Các vấn đề về máy in trên Windows: nguyên nhân, lỗi và giải pháp từng bước

Informatec Digital » Recursos » Các vấn đề về máy in trên Windows: nguyên nhân, lỗi và giải pháp từng bước

Nếu bạn có máy in được kết nối với Windows, có lẽ bạn đã gặp phải các vấn đề với nó nhiều lần: máy in không in được, biến mất, hàng đợi in bị kẹt hoặc ngừng hoạt động sau khi cập nhật . Và, như thường lệ, tất cả những điều này xảy ra đúng lúc bạn cần in tài liệu nhất.

Hành vi của máy in trong Windows 10 và Windows 11 có thể khá thất thường, và những quyết định gần đây của Microsoft liên quan đến trình điều khiển máy in cũ và những thay đổi đối với hệ thống in ấn chỉ làm tăng thêm sự phức tạp. Hướng dẫn này sẽ cung cấp tổng quan rõ ràng và có hệ thống về những gì đang xảy ra với máy in trong Windows, lý do tại sao chúng hoạt động không bình thường, các bản cập nhật mới ảnh hưởng đến các mẫu máy cũ như thế nào và hướng dẫn từng bước về cách khắc phục sự cố in ấn để máy hoạt động bình thường trở lại.

Tại sao máy in lại gây ra nhiều vấn đề đến vậy trong Windows?

Hầu hết các lỗi máy in trên Windows đều do một vài nguyên nhân thường gặp: trình điều khiển không tương thích hoặc lỗi thời, thay đổi trong Windows Update, lỗi hàng đợi in, cổng cấu hình sai hoặc kết nối không ổn định (USB, mạng, WiFi hoặc Bluetooth).

Những vấn đề này đã xuất hiện từ Windows 10, nhưng với Windows 11 mọi thứ trở nên phức tạp hơn một chút. Microsoft đã sửa đổi dịch vụ in ấn và mô hình trình điều khiển nhiều lần, vì vậy các máy in trước đây hoạt động bình thường giờ đây lại hiển thị dưới dạng máy in chung chung, mất các tùy chọn cấu hình hoặc đơn giản là ngừng in sau khi cập nhật hệ thống.

Ngoài ra, một số lỗi xảy ra do Windows 11 nhận diện máy in là thiết bị chung chung và không cài đặt được trình điều khiển phù hợp. Trong các trường hợp khác, chính cài đặt quyền riêng tư và bảo mật có thể chặn việc in ấn, đặc biệt nếu bạn sử dụng các ứng dụng trung gian hoặc phần mềm của nhà sản xuất yêu cầu quyền truy cập bổ sung.

Tệ hơn nữa, vấn đề kinh điển về hàng đợi in bị kẹt vẫn còn tồn tại: tài liệu bị khóa khiến không thể in thêm bất cứ thứ gì khác, dịch vụ in bị đóng băng hoặc các tập tin spool bị hỏng cần phải được xóa thủ công.

Việc loại bỏ các trình điều khiển V3 và V4 cũ trong Windows 11

Một trong những thay đổi quan trọng nhất ảnh hưởng đến nhiều người dùng là việc loại bỏ dần các trình điều khiển máy in "cũ" V3 và V4 trong Windows 11, đặc biệt là trong các phiên bản 24H2 và 25H2.

Các trình điều khiển cũ này được thiết kế từ nhiều năm trước cho phần cứng cũ hơn . Mô hình V4 được giới thiệu cùng với Windows 8, vì vậy chúng ta đang nói về công nghệ đã hơn một thập kỷ tuổi. Mặc dù các trình điều khiển này đã cho phép các máy in cũ tiếp tục hoạt động trên các máy tính hiện đại trong một thời gian dài, nhưng Microsoft coi chúng là lỗi thời, không an toàn và khó bảo trì.

Với bản cập nhật Windows 11 KB5074105, Microsoft đang kích hoạt giai đoạn bắt đầu kết thúc hỗ trợ này: bắt đầu từ tháng 1 năm 2026, Windows 11 sẽ ngừng hỗ trợ các máy in phụ thuộc vào trình điều khiển V3 và V4 , kết thúc quá trình chuyển đổi mà công ty đã công bố vào tháng 9 năm 2023 để cho phép các nhà sản xuất và người dùng thích nghi.

Lý do chính thức rất rõ ràng: các trình điều khiển cũ này gặp vấn đề về độ ổn định và tiềm ẩn rủi ro bảo mật ; chúng đã trở thành điểm yếu trong hệ thống, và việc tiếp tục hỗ trợ chúng làm phức tạp cả việc bảo trì Windows lẫn việc phòng chống các lỗ hổng bảo mật.

Trên thực tế, điều này có nghĩa là nhiều máy in cũ có thể không cài đặt hoặc hoạt động không đúng cách trên Windows 11 24H2 và 25H2 nếu không có trình điều khiển thay thế được cập nhật. Mục tiêu của Microsoft là tập trung vào các công nghệ hiện đại, an toàn hơn và phổ quát hơn , chẳng hạn như trình điều khiển lớp IPP được tích hợp sẵn trong Windows 10 và Windows 11, cho phép in mà không cần cài đặt phần mềm của bên thứ ba.

Bạn nên làm gì nếu máy in của bạn đã cũ hoặc sử dụng trình điều khiển cũ?

Nếu bạn đang sử dụng máy in cũ, điều đầu tiên bạn nên kiểm tra là liệu nó có chỉ dựa vào trình điều khiển V3 hoặc V4 lỗi thời hay không và liệu nó có trình điều khiển hiện đại tương thích với Windows 11 hay không . Tình huống này đặc biệt phổ biến ở các doanh nghiệp nhỏ, trường học hoặc văn phòng vẫn tiếp tục sử dụng các thiết bị mà nhà sản xuất không còn cập nhật nữa.

Microsoft khuyến nghị bước đầu tiên là liên hệ với nhà sản xuất máy in để kiểm tra xem có trình điều khiển cập nhật hoặc trình điều khiển đa năng nào dành cho các phiên bản Windows 11 mới hơn hay không. Nhiều nhà sản xuất đã phát hành các trình điều khiển thống nhất trong những năm gần đây, giúp kéo dài tuổi thọ của các mẫu máy cũ hơn.

Nếu nhà sản xuất không còn hỗ trợ và không có trình điều khiển mới nhất, bạn sẽ phải nghiêm túc cân nhắc việc thay thế máy in bằng một mẫu máy mới hơn . Việc phải thay thế một thiết bị "vẫn in tốt" có thể gây khó chịu, nhưng nếu hệ điều hành ngừng nhận diện nó hoặc chỉ nhận diện một phần, sẽ đến lúc bạn không còn lựa chọn nào khác hợp lý.

Đối với những người đã gặp phải sự cố này sau khi cập nhật tự động, có một giải pháp tạm thời: gỡ cài đặt bản cập nhật cụ thể đó . Trong Cài đặt > Cập nhật Windows > Lịch sử cập nhật, bạn có thể tìm thấy KB5074105 và gỡ bỏ nó, nếu hệ thống vẫn cho phép. Tuy nhiên, bạn nên sao lưu dữ liệu của mình trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào và hiểu rằng giải pháp này chỉ là khắc phục tạm thời.

Chiến lược của Microsoft rất rõ ràng: ưu tiên các trình điều khiển hiện đại, chẳng hạn như trình điều khiển lớp IPP , tăng cường bảo mật và đơn giản hóa việc bảo trì. Tỷ lệ người dùng bị ảnh hưởng có thể thấp trên toàn cầu, nhưng những người sử dụng máy in cũ và không chuẩn bị trước có thể gặp phải vấn đề nghiêm trọng về quy trình làm việc.

Các lỗi thường gặp khi cài đặt hoặc kết nối máy in trên Windows.

Một trong những tình huống khó chịu nhất là khi, sau khi làm theo hướng dẫn cài đặt, Windows hiển thị lỗi và máy in không thể hoàn tất quá trình cài đặt . Trong trường hợp này, tốt nhất nên bắt đầu bằng cách loại trừ những nguyên nhân đơn giản nhất.

Trước tiên, hãy kiểm tra kết nối USB nếu máy in được kết nối có dây: hãy rút ra và cắm lại khi phần mềm yêu cầu, thử một cổng USB khác trên máy tính của bạn, thay đổi cáp, và nếu bạn có các thiết bị khác được kết nối, hãy ngắt kết nối chúng trong khi bạn đang kiểm tra. Nhiều lỗi cài đặt là do cáp bị lỗi hoặc các cổng có vấn đề về nguồn điện.

Một bước kiểm tra quan trọng khác là loại trừ bất kỳ virus hoặc phần mềm độc hại nào đang ngăn cản việc cài đặt phần mềm máy in. Hãy chạy quét toàn bộ bằng phần mềm diệt virus đã được cập nhật và đảm bảo không có bất kỳ rào cản bảo mật nào không mong muốn. Bạn cũng có thể tắt máy in, rút ​​phích cắm trong một phút, rồi bật lại để buộc máy in khởi động lại ở chế độ sạch.

Nếu trình cài đặt liên tục báo lỗi, hãy vào Cài đặt > Thiết bị / Bluetooth & thiết bị > Máy in & máy quét và chạy trình khắc phục sự cố in của Windows. Đôi khi, nó sẽ khắc phục các dịch vụ hoặc cài đặt nội bộ mà bạn không dễ dàng nhận ra ngay lập tức.

Nếu máy tính của bạn không tìm thấy máy in, bạn cần thêm máy in theo cách thủ công . Trong Windows, hãy vào Thêm máy in và máy quét, đợi hệ thống tìm kiếm, và nếu máy in không xuất hiện, hãy nhấp vào "Cập nhật" hoặc "Máy in tôi muốn không có trong danh sách" để buộc hệ thống tìm kiếm nâng cao và thậm chí cài đặt trình điều khiển tương ứng.

Máy in ngoại tuyến, WiFi gặp sự cố và các vấn đề mạng khác

Một loại lỗi rất phổ biến khác đến từ phía kết nối mạng : máy in WiFi không hiển thị, thiết bị báo ngoại tuyến hoặc thiết bị đang kết nối với mạng khác.

Nếu máy in không có kết nối internet hoặc mạng cục bộ, hãy kiểm tra những điều cơ bản: máy in đã được bật, kết nối với cùng mạng Wi-Fi với máy tính và nằm trong phạm vi phủ sóng của bộ định tuyến . Đôi khi chỉ cần tắt máy in, rút ​​phích cắm trong vài giây rồi bật lại, cùng với việc khởi động lại máy tính là đủ.

Đừng quên kiểm tra kết nối của chính bạn: mở một trang web trên máy tính hoặc thiết bị di động và xác nhận rằng bộ định tuyến và đường truyền đang hoạt động bình thường . Nếu có bất kỳ sự gián đoạn nào, hãy rút phích cắm bộ định tuyến, đợi nửa phút rồi cắm lại.

Khi máy in của bạn hiển thị trạng thái "ngoại tuyến" trong Windows, điều quan trọng là phải kiểm tra trạng thái thiết bị trong hệ thống. Ví dụ, trong Windows 10, hãy vào Cài đặt > Thiết bị > Máy in & máy quét , chọn máy in của bạn, nhấp vào "Mở hàng đợi" và trong menu Máy in, hãy đảm bảo rằng các tùy chọn "Tạm dừng in" và "Sử dụng máy in ngoại tuyến" không được chọn . Nếu chúng được chọn, hãy bỏ chọn chúng.

Nếu hàng đợi in bị kẹt và không có tiến triển gì, hãy mở danh sách tài liệu đang chờ xử lý, chọn các tác vụ và hủy chúng . Trong nhiều trường hợp, xóa toàn bộ và gửi lại tài liệu sẽ giải quyết được vấn đề. Nếu hệ thống không phản hồi, bạn có thể thử nhấn Ctrl+Alt+Delete, mở Trình quản lý tác vụ, đóng các ứng dụng liên quan hoặc thậm chí khởi động lại máy tính.

Máy in WiFi và Bluetooth: khi máy in không dây không hoạt động

Máy in WiFi và Bluetooth rất tiện lợi, nhưng chúng cũng mang đến một số rắc rối, đặc biệt là trên Windows 10 và Windows 11. Một trong những vấn đề thường gặp nhất là máy in không nhận diện được máy tính hoặc máy tính không nhận diện được máy in mặc dù chúng đang cùng kết nối mạng.

Đối với máy in Wi-Fi, điều quan trọng là phải kiểm tra cách thiết bị tự quét hoặc tìm kiếm các thiết bị trên mạng . Mỗi nhà sản xuất có phương pháp riêng: menu trên màn hình máy in, nút WPS trên bộ định tuyến, trình hướng dẫn trên thiết bị di động của bạn, v.v. Nếu bạn không hoàn tất quá trình ghép nối này một cách chính xác, máy in có thể sẽ không bao giờ "nhận diện" được máy tính của bạn.

Mặc dù trình điều khiển thường được cài đặt trong quá trình cài đặt máy in, nhưng bạn nên kiểm tra trang web của nhà sản xuất để tìm phiên bản mới hơn . Trình điều khiển lỗi thời có thể gây ra sự cố nhận diện máy in, vấn đề về chất lượng in hoặc mất các tính năng nâng cao.

Nếu máy in không dây của bạn vẫn không phản hồi, một công cụ rất hữu ích khác là trình khắc phục sự cố máy in của Windows . Ví dụ, trong Windows 10, bạn có thể vào Cài đặt > Cập nhật & Bảo mật > Khắc phục sự cố > Máy in và chạy trình khắc phục sự cố để kiểm tra cài đặt, cổng và dịch vụ.

Đối với máy in Bluetooth, trước tiên hãy kiểm tra chính thiết bị: đảm bảo biểu tượng Bluetooth xuất hiện trên màn hình máy in , đảm bảo máy in không được ghép nối với thiết bị khác (nếu có, hãy tắt thiết bị đó, vô hiệu hóa Bluetooth của thiết bị đó hoặc xóa ghép nối), và đảm bảo máy in tương thích với loại mã hóa và băng tần mạng bạn đang sử dụng.

Nếu vấn đề nằm ở máy tính của bạn, thì chính trình điều khiển Bluetooth của Windows có thể là nguyên nhân, đặc biệt là trên các máy tính cũ. Trong trường hợp đó, bạn có thể thử một số tùy chọn: cài đặt bản cập nhật từ Windows Update, sử dụng công cụ khắc phục sự cố phần cứng, cài đặt lại trình điều khiển từ Trình quản lý thiết bị, thử trình điều khiển chung của hệ thống hoặc thậm chí áp dụng trình điều khiển từ một phiên bản Windows khác ở chế độ tương thích.

Các vấn đề về hộp mực, chất lượng in và kẹt giấy.

Không phải tất cả các lỗi máy in đều do hệ điều hành gây ra. Thông thường, vấn đề nằm ở chính phần cứng của máy in: hộp mực, mực in, trục lăn, bộ phận sấy, loại giấy hoặc các cảm biến bên trong.

Một vấn đề khá phổ biến là máy in báo hộp mực hết hoặc không được nhận diện, trong khi bạn biết chắc chắn hộp mực vẫn còn mực hoặc bạn vừa mới thay thế nó. Trong những trường hợp này, hãy kiểm tra xem hộp mực có chip nhận dạng hay không và chip có sạch sẽ không. Nếu không có chip, hãy liên hệ với nhà cung cấp; nếu có, bạn có thể nhẹ nhàng làm sạch bộ phận cảm biến hoặc các điểm tiếp xúc kim loại.

Nếu bạn vừa lắp hộp mực mới mà máy không nhận diện được, hãy tháo ra và lắp lại cẩn thận . Đôi khi hộp mực chưa được lắp đúng cách. Cũng có thể bạn đang sử dụng hộp mực tương thích chất lượng thấp mà phần mềm của máy in từ chối.

Với hộp mực máy in laser, một mẹo hay là lắc nhẹ chúng để phân bố lại bột mực sau khi để lâu; nếu bột mực bị nén quá chặt, chất lượng in sẽ kém hoặc không đều. Đừng quên kiểm tra cả bộ phận sấy nhiệt trong máy in laser, vì bộ phận này bị lỗi có thể gây ra hiện tượng nhòe mực, bóng mờ hoặc mực bám dính kém vào giấy.

Về chất lượng in, nếu bạn thấy các dòng bị lệch, màu sắc không đều hoặc văn bản trông như "nhảy múa ", rất có thể bạn cần căn chỉnh hoặc làm sạch đầu phun. Từ bảng điều khiển của máy in hoặc thuộc tính in trong Windows, hãy tìm phần bảo trì và chạy các tùy chọn căn chỉnh hoặc làm sạch, làm theo hướng dẫn.

Nếu bản in của bạn bị mờ, hãy xem xét các yếu tố như loại giấy, độ ẩm, chất lượng mực hoặc chế độ in . Giấy quá rẻ hoặc quá ẩm, chế độ in tiết kiệm hoặc mật độ mực quá thấp có thể làm hỏng kết quả. Bạn có thể cải thiện độ sắc nét bằng cách tăng cài đặt chất lượng in và sử dụng giấy chất lượng cao hơn, đặc biệt là đối với ảnh.

Tình trạng kẹt giấy kinh điển là một vấn đề phổ biến khác. Giấy có thể bị nhăn, ẩm, lệch hoặc đơn giản là không tương thích với máy in đó. Con lăn dẫn giấy bị bẩn hoặc bề mặt không bằng phẳng cũng có thể góp phần gây kẹt giấy. Nếu giấy bị kẹt, đừng cố gắng đẩy giấy ra: hãy kiểm tra nút đẩy giấy (thường được đánh dấu bằng một tờ giấy và một mũi tên), tắt máy in rồi bật lại để xem các con lăn có đẩy giấy ra không, cẩn thận mở các nắp đậy và nhẹ nhàng lấy hết giấy còn sót lại ra.

Trình điều khiển bị lỗi, thông báo lỗi và hàng đợi in bị tắc nghẽn

Một nguồn gốc khác của sự cố nằm ở chính trình điều khiển máy in . Nhiều người dùng thấy các thông báo như "trình điều khiển không khả dụng" hoặc máy in chuyển từ hiển thị tất cả các tùy chọn nâng cao sang chỉ hiển thị bảng điều khiển chung với hai tab cơ bản.

Điều này có thể xảy ra do trình điều khiển đã lỗi thời , do nhà sản xuất phát hành phiên bản bị lỗi hoặc do bản cập nhật Windows làm mất tính tương thích. Cũng có những trường hợp quá trình cài đặt trình điều khiển bị gián đoạn do mất điện, sự cố hệ thống hoặc các lỗi khác trong quá trình thực hiện.

Trước tiên, hãy thử cập nhật trình điều khiển từ Trình quản lý thiết bị: tìm mục Máy in, nhấp chuột phải vào kiểu máy của bạn và chọn "Cập nhật trình điều khiển" để Windows có thể tìm phiên bản mới hơn. Nếu không tìm thấy, hãy truy cập trực tiếp trang web hỗ trợ của nhà sản xuất, tìm kiểu máy của bạn và tải xuống trình điều khiển ổn định mới nhất.

Nếu trình điều khiển mặc định của Windows không đủ hoặc bạn tiếp tục gặp xung đột, hãy gỡ cài đặt phần mềm hiện tại, khởi động lại máy tính và cài đặt lại máy in từ đầu . Trong nhiều trường hợp, việc gỡ bỏ hoàn toàn máy in sẽ hiệu quả hơn là liên tục vá lỗi cài đặt bị hỏng.

Khi hàng đợi in liên tục bị kẹt, bạn có thể cần phải xóa sạch hàng đợi và khởi động lại dịch vụ in theo cách thủ công . Cách thực hiện như sau: Mở ứng dụng Dịch vụ (bằng cách tìm kiếm "Dịch vụ" trong menu Bắt đầu), tìm Print Spooler, nhấp chuột phải vào đó và chọn Dừng. Sau đó, điều hướng đến %WINDIR%\system32\spool\printers, xóa nội dung của nó, quay lại Dịch vụ, mở thuộc tính của Print Spooler, đặt Loại khởi động thành Tự động, rồi nhấp Bắt đầu và OK. Sau khi thực hiện xong, hàng đợi in của bạn sẽ được xóa sạch.

Các thông báo lỗi hiển thị trên màn hình hoặc được báo hiệu bằng đèn LED cũng thường gây nhầm lẫn. Đối với bất kỳ mã lỗi bất thường hoặc tổ hợp tiếng bíp nào, cách tiếp cận trực tiếp nhất là tham khảo hướng dẫn sử dụng máy in hoặc trang web chính thức của nhà sản xuất , nơi thường liệt kê các chỉ báo lỗi và các bước khắc phục sự cố. Nhiều máy in hiện đại thậm chí còn hiển thị hướng dẫn từng bước trên bảng điều khiển của chính chúng.

Các giải pháp cụ thể trong Windows: cập nhật, cài đặt lại và sử dụng các công cụ hệ thống.

Ngoài việc kiểm tra cáp và hộp mực, Windows cung cấp một số công cụ để khôi phục máy in bị lỗi sau khi cập nhật hoặc thay đổi cấu hình. Một bước gần như bắt buộc là khởi động lại hệ thống ít nhất một lần sau khi cập nhật lớn Windows 10 hoặc 11; một số thay đổi sẽ không có hiệu lực hoàn toàn cho đến khi máy tính được khởi động lại.

Nếu máy in của bạn tương thích với Windows 10 hoặc 11, bước tiếp theo là đảm bảo bạn đã cài đặt phần mềm mới nhất từ ​​nhà sản xuất . Ví dụ, đối với HP, bạn có thể sử dụng ứng dụng HP Smart để phát hiện và sửa chữa các sự cố cơ bản, và nếu vẫn không khắc phục được, hãy tải xuống gói trình điều khiển mới nhất từ ​​trang web hỗ trợ của họ.

Trong Windows, bạn cũng có thể sử dụng Khôi phục Hệ thống như một giải pháp cuối cùng nếu bản cập nhật gần đây khiến máy in của bạn không thể sử dụng được và không có giải pháp nào khác hiệu quả. Trong các tùy chọn khôi phục của Windows 10 hoặc 11, bạn có thể chọn điểm khôi phục trước đó khi mọi thứ hoạt động bình thường.

Công cụ khắc phục sự cố tích hợp sẵn cũng là một công cụ rất hữu ích. Từ Cài đặt, bạn có thể tìm kiếm "in ấn" hoặc vào Cập nhật & Bảo mật > Khắc phục sự cố > Máy in (trong Windows 10) hoặc công cụ tương đương trong Windows 11. Công cụ này kiểm tra các dịch vụ, hàng đợi, quyền và các cài đặt thông thường thường gây ra lỗi.

Khi bạn đã thử mọi cách mà vấn đề vẫn tiếp diễn, một giải pháp hiệu quả bất ngờ là gỡ cài đặt và cài đặt lại máy in . Trong Cài đặt > Thiết bị (hoặc Bluetooth & thiết bị) > Máy in & máy quét, chọn máy in của bạn và chọn "Xóa thiết bị". Khởi động lại máy tính, sau đó quay lại phần đó, nhấp vào "Thêm máy in hoặc máy quét" và để Windows tự động nhận diện thiết bị. Thao tác này thường khắc phục được các lỗi liên kết cổng và trình điều khiển không chính xác.

Thêm và cài đặt lại máy in trong Windows 10 và Windows 11 (thủ công và nâng cao)

Nếu tính năng tự động nhận diện không hoạt động, bạn có thể thêm máy in theo cách thủ công bằng cách sử dụng trình hướng dẫn nâng cao của Windows. Điều này đặc biệt hữu ích đối với máy in mạng, các mẫu máy cũ hơn hoặc các cài đặt có cổng cụ thể.

Trong Windows 11, hãy vào Start > Settings > Bluetooth & devices > Printers & scanners. Đảm bảo máy in của bạn đã được bật và kết nối (qua USB hoặc mạng), sau đó nhấp vào "Add device" hoặc "Update" và đợi cho đến khi nó xuất hiện. Nếu bạn thấy máy in trong danh sách, hãy chọn "Add device" để Windows tự động cài đặt.

Nếu máy in không xuất hiện sau khi tìm kiếm, hãy chọn tùy chọn thêm thủ công . Bạn sẽ thấy một số cách để tìm máy in: theo địa chỉ mạng , theo tên, bằng tính năng phát hiện nâng cao, hoặc dưới dạng máy in cục bộ hoặc máy in mạng với cấu hình thủ công. Tất cả các tùy chọn này đều hoạt động với cả máy in không dây và có dây, nhưng nếu máy in được kết nối trực tiếp với máy tính, tùy chọn rõ ràng nhất là "Thêm máy in cục bộ hoặc máy in mạng với cấu hình thủ công".

Trong trình hướng dẫn đó, Windows sẽ yêu cầu bạn chọn cổng. Chọn "Sử dụng cổng hiện có" và chọn cổng mà máy in được kết nối: USB cho kết nối có dây, hoặc các cổng LPT (song song) và COM (nối tiếp) truyền thống cho các máy tính rất cũ. Sau đó, nhấp vào Tiếp theo để cài đặt trình điều khiển.

Nếu bạn có đĩa cài đặt trình điều khiển từ nhà sản xuất, hãy chọn "Tôi có đĩa" và trỏ đến ổ đĩa thích hợp. Nếu không, hãy chọn "Windows Update" để hệ thống tải xuống danh sách các kiểu máy được hỗ trợ đã cập nhật. Khi danh sách đã sẵn sàng, chọn nhà sản xuất ở cột bên trái và kiểu máy chính xác ở cột bên phải, rồi nhấn Tiếp theo.

Sau đó, bạn có thể nhập tên mô tả cho máy in (ví dụ: tên bao gồm mục đích sử dụng hoặc vị trí) và quyết định xem bạn có muốn chia sẻ máy in đó với các thiết bị khác trên mạng hay không. Nếu chỉ bạn sử dụng, hãy chọn "Không chia sẻ máy in này" và tiếp tục. Trước khi hoàn tất, bạn nên nhấp vào "In trang kiểm tra" để đảm bảo mọi thứ hoạt động tốt, và nếu mọi việc suôn sẻ, hãy đóng trình hướng dẫn bằng cách nhấp vào "Hoàn tất".

Cổng COM và cấu hình in đặc biệt

Trong một số môi trường, máy in được kết nối qua cổng COM (nối tiếp) vẫn được sử dụng , hoặc vì phần cứng đã cũ hoặc vì người ta sử dụng bộ chuyển đổi COM sang USB để duy trì các thiết bị cũ trên thiết bị hiện đại.

Khi thiết lập loại máy in này, bạn phải đảm bảo máy tính của mình có cổng COM hoạt động (cổng vật lý hoặc cổng ảo) và bạn đã chọn đúng cổng trong quá trình cài đặt Windows. Nếu sau khi đăng xuất hoặc khởi động lại, bạn phát hiện số cổng COM đã thay đổi, máy in có thể đột ngột ngừng hoạt động. Trong trường hợp đó, bạn cần xem lại cài đặt cổng trong thuộc tính máy in và gán lại cổng COM chính xác.

Để máy in COM hoạt động chính xác, điều cần thiết là phải cài đặt trình điều khiển phù hợp và tuân thủ các thông số giao tiếp (tốc độ, độ sâu bit, chẵn lẻ) do nhà sản xuất quy định. Mặc dù hầu hết các máy in hiện nay sử dụng USB, Ethernet hoặc Wi-Fi, nhưng các trường hợp này vẫn tồn tại ở các công ty có phần cứng chuyên dụng.

Một thủ thuật nâng cao khác có thể giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn là cài đặt cùng một máy in nhiều lần trên Windows với các cấu hình khác nhau . Điều này rất hữu ích để có, ví dụ, một cấu hình màu và một cấu hình đen trắng, hoặc một phiên bản chất lượng cao và một phiên bản chế độ nháp, mà không cần phải thay đổi cài đặt mỗi khi in.

Để làm điều này, trước tiên hãy tìm hiểu xem máy in của bạn sử dụng cổng nào và trình điều khiển nào được gán cho cổng đó. Trong thanh tìm kiếm, mở Bảng điều khiển, vào Phần cứng và Âm thanh > Xem thiết bị và máy in, nhấp chuột phải vào máy in của bạn và mở "Thuộc tính máy in". Trên tab Cổng, bạn sẽ thấy cổng hiện tại, và trên tab Nâng cao, bạn sẽ thấy trình điều khiển đang được sử dụng.

Tiếp theo, từ cửa sổ Thiết bị và Máy in, nhấp vào "Thêm máy in ", chọn "Máy in tôi muốn không có trong danh sách" và chọn "Thêm máy in cục bộ hoặc mạng với cài đặt thủ công". Chọn cùng cổng bạn đã thấy trước đó, chọn cùng trình điều khiển, xác nhận rằng bạn muốn sử dụng trình điều khiển đã được cài đặt và đặt cho nó một tên khác để nhắc nhở bạn về các cài đặt bạn sẽ áp dụng (ví dụ: "Máy in laser đen trắng").

Sau khi tạo xong, hãy vào Tùy chọn In của máy in "mới" đó và điều chỉnh các cài đặt bạn muốn (chỉ in đen trắng, chất lượng bản nháp, in hai mặt, v.v.). Windows sẽ lưu các cài đặt này riêng biệt, và khi bạn in từ bất kỳ chương trình nào, bạn sẽ thấy nhiều "máy in" khác nhau mặc dù về mặt vật lý đó vẫn là cùng một máy in. Đây là một cách rất thiết thực để tiết kiệm thời gian hàng ngày.

Trong một số trường hợp, Windows 10 có thể tự động kết hợp các cài đặt này và chỉ hiển thị một máy in trong một số menu nhất định, nhưng từ menu Thiết bị và Máy in hoặc từ menu nâng cao, bạn vẫn có thể quản lý từng cấu hình riêng biệt, đổi tên hoặc xóa những cấu hình bạn không còn cần nữa.

Tóm lại, nếu máy in của bạn ngừng hoạt động trên Windows, chiến lược tốt nhất là khắc phục sự cố từng bước một: khởi động lại máy tính và máy in, kiểm tra kết nối, xác minh mạng, xóa hàng đợi in, cập nhật hoặc cài đặt lại trình điều khiển, sử dụng công cụ khắc phục sự cố, và nếu cần, thêm máy in thủ công hoặc thậm chí sao chép nó với các cấu hình khác nhau . Có thể mất một chút thời gian, nhưng hầu như luôn có cách để khắc phục sự cố trước khi bạn từ bỏ và mua máy in mới.