- Hầu hết các sự cố máy in trên Windows đều liên quan đến trình điều khiển lỗi thời, lỗi kết nối (USB, WiFi hoặc mạng) và lỗi hàng đợi in.
- Windows 10 và 11 cung cấp các công cụ tích hợp sẵn như trình khắc phục sự cố, quản lý dịch vụ và tùy chọn "Máy in và máy quét" để phát hiện và khắc phục các sự cố thường gặp.
- Đối với các máy in cũ, việc loại bỏ trình điều khiển cũ trong Windows 11 buộc phải sử dụng trình điều khiển hiện đại từ nhà sản xuất hoặc trình điều khiển thuộc lớp IPP.
- Việc bảo trì đúng cách (cập nhật phần mềm, vệ sinh, kiểm tra hộp mực và sử dụng loại giấy phù hợp) giúp ngăn ngừa nhiều lỗi chất lượng in và tắc nghẽn.
Nếu bạn sử dụng Windows hàng ngày, sớm muộn gì bạn cũng sẽ gặp phải sự cố với máy in khi đang vội vàng nhất . Thông báo lỗi, tài liệu bị kẹt trong hàng đợi, thông báo quen thuộc "Windows không thể kết nối với máy in"... và bạn cứ nhìn chằm chằm vào màn hình mà không biết phải bắt đầu từ đâu.
Tin tốt là hầu hết các vấn đề này đều có thể được khắc phục bằng cách thực hiện một loạt các bước kiểm tra hợp lý và theo trình tự trong Windows 10 và Windows 11. Từ việc kiểm tra cáp hoặc Wi-Fi, đến cài đặt lại trình điều khiển hoặc thử nghiệm với trình quản lý in và các dịch vụ hệ thống, có rất nhiều việc bạn có thể làm trước khi bỏ cuộc hoặc gọi kỹ thuật viên.
Kiểm tra cơ bản trước khi bạn quá phấn khích.
Trước khi tìm hiểu các menu nâng cao, điều đáng kiểm tra là những điều hiển nhiên: nhiều vấn đề có thể được khắc phục đơn giản bằng cách kiểm tra các kết nối vật lý, trạng thái của máy in và khởi động lại . Nghe có vẻ ngớ ngẩn, nhưng nó giải quyết được nhiều vấn đề hơn bạn nghĩ.
Trước tiên, hãy kiểm tra xem máy in đã được bật chưa, không có đèn báo lỗi nào sáng, các nắp đã được đóng kín và không bị kẹt giấy . Nếu máy in báo mực sắp hết, mực in quá thấp hoặc lỗi hộp mực, bạn cần khắc phục sự cố đó trước, nếu không Windows sẽ tiếp tục báo lỗi.
Nếu là máy in USB, hãy đảm bảo cáp được kết nối chắc chắn với cả máy tính và máy in . Thử cắm vào một cổng USB khác trên máy tính, tốt nhất là cổng trực tiếp (tránh dùng hub hoặc cáp nối dài). Nếu bạn nghi ngờ cáp là nguyên nhân gây ra vấn đề, hãy thử một cáp khác để loại trừ khả năng cáp bị hỏng.
Đối với các mẫu máy in có kết nối Wi-Fi hoặc mạng, hãy kiểm tra xem máy in có được kết nối với cùng một bộ định tuyến và mạng với máy tính của bạn hay không. Thông thường, máy tính nằm trên một mạng Wi-Fi và máy in nằm trên một mạng khác (hoặc trên mạng khách), và đột nhiên chúng không thể nhìn thấy nhau. Nếu bạn không chắc chắn, hãy truy cập bảng điều khiển của máy in và kiểm tra tên mạng và cường độ tín hiệu.
Cuối cùng, hãy làm điều đơn giản nhất: tắt cả máy in và máy tính rồi bật lại . Rút phích cắm máy in trong một phút, cắm lại và khởi động lại Windows. Nhiều lỗi tạm thời liên quan đến trình điều khiển, dịch vụ bị kẹt hoặc hàng đợi in sẽ biến mất với bước đơn giản này.
Gỡ bỏ máy in trong Windows rồi cài đặt lại.
Một trong những giải pháp hiệu quả nhất khi máy in của bạn gặp sự cố là gỡ bỏ hoàn toàn máy in khỏi hệ thống và để Windows tự động phát hiện và cài đặt lại . Cách này đơn giản và giải quyết được nhiều vấn đề cấu hình cũng như lỗi trình điều khiển.
Trên Windows 10, hãy vào Start > Settings > Devices > Printers & scanners . Trên Windows 11, đường dẫn tương tự: Start > Settings > Bluetooth & devices > Printers & scanners . Tại đây bạn sẽ thấy danh sách các máy in đã được cài đặt.
Chọn máy in gặp sự cố, nhấp vào Xóa thiết bị và xác nhận bằng "Có". Thao tác này cho Windows biết cần xóa thiết bị đó, bao gồm cả các cài đặt liên quan. Đừng lo lắng, bạn có thể thêm lại nó sau.
Để cài đặt lại tự động, hãy đảm bảo máy in đã được bật, sẵn sàng và kết nối qua USB hoặc mạng . Quay lại màn hình Máy in & Máy quét và chọn Thêm thiết bị (hoặc “Thêm máy in hoặc máy quét”). Windows sẽ tìm kiếm các kiểu máy có sẵn ở gần đó.
Nếu máy in của bạn xuất hiện trong danh sách, hãy nhấp vào Thêm thiết bị bên cạnh tên máy và để Windows hoàn tất quá trình. Nếu máy không xuất hiện, hãy sử dụng tùy chọn "Thêm thủ công" hoặc "Máy in tôi muốn không có trong danh sách" để buộc cài đặt nâng cao hơn, chẳng hạn như chỉ định địa chỉ IP hoặc tên mạng.
Cài đặt lại thủ công và các cổng máy in (bao gồm COM)
Khi Windows không thể tự động cấu hình máy in, bạn có thể sử dụng phương pháp cài đặt thủ công. Tùy chọn này cho phép bạn chọn chính xác cổng, kiểu máy và trình điều khiển cụ thể , lý tưởng cho các máy in cũ hoặc các cài đặt được tùy chỉnh cao.
Trong mục “Thêm máy in”, chọn tùy chọn thêm máy in cục bộ hoặc máy in mạng với cấu hình thủ công . Sau đó, thay vì tạo cổng mới, hãy chọn “Sử dụng cổng hiện có” và chọn cổng phù hợp (USB, LPT, hoặc thậm chí là cổng COM nối tiếp trên các máy tính rất cũ hoặc máy tính có bộ chuyển đổi).
Các máy in đời cũ sử dụng kết nối nối tiếp RS-232 dùng cổng COM để liên lạc . Mặc dù ngày nay ít phổ biến hơn, nhưng nó vẫn tồn tại trong một số môi trường chuyên nghiệp hoặc các hệ thống được tái sử dụng. Bạn cần đảm bảo máy tính của mình có cổng này hoặc sử dụng bộ chuyển đổi COM sang USB, sau đó chọn đúng cổng COM từ danh sách.
Bước tiếp theo, bạn cần chỉ định trình điều khiển. Nếu bạn có đĩa cài đặt máy in, hãy chọn "Tôi có đĩa" và điều hướng đến vị trí của trình điều khiển. Nếu không, hãy nhấp vào Windows Update để tải xuống danh sách mở rộng các nhà sản xuất và kiểu máy, sau đó chọn chính xác sự kết hợp giữa nhà sản xuất và kiểu máy.
Sau khi chọn trình điều khiển, hãy đặt cho máy in một cái tên dễ nhận biết (ví dụ: "Văn phòng - Máy in laser đen trắng" hoặc "Phòng khách - Máy in màu WiFi" ). Trên màn hình chia sẻ, bạn có thể quyết định xem có muốn các máy tính khác trên mạng sử dụng máy in hay chỉ muốn giữ nó cho máy tính của mình. Cuối cùng, bạn có thể in một trang kiểm tra để xác nhận rằng mọi thứ hoạt động chính xác.
Trình điều khiển, bộ điều khiển lỗi thời và những thay đổi trong Windows 11
Nhiều sự cố in ấn trên Windows bắt nguồn từ trình điều khiển lỗi thời, bị hỏng hoặc đơn giản là không tương thích . Điều này trở nên đặc biệt quan trọng với Windows 11 và những thay đổi của nó đối với việc hỗ trợ trình điều khiển cũ.
Trong nhiều năm, Microsoft đã cho phép sử dụng các trình điều khiển V3 và V4 cũ được thiết kế cho phần cứng đời cũ, thường không có bản cập nhật nào trong hơn một thập kỷ. Những trình điều khiển này đã cho phép các máy in cũ kết nối với máy tính hiện đại… cho đến bây giờ.
Với Windows 11 (đặc biệt là các phiên bản 24H2 và 25H2 cùng bản cập nhật KB5074105), Microsoft đã bắt đầu chính sách dọn dẹp: các trình điều khiển máy in cũ này không còn được hỗ trợ nữa . Điều này có nghĩa là các máy tính rất cũ có thể ngừng hoạt động nếu chúng chỉ cài đặt các trình điều khiển cũ này.
Bản thân Microsoft khuyến nghị, trong trường hợp sử dụng máy in cũ, nên liên hệ với nhà sản xuất để kiểm tra xem có trình điều khiển được cập nhật, tương thích với các phiên bản Windows 11 mới hơn hay không, hoặc sử dụng các giải pháp thay thế hiện đại hơn như trình điều khiển lớp IPP được tích hợp sẵn trong hệ thống hoặc kích hoạt Chế độ In được Bảo vệ của Windows.
Trình điều khiển lớp IPP là trình điều khiển máy in đa năng được tích hợp sẵn trong Windows 10 và 11, cho phép bạn sử dụng nhiều máy in mà không cần phần mềm của bên thứ ba, miễn là thiết bị tương thích với tiêu chuẩn này. Nó an toàn hơn và đơn giản hóa việc bảo trì, nhưng không phải lúc nào cũng cung cấp tất cả các tính năng nâng cao của phần mềm do nhà sản xuất cung cấp.
Cập nhật, tải xuống và cài đặt lại trình điều khiển trong Windows
Nếu máy in của bạn ngừng hoạt động sau khi cập nhật Windows, hoặc bạn thấy thông báo "trình điều khiển máy in không khả dụng ", bạn cần kiểm tra trạng thái của trình điều khiển. Tốt nhất, hãy bắt đầu với các tùy chọn tự động của hệ thống và nếu chúng không hoạt động, hãy truy cập trang web chính thức của nhà sản xuất.
Trong Windows 10, bạn có thể mở Trình quản lý thiết bị (từ Cortana hoặc bằng tổ hợp phím Win + X > Trình quản lý thiết bị), tìm máy in trong danh mục tương ứng, nhấp chuột phải vào đó và chọn "Cập nhật trình điều khiển ". Windows sẽ cố gắng tìm và cài đặt phiên bản tương thích mới nhất.
Nếu bạn vẫn không may mắn, hoặc hệ thống báo rằng bạn đã có trình điều khiển tốt nhất, hãy truy cập vào phần hỗ trợ của nhà sản xuất (HP, Canon, Epson, Brother, v.v.) , tìm đúng kiểu máy của bạn và tải xuống gói phần mềm mới nhất cho phiên bản Windows của bạn (32 hoặc 64 bit, và chỉ rõ đó là Windows 10 hay 11).
Trong nhiều trường hợp, tốt nhất là nên gỡ cài đặt trình điều khiển cũ và phần mềm liên quan trước . Bạn có thể thực hiện việc này từ Cài đặt > Ứng dụng bằng cách gỡ bỏ chương trình máy in, hoặc từ Máy in & máy quét bằng cách gỡ bỏ thiết bị. Sau khi khởi động lại, hãy cài đặt trình điều khiển mới theo hướng dẫn của trình hướng dẫn.
Nếu bạn không tìm thấy trình điều khiển chính thức hoặc không thể cài đặt nó, bạn luôn có thể sử dụng trình điều khiển máy in chung được tích hợp sẵn trong Windows như một lựa chọn thay thế . Chúng không toàn diện bằng, nhưng để in các tài liệu đơn giản, chúng có thể là quá đủ, đặc biệt là trên các máy in mạng hỗ trợ các giao thức chuẩn.
Lỗi cài đặt và sự cố kết nối USB
Khi cài đặt máy in qua cổng USB, việc gặp lỗi cài đặt ngay khi trình hướng dẫn yêu cầu kết nối cáp là khá phổ biến . Trong nhiều trường hợp, vấn đề bắt nguồn từ lỗi vật lý ở chính cổng kết nối, cáp hoặc cách kết nối.
Nếu phần mềm máy in báo không thể nhận diện thiết bị, hãy ngắt kết nối và kết nối lại cáp chỉ khi trình cài đặt yêu cầu . Thử một cổng USB khác trên máy tính của bạn, và nếu vẫn không hoạt động, hãy thử một cáp khác để loại trừ khả năng do cáp gây ra. Nếu bạn có nhiều thiết bị ngoại vi được kết nối, hãy tạm thời ngắt kết nối bất kỳ thiết bị nào bạn không cần.
Một khả năng khác là phần mềm độc hại, vi-rút hoặc các vấn đề bảo mật đang chặn quá trình cài đặt. Hãy chạy quét toàn bộ hệ thống bằng phần mềm diệt virus đã được cập nhật và nếu phát hiện bất kỳ mối đe dọa nào, hãy loại bỏ chúng trước khi tiếp tục. Bạn cũng có thể rút phích cắm máy in trong một phút rồi cắm lại, phòng trường hợp máy in bị kẹt ở trạng thái bất thường.
Nếu quá trình cài đặt vẫn tiếp tục thất bại, hãy vào Cài đặt > Thiết bị > Máy in và sử dụng công cụ khắc phục sự cố in ấn của Windows . Công cụ này thường phát hiện các lỗi cài đặt phổ biến, sự cố về quyền hoặc các dịch vụ bị thiếu và khắc phục chúng mà không cần bạn phải làm gì thêm.
Máy in không được liên kết, không được kết nối hoặc không hiển thị.
Một lỗi thường gặp khác: bạn mở tài liệu, nhấn nút in, và Windows thông báo rằng không thể kết nối với máy in hoặc máy in đang "ngoại tuyến", mặc dù máy in ở ngay trước mặt bạn và mọi thứ dường như đều ổn. Trong trường hợp này, bạn cần kiểm tra cả cài đặt Windows và trạng thái mạng hoặc Bluetooth của mình.
Trước tiên, hãy đảm bảo máy in của bạn được đặt làm máy in mặc định . Trong Windows 10, hãy vào Cài đặt > Thiết bị > Máy in & máy quét, chọn máy in của bạn, nhấp vào Mở hàng đợi , vào menu Máy in và kiểm tra xem tùy chọn "Sử dụng máy in ngoại tuyến" đã được bỏ chọn chưa . Ngoài ra, hãy bật "Đặt làm máy in mặc định" nếu bạn muốn nó trở thành máy in chính của mình.
Nếu máy tính của bạn không tìm thấy máy in khi bạn cố gắng thêm nó, hãy sử dụng lại tùy chọn "Máy in tôi muốn không có trong danh sách" . Bạn có thể tìm kiếm nó bằng cách nhập địa chỉ IP, tên máy chủ hoặc sử dụng các tùy chọn nâng cao khác. Trong nhiều trường hợp, Windows thậm chí có thể tự động tải xuống và cài đặt trình điều khiển phù hợp.
Đối với máy in Wi-Fi, hãy kiểm tra xem cả máy tính và máy in của bạn có được kết nối với cùng một mạng Wi-Fi và cùng loại mạng (mạng riêng, không phải mạng khách) hay không . Nếu có thể, hãy di chuyển máy in đến gần bộ định tuyến hơn hoặc tạm thời thử sử dụng cáp Ethernet hoặc cáp USB để loại trừ các vấn đề về vùng phủ sóng.
Một công cụ rất hữu ích khác là tính năng tìm kiếm mạng và chia sẻ máy in . Trong Bảng điều khiển, hãy vào Mạng và Internet > Trung tâm Mạng và Chia sẻ > Cài đặt chia sẻ nâng cao và bật tính năng tìm kiếm mạng và chia sẻ máy in cho cấu hình mạng riêng của bạn.
Máy in WiFi và Bluetooth không kết nối đúng cách trên Windows
Máy in không dây (WiFi hoặc Bluetooth) rất tiện lợi… cho đến khi chúng không còn hiển thị trong Windows nữa. Đây là lúc cấu hình của chính thiết bị và trình điều khiển mạng hoặc Bluetooth của máy tính, đôi khi đã lỗi thời, trở thành vấn đề.
Đối với các mẫu máy in có Wi-Fi, hãy kiểm tra hướng dẫn sử dụng máy in vì mỗi thương hiệu có phương pháp quét và phát hiện thiết bị trên mạng riêng . Nếu không thực hiện bước tìm kiếm này trên máy in, máy tính của bạn có thể sẽ không bao giờ nhận diện được máy in, ngay cả khi cả hai cùng kết nối trên một mạng Wi-Fi.
Nếu máy in của bạn vẫn không hoạt động dù đã được cài đặt đúng cách, hãy thử công cụ khắc phục sự cố "Máy in" : Trong Windows 10, hãy vào Cài đặt > Cập nhật & Bảo mật > Khắc phục sự cố > Máy in và chạy công cụ này. Trong nhiều trường hợp, thao tác này sẽ sửa chữa hàng đợi in, quyền truy cập và bất kỳ dịch vụ liên quan nào.
Đối với máy in Bluetooth, hãy kiểm tra xem biểu tượng Bluetooth có sáng và hiển thị trên màn hình máy in hay không . Nếu không hiển thị, có thể Bluetooth đã bị tắt hoặc quá trình ghép nối chưa hoàn tất. Hãy làm theo hướng dẫn của nhà sản xuất để bật Bluetooth hoặc ghép nối máy in.
Ngoài ra, hãy đảm bảo máy in tương thích với mức độ bảo mật Wi-Fi (WPA2/WPA3) và băng tần bạn đang sử dụng ( 2,4 GHz hoặc 5 GHz ) . Một số máy in chỉ hoạt động trên băng tần 2,4 GHz và sẽ gặp sự cố nếu bộ định tuyến chuyển chúng sang 5 GHz.
Nếu vấn đề nằm ở Bluetooth của máy tính (rất phổ biến ở các máy tính cũ), bạn có thể cập nhật trình điều khiển Bluetooth từ Trình quản lý thiết bị hoặc thông qua Windows Update . Nếu cách đó không hiệu quả, có một số tùy chọn nâng cao: cài đặt lại trình điều khiển, sử dụng trình điều khiển chung, hiển thị trình điều khiển ẩn, cài đặt trình điều khiển cho phiên bản Windows khác ở chế độ tương thích hoặc liên hệ với bộ phận hỗ trợ của nhà sản xuất.
Các vấn đề thường gặp với hộp mực, mực in và chất lượng in
Khi máy in của bạn in được nhưng kết quả lại rất tệ, bạn cần phải tìm nguyên nhân ngoài hệ điều hành Windows. Nhiều vấn đề bắt nguồn trực tiếp từ hộp mực bị lỗi, mực bị nén, bộ phận sấy bị hỏng hoặc giấy không phù hợp , cũng như một số cài đặt chất lượng in nhất định.
Nếu máy in báo hộp mực hết mực trong khi bạn biết chắc chắn là vẫn còn mực, hệ thống nhận diện hộp mực hoặc chip nhận dạng có thể bị lỗi . Hãy tháo hộp mực ra và kiểm tra bằng mắt thường xem hộp mực có chip hay không và chip có bị hư hỏng không. Nếu chip bị mất, bạn cần liên hệ với nhà cung cấp; nếu chip bị bẩn, hãy lau sạch nhẹ nhàng.
Trong một số trường hợp, đặc biệt là với hộp mực tương thích hoặc hộp mực của bên thứ ba , máy in đơn giản là không nhận diện được chúng. Hãy lắp lại hộp mực, đảm bảo nó được đặt đúng vị trí và kiểm tra xem nhà sản xuất có cung cấp bản cập nhật phần mềm nào giúp cải thiện khả năng tương thích hay không.
Đối với máy in laser, nếu đã lâu rồi bạn chưa thay mực và bản in ra rất nhạt hoặc có vệt, hãy thử lắc nhẹ hộp mực để phân bố lại bột mực bị nén. Đồng thời, hãy kiểm tra tình trạng của bộ phận sấy nhiệt xem có vết bẩn hoặc vùng nào mực không được sấy đều hay không.
Nếu bạn nhận thấy các đường kẻ hoặc màu sắc bị lệch, hãy vào Bảng điều khiển hoặc Cài đặt > Máy in , mở Tùy chọn máy in hoặc Thuộc tính, và tìm phần bảo trì. Ở đó, bạn thường sẽ tìm thấy các công cụ để căn chỉnh đầu in và thực hiện vệ sinh , thường giải quyết được các loại sự cố này.
In ấn bị mờ, trang trắng và hàng đợi in bị kẹt.
Tài liệu bị mờ hoặc trắng thường có những nguyên nhân rất cụ thể. Giấy có thể bị ẩm, chất lượng thấp hoặc không tương thích với máy in . Cài đặt chất lượng in và lượng mực in cũng đóng vai trò quan trọng.
Nếu bạn sử dụng giấy rẻ tiền hoặc quá mỏng, hoặc đã chọn chế độ in tiết kiệm với mật độ giấy thấp , kết quả hầu như luôn luôn sẽ tệ hơn. Hãy thử tăng cài đặt chất lượng in, sử dụng giấy dày hơn, và nếu là ảnh, hãy sử dụng giấy ảnh chuyên dụng.
Khi máy in của bạn in ra toàn trang trắng mà không rõ lý do, có thể là do tài liệu có trang cuối trống hoặc phần mềm/trình điều khiển bị lỗi . Hãy ngắt kết nối dây nguồn, gỡ cài đặt phần mềm máy in, tải xuống phiên bản ổn định mới nhất từ trang web của nhà sản xuất và cài đặt lại.
Nếu hàng đợi in bị tắc , bạn sẽ thấy bộ đếm tài liệu đang chờ xử lý tăng lên, nhưng sẽ không có gì được in ra. Bạn có thể xem tất cả các lệnh in đang chờ xử lý bằng cách vào Cài đặt > Thiết bị > máy in của bạn > Hàng đợi đang mở.
Chọn tài liệu gây ra sự cố và nhấp vào Hủy . Nếu sự cố nghiêm trọng, giải pháp tốt nhất là hủy toàn bộ hàng đợi và gửi lại tài liệu từ nguồn của nó (Word, PDF, trình duyệt, v.v.). Nếu hàng đợi bị đóng băng và không phản hồi, bạn có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl+Alt+Delete, mở Trình quản lý tác vụ, đóng tiến trình liên quan hoặc thậm chí khởi động lại máy tính.
Kẹt giấy, thông báo lỗi và trạng thái "ngoại tuyến".
Giấy bị kẹt bên trong máy in là một vấn đề thường gặp, nếu không xử lý cẩn thận, có thể làm hỏng các bộ phận bên trong hoặc để lại những mảnh giấy vụn không nhìn thấy được , gây ra các sự cố tái diễn. Vì vậy, nên tuân theo một vài hướng dẫn cơ bản.
Nếu máy in của bạn có nút hình tờ giấy và mũi tên , hãy nhấn nút đó: nhiều máy sẽ tự động đẩy giấy bị kẹt ra. Một lựa chọn khác là tắt máy in rồi bật lại; một số máy in thực hiện một chu trình trong quá trình khởi động để đẩy giấy ra.
Nếu cần lấy giấy ra, hãy nhẹ nhàng mở các nắp, xác định vị trí kẹt giấy và lấy giấy ra thật chậm, không giật mạnh hoặc cố gắng lấy hết giấy ra cùng một lúc . Kiểm tra tất cả các nắp và các khe hở để đảm bảo không còn mảnh giấy nào sót lại. Nếu sách hướng dẫn sử dụng máy in của bạn có hướng dẫn cụ thể về cách xử lý kẹt giấy, hãy làm theo chính xác các hướng dẫn đó.
Để tránh những vấn đề này, hãy sử dụng giấy chất lượng tốt, đặt giấy đúng vị trí và không chất quá nhiều giấy vào khay . Tránh dùng giấy nhàu hoặc ẩm và đảm bảo máy in được đặt trên bề mặt bằng phẳng. Và đừng quên vệ sinh các con lăn dẫn giấy thường xuyên theo khuyến cáo của nhà sản xuất.
Về các thông báo lỗi (mã lỗi trên màn hình, đèn LED nhấp nháy, tiếng bíp, v.v.), mỗi kiểu máy đều có các chỉ báo riêng. Hãy tham khảo hướng dẫn sử dụng máy in hoặc trang web chính thức của nhà sản xuất để hiểu ý nghĩa của các tín hiệu này; thường có một phần về các lỗi thường gặp và cách khắc phục.
Ngoài ra, nếu máy in hiển thị trạng thái "ngoại tuyến" trong Windows , hãy kiểm tra: máy in đã được bật chưa, dây cáp hoặc kết nối mạng có hoạt động không, và trên máy tính, tùy chọn "Sử dụng máy in ngoại tuyến" đã được bỏ chọn trong hàng đợi in chưa. Điểm cuối cùng này là một lỗi thường gặp mà người dùng hay bỏ qua và có thể khiến việc in ấn không thể thực hiện được.
Dịch vụ in ấn, hàng đợi in và công cụ khắc phục sự cố
Khi các phương pháp đơn giản không đủ, đã đến lúc cần tìm hiểu sâu hơn về Windows. Hệ thống này có các dịch vụ tích hợp và các công cụ cụ thể để quản lý việc in ấn , rất hữu ích khi hàng đợi in bị lỗi hoặc các tác vụ bị kẹt vô thời hạn.
Một trong những dịch vụ quan trọng là Print Spooler . Nếu nó bị kẹt, cho dù bạn thử in bao nhiêu lần đi nữa cũng sẽ không có bản in nào được gửi đi. Để khởi động lại theo cách thủ công, hãy nhấn Windows + R, gõ services.msc và nhấn Enter.
Tìm dịch vụ "Print Spooler", nhấp đúp vào đó và nhấp vào Dừng . Sau đó, mở File Explorer, vào C:\Windows\System32\spool\PRINTERS và xóa tất cả các tệp trong thư mục đó (đây là các lệnh in đang chờ xử lý).
Quay lại cửa sổ Dịch vụ, mở lại Trình quản lý hàng đợi in, đặt loại khởi động thành Tự động nếu chưa được đặt, rồi nhấp vào Bắt đầu . Chấp nhận các thay đổi. Hàng đợi sẽ được xóa và sẵn sàng nhận các lệnh in mới.
Ngoài ra, Windows 10 và 11 còn có các công cụ khắc phục sự cố dành riêng cho máy in . Bạn có thể tìm thấy chúng trong Cài đặt bằng cách nhập "máy in" vào hộp tìm kiếm hoặc bằng cách vào Cài đặt > Cập nhật & Bảo mật > Khắc phục sự cố (trong Windows 11, công cụ này nằm trong Hệ thống > Khắc phục sự cố). Chạy công cụ khắc phục sự cố Máy in và làm theo hướng dẫn.
Sao chép cùng một máy in trong Windows với các thiết lập khác nhau.
Nếu bạn thường xuyên in ở các chất lượng khác nhau (ví dụ: in màu chất lượng cao và in đen trắng chất lượng thấp ), việc thay đổi cài đặt mỗi lần có thể rất phiền phức. Windows cho phép bạn cài đặt cùng một máy in nhiều lần, mỗi lần với một cấu hình khác nhau.
Trước tiên, bạn cần biết máy in hiện tại của mình sử dụng cổng và trình điều khiển nào. Trong thanh tìm kiếm, gõ " Control Panel" , vào "Hardware and Sound" > "View devices and printers", chọn máy in của bạn, nhấp chuột phải và chọn "Printer Properties".
Trên tab Cổng , bạn sẽ thấy cổng mà máy in đang sử dụng (ví dụ: USB001 hoặc cổng mạng). Trên tab Tùy chọn nâng cao , bạn có thể thấy trình điều khiển nào được gán. Hãy ghi nhớ thông tin này, vì bạn sẽ cần nó khi tạo "bản sao" thứ hai của máy in.
Quay lại cửa sổ Thiết bị và Máy in rồi nhấp vào Thêm máy in . Trong trình hướng dẫn, chọn "Máy in tôi muốn không có trong danh sách" rồi chọn tùy chọn thêm máy in cục bộ hoặc máy in mạng với cấu hình thủ công . Tiếp theo, chọn "Sử dụng cổng hiện có" và chọn chính xác cổng mà bạn đã thấy trước đó.
Trong phần chọn trình điều khiển, hãy chọn trình điều khiển giống với trình điều khiển mà máy in gốc đang sử dụng và xác nhận rằng bạn muốn sử dụng trình điều khiển đã được cài đặt. Đặt cho nó một cái tên giúp bạn nhớ cấu hình của nó, ví dụ: "Laser - Bản nháp đen trắng" hoặc "Màu - Chất lượng cao ". Quyết định xem bạn có muốn chia sẻ nó hay không, rồi hoàn tất.
Giờ đây, bạn có thể vào Tùy chọn In cho máy in mới này và cấu hình các tùy chọn khác nhau (chế độ bản nháp, chỉ in đen trắng, in hai mặt, v.v.). Windows sẽ lưu các cài đặt này dưới dạng một hồ sơ riêng biệt, và khi in, bạn có thể chọn máy in phù hợp với nhu cầu của mình mà không cần phải điều chỉnh cài đặt mỗi lần.
Lưu ý rằng, tùy thuộc vào phiên bản Windows, các máy in trùng lặp này đôi khi được nhóm lại dưới một biểu tượng duy nhất, nhưng các cài đặt khác nhau vẫn có thể truy cập được từ thuộc tính thiết bị hoặc từ hộp thoại in của mỗi chương trình.
Tóm lại, nếu bạn đã cấu hình nhiều thiết bị và muốn có cái nhìn tổng quan hơn, bạn có thể sử dụng lệnh Run ( Windows + R ) với một số đường dẫn đặc biệt để mở bảng Quản lý Thiết bị và Máy in, nơi hiển thị tất cả các cài đặt riêng biệt.
Tóm lại, chìa khóa để có trải nghiệm in ấn mượt mà trên Windows nằm ở việc kết hợp bảo trì vật lý tốt (giấy, hộp mực, vệ sinh) với việc cập nhật trình điều khiển và sử dụng thông minh các công cụ hệ thống : khắc phục sự cố, đặt lại hàng đợi in, cài đặt lại máy in khi cần thiết và thích ứng với các thay đổi trình điều khiển trong Windows 11. Với những nguồn lực này, hầu hết các lỗi in ấn dường như xuất hiện "chỉ để gây rắc rối" vào phút cuối đều có thể được giải quyết trong vài phút.
