กลยุทธ์การสำรองข้อมูล: คู่มือภาคปฏิบัติและครอบคลุม

อินฟอร์เมเทค ดิจิตอล » Recursos » กลยุทธ์การสำรองข้อมูล: คู่มือภาคปฏิบัติและครอบคลุม

การสูญเสียข้อมูลสำคัญไม่ใช่สิ่งที่เกิดขึ้นกับคนอื่นเท่านั้น ไฟไหม้ ความล้มเหลวของฮาร์ดแวร์ การโจมตีด้วยมัลแวร์เรียกค่าไถ่ หรือแม้แต่การลบโฟลเดอร์โดยไม่ได้ตั้งใจ ก็อาจทำให้บริษัทประสบปัญหาได้ในเวลาเพียงไม่กี่นาที ในปัจจุบัน ข้อมูลเป็นรากฐานของการดำเนินงานเกือบทุกด้าน ไม่ว่าจะเป็นการเรียกเก็บเงิน บริการลูกค้า การตลาด โลจิสติกส์ ทรัพยากรบุคคล... หากข้อมูลหยุดชะงัก ธุรกิจทั้งหมดก็จะได้รับผลกระทบ

ดังนั้น การมีกลยุทธ์การสำรองข้อมูลที่ออกแบบมาอย่างดีจึงไม่ใช่แค่ "ส่วนเสริม" ทางเทคนิคอีกต่อไป แต่เป็นองค์ประกอบพื้นฐานของการบริหารความเสี่ยง การปฏิบัติตามกฎระเบียบ และความต่อเนื่องทางธุรกิจ มาดูกันทีละขั้นตอนว่าคุณควรพิจารณาอะไรบ้าง มีวิธีการใดบ้าง วิธีการผสานรวมวิธีการเหล่านั้น ข้อผิดพลาดที่ควรหลีกเลี่ยง และวิธีการแปลงทั้งหมดนี้ให้เป็นแผนที่สมจริงและยั่งยืน

เหตุใดการสำรองข้อมูลจึงเปรียบเสมือนประกันชีวิตสำหรับข้อมูลของคุณ

ในแต่ละวัน องค์กรต่างๆ สร้างและประมวล ผลข้อมูลจำนวนมหาศาล ไม่ว่าจะเป็นฐานข้อมูลลูกค้า เอกสารภายใน โครงการ อีเมล ระบบ SaaS… ข้อมูลเหล่านี้เป็นเชื้อเพลิงที่ช่วยให้เราตัดสินใจ นำเสนอบริการ ขาย และสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้า

หากคุณลองคิดดูสักครู่ การที่ข้อมูลนั้นไม่สามารถใช้งานได้กะทันหันอาจก่อให้เกิดปัญหาได้ตั้งแต่ความไม่สะดวกเล็กน้อย (เช่น รายงานล่าช้า) ไปจนถึงหายนะทางธุรกิจอย่างแท้จริง (เช่น ไม่สามารถออกใบแจ้งหนี้ ไม่สามารถเข้าถึงสัญญา พลาดกำหนดเวลาทางกฎหมาย หรือสูญเสียหลักฐานสำคัญ)

นอกจากนี้ การสำรองข้อมูลไม่เพียงแต่ช่วยป้องกันภัยพิบัติที่ "มองเห็นได้" เช่น ไฟไหม้หรือน้ำท่วมเท่านั้น แต่ยังทำหน้าที่เป็นตาข่ายนิรภัยป้องกันความผิดพลาดของมนุษย์ในชีวิตประจำวันการลบโดยไม่ตั้งใจ การเสียหายของไฟล์ หรือการอัปเดตที่ล้มเหลว ซึ่งเกิดขึ้นบ่อยกว่าที่สาธารณชนรับรู้กันเสียอีก

สิ่งที่กำลังตกอยู่ในความเสี่ยงอย่างแท้จริงคือ: การหยุดชะงักของระบบ ภัยพิบัติ และการโจมตีทางไซเบอร์

ลองนึกภาพสถานการณ์ที่เกิดเหตุไฟไหม้ในศูนย์ข้อมูลหรือห้องเซิร์ฟเวอร์ของคุณหากไม่มีการสำรองข้อมูลที่ทันสมัยและจัดเก็บไว้ภายนอก คุณอาจสูญเสียผลงานหลายปี บันทึกบัญชี ประวัติลูกค้า และทุกสิ่งทุกอย่างที่เป็นข้อมูลสำคัญสำหรับธุรกิจของคุณ ผลกระทบไม่ได้มีเพียงแค่ด้านการเงินเท่านั้น แต่ยังส่งผลเสียต่อชื่อเสียงและความน่าเชื่อถืออีกด้วย

นอกจากนี้ยังต้องพิจารณาถึงการเพิ่มขึ้นของการโจมตีทางไซเบอร์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งแรนซัมแวร์ซึ่งเข้ารหัสข้อมูลและทำให้ไม่สามารถเข้าถึงได้จนกว่าจะมีการจ่ายค่าไถ่ และแม้ว่าจะจ่ายเงินแล้ว ก็ไม่มีการรับประกันว่าข้อมูลจะถูกกู้คืนได้ ผลการศึกษาล่าสุดหลายชิ้นแสดงให้เห็นว่าองค์กรจำนวนมากที่จ่ายค่าไถ่ไม่สามารถกู้คืนข้อมูลทั้งหมดได้และบางแห่งถูกบังคับให้จ่ายค่าไถ่หลายครั้ง

ผลที่ตามมาจากการขาดการปกป้องข้อมูลที่แข็งแกร่ง ได้แก่การสูญเสียรายได้โดยตรง (ทุกชั่วโมงที่ระบบหยุดทำงานหมายถึงยอดขายที่สูญเสียไป) ความเสียหายต่อแบรนด์ (ลูกค้าที่ไม่เข้าใจว่าทำไมบริการของคุณจึงใช้งานไม่ได้ หรือทำไมข้อมูลของพวกเขาจึงรั่วไหล) และความล่าช้าในการดำเนินงานที่ต่อเนื่อง (ห่วงโซ่อุปทานหยุดชะงัก โครงการถูกบล็อก ค่าปรับสำหรับการไม่ปฏิบัติตามกำหนดเวลาหรือข้อบังคับ)

บทบาทของการสำรองข้อมูลบนคลาวด์ในโลกที่กระจายตัวมากขึ้นเรื่อยๆ

ในยุคที่องค์กรต่างๆกระจายตัวอยู่ตามภูมิภาคต่างๆ มากขึ้น และมีทีมงานที่ทำงานจากระยะไกลการพึ่งพาการสำรองข้อมูลในพื้นที่เพียงอย่างเดียวจึงเป็นการเสี่ยงอย่างมาก ระบบคลาวด์จึงเป็นอีกหนึ่งชั้นของการป้องกัน โดยช่วยให้คุณสามารถจัดเก็บข้อมูลสำรองไว้ในโครงสร้างพื้นฐานที่อยู่ห่างไกลจากสำนักงานหลักของคุณได้

ข้อได้เปรียบที่สำคัญอีกประการหนึ่งคือการสำรองข้อมูลแบบอัตโนมัติ โซลูชันคลาวด์หลายแห่งอนุญาตให้คุณกำหนดนโยบายในการสำรองข้อมูลแบบเพิ่มทีละส่วนหรือแบบเต็มรูปแบบ ขึ้นอยู่กับความสำคัญของแต่ละระบบ ซึ่งจะช่วยลดความเสี่ยงจากการมองข้ามและข้อผิดพลาดที่เกิดจากมนุษย์

หลักการพื้นฐานของกลยุทธ์การสำรองข้อมูล: กฎ 3-2-1, 3-2-1-1-0 และ 4-3-2

กลยุทธ์การสำรองข้อมูลที่ดีไม่ได้หมายความถึงแค่ "การสำรองข้อมูลเป็นครั้งคราว" เท่านั้น แต่ต้องมีเกณฑ์ที่ชัดเจนสำหรับความซ้ำซ้อน สถานที่จัดเก็บ และการตรวจสอบ มีหลักการทั่วไปหลายข้อที่ใช้กันอย่างแพร่หลายและสามารถใช้เป็นแนวทางได้

กฎ 3-2-1 แบบคลาสสิก

กฎการสำรองข้อมูลแบบ 3-2-1ที่เรียกกันโดยทั่วไปนั้นถือเป็นมาตรฐานที่ใช้กันอย่างแพร่หลายในการปกป้องข้อมูล สามารถสรุปได้ง่ายๆ ในสามประเด็นดังนี้:

• 3 เล่ม ของข้อมูลของคุณ: ข้อมูลต้นฉบับและสำเนาสำรองอย่างน้อยสองชุด
• การสนับสนุน 2 ประเภทที่แตกต่างกันตัวอย่างเช่น ดิสก์ภายในเครื่องและการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ หรือ NAS และเทปบันทึกข้อมูล
• สำเนาภายนอก 1 ชุด: จัดเก็บไว้ในสถานที่ทางกายภาพหรือทางภูมิศาสตร์อื่น (เช่น ระบบคลาวด์ ศูนย์ข้อมูลอื่น สำนักงานระยะไกล…)

แนวทางนี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อกระจายความเสี่ยงแม้ว่าสำเนาชุดหนึ่งจะเสียหายหรืออุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลทำงานผิดพลาด ก็ยังมีสำเนาอีกชุดหนึ่งให้ใช้งานได้ และหากเกิดภัยพิบัติขึ้นที่สำนักงานใหญ่ สำเนาที่จัดเก็บไว้ภายนอกก็จะยังคงอยู่ครบถ้วนและพร้อมสำหรับการกู้คืน

เหตุผลที่ควรศึกษาเพิ่มเติม: กฎ 3-2-1-1-0

ภัยคุกคามในปัจจุบัน โดยเฉพาะแรนซัมแวร์ที่พยายามเข้ารหัสทั้งข้อมูลหลักและข้อมูลสำรอง ทำให้หลายองค์กรนำกฎ 3-2-1-1-0 มาใช้ ซึ่งเพิ่มแนวคิดอีกสองประการ:

• Un เพิ่มเติม “1” ซึ่งหมายถึงการมีสำเนาเพิ่มอีก 1 ชุด ตัดการเชื่อมต่อ (ออฟไลน์) แยกออกจากกันทางตรรกะ หรือจัดเก็บในที่เก็บข้อมูลที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้
• El “0” หมายถึงไม่มีข้อผิดพลาดเลย ในสำเนาเหล่านั้น กล่าวคือ ตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอว่าไฟล์สำรองสามารถกู้คืนได้และไม่เสียหาย

โดยปกติแล้ว ข้อมูลสำรองเพิ่มเติมนี้จะเป็นสำเนาที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ หรือเป็นสำเนาที่แยกออกจากเครือข่ายโดยสิ้นเชิงซึ่งมัลแวร์ไม่สามารถเข้าถึงได้ แม้ว่าจะโจมตีระบบการผลิตและสำเนาอื่นๆ ที่เชื่อมต่ออยู่ก็ตาม

แนวทาง 4-3-2: เพิ่มเลเยอร์มากขึ้นสำหรับสภาพแวดล้อมที่มีความสำคัญสูง

ในบริษัทที่มีข้อกำหนดด้านความพร้อมใช้งานสูงมาก แนวคิด 4-3-2 กำลังถูกนำมาใช้มากขึ้นเรื่อยๆ :

• รวมทั้งหมด 4 ชุด ของข้อมูลสำคัญ
• 3 สถานที่ที่แตกต่างกันตัวอย่างเช่น ระบบภายในองค์กร (on-premise), ผู้ให้บริการจัดการระบบ (MSP) และระบบคลาวด์สาธารณะ
• 2 แห่งนอกสำนักงานใหญ่ของคุณ กุญแจสำคัญในการเสริมสร้างความสามารถในการรับมือกับภัยพิบัติในระดับภูมิภาค

โมเดลนี้ได้รับการออกแบบมาเพื่อลดจุดอ่อนที่อาจเกิดความล้มเหลวได้ง่ายและช่วยให้การดำเนินงานต่อเนื่องได้แม้ในกรณีเกิดเหตุการณ์ร้ายแรงหรือการโจมตีโดยเจาะจงเป้าหมาย

ประเภทของการสำรองข้อมูล: แบบเต็ม, แบบเพิ่มทีละส่วน, แบบส่วนต่าง และแบบเพิ่มทีละส่วนตลอดไป

นอกจากการตัดสินใจว่าจะสร้างสำเนาจำนวนเท่าใดและเก็บไว้ที่ใดแล้ว กลยุทธ์ที่ดีจำเป็นต้องเลือกวิธีการจัดเก็บข้อมูลด้วย การสำรองข้อมูลทุกอย่างทุกครั้งไม่เหมือนกับการสำรองข้อมูลเฉพาะส่วนที่เปลี่ยนแปลง และสิ่งนี้ส่งผลต่อเวลาในการสำรองข้อมูล พื้นที่จัดเก็บ และความเร็วในการกู้คืน

สำรองข้อมูลทั้งหมด

การสำรองข้อมูลแบบเต็มจะสร้างสำเนาที่สมบูรณ์ของข้อมูลที่เลือกทั้งหมดณ จุดเวลาใดเวลาหนึ่ง เช่น ไฟล์ โฟลเดอร์ ฐานข้อมูล การตั้งค่า ฯลฯ เป็นวิธีการสำรองข้อมูลที่เข้าใจง่ายที่สุดและให้การกู้คืนที่ตรงไปตรงมาที่สุด

ข้อเสียหลักของวิธีนี้คือใช้เวลา แบนด์วิดท์ และพื้นที่จัดเก็บข้อมูลมากโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อปริมาณข้อมูลมีขนาดใหญ่ ดังนั้นจึงเป็นเรื่องปกติที่จะใช้การสำรองข้อมูลแบบเต็มรูปแบบครั้งแรก (และอาจรวมถึงการสำรองข้อมูลแบบเต็มรูปแบบเป็นระยะ) ร่วมกับวิธีการอื่นที่เบากว่าสำหรับการบำรุงรักษาประจำวัน

สำเนาที่เพิ่มขึ้น

การสำรองข้อมูลแบบเพิ่มทีละส่วนจะบันทึกเฉพาะการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นนับตั้งแต่การสำรองข้อมูลครั้งก่อนไม่ว่าจะเป็นการสำรองข้อมูลแบบเต็มหรือแบบเพิ่มทีละส่วนก็ตาม ด้วยวิธีนี้ หลังจากทำการสำรองข้อมูลแบบเต็มครั้งแรกแล้ว การสำรองข้อมูลครั้งต่อๆ ไปจะรวดเร็วและใช้พื้นที่น้อยมาก

ข้อเสียคือ เมื่อทำการกู้คืน คุณมักจะต้องกู้คืนข้อมูลสำรองแบบเต็มครั้งล่าสุด และเชื่อมโยงส่วนเพิ่มทั้งหมดที่ตามมากลับไปยังจุดที่ต้องการ หากส่วนเพิ่มใดส่วนเพิ่มหนึ่งสูญหายหรือเสียหาย การเชื่อมโยงอาจขาดตอนได้

สำเนาที่แตกต่างกัน

การคัดลอกแบบดิฟเฟอเรนเชียลจะบันทึกการแก้ไขทั้งหมดตั้งแต่การคัดลอกแบบเต็มครั้งล่าสุด ในแต่ละครั้งที่ดำเนินการ โดยไม่สนใจการเปลี่ยนแปลงแบบเพิ่มทีละน้อย

ด้วยวิธีการนี้ การกู้คืนจะง่ายขึ้น เนื่องจากต้องกู้คืนเฉพาะข้อมูลสำรองแบบเต็มครั้งล่าสุดและข้อมูลสำรองแบบส่วนต่างครั้งล่าสุดเท่านั้น อย่างไรก็ตาม ขนาดของข้อมูลสำรองแบบส่วนต่างเหล่านี้จะเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ จนกว่าจะมีการทำข้อมูลสำรองแบบเต็มใหม่

โมเดล “เพิ่มทีละน้อยตลอดไป”

รูปแบบการสำรองข้อมูลที่ใช้กันทั่วไปในสภาพแวดล้อมคลาวด์เรียกว่า การสำรองข้อมูล แบบเพิ่มทีละส่วนตลอดไป (Incremental-Forever Backup) โดยจะทำการสำรองข้อมูลแบบเต็มเพียงครั้งเดียวในตอนเริ่มต้น และหลังจากนั้นจะทำการสำรองข้อมูลแบบเพิ่มทีละส่วนเท่านั้น ระบบสำรองข้อมูล ซึ่งโดยปกติอยู่ในคลาวด์ จะจัดการการสร้างข้อมูลขึ้นใหม่ ณ จุดเวลาที่ต้องการโดยการประกอบชิ้นส่วนที่จำเป็นเข้าด้วยกันอย่างโปร่งใสโดยที่ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องรับรู้ถึงกระบวนการดังกล่าว

แนวทางนี้ให้ความสมดุลที่ดีระหว่างการใช้พื้นที่จัดเก็บข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพเวลาในการคัดลอกที่ลดลง และการกู้คืนที่รวดเร็วพอสมควร โดยมีเงื่อนไขว่าแพลตฟอร์มการสำรองข้อมูลต้องจัดการเมตาเดต้าและการกำหนดเวอร์ชันได้ดี

การจัดเก็บข้อมูลแบบอ็อบเจ็กต์ ความซ้ำซ้อน และระบบอัตโนมัติ

วิธีการจัดเก็บข้อมูลสำรองส่งผลโดยตรงต่อความยืดหยุ่นและต้นทุนของกลยุทธ์การสำรองข้อมูลในบริบทนี้ การใช้พื้นที่จัดเก็บข้อมูลแบบอ็อบเจ็กต์ได้รับความนิยมอย่างมาก โดยเฉพาะในระบบคลาวด์สาธารณะและส่วนตัว

การจัดเก็บข้อมูลแบบอ็อบเจ็กต์คืออะไร และเหตุใดจึงเหมาะสมกับการสำรองข้อมูลเป็นอย่างดี?

แทนที่จะจัดระเบียบข้อมูลในโครงสร้างโฟลเดอร์หรือบล็อกแบบดั้งเดิม การจัดเก็บข้อมูลแบบอ็อบเจ็กต์จะจัดการข้อมูลในรูปแบบของอ็อบเจ็กต์อิสระที่ประกอบด้วยองค์ประกอบสามอย่าง:

• Datos: ตัวเนื้อหาเอง (เอกสาร รูปภาพ ฐานข้อมูล เครื่องเสมือน…)
• เมตาเดต้าที่ครบถ้วนมากข้อมูลเชิงพรรณนาและทางเทคนิค ซึ่งอาจรวมถึงความสมบูรณ์ การจำแนกประเภท ป้ายกำกับ การควบคุมการเข้าถึง หรือนโยบายวงจรชีวิต
• ตัวระบุที่ไม่ซ้ำกันซึ่งช่วยให้คุณระบุตำแหน่งของวัตถุได้โดยไม่จำเป็นต้องทราบเส้นทางทางกายภาพของวัตถุนั้น

สถาปัตยกรรมนี้ใช้เนมสเปซแบบแบนราบซึ่งทำให้สามารถขยายขนาดไปถึงอ็อบเจ็กต์หลายพันล้านชิ้นได้อย่างง่ายดายโดยไม่ทำให้ประสิทธิภาพลดลง นี่คือสิ่งที่จำเป็นอย่างยิ่งสำหรับการสำรองข้อมูลขนาดใหญ่ในระยะยาว

ข้อดีที่สำคัญของการจัดเก็บข้อมูลแบบอ็อบเจ็กต์สำหรับการสำรองข้อมูล

นอกจากความสามารถในการขยายขนาดแล้ว ระบบจัดเก็บข้อมูลแบบอ็อบเจ็กต์มักมี การสำรองข้อมูล ในตัว โดยการจำลองข้อมูลไปยังหน่วยต่างๆ โหนด หรือแม้แต่ภูมิภาคต่างๆ ซึ่งสอดคล้องกับกฎ 3-2-1 และ 3-2-1-1-0 อย่างสมบูรณ์แบบ เนื่องจากเป็นการเพิ่มความทนทานของข้อมูลโดยธรรมชาติ

เมตาเดต้าขั้นสูงช่วยให้สามารถนำนโยบายการเก็บรักษาและวงจรชีวิต มาใช้ได้ (เช่น การย้ายข้อมูลเก่าไปยังระดับการจัดเก็บที่ถูกกว่าโดยอัตโนมัติ หรือการลบเวอร์ชันที่หมดอายุ) และอำนวยความสะดวกในการค้นหาและกู้คืนข้อมูลอย่างละเอียด

ข้อดีอีกประการหนึ่งคือความสามารถในการเปิดใช้งานการคงสถานะไม่เปลี่ยนแปลงในบัคเก็ตหรืออ็อบเจ็กต์ซึ่งป้องกันไม่ให้มีการแก้ไขหรือลบข้อมูลในระหว่างช่วงระยะเวลาการเก็บรักษา ซึ่งมีประสิทธิภาพเป็นพิเศษในการป้องกันมัลแวร์เรียกค่าไถ่และการลบโดยเจตนาหรือโดยไม่ได้ตั้งใจ

ความปลอดภัยและการป้องกัน: มัลแวร์ ความผิดพลาดของมนุษย์ ความเป็นส่วนตัว และการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

การสำรองข้อมูลเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพอย่างมาก แต่หากไม่ได้รับการปกป้องอย่างเหมาะสม ก็อาจกลายเป็นจุดอ่อนในกลยุทธ์ด้านความปลอดภัยทางไซเบอร์โดยรวมของคุณได้การคัดลอกอย่างเดียวไม่เพียงพอ การสำรองข้อมูลเหล่านั้นจำเป็นต้องได้รับการรักษาความปลอดภัย

วิธีปกป้องข้อมูลสำรองจากมัลแวร์และแรนซัมแวร์

การโจมตีในยุคปัจจุบันจะพยายามค้นหาและเข้ารหัสข้อมูลสำรองด้วย ดังนั้นจึงควรติดตั้งระบบป้องกันหลายชั้น:

• การสแกนป้องกันมัลแวร์เป็นระยะ บนพื้นที่จัดเก็บข้อมูลสำรองเพื่อตรวจจับภัยคุกคามก่อนที่จะแพร่กระจาย
• สภาพแวดล้อมการสำรองข้อมูลแบบแยกส่วน (การแบ่งส่วนเครือข่าย บัญชีผู้ใช้แยกต่างหาก การเข้าถึงที่ถูกจำกัดอย่างเข้มงวด) ที่ขัดขวางการเคลื่อนที่ในแนวนอนของผู้โจมตี
• สำเนาที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ หรือตั้งค่าการล็อกการลบเป็นระยะเวลาขั้นต่ำ เพื่อป้องกันไม่ให้แรนซัมแวร์เข้ารหัสหรือลบข้อมูลได้
• การกำหนดเวอร์ชันและการเก็บรักษา จากช่วงเวลาต่างๆ เพื่อให้สามารถกลับคืนสู่สภาพ "สะอาด" ก่อนการติดเชื้อได้

แนวคิดก็คือ แม้ว่าสภาพแวดล้อมหลักจะเสียหายไปแล้ว ก็จะมีสำเนาที่เชื่อถือได้และกู้คืนได้อย่างน้อยหนึ่งชุดเสมอเพื่อนำมาใช้สร้างระบบขึ้นใหม่

ลดความเสี่ยงจากการลบข้อมูลโดยไม่ตั้งใจและการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต

อีกประเด็นสำคัญคือข้อผิดพลาดจากมนุษย์และการจัดการการเข้าถึงเพื่อลดข้อผิดพลาดเหล่านี้ ขอแนะนำให้ปฏิบัติดังนี้:

• aplicar การควบคุมการเข้าถึงตามบทบาท (RBAC)จำกัดผู้ที่สามารถลบ แก้ไข หรือกู้คืนสำเนาได้
• ความต้องการ การตรวจสอบสิทธิ์แบบหลายปัจจัย สำหรับการดำเนินการที่ละเอียดอ่อนทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการสำรองข้อมูล
• การกำหนดค่า การแจ้งเตือนและการตรวจสอบอย่างต่อเนื่อง ที่ตรวจจับกิจกรรมที่ผิดปกติ (การลบข้อมูลจำนวนมาก การเข้าถึงนอกเวลาทำการ การเปลี่ยนแปลงนโยบายการเก็บรักษาข้อมูล ฯลฯ)

ด้วยวิธีนี้ หากมีใครพยายาม "ลบ" สำเนาที่สำคัญ ระบบจะตรวจจับได้อย่างรวดเร็วและอนุญาตให้ดำเนินการแก้ไขก่อนที่ความเสียหายจะแก้ไขไม่ได้

ความเป็นส่วนตัว การเข้ารหัส และข้อกำหนดต่างๆ

เมื่อต้องจัดการกับข้อมูลส่วนบุคคลหรือข้อมูลที่ละเอียดอ่อน กลยุทธ์การสำรองข้อมูลต้องสอดคล้องกับข้อกำหนดทางกฎหมายและความเป็นส่วนตัว (GDPR, ภาคการเงิน, การดูแลสุขภาพ ฯลฯ) โดยมีสามประเด็นสำคัญดังนี้:

• มีการเข้ารหัสที่แข็งแกร่งทั้งในระหว่างการส่งและขณะจัดเก็บโดยควรเป็นการเข้ารหัสแบบครบวงจร เพื่อป้องกันไม่ให้ใครอ่านข้อมูลได้หากไม่มีรหัสที่เกี่ยวข้อง
• การครอบครองและอธิปไตยของข้อมูล: ทราบว่าสำเนาเอกสารนั้นจัดเก็บอยู่ที่ประเทศหรือภูมิภาคใด เพื่อหลีกเลี่ยงข้อขัดแย้งทางกฎหมาย
• นโยบายการรักษาลูกค้าที่ปรับปรุงแล้ว ปฏิบัติตามกำหนดเวลาทางกฎหมายอย่างเคร่งครัด ไม่มากไม่น้อยไปกว่านั้น หลีกเลี่ยงทั้งการเก็บรักษามากเกินไปและการลบก่อนกำหนด

นอกจากนี้ ยังควรตรวจสอบการเข้าถึงที่เก็บข้อมูลสำรองเป็นประจำและตรวจสอบบันทึกกิจกรรมเพื่อแสดงให้เห็นถึงการปฏิบัติตามข้อกำหนดและตรวจจับการใช้งานในทางที่ผิด

วางแผนและดำเนินการตามกลยุทธ์การสำรองข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ

การเปลี่ยนจากทฤษฎีสู่การปฏิบัติเกี่ยวข้องกับการใช้เวลาในการวิเคราะห์ข้อมูลที่มีอยู่ คุณค่าของข้อมูล และผลกระทบจากการสูญเสียข้อมูลจากนั้นจึงวางแผนและดำเนินการอย่างเป็นรูปธรรม

ขั้นตอนที่ 1: การจัดทำรายการและจำแนกประเภทข้อมูล

ขั้นตอนแรกคือการจัดทำรายการแหล่งข้อมูลทั้งหมด อย่างละเอียดถี่ถ้วน ได้แก่ เซิร์ฟเวอร์ทั้งแบบกายภาพและเสมือนจริงการสำรองข้อมูลฐานข้อมูลแอปพลิเคชัน SaaS คอมพิวเตอร์เดสก์ท็อป แล็ปท็อป โทรศัพท์มือถือ อุปกรณ์ IoT สภาพแวดล้อม PaaS และ DBaaS เป็นต้น

ถัดไป ข้อมูลจะต้อง ได้รับการจำแนกตามความสำคัญและความละเอียดอ่อน : ประวัติการใช้งานจะไม่เหมือนกับฐานข้อมูลที่มีข้อมูลลูกค้าและข้อมูลการเรียกเก็บเงิน การจำแนกประเภทนี้จะช่วยกำหนดความถี่ในการสำรองข้อมูลและประเภทของการจัดเก็บและมาตรการรักษาความปลอดภัย

สุดท้ายนี้ สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจวงจรชีวิตของข้อมูล กล่าวคือ ข้อมูลใดบ้างที่เสื่อมค่าลงเมื่อเวลาผ่านไป และข้อมูลใดบ้างที่ต้องเก็บรักษาไว้เป็นเวลาหลายปีด้วยเหตุผลทางกฎหมายหรือทางธุรกิจ

ขั้นตอนที่ 2: กำหนดค่า RTO และ RPO

กลยุทธ์การสำรองข้อมูลที่มีประสิทธิภาพนั้นต้องอาศัยตัวชี้วัดสองประการ ได้แก่RTO (Recovery Time Objective)หรือเวลาสูงสุดที่ยอมรับได้ในการกู้คืนระบบหลังจากเกิดเหตุการณ์ และRPO (Recovery Point Objective)หรือปริมาณข้อมูลที่คุณสามารถยอมรับการสูญเสียได้ (เป็นชั่วโมงหรือวัน)

ยิ่งค่า RTO และ RPO ของระบบใดระบบหนึ่งสั้นลงเท่าไรโซลูชันการสำรองข้อมูลที่คุณต้องการสำหรับระบบนั้นก็จะยิ่งมีความซับซ้อน (และมีราคาแพง) มากขึ้นเท่านั้น โดยทั่วไปแล้ว มักจะกำหนดเป้าหมายที่เข้มงวดกว่าสำหรับระบบที่สำคัญ และกำหนดเป้าหมายที่ผ่อนปรนกว่าสำหรับระบบที่มีความสำคัญน้อยกว่า

ขั้นตอนที่ 3: เลือกประเภทสำเนาและความถี่ในการพิมพ์

เมื่อการจำแนกประเภทเสร็จสมบูรณ์และวัตถุประสงค์ชัดเจนแล้ว ก็ถึงเวลาตัดสินใจว่าจะใช้การคัดลอกประเภทใดกับแต่ละชุดข้อมูลและด้วยความถี่เท่าใดตัวอย่างทั่วไปบางส่วนได้แก่:

• แอปพลิเคชันที่มีความสำคัญต่อภารกิจ: สำรองข้อมูลเต็มรูปแบบทุกสัปดาห์ พร้อมกับการสำรองข้อมูลแบบเพิ่มทีละส่วนทุกวัน (หรือแม้แต่ทุกชั่วโมง)
• เอกสารภายในที่มีความสำคัญน้อยกว่า: สำเนาฉบับเต็มรายเดือนและเอกสารส่วนต่างรายสัปดาห์
• ระบบที่มีการเปลี่ยนแปลงน้อย: การคัดลอกข้อมูลทั้งหมดเป็นระยะๆ หลังจากมีการเปลี่ยนแปลงที่เกี่ยวข้อง

ในหลายกรณี มักเลือกใช้กลยุทธ์แบบผสมผสานที่รวมกลยุทธ์แบบสมบูรณ์ แบบค่อยเป็นค่อยไป และแบบแตกต่าง เพื่อสร้างสมดุลระหว่างการใช้ทรัพยากรและความเร็วในการฟื้นตัว

ขั้นตอนที่ 4: ตัดสินใจว่าจะจัดเก็บไฟล์สำรองข้อมูลไว้ที่ใด

ในขั้นตอนนี้ จะมีการประเมินตัวเลือกต่างๆ ได้แก่การสำรองข้อมูลภายในองค์กร การสำรองข้อมูลบนคลาวด์ และรูปแบบไฮบริดแต่ละวิธีมีข้อดีและข้อเสียแตกต่างกัน:

• การติดตั้งภายในองค์กร: ควบคุมได้สูงสุด ความเร็วในพื้นที่สูง แต่ต้องลงทุนเริ่มต้นสูง ต้องบำรุงรักษาเอง และมีความเสี่ยงต่อภัยพิบัติในท้องถิ่น
• ระบบคลาวด์: ปรับขนาดได้สูง จ่ายตามการใช้งาน มีระบบสำรองข้อมูลทางภูมิศาสตร์ และบำรุงรักษาน้อยลง แลกกับการพึ่งพาการเชื่อมต่อและบุคคลที่สาม
• ระบบไฮบริด: ผสานรวมข้อดีของทั้งสองระบบเข้าด้วยกัน ด้วยการสำรองข้อมูลภายในเครื่องที่รวดเร็ว และสำเนาสำรองภายนอกสำหรับกรณีเกิดภัยพิบัติ

ไม่ว่าจะเลือกวิธีการผสมผสานแบบใด สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าอย่างน้อยหนึ่งสำเนาตรงตามข้อกำหนดที่ว่าต้องอยู่ในสถานที่อื่นและถ้าเป็นไปได้ ควรเป็นสำเนาที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้หรือแยกออกจากกัน

ขั้นตอนที่ 5: ความปลอดภัย การปฏิบัติตามกฎระเบียบ และการทดสอบ

แผนทุกแผนควรประกอบด้วยการตั้งค่าการเข้ารหัส การควบคุมการเข้าถึง บันทึกการตรวจสอบ และนโยบายการเก็บรักษาที่เหมาะสมกับอุตสาหกรรมและประเภทข้อมูล นอกจากนี้ การกำหนดตารางการทดสอบการกู้คืนเป็นประจำเพื่อตรวจสอบว่าการสำรองข้อมูลทำงานได้อย่างถูกต้อง ก็เป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน

การไม่ทำการทดสอบเหล่านี้เป็นหนึ่งในข้อผิดพลาดที่ร้ายแรงและเกิดขึ้นบ่อยที่สุดหลายองค์กรพบว่าข้อมูลสำรองของตนไร้ประโยชน์ก็ต่อเมื่อสายเกินไปแล้ว การทดสอบควรรวมถึงการกู้คืนบางส่วน (ไฟล์แต่ละไฟล์) และการกู้คืนทั้งหมด (ทั้งระบบ) รวมถึงการจำลองสถานการณ์ภัยพิบัติด้วย

ข้อผิดพลาดทั่วไปในกลยุทธ์การสำรองข้อมูลที่ควรหลีกเลี่ยง

นอกเหนือจากการปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีแล้ว จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องหลีกเลี่ยงข้อเสียที่แพร่หลายหลายประการซึ่งบั่นทอนกลยุทธ์ที่วางแผนไว้อย่างดีบนกระดาษ

• บันทึกสำเนาลงในอุปกรณ์เดียวกัน หรือที่เก็บข้อมูลต้นฉบับ: หากฮาร์ดแวร์ล้มเหลวหรือมัลแวร์เรียกค่าไถ่เข้ามาโจมตี ทุกอย่างก็จะล่มพร้อมกัน
• อาศัยเครื่องมือซิงโครไนซ์บนระบบคลาวด์เพียงอย่างเดียว (เช่น Google Drive, Dropbox เป็นต้น) หลายคนเข้าใจผิดว่านี่คือการสำรองข้อมูลที่สมบูรณ์แบบ แต่ความจริงแล้วมันจำลองข้อผิดพลาดและการลบข้อมูล และไม่มีคุณสมบัติการจัดการเวอร์ชัน การคงสภาพเดิม และการกู้คืนข้อมูลอย่างละเอียดที่สภาพแวดล้อมทางธุรกิจต้องการ
• อย่าพยายามทำการบูรณะการทำสำเนาโดยไม่ตรวจสอบว่าสามารถกู้คืนได้หรือไม่นั้น แทบจะเหมือนกับการไม่ได้ทำสำเนาเลย
• ลืมเรื่องอุปกรณ์ปลายทางระยะไกลไปได้เลย (เช่น แล็ปท็อป โทรศัพท์มือถือ อุปกรณ์ทำงานทางไกล) ซึ่งมักมีข้อมูลสำคัญและอาจเป็นช่องทางสู่ภัยคุกคามได้

การหลีกเลี่ยงความล้มเหลวเหล่านี้และการทบทวนกลยุทธ์เป็นระยะเพื่อปรับให้เข้ากับระบบใหม่ การเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจ และภัยคุกคามใหม่ๆ นั้นมีความสำคัญไม่แพ้เทคโนโลยีสำรองข้อมูลที่คุณเลือกใช้

เมื่อพิจารณาจากทั้งหมดข้างต้นแล้ว จะเห็นได้ชัดว่ากลยุทธ์การสำรองข้อมูลที่ดีนั้นไปไกลกว่าการ "สำรองข้อมูล" เป็นครั้งคราว: มันเกี่ยวข้องกับการผสมผสานกฎต่างๆ เช่น 3-2-1-1-0 การเลือกใช้การสำรองข้อมูลแบบเต็มรูปแบบ แบบเพิ่มขึ้น และแบบแตกต่างอย่างชาญฉลาด การใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีต่างๆ เช่น การจัดเก็บข้อมูลแบบอ็อบเจ็กต์และความไม่เปลี่ยนแปลง การปกป้องแหล่งเก็บข้อมูลจากมัลแวร์และข้อผิดพลาดของมนุษย์ และการจัดสรรเวลาสำหรับการวางแผน การทดสอบ และการทบทวนแผนอย่างต่อเนื่อง ผู้ที่ให้ความสำคัญกับเรื่องนี้ไม่เพียงแต่จะปกป้องข้อมูลของตนเท่านั้น แต่ยังเสริมสร้างความต่อเนื่องทางธุรกิจ ปรับปรุงการปฏิบัติตามกฎระเบียบ และนอนหลับได้อย่างสบายใจมากขึ้นเมื่อได้ยินข่าวเกี่ยวกับไฟฟ้าดับ ไฟไหม้ หรือการโจมตีด้วยแรนซัมแวร์รูปแบบใหม่ๆ