- Pagkakaiba sa pagitan ng karaniwang pagkopya, paglipat ng datos, at paggamit ng mga espesyal na pag-paste para sa mga partikular na katangian.
- Kahusayan sa mga keyboard shortcut, context menu, at mga pamamaraan ng drag-and-drop upang ma-optimize ang daloy ng trabaho.
- Mas mataas na pamamahala ng pormula gamit ang relatibong, ganap, at halo-halong mga sanggunian upang maiwasan ang mga error kapag kinokopya ang data.
Malamang naranasan mo na ito: gumagamit ka man ng isang simpleng spreadsheet o nagpoproseso ng milyun-milyong data point, may mga gawaing paulit-ulit mong ginagawa hanggang sa tuluyan kang mapagod. Isa na rito ang walang dudang paglilipat ng impormasyon mula sa isang lugar patungo sa isa pa. Kung matututo kang maglipat ng data nang mahusay , makakatipid ka ng maraming oras at maiiwasan mong gawin ang parehong trabaho nang dalawang beses dahil sa hindi napansin.
Bago ka magsimulang mag-duplicate ng mga cell, mahalagang maunawaan na hindi lang basta kinokopya ng Excel ang teksto o mga numerong nakikita mo. Ginagaya talaga nito ang lahat ng nilalaman : mula sa conditional formatting at data validation hanggang sa mga nakatagong komento. Sa madaling salita, ang proseso ay nahahati sa dalawang hakbang: pag-save ng impormasyon sa clipboard at pagkatapos ay pagkopya nito sa nais na lokasyon.
Mga paraan ng pagkopya at pag-paste ng impormasyon
Kung mas gusto mong gamitin ang mouse, ang ribbon ang iyong matalik na kaibigan. Pumunta lang sa tab na Home, hanapin ang seksyong Clipboard, at i-click ang Copy. Pagkatapos, piliin ang destination cell at i-click ang Paste. Isang mabilis na tip ay pagkatapos mong kopyahin, maaari mong pindutin ang Enter para agad na i-paste ang data, bagama't tatanggalin nito ang clipboard, hindi tulad ng paggamit ng ribbon button.
Para sa mga naghahanap ng mas mabilis na pag-scan, ang context menu ang mainam na opsyon. Mag-right-click lang sa napiling range at piliin ang Copy o Cut. Pagkatapos, pumunta sa destinasyon, mag-right-click muli, at piliin ang opsyong Paste. Tulad ng nakaraang paraan, ang pagpindot sa Enter key ay nagpapabilis sa proseso ngunit nabubura ang pansamantalang kopya.
Kung ang bilis ang prayoridad mo at ayaw mong iwanan ang iyong keyboard, ang mga shortcut ang dapat mong piliin. Ang pangkalahatang pamantayan na gumagana sa halos lahat ng software ay ang Ctrl + C para kopyahin , Ctrl + X para i-cut (buburahin nito ang orihinal), at Ctrl + V para i-paste ang nilalaman sa napiling lokasyon.
Mayroon ding napakabilis at biswal na paraan: i-drag and drop. Kung pipili ka ng isang saklaw at i-drag ito mula sa gilid gamit ang kaliwang pindutan ng mouse, ililipat mo ang data. Ngunit kung pipindutin mo nang matagal ang Ctrl key habang nagda-drag , makakakita ka ng isang maliit na plus sign (+) sa tabi ng cursor, na nagpapahiwatig na kinokopya mo ang impormasyon sa halip na ilipat ito.
Ang Sining ng Espesyal na Pagdidikit
Minsan ayaw nating kopyahin ang lahat, kundi isang bahagi lang. Para dito, nag-aalok ang Excel ng Paste Special. Kung pupunta ka sa tab na Home at iki-click ang arrow na Paste, makikita mong maaari mong piliing i-paste lamang ang mga formula, formatting, o value . Halimbawa, kung mayroon kang cell na may kinakalkulang resulta ngunit gusto mo lang ang pangwakas na numero, piliin ang Paste Values.
Kabilang sa mga advanced na opsyon, makakahanap ka ng mga makapangyarihang function tulad ng Transpose, na nagbibigay-daan sa iyong i-rotate ang oryentasyon ng data , i-convert ang mga row sa mga column at vice versa. Maaari mo ring i-paste lamang ang data validation o mga komento, na maiiwasan ang pagbabago sa visual na disenyo ng destination cell.
Kung bubuksan mo ang kahon ng diyalogo na Paste Special, matutuklasan mo na maaari kang magsagawa ng mga direktang operasyon sa matematika . Nangangahulugan ito na maaari mong idagdag, ibawas, paramihin, o hatiin ang mga halaga sa lugar ng kopya sa mga umiiral na sa lugar ng patutunguhan. Bukod pa rito, napakahalaga ng opsyong "laktawan ang mga blangkong espasyo", dahil pinipigilan nito ang mga walang laman na selula sa pinagmulan na patungan ang umiiral na data sa patutunguhan.
Pamamahala ng pormula at ang fill controller
Kapag kinokopya natin ang mga formula, nagiging interesante ang mga bagay-bagay. Bilang default, gumagamit ang Excel ng mga relatibong sanggunian, na nangangahulugang kung kokopyahin mo ang isang formula pababa, ang mga tinutukoy na cell ay lilipat din pababa. Kung kailangan mong manatiling nakapirmi ang isang cell, dapat mong gamitin ang mga absolute reference sa pamamagitan ng pagpindot sa F4 at pagdaragdag ng simbolong $ (halimbawa: $A$1). Mayroon ding mga mixed reference, kung saan inaayos mo lamang ang row o ang column lamang.
Ang fill handle, ang maliit na parisukat sa kanang sulok sa ibaba ng cell, ay mainam para sa mabilis na pagkopya ng nilalaman nang patayo . Kung ido-double click mo ito, palalawigin ng Excel ang formula o data hanggang sa makahanap ito ng isang walang laman na cell. Mag-ingat, gayunpaman, dahil kung kokopyahin mo ang mga petsa o numero, maaaring subukan ng programa na lumikha ng isang lohikal na serye sa halip na isang eksaktong kopya.
Kung kailangan mong ilipat ang data sa ibang mga tool, tulad ng WP Sheet Editor, simple lang ang proseso: kopyahin ito sa Excel at gamitin ang klasikong Ctrl + V sa kabilang application. Tandaan na kung puputulin mo ang isang cell, mawawala ito sa orihinal nitong lokasyon, habang kapag kinopya mo, mananatiling buo ang source range.
Ang pagiging dalubhasa sa lahat ng mga tool na ito, mula sa mabilisang mga shortcut at matalinong pag-drag and drop hanggang sa katumpakan ng Paste Special at formula locking gamit ang dollar sign ($), ay nagbibigay-daan sa iyong pamahalaan ang anumang dami ng data nang may kumpletong kontrol. Naghahanap ka man ng paraan para i-transpose ang mga talahanayan, magsagawa ng mabilisang mga operasyon sa matematika sa pamamagitan ng pag-paste, o simpleng pigilan ang pagkasira ng pag-format kapag nagda-drag ng mga cell, nag-aalok ang Excel ng napakalaking versatility para sa isang maayos at propesyonal na daloy ng trabaho.