Vad är anonyma djur på Google Drive och hur man kontrollerar dem

Informatec Digital » Resurser » Vad är anonyma djur på Google Drive och hur man kontrollerar dem

Om du någonsin har arbetat i lugn och ro med ett dokument, kalkylblad eller en presentation och plötsligt sett en djurikon med ett konstigt namn dyka upp i det övre högra hörnet , blev du förmodligen lite rädd. Dessa nyfikna besökare är de så kallade "anonyma djuren" på Google Drive , och även om de kan dra till sig uppmärksamhet betyder de inte nödvändigtvis att du har blivit hackad eller något liknande.

Google har beslutat att lägga till en touch av humor till något så seriöst som behörighetshantering genom att visa oidentifierade användare som djur med söta namn: Anonym Skunk, Anonym Koala, Anonym Kanin, Anonym Kraken… Bakom var och en av dessa finns en riktig person som tittar på din fil, men av olika anledningar visas de inte med sitt namn eller Google-konto. Låt oss titta närmare på vad de är exakt, varför de visas och hur du kan hålla allt under kontroll.

Vad är anonyma djur på Google Drive?

Anonyma djur är i huvudsak användare som tittar på eller redigerar en Google-fil (Dokument, Kalkylark eller Presentationer) utan att identifieras av ett konto som är synligt för dig. Istället för att visa deras namn och profilbild representerar Google dem med en djursilhuett och en etikett som "anonym valross" eller "anonym ekorre".

Detta händer särskilt när dokumentet delas via en offentlig länk eller en som är tillgänglig för alla med länken . I dessa fall kan Google inte alltid koppla användarens aktivitet till ett specifikt namn för dig, så de använder detta system med anonyma "husdjur" för att indikera att någon annan för närvarande har åtkomst till filen.

Bakom varje djur finns en användare som helt enkelt kan läsa eller redigera innehållet, beroende på filens konfigurerade behörigheter . Systemet för anonyma djur i sig medför ingen risk; det som gör skillnaden är vilken typ av åtkomst du har beviljat dokumentet.

Ett tag använde Google bara färger för att skilja ut varje person som var kopplad till ett delat dokument . Allt eftersom deras samarbetsverktyg utvecklades bestämde sig företaget för att göra det mer visuellt och intuitivt, och började associera varje oidentifierad användare med ett djur, förutom att ge dem en egen ikon.

Listan är ganska lång och varierad: bergsget, leguan, koala, lemur, krokodil, myrslok, dinosaurie, delfin, anka, elefant, iller, räv, groda, giraff, igelkott, flodhäst, hyena, schakal, leopard, tiger, lama, manat, mink, apa, orangutang, utter, panda, pingvin, bältdjur, axolotl, grävling, fladdermus, bäver, buffel, kamel, kameleont, gepard, ekorre, chinchilla, chupacabra, skarv, prärievarg, kråka, dingo, näbbdjur, pytonorm, tvättbjörn, noshörning, får, näbbmus, skunk, sköldpadda, valross, varg, fickjordrotta… Var och en av dessa namn kan visas som "anonyma" i dina dokument.

Varför dyker okända användare eller anonyma djur upp?

När du ser en användare du inte känner igen, oavsett om det är ett ovanligt namn eller till och med ett anonymt djur , beror det oftast på hur du delade filen och hur den andra personen fick åtkomst till den. Google listar flera typiska situationer där detta kan hända, och det är bra att vara medveten om dem för att undvika överraskningar.

En av de vanligaste orsakerna är att filen delades med en distributionslista eller e-postlista . I dessa fall skickas dokumentet till en hel grupp (till exempel ett arbetslag eller en klass), och när någon från den listan öppnar filen via den allmänna länken kan de visas som en anonym användare om det inte finns någon individuell inbjudan eller om de inte är inloggade med sitt vanliga konto.

Det är också mycket vanligt att ett anonymt djur visas eftersom filen har delats med någon som inte har ett Google-konto eller inte är inloggad . Om den personen öppnar länken kommer de att kunna komma åt filen enligt de behörigheter du har gett dem (visa, kommentera eller redigera), men Google kan inte visa deras riktiga namn högst upp, därav djurikonen.

Ett annat mycket vanligt scenario är att någon med redigeringsbehörighet eller åtkomst till länken har vidarebefordrat den till tredje part. Tänk dig att du delar ett arbetsdokument med en kollega, och de i sin tur skickar länken vidare till en annan person i sitt team utan att berätta för dig. Den här nya personen kan logga in som en anonym användare och visas för dig som "anonym räv" eller något annat djur medan hen granskar innehållet.

Du kan också se ett okänt namn istället för din vanliga kontakt eftersom personen har ändrat sitt Google-kontonamn . Om du misstänker att det kan vara någon du känner kan du kontrollera deras e-postadress i inställningarna för "Delning" i själva filen för att ta reda på det.

I många fall är orsaken till denna obehöriga åtkomst att filen är konfigurerad som "offentlig på webben" eller "tillgänglig för alla med länken ". I dessa delningslägen kan alla som tar emot länken, kopierar den eller hittar den komma åt och visa (eller till och med redigera) filen enligt de alternativ du har valt, även om systemet visar den som en anonym fil.

Hur Google identifierar anonyma djur

När du ser djurikoner i den översta fältet i Google Dokument, Kalkylark eller Presentationer, indikerar Google faktiskt att det finns användare som har öppnat filen utan en personlig inbjudan eller utan att deras profil är synlig för dig . Det betyder inte att systemet inte känner till dem; det betyder helt enkelt att du, som ägare eller redigerare, bara kommer att se dem genom denna generiska representation.

Google skiljer tydligt mellan individuellt inbjudna användare och användare som går med via en delad länk . Personer som du har skickat en personlig e-postinbjudan till visas med deras namn och, om de har ett, deras profilbild. De som går med enbart via en allmän länk, utan en direkt inbjudan, visas däremot som anonyma användare.

Detta beteende gäller även när dokumentet är öppet för "alla med länken" eller "alla på internet kan hitta och visa det ". I dessa fall kontrollerar du inte individuellt vem som får åtkomst till det, så Google listar inte deras riktiga namn utan grupperar dem under djuralias så att du kan se hur många personer som är anslutna samtidigt och vilka delar av dokumentet de tittar på.

Färg- och djursystemet låter dig enkelt identifiera vilka textavsnitt varje användare granskar i realtid . Varje anonymt djur har sin egen markör, markering och ikonfärg, så även om du inte ser dess riktiga namn kan du följa dess handlingar i filen.

Det är viktigt att notera att du bara kan se personers riktiga namn om du uttryckligen ger dem åtkomst via en personlig inbjudan eller om de är med i en e-postlista som är kopplad till specifika e-postadresser. Annars kommer de att fortsätta att visas som anonyma djur, även om du kan gissa vilka de är utifrån sammanhanget.

Om du någonsin vill kontrollera om ett okänt namn i din fil tillhör någon du känner kan du öppna dialogrutan "Dela" och granska de e-postadresser som har åtkomst . I det avsnittet, om du håller muspekaren över en användares namn, visas deras e-postadress, så att du kan bekräfta om det är den person du sökte efter.

Typiska situationer där anonyma djur dyker upp

I praktiken tenderar anonyma djur att dyka upp när delade länkar och dokument som är konfigurerade för bred åtkomst används intensivt . Detta är mycket vanligt i studiemiljöer, samarbetsmiljöer eller öppna projekt där det är önskvärt att många personer ska kunna visa eller redigera samtidigt.

Om du till exempel är lärare eller utbildare och delar ett dokument med en hel klass via en länk på en utbildningsplattform eller i ett massutskick av e-post , kan de flesta av dina elever komma åt det utan att du behöver bjuda in dem individuellt. När de börjar komma åt dokumentet ser du "anonym panda", "anonym delfin", "anonymt får" och andra paradera överst medan de konsulterar eller fyller i informationen.

I företag och arbetsteam är det också vanligt att använda generiska länkar så att alla i teamet kan komma åt dem. Kanske delar någon från personalavdelningen ett kalkylblad med länken i en intern chatt så att alla som behöver det kan konsultera det. Om personer inte loggar in med sitt huvudkonto eller om åtkomsten inte är begränsad till specifika användare, kommer du att se dessa kollegor som anonyma användare.

I mer öppna projekt, som offentliga samarbetsdokument, formulär med delade resultat eller communityguider, är anonyma djur praktiskt taget vanliga. Vem som helst med länken kan gå med, och du får bara en uppfattning om hur många som deltar tack vare de djurikoner som dyker upp och försvinner i realtid.

Det finns också mer vardagliga fall, som när du delar ett dokument med en vän som inte har ett Gmail-konto, eller som öppnar det från ett inkognitofönster i webbläsaren utan att logga in . Även om de är någon du litar på kommer Google att se dem som en anonym besökare och därför tilldela dem ett av dessa söta djuralias.

Risker och missförstånd: Är anonyma djur farliga?

Att se en "anonym kraken" eller en "anonym skunk" ströva omkring i ditt dokument kan ge intrycket av att någon har gjort inbrott, men närvaron av dessa anonyma djur innebär inte i sig någon dataintrång eller säkerhetsintrång . Det är helt enkelt Googles sätt att visa användare vars identitet inte är kopplad till ett namn som är synligt för dig.

Problemet ligger inte i själva djuret, utan i filens delningsbehörigheter . Om dokumentet är inställt på offentligt eller tillgängligt för alla via länken är det normalt att se anonyma djur, eftersom det betyder att du har tillåtit den typen av bred åtkomst.

Men om du börjar se oväntade anonyma användare i en fil som du trodde var privat , kan det vara ett tecken på att dokumentet delas med fler personer än du insåg, eller att någon med åtkomst har vidarebefordrat det utan att berätta för dig. I så fall bör du granska delningsinställningarna och justera behörigheterna.

En annan vanlig missuppfattning är att eftersom de är anonyma kan dessa användare inte lämna spår eller har inga begränsningar. I verkligheten beror deras förmåga att agera i filen på vad du har ställt in: om de bara har läsbehörighet kommer de inte att kunna redigera eller ta bort något ; om du har tillåtit dem att redigera kommer de att kunna ändra innehållet, precis som vilken annan redigerare som helst.

Ur ett integritetsperspektiv loggar Google internt aktivitet för att upprätthålla tjänstens säkerhet, men du kommer bara att se "djuret" som sådant. Om du är orolig för vem som kan titta på ett känsligt dokument är lösningen inte så mycket att "jaga" det anonyma djuret som att ordentligt begränsa vem som kan ta emot länken och vad de kan göra i filen.

Så här begränsar du vem som kan visa eller redigera din fil

Om du vill minska eller eliminera förekomsten av anonyma djur i dina dokument är nyckeln att justera delningsbehörigheterna så att endast de personer du väljer kan komma åt dem . Google Drive erbjuder flera alternativ för att styra detta med stor precision.

Det säkraste sättet att hantera åtkomst är att skicka personliga inbjudningar till specifika e-postadresser . Istället för att dela en offentlig länk lägger du till användare en efter en som ska kunna visa, kommentera eller redigera filen. På så sätt visas de med sina namn och inte som anonyma användare när de öppnar den.

En annan viktig åtgärd är att, när det är möjligt, undvika läget "alla med länken kan visa/redigera". Den här inställningen är mycket praktisk för snabb delning, men den öppnar dörren för att länken cirkulerar mer än avsett, och potentiellt hamnar hos främlingar – eller åtminstone oidentifierade användare – inuti ditt dokument.

Om du redan har delat en fil och börjar se för många okända användare kan du ändra behörigheterna när som helst med knappen "Dela" . Där kan du återkalla allmän åtkomst, begränsa den till specifika personer, ändra åtkomstnivån från "redigerare" till "läsare" eller till och med sluta dela filen helt och hållet.

I dokument där du bara vill att folk ska läsa men inte redigera något är det lämpligt att konfigurera skrivskyddat alternativ . På så sätt kan någon inte ändra innehållet även om de öppnar dokumentet via en bred länk och visas anonymt. Detta är särskilt användbart för rapporter, manualer eller informationsdokument som inte kräver gemensam redigering.

Slutligen är det en bra idé att då och då kontrollera Google Drives avancerade delningsalternativ . Där kan du se vem som kan dela filen, vem som kan lägga till nya användare och om det finns några ärvda behörigheter från överordnade mappar som kan påverka den. En snabb granskning av dessa alternativ kan bespara dig mycket problem med åtkomst.

Bästa praxis för att undvika överraskningar med anonyma djur

Utöver att konfigurera behörigheter korrekt finns det ett antal bästa metoder som hjälper dig att hålla dina Google Drive-dokument under kontroll och minimera risken för att oväntade användare dyker upp. Det handlar inte om att leva i rädsla, utan om att vara tydlig med vem som har åtkomst till dina dokument och varför.

En av de första rekommendationerna är att noga tänka igenom vem du ska ge åtkomst till innan du delar en länk . Om innehållet är känsligt eller personligt är det bäst att ta några sekunder för att ange e-postadresserna till de specifika personer som ska se det, istället för att tillgripa det typiska "alla med länken kan komma åt den".

Försök när det är möjligt att skicka filer via personliga inbjudningar snarare än offentliga länkar . Detta enkla steg säkerställer att när du öppnar dokumentet ser du de riktiga namnen på de personer som är anslutna, inte en samling djur vars identiteter du inte riktigt känner igen.

En annan bra vana är att granska standardbehörigheterna du ger när du delar hela mappar . Ibland är en hel mapp öppen för många fler personer än du tror, ​​och när du skapar en ny fil i den ärver den den konfigurationen. Detta kan resultera i dokument som skapas med bredare åtkomst än avsett.

Om ni arbetar i ett team kan det vara bra att komma överens om några interna regler för hur länkar delas . Till exempel att bestämma att dokument inte vidarebefordras utanför gruppen utan att först rådfråga ägaren, eller att filer med känsliga uppgifter aldrig lämnas i "någon med länken"-läge. Dessa små regler minskar risken för obehörig åtkomst avsevärt.

Slutligen, om du stöter på ett anonymt djur i en viktig fil, ta det som ett tecken att kort granska dina delningsinställningar och bekräfta att allt är som det ska. Det behöver inte vara något allvarligt, men det är en bra ursäkt för att se till att endast rätt personer kan se eller redigera innehållet.

Genom att förstå vad anonyma djur är, varför de dyker upp och hur du hanterar dem kan du dra full nytta av Google Drives samarbete i realtid utan att kompromissa med säkerheten och integriteten för dina filer. Med korrekt konfigurerade behörigheter och ansvarsfull användning av länkar kommer dessa djur att upphöra att vara ett mystiskt hot och helt enkelt bli en vänlig kuriosa som indikerar att andra arbetar med dig på samma dokument.