- Pagpapatupad ng mga pasadyang filter at label upang i-automate ang daloy ng input.
- Paggamit ng mga priority inbox at smart categories para i-segment ang mga mensahe.
- Mas masusing pamamahala ng mga thread ng pag-uusap at mga tool sa pag-archive upang mabawasan ang visual na kalat.
Malamang naranasan mo na ang pagbukas ng iyong email at pagkakita ng napakaraming mensahe kung saan magkakahalo ang mga invoice, promosyon, at email mula sa iyong boss. Ito ay isang nakakapangilabot na pakiramdam na, bukod sa pag-aaksaya ng oras, ay nagdudulot din ng matinding stress sa pag-iisip dahil hindi mo alam kung saan magsisimulang tumugon.
Ang magandang balita ay ang Gmail ay mayroong maraming nakatagong tool na, kung iko-configure nang tama, ay halos gagawing kontrolado ng iyong inbox ang sarili nito. Hindi lang ito tungkol sa pagbura ng mga email, kundi tungkol din sa pagdidisenyo ng sistema ng klasipikasyon na gagana para sa iyo, na magbibigay-daan sa iyong tumuon sa mga talagang mahalaga at pagpapadala ng kalat sa isang sulok kung saan hindi ka nito maaabala.
Ang kapangyarihan ng mga awtomatikong kategorya
Gumagamit ang Gmail ng isang algorithm-based learning system para pangkatin ang mga mensahe sa mga tab. Para i-activate ang mga ito, pumunta sa Mga Setting, pagkatapos ay sa "Uri ng Inbox," at piliin ang opsyong Default . Kapag nandoon na, maaari mo nang piliin kung aling mga tab ang gusto mong makita, tulad ng Social, Promotions, Updates, o Forums.
Kung makita mong napunta sa maling tab ang isang email, huwag mag-alala, maaari mo itong manu-manong i-drag sa tamang kategorya . Sa paggawa nito, sinasanay mo ang Gmail upang hindi na nito magawa ang parehong pagkakamali sa susunod at malaman kung saan eksaktong ilalagay ang mga ganitong uri ng mensahe. Gayunpaman, tandaan na kung mayroon kang napakaraming email (mahigit sa 250.000), maaaring hindi magamit ang opsyong ito hangga't hindi mo ina-archive o binubura ang ilang nilalaman.
Pag-master ng mga filter at tag
Kung hindi sapat ang mga awtomatikong kategorya, ang mga filter ang pinakamahusay na solusyon. Hindi tulad ng mga tradisyunal na folder, pinapayagan ng mga label ng Gmail ang isang email na mapabilang sa maraming kategorya nang sabay-sabay. Para i-automate ito, i-click ang arrow ng mga opsyon sa paghahanap, tukuyin ang iyong pamantayan (halimbawa, isang partikular na nagpadala o isang keyword sa subject line), at i-click ang Gumawa ng filter.
Mula rito, maaari mong i-configure ang Gmail para awtomatikong maglapat ng label, i-archive ang mensahe para hindi ito mapunta sa iyong pangunahing inbox, o markahan pa ito bilang nabasa na. Ito ang pinakamahusay na paraan para pamahalaan ang mga awtomatikong notification , tulad ng mga alerto ng security camera o mga notification ng system, sa pamamagitan ng direktang pagpapadala ng mga ito sa isang nakalaang label nang hindi nakakalat ang iyong pangunahing inbox.
Mga uri ng inbox para sa pagbibigay ng prayoridad
Depende sa iyong workload, maaari mong baguhin kung paano ipinapakita ang iyong mga email. Kahanga-hanga ang Priority view dahil hinahati nito ang screen sa mga seksyon: mahahalagang email na hindi mo pa nababasa, mga naka-star na email, at iba pa. Kung mas gusto mo ang mas simple, ang "Important First" view ay isang napakaepektibong alternatibo.
Para gumana ito nang perpekto, kailangan mong paganahin ang bandila ng kahalagahan. Kung mapansin mong minarkahan ng Gmail ang isang bagay bilang mahalaga ngunit hindi naman, i-click lamang ang bandila upang alisin ang kahalagahan nito ; sa ganitong paraan, malalaman ng system ang iyong aktwal na mga kagustuhan at iaakma ang mga klasipikasyon sa hinaharap nang naaayon.
Paalam na sa gulo ng mga usapan
Nakakadismaya para sa maraming tao ang Gmail dahil pinagsasama-sama nito ang lahat sa mga pag-uusap. Bagama't kapaki-pakinabang ito para sa pagsubaybay sa isang thread, minsan ay pinaghahalo nito ang mga hindi magkakaugnay na email dahil lang sa pareho ang paksa ng mga ito. Kung mas gusto mong makita ang bawat mensahe bilang isang hiwalay na entity, maaari mong i-disable ang conversation view mula sa tab na Pangkalahatan sa mga setting.
Kung gusto mo lang putulin ang isang partikular na thread, isang napakasimpleng paraan ay ang baguhin ang subject line ng iyong reply. Sa pamamagitan ng pagbabago ng subject line, mauunawaan ng Gmail na ito ay isang bagong paksa at lilikha ng hiwalay na entry sa iyong inbox, na pumipigil sa impormasyon na maitago sa mahahabang pag-uusap.
Mga advanced na trick para sa walang kapintasang pamamahala
Para sa mga naghahanap ng perpekto, maraming bituin ang makikita. Sa halip na ang karaniwang dilaw na bituin, maaari kang mag-configure ng hanggang 12 iba't ibang icon (mga tandang padamdam, tandang pananong, kulay) upang ikategorya ang antas ng pagkaapurahan ng bawat mensahe sa isang sulyap. Halimbawa, isang pulang tandang padamdam para sa kung ano ang kailangang ipadala ngayon at isang tandang pananong para sa mga nakabinbing tanong.
Bukod pa rito, ang snooze function ay isang mahalagang bahagi ng produktibidad. Pinapayagan ka nitong alisin ang isang email mula sa iyong kasalukuyang view upang muling lumitaw ito sa isang partikular na petsa at oras . Ito ay mainam para sa mga email na nangangailangan ng aksyon ngunit hindi mo maaaring asikasuhin ngayon, na pumipigil sa mga ito na makalimutan habang pinapanatiling malinis ang iyong inbox.
Ang pag-oorganisa ng iyong email ay isang personal na proseso na nangangailangan ng ilang paunang pagsasaayos, ngunit kapag pinagsama mo na ang mga awtomatikong filter, smart label, at isang naka-prioritize na inbox, magiging mas maayos ang iyong daloy ng trabaho. Ang pagpapanatili ng lingguhang gawain sa paglilinis at pagsasamantala sa pag-archive sa halip na walang habas na pagbura ay nagbibigay-daan sa tool na maging isang suporta sa halip na isang pinagmumulan ng stress.
