доступа любой, кто получит ссылку, скопирует её или найдёт, сможет получить доступ к файлу и просмотреть его (или даже отредактировать) в соответствии с выбранными вами параметрами, даже если система отображает его как анонимный файл.

Как Google идентифицирует анонимных животных

Когда вы видите значки животных на верхней панели Google Docs, Sheets или Slides, Google фактически указывает на присутствие пользователей, которые получили доступ к файлу без личного приглашения или без отображения их профиля . Это не означает, что система о них не знает; это просто означает, что вы, как владелец или редактор, будете видеть их только через это общее представление.

Google четко различает пользователей, приглашенных индивидуально, и пользователей, присоединившихся по общей ссылке . Люди, которым вы отправили личное приглашение по электронной почте, будут отображаться с их именем и, если оно есть, фотографией профиля. В отличие от них, те, кто присоединился исключительно по общей ссылке, без прямого приглашения, будут отображаться как анонимные пользователи.

Такое поведение также наблюдается, когда документ доступен «любому, у кого есть ссылка» или «любой пользователь интернета может найти и просмотреть его ». В этих случаях вы не можете контролировать, кто именно получает доступ к документу, поэтому Google не указывает их настоящие имена, а группирует их по псевдонимам животных, чтобы вы могли видеть, сколько людей подключено одновременно и какие части документа они просматривают.

Система цветов и изображений животных позволяет легко определить, какие разделы текста просматривает каждый пользователь в режиме реального времени . Каждое анонимное животное будет иметь свой собственный курсор, выделение и цвет значка, поэтому, даже если вы не видите его настоящего имени, вы можете отслеживать его действия в файле.

Важно отметить, что вы можете видеть настоящие имена людей только в том случае, если явно предоставите им доступ посредством персонализированного приглашения или если они входят в список рассылки, связанный с определенными адресами электронной почты. В противном случае они будут по-прежнему отображаться как анонимные лица, даже если вы можете догадаться, кто они, исходя из контекста.

Если вам когда-либо понадобится проверить, принадлежит ли незнакомое имя в вашем файле кому-то из ваших знакомых, вы можете открыть диалоговое окно «Поделиться» и просмотреть адреса электронной почты, имеющие доступ . В этом разделе при наведении курсора мыши на имя пользователя отобразится его адрес электронной почты, что позволит вам убедиться, что это именно тот человек, которого вы искали.

Типичные ситуации, в которых появляются анонимные животные

На практике анонимные пользователи, как правило, появляются при интенсивном использовании общих ссылок и документов, настроенных для широкого доступа . Это очень распространено в учебных средах, в условиях совместной работы или в открытых проектах, где желательно, чтобы многие люди могли одновременно просматривать или редактировать контент.

Например, если вы преподаватель или тренер и делитесь документом со всем классом по ссылке на образовательной платформе или в массовой рассылке электронных писем , большинство ваших студентов смогут получить к нему доступ без необходимости индивидуального приглашения. Когда они начнут открывать документ, вы увидите, как «анонимная панда», «анонимный дельфин», «анонимная овца» и другие персонажи появляются вверху страницы, пока они изучают документ или заполняют информацию.

В компаниях и рабочих группах также часто используются общие ссылки, чтобы любой член команды мог получить к ним доступ. Например, кто-то из отдела кадров может поделиться электронной таблицей со ссылкой во внутреннем чате, чтобы любой, кому она нужна, мог с ней ознакомиться. Если сотрудники не входят в систему под своей основной учетной записью или доступ не ограничен определенными пользователями, вы увидите этих коллег как анонимных пользователей.

В более открытых проектах, таких как общедоступные документы для совместной работы, формы с общими результатами или руководства сообщества, анонимные животные — практически обычное явление. Присоединиться может любой, у кого есть ссылка, и вы будете знать, сколько людей участвует, только благодаря значкам животных, которые появляются и исчезают в режиме реального времени.

Бывают и более неформальные случаи, например, когда вы делитесь документом с другом, у которого нет учетной записи Gmail, или который получает к нему доступ из окна браузера в режиме инкогнито, не авторизуясь . Даже если вы доверяете этому человеку, Google будет рассматривать его как анонимного посетителя и, следовательно, присвоит ему один из этих милых псевдонимов в виде животных.

Риски и недоразумения: опасны ли анонимные животные?

Увидев «анонимного кракена» или «анонимного скунса», бродящих по вашему документу, можно создать впечатление, что кто-то проник внутрь, но само присутствие этих анонимных животных не подразумевает взлома или нарушения безопасности . Это просто способ Google показать пользователям, чья личность не связана с именем, видимым вам.

Проблема не в самом животном, а в правах доступа к файлу . Если документ является общедоступным или доступен любому по ссылке, то появление анонимных животных — это нормально, поскольку это означает, что вы разрешили такой широкий доступ.

Однако, если вы начали замечать неожиданных анонимных пользователей в файле, который считали приватным , это может быть признаком того, что документ доступен большему количеству людей, чем вы предполагали, или что кто-то, имеющий доступ, переслал его вам, не сообщив об этом. В этом случае следует проверить настройки общего доступа и изменить права доступа.

Ещё одно распространённое заблуждение заключается в том, что, поскольку эти пользователи анонимны, они не могут оставить следов или не имеют ограничений. В действительности, их возможности взаимодействовать с файлом зависят от ваших настроек: если у них есть только разрешение на чтение, они не смогут ничего редактировать или удалять ; если вы разрешили им редактировать, они смогут изменять содержимое, но как и любой другой редактор.

С точки зрения конфиденциальности, Google внутренне регистрирует активность для обеспечения безопасности сервиса, но вы увидите только «животное» как таковое. Если вас беспокоит, кто может просматривать конфиденциальный документ, решение состоит не столько в «охоте» на анонимное животное, сколько в надлежащем ограничении того, кто может получить ссылку и что они могут делать внутри файла.

Как ограничить круг лиц, которые могут просматривать или редактировать ваш файл

Если вы хотите уменьшить или полностью исключить появление анонимных изображений животных в ваших документах, ключевым моментом является настройка прав доступа таким образом, чтобы доступ к ним имели только выбранные вами люди . Google Drive предлагает несколько вариантов для точного управления этим процессом.

Наиболее безопасный способ управления доступом — отправка персонализированных приглашений на определенные адреса электронной почты . Вместо того чтобы делиться общедоступной ссылкой, вы добавляете пользователей по одному, которые должны иметь возможность просматривать, комментировать или редактировать файл. Таким образом, при доступе к файлу они будут отображаться под своими именами, а не как анонимные пользователи.

Еще одна важная мера — по возможности избегать режима «любой, у кого есть ссылка, может просматривать/редактировать» . Этот режим очень удобен для быстрого обмена информацией, но он открывает возможности для распространения ссылки за пределы предполагаемого диапазона, потенциально позволяя незнакомцам — или, по крайней мере, неопознанным пользователям — получить доступ к вашему документу.

Если вы уже поделились файлом и видите слишком много неизвестных пользователей, вы можете в любой момент изменить права доступа с помощью кнопки «Поделиться» . Там вы можете отозвать общий доступ, ограничить его для определенных людей, изменить уровень доступа с «редактор» на «читатель» или даже полностью запретить общий доступ к файлу.

В документах, которые вы хотите разрешить только чтение, но не редактирование, рекомендуется настроить режим «только для чтения» . Таким образом, даже если кто-то получит доступ к документу по прямой ссылке и будет отображаться анонимно, он не сможет изменить содержимое. Это особенно полезно для отчетов, руководств или информационных документов, которые не требуют совместного редактирования.

Наконец, полезно время от времени проверять расширенные параметры общего доступа в Google Drive . Там вы можете увидеть, кто может поделиться файлом, кто может добавлять новых пользователей и есть ли какие-либо унаследованные разрешения от родительских папок, которые могут на него влиять. Быстрый просмотр этих параметров может избавить вас от многих проблем с доступом.

Лучшие практики, чтобы избежать сюрпризов с анонимными животными

Помимо правильной настройки прав доступа, существует ряд рекомендаций, которые помогут вам контролировать доступ к документам Google Drive и свести к минимуму появление незваных гостей . Речь идёт не о страхе, а о чётком понимании того, кто и зачем получает доступ к вашим документам.

Одна из первых рекомендаций — тщательно обдумайте, кому вы собираетесь предоставить доступ, прежде чем делиться ссылкой . Если контент конфиденциальный или личный, лучше потратить несколько секунд на ввод адресов электронной почты конкретных людей, которые должны его увидеть, вместо того, чтобы прибегать к типичному принципу «любой, у кого есть ссылка, может получить к нему доступ».

По возможности старайтесь отправлять файлы с помощью персонализированных приглашений, а не общедоступных ссылок . Этот простой шаг гарантирует, что при открытии документа вы увидите настоящие имена людей, а не набор животных, личности которых вы не совсем узнаете.

Ещё один полезный совет — проверить права доступа по умолчанию, которые вы предоставляете при совместном использовании целых папок . Иногда целая папка доступна гораздо большему количеству людей, чем вы предполагаете, и при создании нового файла в ней он наследует эти настройки. Это может привести к созданию документов с более широкими правами доступа, чем предполагалось.

Если вы работаете в команде, полезно согласовать некоторые внутренние правила обмена ссылками . Например, решить, что документы не пересылаются за пределы группы без предварительной консультации с владельцем, или что файлы с конфиденциальными данными никогда не должны оставаться в режиме «любой имеет доступ к ссылке». Эти небольшие правила значительно снижают риск несанкционированного доступа.

Наконец, если вы обнаружили анонимное животное в важном файле, воспримите это как знак того, что нужно бегло проверить настройки общего доступа и убедиться, что всё в порядке . Это не обязательно должно быть что-то серьёзное, но это хороший повод убедиться, что только нужные люди могут просматривать или редактировать этот контент.

Понимание того, что такое анонимные объекты, почему они появляются и как с ними справляться, позволит вам в полной мере использовать возможности совместной работы в Google Drive в режиме реального времени, не ставя под угрозу безопасность и конфиденциальность ваших файлов . При правильной настройке разрешений и ответственном использовании ссылок эти объекты перестанут быть загадочной угрозой и превратятся просто в дружелюбную диковинку, указывающую на то, что другие пользователи работают с вами над одним и тем же документом.