Si të përdorni inteligjencën artificiale në Excel dhe Word: Copilot, ChatGPT dhe Modaliteti i Agjentit

Informatec Digital » Burime » Si të përdorni inteligjencën artificiale në Excel dhe Word: Copilot, ChatGPT dhe Modaliteti i Agjentit

Inteligjenca artificiale ka pasur një ndikim të fuqishëm në mjetet e produktivitetit që përdorim çdo ditë, dhe sot është e mundur të punohet më shpejt dhe më lehtë në Excel dhe Word falë Copilot dhe asistentëve si ChatGPT. Nuk keni nevojë të jeni ekspert: me udhëzime në gjuhën natyrore, mund të krijoni analiza, formate, skica dhe formula që më parë kërkonin kohë dhe njohuri të specializuara.

Në rreshtat e mëposhtëm, do të shihni se si të përfitoni sa më shumë nga Copilot në Excel dhe Word, çfarë avantazhesh ofron, ku ta gjeni, si t'i kërkoni saktësisht atë që ju nevojitet në mënyrë që ta bëjë siç duhet që në herën e parë dhe cilat kufizime dhe kërkesa duhet të mbani mend (siç janë kreditet e përdorimit ose plani Copilot Pro). Gjithashtu do të shqyrtojmë "Mënyrën e Agjentit", një evolucion të këtyre aftësive për orkestrimin e detyrave me shumë hapa në mënyrë iterative.

Çfarë mund të bëjë IA për ju në Excel?

Copilot në Excel është projektuar për t'i bërë detyrat e përditshme më të lehta: mund të sjellë të dhëna nga uebi ose organizata juaj , t'ju ndihmojë të nxirrni në pah informacionin përkatës, të renditni dhe filtroni, të ndërtoni formula me shpjegime të qarta dhe të zbuloni modele dhe trende brenda sekondash.

Një nga avantazhet e tij është importimi i të dhënave. Nëse skedari juaj është i ruajtur në OneDrive ose SharePoint, ose nëse keni nevojë të importoni të dhëna publike, Copilot mund ta përgatisë spreadsheet-in tuaj duke u lidhur me ato burime dhe duke ju ofruar përmbajtjen në një diapazon ose tabelë gati për t'u përdorur.

Është gjithashtu i dobishëm për formatimin. Mund ta kërkoni, për shembull, të shfaqë vetëm qelizat me numra, të vendosë një filtër me vlera mbi një prag të caktuar ose të aplikojë një kriter renditjeje të personalizuar për ta bërë pamjen tuaj më të menaxhueshme.

Në seksionin e llogaritjeve, Copilot ju ndihmon të krijoni kolona dhe rreshta të rinj me operacione bazuar në të dhënat ekzistuese dhe gjithashtu shpjegon se si funksionon secila formulë dhe si të automatizoni detyrat duke programuar makro në Excel , hap pas hapi, në mënyrë që të mos mbështeteni vetëm te "kopjimi dhe ngjitja".

Së fundmi, mund ta pyesni drejtpërdrejt në lidhje me të dhënat tuaja. Në përgjigje të shpejta, do të ofrojë përmbledhje, grafikë, tabela kryesore, trende dhe vlera të jashtëzakonshme, në mënyrë që të identifikoni informacionin përkatës menjëherë dhe të shmangni humbjen në fletëllogaritëse pafund.

Ku mund ta gjeni Copilot dhe si të filloni me Excel

Qasja është e thjeshtë: në skedën Kryesore, do të shihni ikonën Copilot në shirit. Nga atje, mund të hapni përvojën e bisedës, të përdorni ide të parakonfiguruara për pyetje të shpejta ose të shkruani kërkesën tuaj me fjalët tuaja.

Një mënyrë tjetër për ta aktivizuar është duke zgjedhur një qelizë. Duke vepruar kështu, shfaqet një ikonë që ndizet dhe ndizet e shoqëruar me Copilot, duke aktivizuar veprime kontekstuale në atë pikë specifike në fletë - ideale për operacione të shpejta.

Para se të filloni, është mirë që të dhënat tuaja të jenë në një tabelë ose diapazon të strukturuar mirë. Kjo e ndihmon Copilot t'i lexojë ato me saktësi dhe të sugjerojë formula ose përmbledhje të qarta, duke shmangur gabimet qesharake të shkaktuara nga qelizat e keqinterpretuara.

Fluksi tipik i punës do të ishte: hapni Copilot, zgjidhni midis krijimit të diçkaje të re, kërkimit të formulave ose formatimit, përmbledhjes ose bisedës direkte me objektivin tuaj. Nëse zgjidhni bisedën, mund të vazhdoni me pyetje për të rafinuar në mënyrë iterative rezultatin derisa të jetë perfekt.

Gjeneroni formula në Excel me ChatGPT ose Copilot

Nuk keni nevojë për një kërkesë teknike të saktë për të marrë formula të dobishme. Thjesht imagjinoni sikur po flisni me një person dhe natyrshëm i shpjegoni se çfarë doni të arrini dhe çfarë të dhënash keni, dhe inteligjenca artificiale do të kthejë kornizën e formulës dhe logjikën themelore.

Nëse përshkrimi juaj nuk është tamam i saktë, mund të filloni duke pyetur diçka të përgjithshme si "gjej një vlerë në një kolonë" dhe inteligjenca artificiale do të përgjigjet me strukturën dhe argumentet e nevojshme. Në këtë mënyrë, do të kuptoni se cili funksion i përshtatet më mirë nevojave tuaja dhe si ta përshtatni secilin parametër sipas situatës suaj specifike.

Kur ju nevojitet diçka për të kopjuar dhe ngjitur pa ndryshuar asgjë, përshkruani me saktësi vendndodhjen e secilës pjesë të të dhënave. Për shembull: "Kam vlera numerike në kolonën C deri në rreshtin 200 dhe dua një formulë në qelizën E5 që numëron se sa qeliza janë të barabarta me 5." Me këtë informacion, inteligjenca artificiale do të gjenerojë një formulë të saktë që synon diapazonet dhe qelizat e sakta.

Kjo qasje funksionon po aq mirë me detyra të tjera të zakonshme: përgatitjen e një tabele që më pas do ta filtroni, konvertimin e numrave në barkode me një formulë specifike ose planifikimin e heqjes së dublikatave në një grup të dhënash.

Këshillë praktike: Rishikoni formulën që rezulton ose testojeni atë me një nëngrup të dhënash. Modelet e inteligjencës artificiale janë të fuqishme, por ato herë pas here mund të sugjerojnë diçka që nuk përputhet në mënyrë të përkryer me fletëllogaritësen tuaj, veçanërisht nëse struktura origjinale nuk është e qartë.

Kopilot në Word: nga drafti në versionin përfundimtar

Sapo hapni një dokument të ri, Copilot shfaqet në krye, gati për të marrë udhëzimin tuaj të parë. Mund t'i kërkoni një draft me një format, ton ose gjatësi të përafërt specifike, dhe brenda sekondave do të keni një tekst fillestar për të redaktuar.

Gjatë procesit, inteligjenca artificiale madje sugjeron zgjerime të kërkesës për ta bërë kërkesën më efektive. Kur kthen draftin, ju mund ta mbani, rigjeneroni ose fshini atë, si dhe ta modifikoni kërkesën për ta rafinuar atë , ose ta përgatitni dokumentin për nënshkrim dixhital pa filluar nga e para çdo herë.

Përveç kutisë fillestare të tekstit, ekzistojnë dy mënyra shumë të dobishme për të përdorur Copilot brenda Word. Së pari, mund të hapni veprime kontekstuale në çdo paragraf për të zgjeruar, rishkruar, ndryshuar stilet, nxjerrë një tabelë ose përmbledhur ide me një klikim të vetëm.

Nga ana tjetër, nga shiriti mund të hapni një shirit anësor me chatbot-in. Atje mund të kërkoni ndryshime në dokument, të gjeneroni një draft të ri, të krijoni një imazh për ta futur ose të merrni përgjigje për pyetjet tuaja ndërsa shkruani, kështu që kërkimi dhe shkrimi shkojnë krah për krah.

Shabllone, analiza dhe shembuj praktikë në Excel

Përtej formulave, Copilot mund të krijojë struktura të dobishme. Për shembull, nëse i kërkoni një kalendar për një muaj specifik me rreshta për shënime dhe ditë të javës në krye, do të shfaqet një shabllon që mund ta ngjisni direkt në fletën tuaj.

Vlen të përmendet se ndonjëherë udhëzimet e stilit ose të ngjyrës mund të mos zbatohen saktësisht siç i keni përshkruar. Në këto raste, Copilot mund t'ju ofrojë strukturën dhe udhëzimet për të përfunduar formatin manualisht brenda sekondave.

Në aspektin analitik, ngarkimi i një grupi të dhënash (për shembull, shitjet sipas vendit) dhe pyetja "cili vend shfaqet më shpesh në kolonën B?" kthen rezultatin dhe shpjegimin e tij. Më pas sugjeron pyetje inteligjente pasuese , të tilla si shitjet totale sipas vendit ose produkti më i shitur në secilin rajon.

Kjo dinamikë e bën analizën eksploruese të shkathët: ju ngrini një pyetje, verifikoni të dhënat dhe vazhdoni të thelloheni me pyetje të reja, pa pasur nevojë të krijoni më parë një strukturë të rëndë tabelash pivot ose formulash komplekse.

Prezantime PowerPoint menjëherë

Copilot mund të gjenerojë një prezantim nga e para me një kërkesë të thjeshtë. Nëse përcaktoni objektivin (për shembull, lançimin e një produkti) dhe jepni një listë specifikimesh ose pikash kryesore, ai do të kthejë një grup diapozitivash me tituj, ide dhe pamje , gati për shqyrtim.

Gjithashtu mund të krijojë imazhe, të nxjerrë në pah të dhëna kyçe dhe, në skenarë të caktuar, të përdorë dokumente Word ose Excel si bazë për një prezantim. Ndërsa disa nga këto veçori mund të jenë ende në zhvillim e sipër, procesi fillestar i krijimit të diapozitivave kursen tashmë një sasi të konsiderueshme kohe.

Kërkesat, kreditet e përdorimit dhe Copilot Pro

Nëse tashmë paguani për Microsoft 365 Personal ose Family, mund të hyni në Copilot brenda Word, Excel dhe PowerPoint pa kosto shtesë, por ai përdor një sistem kreditesh. Çdo kërkesë e IA konsumon një kredit dhe ju keni 60 kredite në muaj , të cilat rinovohen në fillim të muajit pasardhës.

Mund të kontrolloni bilancin tuaj në account.microsoft.com, në seksionin për abonimin tuaj. Ideja është që ta provoni dhe të mësoheni me inteligjencën artificiale. Nëse nuk e shihni të mjaftueshme, ekziston Copilot Pro për 22 € në muaj , i cili heq limitin dhe ju lejon të përdorni inteligjencën artificiale pa kufizime.

Një detaj i rëndësishëm në lidhje me planin familjar: vetëm pronari kryesor i abonimit ka qasje në Copilot brenda aplikacioneve. Përdoruesit e tjerë të përbashkët nuk i kanë këto veçori në Word ose Excel, gjë që duhet ta mbani mend nëse e menaxhoni abonimin në shtëpi.

Sa i përket përvojës, nuk keni nevojë për Windows, një kompjuter Copilot+ ose një NPU: përpunimi bëhet në cloud, kështu që sjellja e Copilot është praktikisht identike në internet dhe në desktop.

Modaliteti i Agjentit dhe Agjenti i Zyrës: çfarë janë ato dhe si t'i përdorni ato

E ashtuquajtura “Modaliteti i Agjentit” e çon bashkëpunimin me IA-në një hap më tej. Qëllimi i saj është të demokratizojë funksionet e përparuara në mënyrë që, me anë të udhëzimeve të gjuhës natyrore, IA të mund të orkestrojë detyra me shumë hapa për të ofruar dokumente, spreadsheet-e dhe prezantime me cilësi të lartë.

Në Excel, për shembull, mund të kërkoni një buxhet familjar me kategori (qira, ushqim, furnizime, karburant, kohë të lirë) dhe rregulla që ju paralajmërojnë kur tejkaloni limitin; në ndërmarrjet e vogla dhe të mesme, mund të konfiguroni analiza financiare bazë që kursejnë shumë punë manuale.

Në Word, agjenti ndihmon me CV-të, letrat, raportet ose përmbledhjet ekzekutive, duke sugjeruar përmirësime dhe duke bërë pyetje për të sqaruar qëllimin tuaj. Ideja është të punoni në mënyrë iterative: filloni me një kërkesë dhe udhëzoni IA-në për të rafinuar rezultatin derisa të përshtatet.

Bazuar në disponueshmërinë aktuale, Modaliteti i Agjentit është aktiv në programin Frontier për mbajtësit e licencave Microsoft 365 Copilot dhe abonentët e Microsoft 365 Personal ose Family. Aktualisht, ofrohet në internet dhe në anglisht, me plane për t'u zgjeruar në desktop. Për ta përdorur atë në Excel, duhet të instaloni shtesën Excel Labs dhe të aktivizoni opsionin përkatës.

Për më tepër, Office Agent në bisedën Copilot mund të krijojë prezantime PowerPoint dhe dokumente Word nga udhëzimet, me një integrim që pritet të zgjerohet, në mënyrë që të ketë gjithnjë e më pak fërkime midis ideve dhe rezultateve përfundimtare.

Praktikat më të mira për t'i kërkuar gjëra IA-së

• Kontekst i qartëPërshkruani të dhënat që keni (kolona, ​​rreshta, emra tabelash) dhe çfarë rezultati prisni.
• Saktësia e vendndodhjesNëse dëshironi që një formulë të ngjitet, specifikoni kolonat dhe qelizat e destinacionit dhe burimit.
• Përsëritje e shpejtëkërkoni draftin ose strukturën e parë dhe më pas kërkoni ndryshime specifike.
• sanksionimKontrolloni formulat dhe rezultatet me mostra të vogla përpara se t'i aplikoni ato në tërësi.

Përdorni raste që funksionojnë veçanërisht mirë

Në Excel, detyra të tilla si strukturimi (shablone kalendari, buxhete, lista të formatuara), analiza eksploruese me pyetje të njëpasnjëshme dhe krijimi/shpjegimi i formulave për llogaritjet e zakonshme funksionojnë mrekullisht .

Në Word, fillimi i një teksti nga e para me një ton dhe format specifik, rishkrimi i paragrafëve, zgjerimi i ideve dhe gjenerimi i tabelave ose imazheve të integruara ju lejon të përshpejtoni rrugën drejt dokumentit përfundimtar.

Kur keni nevojë për prezantime, Copilot krijon një sërë diapozitivash me tituj, pika kryesore dhe mjete ndihmëse vizuale bazuar në një material referimi dhe sugjerime të shkruara mirë. Prej andej, procesi përsëritës i rafinimit të përmbajtjes dhe dizajnit është ai që ju çon në një rezultat profesional.

Si të shkruani sugjerime më të mira

Mendoni për objektivat dhe kufizimet. "Dua një raport të shkurtër (300-400 fjalë), ton formal, me tre seksione dhe një tabelë përfundimtare me metrika kryesore", është më mirë sesa "më jepni një raport". Në Excel, "në qelizën E5 dua një formulë që numëron vlerat e barabarta me 5 në C2:C200" është më e qartë sesa një kërkesë e paqartë për numërim.

Shtoni të dhëna referimi sa herë që të jetë e mundur: emrin e tabelës, titujt e kolonave, diapazonet ose shembujt e pritur. Nëse përpjekja e parë nuk është perfekte, kërkoni ndryshime graduale ("përdorni ndarës mijërash", "rendit nga më i madhi te më i vogli", "përdorni një ton më personal") për t'iu afruar gradualisht rezultatit të dëshiruar.

Së fundmi, kombinon strukturën dhe kërkesat e stilit. Së pari, kërkon strukturën (indeksin, seksionet, blloqet e të dhënave), pastaj përpunon tonin dhe përfundon me detyra specifike (shtimin e një rreshti përmbledhës, futjen e një imazhi, gjenerimin e një tabele pivot me filtra).

Kufizime dhe pritje realiste

Ndërkohë që inteligjenca artificiale mund të përballojë shumë punë, ndonjëherë nuk zbaton një format specifik siç kërkohet ose devijon nga kërkesa origjinale . Kjo është në rregull: këmbëngulni me udhëzime më konkrete ose kërkoni udhëzime hap pas hapi nëse preferoni ta përfundoni manualisht.

Kujtoni sistemin e krediteve në Microsoft 365 Personal ose Family: çdo kërkesë brenda Word, Excel ose PowerPoint konsumon një kredit dhe keni një limit mujor prej 60. Nëse keni nevojë për përdorim intensiv të pakufizuar, ekziston opsioni Copilot Pro për 22 € në muaj.

Së fundmi, Modaliteti i Agjentit është aktualisht i disponueshëm vetëm në internet dhe në anglisht, dhe për Excel kërkon Excel Labs; integrimi do të zgjerohet me kalimin e kohës, kështu që të qëndrosh i azhurnuar me përditësimet është çelësi për të përfituar sa më shumë prej tij.

Me gjithë këtë gamë, përdorimi i IA-së në Excel dhe Word do të thotë të kalosh nga detyrat mekanike në një qasje të orientuar drejt qëllimit: ju importoni ose përshkruani të dhënat tuaja, kërkoni analiza ose drafte me fjalët tuaja, validoni dhe përshtatni në përsëritje të shkurtra dhe mbani pjesën strategjike dhe krijuese, ndërsa IA përshpejton përsëritjen dhe ju jep kontekst për të marrë vendime më të mira.

Artikuj të ngjashëm:

Microsoft teston një version falas të Office me reklama dhe veçori të kufizuara