Windows'ta belgeler dijital olarak nasıl imzalanır: Office, PDF ve daha fazlası

Informatec Dijital » Windows » Windows'ta belgeler dijital olarak nasıl imzalanır: Office, PDF ve daha fazlası

Bilgi grafiği: Windows'ta belge imzalama için örnek ekran görüntüsü.

Windows'tan belge imzalamak, PDF üzerine karalama yapmaktan çok daha fazlasıdır. Dijital imza, yazarı doğrular, içeriği korur ve zaman damgası sağlayabilir; oysa el yazısı imza veya imza görüntüsü yalnızca görsel bir görünüm sağlar. Bu pratik kılavuzda, Office'te (Word, Excel ve PowerPoint) nasıl imza atacağınızı, PDF'ler için AutoFirma ile nasıl imza atacağınızı ve Microsoft Edge ile hangi seçeneklere sahip olduğunuzu göreceksiniz; ayrıca sertifikalar, doğrulama ve imza kaldırma konularını da ele alacağız.

Eğer zaten günlük olarak belgelerle çalışıyorsanız, farklı imza türleri arasındaki farkı bilmek ve her birinin sunduğu güvenceleri anlamak isteyeceksiniz. Sertifikalara dayalı dijital imza ile alıcı, dosyanın değiştirilmediğini ve imzalayanın iddia ettiği kişi olduğunu doğrulayabilir; basit bir el yazısı imzada ise durum böyle değildir. Şimdi işin özüne inelim, ancak hiçbir şeyi atlamayalım.

İlgili makale:

Hashing nedir? Dijital güvenlikte tam bir açıklama, kullanımları ve nasıl çalıştığı.

Dijital imza aslında nedir?

Dijital imza, dijital içeriğe (belgeler, makrolar , e-postalar) uygulanan şifrelenmiş elektronik bir mühür gibidir . Bu mühür iki şeyi doğrular: belgenin imzalayan kişiden kaynaklandığını ve imzalandığından beri değiştirilmediğini. Güvenliğin, imzanın görsel görünümüyle değil, kriptografi ve sertifika doğrulamasıyla sağlandığını anlamak çok önemlidir.

Belgeleri dijital olarak imzalamak için geçerli bir dijital sertifikaya ihtiyacınız vardır . Bu sertifika, genel anahtarınızı içerir ve güvenilir bir sertifika otoritesi (CA) tarafından verilir . Sertifika, elektronik bir kimliğe benzer ve bir son kullanma tarihi vardır (genellikle yıllık), bu nedenle süresi dolduğunda yenilemeniz veya yenisini almanız gerekir.

Dijital imzalar dört temel güvence sağlar: orijinallik (imzalayanın kimliğinin belirlenmesi), bütünlük (içeriğin değiştirilmemiş olması), inkar edilemezlik (imzalayanın imzaladığını inkar edememesi) ve belirli koşullar altında, belge güvenilir bir sunucudan zaman damgalı ise zaman damgasıyla belgelendirme .

Bu güvenin etkili olabilmesi için birkaç koşulun yerine getirilmesi gerekir: imza geçerli olmalı , sertifika süresi dolmamış olmalı, yayıncı güvenilir olmalı ve sertifika akredite bir sertifika yetkilisi tarafından verilmiş olmalıdır. Bu şartlar sağlanmadığı takdirde doğrulama başarısız olabilir veya belge görüntüleyicisinde uyarılar görüntülenebilir.

Windows'ta dijital sertifika alın

Üçüncü şahıslarla imzalı belge alışverişi yapacaksanız, sertifikanızı tanınmış bir üçüncü taraf Sertifika Otoritesinden (CA ) almanız en iyisidir. Birçok kamu kurumu, şirket ve akredite sağlayıcı sertifika vermektedir ve ayrıca ücretsiz seçenekler de mevcuttur. Bu sertifika, başkalarının sizi referans olarak kullanmaya gerek kalmadan imzanızı doğrulamasına olanak tanır.

Eğer belgeleri hemen imzalamanız gerekiyorsa ve bir sertifika satın almak istemiyorsanız, Windows ve Office, ortamınızda hemen kullanmak üzere kendi sertifikanızı oluşturmanıza olanak tanır. Ancak, bu yaklaşımın test veya dahili senaryolar için tasarlandığını unutmayın; üçüncü taraf doğrulama, evrensel doğrulama için harici güvenilir bir otorite tarafından verilen bir sertifika gerektirebilir.

Windows'ta, kişisel sertifikalarınızı sistem sertifika deposundan görüntüleyebilirsiniz. Örneğin, eski ortamlarda, Internet Explorer üzerinden Araçlar > İnternet Seçenekleri > İçerik > Sertifikalar > Kişisel sekmesine giderek bunlara erişmek yaygındı. IE artık kullanılmasa da, sertifika deposu aktif kalmaya devam ediyor ve Edge ve hatta Chrome tarafından da paylaşılıyor.

Microsoft Office'te Oturum Açma: Görünür ve Görünmez Çizgiler

Office, çok kullanışlı bir özellik ekliyor: imza satırı . Basılı bir belgede göreceğiniz çizgiye benzer bir işaretleyici, ancak ek işlevleri var. Kimin imzalayacağını, hangi talimatların izleneceğini belirlemenize olanak tanır ve alıcı işlemi tamamladığında dijital bir imza oluşturur.

Word veya Excel'de imza satırı eklediğinizde, yazar imzalayacak kişinin bilgilerini (ad, unvan, e-posta) ve "imzalamadan önce içeriği gözden geçirin" gibi talimatları belirtebilir. Elektronik dosya doğru kişiye gönderildiğinde, imza satırı ve imzasını isteyen bir bildirim görecektir . Kişinin görünür temsilini (yazılı, el yazısı veya resimli) yakalayarak, Office aynı anda dijital imzayı ekleyerek kimliğini doğrular.

Word veya Excel'de imza satırı oluşturma

Belgenize veya elektronik tablonuza imza satırı eklemek için, imlecinizi görünmesini istediğiniz yere yerleştirin ve Metin grubundaki Ekle > İmza Satırı seçeneğine gidin . Ayarlar kutusunda, satırın altında görüntülenecek alanları doldurabilirsiniz.

1. Giriş isim önerilen imzalayanın.
2. Uygunsa ekleyin pozisyon veya unvan profesyonel.
3. İçerir posta adresi imzalayanın (isteğe bağlı).
4. yazmak talimatlar İmzalayan için (örneğin imzalamadan önce içeriğin doğruluğunu kontrol etmek).
5. Bu seçenekleri istiyorsanız etkinleştirin: izin ver yorumlar imzalayanın ve göster tarih satır boyunca imza.

Belge birden fazla imza gerektiriyorsa, uygun noktalara daha fazla satır eklemek için işlemi tekrarlayın. Bu şekilde, her kişi nereye imza atacağını bilecek ve iş akışı net olacaktır.

Bir imza satırı imzalayın

Dosyayı alan kişi, ilgili satırın üzerine gelmeli, sağ tıklamalı ve " İmzala" seçeneğini seçmelidir . Belge Korumalı Görünüm'de açılmışsa ve güvenilir olarak işaretlenmişse, devam etmek için "Yine de düzenle" seçeneğine tıklamalıdır.

1. Adınızı yazabilirsiniz daktilo edilmiş imza X'in yanında.
2. Dokunmatik bir cihazınız veya tabletiniz varsa, çizmek tablodaki imza.
3. Veya birini kullanabilirsiniz imzanızın görüntüsü “Resim Seç” butonuna tıklayıp bilgisayarınızdan dosyayı seçin.
4. Bitirmek için seçin İşaretOffice dijital imzayı ekleyecek ve alt kısımda "İmzalar" butonunu görüntüleyecektir.

Belge tamamlandığında, dijital imzalar içerdiği belirtilecektir ve geçerliliğini, sertifika veren kurumu ve diğer güvenilir bilgileri doğrulamak için imza panelinden ayrıntıları görüntüleyebilirsiniz.

Görünür dijital imzaları kaldırın

Bir hata yaptıysanız veya işlemi tekrarlamanız gerekiyorsa, imza satırına sağ tıklayıp "İmzayı kaldır" seçeneğini belirleyerek imzayı silebilirsiniz. Sistem onay isteyecektir; onaydan sonra imza silinecek ve belge düzenlenebilir durumuna geri dönecektir.

Word, Excel ve PowerPoint'te görünmez dijital imzalar

Görünür bir imza kutusu göstermeyi tercih etmiyorsanız, Office görünmez imza atmanıza da olanak tanır . İmza dosyaya gömülür ve Dosya > Bilgi görünümündeki "İmzalar" düğmesi ve bilgileriyle belirtilir.

Dijital imza eklemek için Dosya > Bilgi'ye gidin , belge koruma seçeneklerini seçin ve "Dijital imza ekle"ye tıklayın. Office, işlemle ilgili ayrıntıları içeren bir bildirim gösterecektir; ardından, İmza kutusunda imzanın amacını belirtin ve "İmzala" ile onaylayın.

İmza eklendiğinde, yetkisiz değişiklikleri önlemek için dosya salt okunur hale gelir . Tekrar düzenlemeniz gerekirse, imzayı kaldırmanız veya belgenin yeni bir sürümünü oluşturmanız gerekir.

Görünmeyen bir imzayı kaldırmak için Dosya > Bilgi'ye geri dönün ve imza panelini açın. İmzalayanın adının yanındaki oka tıklayın, "İmzayı kaldır"ı seçin ve "Evet" ile onaylayın. Bu işlem, dosyayı düzenlenebilir durumuna geri döndürerek daha sonra tekrar imzalanmasına olanak tanır.

PDF belgelerini AutoFirm ile imzalayın (Windows)

AutoFirma, Ekonomi ve Dijital Dönüşüm Bakanlığı tarafından elektronik belge imzalama için tasarlanmış ücretsiz bir araçtır . Güvenilir, yaygın sertifikalarla (p12/pfx) uyumlu ve görünür imzalar ve filigranlar için oldukça esnektir.

AutoFirma'yı indirin ve yükleyin

Her zaman resmi Elektronik Yönetim Portalı web sitesinden indirin: https://firmaelectronica.gob.es/Home/Descargas.html. Orada Windows (32/64 bit) , Linux ve macOS için kurulum dosyalarını bulacaksınız . Sisteminizle uyumlu olanı seçin.

64 bit Windows 10 bilgisayarınızda, Windows 64-bit için AutoFirma paketini (AutoFirma64.zip dosyası) indirin. Dosyayı sıkıştırılmış halden çıkarın, yükleyiciyi çalıştırın (örneğin, AutoFirma_64_v1_6_5_installer.exe) ve kurulum sihirbazını tamamlayın. İşlem tamamlandığında, uygulama yüklenecek ve imzalamaya hazır olacaktır.

Windows'ta dijital sertifikayı hazırlayın

İmzalamak için, Windows sertifika deposuna yüklenmiş veya p12/pfx dosyasında bulunan geçerli bir sertifikaya ihtiyacınız olacak . Eğer dosya halindeyse, çift tıklayarak veya sağ tıklayıp "PFX Yükle" seçeneğini seçerek yükleyin.

Sihirbaz sizden hedef depolama alanını seçmenizi isteyecektir : Geçerli Kullanıcı (yalnızca sizin kullanıcınız için) veya Yerel Bilgisayar (tüm kullanıcılar için). Sertifika parolasını girin, özel anahtar korumasını etkinleştirin ve gelecekte çıkarabilmek istiyorsanız dışa aktarılabilir seçeneğini seçin. Windows'un otomatik olarak "Kişisel" depolama alanını seçmesine izin verebilirsiniz.

Kabul ettikten sonra, sertifika yüklenecek ve Internet Explorer/Edge/Chrome için kullanılabilir olacaktır . Firefox kullanıyorsanız, kendi sertifika deposunu yönettiğini ve sertifikayı tarayıcıdan içe aktarmanız gerektiğini unutmayın. AutoFirma, sistem sertifikalarını algılar ve ayrıca bunları bir dosyadan veya Firefox sertifika deposundan seçmenize olanak tanır.

AutoFirma ile PDF imzalayın

AutoFirma'yı açın ve " İmzalanacak dosyaları seçin " seçeneğine tıklayın. İmzalamak istediğiniz PDF dosyasını seçin. Uygulama, dosyanın PDF olduğunu algılayacak ve görünür kısım için size iki seçenek sunacaktır:

• Görünür imza PDF'e: Resim (taranmış imzanız) ve metin içeren bir kutu ekleyin.
• Görünür marka (filigran): Bir veya daha fazla sayfaya belirttiğiniz konuma bir resim ekleyin.

Her iki seçeneği de etkinleştirebilirsiniz. "İmzala"ya tıkladığınızda, imza kutusunun yerleştirileceği sayfayı ve alanı seçin. AutoFirma , koordinatları, genişliği ve yüksekliği ayarlamanıza ve hatta isterseniz imzanızı yerleştirmek için sona boş bir sayfa oluşturmanıza olanak tanır.

El yazısı imzanızın bir görüntüsünü ( JPEG, GIF veya PNG gibi formatlarda ) ve görüntülemek istediğiniz metni ekleyin. Bu görüntünün yalnızca estetik amaçlı olduğunu unutmayın; yasal geçerlilik, sertifikanıza dayalı dijital imza tarafından sağlanır . Önizlemeyi inceleyin ve her şey doğru görünüyorsa kabul edin. Bu ayarları daha sonra kullanmak üzere kaydedebilirsiniz.

Görünür bir marka eklerseniz, asistan görseli (örneğin, logo) ve yerini soracaktır. Bu, resmi veya kurumsal belgelerde yazarlığı vurgulamak veya kuruluşu tanımlamak için faydalıdır.

Şimdi imzalamak için kullanacağınız dijital sertifikayı seçin. AutoFirma sistem sertifikalarını görüntüler, ancak kaynağı (Firefox deposu veya p12/pfx dosyası) değiştirebilirsiniz. Kurulum sırasında yapılandırılan güvenlik ayarlarına bağlı olarak, onay veya sertifika şifresi istenecektir .

Son olarak, imzalı PDF dosyasını nereye kaydedeceğinize ve dosya adına karar verin (AutoFirma genellikle sonuna "_signed" ekler). İşlem tamamlandığında, sürecin başarıyla tamamlandığına dair bir bildirim göreceksiniz ve sonucu doğrulamak için belgeyi açabilirsiniz.

PDF dosyasını okuyucunuzla (örneğin, Adobe Acrobat Reader) açtığınızda, dosyanın imzalandığını ve imzaların geçerli olduğunu belirten bir doğrulama mesajı görmelisiniz. İmza panelinden, düzenleyiciyi, geçerlilik süresini ve diğer özellikleri doğrulamak için "İmza Ayrıntıları" ve "Sertifika Ayrıntıları"nı görüntüleyebilirsiniz.

Microsoft Edge ve diğer araçlarla oturum açın

PDF dosyasına hızlıca imza atmanız gerekiyorsa ve herhangi bir şey yüklemek istemiyorsanız, Microsoft Edge'in içerdiği açıklama araçları size yardımcı olabilir. Bunun görsel bir imza olduğunu, kriptografik dijital imza olmadığını unutmayın.

• Açın Edge'de PDF.
• Üstteki düzenleme/görüntüleme araç çubuğunu kullanın.
• seçmek Çizmek için ve konturun rengini ve kalınlığını ayarlar.
• İmzanızı dokunmatik ekranda fareniz, parmağınız veya kaleminizle çizin.

Adobe Acrobat Reader, bir resim içe aktararak veya çizerek el yazısı imza eklemenize de olanak tanır . SmallPDF gibi çevrimiçi hizmetler bu seçenekleri destekler ve hatta el yazısı imzayı kameranızla yakalamanıza bile izin verir . Unutmayın: bu imzalar kullanışlı ve hızlıdır, ancak yasal geçerliliğe ihtiyaç duyduğunuzda sertifikalı dijital imzanın yerini tutmazlar.

İmza Uygulamaları: Hangisini Seçmeli ve Hangi Sınırlamalar Var?

Günlük hayatta kullanılan ve oluşturdukları belgeleri imzalayabilen programlar (Word, Adobe Acrobat) mevcuttur, ancak bunların iki tipik dezavantajı vardır : tüm belge oluşturucuları aynı zamanda imzalamaz ve alıcının imzayı doğru bir şekilde doğrulamak için genellikle aynı uygulamaya ihtiyacı vardır.

Özel elektronik imza araçları (örneğin AutoFirma ) bu engelleri aşar: neredeyse her tür dosyayı imzalayabilirler ve ücretsiz olarak indirilebilirler. İdari işlemler veya daha resmi belge iş akışları için AutoFirma genellikle en uygun seçenektir.

Geçerliliğini doğrulayın, iptal edin ve anlayın

İmzalama işleminden sonra, imzanın geçerliliğini kontrol etmek iyi bir fikirdir . Görüntüleyiciler, sertifikanın geçerli olup olmadığını, güven zincirinin doğru olup olmadığını ve içeriğin imzalandıktan sonra değiştirilip değiştirilmediğini gösterecektir. Bir sorun varsa, süresi dolmuş bir sertifika veya bilinmeyen bir düzenleyici hakkında uyarılar göreceksiniz.

Sertifika veren yetkililer sertifikaları iptal edebilir (örneğin, anahtarın güvenliği ihlal edilirse). Doğrulama sistemleri, sertifikanın güvenilirliğini teyit etmek için iptal listelerine veya çevrimiçi hizmetlere başvurur . Bu nedenle, akredite edilmiş sertifika yetkililerinden alınan sertifikaların kullanılması önemlidir.

Bir Office dosyası güvenli bir sunucudan zaman damgası aldığında , bu imza belirli durumlarda sertifikasyon nitelikleri kazanır; bu da güven zincirini güçlendirmeye ve imzalama zamanını net bir şekilde tarihlendirmeye yardımcı olur.

Pratik ipuçları ve yaygın hatalar

İmzalamadan önce, sertifikanızın geçerli olduğundan ve doğru konumda (Kişisel, Kullanıcı veya Bilgisayar) saklandığından emin olun. AutoFirma kullanıyorsanız, sertifikanın seçici bölümünde göründüğünden emin olun veya p12/pfx dosyasını ve şifresini hazır bulundurun.

Office programında, imzalayanı yönlendirmek için görünür bir çizgiye mi ihtiyacınız olduğuna yoksa tasarımı etkilememek için görünmez bir imza mı tercih ettiğinize karar verin . İmzaladıktan sonra belgenin salt okunur hale gelebileceğini unutmayın, bu nedenle tüm değişiklikleri imzalamadan önce yapın.

Alıcı imzayı doğrulayamıyorsa, sertifika sistemleri için güvenilir bir CA'dan ( Sertifika Yetkilisi) gelmemiş olabilir. Daha kapalı ortamlarda, güven oluşturmak için kuruluşun kök/ara sertifikasını dağıtmak bir çözümdür . Açık ortamlarda ise her zaman tanınmış bir genel CA kullanın.

İmzanızın resmini bir PDF dosyasına eklerken, bunun tamamen görsel bir unsur olduğunu unutmayın. İmzanın gerçek geçerliliğini sağlayan şey, sertifikanıza dayalı dijital imzadır; alıcı, ayrıntıları incelerken imza panelinde bunu görecektir.

Faydalı kaynaklar ve referanslar

Office'te dijital imzalar hakkında daha fazla bilgi için resmi belgelere ve kamu kaynaklarına başvurabilirsiniz. Örneğin, popüler PDF okuyucularıyla PDF belgelerini nasıl imzalayacağınıza dair pratik kılavuzlar ve sertifika doğrulamasını açıklayan devlet kurumlarından materyaller.

• FNMT PDF İmza Rehberi: PDF indir (verificación ve imzacılar paneli)
• Aragon Yönetimine İlişkin Kılavuz: PDF indir (seçenekler elektronik imza (PDF formatında)

Bu araçlara hakim olmak, neredeyse her ihtiyaca cevap vermenizi sağlayacaktır: imza satırı olan bir Word belgesini imzalamasını istemekten , AutoFirma ile bir PDF sözleşmesini kapatmaya veya yalnızca görsel bir işaret gerektiğinde Edge'de el yazısı imza eklemeye kadar . Geçerli bir sertifika, net talimatlar ve son doğrulama ile Windows'ta dijital imzalama basit ve güvenilir bir süreç haline gelir.