Врсте графикона које треба избегавати у Екселу и како одабрати најбољу алтернативу

Информатек Дигитал » Средства » Врсте графикона које треба избегавати у Екселу и како одабрати најбољу алтернативу

Ако свакодневно радите са табелама, знате да добро одабран графикон може трансформисати бескрајну табелу у јасну и лако разумљиву причу. Али такође је истина да лоше дизајниран графикон у Екселу Може збунити више него што помаже: грешке у избору података, неприкладни типови визуелизације, непотребни 3Д ефекти или збуњујуће осе које искривљују поруку.

У овом чланку ћемо видети, корак по корак, Које графиконе треба избегавати или користити са изузетним опрезом у Екселу?Како одабрати јасније алтернативе и које најбоље праксе ће вам помоћи да ваши извештаји буду читљивији, професионалнији и кориснији за доношење одлука, без обзира да ли радите једноставне анализе или напредне финансијске контролне табле.

Уобичајене грешке при креирању графикона у Екселу и како их избећи

Пре него што се упустимо у одређене типове графикона, вреди прегледати неке Веома чести проблеми приликом покушаја графичког приказивања података у Екселушто вам може дати поруке о грешкама, недоследне резултате или графиконе које је немогуће разумети.

Једна од најчешћих грешака се јавља када радите са CSV датотеке или други текстуални форматиИако визуелно може изгледати исправно, Ексел заправо не тумачи све вредности као бројеве.Понекад ћелије са форматирањем текста, скривеним размацима или различитим децималним сепараторима остану, а приликом покушаја креирања графикона појављује се упозорење да формула или изабрани опсег нису важећи.

Ако имате матрицу са две колоне и стотинама редова, а Ексел вам и даље не дозвољава да је прикажете графички, веома је могуће да У делу опсега постоје подаци који мешају текст и бројеве или лоше обрађене празне ћелијеУ овим случајевима, препоручљиво је проверити стварно форматирање ћелија, користити алате попут „Текст у колоне“ или Прегледајте водич о базама података у Екселу тако да је све исправно откуцано као нумеричко.

Још један уобичајени проблем се јавља при одабиру података за X и Y осе у дијаграму расејања. Понекад, када покушавате ручно да одредите серију из дијалошког оквира, Ексел враћа поруку да је унета формула нетачнаОво се може десити чак и када једноставно превлачите миш преко опсега. Обично је то због недоследних опсега (колоне различитих дужина), помешаних референци између листова или сепаратора аргумената који се не подударају са системским подешавањима (тачка-зарез у односу на зарез).

Поред тога, када радите са датотеком сачуваном као .csv или конвертованом у .txt, Разлике између верзија програма Excel (на пример, Windows у односу на Mac) могу утицатиРелативно је уобичајено да се графикон приказује савршено на једној платформи, али да приказује грешке или другачије тумачи колоне на другој, посебно због проблема са децималним сепаратором и разграничницима поља. У тим случајевима, често помаже да се датотека директно сачува као Excel радна књига (.xlsx), провере регионална подешавања и поново изгради графикон од нуле са нормализованим подацима.

Изаберите праву врсту графикона у складу са својим циљем

Поред техничких проблема, један од кључева да не „покварите“ своје анализе јесте Избор праве врсте графикона за ту сврху вашег извештаја. Excel нуди широк спектар типова графикона: тракасте, стубичасте, линијске, површинске, кружне дијаграме, расејане дијаграме, мехуриће, радарске дијаграме, левкасте дијаграме, водопадне дијаграме итд. Али не функционишу сви подједнако добро за сваки случај употребе.

Прво што треба да се запитате је Шта желите да објасните својим подацима?Да ли је то привремени тренд? Поређење између категорија? Како се укупна вредност дели на делове? Дистрибуција? Еволуција индикатора у односу на циљ? Када вам је ова идеја јасна, много је лакше одбацити оне графиконе који само додају визуелну буку или искривљују интерпретацију.

На пример, ако треба да прикажете еволуцију из месеца у месец, Линијски графикон је обично много јаснији од кружног дијаграма.То је зато што вам омогућава да пратите временски низ и откријете врхове, долине или тачке прегиба. Међутим, ако вам је циљ да упоредите допринос неколико категорија укупном износу, стубичасти дијаграм или наслагани површински дијаграм би могли бити бољи избор, под условом да се користе пажљиво.

Такође је важно узети у обзир број категорија или серија које ћете представити. Исти тип графикона може бити веома читљив са пет категорија, а постати потпуно неуправљив са двадесет. У том тренутку, понекад је пожељније променити тип графикона, груписати мање категорије у „остало“ или чак поделити информације у неколико једноставнијих визуелизација.

Када користити тракасте графиконе и када могу бити проблем

Стубичасти (и стубичасти) графикони су вероватно најчешће коришћени ресурс за поређење количина између групаОни одлично функционишу када желите да видите, на први поглед, која категорија има већу или мању вредност или како је неколико варијабли распоређено у односу на остале.

Његова велика предност је у томе Визуелно поређење дужина је веома интуитивноЉудско око лако детектује која је трака виша (или дужа), под условом да су добро распоређене и уређене. Зато су толико корисне у извештајима о продаји по производу, резултатима по одељењу, поређењима буџета између области и тако даље.

Међутим, ови графикони постају главобоља када Број категорија је превелик или је превише серија комбиновано одједном.Груписани стубичасти графикон са десет производа и четири године поређења може постати нечитљив сплет боја, где се главна порука потпуно губи.

Да би се ово избегло, неопходно је ограничити број видљивих трака у једној визуелизацији. одржавајте равномерни размак између колона и користите једноставну и доследну палету боја. Када је листа категорија веома дугачка, најбоље је груписати их, филтрирати по најрелевантнијим или коришћење пивот табеле у Екселу да сумира информације пре презентације.

Још једна грешка коју треба избегавати је употреба 3Д ефеката у тракастим дијаграмимаИако могу деловати упадљиво, они искривљују перцепцију висине и изузетно отежавају поређење вредности. Штавише, додају непотребну визуелну буку која апсолутно ништа не доприноси анализи.

Линијски графикони: идеални за трендове, опасни ако има превише серија

Када желите да пратите еволуцију једног или више индикатора током времена, Линијски графикон је класична опција и скоро увек се највише препоручује.Омогућава вам да континуирано пратите путању сваке серије података и брзо лоцирате кључне тренутке: врхунце потражње, нагле падове, сезонскост итд.

Његова главна снага је једноставност: X-оса са временом (дани, месеци, године) и Y-оса са вредношћу индикатораОво је довољно да читалац, готово без напора, разуме како се променљива понаша. Штавише, можете преклопити две или три линије да бисте упоредили, на пример, стварну продају у односу на циљну или различите сегменте купаца.

Проблем настаје када покушате да укључите превише серија на истом графикону. Ако укључите осам или десет линија, Боје почињу да се понављају, легенде постају нечитљиве. И графикон на крају изгледа као паукова мрежа где је немогуће пратити сваки тренд. У тим случајевима, боље је раздвојити анализу на неколико графикона или истаћи само заиста релевантне серије.

Такође је препоручљиво контролисати употребу секундарних оса. Ексел то дозвољава. Додајте другу Y-осу да бисте представили индикаторе на различитим скаламаМеђутим, њихова прекомерна употреба може збунити читаоца и створити погрешан утисак да су потпуно различите серије повезане једноставно зато што деле исти визуелни простор.

Добар трик да се избегне преоптерећење графикона је да се уз њега додају линије специфичне ознаке података на најрелевантнијим врховима или долинамаУместо обележавања сваке тачке, ово појачава интерпретацију без затрпавања визуелизације бројевима свуда.

Површинске карте: корисне за кумулативне магнитуде, опасне због преклапања

Површински графикони су слични линијским графиконима, али са том разликом што простор испод линије је испуњен бојомЗбог тога су посебно занимљиви када желите да истакнете кумулативне запремине или релативни допринос различитих компоненти током времена.

На пример, могу веома добро да функционишу за представљају како различите линије производа доприносе укупној месечној продајиили како је време распоређено између различитих активности током одређеног периода. Ефекат „пуњења“ преноси осећај волумена и тежине који може бити веома користан у одређеним наративима.

Међутим, његова главна слабост је то што, када постоји неколико преклапајућих области, Серије које остају у позадини постају тешке за тумачење.Чак и када се игра са транспарентношћу, лако је да неки слојеви постану практично скривени или да читалац не буде у стању јасно да разликује где свака област почиње и завршава се.

Стога, ако се одлучите да користите површинске графиконе, препоручљиво је ограничите број серија и бирајте боје са добро осмишљеним контрастимаКада је приоритет прецизно упоређивање појединачних вредности, може бити пожељније одабрати конвенционални линијски графикон или наслагани графикон са мање димензија.

Укратко, површински графикони су моћно средство за причање прича о кумулативним магнитудама, али Они нису најбоља опција када је потребно веома прецизно очитавање сваке вредности. или када се истовремено обрађује много променљивих.

Кружни и крофнасти дијаграми: када их треба избегавати (скоро увек)

Кружни и крофнасти дијаграми су међу најпознатијима широј јавности, али су такође, далеко, Ово су неке од ствари које је најбоље избегавати у Екселу, осим у веома специфичним случајевима.Њихов циљ је да покажу како је укупан износ подељен на неколико делова, али начин на који то раде не доприноси увек јасноћи.

Главни проблем је у томе Поређење углова и површина сектора није тако интуитивно као поређење дужина.Када су разлике између сегмената мале или је број категорија велики, готово је немогуће прецизно утврдити која доприноси више или мање укупном збиру. Додавање ознака са малим процентима око круга потпуно угрожава читљивост.

Стога, добро правило је Не користите кружне дијаграме са више од пет сегменатаОд тог тренутка, репрезентација постаје нејасна и претвара се у естетску вежбу са малом аналитичком вредношћу. Ако имате много категорија, боље је груписати мање под „остало“ или, једноставно, користити сортирани тракасти графикон или неки други прецизнији формат.

Прстенасти графикони деле исте проблеме, па их чак и погоршавају додавањем централног размака који То смањује визуелну површину сваког сегмента и додатно компликује поређење.Иако могу изгледати „лепо“ у презентацији, ретко су најпогоднија опција за озбиљну анализу.

Укратко, ако вам је циљ да читалац брзо разуме како се дели укупан износ, Стубичасти графикон поређан од највишег до најнижег је обично много јаснији од кружног графикона.Резервишите кружне дијаграме за веома једноставне случајеве, са врло мало категорија и веома израженим разликама између њих.

Распршени дијаграми и како приказати кључне тачке на кривој

Распршени дијаграми су идеалан алат када желите анализирати везу између две нумеричке променљивеПредстављајући један на X-оси, а други на Y-оси. Посебно су корисни за визуелизацију корелација, дистрибуција података, дијаграма расејања и образаца који се не виде у табелама.

У многим случајевима, када се ради са експерименталним подацима или врховима активности, од интереса је истакните максималну вредност криве или одређене тачкеУ програму Excel, ово се може урадити тако што се изабере серија расејаног графикона и додају ознаке података само до тачке коју желите да истакнете или тако што се креира друга серија која садржи само ту вредност и даје јој другачији формат (другачија боја, већа величина, другачији маркер).

Једна грешка коју треба избегавати код дисперзије је непажљиво мешање података који нису правилно форматирани као бројевиАко било која од оса садржи текстуалне вредности или неважеће ћелије, графикон може да не успе или да прикаже погрешно постављене тачке. Веома је важно пажљиво прегледати опсег података, посебно када потичу из CSV датотека или екстерног увоза.

Још један важан аспект је избор правог опсега оса. Ексел тежи да Аутоматско подешавање скала је могуће, али у неким случајевима то може дати преувеличан осећај варијације. Или, обрнуто, превише изравнајте разлике. Ручно подешавање минималних и максималних граница може помоћи да приказ буде вернији причи коју желите да испричате.

Коначно, ако ћете радити са много података, добра је идеја Минимизирајте елементе као што су линије мреже, ивице и украсиУ густом дијаграму расејања, важно је да су тачке јасно раздвојиве и да, ако постоји тренд, он се може идентификовати на први поглед, чак и додавањем линије тренда када је то логично.

Мање уобичајена напредна графика: када блиста, а када постане збрка

Поред класичних графикона, Excel укључује Необичнији типови графикона који, када се добро користе, могу пружити веома занимљиву перспективу вашој анализи. Међутим, они су такође плодно тло за естетске злоупотребе и забуну ако се примењују без критеријума.

Ови напредни формати укључују радарске (или паукове) графиконе, водопадне графиконе, левкасте графиконе, мехурићесте графиконе, графиконе прекретница, прилагођене графиконе стварних вредности у односу на циљане, вињетне графиконе, степенасте графиконе, графиконе торнада и увек популарне брзинометре. Сви они имају своју сврху, али је њихово разумевање кључно. када пружају праву вредност, а када их је најбоље избегавати.

Општи принцип за ове графиконе је да увек дате приоритет Читљивост и приступачност пре визуелног утицајаКонтролна табла пуна егзотичне графике може изгледати веома „модерно“, али ако је јавност не разуме на први поглед, губи се циљ визуелизације.

Прегледаћемо сваки од ових формата, испитујући њихову најприкладнију употребу и ризике њиховог непажљивог коришћења, како бисте знали Који вам могу помоћи да боље испричате своју причу, а који би требало користити само у веома специфичним контекстима.

Радарски или пауков дијаграм: за веома специфична вишеваријантна поређења

Радарски графикон, такође познат као паукова карта, представља неколико променљивих на радијалним осама које потичу из заједничког центраСвака категорија је постављена на осу, а вредности су спојене заједно формирајући неку врсту паукове мреже која омогућава глобално поређење профила сваке серије.

Ова врста графикона је посебно корисна за упоредите снаге и слабости различитих елемената: производи у односу на критеријуме квалитета, вештине запослених у односу на стандард, резултати анкете у различитим димензијама итд. На први поглед, јасно је где свака серија истиче, а где заостаје.

Проблем је у томе што када се дода превише серија или превише категорија, Паукова мрежа постаје збрка преклапајућих линија и полигона веома тешко за читање. Штавише, људско око није баш добро у процени радијалних растојања и полигоналних површина, тако да прецизно упоређивање вредности може бити компликовано.

Због тога је препоручљиво користити радарске карте са ограничен број категорија и мало серијаИ само када је циљ приказивање општег „профила“, а не тачног нумеричког очитавања. Ако вам је потребна апсолутна прецизност, табела или сегментирани тракасти графикон ће вероватно много боље функционисати.

У презентацијама, ова графика може имати значајан визуелни утицај, али је важно Јасно објасните јавности шта свака оса представља и како да тумачи те области.како би се избегла погрешна тумачења или исхитрени закључци.

Водопадни графикон: веома користан у финансијама, опасан ако се категорије прекомерно користе

Водопадни графикон се користи за да се покаже како на почетну вредност утиче низ повећања и смањења док се не постигне коначни резултатВеома је уобичајено у финансијским окружењима: анализа прихода, анализа марже, развој нето добити, варијације буџета итд.

Његова снага лежи у чињеници да разлаже укупан износ на савршено видљиве позитивне и негативне блоковеОво олакшава разумевање где добијате, а где губите. Свака средња колона представља фактор, а цео графикон даје јасну слику од почетне тачке до циљне линије.

Ризик настаје када Укључено је превише посредних елемената или су помешани хетерогени концепти.Водопадни графикон са двадесет различитих колона може бити једнако преоптерећујући као бескрајна табела, и губи тај педагошки ефекат који га чини тако моћним.

Такође је потребно пратити означавање и скалирање. Ако категорије и вредности нису јасно представљене, Читалац може погрешно протумачити допринос повећања и смањења.или нејасно сагледавање релативне тежине сваког од њих. У управљачким контекстима, где се одлуке доносе брзо, ово може бити посебно осетљиво.

Када се штедљиво користи, графикон водопада је један од највреднијих напредних формата у Екселу, али Требало би да буде резервисано за анализе где је секвенцијална анализа заиста релевантна. а не као пуки украс.

Диаграм левка: добар за процесе, лош ако се користи за све

Диаграм левка се користи за представљање секвенцијални процеси у којима се запремина смањује корак по коракТо је веома типично у маркетингу и продаји: посете веб-сајту, потенцијални клијенти, могућности, предлози, закључене продаје итд.

Визуелно, приказује низ хоризонталних блокова који Они се прогресивно сужавају како би одражавали пад запремине током целог процеса. Ово помаже да се брзо идентификује где се губи највише могућности, где су концентрисана уска грла и које фазе заслужују више пажње.

Уобичајена грешка је жеља да се користи дијаграм левка за било која врста хијерархијских или опадајућих информацијаИако не представља заиста секвенцијални процес, када се његова употреба присилно користи ван контекста конверзије или јасних токова, тумачење постаје збуњујуће и графикон губи своје значење.

Штавише, ако су разлике између фаза веома мале, Визуелни ефекат левка је знатно смањенА можда би сортирани тракасти графикон или једноставна табела са стопама конверзије била јаснија и искренија алтернатива са подацима.

Укратко, користите дијаграм левка само када то заиста желите. визуализовати процес са квантификованим улазима и излазимаи избегавајте да га користите само зато што „лепо“ изгледа на контролној табли.

Мехурићни дијаграм: моћан за три променљиве, проблематичан ако се ефекат прекомерно користи

Мехурићни графикон је природно проширење расејаног графикона, где Свака тачка је представљена као мехур чија величина зависи од треће променљивеДакле, у истом 2Д простору приказујете три димензије: положај у X, положај у Y и величину кроз површину мехурића.

Ова врста визуелизације је веома корисна када вам је потребно анализирати сложене односе између три фактораНа пример, цена, перципирани квалитет и продаја различитих производа; или приход, трошкови и профит по региону; или било која слична комбинација у истраживању тржишта или анализи учинка, или чак пребаците их у Power BI када су вам потребне интерактивне могућности.

Његова Ахилова пета је то Поређење површина мехурића није тако интуитивно као поређење висина или дужина.Људско око има тенденцију да потцени или прецени разлике у величини, а ако размере нису добро одабране, неки мехурићи могу изгледати много већи него што заправо јесу.

Такође би требало да избегавате да претрпавате графикон превише мехурића. Ако попуните простор са десетинама тачака, Мехурићи се преклапају и целина губи читљивостУ таквим случајевима, препоручљиво је филтрирати, груписати или сегментирати податке пре приказивања, како би читалац могао да извуче закључке без да се изгуби у мору кругова.

Користите мехуричасте графиконе када су све три осе информација заиста релевантне за вашу анализу и Јасно објасните публици шта представља величина сваког мехурића.да нико не извуче погрешне закључке.

Остала напредна графика: прекретнице, стварни наспрам циља, вињете, постепено приказивање, торнада и брзиномери

Поред типова који су видљивије уграђени у интерфејс, Excel вам омогућава да креирате прилагођена напредна графика кроз комбинације серија и форматакоји су посебно вредни у финансијској и управљачкој области.

На пример, графикони прекретница истичу кључни датуми дуж временске линијепомажући у смештању података у њихов историјски контекст и саопштавању нефинансијској публици где се пројекат налази и шта је до сада постигнуто.

Графикони стварног наспрам циља (очекивања наспрам стварности) су комбинације колона, линија или других елемената који Они упоређују постигнути учинак са постављеним циљем.Иако не постоји јединствени шаблон за њихово креирање, они су неопходни да би се на визуелно директан начин пренело да ли сте у складу са циљевима или не.

Графика са тачкама је компактна и веома ефикасна: На малом простору приказују праву вредност, циљ и квалитативну позадину (на пример, добри, просечни, лоши распони). Зато се толико користе у контролним таблама, јер концентришу много информација без преоптерећења извештаја са хиљадама раштрканих бројки.

Степенасти или степенасти графикони, заузврат, омогућавају боље визуализовати нагле скокове у перформансамаприказивање хоризонталних сегмената и дискретних промена уместо глатких линија. Ово разјашњава где се промене заправо дешавају и помаже у тумачењу историјских података како би се прецизније пројектовали будући сценарији.

Торнадо графика је направљена од поређења поређана од највишег до најнижегОво се генерално користи за анализу осетљивости или поређење метрике из два извора (на пример, продаја различитих производа у две продавнице). Наслагани у опадајућем редоследу, они формирају неку врсту торнада који вам омогућава да на први поглед видите где су концентрисане највеће разлике.

Коначно, графика у стилу брзиномера, инспирисана контролним таблама аутомобила, приказује индикатор на луку подељеном на зоне (црвена, жута, зелена)Веома су популарни у финансијским контролним таблама за праћење кључних индикатора учинка (KPI), јер брзо показују да ли је вредност у прихватљивом опсегу или не, иако се морају користити са опрезом како би се избегло визуелно преувеличавање минималних промена.

Исти принцип важи за све ове напредне графике: Ако не разјасне поруку, најбоље је да их не користите.Циљ није да се извештај испуни визуелним „гаџетима“, већ да се боље саопште информације кључне за доношење одлука.

Опште најбоље праксе при раду са графиконима у Екселу

Без обзира на врсту графикона коју одаберете, постоји неколико смерница које Они ће вам помоћи да ваше визуелизације буду јасније, разумљивије и професионалније.избегавајући грешке које се стално виђају у презентацијама и извештајима.

Прво, он тврди да изворни подаци су поуздани, потпуни и ажурниНиједан графикон, колико год спектакуларан изгледао, неће надокнадити нетачне, застареле или лоше консолидоване податке. Ако је база података мањкава, графикон ће у најбољем случају бити обмањујући, а у најгорем опасан.

Друго, Увек бирајте врсту графике која најбоље представља порукуније визуелно најупечатљивије. Дајте предност брзом читању и интуитивном разумевању у односу на естетски утицај. Такође, покушајте да минимизирате број секундарних оса и дуплих размера, јер то често доводи до забуне и погрешних тумачења.

Треће, обратите пажњу на основни дизајн: Користите једноставну и доследну палету боја и елиминишите непотребне линије мреже.Избегавајте непотребне 3Д ефекте и сенчење. Сваки визуелни елемент који не пружа корисне информације је сметња која отежава тумачење.

Коначно, вежбајте емпатију са својом публиком. Запитајте се Шта тачно треба да види особа која ће читати извештај?Какав контекст има, колико времена ће му посветити и коју одлуку треба да донесу на основу тих података? Прилагођавање нивоа детаља, врсте графикона и начина на који се представља тој публици направиће разлику између извештаја који се лако заборавља и правог алата за управљање.

На крају крајева, кључ за избегавање грешака са Ексел графиконима није познавање свих егзотичних типова који постоје, већ Знати када избегавати оне који збуњују, када се одлучити за једноставније алтернативе и како применити неколико добрих пракси дизајна и квалитета података које ће учинити да ваше визуелизације испричају праву причу, без непотребних улепшавања и са максималном јасноћом.