Kako organizirati datoteke v računalniku in ohraniti red, ne da bi pri tem pretiravali

Informatec Digital » Viri » Kako organizirati datoteke v računalniku in ohraniti red, ne da bi pri tem pretiravali

Mnogi ljudje si kupijo nov računalnik, trdi disk ali celo čisto nov SSD in v nekaj mesecih je vse skupaj popolnoma razmetano. Več prostora kot imamo, več datotek se kopiči.Fotografije, dokumenti, prenosi, videoposnetki, delovni projekti, zapiski s tečajev ... in tako se izkaže, da je nemogoče karkoli najti, ko se nam najbolj mudi.

Dobra novica je, da organizacija ni tako zapletena, če veste, kje začeti. Z združevanjem možnosti samega sistema Windows z nekaterimi specializiranimi programiIz katastrofalnega računalnika lahko preidete na logičen, čist in enostaven sistem map, tako za osebno življenje kot za vsakodnevno delo.

Zakaj je tako pomembno pravilno organizirati datoteke v računalniku?

Onkraj obsedenosti z redom, Dobro strukturirane datoteke v računalniku so skoraj nujne.Danes velik del našega življenja poteka na računalnikih: računi, pogodbe, družinske fotografije, delovna poročila, predstavitve, PDF-ji s pomembnimi dokumenti itd. Izguba ključne datoteke ali 20-minutno iskanje le-te ni le frustrirajoče; lahko povzroči zamudo pri oddaji ali celo izgubo dragocenih informacij.

Poleg tega, Neorganiziran sistem map močno upočasni iskanje.Ni pomembno, ali imate zelo zmogljiv računalnik: če je vsak dokument na drugem mestu, z naključnimi imeni, kot je "final_def_definitive2.docx", boste vsakič, ko boste morali nekaj najti, izgubljali čas in mentalno energijo.

Druga ključna točka je, da Dobra organizacija zahteva, da občasno pregledate vsebinoTo pomaga izbrisati tisto, kar ne potrebujete več, in sprostiti prostor na disku. vedeti, katere datoteke zavzemajo prostor in zazna podvojene datoteke ali ogromne datoteke, ki brez razloga zasedajo gigabajte (stare varnostne kopije, nestisnjeni videoposnetki itd.).

Končno, Če si delite računalnik ali delate v ekipi, je skladen organizacijski sistem bistvenega pomena. Razlika je v tem, ali lahko kdorkoli najde datoteko v nekaj sekundah, ali pa le "lastnik kaosa", ki bolj ali manj ve, kje je vse.

Osnovne dobre prakse, preden se česar koli dotaknete

Preden začnete ustvarjati mape, kot da jutri ni, je pomembno postaviti nekaj preprostih temeljev. Obstaja nekaj navad, ki vam bodo prihranile veliko glavobolov. in priporočljivo ga je sprejeti zdaj, tudi če še niste opravili večjega čiščenja računalnika.

Za začetek Pozabite na mizo kot "vseobsegajočo" in posvetovanje Kako organizirati svoje digitalno namizjeZelo priročno je, da tja odvržete vse, kar prenesete ali ustvarite čez dan, a čez nekaj tednov boste imeli preprogo ikon, kjer ni ničesar razločljivega. V idealnem primeru bi moralo vaše namizje vsebovati le bližnjice do aplikacij, ki jih uporabljate dnevno, in koš.

Še eno zelo uporabno izhodišče je Uporabite veliko generično mapo kot osnovo za vseWindows že vključuje mapo z imenom »Dokumenti«, ki je običajno idealno mesto za centralizacijo osebnih in službenih datotek. Od tam lahko celotno notranjo hierarhijo zgradite na večplasten način.

Pomembno je tudi, da ne pretiravate s stopnjo podrobnosti. Ustvarjanje mape za absolutno vse je prav tako slabo kot neustvarjanje nobene mape.Poskusite ustvariti smiselno strukturo, vendar ne da bi se morali zatekati v labirint podmap, kjer shranjevanje dokumenta zahteva pet klikov in odpiranje desetih različnih ravni.

Kako kar najbolje izkoristiti Raziskovalca datotek v sistemu Windows

Windows vključuje nekaj zelo uporabnih vgrajenih orodij za organiziranje vsebine posameznih map, čeprav je res, da Domača organizacija ima svoje omejitveNastavitve, ki jih uporabite za eno mapo, se ne podedujejo samodejno v ostalih, zato boste morali, če želite določen kriterij uporabiti na več lokacijah, ročno natančno nastaviti.

Ko odprete Raziskovalec, se privzeto prikaže pogled »Hitri dostop« (v novejših različicah se imenuje »Domov Raziskovalca«). Na tem zaslonu si lahko na hitro ogledate svoje nedavne in priljubljene datoteke.tako iz samega računalnika kot iz spletnih storitev, kot je Office.com, in je običajno bolj praktično kot iti neposredno v »Ta računalnik« in ga kombinirati s tehnikami za hitrejše iskanje datotek v računalniku.

Če vam je bolj udobno vedno dostopati do klasičnih pogonov in map, Začetno vedenje Raziskovalca lahko spremeniteNa vrhu, v meniju z možnostmi, imate nastavitev »Odpri raziskovalca v:«, kjer lahko izberete, da se program odpre neposredno v »Ta računalnik« namesto v »Start«.

Ko ste enkrat v kateri koli mapi, Z desnim klikom na prazen prostor v območju datotek se odpre zelo zanimiv meni. za nadzor nad načinom predstavitve vsebine. Tam lahko med drugim razvrščate, združujete in konfigurirate, katere stolpce z informacijami želite videti.

Dve ključni funkciji na vizualni ravni sta »Razvrsti po« in »Združi po«. Z možnostjo »Razvrsti po« določite merila razvrščanja znotraj mape (ime, datum spremembe, vrsta, velikost itd.) in ali si ga želite ogledati v naraščajočem ali padajočem vrstnem redu. V sistemu Windows 10 je na voljo tudi gumb »Več ...«, ki omogoča dostop do zelo dolgega seznama dodatnih polj za razvrščanje.

V primeru »Združi po« Vsebina je razdeljena na bloke glede na izbrani kriterij. (po datumu, po vrsti datoteke, po velikosti, po oznakah itd.). Vsaka skupina vizualno deluje kot nekakšna podmapa znotraj trenutne mape, z glavo, ki označuje kategorijo in datoteke pod njo.

Zanimivo je to Znotraj vsake skupine lahko uporabite svoj vrstni redNa primer, mapo »Prenosi« lahko združite po »Datumu« (danes, včeraj, prejšnji teden itd.) in hkrati znotraj vsakega bloka razvrstite po vrsti ali velikosti, da hitreje najdete, kar iščete.

V obeh funkcijah gumb »Več« (ki je prisoten v sistemu Windows 10 in v »Združi po« tudi v sistemu Windows 11) odpre okno, kjer Izberete lahko, katere podrobnosti želite prikazati kot stolpce Za te elemente: datum nastanka, avtorji, višina ali širina v primeru slik, trajanje videoposnetka, leto, širina okvirja in dolžina itd.

Ustvarite preprosto, a učinkovito hierarhijo map

Ključ do tega, da ne znori, je, da o svoji strukturi razmišljate z zdravo pametjo. V idealnem primeru bi morali imeti možnost, da glavno vsebino računalnika shranite v nekaj mapah najvišje ravni.in od tam se razvejajo le, kadar je to potrebno.

Če uporabljate isti računalnik za osebne zadeve in za delo, je dobro izhodišče ustvarite dve veliki mapi znotraj »Dokumenti«Enega z vašim imenom (za vaše osebne stvari) in drugega z imenom vašega podjetja ali profesionalnega projekta (za zadeve, povezane z delom). Znotraj vsakega lahko dodatno razdelite po področjih: »Računi«, »Stranke«, »Projekti«, »Fotografije«, »Tečaji« itd.

Pomislite na drevo: od splošnega k specifičnemu, vendar brez pretiravanja z ravnmiNa primer, Fotografije → 2024 → Potovanja → Sevilla. Za »Sevilla podnevi«, »Sevilla ponoči« in »Sevilla s prijatelji« ne potrebujete podmape, razen če dejansko upravljate s tisoči slik in vam je ta razlika koristna.

Koristen trik je, da se vprašate: "Kako bom to datoteko iskal čez šest mesecev?"Če vam najprej pride na misel ime projekta, ga napišite na prvo mesto. Če se spomnite le datuma (semester, šolsko leto, leto), ga strukturirajte po datumih. Pomembno je, da je pristop dosleden in vedno ponavljajoč se.

Prav tako se izogibajte podvajanju map za podobne stvari. Več vzporednih map s podobnimi imeni kot imate, večja je verjetnost, da boste datoteko shranili na napačno mesto.Ena sama, dobro organizirana mapa »Stranke« je boljša kot »Nove stranke«, »Stare stranke«, »Moje stranke« itd., pri mešanih dokumentih.

Kako strateško poimenovati mape in dokumente

Ni smiselno imeti spodobne strukture map, če kasneje Imena datotek ni mogoče razlagatiTukaj pridejo v poštev konvencije poimenovanja: dosleden in ponovljiv sistem poimenovanja, ki vam omogoča, da z iskalno vrstico sistema najdete kateri koli dokument.

V idealnem primeru, vse povezane datoteke sledijo istemu vzorcuLahko ga ustvarite na podlagi datuma, imena projekta ali stranke, vrste dokumenta ... ali pa kombinirate več elementov. Na primer, za proračune lahko uporabite nekaj takega: »2020-02-04_budget_ClientAlpha.docx«. Ideja je, da že s samim branjem veste, za kaj gre.

Upoštevajte tudi to V pogledu seznama v sistemu Windows se običajno prikaže le prvih nekaj znakov. Glede imena datoteke: Če uporabljate zelo dolga imena, polna podrobnosti, jih bo težko prebrati na prvi pogled. Nekaj ​​kratkega, a informativnega je boljše kot cel odstavek.

Druga zelo uporabna strategija je Za spremembo abecednega vrstnega reda uporabite majhne »kode« na začetku imenaNa primer, datoteke, ki se začnejo z »_«, se bodo prikazale na vrhu seznama v mapi, tako da lahko to predpono rezervirate za tisto, kar dnevno odpirate (»_Trenutni-projekt«, »_Računi-trenutni-mesec«...).

Podobno, Imena, ki se začnejo z "@", so običajno postavljena takoj za tista, ki imajo podčrtaj.To lahko uporabite za pomembne dokumente, ki jih ni treba najprej pregledati. Za ostale lahko na začetku uporabite številke ("1_Splošni načrt", "2_Poročila" itd.), če vam to pomaga ohraniti logičen vrstni red.

Dnevne navade: izogibanje kaosu, še preden se pojavi

Računalnik se zelo hitro pokvari, ko delamo s polno zmogljivostjo. Prenesli smo PDF, ga pustili v mapi Prenosi »za pozneje« in na hitro shranili Wordov dokument na namizje. In preden se zavemo, se na začasnih lokacijah naberejo stotine datotek.

Najučinkovitejši način za boj proti temu je sprejetje preprostega pravila: vložite dokumente takratZ drugimi besedami, vsakič, ko ustvarite ali prenesete datoteko, si vzemite 10 sekund, da jo shranite neposredno v mapo, kjer naj ostane dolgoročno, s pravilnim imenom.

Ta majhna gesta vam prepreči, da bi morali ob koncu tedna porabiti eno uro, da bi se spomnili, kaj je bila vsaka neimenovana datoteka ali kam ste shranili predstavitev, ki jo potrebujete za jutri. »Naročil bom pozneje« običajno pomeni »tega nikoli ne bom naročil«..

Kljub temu se stvari vedno spregledajo. Zato je dobro, da si na primer ob petkih pred koncem dneva rezervirate določen čas za opravi hiter pregled konfliktnih mapNamizje, Prenosi, Začasni dokumenti itd. V samo nekaj minutah lahko premaknete manjkajoče datoteke na svoje mesto, izbrišete podvojene datoteke in izpraznite koš.

Če vam je težko ohraniti namizje prazno, lahko uporabite domačo različico metode »Desktop Zero«. Ustvarite mapo z imenom, kot je »Datoteke na namizju« In ko na ozadju vidite preveč datotek, ki zapolnjujejo ozadje, jih vse povlecite tja. Nato odprite to mapo in previdno premaknite vse nazaj na končno lokacijo.

Bolje organizirajte svoje delovne datoteke

V poklicnem okolju je neorganiziranost še bolj opazna. Zelo pogosto se zgodi, da se namizje znajde polno vsakdanjih dokumentov., različne različice predstavitev, poročila, prenesena od strank, viri, ki jih delijo sodelavci itd.

Praktično priporočilo je Nikoli ne shranjujte delovnih dokumentov neposredno na namizjeVedno uporabljajte mapo »Dokumenti« ali, če ima podjetje notranje omrežje ali sistem v oblaku, uradne lokacije v skupni rabi (omrežni pogoni, OneDrive, Google Drive itd.). Na ta način lahko do teh datotek dostopate tudi iz drugih naprav.

V svojem profesionalnem portfelju razmislite o tem, kako dejansko delate. Lahko imate območje datotek »Delovno«, območje datotek »Čakajoče« in območje datotek »Arhivirano«.Dokumenti se prenašajo med seboj glede na njihov status, kar vam pomaga, da ste natančni glede tega, kaj je še aktivno in kaj lahko pustite pri miru.

Če dokumente delite z drugimi, se poskusite dogovoriti o skupnem minimalnem pravilu poimenovanja. Ni enako imeti mapo z "Končno_poročilo", "Novo_poročilo" in "Najnovejše_poročilo". kot drugega z »2024-03_Report-clientX_v1«, »2024-03_Report-clientX_v2« itd. Na ravni ekipe to prihrani na tisoče vprašanj prek e-pošte in klepeta.

Ko bo mogoče, Prav tako izkorišča prednosti dela neposredno v oblaku.Številne platforme samodejno shranjujejo različice, omogočajo iskanje vsebine v dokumentih in olajšajo skupno rabo, ne da bi bilo treba datoteke podvajati na tisoč različnih spletnih mestih; oglejte si našo Vodnik po programski opremi za shranjevanje v oblaku da izberejo najboljšo možnost.

Izkoristite programe drugih ponudnikov za avtomatizacijo postopka razvrščanja

Če želite iti še korak dlje in pustiti, da računalnik opravi del dela namesto vas, obstaja več zelo zanimivih orodij. Ti programi analizirajo vaše datoteke in jih prerazporedijo po pravilih ki jih sami opredelite (po vrsti, datumu, velikosti itd.).

Ena najbolj celovitih možnosti je Organiziraj moje datoteke. Ta programska oprema deluje v sistemih Windows, Linux in macOS. in se osredotoča na samodejno razvrščanje datotek glede na različne značilnosti: pripono, vrsto, datum nastanka, velikost in drugo.

Ko ga prenesete z uradne spletne strani in namestite, vas bo prvič pozval, da izberete, kateri pogon ali mapo želite razvrstiti. Z gumbom »+ DODAJ MAPO« lahko dodate druge lokacijeTe bodo navedene na levi strani vmesnika. V osrednjem območju boste videli tortni grafikon, ki z barvami prikazuje, katere vrste datotek zavzamejo največ prostora.

Zelo enostavno ga je uporabljati: Ko kliknete na »Organiziraj«, bo program samodejno premaknil datoteke v skladu z določenimi pravili.S tem ustvarite nove mape znotraj prvotne lokacije, organizirane po vrsti, datumu ali katerem koli drugem kriteriju, ki ga izberete. V samo nekaj minutah lahko kaotičen imenik spremenite v nekaj veliko bolj berljivega.

Druga priljubljena aplikacija je Easy File Organizer. Na voljo je za Windows (vključno z Microsoftovo trgovino), Linux in macOS.Njegova moč je v pametnih filtrih in pravilih po meri.

Z Easy File Organizer lahko določite merila, kot so vrsta datoteke, pripona, datum nastanka ali imeAplikacija analizira vso vsebino in združi datoteke, ki ustrezajo posameznemu pravilu, v mape. Znotraj teh map lahko ustvarite tudi dodatne podrazdelke za še natančnejšo organizacijo.

Postopek je precej samodejen: Po skeniranju določenih poti program uporabi vrsto pravil (ki ga konfigurirate vnaprej) za preimenovanje, premikanje ali celo brisanje določenih datotek, pri čemer je vse urejeno z zelo malo ročnega posredovanja.

File Juggler je še eno orodje, osredotočeno na avtomatizacijo delovnih procesov z datotekami. Njegov cilj je preprečiti, da bi izgubljali čas s ponovnim premikanjem dokumentov enega za drugim.Neprekinjeno analizira določene mape in takoj, ko se pojavijo nove datoteke, ki izpolnjujejo določene pogoje, jih obdela v skladu z dejanji, ki ste jih določili.

V tem primeru oz. Pravila lahko temeljijo na imenu, končnici ali celo vsebini datoteke.Ko je program konfiguriran, lahko preimenuje dokumente, jih premakne v pravilno mapo, ustvari varnostne kopije ali jih očisti, če niso več potrebni. Prenesete ga lahko z njihove spletne strani.

Za tiste, ki upravljajo velike multimedijske knjižnice, zlasti glasbe, je na voljo TagScanner. Gre za brezplačen program, osredotočen na zvočne datoteke in njihove metapodatke. (ID3v1, ID3v2, Vorbis, APEv2, WMA, iTunes itd.).

S programom TagScanner morate najprej poiskati in naložiti svojo zbirko zvočnih datotek. Od tam lahko oznake urejate v razsutem stanju, preimenujete pesmi glede na njihove metapodatke in reorganizirati celotne mape po logičnem vzorcu imen (izvajalec, album, številka skladbe itd.).

Lahko se celo povežete s spletnimi bazami podatkov, da izpolnite manjkajoče podatke (na primer naslovnice albumov ali podrobnosti o albumu). To je zelo močan način za organiziranje kaotičnih glasbenih knjižnic. brez da bi morali iti pesem za pesmijo.

Organizirajte datoteke z oznakami v sistemu Windows s pomočjo označevanja

Poleg map obstaja še en zelo zanimiv način organiziranja: oznake ali »oznake«Windows te funkcije privzeto ne ponuja zelo obsežno, vendar obstajajo orodja, kot je označevanje, ki to funkcionalnost dodajo neposredno v Raziskovalec.

Označevanje ni samostojen program kot običajno, ampak dodatna plošča, ki je integrirana v sam Raziskovalec sistema WindowsKo je nameščen, boste videli, da se z desnim klikom na eno ali več datotek prikažejo nove možnosti, povezane z oznakami.

Če ga želite začeti uporabljati, boste morali na njihovi spletni strani zahtevati brezplačen licenčni ključ. Vse, kar morate storiti, je, da vnesete svoje ime in e-poštni naslov.Prejeli boste prvo e-poštno sporočilo za potrditev računa in drugo e-poštno sporočilo z aktivacijskim ključem.

Ko vstopite v mapo, ki jo želite razvrstiti po oznakah, je osnovni potek preprost. Izberite datoteke, ki jih želite označiti, kliknite z desno miškino tipko in izberite možnost »Označi z«.Od tam lahko odprete »Več oznak« in odpre se okno z imenom »Izberi oznako«.

V tistem oknu, Z desnim klikom na »Oznake« lahko ustvarite »Novo skupino oznak«To pomeni novo skupino tematskih oznak (na primer »Projekti«, »Osebe«, »Prioriteta«). Znotraj skupine, spet z desnim klikom, ustvarite posebne oznake (»Nujno«, »Stranka X«, »2024« itd.) in jih uporabite za izbrane datoteke.

Od tega trenutka naprej V plošči z oznakami boste jasno videli, katerim datotekam je dodeljena posamezna oznaka.Dobra stvar je, da vam oznak ne bo treba ponovno ustvarjati: vedno bodo na voljo v kontekstnem meniju, tako da lahko nove dokumente označite le z nekaj kliki.

Druga velika prednost je, da Ena datoteka ima lahko hkrati več oznakTo vam omogoča kombiniranje pristopov: po projektu, po vrsti vsebine, po letu, po prioriteti ... brez potrebe po podvajanju datotek v več mapah. V velikih zbirkah informacij je ta »vzporedna« organizacija neprecenljiva.

Posebna orodja za nadzor nad namizjem

Če ste eden tistih ljudi, ki ne glede na to, kako zelo se trudite, vedno končajo s polnim namizjem, se lahko zanesete tudi na programe, ki so zasnovani prav za to. V sistemu Windows so na primer ograje., plačljiva programska oprema, ki ustvarja »bloke« ali vsebnike na samem namizju.

Pri ograjah vsak blok deluje kot ločeno območje: Eno polje lahko imate za bližnjice aplikacij, drugo za mape in tretje za nedavne dokumente.itd. Program lahko samodejno prerazporedi ikone glede na glavne kategorije, ki jih definirate.

Na ta način, tudi če imate še vedno stvari na namizju, Ne bodo raztreseni po vsem zaslonuvendar združene in vizualno označene, kar močno zmanjša občutek kaosa.

V sistemu macOS pa obstajajo orodja, kot je Hazel, ki omogočajo definirajte zelo podrobna pravila za premikanje datotek med mapami na podlagi imena, vrste, datuma ali celo vsebine. Sistem »pametnih map« v Finderju deluje kot filtri v živo in samodejno prikaže datoteke, ki izpolnjujejo določene pogoje, ne da bi jih podvojil.

Tako v sistemu Mac kot Windows omogoča kombinacija malo osebne discipline s temi avtomatizacijami vzdrževanje reda je skoraj preglednoDelaš naprej in sistem postavi stvari na svoje mesto.

Navsezadnje pri pravilni organizaciji datotek v računalniku ne gre za obsesivnost, temveč za to, da si olajšate življenje. Če definirate logično strukturo map, uporabite dosledna imena, arhivirajte sproti in vse to podprite s pravimi orodji. (Raziskovalec, nalepke, programi za samodejno organizacijo ...), vaš računalnik ne bo več brezno izgubljenih dokumentov in bo postal orodje, kjer boste vse našli hitro, brez stresa in brez zapravljanja ur z iskanjem stvari, za katere veste, da jih imate »nekje«.