Ako uvoľniť miesto v Gmaile a vyhnúť sa vyčerpaniu úložiska

Informatec Digital » Zdroje » Ako uvoľniť miesto v Gmaile a vyhnúť sa vyčerpaniu úložiska

Ak používate Gmail denne, vaša schránka sa pravdepodobne stala digitálnym odpadom : tisíce e-mailov, newsletterov, ktoré si nikdy neprečítate, obrovské prílohy a aby toho nebolo málo, Fotky Google a Disk tiež pridávajú gigabajty do kopy. Aj keď sa môže zdať, že 15 GB, ktoré vám Google poskytuje, stačí na všetko, akonáhle sa zaplní, začnú sa objavovať varovania a problémy.

Keď sa priblížite k limitu úložiska, Google vás môže odpojiť: Gmail prestane odosielať a prijímať e-maily , Disk prestane nahrávať súbory a Fotografie prestanú zálohovať. Predtým, ako sa k tomuto bodu dostanete, sa oplatí naučiť sa, ako uvoľniť miesto v Gmaile (a vo zvyšku vášho účtu Google) organizovaným, rýchlym a predovšetkým neprerušovaným spôsobom bez straty čohokoľvek dôležitého.

Ako funguje úložisko Google a prečo sa Gmail zapĺňa

Prvá vec, ktorú treba pochopiť, je, že týchto 15 GB bezplatného úložiska nie je len pre Gmail: je zdieľané medzi Gmailom, Diskom Google a Fotky Google . Okrem toho existujú aj ďalšie menej viditeľné prvky, ako sú zálohy WhatsAppu v systéme Android alebo dáta z aplikácií, ktoré tiež používajú rovnaký úložný priestor.

Keď je úložisko na limite, Google uplatňuje sériu pomerne závažných obmedzení . V Gmaile nemôžete odosielať ani prijímať správy a prichádzajúce e-maily sa odosielateľovi vracajú s upozornením na plnú poštovú schránku. V Disku sa nové súbory už nesynchronizujú ani nenahrávajú a v Dokumentoch, Tabuľkách, Prezentáciách a ďalších kancelárskych aplikáciách Google nemôžete vytvárať nové dokumenty ani povoliť ostatným upravovať existujúce.

V službe Fotky Google toto blokovanie znamená, že sa nebudú vytvárať žiadne nové zálohy fotografií a videí . Všetko, čo ste si uložili, tam stále bude, ale žiadny nový obsah sa nepridá, kým neuvoľníte alebo nezakúpite viac úložiska. A pozor: ak neurobíte nič, môžete zmeškať dôležité e-maily celé dni bez toho, aby ste si to uvedomili.

Ak chcete skontrolovať zostávajúci úložný priestor, v dolnej časti Gmailu sa zobrazí indikátor využitia. Odtiaľ sa dostanete na stránku správy úložiska, ktorá podrobne zobrazuje, koľko miesta Gmail, Disk a Fotografie používajú samostatne . Toto je najjasnejší spôsob, ako presne určiť, kde je problém.

Použite Google One a oficiálny nástroj na obnovenie priestoru

Google centralizoval takmer všetko, čo súvisí s uvoľňovaním úložného priestoru na platforme Google One. Aj bez predplatného môžete použiť panel správy úložiska , aby ste videli, čo zaberá miesto, a hromadne odstránili to, čo nepotrebujete.

V počítači prejdite do služby Google One a otvorte sekciu Úložisko. Nájdete tam sekciu s názvom „Obnoviť si miesto “, ktorá zoskupuje možnosti uvoľnenia miesta podľa služby (Gmail, Disk, Fotografie) a podľa typu obsahu (veľké súbory, spam, položky v koši atď.).

V časti „Uvoľniť miesto na účte“ si môžete skontrolovať kategórie, ako sú položky v koši, spam, veľmi veľké súbory alebo obsah aplikácií. V závislosti od kategórie budete mať možnosti zoradiť , filtrovať alebo zmeniť zobrazenie (zoznam alebo mriežka), čo uľahčí kontrolu veľkého množstva položiek pred ich odstránením.

V aplikácii Fotky Google sa na tomto paneli zobrazujú fotografie a videá pripravené na vymazanie. Ak si chcete niečo ponechať, môžete si to pred odoslaním do koša stiahnuť do počítača. Po výbere toho, čo chcete odstrániť, klepnite na Odstrániť (alebo na „Presunúť do koša“, ak ste v aplikácii Fotky) a keď sa vás Google spýta, potvrďte zaškrtnutím políčka súhlasu s trvalým vymazaním.

Majte na pamäti, že ak odstraňujete tisíce položiek naraz , môže trvať až 48 až 72 hodín, kým sa uvoľnené miesto správne prejaví vo vašom účte, takže neprepadajte panike, ak sa lišta spočiatku sotva pohybuje.

Diagnostika problému: Disk, Gmail alebo Fotografie

Predtým, ako začnete mazať veci bez rozmyslu, je dobré zistiť, ktorá služba zaberá najviac miesta. Prejdite na stránku drive.google.com/drive/quota a pozrite si súbory na Disku zoradené od najväčšieho po najmenší. Toto je veľmi prehľadný spôsob, ako zistiť, či vám miesto zaberajú videá, rozsiahle zálohy alebo dokumenty, ktoré máte už roky.

V tomto zobrazení jednoducho kliknite pravým tlačidlom myši na ľubovoľný veľký súbor, ktorý nepotrebujete, a vyberte možnosť „Presunúť do koša “. Keď budete mať v koši dostatočný počet súborov, prejdite do priečinka „Kôš“ na Disku a kliknite na tlačidlo „Vyprázdniť kôš“, aby ste uvoľnili miesto.

V prípade Gmailu sa diagnostika vykonáva priamo v samotnom e-maile, pričom sa používajú vyhľadávacie operátory, ako napríklad larger:10M, na vyhľadanie správ s veľkými prílohami alebo dátumové filtre na vyhľadanie veľmi starých e-mailov. Niečo podobné sa deje aj vo Fotkách, kde sú videá zvyčajne hlavným vinníkom nadmerného úložného priestoru.

V prípade pracovných alebo školských účtov (Google Workspace) je limit úložiska stanovený vašou licenciou alebo vaším správcom. V týchto prípadoch, ak zistíte, že si nemôžete priamo zakúpiť ďalšie úložisko, budete musieť kontaktovať svojho správcu, aby vám inovoval program alebo uvoľnil úložisko z konzoly organizácie.

Pokročilý trik: Uvoľnite Gmail presunutím všetkých e-mailov do iného účtu

Ak ste typ, ktorý nikdy nič nevymaže a váš účet hromadí správy už roky, najrýchlejším riešením nemusí byť presunúť celú históriu Gmailu do iného účtu . Týmto spôsobom prakticky vyprázdnite svoju doručenú poštu bez toho, aby ste stratili e-maily, ktoré si chcete ponechať.

Proces zahŕňa vytvorenie nového účtu Gmail a jeho konfiguráciu na sťahovanie všetkých e-mailov zo starého účtu cez POP3 a odstránenie kópie zo starého účtu. Predtým, ako čokoľvek urobíte, dôrazne sa odporúča použiť Google Takeout na vytvorenie úplnej zálohy vašich e-mailov pre prípad akýchkoľvek problémov počas prenosu.

V pôvodnom účte prejdite do časti Nastavenia > „Zobraziť všetky nastavenia“ > „Preposielanie a POP/IMAP“ a povoľte prístup POP pre všetky správy. Je dôležité vybrať možnosť „Odstrániť kópiu Gmailu pri prístupe k správam cez POP “, pretože to zabezpečí, že e-maily stiahnuté novým účtom sa automaticky odstránia aj z pôvodného účtu.

Potom sa prihláste do svojho nového účtu Gmail a prejdite do časti Nastavenia > „Účty a import“. V časti „Skontrolovať poštu z iných účtov“ pridajte svoj starý účet a postupujte podľa krokov na jeho konfiguráciu cez POP3. Spustí sa hromadné sťahovanie, ktoré môže v závislosti od objemu e-mailov trvať značne dlho.

Keď overíte, že všetky dôležité správy boli úspešne stiahnuté do nového účtu, môžete tam vypnúť POP dotazy a v pôvodnom účte vyprázdniť kôš , aby ste úplne uvoľnili miesto. Je to drastické opatrenie, ale je mimoriadne účinné pre účty so sklonmi k digitálnemu hromadeniu.

Čistenie Gmailu krok za krokom: veľkosť, vek, spam a kôš

Okrem druhého triku s účtom sa oplatí naučiť, ako spravovať Gmail zvnútra. Prvým logickým krokom je vyhľadať e-maily s najväčšími prílohami , pretože odstránením len niekoľkých správ môžete naraz uvoľniť veľa megabajtov (alebo dokonca gigabajtov).

Z vyhľadávacieho panela Gmailu môžete rozbaliť rozšírené možnosti (šípka napravo od vyhľadávacieho panela) a použiť pole „Veľkosť“ na vyhľadávanie správ väčších ako X MB. Môžete tiež priamo použiť syntax size:20MB alebo larger:10M vo vyhľadávacom paneli. Je dôležité dodržiavať formát (bez medzier a M pre megabajty), inak bude vyhľadávanie v bajtoch a nebude fungovať.

Keď uvidíte všetky veľké e-maily, skontrolujte, ktoré si naozaj potrebujete ponechať. Ak máte dôležité dokumenty, najskôr si stiahnite prílohy do počítača alebo inej cloudovej služby a potom e-mail vymažte a vyprázdnite kôš . Tým sa zabezpečí, že nestratíte žiadne informácie a uvoľní sa čo najviac miesta.

Ďalšou účinnou taktikou je zamerať sa na veľmi staré e-maily. Pomocou operátora `older_than:1y` môžete vyhľadať všetky správy staršie ako jeden rok; „y“ pre roky môžete podľa potreby nahradiť „m“ pre mesiace alebo „d“ pre dni. Opäť vyberte všetky e-maily, ktoré už nepotrebujete uchovávať, a vymažte ich.

Nezabudnite skontrolovať priečinky Spam a Kôš. Hoci sa správy automaticky vymažú po 30 dňoch, všetko v nich dovtedy zaberá miesto . V oboch priečinkoch nájdete tlačidlo na vyprázdnenie všetkého naraz („Vyprázdniť kôš teraz“ alebo „Odstrániť všetky spamové správy teraz“).

Riešenie problému v koreňoch: newslettery, filtre a organizácia

Čistenie doručenej pošty je zbytočné, ak ste po dvoch mesiacoch opäť v normále. Jedným z najlepších spôsobov, ako udržať Gmail pod kontrolou, je odhlásiť sa z odberu e-mailov, ktoré vám neprinášajú úžitok . Väčšina newsletterov a marketingových e-mailov obsahuje odkaz „Odhlásiť sa z odberu“ v dolnej časti správy a Gmail niekedy zobrazuje podobnú skratku vedľa mena odosielateľa.

Ak vás naozaj zahlcujú desiatky newsletterov, oplatí sa si nájsť chvíľku na otvorenie niekoľkých propagačných e-mailov, odhlásiť sa z odberu a tým znížiť neustály prúd, ktorý vám zahlcuje doručenú poštu a zaberá miesto. Menej prichádzajúcich e-mailov znamená menej e-mailov, ktoré budete musieť v budúcnosti vymazať.

Môžete tiež vytvoriť automatické filtre na archiváciu určitých správ, ich odoslanie do konkrétneho štítku alebo ich presunutie priamo do koša. Z vyhľadávacieho panela Gmailu môžete pomocou tlačidla možností filtrovať podľa odosielateľa, predmetu, veľkosti alebo kľúčových slov a potom sa rozhodnúť, čo robiť so všetkými e-mailami, ktoré zodpovedajú danému vzoru.

Používanie štítkov a kategórií pomáha udržiavať vašu doručenú poštu čistú bez toho, aby ste museli všetko mazať. Karty Gmailu (Hlavné, Sociálne siete, Propagácie, Upozornenia, Fóra) už poskytujú počiatočné filtrovanie; ak si zvyknete občas kontrolovať Propagácie a Sociálne siete, aby ste ich takmer úplne vyprázdnili, vplyv na úložný priestor bude obrovský.

A nezabudnite, že „archivácia“ neuvoľňuje miesto; iba odstraňuje e-maily z hlavného zobrazenia. Je to užitočné na udržiavanie poriadku v e-mailoch, ale ak chcete obnoviť gigabajty, musíte e-maily skutočne odstrániť a potom vyprázdniť kôš.

Videá, fotografie a veľké súbory vo Fotkách Google

Hoci sa vyhľadávanie zameriava na Gmail, veľká časť problému často spočíva v službe Fotky Google. Videá, najmä tie vo vysokom rozlíšení, môžu rýchlo zaplniť úložný priestor v priebehu niekoľkých mesiacov, ak vykonávate časté automatické zálohovanie.

Ak chcete zacieliť iba na videá, môžete prejsť na špeciálnu URL adresu Fotografie pre tento typ obsahu: https://photos.google.com/search/_tv_video. Tam uvidíte všetky svoje videá naraz a môžete si vybrať tie, ktoré už nepotrebujete poslať do koša.

Ďalší užitočný pohľad nájdete na stránke https://photos.google.com/unsupportedvideos, kde sú uvedené videá, ktoré nie sú kompatibilné s Fotkami, a preto sa v iných vyhľadávaniach ľahko nezobrazujú. Tieto typy súborov tiež zaberajú miesto, takže ak ich nepotrebujete, pokojne ich vymažte.

Karta Preskúmať v službe Fotky Google zoskupuje obsah podľa ľudí, miest, snímok obrazovky, videí alebo výtvorov, ako sú animácie a filmy. Je to skvelé miesto na nájdenie skupín starých alebo opakujúcich sa fotografií (napríklad z výletu spred rokov, ktorý už máte uložený na pevnom disku) a naraz uvoľníte niekoľko gigabajtov.

Keď odošlete veľa fotiek a videí do koša, prejdite do sekcie „Kôš“ v aplikácii Fotografie a klepnite na „Vyprázdniť kôš“. Rovnako ako v Gmaile a na Disku sa priestor v skutočnosti neobnoví , kým tento krok nedokončíte . A opäť, ak odstránite veľa obsahu, môže chvíľu trvať, kým sa zmeny zobrazia v paneli úložiska.

Disk Google, zálohy WhatsApp a ďalšie často prehliadané funkcie

Okrem e-mailov a fotografií môže váš účet Google obsahovať aj ďalšie skryté položky, ktoré zaberajú značné množstvo miesta. Jasným príkladom sú zálohy WhatsAppu v systéme Android , ktoré sú uložené na Disku a už nejaký čas sa započítavajú do vášho limitu úložiska.

Ak si chcete tieto zálohy skontrolovať v telefóne, otvorte aplikáciu Google One, prejdite do sekcie Úložisko a v časti „Uvoľniť miesto v účte“ vyhľadajte možnosť „Odstrániť ďalšie položky“ a vyberte WhatsApp. Tam si môžete pozrieť dostupné zálohy a odstrániť tie, ktoré už nepotrebujete.

Ak to chcete urobiť z prehliadača, môžete prejsť na stránku one.google.com/backup/management/whatsapp. Vedľa každej zálohy nájdete možnosť „Odstrániť zálohu “. Aj keď odstránite aktuálnu zálohu, WhatsApp bude v budúcnosti naďalej vytvárať zálohy podľa nastavení aplikácie, preto skontrolujte aj tieto nastavenia, aby ste sa vyhli častému generovaniu veľkých súborov.

Na Disku sa okrem súborov, ktoré ste nahrali, zobrazujú aj položky, ktoré s vami zdieľali iní ľudia. Je dôležité vedieť, že súbory v sekcii „Zdieľané so mnou“ sa nezapočítavajú do vašej kvóty úložiska (započítava ich vlastník), pokiaľ si nevytvoríte kópiu alebo nenahráte vlastné súbory do zdieľaných priečinkov. V takom prípade sa kópia alebo nové súbory započítajú do vašej kvóty.

Nakoniec, Disk pre počítače môže zobrazovať iné využitie úložiska ako na webe, pretože zdieľané súbory, ktoré synchronizujete, zaberajú miesto na vašom lokálnom pevnom disku, aj keď neovplyvňujú vaše cloudové úložisko. Toto je normálne správanie a neznamená to, že vám Google berie ďalšie gigabajty.

Bežné problémy pri uvoľňovaní miesta a ako ich riešiť

Jednou z najčastejších chýb je myslieť si, že miesto sa uvoľní okamžite. Keď vymažete viacero položiek za sebou, systémom Googlu môže trvať 48 až 72 hodín , kým správne prepočítajú úložisko. Počas tejto doby sa môže počítadlo zdať zamrznuté, aj keď ste si už urobili domácu úlohu.

Ak ste si v službe Google One zakúpili viac úložiska a nová kapacita sa nezobrazuje, počkajte až 24 hodín. Ak sa po uplynutí tejto doby stále nezobrazuje, odhláste sa zo svojho účtu Google, znova sa prihláste a skontrolujte platobnú stránku, aby ste sa uistili, že platba prebehla. Ak bola vaša karta zaúčtovaná, ale nové úložisko sa nezobrazuje, možno ste si program zakúpili v inom účte ; skontrolujte, či nemáte otvorených viacero účtov.

Na iPhone alebo iPade niekedy pomôže vynútené zatvorenie aplikácie Google One a jej opätovné otvorenie, aby sa synchronizovala so servermi. Konkrétne kroky na zatvorenie aplikácií sa líšia v závislosti od verzie systému iOS, takže ak si nie ste istí, je najlepšie obrátiť sa na podporu spoločnosti Apple.

Ďalším bežným problémom je, že po prechode na vyšší alebo nižší úložný program Gmail stále neumožňuje odosielať ani prijímať e-maily. V týchto prípadoch je najlepšie počkať až 24 hodín , odhlásiť sa a znova sa prihlásiť, prípadne skúsiť odoslať e-mail z okna inkognito alebo iného prehliadača (Edge, Firefox atď.), aby ste vylúčili problémy s ukladaním do vyrovnávacej pamäte.

Taktiež panuje určitý zmätok ohľadom fotografií v režime „Šetrič úložiska“ (predtým „Vysoká kvalita“) nahraných pred 1. júnom 2021: tieto obrázky a videá sa nezapočítavajú do vašej kvóty úložiska . Ak odstránite veľa tohto typu obsahu, práve z tohto dôvodu sa nemusí stať, že uvidíte žiadne zmeny vo využití úložiska.

Kedy má zmysel platiť za Google One a ako to spravovať

Ak vám aj po dôkladnom vyčistení stále dochádza miesto alebo sa jednoducho nechcete obmedziť na 15 GB, môžete zvážiť upgrade svojho programu na Google One. K dispozícii sú platené možnosti už od 100 GB dodatočného úložiska, pričom kapacita (a cena) sa podľa potreby zvyšuje.

Spoločnosť Google z času na čas ponúka novým používateľom bezplatné skúšobné verzie služby Google One. V takýchto prípadoch dostanete pozvánku na aktiváciu skúšobného obdobia, v ktorom si budete môcť na obmedzený čas bezplatne užívať viac úložného priestoru. Budete musieť pridať spôsob platby, ale poplatok vám nebude účtovaný až do skončenia skúšobnej doby , za predpokladu, že si nezabudnete predplatné zrušiť pred uplynutím lehoty, ak nemáte záujem pokračovať.

Ak spravujete Google One cez web (nie cez Apple App Store), môžete zmeniť svoj program, prejsť z mesačného na ročný alebo ho zrušiť v sekcii Nastavenia Google One v časti „Zmeniť program predplatného“. V systéme Android môžete predplatné spravovať aj prostredníctvom nastavení aplikácie a obchodu Google Play.

Na iPhone a iPade sú veci komplikovanejšie: ak ste si program zakúpili cez webovú stránku, nebudete ho môcť zmeniť z aplikácie . V takom prípade budete musieť zrušiť svoj aktuálny program na webovej stránke Google One a ak ho chcete spravovať výlučne z iOS, prihlásiť sa na odber nového programu cez App Store.

Naopak, ak máte účet určený pre prácu alebo školu, nemôžete si sami zakúpiť ďalší úložný priestor. Budete musieť požiadať správcu služby Google Workspace o zvýšenie limitu alebo zmenu licencie , pretože tieto účty sú spravované centrálne.

Uvoľnenie miesta v Gmaile a vašom účte Google v konečnom dôsledku zahŕňa kombináciu niekoľkých stratégií: používanie oficiálneho nástroja Google One, mazanie veľkých a starých e-mailov (vždy vyprázdnenie spamu a koša), kontrola Disku, Fotiek a záloh, ako je záloha WhatsApp, a lepšia správa newsletterov a obsahu, ktorý denne dostávate. Ak vám 15 GB stále nestačí, upgrade na Google One môže byť najpohodlnejším spôsobom, ako prestať neustále bojovať s upozornením „úložisko je takmer plné“.