- Razlikovanje med standardnim kopiranjem, premikanjem podatkov in uporabo posebnih past za specifične atribute.
- Obvladovanje bližnjic na tipkovnici, kontekstnih menijev in tehnik povleci in spusti za optimizacijo delovnega procesa.
- Napredno upravljanje formul z uporabo relativnih, absolutnih in mešanih referenc za preprečevanje napak pri podvajanju podatkov.
Verjetno ste to že izkusili: ne glede na to, ali delate s preprosto preglednico ali obdelujete milijone podatkovnih točk, obstajajo naloge, ki jih ponavljate znova in znova, dokler se popolnoma ne izčrpate. Ena od teh je nedvomno premikanje informacij z enega mesta na drugo. Če se naučite učinkovito premikati podatke , boste prihranili veliko časa in se izognili temu, da bi morali isto delo opraviti dvakrat zaradi malomarnosti.
Preden začnete podvajati celice, je ključnega pomena razumeti, da Excel ne kopira samo besedila ali številk, ki jih vidite. Pravzaprav podvoji absolutno vso vsebino : od pogojnega oblikovanja in preverjanja podatkov do skritih komentarjev. Postopek je v osnovi razdeljen na dva koraka: shranjevanje informacij v odložišče in nato kopiranje na želeno mesto.
Metode za kopiranje in lepljenje informacij
Če raje uporabljate miško, je trak vaš najboljši prijatelj. Pojdite na zavihek Osnovno, poiščite razdelek Odložišče in kliknite Kopiraj. Nato izberite ciljno celico in kliknite Prilepi. Hiter nasvet je, da lahko po kopiranju pritisnete Enter, da podatke takoj prilepite , vendar bo to za razliko od uporabe gumba na traku počistilo odložišče.
Za tiste, ki iščejo večjo hitrost, je kontekstni meni idealna možnost. Preprosto kliknite z desno tipko miške na izbrani obseg in izberite Kopiraj ali Izreži. Nato se pomaknite do cilja, znova kliknite z desno tipko miške in izberite možnost Prilepi. Kot pri prejšnji metodi uporaba tipke Enter pospeši postopek, vendar izbriše začasno kopijo.
Če vam je hitrost na prvem mestu in neradi odlagate tipkovnico, so bližnjice prava izbira. Univerzalni standard, ki deluje v skoraj vsej programski opremi, je Ctrl + C za kopiranje , Ctrl + X za izrezovanje (s tem izbrišete izvirnik) in Ctrl + V za lepljenje vsebine na izbrano mesto.
Obstaja tudi zelo vizualen in hiter način: povleci in spusti. Če izberete obseg in ga z levim gumbom miške povlečete od roba, boste premaknili podatke. Če pa med vlečenjem držite tipko Ctrl , se bo ob kazalcu prikazal majhen znak plus (+), ki pomeni, da podatke podvajate, namesto da bi jih premikali.
Umetnost posebnega lepljenja
Včasih ne želimo kopirati vsega, ampak le del. Za to Excel ponuja funkcijo Posebno lepljenje. Če greste na zavihek Osnovno in kliknete puščico Prilepi, boste videli, da lahko izberete lepljenje samo formul, oblikovanja ali vrednosti . Če imate na primer celico z izračunanim rezultatom, vendar želite le končno število, izberite Prilepi vrednosti.
Med naprednimi možnostmi lahko najdete zmogljive funkcije, kot je Transpose, ki omogoča vrtenje orientacije podatkov , pretvorbo vrstic v stolpce in obratno. Prilepite lahko tudi samo validacijo podatkov ali komentarje, s čimer se izognete spreminjanju vizualne zasnove ciljne celice.
Če odprete pogovorno okno Posebno lepljenje, boste odkrili, da lahko izvajate neposredne matematične operacije . To pomeni, da lahko vrednosti v območju kopiranja seštevate, odštevate, množite ali delite z vrednostmi, ki že obstajajo v ciljnem območju. Poleg tega je možnost »preskoči prazne presledke« neprecenljiva, saj preprečuje, da bi prazne celice v izvornem območju prepisale obstoječe podatke v ciljnem območju.
Upravljanje formul in krmilnik polnjenja
Ko kopiramo formule, postanejo stvari zanimive. Excel privzeto uporablja relativne reference, kar pomeni, da če kopirate formulo navzdol, se navzdol premaknejo tudi celice, na katere se sklicuje. Če želite, da celica ostane fiksna, morate uporabiti absolutne reference tako, da pritisnete F4 in dodate simbol $ (primer: $A$1). Obstajajo tudi mešane reference, kjer fiksno določite samo vrstico ali samo stolpec.
Ročaj za polnjenje, tisti majhen kvadrat v spodnjem desnem kotu celice, je odličen za hitro kopiranje vsebine navpično . Če ga dvokliknete, bo Excel razširil formulo ali podatke navzdol, dokler ne najde prazne celice. Vendar bodite previdni, saj bo program pri kopiranju datumov ali številk morda poskušal ustvariti logično zaporedje namesto natančne kopije.
Če morate podatke premakniti v druga orodja, kot je WP Sheet Editor, je postopek preprost: kopirajte jih v Excel in v drugi aplikaciji uporabite klasično kombinacijo tipk Ctrl + V. Ne pozabite, da če celico izrežete, izgine s prvotne lokacije, medtem ko pri kopiranju izvorni obseg ostane nedotaknjen.
Obvladovanje vseh teh orodij, od hitrih bližnjic in pametnega vlečenja in spuščanja do natančnosti posebnega lepljenja in zaklepanja formul z znakom dolarja ($), vam omogoča popoln nadzor nad upravljanjem poljubne količine podatkov. Ne glede na to, ali želite prestaviti tabele, izvajati hitre matematične operacije z lepljenjem ali preprosto preprečiti prekinitev oblikovanja pri vlečenju celic, Excel ponuja izjemno vsestranskost za nemoten in profesionalen potek dela.