- Centralizirajte svoje dokumente v nekaj glavnih mapah in uporabite preprosto in dosledno hierarhijo.
- Datoteke in mape poimenujte z jasnim in doslednim pravilom poimenovanja, da jih boste hitro našli.
- Za avtomatizacijo razvrščanja združite možnosti Raziskovalca z oznakami in programi drugih ponudnikov.
- Vzdržujte dnevne navade arhiviranja in redne preglede, da preprečite ponovitev kaosa.
Mnogi ljudje si pri nakupu novega računalnika, trdega diska ali celo povsem novega SSD-ja ustvarijo popoln kaos. Več prostora za shranjevanje kot imamo, več datotek se kopiči : fotografije, dokumenti, prenosi, videoposnetki, delovni projekti, zapiski s tečajev ... in tako postane iskanje česar koli nemogoča misija, ko se nam mudi.
Dobra novica je, da organizacija ni tako zapletena, če veste, kje začeti. Z združevanjem vgrajenih možnosti sistema Windows in nekaj specializirane programske opreme lahko iz neurejenega računalnika ustvarite logičen, čist in enostaven sistem map, ki je popoln tako za vaše osebno življenje kot za vsakodnevno delo.
Zakaj je tako pomembno pravilno organizirati datoteke v računalniku?
Poleg obsedenosti z urejenostjo je dobro strukturirano računalniško gradivo praktično nujno . Dandanes velik del našega življenja poteka na osebnih računalnikih: računi, pogodbe, družinske fotografije, delovna poročila, predstavitve, PDF-ji s pomembnimi dokumenti in tako naprej. Izguba ključne datoteke ali 20 minut iskanja le-te ni le frustrirajoča, temveč lahko povzroči tudi zamudo roka ali celo izgubo dragocenih informacij.
Poleg tega neurejen sistem map močno upočasni iskanje . Ni pomembno, ali imate zelo zmogljiv računalnik: če je vsak dokument na drugi lokaciji z naključnimi imeni, kot je »final_def_definitive2.docx«, boste vsakič, ko boste morali nekaj najti, izgubljali čas in duševno energijo.
Druga ključna točka je, da vas dobra organizacija sili, da občasno pregledate svoje datoteke . To vam pomaga izbrisati tisto, kar ne potrebujete več, sprostiti prostor na disku, videti, katere datoteke zavzemajo prostor , in odkriti podvojene ali ogromne datoteke, ki nepotrebno porabljajo gigabajte (stare varnostne kopije, nestisnjeni videoposnetki itd.).
Končno, če si delite računalnik ali delate v skupini, je koherenten organizacijski sistem tista razlika med tem, ali lahko kdorkoli najde datoteko v nekaj sekundah, ali pa le "lastnik kaosa", ki bolj ali manj ve, kje je vse.
Osnovne dobre prakse, preden se česar koli dotaknete
Preden začnete ustvarjati mape, kot da jutri ni več, je pomembno, da si uvedete nekaj osnovnih načel. Obstaja nekaj navad, ki vam bodo prihranile veliko glavobolov in jih morate takoj sprejeti, tudi če še niste temeljito očistili svojega računalnika.
Za začetek pozabite na uporabo namizja kot "predala za smeti" in se naučite, kako organizirati svoje digitalno namizje . Zelo priročno je, da tja odvržete vse, kar prenesete ali ustvarite čez dan, a čez nekaj tednov boste imeli preprogo ikon, kjer ni ničesar razločljivega. V idealnem primeru bi moralo vaše namizje vsebovati le bližnjice do aplikacij, ki jih uporabljate vsak dan, in koš.
Zelo uporabno izhodišče je tudi uporaba velike, generične mape kot osnove za vse . Windows že vključuje mapo z imenom »Dokumenti«, ki je običajno idealno mesto za centralizacijo osebnih in službenih datotek. Od tam lahko celotno notranjo hierarhijo zgradite po stopnjah.
Pomembno je tudi, da ne gremo preveč v podrobnosti. Ustvarjanje mape za absolutno vse je prav tako slabo kot neustvarjanje nobene . Poskusite ustvariti logično strukturo, vendar se izogibajte zapletanju v labirint podmap, kjer shranjevanje dokumenta zahteva pet klikov in odpiranje desetih različnih ravni.
Kako kar najbolje izkoristiti Raziskovalca datotek v sistemu Windows
Windows vključuje nekaj zelo uporabnih vgrajenih orodij za organiziranje vsebine posameznih map, čeprav je res, da ima izvorna organizacija svoje omejitve . Nastavitve, ki jih uporabite za eno mapo, se ne uporabijo samodejno za ostale, zato boste morali, če želite določen sistem na več lokacijah, to natančno nastaviti ročno.
Ko odprete Raziskovalca, je privzeti pogled »Hitri dostop« (v novejših različicah se imenuje »Domov Raziskovalca«). Ta zaslon vam omogoča hiter pregled nedavnih in priljubljenih datotek , tako iz računalnika kot iz spletnih storitev, kot je Office.com, in je pogosto bolj praktičen kot neposreden dostop do »Ta računalnik« in uporaba tehnik za hitrejše iskanje datotek v računalniku.
Če želite vedno dostopati do klasičnih pogonov in map, lahko spremenite privzeto delovanje Raziskovalca . Na vrhu, v meniju z možnostmi, boste našli nastavitev »Odpri Raziskovalca v:«, kjer lahko izberete, da se odpre neposredno v »Ta računalnik« namesto v »Start«.
Ko ste v kateri koli mapi, z desnim klikom na prazen prostor v območju datotek odprete zelo uporaben meni za nadzor prikaza vsebine. Tam lahko med drugim razvrščate, združujete in konfigurirate, katere stolpce z informacijami želite videti.
Dve ključni vizualni funkciji sta »Razvrsti po« in »Združi po«. Z možnostjo »Razvrsti po« določite merila razvrščanja znotraj mape (ime, datum spremembe, vrsta, velikost itd.) in ali jo želite prikazati v naraščajočem ali padajočem vrstnem redu. V sistemu Windows 10 je na voljo tudi gumb »Več ...«, ki omogoča dostop do zelo dolgega seznama dodatnih polj za razvrščanje.
V primeru »Združi po« je vsebina razdeljena v bloke glede na izbrani kriterij (po datumu, po vrsti datoteke, po velikosti, po oznakah itd.). Vsaka skupina vizualno deluje kot nekakšna podmapa znotraj trenutne mape, z glavo, ki označuje kategorijo in datoteke pod njo.
Zanimivo je, da lahko znotraj vsake skupine uporabite svoj vrstni red . Na primer, mapo »Prenosi« lahko združite po »Datumu« (danes, včeraj, prejšnji teden itd.) in hkrati znotraj vsakega bloka razvrstite po vrsti ali velikosti, da hitreje najdete, kar iščete.
V obeh funkcijah gumb »Več« (prisoten v sistemu Windows 10 in v možnosti »Združi po« tudi v sistemu Windows 11) odpre okno, v katerem lahko izberete, katere podrobnosti želite prikazati kot stolpce za te elemente: datum nastanka, avtorji, višina ali širina v primeru slik, trajanje videoposnetka, leto, širina okvirja in še veliko več.
Ustvarite preprosto, a učinkovito hierarhijo map
Ključ do izogibanja zmedi je smiselna struktura sistema. V idealnem primeru bi morali imeti možnost shraniti glavno vsebino računalnika v nekaj mapah najvišje ravni in se nato od tam razvejati le, kadar je to potrebno.
Če uporabljate isti računalnik za osebne in službene zadeve, je dobro izhodišče, da v mapi »Dokumenti« ustvarite dve veliki mapi : eno z vašim imenom (za osebne datoteke) in drugo z imenom vašega podjetja ali profesionalnega projekta (za službene zadeve). Znotraj vsake mape lahko nato dodatno razdelite po kategorijah: »Računi«, »Stranke«, »Projekti«, »Fotografije«, »Tečaji« itd.
Predstavljajte si to kot drevo: od splošnega do specifičnega, vendar ne pretiravajte z nivoji . Na primer, Fotografije → 2024 → Potovanja → Sevilla. Ne potrebujete podmape za »Sevilla podnevi«, »Sevilla ponoči« ali »Sevilla s prijatelji«, razen če dejansko obravnavate na tisoče slik in vam je ta razlika koristna.
Koristen trik je, da se vprašate: »Kako bi to datoteko iskal čez šest mesecev?« Če vam najprej pride na misel ime projekta, ga postavite na vrh seznama. Če se spomnite le datuma (semester, šolsko leto, leto), ga organizirajte po datumu. Pomembno je, da so merila dosledna in se vedno ponavljajo.
Izogibajte se tudi podvajanju map za podobne elemente. Več vzporednih map s podobnimi imeni kot imate, večja je možnost, da datoteko shranite na napačno mesto . Ena sama, dobro organizirana mapa »Stranke« je boljša kot več map z »Novimi strankami«, »Obstoječimi strankami«, »Mojimi strankami« itd., napolnjenih z mešanimi dokumenti.
Kako strateško poimenovati mape in dokumente
Če je imen datotek nemogoče razložiti , je neuporabno imeti spodobno strukturo map . Tukaj pridejo na vrsto konvencije poimenovanja: dosleden in ponovljiv sistem poimenovanja, ki vam omogoča, da s pomočjo iskalne vrstice sistema najdete kateri koli dokument.
V idealnem primeru bi morale vse povezane datoteke slediti isti konvenciji poimenovanja . Lahko ga poimenujete na podlagi datuma, imena projekta ali stranke, vrste dokumenta ali pa kombinirate več elementov. Na primer, za citate lahko uporabite nekaj takega: »2020-02-04_citat_ClientAlpha.docx«. Ideja je, da boste že s samim branjem vedeli, o čem govori.
Upoštevajte tudi, da seznamni pogled sistema Windows običajno prikazuje le prvih nekaj znakov imena datoteke. Če uporabljate zelo dolga, podrobna imena, jih bo težko prebrati na prvi pogled. Kratko, a informativno ime je boljše kot cel odstavek.
Druga zelo uporabna strategija je uporaba majhnih »kod« na začetku imena za spreminjanje abecednega vrstnega reda . Na primer, datoteke, ki se začnejo z »_«, se bodo prikazale na vrhu seznama v mapi, tako da lahko to predpono rezervirate za tisto, kar odpirate dnevno (»_Trenutni-projekt«, »_Računi-Trenutni-mesec«...).
Podobno se imena, ki se začnejo z »@«, običajno postavijo neposredno za imena s podčrtajem . To lahko uporabite za pomembne dokumente, ki jih ni treba najprej pregledati. Za vse ostalo lahko na začetku uporabite številke (»1_Splošni-načrt«, »2_Poročila« itd.), če vam to pomaga ohraniti logičen vrstni red.
Dnevne navade: izogibanje kaosu, še preden se pojavi
Ko smo preobremenjeni z delom, se računalnik zelo hitro natrpa. Prenesemo PDF, ga pustimo v mapi »Prenosi« »za pozneje«, na hitro shranimo Wordov dokument na namizje in preden se zavemo, se na začasnih mestih nabere na stotine datotek.
Najučinkovitejši način za boj proti temu je sprejetje preprostega pravila: dokumente arhivirajte takoj, ko ustvarite ali prenesete datoteko. To pomeni, da vsakič, ko ustvarite ali prenesete datoteko, si vzemite 10 sekund, da jo shranite neposredno v mapo, kjer naj ostane trajno, z njenim pravilnim imenom.
Ta majhna gesta vam prepreči, da bi morali ob koncu tedna porabiti eno uro, da bi se spomnili, kaj je bila vsaka neimenovana datoteka ali kam ste shranili predstavitev, ki jo potrebujete za jutri. »Uredil bom pozneje« običajno pomeni »Nikoli je ne bom organiziral . «
Kljub temu se vedno zgodi, da kaj zdrsne skozi razpoke. Zato je dobro, da si na primer ob petkih pred koncem dneva vzamete določen čas za hiter pregled problematičnih map : Namizje, Prenosi, Začasni dokumenti itd. V samo nekaj minutah lahko vse manjkajoče premaknete na pravo mesto, izbrišete podvojene datoteke in izpraznite koš.
Če imate težave z ohranjanjem čistoče namizja, lahko poskusite z metodo »Desktop Zero«, ki jo lahko naredite sami. Ustvarite mapo z imenom, kot je »Desktop Files« (Datoteke namizja), in ko vidite, da je na namizju preveč datotek, jih vse povlecite vanjo. Nato mapo odprite eno za drugo in vsako datoteko premaknite nazaj na njeno končno lokacijo.
Bolje organizirajte svoje delovne datoteke
V profesionalnem okolju je nered še bolj opazen. Zelo pogosto se zgodi, da je namizje prekrito z vsakodnevnimi dokumenti , različnimi različicami predstavitev, prenesenimi poročili strank, viri, ki si jih delijo sodelavci, in tako naprej.
Praktičen nasvet je, da nikoli ne shranjujete delovnih dokumentov neposredno na namizje . Vedno uporabljajte mapo »Dokumenti« ali, če ima vaše podjetje notranje omrežje ali sistem v oblaku, uradne lokacije v skupni rabi (omrežni pogoni, OneDrive, Google Drive itd.). Na ta način lahko do teh datotek dostopate tudi iz drugih naprav.
V svoji profesionalni mapi razmislite o tem, kako dejansko delate. Lahko imate razdelek za datoteke »V obdelavi«, drugega za »Čakajoče« in tretjega za »Arhivirano «. Dokumenti se premikajo iz enega razdelka v drugega glede na njihov status, kar vam pomaga spremljati, kaj je še aktivno in kaj lahko pustite pri miru.
Če dokumente delite z drugimi, se poskusite dogovoriti o skupnem poimenovanju. Ni enako imeti mapo z imenom »Končno_poročilo«, »Novo_poročilo« ali »Najnovejše_poročilo« kot imeti mapo z imenom »2024-03_Poročilo-odjemalecX_v1«, »2024-03_Poročilo-odjemalecX_v2« itd. Na ravni ekipe to prihrani nešteto vprašanj prek e-pošte in klepeta.
Kadar koli je mogoče, izkoristite delo neposredno v oblaku . Številne platforme samodejno shranjujejo različice, omogočajo iskanje vsebine v dokumentih in olajšajo skupno rabo, ne da bi bilo treba podvajati datoteke na več spletnih mestih; za izbiro najboljše možnosti si oglejte naš vodnik za programsko opremo za shranjevanje v oblaku .
Izkoristite programe drugih ponudnikov za avtomatizacijo postopka razvrščanja
Če želite iti še korak dlje in pustiti, da vaš računalnik opravi del dela namesto vas, obstaja več zelo zanimivih orodij. Ti programi analizirajo vaše datoteke in jih prerazporedijo po pravilih, ki jih določite (po vrsti, datumu, velikosti itd.).
Ena najbolj celovitih možnosti je Organiziraj moje datoteke. Ta programska oprema deluje v sistemih Windows, Linux in macOS ter se osredotoča na samodejno razvrščanje datotek glede na različne značilnosti: pripono, vrsto, datum nastanka, velikost in drugo.
Ko ga prenesete in namestite z uradne spletne strani, boste ob prvi uporabi morali izbrati, kateri pogon ali mapo želite organizirati. Druge lokacije lahko dodate z gumbom »+ DODAJ MAPO« , ki bo naveden na levi strani vmesnika. Na sredini boste videli tortni grafikon, ki z barvami prikazuje, katere vrste datotek zavzemajo največ prostora.
Uporaba je zelo enostavna: ko kliknete »Organiziraj«, bo program samodejno premaknil datoteke v skladu z določenimi pravili in ustvaril nove mape znotraj prvotne lokacije, organizirane po vrsti, datumu ali katerem koli drugem kriteriju, ki ga izberete. V samo nekaj minutah lahko kaotičen imenik spremenite v nekaj veliko bolj organiziranega.
Druga priljubljena aplikacija je Easy File Organizer. Na voljo je za Windows (celo v trgovini Microsoft Store), Linux in macOS , njene prednosti pa so pametni filtri in pravila po meri.
Z Easy File Organizer lahko določite merila, kot so vrsta datoteke, končnica, datum nastanka ali ime . Aplikacija analizira vso vsebino in združi datoteke, ki ustrezajo posameznemu pravilu, v mape. Znotraj teh map lahko ustvarite tudi dodatne podmape za še natančnejšo organizacijo.
Postopek je precej samodejen: po skeniranju poti, ki jih določite, program uporabi vrsto pravil (ki jih predhodno konfigurirate) za preimenovanje, premikanje ali celo brisanje določenih datotek, pri čemer ohranja vse urejeno z zelo malo ročnega posredovanja.
File Juggler je še eno orodje, osredotočeno na avtomatizacijo delovnih procesov z datotekami. Njegov cilj je odpraviti čas, ki bi ga sicer izgubljali s premikanjem dokumentov enega za drugim . Neprekinjeno pregleduje določene mape in takoj, ko se pojavijo nove datoteke, ki izpolnjujejo določene pogoje, jih obdela v skladu z vnaprej določenimi dejanji.
V tem primeru lahko pravila temeljijo na imenu datoteke, končnici ali celo njeni vsebini . Ko so konfigurirani, lahko program preimenuje dokumente, jih premakne v pravilno mapo, ustvari varnostne kopije ali jih očisti, če niso več potrebni. Program lahko prenesete z njihove spletne strani.
Za tiste, ki upravljajo velike multimedijske knjižnice, zlasti glasbene, je na voljo TagScanner. Gre za brezplačen program, osredotočen na zvočne datoteke in njihove metapodatke (ID3v1, ID3v2, Vorbis, APEv2, WMA, iTunes itd.).
S programom TagScanner je prvi korak iskanje in nalaganje zbirke zvočnih datotek. Nato lahko množično urejate oznake, preimenujete skladbe na podlagi njihovih metapodatkov in reorganizirate celotne mape po logičnem vzorcu poimenovanja (izvajalec, album, številka skladbe itd.).
Lahko se celo povežete s spletnimi bazami podatkov, da izpolnite manjkajoče podatke (na primer naslovnice albumov ali podrobnosti o albumu). To je zmogljiv način za organiziranje kaotičnih glasbenih knjižnic, ne da bi morali pregledovati vsako pesem posebej.
Organizirajte datoteke z oznakami v sistemu Windows s pomočjo označevanja
Poleg map obstaja še en zelo zanimiv način organiziranja: oznake . Windows te funkcije privzeto ne ponuja v veliki meri, vendar orodja, kot je Označevanje, dodajo to funkcionalnost neposredno v Raziskovalec datotek.
Označevanje ni samostojen program, temveč dodatna plošča, ki se integrira z Raziskovalcem . Ko je nameščena, boste videli, da se z desnim klikom na eno ali več datotek prikažejo nove možnosti, povezane z oznakami.
Če ga želite začeti uporabljati, boste morali na njihovi spletni strani zahtevati brezplačen licenčni ključ. Preprosto vnesite svoje ime in e-poštni naslov : prejeli boste prvo e-poštno sporočilo za potrditev računa in drugo e-poštno sporočilo z aktivacijskim ključem.
Ko odprete mapo, ki jo želite organizirati po oznakah, je osnovni postopek preprost. Izberete datoteke, ki jih želite označiti, kliknete z desno miškino tipko in izberete možnost »Označi z« . Od tam lahko odprete »Več oznak« in odpre se okno z imenom »Izberi oznako«.
V tem oknu lahko z desnim klikom na »Oznake« ustvarite »Novo skupino oznak« , torej novo skupino tematskih oznak (na primer »Projekti«, »Osebe«, »Prioriteta«). Znotraj skupine lahko spet z desnim klikom ustvarite določene oznake (»Nujno«, »Stranka X«, »2024« itd.) in jih uporabite za izbrane datoteke.
Od takrat naprej bo plošča z oznakami jasno prikazovala, katerim datotekam je dodeljena posamezna oznaka . Najboljše pri tem je, da vam oznak ne bo treba ponovno ustvarjati: vedno bodo na voljo v kontekstnem meniju, kar vam bo omogočilo, da nove dokumente označite le z nekaj kliki.
Druga velika prednost je, da ima lahko ena datoteka hkrati več oznak . To vam omogoča kombiniranje pristopov: po projektu, po vrsti vsebine, po letu, po prioriteti ... brez podvajanja datotek v več mapah. V velikih zbirkah informacij je ta »vzporedna« organizacija neprecenljiva.
Posebna orodja za nadzor nad namizjem
Če ste eden tistih ljudi, ki ne glede na to, kako zelo se trudite, vedno končajo z natrpanim namizjem, se lahko zanesete tudi na programe, zasnovane posebej za ta namen. Windows na primer ponuja Fences , plačljivo programsko opremo, ki ustvarja »bloke« ali vsebnike neposredno na namizju.
Z ograjami vsak blok deluje kot ločeno območje: eno polje lahko imate za bližnjice aplikacij, drugo za mape, tretje za nedavne dokumente in tako naprej. Program lahko samodejno prerazporedi ikone glede na glavne kategorije, ki jih določite.
Na ta način, tudi če imate še vedno stvari na namizju, te ne bodo raztresene po vsem zaslonu , temveč združene in vizualno označene, kar močno zmanjša občutek kaosa.
V sistemu macOS pa obstajajo orodja, kot je Hazel, ki omogočajo določanje zelo podrobnih pravil za premikanje datotek med mapami na podlagi imena, vrste, datuma ali celo vsebine. Sistem »pametnih map« v Finderju deluje kot filtri v živo in samodejno prikaže datoteke, ki izpolnjujejo določene pogoje, ne da bi jih bilo treba podvajati.
Tako v sistemu Mac kot Windows kombinacija malo osebne discipline s temi avtomatizacijami omogoča skoraj pregledno vzdrževanje reda : vi nadaljujete z delom in sistem postavi stvari na svoje mesto.
Navsezadnje pravilno organiziranje datotek v računalniku ni obsesivno, temveč olajšanje življenja. Če definirate logično strukturo map, uporabljate dosledna imena, sproti arhivirate datoteke in vse to podprete s pravimi orodji (Raziskovalec, oznake, programi za samodejno organizacijo itd.), vaš računalnik ne bo več brezno izgubljenih dokumentov in bo postal orodje, kjer lahko vse najdete hitro, brez stresa in brez zapravljanja ur z iskanjem stvari, za katere veste, da so "nekje".
