Врсте графикона које треба избегавати у Екселу и како одабрати најбољу алтернативу

Информатек Дигитал » Средства » Врсте графикона које треба избегавати у Екселу и како одабрати најбољу алтернативу

Ако свакодневно радите са табелама, знате да добро одабран графикон може трансформисати бескрајну табелу у јасну и лако разумљиву причу. Али такође је истина да лоше дизајниран графикон у Екселу може нанети више штете него користи: грешке у избору података, неприкладне врсте визуелизације, непотребни 3Д ефекти или збуњујуће осе које искривљују поруку.

У овом чланку ћемо корак по корак видети које графиконе треба избегавати или користити са изузетним опрезом у Екселу , како одабрати јасније алтернативе и које најбоље праксе ће вам помоћи да ваши извештаји буду читљивији, професионалнији и кориснији за доношење одлука, без обзира да ли радите једноставне анализе или напредне финансијске контролне табле.

Уобичајене грешке при креирању графикона у Екселу и како их избећи

Пре него што се упустимо у одређене врсте графикона, вреди прегледати неке веома уобичајене проблеме приликом покушаја графичког приказивања података у Екселу , који могу дати поруке о грешкама, недоследне резултате или графиконе које је немогуће разумети.

Једна од најчешћих грешака јавља се при раду са CSV датотекама или другим текстуалним форматима . Иако могу изгледати визуелно исправно, Excel не тумачи увек све вредности као бројеве . Понекад ћелије задржавају форматирање текста, скривене размаке или различите децималне сепараторе, а приликом покушаја креирања графикона појављује се упозорење да је формула или изабрани опсег неважећи.

Ако имате матрицу са две колоне и стотинама редова, а Ексел вам и даље не дозвољава да креирате графикон, веома је вероватно да део опсега садржи податке који мешају текст и бројеве или погрешно форматиране празне ћелије . У тим случајевима, препоручљиво је проверити стварно форматирање ћелија, користити алате попут „Текст у колоне“ или консултовати водич о Ексел базама података како бисте били сигурни да је све исправно унето као нумеричко.

Још један уобичајени проблем се јавља при одабиру података за X и Y осе у дијаграму расејања. Понекад, када покушавате ручно да одредите серију из дијалошког оквира, Excel враћа поруку да је унета формула нетачна , чак и када једноставно превлачите миш преко опсега. То је обично због недоследних опсега (колоне различитих дужина), помешаних референци између листова или сепаратора аргумената који се не подударају са системским подешавањима (тачка-зарез наспрам зареза).

Штавише, када се ради са датотеком сачуваном као .csv или конвертованом у .txt, разлике између верзија Excel-а (на пример, Windows у односу на Mac) могу имати утицај . Релативно је уобичајено да се графикон савршено приказује на једној платформи, док се грешке или колоне тумаче другачије на другој, посебно због децималног сепаратора и разграничника поља. У тим случајевима, често помаже да се датотека директно сачува као Excel радна свеска (.xlsx), провере регионална подешавања и поново изгради графикон од нуле са нормализованим подацима.

Изаберите праву врсту графикона у складу са својим циљем

Поред техничких проблема, један од кључева за избегавање „кварења“ ваших анализа јесте избор правог типа графикона за сврху вашег извештаја. Excel нуди широк спектар опција: тракасти, стубичасти, линијски, површински, кружни, расејани, мехуричасти, радарски, левкасти, водопадни итд. Али не функционишу сви подједнако добро за сваки случај употребе.

Прво што треба да се запитате је шта желите да објасните својим подацима : тренд током времена? поређење између категорија? како се укупна вредност дели на делове? дистрибуцију? еволуцију индикатора у односу на циљ? Када вам је ова идеја јасна, много је лакше одбацити оне графиконе који само додају визуелну буку или искривљују интерпретацију.

На пример, ако треба да прикажете тренд из месеца у месец, линијски графикон је обично много јаснији од кружног графикона , јер вам омогућава да пратите временски низ и идентификујете врхове, долине или тачке прегиба. С друге стране, ако вам је циљ да упоредите допринос неколико категорија укупном износу, тракасти графикон или наслагани површински графикон би могли бити бољи избор, под условом да се користе пажљиво.

Такође је важно узети у обзир број категорија или серија које ћете представљати. Исти тип графикона може бити савршено читљив са пет категорија, али постати потпуно гломазан са двадесет. У том тренутку, понекад је пожељније променити тип графикона, груписати мање категорије у „остало“ или чак поделити информације у неколико једноставнијих визуелизација.

Када користити тракасте графиконе и када могу бити проблем

Стубичасти дијаграми (и стубичасти дијаграми) су вероватно најшире коришћени алат за поређење количина између група . Они веома добро функционишу када желите да видите, на први поглед, која категорија има већу или мању вредност или како је неколико варијабли распоређено у односу на друге.

Њихова главна предност је што је визуелно поређење дужина веома интуитивно . Људско око лако детектује која је трака виша (или дужа), под условом да су добро распоређене и уређене. Зато су толико корисне у извештајима о продаји по производу, резултатима по одељењу, поређењима буџета између области и тако даље.

Међутим, ови графикони постају главобоља када је број категорија превелик или се превише серија комбинује одједном . Груписани стубичасти графикон са десет производа и четири године поређења може се претворити у нечитљиву збрку боја, где се главна порука потпуно губи.

Да бисте ово избегли, неопходно је ограничити број видљивих трака у једној визуелизацији, одржавати једнообразан размак између колона и користити једноставну и конзистентну палету боја. Када је листа категорија веома дугачка, најбоље је груписати их, филтрирати по најрелевантнијим или користити пивот табелу у Екселу да бисте сумирали информације пре него што их прикажете.

Још једна грешка коју треба избегавати јесте коришћење 3Д ефеката у стубичастим дијаграмима . Иако могу деловати упадљиво, они искривљују перцепцију висине и изузетно отежавају поређење вредности. Штавише, додају непотребну визуелну буку која апсолутно ништа не доприноси анализи.

Линијски графикони: идеални за трендове, опасни ако има превише серија

Када желите да пратите еволуцију једног или више индикатора током времена, линијски графикон је класична и скоро увек најпрепоручљивија опција . Омогућава вам да континуирано приказујете путању сваке серије података и брзо лоцирате кључне тренутке: врхунце потражње, нагле падове, сезонскост итд.

Његова главна снага је једноставност: X-оса представља време (дане, месеце, године) и Y-оса представља вредност индикатора . Ово је довољно да читалац, готово без напора, разуме како се променљива понаша. Штавише, можете преклопити две или три линије да бисте упоредили, на пример, стварну продају у односу на циљну или различите сегменте купаца.

Проблем настаје када покушате да уклопите превише серија у исти графикон. Ако укључите осам или десет линија, боје почињу да се понављају, легенде постају нечитљиве , а графикон на крају изгледа као паукова мрежа где је немогуће пратити сваки тренд. У таквим случајевима, боље је раздвојити анализу на неколико графикона или истаћи само заиста релевантне серије.

Такође је важно контролисати употребу секундарних оса. Ексел вам омогућава да додате другу Y-осу за представљање индикатора на различитим скалама , али њихова прекомерна употреба може збунити читаоца и створити погрешан утисак да су потпуно различите серије повезане једноставно зато што деле исти визуелни простор.

Добар трик да се избегне преоптерећење графикона јесте да се уз њега додају линије које означавају одређене тачке података на најрелевантнијим врховима или долинама , уместо да се обележава свака појединачна тачка. Ово појачава интерпретацију без затрпавања визуелизације бројевима свуда.

Површинске карте: корисне за кумулативне магнитуде, опасне због преклапања

Површински графикони су слични линијским графиконима, али је простор испод линије испуњен бојом . Због тога су посебно корисни када желите да истакнете кумулативне запремине или релативни допринос различитих компоненти током времена.

На пример, могу веома добро да прикажу како различите линије производа доприносе укупној месечној продаји или како је време распоређено између различитих активности током одређеног периода. Ефекат „пуњења“ преноси осећај обима и тежине што може бити веома корисно у одређеним наративима.

Међутим, његова главна слабост је то што када се неколико области преклапа, основни низ постаје тежак за тумачење . Чак и када се игра са транспарентношћу, лако је да неки слојеви постану практично скривени или да читалац не буде у стању јасно да разликује где свака област почиње и завршава.

Стога, ако одлучите да користите површинске графиконе, препоручљиво је ограничити број серија и одабрати боје са добро осмишљеним контрастима . Када је приоритет прецизно упоређивање појединачних вредности, може бити пожељније одабрати конвенционални линијски графикон или наслагани графикон са мање димензија.

Укратко, површински графикони су моћно средство за причање прича о кумулативним величинама, али нису најбоља опција када је потребно веома прецизно очитавање сваке вредности или када се истовремено обрађује много променљивих.

Кружни и крофнасти дијаграми: када их треба избегавати (скоро увек)

Кружни и крофнасти дијаграми су међу најпознатијима широј јавности, али су такође, далеко, неки од графикона које је најбоље избегавати у Екселу, осим у веома специфичним случајевима . Њихова сврха је да покажу како је укупан износ распоређен између неколико делова, али начин на који то раде не доприноси увек јасноћи.

Главни проблем је што поређење углова и површина сектора није тако интуитивно као поређење дужина . Када су разлике између сегмената мале или је број категорија велики, готово је немогуће прецизно утврдити која доприноси више или мање укупном збиру. Додавање ознака са малим процентима око круга потпуно уништава читљивост.

Стога је добро правило избегавати коришћење кружних дијаграма са више од пет сегмената . Након те тачке, приказ постаје нејасан и претвара се у естетску вежбу са малом аналитичком вредношћу. Ако имате много категорија, боље је груписати мање под „остало“ или једноставно користити организовани тракасти дијаграм или неки други прецизнији формат.

Крофнасти графикони деле исте проблеме, па их чак и погоршавају додавањем централног размака који смањује визуелну површину сваког сегмента и додатно компликује поређење . Иако могу изгледати „лепо“ у презентацији, ретко су најпогоднија опција за озбиљну анализу.

Укратко, ако вам је циљ да читалац брзо разуме како је укупан износ распоређен, стубичасти графикон поређан од највишег до најнижег је обично много јаснији од кружног графикона . Кружне графиконе резервишите за веома једноставне случајеве, са врло мало категорија и веома израженим разликама између њих.

Распршени дијаграми и како приказати кључне тачке на кривој

Диаграми расејања су идеалан алат када желите да анализирате везу између две нумеричке променљиве , при чему једна представља X-осу, а друга Y-осу. Посебно су корисни за визуелизацију корелација, дистрибуција података, дијаграма расејања и образаца који нису видљиви у табелама.

Често је, када се ради са експерименталним подацима или врховима активности, корисно истакнути максималну вредност криве или одређене тачке . У програму Excel, то се може урадити избором серије дијаграма расејања и додавањем ознака података само тачки коју желите да истакнете, или креирањем друге серије која садржи само ту вредност и другачијим форматирањем (друга боја, већа величина, другачији маркер).

Једна грешка коју треба избегавати код дијаграма расејања јесте непажљиво мешање података који нису правилно форматирани као бројеви . Ако било која од оса садржи текстуалне вредности или неважеће ћелије, графикон може да не успе или да прикаже погрешно постављене тачке. Пажљив преглед опсега података је овде кључан, посебно када потичу из CSV датотека или екстерног увоза.

Још један важан аспект је избор правог опсега оса. Ексел има тенденцију да аутоматски подешава размере, али у неким случајевима то може створити преувеличан осећај варијације или, обрнуто, превише изравнати разлике. Ручно подешавање минималних и максималних граница може помоћи да приказ буде вернији причи коју желите да испричате.

Коначно, ако радите са много тачака података, добра је идеја да минимизирате елементе попут линија мреже, ивица и украса . Код густог дијаграма расејања, важно је да су тачке јасно препознатљиве и да се, ако постоји тренд, он може идентификовати на први поглед, чак и додавањем линије тренда када то има смисла.

Мање уобичајена напредна графика: када блиста, а када постане збрка

Поред класичних графикона, Excel укључује и необичније типове графикона који, када се ефикасно користе, могу пружити веома занимљиву перспективу вашој анализи. Међутим, они су такође плодно тло за естетску злоупотребу и забуну ако се примењују неселективно.

Ови напредни формати укључују радарске (или паукове) графиконе, водопадне графиконе, левкасте графиконе, мехурићесте графиконе, графиконе прекретница, прилагођене графиконе стварних вредности у односу на циљане, графиконе са тачкама, степенасте графиконе, графиконе торнада и увек популарне брзиномере. Сви они имају своју сврху, али је кључно разумети када пружају праву вредност, а када их је најбоље избегавати.

Општи принцип за ове графиконе је да се увек да приоритет читљивости и приступачности у односу на визуелни утицај . Контролна табла пуна егзотичних графикона може изгледати веома „модерно“, али ако их публика не разуме на први поглед, губи се сврха визуелизације.

Прегледаћемо сваки од ових формата, испитујући њихову најприкладнију употребу и ризике њиховог непажљивог коришћења, како бисте знали који вам могу помоћи да боље испричате своју причу, а које треба користити само у веома специфичним контекстима.

Радарски или пауков дијаграм: за веома специфична вишеваријантна поређења

Радарски графикон, такође познат као паукова мрежа, представља неколико променљивих на радијалним осама које потичу из заједничког центра . Свака категорија је постављена на осу, а вредности су спојене формирајући неку врсту паукове мреже која омогућава глобално поређење профила сваке серије.

Ова врста графикона је посебно корисна за поређење снага и слабости различитих елемената : производа у односу на критеријуме квалитета, вештина запослених у односу на стандард, резултата анкете у различитим димензијама и тако даље. На први поглед можете видети на којим осама свака серија истиче, а где заостаје.

Проблем је што када се дода превише серија или категорија, мрежа постаје збрка преклапајућих линија и полигона коју је веома тешко прочитати. Штавише, људско око није баш добро у процени радијалних растојања и полигоналних површина, тако да прецизно упоређивање вредности може бити изазовно.

Стога је најбоље користити радарске графиконе са ограниченим бројем категорија и мало серија , и само када је циљ приказивање општег „профила“, а не тачног нумеричког очитавања. Ако вам је потребна апсолутна прецизност, табела или сегментирани тракасти графикон ће вероватно много боље функционисати.

У презентацијама, ови графикони могу имати значајан визуелни утицај, али је важно јасно објаснити публици шта свака оса представља и како да тумачи површине , како би се избегла погрешна тумачења или исхитрени закључци.

Водопадни графикон: веома користан у финансијама, опасан ако се категорије прекомерно користе

Водопадни дијаграм се користи да покаже како на почетну вредност утиче низ повећања и смањења док се не постигне коначни резултат . Веома је чест у финансијским окружењима: анализа прихода, анализа марже, трендови нето добити, одступања од буџета итд.

Његова снага лежи у разлагању укупног износа на јасно видљиве позитивне и негативне блокове , што олакшава разумевање где се јављају добици и губици. Свака средња колона представља један фактор, а целина даје јасну слику пута од почетне тачке до циљне линије.

Ризик настаје када се укључи превише посредних елемената или се помешају хетерогени концепти . Водопадни дијаграм са двадесет различитих колона може бити једнако преоптерећујући као бескрајна табела и губи педагошки ефекат који га чини тако моћним.

Означавање и скалирање такође треба пажљиво размотрити. Ако категорије и вредности нису јасно представљене, читалац може погрешно протумачити доприносе повећања и смањења или не разумети јасно релативну тежину сваког од њих. У контекстима менаџмента, где се одлуке доносе брзо, ово може бити посебно критично.

Када се користи штедљиво, графикон водопада је један од највреднијих напредних формата у Екселу, али би требало да буде резервисан за анализе где је секвенцијални преглед заиста релевантан , а не само као декорација.

Диаграм левка: добар за процесе, лош ако се користи за све

Диаграм левка се користи за представљање секвенцијалних процеса у којима се обим смањује корак по корак . Веома је чест у маркетингу и продаји: посете веб-сајту, потенцијални клијенти, могућности, предлози, закључене продаје итд.

Визуелно, приказује низ хоризонталних блокова који се прогресивно сужавају како би одражавали пад обима током процеса. Ово помаже да се брзо идентификује где се губи највише могућности, где су концентрисана уска грла и које фазе заслужују више пажње.

Уобичајена грешка је покушај коришћења левкастих дијаграма за било коју врсту хијерархијских или опадајућих информација , чак и ако оне заправо не представљају секвенцијални процес. Када се њихова употреба наметне ван контекста конверзије или јасних токова, тумачење постаје збуњујуће и дијаграм губи своје значење.

Штавише, ако су разлике између фаза веома мале, визуелни ефекат левка је знатно смањен , и можда је сортирани тракасти графикон или једноставна табела са стопама конверзије јаснија и искренија алтернатива са подацима.

Укратко, користите дијаграм левка када заиста желите да визуализујете процес са квантификованим улазима и излазима и избегавајте да га користите само зато што „лепо“ изгледа на контролној табли.

Мехурићни дијаграм: моћан за три променљиве, проблематичан ако се ефекат прекомерно користи

Мехурићни дијаграм је природно проширење дијаграма расејања, где је свака тачка представљена као мехур чија величина зависи од треће променљиве . Дакле, у истом 2Д простору, приказују се три димензије: положај у X, положај у Y и величина кроз површину мехурића.

Ова врста визуелизације је веома корисна када треба да анализирате сложене односе између три фактора : на пример, цене, перципираног квалитета и продаје различитих производа; или прихода, трошкова и профита по региону; или било које сличне комбинације у истраживању тржишта или анализи учинка, или чак њиховог преноса у Power BI када су вам потребне интерактивне могућности.

Његова Ахилова пета је то што поређење површина мехурића није тако интуитивно као поређење висина или дужина . Људско око има тенденцију да потцени или прецени разлике у величини, а ако размере нису добро одабране, неки мехурићи могу изгледати много већи него што заправо јесу.

Такође је важно избећи преоптерећење графикона са превише мехурића. Ако простор попуните десетинама тачака, мехурићи ће се преклапати и целокупна слика ће постати тешка за читање . У таквим случајевима, препоручљиво је филтрирати, груписати или сегментирати податке пре приказивања, како би читалац могао да извуче закључке, а да се не изгуби у мору кругова.

Користите мехуричасте графиконе када су све три осе информација заиста релевантне за вашу анализу и јасно објасните публици шта представља величина сваког мехурића , како нико не би извео погрешне закључке.

Остала напредна графика: прекретнице, стварни наспрам циља, вињете, постепено приказивање, торнада и брзиномери

Поред типова који су видљивије уграђени у интерфејс, Excel вам омогућава да креирате напредне прилагођене графиконе користећи комбинације серија и формата , што је посебно вредно у финансијским и управљачким областима.

На пример, графикони прекретница истичу кључне датуме дуж временске линије , помажући да се подаци сместе у њихов историјски контекст и да се нефинансијској публици саопшти где се пројекат налази и шта је до сада постигнуто.

Графикони стварног наспрам циља (очекивања наспрам стварности) су комбинације колона, линија или других елемената који упоређују постигнуте перформансе са утврђеним циљем . Иако не постоји јединствени шаблон за њихово креирање, они су неопходни за визуелно приказивање да ли сте на правом путу ка остваривању својих циљева.

Таблирани графикони су компактни и веома ефикасни: на малом простору приказују стварну вредност, циљ и квалитативну позадину (нпр. добро, просечно, лоше). Због тога се тако широко користе у контролним таблама, јер концентришу много информација без преоптерећења извештаја безбројним расутим бројкама.

Степенасти или степенасти графикони, заузврат, омогућавају бољу визуелизацију наглих скокова у перформансама , приказујући хоризонталне сегменте и дискретне промене уместо глатких линија. Ово разјашњава где се промене заправо дешавају и помаже у тумачењу историјских података како би се прецизније пројектовали будући сценарији.

Торнадо графикони се конструишу од упоредних трака поређаних од највишег до најнижег , обично ради анализе осетљивости или упоређивања метрике из два извора (на пример, продаја различитих производа у две продавнице). Наслагани у опадајућем редоследу, они формирају врсту торнада који вам омогућава да на први поглед видите где су концентрисане највеће разлике.

Коначно, графикони у стилу брзиномера, инспирисани контролним таблама аутомобила, приказују индикатор на луку подељеном на зоне (црвена, жута, зелена) . Веома су популарни у финансијским контролним таблама за праћење кључних индикатора учинка (KPI), јер брзо показују да ли је вредност унутар прихватљивог опсега или не, иако их треба користити са опрезом како би се избегло визуелно преувеличавање мањих промена.

Исти принцип важи за све ове напредне графике: ако не разјашњавају поруку, најбоље их је не користити . Циљ није да се извештај испуни визуелним „гаџетима“, већ да се боље пренесу информације кључне за доношење одлука.

Опште најбоље праксе при раду са графиконима у Екселу

Без обзира на врсту графикона коју одаберете, постоји низ смерница које ће вам помоћи да ваше визуелизације буду јасније, разумљивије и професионалније , избегавајући грешке које се стално виђају у презентацијама и извештајима.

Прво, уверите се да су изворни подаци поуздани, потпуни и ажурни . Ниједан графикон, колико год импресивно изгледао, неће надокнадити нетачне, застареле или лоше консолидоване податке. Ако је база података мањкава, графикон ће у најбољем случају бити обмањујући, а у најгорем опасан.

Друго, увек бирајте врсту графикона која најбоље представља поруку , а не ону која је визуелно најпривлачнија. Дајте предност брзој читљивости и интуитивном разумевању у односу на естетски утицај. Штавише, покушајте да минимизирате број секундарних оса и дуплих скала, јер оне често доводе до забуне и погрешног тумачења.

Треће, обратите пажњу на основни дизајн: користите једноставну и доследну палету боја, елиминишите непотребне линије мреже и избегавајте непотребне 3Д ефекте и сенчење. Сваки визуелни елемент који не пружа корисне информације је сметња која отежава тумачење.

Коначно, вежбајте емпатију са својом публиком. Запитајте се шта тачно особа која чита извештај треба да види , какав је њен контекст, колико времена ће му посветити и коју одлуку треба да донесе на основу тих података. Прилагођавање нивоа детаља, врсте графикона и начина на који га представљате тој публици направиће разлику између извештаја који се лако заборавља и правог алата за управљање.

На крају крајева, кључ за избегавање грешака са Ексел графиконима није познавање свих егзотичних типова који постоје, већ знање када избегавати збуњујуће, када се одлучити за једноставније алтернативе и како применити неколико добрих пракси дизајна и квалитета података које ће осигурати да ваше визуелизације испричају праву причу, без непотребних улепшавања и са максималном јасноћом.