ONLYOFFICE Docs ile bir PDF dosyasından meta verileri ve gizli bilgileri nasıl kaldırabilirsiniz?

Informatec Dijital » güvenlik » ONLYOFFICE Docs ile bir PDF dosyasından meta verileri ve gizli bilgileri nasıl kaldırabilirsiniz?

Bazen bir dosya gönderdiğimizde, yazdıklarımızı yalnızca alıcının okuyacağını varsayarız. Ancak gerçek şu ki, dijital belgeler, dosyayı kimin oluşturduğundan kullanılan yazılım sürümüne kadar her şeyi depolayan meta veri adı verilen görünmez bir yük taşır . Bu bilgiler, kolayca görünmese de, yanlış ellere geçerse gerçek bir baş ağrısı olabilir.

ONLYOFFICE Docs veya benzeri ofis yazılım paketlerini kullananlar için kapsamlı bir temizliğin nasıl yapılacağını bilmek hayati önem taşır. Bu sadece yazarın adını kaldırmakla ilgili değil, aynı zamanda kuruluşun tam gizliliğini sağlamak , dahili sunucu yollarının veya düzenleme geçmişlerinin ofis dışına çıkmaması gereken operasyonel sırları ifşa etmesini önlemekle de ilgilidir.

Meta veri tam olarak nedir ve neden risk oluşturur?

Basitçe söylemek gerekirse, meta veri, diğer verileri tanımlayan veridir. Bir fotoğraf çekersek, içerik görüntünün kendisidir, ancak meta veri, fotoğrafın çekildiği yerin tam GPS koordinatları veya telefon modelidir. Bir PDF veya Word belgesinde bu, Windows kullanıcı adına, oluşturma tarihine, kuruluşa ve hatta revizyon geçmişine karşılık gelir.

Asıl tehlike, bu dosyaları müşterilere veya tedarikçilere gönderdiğimizde ortaya çıkar. Bu özellikleri temizlemezsek, değerli bilgileri esasen başkalarına vermiş oluruz. Klasik bir örnek, 2003'teki Irak hakkındaki İngiliz dosyasıydı; burada gömülü revizyon geçmişi , tüm editörlük zincirini ortaya çıkararak basit bir teknik gözden kaçırma nedeniyle önemli bir diplomatik krize yol açmıştı.

ONLYOFFICE ve diğer araçlarla PDF'lerdeki meta verileri nasıl temizlenir?

ONLYOFFICE Docs ile çalışıyorsanız ve PDF dosyalarınızdaki bilgileri yönetmek istiyorsanız, ilk adım mevcut bilgilere göz atmaktır. Bu verileri görüntülemek için "Dosya" menüsüne gidin ve "Özellikler "i seçin. Orada, bilgi silmek istiyorsanız, "Ek Meta Veriler "e gidin, "Gelişmiş" moda erişin ve kimsenin görmesini istemediğiniz verileri satır satır silin.

PDF dosyaları için diğer profesyonel alternatifleri arıyorsanız, ihtiyaç duyduğunuz kontrol seviyesine bağlı olarak çeşitli seçenekler mevcuttur:

• Adobe Acrobat Profesyoneli: "Koruma" adı verilen güçlü bir işlevi vardır ve bu işlev şunları sağlar: gizli bilgileri kaldır Belgenin detaylı bir şekilde incelenmesi yoluyla.
• NitroPDF: Bu özellik, koruma sekmesindeki bölümden meta verileri hızlıca silmenizi sağlar. içerik yazımı.
• Foxit PhantomPDF: "Koruma" ve ardından "Gizli Veriler" üzerinden basit bir yol sunar. işaretle ve sil Belirli meta veriler.
• Çevrimiçi Araçlar: PDFYeah gibi süreci otomatikleştiren web siteleri var, ancak bunun için bazı şartların yerine getirilmesi gerekiyor. Gizlilik konusunda dikkatli olun. Hassas dosyaları harici sunuculara yüklerken.

Microsoft Office paketindeki Belge Denetleyicisi

Orijinal belge Word, Excel veya PowerPoint dosyası ise, PDF'ye dönüştürmeden önce verileri temizlemek en iyisidir. Burada en önemli araç Belge Denetleyicisidir . Yorumları, izlenen değişiklikleri, belge sunucusu özelliklerini ve hatta gizli metni (beyaz arka plan üzerinde beyaz metni algılamasa da) bulmanıza ve kaldırmanıza olanak tanır .

Kullanmak için "Dosya"ya gidin, "Bilgi"yi seçin ve ardından "Sorunları Kontrol Et "i seçin. Tarama işlemi tamamlandıktan sonra, sorunlu olduğunu düşündüğünüz öğelerin üzerindeki "Tümünü Kaldır" seçeneğine tıklayabilirsiniz. Excel'de bu özellik, özellikle alıcının görmesini istemediğiniz verileri içeren gizli sayfaları veya satır ve sütunları silmek için kullanışlıdır .

Önemli farklar: Meta verileri kaldırmak ile içeriğin üzerini çizmek.

Birçok kişi burada hata yapıyor. Meta verileri kaldırmanın, metnin üzerini çizmekle aynı şey olmadığını açıklığa kavuşturmak önemlidir . Meta verileri silmek, dosyanın görünmeyen özelliklerini (yazar, tarihler, yazılım) temizler, ancak sayfaya yazılmış kelimeleri silmez. Görünür bir telefon numaranız veya gizli bir isminiz varsa, belgenin daha az dikkat çekmesi için görsel olarak üzerini çizmeniz gerekir.

Yalnızca meta verileri silip hassas metni bırakırsanız, veriler kalır. Tersine, metni siyah bir kutuyla gizler ancak meta verileri temizlemezseniz, orijinal yazarın adı dosya özelliklerinde görünmeye devam eder. İdeal olarak, tam anonimleştirme sağlamak için her iki işlem de gerçekleştirilmelidir.

Gelişmiş ipuçları ve teknik uyarılar

Teknik konulara daha yatkın olanlar için ExifTool gibi araçlar harika, ancak bir dezavantajı var. PDF'deki her şeyi silme komutu, qpdf ile doğrusallaştırma işlemi kullanılmadığı sürece geri alınabilir . Aksi takdirde, gerekli becerilere sahip biri silinen verileri kurtarabilir.

Bir diğer önemli nokta ise dijital imzalardır . Bir belge elektronik olarak imzalanmışsa, meta verilerde yapılacak herhangi bir değişiklik imzayı geçersiz kılabilir. Dosyayı temizlemeden önce imzasının olup olmadığını kontrol etmek ve gerekirse temizlendikten sonra belgeyi yeniden imzalamak çok önemlidir.

Elektronik tablolar ve diğer formatlarda veri yönetimi

ONLYOFFICE Workspace'te, .xlsx dosyaları için "Özel Filtre" adı verilen çok kullanışlı bir özellik bulunmaktadır . Bu özellik meta verileri silmez, ancak kullanıcıların yalnızca filtrelediğiniz verileri görmesini sağlayarak, diğer hücrelerde gizli bilgileri keşfetmek için görünümü manipüle etmelerini engeller.

Visio'da işlem, Office'tekine benzer: "Bilgi"ye erişirsiniz, "Sorunları Kontrol Et"i seçersiniz ve "Kişisel Bilgileri Kaldır"ı seçersiniz ; bu işlem, hassas olabilecek yorumları ve şablon yollarını temizler.

Dosyalarımızın dijital hijyenini korumak, kazara sızıntılara karşı en iyi savunmadır. Office'teki belge denetleyicilerini kullanmaktan, ONLYOFFICE'te özellikleri manuel olarak temizlemeye veya özel PDF yazılımları kullanmaya kadar, amaç her zaman aynıdır: alıcının yalnızca görünür içeriği alması ve kötü niyetli olarak istismar edilebilecek kimlik veya iç altyapı izlerinin ortadan kaldırılması.