คู่มือฉบับสมบูรณ์เกี่ยวกับฟีเจอร์และการตั้งค่าอัจฉริยะของ Gmail

Informatec Digital » อินเทอร์เน็ต » คู่มือฉบับสมบูรณ์เกี่ยวกับคุณสมบัติอัจฉริยะของ Gmail และวิธีการตั้งค่า

Gmail ได้ปฏิวัติวิธีการจัดการอีเมลของเราโดยผสานรวมคุณสมบัติอัจฉริยะที่เหนือกว่าการส่งและรับข้อความธรรมดา ฟังก์ชันเหล่านี้ซึ่งผสานรวมอยู่ในระบบนิเวศของ Google Workspace ผสมผสานปัญญาประดิษฐ์เข้ากับประสบการณ์ผู้ใช้ เพื่อนำเสนอเครื่องมือในการจัดการ การตอบกลับด่วน ปฏิทินอัตโนมัติ และอื่นๆ อีกมากมาย

ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา Google ได้ปรับปรุงและขยายคุณสมบัติอัจฉริยะเหล่านี้อย่างต่อเนื่องทำให้เราไม่เพียงแต่สามารถใช้เวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นเท่านั้น แต่ยังสามารถปรับแต่งประสบการณ์ให้เหมาะสมกับความต้องการด้านความเป็นส่วนตัว การทำงาน หรือความต้องการส่วนตัวของเราได้อีกด้วย นอกจากนี้ การเปลี่ยนแปลงด้านกฎระเบียบและนโยบายความเป็นส่วนตัวใหม่ในยุโรปยังทำให้ผู้ใช้สามารถควบคุมการใช้ข้อมูลของตนในบริการอัจฉริยะเหล่านี้ได้มากขึ้นอีกด้วย

คุณสมบัติอัจฉริยะของ Gmail คืออะไร?

ฟีเจอร์อัจฉริยะของ Gmail คือชุดเครื่องมือขั้นสูงที่ใช้ปัญญาประดิษฐ์และแมชชีนเลิร์นนิงเพื่อทำให้การจัดการอีเมลง่ายขึ้นและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ฟีเจอร์เหล่านี้ไม่เพียงแต่มีอยู่ใน Gmail เท่านั้น แต่ยังขยายไปยังแอปอื่นๆ ของ Google เช่น Chat และ Meet และส่งผลต่อการทำงานของผลิตภัณฑ์ต่างๆ เช่น ปฏิทิน, Drive, Google Maps, Google Assistant และบริการอื่นๆ ในระบบนิเวศของ Google ด้วย

เป้าหมายของเครื่องมือเหล่านี้คือการทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นและให้คำแนะนำหรือระบบอัตโนมัติที่ปรับให้เหมาะกับคุณเช่น การจัดหมวดหมู่อีเมลอัตโนมัติ การสร้างกิจกรรมในปฏิทินจากอีเมล การตอบกลับด่วน การแจ้งเตือนตามบริบท บัตรสรุปการช้อปปิ้งหรือการเดินทาง และอื่นๆ อีกมากมาย

คุณสมบัติที่โดดเด่นได้แก่:

• การกรองและจัดหมวดหมู่อีเมลอัตโนมัติGmail จัดระเบียบอีเมลโดยอัตโนมัติในแท็บต่างๆ เช่น แท็บหลัก แท็บโซเชียล และแท็บโปรโมชัน เพื่อให้คุณค้นหาสิ่งที่สำคัญที่สุดได้ในทันที
• การเขียนอัจฉริยะและการตอบกลับอัจฉริยะ:ฟีเจอร์ที่แนะนำวลีหรือการตอบกลับที่สมบูรณ์ตามเนื้อหาของข้อความ ช่วยประหยัดเวลาและความพยายาม
• การสร้างกิจกรรมและการเตือนความจำเมื่อคุณได้รับอีเมลที่มีข้อมูลเกี่ยวกับการเดินทาง การจอง ใบแจ้งหนี้ หรือกิจกรรม Gmail สามารถสร้างรายการในปฏิทินหรือตัวเตือนใน Google Assistant ได้โดยอัตโนมัติ
• บัตรสรุปและการติดตามพัสดุ:คุณจะได้รับบัตรข้อมูลในกล่องจดหมายของคุณพร้อมรายละเอียดเกี่ยวกับการซื้อ การจัดส่ง หรือเที่ยวบิน โดยไม่ต้องค้นหาในอีเมล
• การดึงข้อมูลสำหรับบริการ Google อื่น ๆGmail สามารถแบ่งปันข้อมูลที่เกี่ยวข้องจากอีเมลของคุณเพื่อแสดงการจองใน Maps ตั๋วใน Wallet แผนการเดินทางแบบกลุ่มใน Google Travel และการใช้งานอื่นๆ

การตั้งค่าคุณสมบัติอัจฉริยะทำงานอย่างไร

Google อนุญาตให้ผู้ใช้แต่ละคนจัดการการเปิดใช้งานหรือปิดใช้งานคุณสมบัติอัจฉริยะใน Gmail, Chat, Meet และผลิตภัณฑ์ Workspace อื่นๆ ได้อย่างอิสระ การตั้งค่าความเป็นส่วนตัวและการปรับแต่งส่วนบุคคลได้รับการปรับปรุงให้ดียิ่งขึ้นเป็นพิเศษหลังจากการบังคับใช้กฎระเบียบต่างๆ เช่น GDPR และกฎหมายคุ้มครองข้อมูลของยุโรป (DPA)

การควบคุมแต่ละอย่างเหล่านี้ส่งผลต่อประสบการณ์แตกต่างกัน:

• ฟีเจอร์อัจฉริยะใน Gmail, Chat และ Meet:พวกเขาอนุญาตให้ใช้ข้อมูลจากแอปพลิเคชันเหล่านี้เพื่อปรับแต่งประสบการณ์ในบริการเดียวกันเหล่านี้
• ฟีเจอร์อัจฉริยะใน Google Workspace:พวกเขาใช้กิจกรรมและเนื้อหาที่สร้างขึ้นใน Workspace เพื่อปรับแต่งประสบการณ์ในเครื่องมือ Google ทั้งหมดสำหรับธุรกิจและการศึกษา (ไดรฟ์ ปฏิทิน เป็นต้น)
• ฟีเจอร์อัจฉริยะในผลิตภัณฑ์อื่น ๆ ของ Google:พวกเขาใช้ข้อมูลพื้นที่ทำงานเพื่อปรับปรุงแอปอื่นๆ นอกเหนือจากพื้นที่ทำงาน เช่น แผนที่ กระเป๋าเงิน หรือผู้ช่วย

คุณสามารถเปิดหรือปิดการตั้งค่าแต่ละอย่างได้แยกกัน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเปิดฟีเจอร์อัจฉริยะใน Gmail แต่ปิดฟีเจอร์เหล่านี้ใน Google Maps หรือผลิตภัณฑ์ Google อื่นๆ ได้

ตัวอย่างที่เป็นรูปธรรมของฟีเจอร์อัจฉริยะใน Gmail และระบบนิเวศของ Google

เพื่อให้เข้าใจขอบเขตการใช้งานของฟังก์ชันเหล่านี้ได้ดียิ่งขึ้น ต่อไปนี้คือตัวอย่างการใช้งานทั่วไปบางส่วน:

• การสร้างเหตุการณ์อัตโนมัติ: การจองเที่ยวบินหรือการยืนยันโรงแรมที่ส่งมาถึงอีเมลของคุณจะสร้างกิจกรรมใน Google ปฏิทินโดยอัตโนมัติ
• การเขียนและการตอบกลับอย่างชาญฉลาด: ขณะที่คุณเขียนอีเมล Gmail จะแนะนำประโยคสมบูรณ์ตามประวัติของคุณและเนื้อหาของข้อความที่คุณได้รับ ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องเริ่มต้นใหม่ทุกครั้งที่ตอบกลับ
• การจัดกลุ่มอีเมลและการเรียงลำดับตามแท็บ: อีเมลจะถูกเรียงลำดับโดยอัตโนมัติตามหัวข้อหรือแหล่งที่มา (ข่าวสาร โปรโมชั่น โซเชียลมีเดีย ฯลฯ) ช่วยให้คุณจัดการกล่องจดหมายให้เป็นระเบียบมากขึ้น
• คำเตือนที่เป็นประโยชน์ในผู้ช่วย: หากคุณได้รับใบแจ้งหนี้หรือตั๋วอิเล็กทรอนิกส์ ผู้ช่วยจะแจ้งให้คุณทราบก่อนที่จะหมดอายุ
• บัตรสรุปข้อมูล: Gmail จะแสดงการ์ดที่มีข้อมูลแพ็คเกจ การเดินทาง หรือการจองที่ถูกต้องเหนืออีเมลที่เกี่ยวข้อง ดังนั้นข้อมูลที่เกี่ยวข้องที่สุดจึงมองเห็นได้ทันที
• ลิงค์ไปยังแผนที่ การเดินทาง และการชำระเงิน: การจองร้านอาหารหรือตั๋วกิจกรรมที่คุณได้รับในอีเมลจะปรากฏบน Google Maps หรือในแอปสะสมคะแนนและการชำระเงินของคุณโดยอัตโนมัติ

ความเป็นส่วนตัว: Gmail ใช้ข้อมูลอะไรและคุณสามารถจัดการข้อมูลเหล่านั้นได้อย่างไร

หนึ่งในข้อกังวลที่เกิดขึ้นซ้ำๆ เกี่ยวกับฟีเจอร์อัจฉริยะเหล่านี้คือเรื่องความเป็นส่วนตัวฟังก์ชันการทำงานทั้งหมดนี้จำเป็นต้องเข้าถึงข้อมูลบางอย่างที่อยู่ในอีเมลและกิจกรรมของคุณภายใน Workspace แต่ Google ได้นำมาตรการควบคุมที่เฉพาะเจาะจงมาใช้เพื่อให้ผู้ใช้ยังคงควบคุมได้ตลอดเวลา

โดยค่าเริ่มต้นฟีเจอร์เหล่านี้จะถูกปิดใช้งานหากคุณอาศัยอยู่ในประเทศต่างๆ เช่น เขตเศรษฐกิจยุโรป สวิตเซอร์แลนด์ สหราชอาณาจักร หรือญี่ปุ่น เนื่องจากข้อกำหนดที่เข้มงวดกว่า หากคุณต้องการเปิดใช้งาน คุณจะต้องให้ความยินยอมอย่างชัดเจนแก่ Gmail, Chat และ Meet ในการใช้เนื้อหาของคุณเพื่อปรับแต่งประสบการณ์การใช้งานของคุณ

เมื่อเปิดใช้งานข้อมูลนี้จะถูกนำไปใช้เพื่อมอบฟีเจอร์อัจฉริยะและปรับปรุงฟังก์ชันการทำงานของฟีเจอร์เหล่านั้นโดยอยู่ภายใต้ขอบเขตความเป็นส่วนตัวที่กำหนดไว้เสมอ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเพิกถอนการอนุญาตนี้ได้ทุกเมื่อจากการตั้งค่า Gmail ของคุณ

Google ใช้ฐานทางกฎหมายใดในการประมวลผลข้อมูลของคุณ?

Google อาศัยความยินยอมของผู้ใช้และผลประโยชน์ที่ชอบธรรมในการประมวลผลข้อมูลจากแอป Workspace เมื่อคุณเปิดใช้งานฟีเจอร์อัจฉริยะ คุณยินยอมให้ Google ใช้เนื้อหาและกิจกรรมของคุณเพื่อ:

• ปรับแต่งประสบการณ์ของคุณใน Gmail, Chat และ Meet พร้อมคำแนะนำ คำตอบ และการทำงานอัตโนมัติ
• ปรับปรุง Google Workspace ผ่านคำแนะนำและการค้นหาส่วนบุคคล
• เพิ่มประสิทธิภาพผลิตภัณฑ์ Google อื่น ๆ เช่น แผนที่ กระเป๋าเงิน หรือผู้ช่วยพร้อมข้อมูลที่เกี่ยวข้องที่ดึงมาจากอีเมลของคุณ

พวกเขาอาจประมวลผลข้อมูลในรูปแบบรวมเพื่อพัฒนาฟีเจอร์ใหม่หรือปรับปรุงฟีเจอร์ที่มีอยู่ โดยมั่นใจได้ถึงการปกป้องข้อมูลของคุณและให้ความสำคัญกับความเป็นส่วนตัวอยู่เสมอ

ระยะเวลาและการควบคุมการใช้ข้อมูลของคุณ

เนื้อหาและกิจกรรมของคุณใน Workspace จะถูกนำไปใช้ตราบใดที่คุณยังเปิดใช้งานฟีเจอร์อัจฉริยะอยู่หากคุณเลือกที่จะปิดใช้งานการตั้งค่าใดๆ ข้อมูลของคุณจะไม่ถูกนำมาใช้เพื่อปรับแต่งฟีเจอร์เหล่านั้นอีกต่อไป ทั้งในปัจจุบันและในอนาคต

ข้อมูลเชิงลึกใดๆ ที่แยกออกมาจากข้อมูลดังกล่าวก่อนหน้านี้อาจยังคงอยู่ แต่ข้อมูลใหม่จะไม่ได้รับการประมวลผลอีกต่อไปหากปิดใช้งานการตั้งค่านี้ คุณสามารถเปลี่ยนสิทธิ์เหล่านี้ได้จากการตั้งค่า Google Workspace และ Gmail

วิธีเปิดหรือปิดคุณสมบัติอัจฉริยะใน Gmail

Google ได้ทำให้การควบคุมฟีเจอร์เหล่านี้ง่ายขึ้นอย่างมากคุณสามารถเลือกได้จากการตั้งค่าบัญชีของคุณว่าต้องการเปิดใช้งานหรือไม่ ทั้งสำหรับการใช้งานส่วนตัวและทางธุรกิจ หากคุณเป็นผู้ดูแลระบบสูงสุดขององค์กร

ตัวเลือกพื้นฐานมีดังนี้:

• อย่าตั้งค่าเริ่มต้น โดยให้ผู้ใช้แต่ละรายเลือกการตั้งค่าของตนเองได้
• ตั้งค่าเริ่มต้นให้กับผู้ใช้ทั้งหมด โดยเปิดใช้งานคุณสมบัติอัจฉริยะโดยอัตโนมัติ (แต่ยังคงมีตัวเลือกให้ปิดใช้งานในภายหลัง)

โดยปกติแล้วการเปลี่ยนแปลงจะใช้เวลาประมาณ 24 ชั่วโมงจึงจะมีผลกับบัญชีที่ได้รับผลกระทบทั้งหมด

หากต้องการเปลี่ยนแปลง ให้ไปที่การตั้งค่าของ Gmail ค้นหาส่วน "ฟีเจอร์อัจฉริยะและการปรับแต่ง" แล้วเลือกตัวเลือกที่ต้องการ หากคุณเลือกตัวเลือกไว้แล้วแต่ต้องการเปลี่ยนแปลง คุณสามารถทำได้ตลอดเวลาจากตำแหน่งเดิมนี้

การเปลี่ยนแปลงและการอัปเดตที่กำลังจะเกิดขึ้นสำหรับการควบคุมคุณสมบัติอัจฉริยะ

Google ได้ประกาศอัปเดตการจัดการฟีเจอร์อัจฉริยะสำหรับ Gmail และ Google Workspace ซึ่งออกแบบมาโดยเฉพาะเพื่อให้ผู้ใช้ควบคุมได้ละเอียดมากขึ้นและมีประสบการณ์การใช้งานที่ปลอดภัยยิ่งขึ้นเกี่ยวกับความเป็นส่วนตัว เริ่มตั้งแต่ไตรมาสแรกของปี 2025 หน้าการตั้งค่าใหม่จะเปิดตัว ซึ่งจะช่วยให้ควบคุมการใช้ข้อมูลจาก Gmail, Chat และ Meet ได้อย่างเฉพาะเจาะจงมากขึ้น เพื่อมอบฟีเจอร์อัจฉริยะทั้งใน Workspace และแอปพลิเคชันอื่นๆ ของ Google การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ไม่ส่งผลกระทบต่อแนวทางการจัดการข้อมูลในปัจจุบัน แต่จะช่วยให้:

• ปรับปรุงการควบคุมข้อมูล: ตอนนี้คุณสามารถตัดสินใจได้ละเอียดมากขึ้นว่าข้อมูลของคุณจะถูกนำไปใช้ที่ไหนและอย่างไร
• เส้นทางผู้ใช้เพิ่มเติม: คุณจะสามารถควบคุมได้ว่าเนื้อหาและกิจกรรมของ Workspace จะป้อนเข้าสู่ฟีเจอร์อัจฉริยะในอนาคตหรือไม่ รวมถึงเครื่องมือต่างๆ เช่น Gemini สำหรับ Workspace

หากคุณไม่ได้ตั้งค่าเริ่มต้นใหม่ในฐานะผู้ดูแลระบบ ผู้ใช้จะได้รับการแจ้งเตือนใน Gmail เพื่อขอให้พวกเขายินยอมอีกครั้งสำหรับการตั้งค่าขั้นสูงเหล่านี้ หากคุณเปลี่ยนใจ คุณสามารถแก้ไขการตั้งค่าใน Gmail, Drive, Chat และ Meet ได้อย่างง่ายดาย เพื่อให้เข้าใจวิธีการจัดการข้อมูลนี้ได้ดียิ่งขึ้น คุณสามารถเรียนรู้วิธีการใช้ Google Takeoutได้ เช่นกัน

หากคุณมีคำถามเพิ่มเติม Google ขอแนะนำให้ปรึกษาศูนย์ช่วยเหลือหรือติดต่อฝ่ายสนับสนุนเพื่อขอความช่วยเหลือแบบเฉพาะบุคคล

การผสานรวมฟีเจอร์อัจฉริยะเข้ากับ Gmail และ Google Workspace มอบประสบการณ์การใช้งานที่ปรับแต่งได้ตามความต้องการ อัตโนมัติ และมีประสิทธิภาพมากขึ้น อีกทั้งยังช่วยให้คุณควบคุมความเป็นส่วนตัวและการจัดการข้อมูลของคุณได้อีกด้วย ด้วยตัวเลือกการกำหนดค่าปัจจุบันและการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นในอนาคต คุณสามารถเลือกได้ว่าจะใช้ข้อมูลของคุณอย่างไร รวมถึงระดับการปรับแต่งและการทำงานอัตโนมัติที่คุณต้องการในการทำงานประจำวัน เครื่องมือเหล่านี้ไม่เพียงแต่ช่วยปรับปรุงการจัดการอีเมลและปฏิทินเท่านั้น แต่ยังช่วยให้คุณปรับแต่งบริการที่เกี่ยวข้องทั้งหมดภายในระบบนิเวศของ Google ได้ตามความต้องการอีกด้วย