วิธีใช้งาน Copilot กับไฟล์ OneDrive จาก Windows Explorer 11

อินฟอร์เมเทค ดิจิตอล » Windows » วิธีใช้งาน Copilot กับไฟล์ OneDrive จาก Windows Explorer 11

ผมเชื่อว่าคุณคงเคยเจอปัญหาแบบนี้มานับพันครั้งแล้ว: พื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ของคุณเต็มไปด้วยเอกสาร สัญญา หรือรายงาน และเมื่อคุณต้องการข้อมูลเฉพาะเจาะจง คุณต้องเปิดไฟล์ทีละไฟล์ราวกับกำลังหาเข็มในกองฟาง มันยุ่งยากและเสียเวลามาก เพื่อแก้ปัญหานี้ ไมโครซอฟต์จึงเข้ามาช่วยและผสานรวมCopilot เข้ากับ OneDriveซึ่งเป็นเครื่องมือปัญญาประดิษฐ์ที่ช่วยอ่านไฟล์ของคุณและให้คำตอบแก่คุณในรูปแบบแชทง่ายๆ

สิ่งที่เจ๋งที่สุดเกี่ยวกับระบบนี้คือ มันไม่เพียงแต่ใช้งานได้บนเว็บเท่านั้น แต่ยังผสานรวมเข้ากับFile Explorer ของ Windows 11 ได้โดยตรงอีก ด้วย ไม่ต้องเสียเวลาค้นหาผ่านโฟลเดอร์มากมายอีกต่อไป ตอนนี้คุณสามารถถาม AI เกี่ยวกับเนื้อหาในเอกสาร PDF หรือ Word ของคุณได้โดยไม่ต้องออกจากเดสก์ท็อป อย่างไรก็ตาม เพื่อให้ทุกอย่างทำงานได้ คุณต้อง ตั้งค่า ระบบนิเวศ Microsoft 365อย่างถูกต้องและมีใบอนุญาตที่เหมาะสม เนื่องจากฟีเจอร์นี้ไม่ได้เปิดใช้งานโดยค่าเริ่มต้นสำหรับทุกคน

วิธีเรียกใช้งาน Copilot จาก Windows Explorer 11

หากคุณต้องการใช้ประโยชน์จาก AI โดยไม่ต้องออกจากโฟลเดอร์ในเครื่องของคุณ กระบวนการนั้นค่อนข้างง่าย ขั้นแรกค้นหาไฟล์หรือกลุ่มเอกสารที่คุณต้องการใช้งาน หากมีเพียงไฟล์เดียว ให้คลิกขวาที่ไฟล์นั้น หากคุณต้องการวิเคราะห์หลายไฟล์ คุณสามารถเลือกไฟล์ได้สูงสุดห้าไฟล์พร้อมกัน จากนั้นคลิกขวาที่ไฟล์ใดก็ได้ในกลุ่มที่เลือกไว้

ในเมนูบริบทที่ปรากฏขึ้น ให้ค้นหาตัวเลือก OneDrive และเลือก "ถามคำถาม " หากนี่เป็นครั้งแรกที่คุณใช้งาน ระบบอาจขอให้คุณลงชื่อเข้าใช้บัญชี Microsoft ของคุณ เมื่อคุณลงชื่อเข้าใช้แล้ว แผงแชทด้านข้างจะปรากฏขึ้น ซึ่ง Copilot จะแนะนำแนวคิดบางอย่างเพื่อช่วยคุณเริ่มต้น แต่คุณยังสามารถพิมพ์คำถามใด ๆ ที่ด้านล่างและคลิกส่งได้

การใช้งาน Copilot ผ่าน OneDrive เวอร์ชันเว็บ

บางครั้งการจัดการทุกอย่างผ่านเบราว์เซอร์ก็สะดวกกว่า วิธีทำคือ เข้าไปที่onedrive.comด้วยบัญชีของคุณ แล้วเลือกโฟลเดอร์ที่เก็บเอกสารของคุณไว้ เช่นเดียวกับบนคอมพิวเตอร์ คุณสามารถเลือก ไฟล์ได้ ตั้งแต่หนึ่งถึงห้าไฟล์แล้วคลิกปุ่ม Copilot ที่มุมล่างขวาของหน้าจอ

หากคุณสนใจเพียงเอกสารเดียว มีวิธีที่เร็วกว่าคือ เลื่อนเคอร์เซอร์ไปที่ไฟล์ คลิกปุ่ม Copilot แล้วเลือก"ถามคำถาม " แชทจะเปิดขึ้นทันที และคุณสามารถถามคำถามได้ วิธีนี้เหมาะสำหรับผู้ที่ชื่นชอบอินเทอร์เฟซเบราว์เซอร์แบบเต็มรูปแบบและต้องการควบคุมไฟล์บนคลาวด์ด้วยภาพอย่างครอบคลุมมากขึ้น

คุณสามารถทำอะไรได้บ้างด้วย AI นี้? ตัวอย่างการใช้งานจริง

Copilot ไม่ได้มีไว้แค่ถามคำถามง่ายๆ เท่านั้น แต่เป็นเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่มีประสิทธิภาพสูง หนึ่งในประโยชน์ที่ได้ผลดีที่สุดคือการสรุปเอกสารยาวๆหากคุณมีไฟล์ PDF ยาว 80 หน้าและไม่มีเวลาอ่านก่อนการประชุม คุณสามารถขอให้ AI สรุปประเด็นสำคัญได้ในเวลาเพียงไม่กี่วินาที

อีกหนึ่งคุณสมบัติที่มีประโยชน์มากคือการเปรียบเทียบไฟล์ลองนึกภาพว่าคุณมีสัญญาอยู่สามเวอร์ชันและต้องการทราบว่าข้อความใดบ้างที่เปลี่ยนแปลงไป แทนที่จะอ่านทั้งสามเวอร์ชันและขีดเส้นใต้ส่วนที่แตกต่างกัน คุณสามารถขอให้ Copilot สร้างตารางเปรียบเทียบหรือสรุปการเปลี่ยนแปลงหลักๆ ได้ นอกจากนี้ยังเป็นประโยชน์สำหรับการดึงข้อมูลเฉพาะ เช่น การถามว่า"งบประมาณด้านการตลาดที่จัดสรรในเดือนนี้คือเท่าไร"โดยอิงจากสเปรดชีตที่เลือกไว้หลายแผ่น

ข้อกำหนด ใบอนุญาต และข้อจำกัดที่สำคัญ

ไม่ใช่ทุกคนที่จะสามารถใช้ฟีเจอร์เหล่านี้ได้ในขณะนี้ ในการเปิดใช้งาน Copilot ใน OneDrive จำเป็นต้อง สมัครใช้งาน Microsoft 365 Personal หรือ Familyอย่างไรก็ตาม มีข้อควรระวังที่สำคัญคือ สำหรับแผน Family เฉพาะผู้สมัครใช้งานหลักเท่านั้นที่จะสามารถเข้าถึงความสามารถของ Copilot ได้ สมาชิกครอบครัวคนอื่นๆ จะไม่สามารถใช้งานได้

ในสภาพแวดล้อมการทำงาน คุณต้องมีบัญชีเพื่อการศึกษาหรือธุรกิจที่มีสิทธิ์ใช้งาน Copilot สำหรับ Microsoft 365 หากคุณไม่เห็นตัวเลือกนี้ เป็นไปได้ว่าผู้ดูแลระบบขององค์กรของคุณได้ปิดใช้งานไว้ในศูนย์การจัดการ Microsoft 365 แล้ว

รูปแบบที่รองรับและข้อจำกัด

• เอกสารสำนักงาน: รองรับไฟล์ DOC, DOCX, PPT, PPTX และ XLSX
• รูปแบบสากล: โปรแกรมนี้ใช้งานได้กับไฟล์ PDF, TXT, RTF และไฟล์เว็บ เช่น HTML หรือ ASPX
• รูปแบบใหม่: ขณะนี้สามารถใช้งานร่วมกับไฟล์ Loop และ Fluid ได้แล้ว

แม้ว่า Copilot จะมีประสิทธิภาพสูง แต่ก็มีข้อจำกัดอยู่บ้าง ปัจจุบันยังไม่สามารถประมวลผลภาพวิดีโอ หรือสมุดบันทึก OneNote ได้ แม้ว่า Microsoft กำลังพัฒนาฟังก์ชันนี้เพิ่มเติมในเร็วๆ นี้ก็ตาม นอกจากนี้ยังมีข้อจำกัดด้านขนาดไฟล์ คือ ไฟล์ต้องมีขนาดไม่เกิน 150 MBเพื่อให้ AI สามารถอ่านได้ และอีกรายละเอียดที่ควรทราบคือ การวิเคราะห์ร่วมกันสามารถวิเคราะห์ได้สูงสุดห้าไฟล์ต่อการค้นหาหนึ่งครั้ง

ความเป็นส่วนตัว ความปลอดภัย และเครดิต AI

หลายคนกังวลเกี่ยวกับสิ่งที่อาจเกิดขึ้นกับข้อมูลของตน Copilot เคารพสิทธิ์การเข้าถึง อย่างเคร่งครัด โดยจะอ่านได้เฉพาะไฟล์ที่คุณเลือกหรือไฟล์ที่ได้รับการแชร์กับคุณอย่างชัดเจนเท่านั้น หากคุณใช้Microsoft Purviewเพื่อเข้ารหัสข้อมูลด้วยป้ายกำกับความละเอียดอ่อน AI จะเคารพสิทธิ์การใช้งานเหล่านั้นและจะไม่เข้าถึงข้อมูลที่ถูกจำกัด

ในอีกด้านหนึ่ง สิ่งสำคัญคือต้องกล่าวถึงเครดิต AIทุกครั้งที่คุณขอสรุปหรือเปรียบเทียบเอกสาร เครดิตหนึ่งหน่วยจะถูกหักจากบัญชีของคุณโดยอัตโนมัติ ดังนั้นจึงควรใช้คำขออย่างมีประสิทธิภาพเพื่อหลีกเลี่ยงการใช้เครดิตหมดก่อนกำหนด

การใช้เทคโนโลยีนี้จะเปลี่ยนแปลงการจัดการเอกสารโดยเปลี่ยนจากรูปแบบการค้นหาด้วยตนเองไปเป็นการค้นหาโดยตรง ด้วยการผสานรวมความสามารถในการสรุปและเปรียบเทียบไฟล์หลายไฟล์จากสภาพแวดล้อม Windows 11 และเว็บ ทำให้เวลาในการวิเคราะห์ข้อมูลได้รับการปรับให้เหมาะสม โดยมีเงื่อนไขว่าต้องมีใบอนุญาต Microsoft 365 ที่เหมาะสม และต้องเคารพข้อจำกัดด้านรูปแบบและขนาดที่กำหนดโดยแพลตฟอร์ม