วิธีการกู้คืนพื้นที่ใน Gmail และหลีกเลี่ยงปัญหาพื้นที่เก็บข้อมูลไม่เพียงพอ

Informatec Digital » แหล่งข้อมูล » วิธีการกู้คืนพื้นที่ใน Gmail และหลีกเลี่ยงปัญหาพื้นที่เก็บข้อมูลไม่เพียงพอ

หากคุณใช้ Gmail เป็นประจำทุกวัน กล่องจดหมายของคุณอาจกลายเป็นเหมือนลิ้นชักขยะดิจิทัลไปแล้ว : อีเมลนับพันฉบับ จดหมายข่าวที่คุณไม่เคยอ่าน ไฟล์แนบขนาดใหญ่ และยิ่งไปกว่านั้น Google Photos และ Drive ยังเพิ่มพื้นที่จัดเก็บข้อมูลอีกหลายกิกะไบต์เข้าไปอีก แม้ว่าอาจดูเหมือนว่าพื้นที่ 15 GB ที่ Google ให้มานั้นเพียงพอสำหรับทุกอย่าง แต่เมื่อมันเต็มแล้ว คำเตือนและปัญหาต่างๆ ก็จะเริ่มขึ้น

เมื่อพื้นที่เก็บข้อมูลของคุณใกล้เต็ม Google อาจจำกัดการใช้งานของคุณ: Gmail จะหยุดส่งและรับอีเมล , Drive จะหยุดอัปโหลดไฟล์ และ Photos จะหยุดสำรองข้อมูล ก่อนที่คุณจะถึงจุดนั้น ควรเรียนรู้วิธีการกู้คืนพื้นที่ใน Gmail (และบัญชี Google อื่นๆ ของคุณ) อย่างเป็นระบบ รวดเร็ว และที่สำคัญที่สุดคือไม่หยุดชะงัก โดยไม่สูญเสียข้อมูลสำคัญใดๆ

วิธีใช้งานพื้นที่เก็บข้อมูลของ Google และเหตุใด Gmail จึงเต็ม

สิ่งแรกที่ต้องเข้าใจคือ พื้นที่เก็บข้อมูลฟรี 15 GB นั้นไม่ได้ใช้สำหรับ Gmail เพียงอย่างเดียว แต่ถูกใช้ร่วมกันระหว่าง Gmail, Google Drive และ Google Photosนอกจากนี้ยังมีส่วนประกอบอื่นๆ ที่มองไม่เห็น เช่น ข้อมูลสำรองของ WhatsApp บน Android หรือข้อมูลจากแอปต่างๆ ที่ใช้พื้นที่เก็บข้อมูลเดียวกันด้วย

เมื่อพื้นที่เก็บข้อมูลเต็ม Google จะใช้ข้อจำกัดที่ค่อนข้างเข้มงวดหลายอย่างใน Gmail คุณจะไม่สามารถส่งหรือรับข้อความได้ และอีเมลขาเข้าจะถูกส่งกลับไปยังผู้ส่งพร้อมการแจ้งเตือนว่ากล่องจดหมายเต็ม ใน Drive ไฟล์ใหม่จะไม่ถูกซิงค์หรืออัปโหลดอีกต่อไป และใน Docs, Sheets, Slides และแอป Office อื่นๆ ของ Google คุณจะไม่สามารถสร้างเอกสารใหม่หรืออนุญาตให้ผู้อื่นแก้ไขเอกสารที่มีอยู่ได้

ใน Google Photos การบล็อกนี้หมายความว่าจะไม่มีการสร้างสำเนาสำรองรูปภาพและวิดีโอใหม่ทุกสิ่งที่คุณบันทึกไว้จะยังคงอยู่ แต่จะไม่มีการเพิ่มเนื้อหาใหม่จนกว่าคุณจะเพิ่มพื้นที่ว่างหรือซื้อพื้นที่จัดเก็บเพิ่มเติม และขอเตือนไว้ว่า หากคุณไม่ทำอะไรเลย คุณอาจพลาดอีเมลสำคัญไปหลายวันโดยไม่รู้ตัว

หากต้องการตรวจสอบพื้นที่เก็บข้อมูลที่เหลืออยู่ คุณจะเห็นตัวบ่งชี้การใช้งานที่ด้านล่างของ Gmail จากนั้น คุณสามารถเข้าถึงหน้าการจัดการพื้นที่เก็บข้อมูล ซึ่งจะแสดงรายละเอียดว่าGmail, Drive และ Photos ใช้พื้นที่ไป เท่าใด นี่เป็นวิธีที่ชัดเจนที่สุดในการระบุปัญหา

ใช้ Google One และเครื่องมืออย่างเป็นทางการเพื่อกู้คืนพื้นที่ว่าง

Google ได้รวมศูนย์การจัดการพื้นที่จัดเก็บข้อมูลเกือบทั้งหมดไว้บนแพลตฟอร์ม Google One แล้ว แม้ว่าคุณจะไม่ได้สมัครใช้บริการ คุณก็สามารถใช้แผงจัดการพื้นที่จัดเก็บข้อมูลเพื่อดูว่าอะไรกำลังใช้พื้นที่อยู่ และลบสิ่งที่ไม่ต้องการออกไปได้เป็นจำนวนมาก

จากคอมพิวเตอร์ของคุณ ไปที่ Google One แล้วเข้าถึงส่วนพื้นที่จัดเก็บข้อมูล คุณจะพบส่วนที่เรียกว่า"เรียกคืนพื้นที่ของคุณ " ซึ่งจัดกลุ่มตัวเลือกสำหรับการเพิ่มพื้นที่ว่างตามบริการ (Gmail, Drive, Photos) และตามประเภทของเนื้อหา (ไฟล์ขนาดใหญ่ สแปม รายการในถังขยะ ฯลฯ)

ในส่วน “เพิ่มพื้นที่ว่างในบัญชี” คุณสามารถตรวจสอบหมวดหมู่ต่างๆ เช่น รายการที่ไม่ต้องการ สแปม ไฟล์ขนาดใหญ่มาก หรือเนื้อหาจากแอปพลิเคชัน ขึ้นอยู่กับหมวดหมู่ คุณจะมีตัวเลือกในการจัดเรียง กรอง หรือเปลี่ยนมุมมอง (รายการหรือตาราง) ทำให้ตรวจสอบรายการจำนวนมากได้ง่ายขึ้นก่อนที่จะลบออก

ใน Google Photos แผงเดียวกันนี้จะแสดงรูปภาพและวิดีโอที่พร้อมจะลบ หากคุณต้องการเก็บสิ่งใดไว้ คุณสามารถดาวน์โหลดไปยังคอมพิวเตอร์ของคุณก่อนที่จะส่งไปยังถังขยะ หลังจากเลือกสิ่งที่คุณต้องการลบแล้ว ให้แตะ ลบ (หรือ "ย้ายไปที่ถังขยะ" หากคุณอยู่ในแอป Photos) และเมื่อ Google ถาม ให้ยืนยันว่าคุณยอมรับการลบอย่างถาวรโดยการทำเครื่องหมายในช่องยินยอม

โปรดทราบว่าหากคุณลบรายการหลายพันรายการพร้อมกันอาจใช้เวลาถึง 48-72 ชั่วโมงกว่าพื้นที่ว่างที่เพิ่มขึ้นจะแสดงผลอย่างถูกต้องในบัญชีของคุณ ดังนั้นอย่าตกใจหากแถบแสดงความคืบหน้าแทบไม่ขยับในช่วงแรก

ตรวจสอบปัญหา: Google Drive, Gmail หรือ Photos

ก่อนที่คุณจะเริ่มลบสิ่งต่างๆ อย่างไม่ระมัดระวัง ควรตรวจสอบก่อนว่าบริการใดใช้พื้นที่มากที่สุด ไปที่drive.google.com/drive/quotaเพื่อดูไฟล์ใน Drive ของคุณเรียงลำดับจากขนาดใหญ่ไปเล็ก นี่เป็นวิธีที่ชัดเจนมากในการตรวจสอบว่าพื้นที่ของคุณถูกใช้ไปกับวิดีโอ ไฟล์สำรองข้อมูลขนาดใหญ่ หรือเอกสารที่คุณเก็บไว้นานหลายปีหรือไม่

ในมุมมองนั้น เพียงแค่คลิกขวาที่ไฟล์ขนาดใหญ่ที่คุณไม่ต้องการ แล้วเลือก"ย้ายไปถังขยะ " เมื่อคุณมีไฟล์จำนวนมากพอในถังขยะแล้ว ให้ไปที่โฟลเดอร์ "ถังขยะ" ใน Google Drive แล้วคลิก "ล้างถังขยะ" เพื่อเพิ่มพื้นที่ว่าง

ในกรณีของ Gmail การตรวจสอบจะทำได้โดยตรงจากภายในอีเมลเอง โดยใช้ตัวดำเนินการค้นหา เช่นlarger:10Mเพื่อค้นหาข้อความที่มีไฟล์แนบขนาดใหญ่ หรือใช้ตัวกรองวันที่เพื่อค้นหาอีเมลเก่ามาก ๆ วิธีการเดียวกันนี้เกิดขึ้นในแอป Photos ซึ่งโดยปกติแล้ววิดีโอจะเป็นสาเหตุหลักที่ทำให้พื้นที่จัดเก็บข้อมูลเหลือน้อย

สำหรับบัญชีที่ใช้ในการทำงานหรือการเรียน (Google Workspace) ขีดจำกัดพื้นที่จัดเก็บข้อมูลจะถูกกำหนดโดยใบอนุญาตของคุณหรือผู้ดูแลระบบ ในกรณีเหล่านี้ หากคุณพบว่าไม่สามารถซื้อพื้นที่จัดเก็บข้อมูลเพิ่มเติมได้โดยตรง คุณจะต้องติดต่อผู้ดูแลระบบเพื่ออัปเกรดแผนของคุณหรือปลดล็อกพื้นที่จัดเก็บข้อมูลจากคอนโซลขององค์กร

เทคนิคขั้นสูง: เพิ่มพื้นที่ว่างใน Gmail โดยการโอนอีเมลทั้งหมดของคุณไปยังบัญชีอื่น

หากคุณเป็นคนที่ไม่เคยลบอะไรเลย และบัญชีของคุณสะสมข้อความมานานหลายปี วิธีที่เร็วที่สุดอาจไม่ใช่การลบอีเมลทีละฉบับ แต่เป็นการย้ายประวัติ Gmail ทั้งหมดของคุณไปยังบัญชีอื่นวิธีนี้จะช่วยให้คุณล้างกล่องจดหมายเข้าของคุณได้เกือบทั้งหมดโดยไม่สูญเสียอีเมลที่คุณต้องการเก็บไว้

ขั้นตอนคือการสร้างบัญชี Gmail ใหม่และตั้งค่าให้ดาวน์โหลดอีเมลทั้งหมดจากบัญชีเก่าผ่าน POP3 จากนั้นลบสำเนาจากบัญชีเก่า ก่อนดำเนินการใดๆ ขอแนะนำอย่างยิ่งให้ใช้ Google Takeout เพื่อสร้างสำเนาสำรองอีเมลทั้งหมดในกรณีที่เกิดปัญหาใดๆ ระหว่างการถ่ายโอน

ในบัญชีเดิม ให้ไปที่ การตั้งค่า > “ดูการตั้งค่าทั้งหมด” > “การส่งต่อและ POP/IMAP” แล้วเปิดใช้งานการเข้าถึง POP สำหรับข้อความทั้งหมด สิ่งสำคัญคือต้องเลือกตัวเลือก“ลบสำเนา Gmail เมื่อเข้าถึงข้อความผ่าน POP ” เนื่องจากจะทำให้มั่นใจได้ว่าอีเมลที่ดาวน์โหลดโดยบัญชีใหม่จะถูกลบออกจากบัญชีเดิมโดยอัตโนมัติ

ขั้นตอนต่อไป ให้ล็อกอินเข้าสู่บัญชี Gmail ใหม่ของคุณ แล้วไปที่ การตั้งค่า > “บัญชีและการนำเข้า” ในส่วน “ตรวจสอบอีเมลจากบัญชีอื่น” ให้เพิ่มบัญชีเก่าของคุณ และทำตามขั้นตอนเพื่อกำหนดค่าผ่าน POP3 การดาวน์โหลดจำนวนมากจะเริ่มต้นขึ้น ซึ่งอาจใช้เวลานานพอสมควร ขึ้นอยู่กับปริมาณอีเมล

เมื่อคุณตรวจสอบแล้วว่าข้อความสำคัญทั้งหมดถูกดาวน์โหลดไปยังบัญชีใหม่เรียบร้อยแล้ว คุณสามารถปิดการสอบถาม POP จากบัญชีใหม่ได้ และในบัญชีเดิม ให้ล้างถังขยะเพื่อเพิ่มพื้นที่ว่างให้สมบูรณ์ วิธีนี้อาจดูรุนแรง แต่ได้ผลดีเยี่ยมสำหรับบัญชีที่มีนิสัยชอบเก็บข้อมูลจำนวนมาก

วิธีทำความสะอาด Gmail ทีละขั้นตอน: ขนาด อายุ สแปม และถังขยะ

นอกเหนือจากเทคนิคการสร้างบัญชีที่สองแล้ว การเรียนรู้วิธีจัดการ Gmail จากภายในก็เป็นสิ่งสำคัญ ขั้นตอนแรกที่ควรทำคือการค้นหาอีเมลที่มีไฟล์แนบขนาดใหญ่ที่สุดเพราะการลบข้อความเพียงไม่กี่ข้อความก็สามารถเพิ่มพื้นที่ว่างได้หลายเมกะไบต์ (หรือแม้แต่กิกะไบต์) ในคราวเดียว

จากแถบค้นหาของ Gmail คุณสามารถขยายตัวเลือกขั้นสูง (ลูกศรทางด้านขวาของแถบค้นหา) และใช้ช่อง "ขนาด" เพื่อค้นหาข้อความที่มีขนาดใหญ่กว่า X MB คุณยังสามารถใช้ไวยากรณ์ size:20MB หรือ larger:10M ในแถบค้นหาได้โดยตรง สิ่งสำคัญคือต้องรักษารูปแบบ (ไม่มีช่องว่างและ M สำหรับเมกะไบต์) มิเช่นนั้นการค้นหาจะแสดงเป็นไบต์และจะไม่ทำงาน

เมื่อคุณเห็นอีเมลขนาดใหญ่ทั้งหมดแล้ว ให้ตรวจสอบว่าอีเมลใดที่คุณจำเป็นต้องเก็บไว้จริงๆ สำหรับอีเมลที่มีเอกสารสำคัญ ให้ดาวน์โหลดไฟล์แนบไปยังคอมพิวเตอร์ของคุณหรือบริการคลาวด์อื่นก่อน จากนั้นลบอีเมลและล้างถังขยะวิธีนี้จะช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าจะไม่สูญเสียข้อมูลใดๆ และช่วยเพิ่มพื้นที่ว่างให้ได้มากที่สุด

อีกกลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพคือการกำหนดเป้าหมายอีเมลเก่ามาก ๆ โดยใช้ตัวดำเนินการ `older_than:1y` คุณสามารถค้นหาข้อความทั้งหมดที่เก่ากว่าหนึ่งปีได้ คุณสามารถแทนที่ "y" สำหรับปีด้วย "m" สำหรับเดือนหรือ "d" สำหรับวันได้ตามต้องการ จากนั้นเลือกอีเมลทั้งหมดที่คุณไม่ต้องการเก็บไว้อีกต่อไปและลบออก

อย่าลืมตรวจสอบโฟลเดอร์สแปมและถังขยะของคุณ แม้ว่าข้อความจะถูกลบโดยอัตโนมัติหลังจาก 30 วัน แต่ทุกอย่างในโฟลเดอร์เหล่านั้นจะยังคงใช้พื้นที่ต่อไปจนถึงเวลานั้น ในทั้งสองโฟลเดอร์ คุณจะพบปุ่มสำหรับล้างทุกอย่างพร้อมกัน ("ล้างถังขยะตอนนี้" หรือ "ลบข้อความสแปมทั้งหมดตอนนี้")

แก้ปัญหาที่ต้นเหตุ: จดหมายข่าว ตัวกรอง และการจัดระเบียบ

การล้างกล่องจดหมายเข้าของคุณนั้นไร้ประโยชน์หากคุณกลับมาอยู่ที่จุดเริ่มต้นอีกครั้งหลังจากสองเดือน วิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการควบคุม Gmail คือการยกเลิกการสมัครรับอีเมลที่ไม่เป็นประโยชน์ต่อคุณจดหมายข่าวและอีเมลการตลาดส่วนใหญ่จะมีลิงก์ "ยกเลิกการสมัครรับ" อยู่ด้านล่างของข้อความ และ Gmail บางครั้งก็แสดงทางลัดที่คล้ายกันถัดจากชื่อผู้ส่ง

หากคุณรู้สึกว่าได้รับจดหมายข่าวจำนวนมากจนเกินไป การใช้เวลาสักครู่เปิดอีเมลโฆษณาบางฉบับ แล้วยกเลิกการสมัครรับข้อมูล เพื่อลดจำนวนอีเมลที่เข้ามาอย่างต่อเนื่องซึ่งจะทำให้กล่องจดหมายและพื้นที่เก็บข้อมูลของคุณเต็มนั้นคุ้มค่า อีเมลขาเข้าที่น้อยลงหมายถึงอีเมลที่คุณต้องลบในอนาคตน้อยลงด้วย

นอกจากนี้ คุณยังสามารถสร้างตัวกรองอัตโนมัติเพื่อเก็บข้อความบางข้อความไว้ในที่เก็บถาวร ส่งไปยังป้ายกำกับเฉพาะ หรือย้ายไปยังถังขยะโดยตรงได้อีกด้วย จากแถบค้นหาของ Gmail คุณสามารถใช้ปุ่มตัวเลือกเพื่อกรองตามผู้ส่ง หัวเรื่อง ขนาด หรือคำสำคัญ จากนั้นจึงตัดสินใจว่าจะทำอย่างไรกับอีเมลทั้งหมดที่ตรงกับรูปแบบนั้น

การใช้ป้ายกำกับและหมวดหมู่ช่วยให้กล่องจดหมายของคุณสะอาดเรียบร้อยโดยไม่ต้องลบทุกอย่าง แท็บของ Gmail (หลัก โซเชียล โปรโมชั่น การแจ้งเตือน ฟอรัม) ได้ทำการกรองเบื้องต้นไว้แล้ว หากคุณเคยชินกับการตรวจสอบโปรโมชั่นและโซเชียลเป็นครั้งคราวเพื่อล้างข้อมูลเกือบทั้งหมดผลกระทบต่อพื้นที่จัดเก็บข้อมูลจะมหาศาล

และโปรดจำไว้ว่า "การเก็บถาวร" ไม่ได้ช่วยเพิ่มพื้นที่ว่าง แต่จะลบอีเมลออกจากมุมมองหลักเท่านั้น มันมีประโยชน์สำหรับการจัดระเบียบอีเมลของคุณ แต่ถ้าคุณต้องการกู้คืนพื้นที่ว่างคุณต้องลบอีเมลเหล่านั้นจริง ๆ แล้วจึงล้างถังขยะ

วิดีโอ รูปภาพ และไฟล์ขนาดใหญ่ใน Google Photos

แม้ว่าการค้นหาจะเน้นไปที่ Gmail แต่ปัญหาส่วนใหญ่มักอยู่ที่ Google Photos วิดีโอ โดยเฉพาะวิดีโอความละเอียดสูงสามารถทำให้พื้นที่จัดเก็บข้อมูลเต็มได้อย่างรวดเร็วภายในเวลาไม่กี่เดือนหากคุณทำการสำรองข้อมูลอัตโนมัติบ่อยๆ

หากต้องการค้นหาเฉพาะวิดีโอ คุณสามารถไปที่ URL พิเศษสำหรับเนื้อหาประเภทนี้ใน Google Photos ได้ที่: https://photos.google.com/search/_tv_video ที่นั่นคุณจะเห็นวิดีโอทั้งหมดของคุณพร้อมกัน และคุณสามารถเลือกวิดีโอที่คุณไม่ต้องการส่งไปยังถังขยะได้

นอกจากนี้ยังมีแหล่งข้อมูลที่เป็นประโยชน์อีกแห่งที่ https://photos.google.com/unsupportedvideos ซึ่งแสดงรายการวิดีโอที่ไม่รองรับแอป Photos และจึงไม่ปรากฏในผลการค้นหาอื่นๆ ได้ง่าย ไฟล์ประเภทนี้ยังใช้พื้นที่จัดเก็บข้อมูล ดังนั้นหากคุณไม่ต้องการใช้งานก็สามารถลบทิ้งได้

แท็บสำรวจใน Google Photos จัดกลุ่มเนื้อหาตามบุคคล สถานที่ ภาพหน้าจอ วิดีโอ หรือผลงานสร้างสรรค์ เช่น ภาพเคลื่อนไหวและภาพยนตร์ เป็นสถานที่ที่ดีเยี่ยมในการค้นหากลุ่มรูปภาพเก่าหรือซ้ำซ้อน (ตัวอย่างเช่น ทริปเมื่อหลายปีก่อนที่คุณบันทึกไว้ในฮาร์ดไดรฟ์แล้ว) และช่วยให้คุณเพิ่มพื้นที่ว่างได้หลายกิกะไบต์ในคราวเดียว

หลังจากที่คุณส่งรูปภาพและวิดีโอจำนวนมากไปที่ถังขยะแล้ว ให้ไปที่ส่วน "ถังขยะ" ในแอปรูปภาพ แล้วแตะ "ล้างถังขยะ" เช่นเดียวกับใน Gmail และ Drive พื้นที่ว่างจะไม่กลับคืนมา จนกว่าคุณจะทำขั้นตอนนี้เสร็จสิ้น และเช่นเคย หากคุณลบเนื้อหาจำนวนมาก อาจต้องใช้เวลาสักครู่กว่าการเปลี่ยนแปลงจะปรากฏในแถบพื้นที่จัดเก็บของคุณ

Google Drive, การสำรองข้อมูล WhatsApp และฟีเจอร์อื่นๆ ที่มักถูกมองข้าม

นอกจากอีเมลและรูปภาพแล้ว บัญชี Google ของคุณอาจมีรายการอื่นๆ ที่ซ่อนอยู่ซึ่งใช้พื้นที่จำนวนมาก ตัวอย่างที่ชัดเจนคือข้อมูลสำรองของ WhatsApp บน Androidซึ่งจัดเก็บไว้ใน Google Drive และในช่วงระยะเวลาหนึ่งที่ผ่านมา ข้อมูลเหล่านี้จะนับรวมอยู่ในขีดจำกัดพื้นที่เก็บข้อมูลของคุณด้วย

หากต้องการตรวจสอบข้อมูลสำรองเหล่านี้จากโทรศัพท์ของคุณ ให้เปิดแอป Google One ไปที่ส่วนพื้นที่จัดเก็บข้อมูล และภายใต้ "เพิ่มพื้นที่ว่างในบัญชี" ให้ค้นหาตัวเลือก "ลบรายการอื่นๆ" แล้วเลือก WhatsApp จากนั้นคุณจะเห็นข้อมูลสำรองที่มีอยู่และลบข้อมูลใดๆ ที่คุณไม่ต้องการอีกต่อไป

หากคุณต้องการทำจากเบราว์เซอร์ คุณสามารถไปที่ one.google.com/backup/management/whatsapp ถัดจากแต่ละการสำรองข้อมูล คุณจะพบตัวเลือก"ลบการสำรองข้อมูล " แม้ว่าคุณจะลบการสำรองข้อมูลปัจจุบันแล้ว WhatsApp ก็จะยังคงสร้างการสำรองข้อมูลต่อไปในอนาคตตามการตั้งค่าของแอป ดังนั้นโปรดตรวจสอบการตั้งค่าเหล่านั้นด้วยเพื่อหลีกเลี่ยงการสร้างไฟล์ขนาดใหญ่บ่อยครั้ง

ใน Google Drive นอกจากไฟล์ที่คุณอัปโหลดแล้ว คุณยังจะเห็นไฟล์ที่คนอื่นแชร์กับคุณด้วย สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าไฟล์ในส่วน "แชร์กับฉัน" จะไม่นับรวมในโควต้าพื้นที่จัดเก็บของคุณ (เจ้าของไฟล์จะเป็นผู้นับ) เว้นแต่คุณจะคัดลอกหรืออัปโหลดไฟล์ของคุณเองไปยังโฟลเดอร์ที่แชร์ ในกรณีนั้น ไฟล์ที่คัดลอกหรือไฟล์ใหม่จะนับรวมในโควต้าของคุณ

สุดท้ายนี้ Google Drive สำหรับคอมพิวเตอร์อาจแสดงการใช้งานพื้นที่จัดเก็บข้อมูลที่แตกต่างจากที่คุณเห็นบนเว็บ เนื่องจากไฟล์ที่แชร์ที่คุณซิงค์จะใช้พื้นที่บนฮาร์ดไดรฟ์ในเครื่องของคุณ แม้ว่าจะไม่ส่งผลกระทบต่อพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ของคุณก็ตาม นี่เป็นพฤติกรรมปกติและไม่ได้หมายความว่า Google กำลังใช้พื้นที่เพิ่มจากคุณแต่อย่างใด

ปัญหาที่พบบ่อยเมื่อต้องการเพิ่มพื้นที่ว่างและวิธีแก้ไข

หนึ่งในความเข้าใจผิดที่พบบ่อยที่สุดคือการคิดว่าพื้นที่ว่างจะถูกคืนให้ทันที เมื่อคุณลบหลายรายการติดต่อกัน ระบบของ Google อาจใช้เวลาประมาณ 48 ถึง 72 ชั่วโมงในการคำนวณพื้นที่จัดเก็บใหม่ให้ถูกต้อง ในระหว่างนั้น ตัวนับอาจแสดงสถานะหยุดนิ่งแม้ว่าคุณจะลบทุกอย่างเสร็จเรียบร้อยแล้วก็ตาม

หากคุณซื้อพื้นที่จัดเก็บข้อมูลเพิ่มด้วย Google One แล้วพื้นที่ใหม่ไม่ปรากฏขึ้น โปรดรอสูงสุด 24 ชั่วโมง หากยังไม่ปรากฏขึ้นหลังจากนั้น ให้ลงชื่อออกจากบัญชี Google ของคุณ แล้วลงชื่อเข้าใช้ใหม่ และตรวจสอบหน้าการชำระเงินเพื่อให้แน่ใจว่าการเรียกเก็บเงินเสร็จสมบูรณ์ หากบัตรของคุณถูกเรียกเก็บเงินแล้วแต่พื้นที่จัดเก็บข้อมูลใหม่ไม่ปรากฏขึ้น คุณอาจซื้อแพ็กเกจดังกล่าวในบัญชีอื่นโปรดตรวจสอบว่าคุณเปิดใช้งานหลายบัญชีหรือไม่

บน iPhone หรือ iPad บางครั้งการปิดแอป Google One แบบบังคับแล้วเปิดใหม่อีกครั้งอาจช่วยได้ เพราะจะทำให้แอปซิงค์ข้อมูลกับเซิร์ฟเวอร์ได้ ขั้นตอนการปิดแอปจะแตกต่างกันไปตามเวอร์ชัน iOS ของคุณ ดังนั้นหากไม่แน่ใจ ควรปรึกษาฝ่ายสนับสนุนของ Apple จะดีที่สุด

อีกปัญหาที่พบบ่อยคือ หลังจากอัปเกรดเป็นแพ็กเกจพื้นที่เก็บข้อมูลที่สูงขึ้นหรือต่ำลงแล้ว Gmail อาจยังคงไม่อนุญาตให้คุณส่งหรือรับอีเมล ในกรณีเช่นนี้ ควรลองรอประมาณ 24 ชั่วโมงออกจากระบบแล้วเข้าสู่ระบบใหม่อีกครั้ง หรือแม้แต่ลองส่งอีเมลจากหน้าต่างที่ไม่ระบุตัวตนหรือเบราว์เซอร์อื่น (เช่น Edge, Firefox เป็นต้น) เพื่อตรวจสอบว่าปัญหาเกิดจากแคชหรือไม่

นอกจากนี้ยังมีความสับสนเกี่ยวกับรูปภาพใน "โหมดประหยัดพื้นที่จัดเก็บ" (เดิมชื่อ "คุณภาพสูง") ที่อัปโหลดก่อนวันที่ 1 มิถุนายน 2021: รูปภาพและวิดีโอเหล่านี้จะไม่นับรวมในโควต้าพื้นที่จัดเก็บของคุณหากคุณลบเนื้อหาประเภทนี้จำนวนมาก คุณอาจไม่เห็นการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในการใช้งานพื้นที่จัดเก็บของคุณด้วยเหตุผลดังกล่าว

เมื่อไหร่จึงควรจ่ายค่าบริการ Google One และจะจัดการบริการนี้อย่างไร

หากหลังจากทำความสะอาดอย่างละเอียดแล้ว พื้นที่จัดเก็บของคุณยังเหลือน้อย หรือคุณไม่อยากใช้พื้นที่แค่ 15GB คุณอาจพิจารณาอัปเกรดแพ็กเกจด้วย Google One มีตัวเลือกแบบชำระเงินเริ่มต้นที่100GB สำหรับพื้นที่จัดเก็บเพิ่มเติม โดยความจุ (และราคา) จะเพิ่มขึ้นตามความต้องการ

บางครั้ง Google ก็เสนอให้ทดลองใช้ Google One ฟรีแก่ผู้ใช้ใหม่ ในกรณีเหล่านั้น คุณจะได้รับคำเชิญให้เปิดใช้งานช่วงทดลองใช้ ซึ่งคุณจะได้รับพื้นที่จัดเก็บข้อมูลเพิ่มขึ้นฟรีในระยะเวลาจำกัด คุณจะต้องเพิ่มวิธีการชำระเงิน แต่จะไม่ถูกเรียกเก็บเงินจนกว่าช่วงทดลองใช้จะสิ้นสุดลงโดยคุณต้องอย่าลืมยกเลิกก่อนถึงกำหนดหากคุณไม่ต้องการใช้งานต่อ

หากคุณจัดการ Google One ผ่านทางเว็บ (ไม่ใช่ Apple App Store) คุณสามารถเปลี่ยนแผน เปลี่ยนจากรายเดือนเป็นรายปี หรือยกเลิกได้จากส่วนการตั้งค่า Google One ในหัวข้อ "เปลี่ยนแผนการสมัครสมาชิก" บน Android คุณยังสามารถจัดการการสมัครสมาชิกผ่านการตั้งค่าแอปและ Google Play ได้อีกด้วย

สำหรับ iPhone และ iPad นั้นซับซ้อนกว่า: หากคุณซื้อแพ็กเกจผ่านเว็บไซต์คุณจะไม่สามารถเปลี่ยนแปลงแพ็กเกจผ่านแอปได้ในกรณีนั้น คุณจะต้องยกเลิกแพ็กเกจปัจจุบันจากเว็บไซต์ Google One และหากต้องการจัดการแพ็กเกจทั้งหมดจาก iOS คุณจะต้องสมัครแพ็กเกจใหม่ผ่าน App Store

ในทางกลับกัน หากบัญชีของคุณใช้สำหรับการทำงานหรือการเรียน คุณจะไม่สามารถซื้อพื้นที่จัดเก็บเพิ่มเติมได้ด้วยตนเอง คุณจะต้องขอให้ผู้ดูแลระบบ Google Workspace เพิ่มขีดจำกัดหรือเปลี่ยนแปลงใบอนุญาตของคุณเนื่องจากบัญชีเหล่านี้ได้รับการจัดการจากส่วนกลาง

โดยสรุปแล้ว การเพิ่มพื้นที่ว่างใน Gmail และบัญชี Google ของคุณนั้นต้องใช้กลยุทธ์หลายอย่างร่วมกัน ได้แก่ การใช้เครื่องมือ Google One อย่างเป็นทางการ การลบอีเมลขนาดใหญ่และเก่า (โดยต้องล้างโฟลเดอร์สแปมและถังขยะเสมอ) การตรวจสอบ Drive, Photos และการสำรองข้อมูลต่างๆ เช่น การสำรองข้อมูล WhatsApp และการจัดการจดหมายข่าวและเนื้อหาที่คุณได้รับในแต่ละวันให้ดียิ่งขึ้น หากพื้นที่ 15 GB ยังไม่เพียงพอ การอัปเกรดด้วย Google One อาจเป็นวิธีที่สะดวกที่สุดในการหยุดการแจ้งเตือน "พื้นที่เก็บข้อมูลใกล้เต็ม" อยู่ตลอดเวลา