Google Docs AI: Så här använder du artificiell intelligens i dina dokument

Informatec Digital » Resurser » Google Docs AI: Så här använder du artificiell intelligens i dina dokument

Om du använder Google Dokument dagligen har du förmodligen märkt att nya AI-drivna alternativ dyker upp överallt på sistone. Google integrerar Gemini och Workspace Labs i Google Dokument för att hjälpa dig skriva, sammanfatta och till och med lyssna på dina dokument utan ansträngning. Allt detta låter väldigt futuristiskt, men det väcker också frågor: vem kan använda det, hur fungerar det egentligen och vad händer med dina data?

I den här artikeln går vi steg för steg igenom alla funktioner inom artificiell intelligens som Google Docs erbjuder för närvarande : panelen "Hjälp mig skriva (Labs)", högläsning, ljudsammanfattningar genererade av Gemini, hur man skickar kommentarer, hur man inaktiverar dessa funktioner och vilken data som samlas in när du använder dem. Du kommer också att se tillägg som DocGPT , som tar AI-drivet skrivande i Google Docs ännu längre.

Vad är Google Workspace Labs och hur integreras det med Google Dokument?

Först och främst är det viktigt att förstå en sak: många av Google Docs AI-funktioner är en del av det experimentella Google Workspace Labs-programmet . Det är inte en funktion som är tillgänglig för alla, utan snarare en testmiljö för betrodda användare som går med på att testa nya funktioner.

För att kontrollera om du har åtkomst, öppna helt enkelt ett dokument i Google Dokument på din dator och leta i den vänstra sidofältet (eller i snabbmenyn) efter alternativet "Hjälp mig skriva (Labs)". Om du ser den här panelen betyder det att ditt konto är en del av programmet och du kan börja experimentera med de generativa AI-funktionerna.

Det är viktigt att förstå att Workspace Labs är en testmiljö, inte en slutprodukt . Google klargör detta: förslagen du ser representerar inte nödvändigtvis företagets officiella åsikt och bör inte tas som professionell rådgivning (medicinsk, juridisk, ekonomisk eller annan). Dessutom kan det generera felaktig, ofullständig eller olämplig information , så du bör alltid granska innehållet innan du använder det på allvar.

"Hjälp mig att skriva" i Google Dokument: AI för att skapa och skriva om innehåll

Inom Workspace Labs är stjärnfunktionen i Google Docs "Hjälp mig att skriva". Med den här assistenten kan du skriva ny text eller omvandla befintlig text med hjälp av Googles AI-modeller (Gemini och relaterad teknik). Den är dock för närvarande bara tillgänglig på datorer.

Det här verktyget integreras direkt i dokumentredigeraren. Från själva panelen kan du skapa utkast från grunden, omformulera stycken, förkorta eller utöka innehåll , ändra tonen eller begära specifik formatering som punktlistor. Det handlar i princip om att ha en skrivassistent inbäddad i Dokument, utan att någonsin lämna webbläsaren.

Tänk på att alla dessa funktioner är i testfasen, så kvaliteten på svaren kan variera kraftigt beroende på förfrågan . Google betonar att verktyget "lär sig" av användarfeedback, så din input är nyckeln till att förfina resultaten på medellång sikt.

Hur man använder AI för att skriva ny text från grunden

Om du vill att Google Dokument ska hjälpa dig att skapa innehåll där det inte finns något för närvarande kan du använda alternativet "Hjälp mig skriva" för att generera ny text . Processen är enkel och fokuserar på vad som kallas "förfrågningar" eller "uppmaningar".

För att börja, öppna ett dokument på din dator, placera markören där du vill infoga innehållet och klicka på "Hjälp mig skriva " i sidofältet. En ruta öppnas där du kan ange din begäran – det vill säga en instruktion på naturligt språk som anger vad du vill att AI:n ska skriva åt dig.

Möjligheterna är många: du kan begära allt från en dikt om en 6-årings liv till en "praktisk guide till att använda en gräsklippare" eller ett "tackbrev efter en jobbintervju". Ju tydligare och mer specifik begäran är, desto mer sannolikt är att resultatet kommer att vara nära det du hade i åtanke.

När du har skrivit din förfrågan klickar du på "Skapa ". På bara några sekunder genererar Google Dokument ett textutkast och visar det i förslagsfönstret. Därifrån kan du granska innehållet, redigera det manuellt eller ytterligare förfina det med hjälp av AI:ns inbyggda verktyg.

Efter den första genereringen har du flera ytterligare alternativ: du kan skicka kommentarer som anger om du tyckte att förslaget var bra eller dåligt , redigera begäran du gjorde i början för att generera en ny version, eller använda menyn "Förfina" för att omvandla den resulterande texten utan att behöva börja om från början.

Inom "Förfina" kan du välja olika inställningar: ändra tonen mellan formell och informell , sammanfatta innehållet för att fokusera på huvudpunkterna, organisera det som en punktlista, utöka det för att göra det mer omfattande och detaljerat, förkorta det för att göra det mer koncist eller prova "Försök igen", vilket genererar en helt ny version. I det sista fallet, kom ihåg att om du accepterar den nya versionen kommer du inte att kunna återgå till den föregående i Labs-gränssnittet.

När du är nöjd med det AI-genererade resultatet klickar du bara på "Infoga ". Texten placeras i ditt dokument där markören befinner sig, och du kan redigera den precis som i alla andra Google Docs-dokument.

Använd Google Docs AI för att skriva om och omvandla befintlig text

Förutom att skriva från grunden låter "Help Me Write (Labs)" dig skriva om text du redan har skapat . Detta är användbart om du har ett utkast som du inte är nöjd med, om du vill anpassa tonen för en annan publik eller om du behöver kondensera mycket information.

För att använda den här funktionen öppnar du dokumentet på datorn och markerar texten du vill ändra . När du har valt alternativet hittar du "Hjälp mig att skriva (Labs)" i sidofältet. Om du klickar på det visas en uppsättning specifika åtgärder som är utformade för att omvandla innehållet.

Bland de tillgängliga alternativen finns flera mycket praktiska: ”Ändra med en begäran”, vilket låter dig förklara exakt hur du vill ändra texten ; ”Omformulera” så att AI:n uttrycker samma sak med andra ord; ”Förkorta” för att få en kortare version; eller ”Utveckla” för att utöka och lägga till mer information.

Du har också stilkommandon som "Mer formell" eller "Mer informell ", perfekta för att anpassa text till ett arbetsmejl, institutionell kommunikation eller, omvänt, till sociala medier eller personliga meddelanden. Andra användbara alternativ inkluderar "Punktlista" för att konvertera stycken till en strukturerad lista och "Sammanfatta" för att markera huvudpunkterna i ett tätt textblock.

När AI:n genererar den nya versionen kan du betygsätta förslaget som bra eller dåligt , redigera din ursprungliga begäran för ytterligare förfining eller fortsätta göra ändringar med hjälp av knappen "Förfina". Det finns till och med ett alternativ för att "Försök igen" för att generera en annan variant av samma text.

I slutet av processen erbjuds du tre alternativ: "Ersätt" för att ersätta den genererade texten med originalet, "Infoga" för att lägga till den nya versionen under det befintliga innehållet, eller stäng panelen för att behålla texten som den var. På så sätt kan du jämföra versioner utan att förlora något arbete.

AI-driven dokumentläsning: funktionen "Lyssna" i Google Dokument

Utöver skrivandet tar Google artificiell intelligens till en annan dimension inom Dokument: att läsa dina dokument högt . Funktionen heter "Lyssna" och genererar naturliga ljudversioner av innehållet, utformade så att du kan konsumera texten utan att behöva titta på den på skärmen.

Den här funktionen är idealisk om du använder Google Dokument mer för att läsa än för att skriva, eller om du behöver granska innehåll medan du gör något annat (till exempel under en pendling eller när du utför monotona uppgifter). Geminis AI omvandlar texten till ljud med en polerad och relativt naturlig syntetisk röst.

För att använda det, öppna ditt dokument i skrivbordsversionen av Google Dokument och gå till menyn "Verktyg > Ljud > Lyssna på den här fliken" . Så snart du aktiverar alternativet börjar dokumentinnehållet spelas upp som om det vore kontinuerligt ljud.

Samtidigt visas en flytande spelare på skärmen som du kan flytta fritt runt i gränssnittet. Från denna lilla kontroll har du tillgång till åtgärder som att pausa eller återuppta uppspelning, hoppa framåt eller bakåt och justera hastigheten för att lyssna snabbare eller långsammare beroende på din takt.

En av de intressanta fördelarna är att du kan välja mellan olika röstprofiler , var och en med sin egen unika karaktär. Detta gör lyssningen mer behaglig och personlig, särskilt om du tillbringar många timmar om dagen med att lyssna på långa dokument.

Dessutom låter Google dig bädda in detta ljud direkt i själva dokumentet. Du kan infoga en anpassningsbar knapp som spelar upp innehållet utan att lämna sidan, vilket är mycket användbart om du arbetar i ett team och vill att andra samarbetspartners ska kunna lyssna på texten utan att behöva konfigurera den själva.

Ljudsammanfattningar genererade av Gemini i Google Dokument

Den andra viktiga nya funktionen relaterad till ljud är alternativet "Lyssna på dokumentsammanfattning" . Istället för att läsa hela dokumentet genererar Gemini en kort verbal sammanfattning av dess innehåll, inklusive information från flera länkade flikar när det är tillämpligt.

Dessa sammanfattningar varar vanligtvis bara några minuter och fokuserar på att lyfta fram de viktigaste idéerna i texten . Berättarstilen liknar den som används av Gemini i sin egen app, med en naturlig röst och ett tempo utformat för att hjälpa dig att snabbt ta till dig den viktigaste informationen.

Från den lilla spelaren som visas när du aktiverar funktionen kan du justera uppspelningshastigheten eller välja mellan olika röster och stilar: berättare, övertygande, coachliknande etc. Det är inte oändlig anpassning, men det räcker för att anpassa upplevelsen till det sammanhang du lyssnar i.

För att komma åt dessa ljudsammanfattningar i webbversionen av Google Dokument, gå till "Verktyg > Ljud > Lyssna på dokumentsammanfattning" . Dokument genererar sedan den AI-drivna sammanfattningen och visar en spelare med en tidslinje specifikt för den sammanfattningen.

Enligt Google är den här funktionen särskilt användbar för de som arbetar med långa dokument och inte har tid att läsa dem helt eller lyssna på en fullständig berättarröst. På bara några minuter kan du komma ikapp med mötesanteckningar, en teknisk rapport eller ett dokument som delats av ditt team.

Företaget nämner själva praktiska exempel: att använda ljudsammanfattningar för att granska anteckningar inför ett viktigt möte , sammanfatta långa rapporter och få tillgång till höjdpunkterna på kort tid, eller att göra det möjligt för chefer och ledare att fatta snabba beslut baserat på täta dokument.

Begränsningar och tillgänglighet för AI-drivna ljudfunktioner i Dokument

Allt detta låter mycket kraftfullt, men det finns flera viktiga begränsningar att tänka på innan du baserar ditt arbetsflöde på dessa funktioner. Den första är den maximala storleken på dokument som kan läsas med verktyget "Lyssna". För närvarande avbryts läsningen när dokumentet överstiger 20 000 tecken.

Det betyder att om du arbetar med mycket stora texter måste du dela upp dem i flera dokument för att kunna utnyttja läsfunktionen. Denna gräns är särskilt relevant för rapporter, långa manuskript eller avhandlingar, där det är lätt att överskrida den siffran.

En annan viktig begränsning är plattforms- och språktillgänglighet . Både fullständig läsning och ljudsammanfattningar är för närvarande begränsade till skrivbordsversionen av Google Dokument och det engelska språket. Om du vill använda dessa verktyg på mobilen eller på spanska måste du vänta på framtida uppdateringar.

Du bör också vara medveten om att inte alla Google-konton har åtkomst. Dessa funktioner är främst avsedda för professionella och utbildningsmässiga miljöer och erbjuds Google Workspace-kunder med specifika betalda abonnemang eller prenumeranter på Googles avancerade AI-tjänster.

De abonnemang som för närvarande stöder ljudsammanfattningar och AI-drivna läsfunktioner inkluderar Business Standard och Plus, Enterprise Standard och Plus, Google AI Ultra for Business- pluginet , Google AI Pro for Education- pluginet och Google AI Pro- och Ultra-prenumerationer. Dessa alternativ är för närvarande inte tillgängliga för gratiskonton.

Google har påbörjat den globala lanseringen av dessa funktioner i Dokument, med en uppskattad tidsram på cirka 15 dagar för att nå alla konton inom kvalificerade abonnemang. Precis som med andra AI-funktioner kan åtkomsten utökas senare, men det finns inga garantier för vanliga användare utan prenumeration i nuläget.

Skicka feedback på den AI-genererade texten och ljudet

Gemini och de andra modellerna som Google Workspace använder med AI är under kontinuerlig utveckling , och företaget själva medger att de ibland inte kan hantera din förfrågan korrekt eller att de kan erbjuda ohjälpsamma eller helt felaktiga förslag.

För att förbättra kvaliteten och säkerheten hos dessa verktyg uppmuntrar Google användare att ge feedback på det genererade innehållet . Precis under varje textblock som produceras av AI:n (eller länkat till ljudupplevelsen) ser du alternativen "Bra förslag" eller "Dåligt förslag".

Om du väljer ”Dåligt förslag” öppnas ett litet formulär där du kan ange vilken typ av problem som upptäckts (felaktigheter, stötande innehåll, olämplig information etc.) och lägga till ytterligare kommentarer med mer sammanhang. Denna information hjälper företaget att justera sina modeller och tillämpa mer effektiva filter.

Längst ner i feedbackflödet hittar du en länk som säger "Vilken data kommer att bifogas?". Därifrån kan du granska exakt vilken information som skickas tillsammans med din feedback: till exempel utdrag ur inlägget, genererad text och viss kontextuell data . Om du inte vill att detta ska inkluderas kan du avmarkera rutan som säger "Bifoga insamlad data till din feedback för att hjälpa oss att förbättra produktupplevelsen".

I ett senare steg ser du även ett alternativ för "Ytterligare sammanhang (innehåll som används som referens för att skapa resultat)." Återigen kan du bestämma om du vill inkludera detta sammanhang i inlämningen eller utelämna det. Slutligen klickar du bara på "Nästa" och sedan på "Skicka" för att slutföra processen.

Om du vill skicka mer allmän feedback, inte bara om ett specifikt resultat, kan du gå till toppmenyn i Google Dokument och använda "Hjälp > Hjälp oss att förbättra Dokument" . Och om du upptäcker ett juridiskt problem (till exempel upphovsrättsproblem eller olagligt innehåll) finns det ett specifikt sätt att skicka in en formell begäran till Google.

Sekretess och data: vad Google samlar in när du använder Workspace Labs i Dokument

En av de största problemen kring AI i Google Dokument är hanteringen av personuppgifter och innehållet i dina dokument . Google är ganska tydliga med att förklara vad som samlas in när du använder "Hjälp mig skriva (Labs)" och andra relaterade funktioner i Workspace Labs-miljön.

När du använder dessa verktyg kan Google använda och lagra de förfrågningar du anger eller väljer , texten du väljer att skriva om, innehållet som genereras av själva AI:n, innehållet från ditt dokument som har använts som referens och de kommentarer du skickar in om resultaten.

Denna data används för att erbjuda, förbättra och utveckla Googles maskininlärningsprodukter, tjänster och tekniker . Med andra ord används den inte bara för att finjustera den specifika funktionaliteten i Docs, utan även för andra bredare AI-initiativ som företaget driver.

Google anger att dina Workspace Labs-data också kan läsas, betygsättas, kommenteras och granskas av mänskliga granskare . De specificerar dock att när poster som valts ut av företaget självt (enligt beskrivningen i sekretessmeddelandet) används för att generera resultat, aggregerar eller pseudonymiserar de det innehållet och resultaten innan de skickas till mänsklig granskning, såvida du inte uttryckligen skickar in dem som en del av din feedback.

Av alla dessa skäl rekommenderar Google att du inte inkluderar personlig, konfidentiell eller känslig information i dina förfrågningar eller i det innehåll du avser att behandla med Workspace Labs-funktioner. I slutändan, även med pseudonymiseringsprocesser och interna kontroller, kan denna information fortfarande användas av AI-system och i vissa fall granskas av en människa.

Om du är särskilt bekymrad över dessa aspekter är det en bra idé att noggrant granska Google Workspace Labs sekretessmeddelande och villkor för personliga konton eller företagskonton. Dessa dokument beskriver i detalj hur data används, hur länge de lagras och dina rättigheter som användare.

Så här stänger du av "Hjälp mig skriva" och avslutar Workspace Labs

Om du efter att ha provat AI-funktionerna i Dokument bestämmer dig för att du hellre inte vill använda Workspace Labs , har du möjlighet att lämna programmet. Detta är dock ett viktigt beslut eftersom det för närvarande innebär att du permanent förlorar åtkomsten till alla dess funktioner om du lämnar Workspace Labs.

Med andra ord, om du lämnar Workspace Labs kommer inte bara "Hjälp mig skriva" i Google Dokument att inaktiveras, utan du kommer också att sluta se andra experimentella AI-funktioner som är kopplade till ditt konto. Dessutom uppger Google att du inte kommer att kunna gå med i programmet igen med samma konto.

Om du funderar på att lämna programmet på grund av integritets- eller innehållskontrollproblem är det lämpligt att noggrant väga för- och nackdelar. Du kan fortsätta använda Dokument på traditionellt sätt utan att tillgripa AI-instrumentpaneler, men om du vill vara säker på att ditt innehåll inte bearbetas via Workspace Labs är det mest direkta sättet att officiellt lämna programmet.

Gemini i Dokument: Grammatikkorrigering och skrivförbättring

Utöver sina funktioner för att generera masstexter positionerar sig Gemini även som en assistent för att förbättra kvaliteten på ditt skrivande . Liksom andra språkmodeller (LLM) kan den upptäcka grammatiska fel, stavfel och problem med verbtempo eller interpunktion.

Du kan be den att granska en text du redan har skrivit och korrigera den direkt eller föreslå bättre skrivna alternativ. Detta är särskilt användbart om du skriver på flera språk, eftersom AI hjälper till att bibehålla en mer naturlig stil och undvika obekväma frasvändningar eller alltför bokstavliga översättningar.

Dessutom gör möjligheten att kombinera denna recension med tonval (mer formellt eller mer informellt) Gemini till en intressant allierad för att anpassa samma innehåll till olika sammanhang: seriösa rapporter, intern kommunikation, blogginlägg, sociala medier etc.

Externa plugins: DocGPT som AI-assistent i Google Docs

Googles inbyggda funktioner är inte det enda sättet att använda AI i Dokument. Det finns tillägg från tredje part som DocGPT, en skrivassistent baserad på OpenAI:s GPT-4/ChatGPT som integreras direkt i Google Dokument- och Kalkylark-miljön.

Denna plugin lovar att hjälpa dig med en mängd olika uppgifter: generera idéer till blogginlägg , skriva kompletta stycken, rensa listor med namn, adresser eller företag, klassificera åsikter med sentimentanalys, sammanfatta recensioner, skriva svar på onlinekommentarer eller testa alternativa versioner av samma förslag.

Den är också utformad för dig som arbetar med reklamtexter och digital marknadsföring : den kan hjälpa dig med texter för Google- och Facebook-annonser, SEO-metadata (titlar och beskrivningar), landningssidestexter eller till och med med kataloghantering för webbutiker på plattformar som Shopify eller Amazon.

Rent dokumentära låter DocGPT dig skapa dispositioner för ett innehåll , utöka artiklar, utkasta e-postmeddelanden eller blogginlägg, sammanfatta mötesanteckningar, översätta innehåll till flera språk eller ändra den övergripande stilen på en text för att bättre passa din publik.

Pluginet utnyttjar avancerad språkgenereringsteknik, vilket gör det möjligt att producera flytande, människoliknande text på över två dussin språk. Det stöder till och med mer specifika användningsområden, som att skriva manus för YouTube- och TikTok-videor, vilket hjälper till att skapa engagerande manus som är anpassade till ett visst varumärke.

Dessutom innehåller den funktioner som är utformade för att förenkla arbetsflödet , såsom dokumentformatering, automatiserad datatillägg och uppdatering samt schemaläggning av påminnelser och viktiga datum. En betydande del av dess värde ligger också i dess SEO-funktioner: DocGPT kan föreslå nyckelord och fraser relaterade till ditt ämne för att förbättra sökmotorrankingen.

I slutändan presenteras det som ett kraftfullt verktyg för upptagna människor som behöver spara tid, förbättra sitt skrivande och optimera innehåll utan att lämna Googles ekosystem. Det är dock viktigt att komma ihåg att Google Docs är ett registrerat varumärke som tillhör Google LLC och att dessa tredjepartstillägg har sina egna villkor och sekretesspolicyer.

Kombinationen av Gemini, Workspace Labs, ljudfunktioner och tillägg som DocGPT förvandlar Google Docs till mer än bara en molnbaserad textredigerare: det har blivit en AI-driven skrivhubb där du kan utarbeta, skriva om, lyssna på, sammanfatta och optimera nästan alla typer av dokument. Att förstå hur varje komponent fungerar, dess begränsningar och sekretesskonsekvenser är nyckeln till att få ut det mesta av den utan att förlora kontrollen över ditt innehåll.