Các sự cố máy in trên Windows: nguyên nhân và giải pháp

Informatec Digital » Recursos » Các sự cố máy in trên Windows: nguyên nhân và giải pháp

Khi máy in của bạn gặp sự cố trên Windows ngay trước khi bạn cần in một tài liệu quan trọng, đó có thể là một vấn đề gây khó chịu thực sự. Lỗi kết nối, thông báo lạ, lệnh in bị kẹt hoặc trang trắng chỉ là một số vấn đề điển hình có thể xảy ra trên cả Windows 10 và Windows 11.

Hướng dẫn này cung cấp tổng quan toàn diện và có hệ thống về các lỗi máy in phổ biến nhất trong Windows, nguyên nhân điển hình của chúng và các giải pháp thực tế được Microsoft và chính các nhà sản xuất khuyến nghị. Mục tiêu là hướng dẫn bạn từng bước cho đến khi máy in hoạt động bình thường trở lại, mà không cần bất kỳ kiến ​​thức chuyên môn nào về máy tính.

Các bước cơ bản: gỡ bỏ máy in, cài đặt lại và thử những cách đơn giản trước.

Trước khi tìm hiểu các cài đặt nâng cao, hầu hết các trường hợp đều nên thử các bước cơ bản. Gỡ bỏ máy in khỏi Windows và cài đặt lại sẽ giải quyết nhiều vấn đề cùng một lúc, đặc biệt là khi có sự cố với trình điều khiển hoặc cài đặt hệ thống nội bộ.

Để gỡ bỏ máy in trong Windows 10 hoặc 11, bạn có thể thực hiện từ ứng dụng Cài đặt. Vào Bắt đầu > Cài đặt > Bluetooth & thiết bị > Máy in & máy quét , tìm kiểu máy in gây ra sự cố, chọn máy in đó và nhấp vào "Gỡ bỏ" hoặc "Gỡ bỏ thiết bị"; khi được yêu cầu xác nhận, hãy nhấp vào "Có".

Sau khi đã xóa thiết bị khỏi hệ thống, đã đến lúc thêm lại. Nếu thiết bị đang bật nguồn và được kết nối (qua USB, Wi-Fi hoặc mạng), Windows sẽ tự động phát hiện nó trong mục "Thêm thiết bị ". Từ cùng menu Máy in & Máy quét, hãy nhấp vào "Thêm thiết bị" (hoặc "Làm mới") và đợi thiết bị xuất hiện trong danh sách trước khi nhấp vào "Thêm thiết bị". Nếu thiết bị không xuất hiện, hãy sử dụng tùy chọn "Thêm thủ công".

Khi bạn chọn thêm máy in theo cách thủ công, Windows cung cấp một số tùy chọn để tìm máy in đó. Bạn có thể tìm kiếm theo địa chỉ IP , tên máy chủ, máy in được chia sẻ hoặc thêm máy in cục bộ với cấu hình thủ công . Tùy chọn cuối cùng được khuyến nghị khi máy in được kết nối vật lý với máy tính thông qua USB, LPT hoặc cổng COM nối tiếp.

Nếu bạn cần cài đặt máy in cục bộ, hãy chọn “Thêm máy in cục bộ hoặc mạng với cấu hình thủ công”, nhấp vào “Tiếp theo”, và trên màn hình tiếp theo chọn “Sử dụng cổng hiện có”. Chọn cổng mà máy in được kết nối (ví dụ: USB, LPT1 hoặc COM1) và tiếp tục cài đặt trình điều khiển.

Trình điều khiển và phần mềm: Khi trình điều khiển máy in là nguyên nhân gây ra sự cố

Một trong những nguyên nhân phổ biến nhất gây ra sự cố in ấn trên Windows là trình điều khiển bị hỏng , lỗi thời hoặc không tương thích . Điều này biểu hiện qua các lỗi như "Không có trình điều khiển", lỗi cài đặt hoặc máy in biến mất hoặc chỉ có các tùy chọn rất chung chung.

Nếu máy in của bạn đi kèm với đĩa CD hoặc bộ cài đặt riêng, nó thường bao gồm trình điều khiển dành riêng cho máy in đó. Nếu bạn không có đĩa đó, trong trình hướng dẫn thiết lập máy in, bạn có thể chọn "Windows Update" để hệ thống tải xuống danh sách các kiểu máy và nhà sản xuất được cập nhật trực tiếp từ máy chủ của Microsoft . Sau đó, chỉ cần chọn thương hiệu ở cột bên trái và kiểu máy của bạn ở cột bên phải.

Một lựa chọn khác là trực tiếp vào Trình quản lý thiết bị và buộc cập nhật trình điều khiển . Mở Trình quản lý thiết bị, mở rộng mục Máy in, nhấp chuột phải vào máy in của bạn và chọn "Cập nhật trình điều khiển". Windows sẽ tìm kiếm các phiên bản mới hơn và cài đặt chúng nếu tìm thấy. Nếu không tìm thấy, bạn cần truy cập trang web hỗ trợ của nhà sản xuất và tải xuống gói trình điều khiển mới nhất cho kiểu máy và phiên bản Windows của bạn.

Khi trình điều khiển bị lỗi hoặc hệ thống không nhận diện đúng cách, đôi khi cách hiệu quả hơn là gỡ cài đặt hoàn toàn máy in và cài đặt lại từ đầu. Gỡ cài đặt máy in khỏi Cài đặt, khởi động lại máy tính và cài đặt lại bằng phần mềm chính thức thường khắc phục được các trường hợp tùy chọn bị kẹt ở chế độ chung hoặc các tùy chọn của nhà sản xuất biến mất.

Nếu bạn tải xuống trình điều khiển từ internet mà không thấy trong trình hướng dẫn cài đặt Windows, bạn có thể cài đặt thủ công thông qua thuộc tính máy chủ in. Vào Cài đặt > Thiết bị > Máy in & máy quét, mở "Thuộc tính máy chủ in", và trên tab "Trình điều khiển", nhấp vào "Thêm ". Trình hướng dẫn sẽ hỏi về kiến ​​trúc (ví dụ: x64), sau đó bạn nên nhấp vào "Có đĩa" và chọn thư mục nơi bạn đã giải nén trình điều khiển.

Lỗi khi cài đặt máy in và sự cố sau khi cập nhật Windows.

Trong quá trình cài đặt cả thiết bị và phần mềm, có thể xảy ra lỗi làm gián đoạn quá trình. Một vấn đề thường gặp là kết nối USB kém giữa máy tính và máy in , khiến trình cài đặt bị kẹt và không bao giờ hoàn tất, hoặc tạo ra các lỗi lạ.

Trong trường hợp đó, bạn nên thử một vài cách sau: ngắt kết nối và kết nối lại cáp USB khi trình cài đặt yêu cầu, sử dụng cổng khác trên máy tính của bạn, và thậm chí thử một cáp khác nếu bạn có sẵn cáp tương thích. Tạm thời ngắt kết nối các thiết bị USB khác cũng có thể giúp loại trừ xung đột.

Đừng quên khía cạnh bảo mật. Phần mềm diệt virus quá mạnh, phần mềm độc hại hoặc các vấn đề về quyền truy cập trong Windows có thể ngăn phần mềm máy in cài đặt đúng cách . Chạy quét toàn bộ hệ thống bằng phần mềm diệt virus đã được cập nhật, đảm bảo Windows được cập nhật đầy đủ và khởi động lại máy sau mỗi lần thay đổi (nếu cần) là những bước cơ bản để tránh rắc rối.

Ví dụ, trên máy tính HP, chức năng in hoặc quét có thể ngừng hoạt động sau khi cập nhật Windows 10. Trong trường hợp này, bạn nên khởi động lại hệ thống, kiểm tra khả năng tương thích của máy in với Windows 10, sử dụng ứng dụng HP Smart để chẩn đoán, và nếu vẫn không được, hãy cài đặt lại toàn bộ phần mềm HP . Cách cuối cùng là sử dụng tính năng Khôi phục Hệ thống Windows để quay lại trạng thái trước khi mọi thứ hoạt động bình thường.

Trong những năm gần đây, các lỗi cụ thể cũng đã được phát hiện sau các bản cập nhật Windows , chẳng hạn như không thể in trên một số máy in USB nhất định (ví dụ: máy in hóa đơn hoặc nhãn) sau một số bản dựng cụ thể. Microsoft đã khắc phục nhiều sự cố này thông qua tính năng Khôi phục Sự cố Đã biết (KIR), tính năng này hoàn tác các thay đổi gây ra lỗi trên diện rộng.

Kết nối máy tính và máy in: USB, WiFi, mạng và Bluetooth

Một nguồn gây ra sự cố lớn khác là kết nối giữa máy tính và máy in. Nếu máy tính không tìm thấy máy in hoặc xuất hiện thông báo đáng sợ "Windows không thể kết nối với máy in" , việc đầu tiên cần làm là kiểm tra cách cả hai thiết bị được kết nối với nhau.

Nếu đó là máy in mạng (WiFi hoặc Ethernet), hãy đảm bảo cả máy tính và máy in của bạn đều được kết nối với cùng một mạng cục bộ, không sử dụng mạng khách hoặc các bộ định tuyến khác nhau . Trên Windows, bạn có thể thử thêm máy in từ Cài đặt > Thiết bị > Máy in & máy quét, và nếu không được nhận diện, hãy sử dụng tùy chọn "Máy in tôi muốn không có trong danh sách" và thêm máy in bằng địa chỉ IP hoặc tên máy chủ.

Đối với máy in được kết nối qua USB, bạn nên kiểm tra cổng. Thử cắm vào cổng USB khác, tránh sử dụng hub và đảm bảo cáp được kết nối chắc chắn ở cả hai đầu có thể giúp loại trừ các vấn đề về vật lý. Nếu vẫn không hoạt động, bạn nên gỡ cài đặt thiết bị khỏi Trình quản lý thiết bị và để Windows tự động nhận diện lại khi bạn kết nối lại.

Khi sử dụng máy in không dây, ngoài mạng Wi-Fi, bạn cũng nên kiểm tra phạm vi phủ sóng và cài đặt của máy in. Xác minh trên bảng điều khiển của máy in rằng nó được kết nối với cùng mạng Wi-Fi với máy tính của bạn. Di chuyển máy in đến gần bộ định tuyến hơn nếu tín hiệu yếu, và nếu sự cố vẫn tiếp diễn, hãy thử kết nối có dây để xác định xem đó có phải là vấn đề hoàn toàn do kết nối không dây hay không. Nếu bạn không chắc chắn về băng tần và phạm vi phủ sóng, hãy so sánh 2,4 GHz và 5 GHz.

Khi khắc phục sự cố máy in Bluetooth, cần kiểm tra một số điều. Trước tiên, hãy xác minh rằng biểu tượng Bluetooth xuất hiện trên màn hình máy in và máy in không bị ghép nối với thiết bị khác có thể đang chặn kết nối . Nếu có, hãy tắt Bluetooth trên thiết bị kia hoặc xóa ghép nối. Nếu tất cả những cách trên đều không hiệu quả, vấn đề có thể nằm ở trình điều khiển Bluetooth của máy tính, cần kiểm tra các bản cập nhật Windows, trình điều khiển trong Trình quản lý thiết bị hoặc thậm chí thử chế độ tương thích với trình điều khiển từ các phiên bản khác.

Trạng thái máy in và các lỗi mạng thường gặp trong Windows

Một lỗi rất thường gặp là Windows hiển thị máy in ở trạng thái "Ngoại tuyến" mặc dù máy đã được bật và sẵn sàng hoạt động . Để đưa máy in trở lại trạng thái "Trực tuyến", bạn cần kiểm tra cả thiết bị và cài đặt Windows.

Trong Windows 10, mở ứng dụng Cài đặt, vào "Thiết bị", rồi đến "Máy in & máy quét". Chọn máy in của bạn, nhấp vào "Mở hàng đợi", và trong menu "Máy in", hãy đảm bảo tùy chọn "Sử dụng máy in ngoại tuyến" KHÔNG được chọn . Nếu tùy chọn này đã được chọn, bỏ chọn nó sẽ giúp máy in hoạt động nếu mọi thứ khác đều hoạt động bình thường.

Khi gặp lỗi liên quan đến kết nối internet của máy in (rất phổ biến với các mẫu máy in Wi-Fi dựa vào dịch vụ trực tuyến), hãy kiểm tra những điều cơ bản: máy in phải được bật, kết nối với cùng mạng Wi-Fi với máy tính của bạn và dây nguồn phải được cắm chắc chắn . Việc tắt hoàn toàn (bao gồm cả việc rút phích cắm trong một phút) rồi kết nối lại cả máy in và bộ định tuyến thường giải quyết được các sự cố không thường xuyên.

Trong nhiều trường hợp, vấn đề nằm ở hàng đợi in. Nếu máy in hiển thị lỗi kết nối hoặc không phản hồi, hãy mở hàng đợi bằng cách vào Cài đặt > Thiết bị > Máy in & máy quét, chọn máy in và nhấp vào "Mở hàng đợi". Từ đó, bạn có thể hủy bất kỳ tài liệu nào đang chờ xử lý có thể đang chặn dịch vụ . Nếu bất kỳ tài liệu nào không thể xóa, bạn luôn có thể sử dụng Trình quản lý tác vụ (Ctrl + Alt + Delete) để đóng bất kỳ ứng dụng nào bị kẹt và khởi động lại máy in.

Nếu máy in của bạn hoạt động bình thường trên các máy tính khác trong cùng mạng nhưng không hoạt động trên máy tính Windows 10 hoặc 11 của bạn, điều quan trọng là phải kiểm tra cài đặt mạng của hệ thống. Trong Bảng điều khiển > Mạng và Internet > Trung tâm Mạng và Chia sẻ > Cài đặt chia sẻ nâng cao, bạn có thể bật "Phát hiện mạng" và "Chia sẻ máy in", đây là những tính năng cần thiết cho môi trường có máy in mạng hoặc máy in được chia sẻ. Nếu hệ thống trả về lỗi "Không tìm thấy đường dẫn mạng", hãy tham khảo hướng dẫn về lỗi 0x80070035.

Chất lượng in: trang trắng, mờ, lệch trang hoặc thông báo lỗi.

Khi máy in hoạt động nhưng kết quả in ra lại tệ hại, vấn đề có thể nằm ở vật tư tiêu hao, giấy hoặc cài đặt phần mềm. Trang trắng, bản in mờ hoặc bản in có các dòng bị lệch hầu như luôn có nguyên nhân kỹ thuật cụ thể.

Nếu các dòng chữ bị lệch, màu sắc bị chồng lên nhau hoặc lưới không thẳng hàng, có thể đầu in cần được điều chỉnh. Từ bảng điều khiển của máy in hoặc "Tùy chọn in" trong Windows, hãy tìm mục bảo trì. Thường có các tùy chọn "Căn chỉnh đầu in" và "Làm sạch đầu in" giúp khắc phục các sự cố này bằng cách làm theo các hướng dẫn đơn giản trên màn hình.

Bản in bị mờ thường liên quan đến giấy không phù hợp hoặc mực/mực in sắp hết. Giấy ẩm hoặc giấy chất lượng kém không hấp thụ mực tốt, và các chế độ tiết kiệm năng lượng quá mức cũng không giúp ích gì. Nếu bạn cần chất lượng tốt, hãy sử dụng giấy dày hơn, tắt các chế độ tiết kiệm năng lượng và tăng mật độ in trong cài đặt máy in , đặc biệt là đối với ảnh hoặc tài liệu có đồ họa.

Khi các trang in ra hoàn toàn trắng xóa dù vẫn còn mực, điều đầu tiên cần kiểm tra là liệu tài liệu có chứa trang trắng hay không. Nếu không phải vấn đề đó, có thể có vấn đề với phần mềm hoặc trình điều khiển máy in. Ngắt kết nối cáp nguồn, gỡ cài đặt phần mềm của nhà sản xuất và tải xuống phiên bản ổn định mới nhất từ ​​trang web chính thức của họ thường khắc phục được hầu hết các trường hợp, với điều kiện hộp mực được lắp đặt và nhận diện đúng cách.

Các thông báo lỗi, dù hiển thị trên màn hình, được báo hiệu bằng đèn LED hay tiếng bíp, thường được giải thích trong sách hướng dẫn sử dụng thiết bị. Các mã lỗi như "mực sắp hết", "kẹt giấy" hoặc sự kết hợp của các đèn cảnh báo đều được nhà sản xuất ghi lại. Nếu bạn làm mất sách hướng dẫn, bạn gần như chắc chắn có thể tìm thấy nó trên trang web hỗ trợ chính thức bằng cách nhập kiểu máy in của bạn.

Hàng đợi in bị kẹt, sự cố dịch vụ in và máy chủ.

Một tình huống rất phổ biến là tài liệu cứ mãi ở trạng thái "Đang xếp hàng" hoặc "Đang in" nhưng không bao giờ được in. Điều này hầu như luôn cho thấy có vấn đề với dịch vụ Print Spooler của Windows.

Trước tiên, hãy mở hàng đợi in của máy in từ Cài đặt > Thiết bị > Máy in & máy quét và hủy bỏ mọi lệnh in đang chờ xử lý. Nếu bạn không ngại phải gửi lại tài liệu sau, giải pháp nhanh nhất là hủy toàn bộ hàng đợi và in lại các lệnh in từ chương trình ban đầu . Thông thường, điều này đủ để giải quyết vấn đề.

Nếu cách này không hiệu quả, bạn có thể xóa hàng đợi in theo cách thủ công. Gõ "Dịch vụ" vào thanh tìm kiếm của Windows và mở ứng dụng. Tìm dịch vụ "Print Spooler", nhấp chuột phải vào đó và chọn "Dừng". Sau đó, trong thanh tìm kiếm, dán đường dẫn %WINDIR%\system32\spool\printers, mở thư mục đó và xóa tất cả mọi thứ bên trong . Cuối cùng, quay lại cửa sổ Dịch vụ, mở thuộc tính của "Print Spooler", đặt loại khởi động thành "Tự động", nhấp vào "Khởi động" và xác nhận bằng "OK".

Trong môi trường sử dụng máy chủ in mạng, việc theo dõi dung lượng ổ đĩa trống trên máy chủ đó cũng rất cần thiết. Nếu ổ đĩa lưu trữ hàng đợi in bị đầy, các tài liệu lớn sẽ không in được trong khi các tài liệu nhỏ thì sẽ không in được . Trong trường hợp đó, hãy giải phóng dung lượng hoặc di chuyển thư mục hàng đợi in sang ổ đĩa khác có dung lượng lớn hơn.

Khi tài liệu không in được trên máy chủ và không thể xóa khỏi hàng đợi, điều đó thường có nghĩa là dịch vụ Print Spooler đã bị tắc nghẽn. Lặp lại quy trình dừng dịch vụ, xóa thư mục hàng đợi và khởi động lại là cách nhanh nhất để khôi phục quyền kiểm soát.

Hộp mực, mực in và các thành phần vật lý: nhận diện và xử lý kẹt giấy.

Đôi khi vấn đề không nằm ở Windows mà là ở chính máy in. Các vấn đề như hộp mực không được nhận diện, thông báo hết mực dù vẫn còn mực, hoặc kẹt giấy liên tục thuộc về loại vấn đề "cơ học" này.

Nếu máy in báo hộp mực hết mực nhưng bạn biết chắc chắn nó vẫn còn mực, hệ thống nhận diện hộp mực có thể bị lỗi. Hãy tháo hộp mực ra và kiểm tra xem nó có chip hay không; nếu không có, bạn cần liên hệ với nhà cung cấp. Nếu có chip, hãy cẩn thận làm sạch các điểm tiếp xúc và cảm biến có thể nhìn thấy bên trong ngăn chứa hộp mực , lắp lại hộp mực và kiểm tra xem máy có nhận diện được nó hay không.

Đối với các hộp mực tương thích, một số mẫu máy rất kén chọn và không nhận diện chúng một cách chính xác. Ngoài ra, có những máy in laser, nếu không được sử dụng trong thời gian dài, có thể bị vón cục mực. Lắc nhẹ hộp mực và kiểm tra tình trạng của bộ phận sấy nhiệt là hai cách kiểm tra hữu ích khi bản in quá nhạt hoặc không đều.

Kẹt giấy là một nguyên nhân gây khó chịu phổ biến khác. Nguyên nhân có thể là do giấy bị nhăn, ẩm ướt, hoặc trọng lượng giấy không phù hợp, hoặc giấy được đặt không đúng cách trong khay. Con lăn dẫn giấy bẩn hoặc mòn, và bề mặt không bằng phẳng khiến máy in không được đặt thăng bằng cũng góp phần gây ra kẹt giấy.

Nếu máy in bị kẹt giấy, đừng cố gắng đẩy giấy ra. Trước tiên, hãy kiểm tra xem máy in của bạn có nút có biểu tượng hình tờ giấy và mũi tên hay không, nút này thường được dùng để đẩy giấy ra. Một lựa chọn khác là tắt máy in rồi bật lại để máy tự động đẩy giấy ra trong quá trình khởi động. Cẩn thận mở cả nắp chính và nắp phụ, rồi lấy hết giấy còn sót lại ra theo hướng dẫn của nhà sản xuất.

Để tránh tình trạng kẹt giấy trong tương lai, hãy luôn sử dụng giấy chất lượng tốt theo khuyến cáo của nhà sản xuất, không đổ đầy khay giấy quá vạch quy định, xếp giấy thẳng hàng và giữ cho các con lăn dẫn giấy luôn sạch sẽ . Một chút bảo trì phòng ngừa sẽ giúp bạn tránh được rất nhiều rắc rối.

Các công cụ của Windows để chẩn đoán và khắc phục sự cố in ấn

Windows bao gồm một số tiện ích được thiết kế để tự động phát hiện và sửa chữa sự cố. Một trong những tiện ích hữu ích nhất là công cụ khắc phục sự cố in ấn , có sẵn trên cả Windows 10 và Windows 11.

Bạn có thể truy cập công cụ này từ Cài đặt > Cập nhật & Bảo mật > Khắc phục sự cố > Máy in (trong Windows 10) hoặc bằng cách tìm kiếm trực tiếp "Khắc phục sự cố in ấn" trong thanh tìm kiếm. Trình hướng dẫn sẽ kiểm tra cài đặt, dịch vụ và hàng đợi in, đồng thời áp dụng các giải pháp tiêu chuẩn như khởi động lại dịch vụ hoặc sửa chữa quyền truy cập.

Một công cụ hữu ích khác là in thử. Từ thuộc tính máy in, cả trong Windows và trong menu của chính máy in, bạn có thể chạy "Trang thử nghiệm" để kiểm tra xem vấn đề bắt nguồn từ hệ thống hay ứng dụng bạn đang sử dụng để in . Nếu trang thử nghiệm in đúng cách từ Notepad, vấn đề thường nằm ở chương trình gốc chứ không phải ở máy in.

Microsoft cũng khuyến nghị thu thập thông tin chẩn đoán trong một số trường hợp nhất định để hỗ trợ nâng cao. Việc này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng các tập lệnh và công cụ như TSS (Troubleshooting Support Script) , thu thập nhật ký và cài đặt liên quan đến trải nghiệm in ấn và tạo điều kiện thuận lợi cho công việc của nhóm hỗ trợ.

Trong môi trường doanh nghiệp sử dụng Active Directory, các tính năng như theo dõi vị trí máy in cũng có sẵn. Nếu một số máy in không xuất hiện trong kết quả tìm kiếm sau khi bật tính năng này, chuỗi vị trí có thể không tuân theo quy tắc đặt tên chính xác . Trong trường hợp đó, bạn cần điều chỉnh vị trí trong thuộc tính máy in hoặc điều chỉnh các site và mạng con trong "Active Directory Sites and Services".

Các trường hợp đặc biệt: máy in đời cũ, cổng COM và trình điều khiển cũ.

Trong các văn phòng và môi trường chuyên nghiệp, nhiều máy in cũ vẫn hoạt động bằng các cổng giao tiếp lỗi thời, chẳng hạn như cổng nối tiếp (COM) hoặc cổng song song (LPT) . Mặc dù hầu hết các máy tính hiện nay sử dụng USB, Ethernet hoặc Wi-Fi, Windows vẫn cho phép cấu hình máy in thông qua các cổng truyền thống này.

Nếu máy in của bạn sử dụng cổng COM, bạn phải đảm bảo máy tính của mình có cổng đó hoặc sử dụng bộ chuyển đổi COM sang USB. Sau khi cài đặt trình điều khiển, bạn phải chọn đúng cổng COM trong cài đặt máy in để các lệnh in được gửi qua kênh thích hợp . Việc thay đổi số cổng sau khi khởi động lại máy tính có thể khiến máy in ngừng hoạt động, vì vậy tốt nhất là nên lưu cài đặt để tránh bị thay đổi sau này.

Microsoft cũng đã bắt đầu một đợt dọn dẹp lớn trong Windows 11 liên quan đến các trình điều khiển máy in cũ, cụ thể là trình điều khiển V3 và V4 . Các trình điều khiển này, được thiết kế từ nhiều năm trước cho các máy in cũ hơn, hiện được coi là lỗi thời và không còn được hỗ trợ.

Với bản cập nhật KB5074105 tháng 1, Windows 11 24H2 và 25H2 sẽ không còn hỗ trợ các trình điều khiển máy in cũ, thay vào đó ưu tiên các giải pháp hiện đại và an toàn hơn như trình điều khiển lớp IPP , một trình điều khiển phổ quát tích hợp sẵn hoạt động với nhiều kiểu máy mà không cần phần mềm của bên thứ ba. Theo Microsoft, chỉ một phần nhỏ người dùng sẽ bị ảnh hưởng, nhưng các doanh nghiệp có máy in rất cũ có thể nhận thấy sự thay đổi này.

Nếu bạn đang sử dụng máy in cũ và đang chạy Windows 11, Microsoft khuyên bạn nên liên hệ với nhà sản xuất để có trình điều khiển cập nhật hoặc tương thích với kiểu máy in mới hơn . Nếu không có hỗ trợ, bạn có thể cần xem xét thay thế máy in hoặc giữ nó trên máy tính có phiên bản Windows vẫn hỗ trợ máy in đó.

Cùng một máy in, nhưng cài đặt khác nhau: Sao chép thiết bị trong Windows.

Trong nhiều văn phòng và gia đình, việc cần hai cấu hình khác nhau cho cùng một máy in là điều khá phổ biến : một máy in chất lượng cao, in màu cho các tài liệu quan trọng, và một máy in đen trắng với độ phân giải thấp cho các bản nháp. Việc thay đổi cài đặt mỗi lần rất phiền phức, nhưng Windows cung cấp một thủ thuật rất thiết thực.

Bạn có thể cài đặt cùng một máy in hai (hoặc nhiều hơn) lần trên Windows 10 với các cấu hình khác nhau. Trước tiên, bạn cần tìm ra cổng và trình điều khiển mà máy in ban đầu đang sử dụng. Từ Bảng điều khiển > Phần cứng và Âm thanh > Xem thiết bị và máy in, nhấp chuột phải vào máy in và chọn "Thuộc tính máy in ". Trên tab "Cổng", bạn sẽ thấy cổng đang được sử dụng và trong phần "Nâng cao", bạn sẽ thấy trình điều khiển được chỉ định.

Với thông tin đó, hãy quay lại cửa sổ "Thiết bị và Máy in" và chọn "Thêm máy in". Khi trình hướng dẫn hiển thị màn hình tương ứng, hãy nhấp vào "Máy in tôi muốn không có trong danh sách", chọn "Thêm máy in cục bộ hoặc mạng với cài đặt thủ công" và chọn "Sử dụng cổng hiện có". Chọn cùng cổng mà máy in ban đầu đã sử dụng, và trong danh sách trình điều khiển, chọn cùng trình điều khiển mà bạn đã thấy trước đó trong "Tùy chọn nâng cao ".

Khi bạn tiếp tục, Windows sẽ hỏi bạn có muốn sử dụng trình điều khiển đã được cài đặt sẵn hay không (khuyến nghị). Tiếp theo, bạn có thể đặt tên khác cho máy in mới này, điều này rất hữu ích để ghi nhớ các cài đặt bạn đang áp dụng, chẳng hạn như "Máy in Laser - Bản nháp đen trắng". Sau đó, bạn có thể quyết định có chia sẻ máy in hay không, và tùy chọn in một trang kiểm tra.

Sau khi tạo xong, hãy mở "Tùy chọn In" và thiết lập các cài đặt mong muốn (chất lượng thấp, thang độ xám, v.v.). Windows sẽ lưu cấu hình này riêng biệt với cài đặt máy in ban đầu. Bằng cách này, khi in từ bất kỳ ứng dụng nào, bạn có thể nhanh chóng chọn sử dụng cấu hình chất lượng cao hay bản nháp mà không cần phải điều hướng qua các menu nâng cao mỗi lần . Quá trình tương tự có thể được lặp lại để tạo thêm các cấu hình với các tùy chọn khác nhau.

Trong một số bản cài đặt Windows 10, các máy in trùng lặp này không xuất hiện dưới dạng các thiết bị riêng biệt trong tất cả các chế độ xem, vì hệ thống nhóm chúng lại với nhau. Tuy nhiên, từ cửa sổ "Thiết bị và Máy in" cổ điển hoặc bằng cách sử dụng các lệnh quản trị đặc biệt (chẳng hạn như mở hộp thoại Chạy và khởi chạy trình quản lý máy in) , bạn có thể truy cập từng cấu hình và sửa đổi các tùy chọn hoặc đổi tên chúng khi cần.

Tóm lại, tất cả những điều chỉnh và giải pháp này có vẻ nhiều, nhưng một khi bạn nắm rõ chúng, việc giải quyết vấn đề chính xác sẽ dễ dàng hơn nhiều: nếu bạn có thể phân biệt giữa lỗi mạng, trình điều khiển bị hỏng, hàng đợi in bị kẹt hoặc kẹt giấy vật lý , bạn sẽ tiết kiệm được thời gian, sự bực bội và giấy lãng phí mỗi khi Windows và máy in của bạn gặp sự cố.