- Sistem Hero Link centralizira dostop do dokumenta v enem samem trajnem URL-ju, ki se ne spremeni, ko se spremenijo dovoljenja.
- Obstajajo različne ravni dostopa občinstva, od anonimnega in splošnega dostopa do povabil, omejenih na določene osebe.
- Možno je uporabiti dodatne varnostne plasti, kot so gesla, datumi poteka veljavnosti in blokiranje prenosov.
- Upravljanje dostopa vam omogoča, da prekličete dovoljenja ali spremenite uporabniško vlogo, ne da bi morali ustvarjati nove povezave.
Ko gre za timsko delo, je pošiljanje e-poštnih prilog stvar preteklosti. Zdaj je prava pot deljenje dostopa do živega dokumenta v oblaku, kar vsem omogoča delo na isti različici, ne da bi pri tem nastajala kopičenje podvojenih kopij. Microsoft OneDrive je postal ključno orodje za to, saj ponuja popoln nadzor nad tem, kdo lahko dostopa do vaših datotek in kaj lahko z njimi počnejo.
Najbolj vznemirljivo je, da se je platforma razvila tako, da odpravlja glavobole. Če ste se kdaj počutili izgubljene s petimi različnimi povezavami do iste datoteke, boste veseli, da je koncept Hero Link tukaj, da vse poenostavi. V bistvu naredi upravljanje dostopa veliko bolj intuitivno in manj dovzetno za napake, kar zagotavlja nemoteno in predvsem varno sodelovanje.
Revolucionarni koncept Hero Linka
Do nedavnega je sistem vsakič, ko ste želeli spremeniti, kdo ima dostop do datoteke, ustvaril nov URL. To je bila prava nadloga, saj ste morali povezavo ponovno poslati vsem vpletenim. S prihodom povezave Hero je Microsoft uvedel trajno glavno povezavo. To pomeni, da se URL ne spremeni , tudi če se odločite spremeniti dovoljenja iz »samo za branje« v »urejanje« ali spremeniti občinstvo iz vaše organizacije v zunanje uporabnike.
Ta sprememba je svež veter za tiste, ki upravljajo proračune ali predloge s strankami, saj centralizira zgodovino dostopov. Če ste že imeli stare povezave v obtoku, ne skrbite: še vedno delujejo pravilno , vendar so zdaj prikazane združene v sekundarnem razdelku, medtem ko glavna povezava postane glavni poudarek in primarna pot dostopa.
Kako nastaviti skupno rabo
Za začetek deljenja je najlažji način obisk spletnega mesta OneDrive. Ko se prijavite s svojim računom, preprosto izberite želeno datoteko ali mapo in kliknite gumb Deli na vrhu. Tu se zgodi čarovnija, saj lahko povezavo kopirate neposredno ali pošljete povabilo po e-pošti.
Če se odločite za podrobno konfiguracijo povezave, je ikona zobnika vaš najboljši prijatelj. Tam lahko določite občinstvo povezave . Na voljo imate več možnosti: dovolite dostop vsem (idealno za družbena omrežja, čeprav je najmanj varno), omejite dostop na člane svoje organizacije ali pa ga omejite na določene osebe . Zadnja možnost je najbolj priporočljiva za zaupne datoteke, saj bodo do njih lahko dostopale le pooblaščene osebe, tudi če nekdo posreduje povabilo.
Napredne varnostne nastavitve in dovoljenja
Ne gre samo za odpiranje vrat; lahko tudi nastavite stroga pravila o tem, kaj lahko gostje počnejo. V meniju z nastavitvami lahko omogočite urejanje , če želite, da sodelujejo z vami, ali pa ga onemogočite, da bo datoteka samo za branje. Poleg tega je na voljo zelo uporabna funkcija, imenovana »blokiraj prenos «, ki uporabnikom preprečuje shranjevanje lokalne kopije dokumenta v njihove naprave.
Za dodatno zaščito lahko nastavite geslo , ki ga boste morali deliti na drug način kot prek povezave. Zelo praktično je tudi nastaviti datum poteka veljavnosti ; na ta način bo povezava samodejno prenehala delovati na izbrani dan, s čimer se prepreči, da bi dostop ostal odprt v nedogled. Če delate z dokumenti Word, lahko uporabite način pregleda , ki uporabnikom omeji puščanje komentarjev in predlogov, ne da bi spremenili izvirno besedilo.
Upravljanje map in Raziskovalec datotek
Deljenje celotne mape je najboljša strategija pri upravljanju več povezanih datotek. Vendar pa je potrebna previdnost: vsak, ki ima dovoljenja za urejanje mape, lahko premakne, preimenuje ali celo izbriše kateri koli element v njej. Zelo uporaben trik je, da lahko prejemniki mapo v skupni rabi dodajo v svoj OneDrive prek bližnjice , kar olajša upravljanje iz računalnika, ne da bi pri tem zavzeli prostor v svojem osebnem računu.
Če ne želite uporabljati brskalnika, lahko vse to storite v Raziskovalcu . Z desnim klikom na datoteko se prikažeta možnosti Skupna raba in Upravljanje dostopa. Vendar bodite previdni pri gumbu »Kopiraj povezavo«, saj včasih uporabi privzete nastavitve podjetja , ki so lahko bolj popustljive, kot bi si želeli.
Kako preklicati dostop in očistiti datoteke v skupni rabi
Pride čas, ko se projekt konča in ne želite več, da bi imel kdo dostop do vaših dokumentov. Če želite to odpraviti, pojdite na ploščo Podrobnosti datoteke in izberite Upravljanje dostopa . Tam lahko odstranite določene povezave s klikom na X ali uporabite možnost Ustavi skupno rabo , da hkrati blokirate dostop vsem.
Za red je priporočljivo obiskati zavihek V skupni rabi > Z mano v stranskem meniju. To je idealno mesto za mesečni pregled in odstranitev dovoljenj za datoteke, ki jih ne potrebujete več. Ne pozabite, da če izbrišete datoteko, ki ste jo dali v skupno rabo, bo izginila za vse in končala v košu, kjer jo lahko obnovite le vi.
Odpravljanje težav in nasveti za skrbnike
Včasih se zdi, da je gumb za zunanjo skupno rabo onemogočen. To običajno ni tehnična napaka, temveč omejitev, ki jo je nastavil skrbnik IT v vašem podjetju. Če ste skrbnik, lahko te nastavitve prilagodite v skrbniškem središču za SharePoint in določite, ali je dovoljen anonimni dostop ali pa lahko datoteke zunaj organizacije pošiljajo le določene varnostne skupine.
Kritična točka se pojavi, ko zaposleni zapusti podjetje. Ker je OneDrive osebna storitev, imajo datoteke, ki so bile deljene prek nje, po izbrisu računa rok veljavnosti . Da bi se izognili izgubi ključnih informacij, je najbolje, da dokumente skupine shranite v SharePointu ali Teamsu , s čimer zagotovite, da znanje ostane znotraj organizacije ne glede na to, kdo odide.
Učinkovito upravljanje OneDrive vključuje ravnovesje med udobjem hitrega dostopa in varnostjo podatkov. Uporaba glavne povezave, določanje natančnih ciljnih skupin in redno preverjanje, kdo ima dostop do vaših podatkov, zagotavlja profesionalno delovno okolje brez nenamernega uhajanja podatkov.