- На Андроиду, апликације попут AutoResponder и WhatsAuto аутоматизују одговоре на обавештења помоћу правила, распореда и контроле путем ћаскања и групе.
- На iPhone-у, WhatsApp Business нуди поруке добродошлице, поруке одсуства и поруке брзог одговора са пречицама и до 50 шаблона.
- WhatsApp тестира остављање гласовних порука након пропуштених позива, интегришући директну „телефонску секретарицу“ у ћаскање.
Ако свакодневно користите WhatsApp, знате да не можете увек одмах одговорити. За те тренутке, аутоматски одговор на WhatsApp-у , или барем добро конфигурисани аутоматизовани одговори, су непроцењиви: штеди време, управља очекивањима и одржава разговор чак и када нисте доступни.
Данас постоји неколико начина да се ово постигне: на Андроиду помоћу апликација које користе обавештења ; на иПхоне-у коришћењем званичних алата WhatsApp Business ; а поред тога, WhatsApp тестира начин остављања гласовних порука након неодговорених позива , који делује као телефонска секретарица за позиве упућене преко саме апликације. Погледајмо комплетан водич како би све ово функционисало.
Шта заправо значи „аутоматско одговарање“ на WhatsApp-у данас?
Када говоримо о говорној пошти на WhatsApp-у, заправо мислимо на два концепта: с једне стране, аутоматске одговоре на поруке у ћаскању (поруке када сте одсутни, поруке добродошлице, брзе одговоре итд.); с друге стране, опцију остављања аудио поруке када не одговорите на позив , коју WhatsApp тренутно уводи у бета верзији. То су комплементарна решења: прво се бави свакодневним задацима ћаскања; друго симулира традиционални систем говорне поште у контексту WhatsApp позива.
На Андроиду, званична апликација не нуди аутоматске одговоре, али апликације трећих страна могу то постићи читањем и одговарањем директно из обавештења . На иПхоне-у, опције ван званичне апликације су веома ограничене без џејлбрејка, тако да је најпрактичнији начин да се то уради помоћу WhatsApp Business-а , који нуди поруке добродошлице, поруке о одсуству и брзе одговоре за професионалну употребу.
Поред тога, бета верзија WhatsApp-а за Андроид укључује дугме за снимање и слање гласовне поруке када прималац не одговори на позив. На овај начин, особа добија и обавештење о пропуштеном позиву и вашу аудио поруку у ћаскању, све на једном месту без икаквих додатних корака.
За предузећа и тимове за подршку, ове карактеристике су кључне: подаци показују да 62% купаца верује да брендови могу боље персонализовати своја искуства, на пример, нудећи канале попут WhatsApp Business-а ; а 64% жели да четботови пружају услуге равноправне са људским агентима. Аутоматизација без губитка људског додира је пут напред.
Ако размишљате о подешавању сопственог система за одговарање на WhatsApp-у , у наставку објашњавам шта можете да урадите на Андроиду, како то функционише на iPhone-у са Business-ом и како функционише нова аудио опција након пропуштених позива.
Андроид: Аутоматски одговори са апликацијама (AutoResponder и WhatsAuto)
Апликација WhatsApp за Андроид не нуди ову функцију подразумевано, али алати попут AutoResponder за WhatsApp и WhatsAuto је поуздано имплементирају. Цака је у томе што они прате ваша обавештења и, када стигне нова порука која испуњава правило, одговарају директно из самог обавештења . Не треба им потпун приступ WhatsApp-у, већ само дозвола за читање и одговарање на обавештења.
Први корак је да одобрите приступ обавештењима. На Андроиду једноставно отворите апликацију, идите на подешавања приступа обавештењима када се то од вас затражи и укључите одговарајући прекидач. Затим се вратите у апликацију и можете да креирате своја правила.
На пример, у AutoResponder-у можете дефинисати одговоре за све поруке или само за одређене текстуалне поруке . Ако желите да генерички одговорите свима који вам пошаљу поруку, изаберите опцију еквивалентну „Свима“ и попуните поље за одговор текстом који ће бити аутоматски послат. Бесплатна верзија покрива основе, а ако то није довољно, Pro верзија (једнократно плаћање од око 14,99 евра ) откључава додатне функције као што су сати активности.
Још једна предност је што можете ограничити правила на одређене људе или групе , спречити њихово покретање у одређеним ћаскањима или подесити учесталост да бисте избегли спам. WhatsAuto нуди нешто слично: омогућава вам да одлучите на које групе или контакте ћете одговорити, блокирате понављајуће поруке и закажете временске интервале тако да се аутоматски одговор покреће само када вам одговара.
Типичан ток рада на Андроиду може изгледати овако: креирате глобално правило „Одсутан сам“, друго, пријатељскије правило као поруку добродошлице за прве контакте и трећи скуп специфичних правила са кључним речима („радно време“, „адреса“, „цена“) које враћају одређену поруку. Ваши разговори ће бити праћени чак и када нисте присутни.
- Даје дозволу за обавештења када апликација то затражи.
- Креирајте генеричка правила (сви ћаскања) и специфична правила (кључне речи, контакти или групе).
- Активирајте, ако вам је потребно, сцхедулес тако да се примењује само ван вашег радног времена.
- Избегните ефекат „нежељене поште“ прилагођавањем учесталости и ограничења слања у групама.
Ако радите са групама, WhatsApp вам омогућава да изаберете да ли желите да избегнете аутоматске одговоре или да пошаљете једно обавештење по групи како бисте спречили преоптерећење разговора. То је једноставан начин да будете љубазни без ометања тока ћаскања.
iPhone: WhatsApp Business за одсуства, добродошлице и пречице
На iOS-у, заборавите на клонове AutoResponder-а у App Store-у: ван званичног екосистема, нема одрживих алтернатива без jailbreaking-а . Препоручена опција је да користите WhatsApp Business (можете га подесити са својим бројем чак и ако сте самозапослени или имате једноособно предузеће) и искористите његове уграђене алате.
Две основне функције су поруке добродошлице (шаљу се само први пут када вам неко пошаље поруку) и поруке када нисте доступни (које делују као аутоматски одговор када нисте доступни). Да бисте их активирали, идите на WhatsApp Business подешавања > Пословни алати > Поруке када нисте доступни. Укључите их, напишите поруку и изаберите да ли желите да је шаљете увек, током одређеног временског периода или ван радног времена.
Апликација вам такође омогућава да изаберете примаоце: можете је послати свима, само онима који нису у вашем адресару, свима осим некима или само одређеној листи контаката . Флексибилно је, иако ограниченије од онога што можете постићи са Андроидом и наменским апликацијама.
Још једна функција WhatsApp Business-а која значајно убрзава корисничку подршку су брзи одговори . Можете сачувати шаблоне (до 50, према документацији) и доделити им пречицу на тастатури да бисте их одмах послали. Идеално за радно време, локацију, политику враћања или често постављана питања.
Да бисте креирали ове сачуване одговоре у WhatsApp Business-у, отворите мени са три тачке > Пословни алати > Брзи одговори > Додај. Напишите поруку и доделите јој пречицу (на пример, /сати). Сачувајте и завршили сте.
Када их шаљете на мобилном уређају, постоје две опције: као прилог (икона спајалице > Брзи одговори и изаберите жељени) или куцањем косе црте „/“ у поље за текст да бисте приказали све своје шаблоне и изабрали један. На WhatsApp Web-у или десктопу, имајте на уму да мултимедијалне датотеке нису подржане у овим брзим одговорима, па изоставите аудио и видео датотеке из шаблона.
Вреди напоменути да, иако Business нуди ове алате, не достиже ниво грануларности Андроид апликација трећих страна: не можете се ослонити на сложене кључне речи или правила специфична за контакт са таквом прецизношћу. Упркос томе, више је него довољно за већину предузећа и корисника.
А ако имате џејлбрејк: више опција (са нијансама)
Свако ко је направио џејлбрејк свог iPhone-а и има инсталирану Cydia-у може пронаћи подешавања попут WaAutoReply- а, који се интегрише у подешавања WhatsApp-а са опцијом „Аутоматски одговор“ за активирање и аутоматско слање ваше поруке. Цака је у томе што је компатибилност ограничена на iOS 8, 9 и 10 , без гаранције за новије верзије; ако кренете овим путем, преузимате ризике и потенцијалне некомпатибилности.
Одговарање на пропуштене позиве: Аутоматске гласовне белешке (бета)
WhatsApp тестира функцију која, иако није традиционална телефонска секретарица, служи сличној сврси. Када се позив или видео позив заврши без одговора , на екрану се појављује трећа опција: „Сними гласовну поруку “. Ово вам омогућава да оставите аудио поруку која се шаље директно у ћаскање, заједно са обавештењем о „пропуштеном позиву“.
Постоје два начина да га користите: са екрана који видите одмах након пропуштеног позива (где ћете видети опције за узвраћање позива, отказивање или снимање гласовне поруке) и из самог ћаскања додиром на обавештење о пропуштеном позиву , што вас води до опције гласовне поруке. Брзо је, практично и штеди вас од сталног покушаја узвраћања позива или писања дугачке поруке ако бисте радије разговарали.
Ова нова функција се уводи у најновијој бета верзији WhatsApp-а за Андроид, а извештаји се појављују у верзијама попут 2.25.23.21 . Уводи се постепено: можда имате бета верзију, а још увек не видите ову опцију. Када стигне до стабилне верзије, употпуниће слику за оне којима је недостајала функција „одговора“ у WhatsApp-у.
Компанија зна да је употреба гласовних белешки нагло порасла (милијарде се шаљу дневно), тако да интеграција овог тока у ћаскање има смисла: дневник пропуштених позива и ваш аудио су на једном месту, без жонглирања или додатних апликација.
Поруке и шаблони који функционишу: примери спремни за употребу
За добар почетак, ево неколико примера које можете прилагодити свом стилу. Запамтите, циљ је брзо разјаснити очекивања , одговорити на уобичајена питања и информисати особу на глатки начин.
Поздрави (први контакт)
- Здраво! Како вам можемо помоћи данас? Пажљиви смо на вашу поруку.
- Добродошли у. Шта требаш? Естамос пара аиударте.
- Добро јутро/поподне/вече. Реците нам како можемо да вам помогнемо. пружити ти руку.
Одсуства (ван радног времена или одмора)
- Здраво! Тренутно нисмо доступни. Одговорићемо вам што пре
- Хвала што сте нам писали! Наше радно време је XX до YY х. Јавићемо вам се чим се вратимо.
- Одсутни смо на тренутак. Оставите поруку и враћамо се са тобом ускоро.
персонализоване поруке
- Здраво, видимо да сте примили своју поруџбину. Шта си мислио/мислила? производ?
- Здраво, ! Контактирали сте нас овог месеца. Како да се побољшамо? твоје искуство?
- Здраво! Знамо да ти се свиђа. Ево купона за твоју следећу куповину.
За купце којима се жури
- Здраво, ! Примили смо ваш захтев и већ смо тамо управљање.
- Да бисте проверили статус ваше поруџбине, посетите и искористите код који смо вам послали имејлом.
Практични кораци у зависности од вашег уређаја
Ако све подешавате од нуле, ово је кратак путоказ који треба да пратите у зависности од ваше платформе. Видећете да вам, уз неколико изузетака, није потребно никакво техничко знање.
Андроид са аутоматским одговором/WhatsAuto-ом
- Инсталирајте изабрану апликацију и доделите јој приступ обавештењима кад те питам.
- Направите своје прво правило: „За све поруке“ са генеричким текстом за одсуство.
- Додај правила по кључне речи (распоред, адреса, цене) и прилагодите примаоце.
- У Про верзији, активирајте временске слотове тако да само ради када си одсутан.
- У групама ограничите учесталост или избегавајте одговарање како не бисте заситити.
Ајфон са WhatsApp-ом за пословне послове
- Отворите WhatsApp Business и идите на Пословни алати.
- Подесите „Поруку када сте одсутни“ са опцијама увек, прилагођено или ван времена радно време.
- Дефинишите примаоце (сви, нису у адресару, сви осим… или одређена листа).
- Активирајте „Поруку добродошлице“ за прве контакте са јасним и леп.
- Створити Брзо одговори („/распоред“, „/адреса“ итд.) са вашим честим шаблонима.
Шаљите брзе одговоре у пословном програму
- Као прилог: Отворите ћаскање, додирните икону клип, идите на „Брзи одговори“ и изаберите.
- Из текстуалног поља: унесите „/“ и изаберите шаблон који желите да уметнете и пошаљи.
- Запамтите: На вебу/десктоп рачунарима, брзи не подржавају мултимедијални.
Зашто ове карактеристике побољшавају вашу пажњу (и ваше резултате)
Предности нису само оперативне; оне утичу и на задовољство. Са аутоматизованим и брзим одговорима, испуњавате очекивања у погледу непосредности и јасноће , штедите време агентима и повећавате продуктивност тима.
Недавне студије показују да 62% купаца верује да компаније могу више персонализовати своје искуство, а 64% очекује да четботови раде на људском нивоу. Ако се обим повећа, аутоматизација ослобађа ваш тим без жртвовања персонализоване услуге.
Многе компаније прелазе на модел подршке који је више конверзациони, мање трансакциони. Шаблони, коришћење преферираних канала попут WhatsApp-а и праћење интеракције помажу у бржем одређивању приоритета и решавању проблема. То је обострано корисна ситуација и за купца и за предузеће.
Прави случај: Чазки и аутоматизација на WhatsApp-у
Чазки, логистички стартап основан у Перуу и фокусиран на испоруку на последњој миљи, доживео је брз раст који је побољшао његове контакте са купцима. Интеграцијом WhatsApp-а са својом платформом за корисничку подршку и коришћењем унапред написаних порука, могли су да понуде тренутне одговоре купцима који су желели да знају статус својих поруџбина. Стандарди, шаблони и аутоматизација били су кључни за скалирање без губитка људског додира.
Добре праксе како би ваша телефонска секретарица не изгледала као робот
Аутоматизација треба да буде суптилна. Одржавајте природан и приступачан тон , јасно наведите следећи корак (када ћете одговорити, како проверити статус) и избегавајте дугачка објашњења. Јасан и концизан одговор је много ефикаснији од три заобилазна одговора.
Користите променљиве где је то прикладно (на пример, име купца) и често ажурирајте шаблоне . Ако промените радно време, адресу, политике или промоције, уверите се да ваши брзи одговори одмах одражавају ту промену.
Поставите разумно радно време: ако радите од 9 до 18, активирајте поруку о одсуству ван тог времена. А ако идете на одмор, креирајте посебну поруку са датумом повратка и алтернативним контактом за хитне случајеве.
У групним ћаскањима, најбоље је бити опрезан. Подесите један љубазан одговор по групи или онемогућите аутоматске одговоре у тим ћаскањима. Ово ће спречити досађивање људима и омогућити да разговор тече глатко.
Коначно, комбинујте аутоматизацију са људском интервенцијом: пустите машину да филтрира, поздравља или извештава, а неко други да преузме контролу када је то потребно. Та комбинација је обично непобедива.
Брза често постављана питања (FAQ)
Да ли ми је потребан WhatsApp Business да бих имао аутоматске одговоре на iPhone-у? Да. Без џејлбрејка, то је препоручена и подржана метода од стране WhatsApp-а.
Да ли Андроид апликације читају моје поруке? Оне функционишу тако што приступају обавештењима; извлаче текст одатле да би директно одговориле из обавештења. Прегледајте дозволе и смернице сваке апликације да бисте се заштитили од фишинга.
Да ли је функција гласовних белешки за пропуштене позиве доступна свима? Још није. У бета је верзији и постепено се уводи. Може потрајати неко време док не стигне на ваш уређај.
Колико брзих одговора могу да сачувам у пословном апликацији? До 50, према званичној документацији.
Могу ли да прилагодим појединачне контакте у пословном режиму колико и у Андроиду? Није на истом нивоу прецизности; ако су вам потребна сложена правила, Андроид са апликацијама трећих страна нуди већу контролу.
Подешавање ефикасног „система за одговоре“ на WhatsApp-у је на дохват руке: на Android-у, уз апликације које аутоматизују обавештења ; на iPhone-у, уз робусне пословне алате; и током позива, уз нову опцију гласовне белешке након пропуштених позива. Уз неколико подешавања и добро написане поруке, можете пружити брзу и доследну подршку без потребе да будете залепљени за телефон.
