- Existujú rôzne metódy čistenia tabuliek, od použitia špeciálnych nástrojov na výber až po filtrovanie údajov.
- Schopnosť automaticky identifikovať prázdne bunky umožňuje vymazať veľké objemy riadkov bez rizika ľudskej chyby.
- Organizovanie informácií usporiadaním stĺpcov uľahčuje zoskupovanie prázdnych priestorov pre následné manuálne odstránenie.
Keď začneme pracovať s excelovským tabuľkovým procesorom, je veľmi bežné, že štruktúra nie je na začiatku úplne finalizovaná. Po vykonaní niekoľkých zmien, presunutí údajov alebo odstránení obsahu je normálne, že skončíme s prázdnymi riadkami , ktoré neslúžia žiadnemu účelu a iba zapĺňajú zobrazenie, čím dokument vyzerá neprehľadne.
Nebojte sa, upratovanie tabuľky nie je žiadna veda. Aj keď sa môže zdať, že Excel nemá magické tlačidlo „vymazať všetko prázdne“, pravdou je, že existuje niekoľko veľmi účinných spôsobov, ako mať tabuľku dokonale usporiadanú len niekoľkými kliknutiami, v závislosti od toho, či radšej idete rovno k veci alebo máte väčšiu vizuálnu kontrolu nad tým, čo robíte.
Trik „Prejsť na špeciálne položky“ na odstránenie všetkého naraz
Ak máte obrovskú databázu programu Excel a nechcete sa zblázniť s mazaním každej položky jednu po druhej, funkcia vyhľadávania je vaším najlepším priateľom. Prvým krokom je výber stĺpca, v ktorom sa nachádzajú medzery. Po výbere rozsahu prejdite na kartu Domov, otvorte ponuku „Nájsť a vybrať“ a kliknite na možnosť Prejsť na špeciálne položky.
V malom okne, ktoré sa otvorí, začiarknite políčko Prázdne bunky a kliknite na tlačidlo OK. Uvidíte, že Excel akoby mávnutím čarovného prútika zvýraznil iba prázdne miesta. Teraz sa bez toho, aby ste sa dotkli čohokoľvek iného, aby ste nestratili výber, vráťte na kartu Domov, otvorte ponuku „Odstrániť“ a vyberte možnosť Odstrániť riadky hárka . Program potom automaticky odstráni každý riadok, v ktorom nájde prázdne miesto.
Manuálne a vizuálne čistenie pre začiatočníkov
Ak máte malý súbor alebo chcete presne vidieť, čo mažete, aby ste sa vyhli chybám, existujú tradičnejšie metódy. Môžete jednoducho kliknúť pravým tlačidlom myši na číslo prázdneho riadku v Exceli (na ľavom okraji obrazovky) a vybrať možnosť odstránenia. Je to najpomalšia metóda, ale najbezpečnejšia, ak s týmto nástrojom nie ste oboznámení.
Ďalšou možnosťou je vybrať ľubovoľnú bunku v riadku, ktorý chcete odstrániť, prejsť na kartu Domov, nájsť sekciu Bunky a vybrať možnosť Odstrániť riadky hárka . Tento postup je ideálny, keď máte len niekoľko občasných prázdnych miest a chcete ich rýchlo odstrániť bez nastavovania filtrov alebo zložitého vyhľadávania.
Používanie filtrov na správu prázdnych priestorov
Filtre sú výkonný nástroj, ktorý možno použiť nielen na analýzu údajov, ale aj na ich čistenie. Ak chcete začať, vyberte rozsah v tabuľke a prejdite na kartu Údaje kliknutím na tlačidlo Filter . V hlavičkách stĺpcov sa zobrazia šípky.
Ak kliknete na jednu z týchto šípok, uvidíte, že si môžete vybrať, čo sa má zobraziť. Ak vyberiete iba možnosť Prázdne , Excel skryje všetok obsah a ponechá vám iba prázdne riadky. V tom momente ich môžete všetky vybrať (čísla riadkov sa zobrazia modrou farbou) a všetky naraz odstrániť . Po odstránení filtra bude vaša tabuľka dokonale zhutnená.
Organizácia prostredníctvom triedenia údajov
Niekedy je najjednoduchším spôsobom, ako usporiadať chaos, jednoducho zmeniť usporiadanie vecí. Ak vyberiete údaje a použijete funkciu Zoradiť na karte Údaje, môžete si vybrať vzostupné alebo zostupné poradie. Excel tak automaticky zoskupí všetky prázdne riadky na koniec alebo začiatok tabuľky.
Keď sú všetky medzery zoskupené, nie sú potrebné žiadne zložité nástroje: jednoducho vyberte blok prázdnych riadkov myšou, kliknite pravým tlačidlom myši a odstráňte ich. Je to veľmi praktická technika, ak vám nevadí, že sa zmení pôvodné poradie záznamov.
Zvládnutie týchto techník, či už prostredníctvom rýchleho prístupu pomocou klávesov Ctrl + G na vyhľadávanie prázdnych hodnôt, použitia inteligentných filtrov alebo jednoduchého triedenia stĺpcov, umožňuje každému používateľovi udržiavať svoje dokumenty profesionálne a bez štrukturálnych chýb, čím sa optimalizuje pracovný čas a čitateľnosť informácií.
