Cách khôi phục dung lượng trong Gmail và tránh hết dung lượng lưu trữ

Informatec Digital » Tài nguyên » Cách khôi phục dung lượng trong Gmail và tránh hết dung lượng lưu trữ

Nếu bạn sử dụng Gmail hàng ngày, hộp thư đến của bạn có thể đã trở thành một kho chứa rác kỹ thuật số : hàng ngàn email, bản tin bạn không bao giờ đọc, tệp đính kèm dung lượng lớn, và tệ hơn nữa, Google Photos và Drive cũng đang góp thêm hàng gigabyte vào đống rác này. Mặc dù 15 GB dung lượng mà Google cung cấp có vẻ đủ cho mọi thứ, nhưng một khi nó đầy, các cảnh báo và sự cố sẽ bắt đầu xuất hiện.

Khi dung lượng lưu trữ của bạn sắp đạt đến giới hạn, Google có thể sẽ ngừng hỗ trợ bạn: Gmail ngừng gửi và nhận email , Drive ngừng tải lên tập tin và Photos ngừng sao lưu. Trước khi đến giai đoạn đó, bạn nên tìm hiểu cách khôi phục dung lượng trong Gmail (và phần còn lại của tài khoản Google) một cách có hệ thống, nhanh chóng và trên hết là không bị gián đoạn, mà không làm mất bất kỳ dữ liệu quan trọng nào.

Cách thức hoạt động của bộ nhớ Google và lý do Gmail nhanh đầy bộ nhớ.

Điều đầu tiên cần hiểu là 15 GB dung lượng lưu trữ miễn phí đó không chỉ dành riêng cho Gmail: chúng được chia sẻ giữa Gmail, Google Drive và Google Photos . Ngoài ra, còn có những yếu tố ít được chú ý hơn, chẳng hạn như bản sao lưu WhatsApp trên Android hoặc dữ liệu từ các ứng dụng khác cũng sử dụng cùng dung lượng lưu trữ đó.

Khi dung lượng lưu trữ đạt đến giới hạn, Google sẽ áp dụng một loạt các hạn chế khá nghiêm trọng . Trong Gmail, bạn không thể gửi hoặc nhận tin nhắn, và email đến sẽ được trả lại cho người gửi kèm theo thông báo hộp thư đầy. Trong Drive, các tệp mới sẽ không còn được đồng bộ hóa hoặc tải lên, và trong Docs, Sheets, Slides và các ứng dụng văn phòng khác của Google, bạn không thể tạo tài liệu mới hoặc cho phép người khác chỉnh sửa tài liệu hiện có.

Trong Google Photos, việc chặn này có nghĩa là sẽ không có bản sao lưu mới nào cho ảnh và video được tạo ra . Mọi thứ bạn đã lưu vẫn sẽ ở đó, nhưng sẽ không có nội dung mới nào được thêm vào cho đến khi bạn giải phóng hoặc mua thêm dung lượng lưu trữ. Và hãy cẩn thận: nếu bạn không làm gì, bạn có thể bỏ lỡ những email quan trọng trong nhiều ngày mà không hề hay biết.

Để kiểm tra dung lượng lưu trữ còn lại, bạn sẽ thấy chỉ báo sử dụng ở cuối Gmail. Từ đó, bạn có thể truy cập trang quản lý dung lượng, nơi hiển thị chi tiết dung lượng mà Gmail, Drive và Photos đang sử dụng riêng biệt . Đây là cách rõ ràng nhất để xác định vấn đề nằm ở đâu.

Hãy sử dụng Google One và công cụ chính thức để khôi phục dung lượng.

Google đã tập trung hầu hết mọi thứ liên quan đến việc dọn dẹp dung lượng lưu trữ trên nền tảng Google One. Ngay cả khi không có gói đăng ký, bạn vẫn có thể sử dụng bảng quản lý dung lượng để xem những gì đang chiếm dung lượng và xóa hàng loạt những thứ bạn không cần.

Từ máy tính của bạn, hãy truy cập Google One và vào mục Lưu trữ. Ở đó, bạn sẽ tìm thấy một mục có tên "Khôi phục dung lượng ", mục này nhóm các tùy chọn để giải phóng dung lượng theo dịch vụ (Gmail, Drive, Photos) và theo loại nội dung (tệp lớn, thư rác, mục trong thùng rác, v.v.).

Trong mục “Giải phóng dung lượng tài khoản”, bạn có thể xem xét các danh mục như thùng rác, thư rác, tệp tin dung lượng rất lớn hoặc nội dung ứng dụng. Tùy thuộc vào danh mục, bạn sẽ có các tùy chọn để sắp xếp, lọc hoặc thay đổi chế độ xem (danh sách hoặc lưới), giúp bạn dễ dàng xem xét số lượng lớn mục trước khi xóa chúng.

Trong Google Photos, bảng điều khiển tương tự hiển thị ảnh và video sẵn sàng để xóa; nếu bạn muốn giữ lại thứ gì đó, bạn có thể tải xuống máy tính trước khi chuyển vào thùng rác. Sau khi chọn những gì bạn muốn xóa, hãy nhấn Xóa (hoặc "Chuyển vào thùng rác" nếu bạn đang ở trong Photos) và, khi Google hỏi, hãy xác nhận rằng bạn chấp nhận xóa vĩnh viễn bằng cách đánh dấu vào ô đồng ý.

Hãy nhớ rằng nếu bạn xóa hàng nghìn mục cùng một lúc , có thể mất đến 48-72 giờ để dung lượng được giải phóng hiển thị chính xác trong tài khoản của bạn, vì vậy đừng lo lắng nếu thanh tiến trình hầu như không di chuyển lúc đầu.

Chẩn đoán vấn đề: Drive, Gmail hoặc Photos

Trước khi bạn bắt đầu xóa lung tung, tốt hơn hết là nên tìm hiểu xem dịch vụ nào đang chiếm nhiều dung lượng nhất. Hãy truy cập drive.google.com/drive/quota để xem các tệp trong Drive của bạn được sắp xếp từ lớn nhất đến nhỏ nhất. Đây là cách rất rõ ràng để biết liệu dung lượng của bạn có đang bị chiếm dụng bởi video, các bản sao lưu lớn hoặc các tài liệu bạn đã lưu giữ trong nhiều năm hay không.

Trong chế độ xem đó, chỉ cần nhấp chuột phải vào bất kỳ tệp lớn nào bạn không cần và chọn "Chuyển vào Thùng rác ". Sau khi đã có một số lượng tệp kha khá trong thùng rác, hãy vào thư mục "Thùng rác" trong Drive và nhấp vào "Xóa thùng rác" để giải phóng dung lượng.

Đối với Gmail, việc chẩn đoán được thực hiện trực tiếp từ bên trong email, sử dụng các toán tử tìm kiếm như larger:10M để tìm các tin nhắn có tệp đính kèm lớn hoặc bộ lọc ngày để tìm các email rất cũ. Điều tương tự cũng xảy ra trong ứng dụng Ảnh, nơi video thường là nguyên nhân chính gây ra tình trạng chiếm dụng dung lượng lưu trữ quá mức.

Đối với tài khoản công việc hoặc trường học (Google Workspace), giới hạn dung lượng lưu trữ được thiết lập bởi giấy phép hoặc quản trị viên của bạn. Trong những trường hợp này, nếu bạn thấy mình không thể mua thêm dung lượng lưu trữ trực tiếp, bạn cần liên hệ với quản trị viên để nâng cấp gói hoặc giải phóng dung lượng lưu trữ từ bảng điều khiển tổ chức.

Thủ thuật nâng cao: Giải phóng dung lượng Gmail bằng cách chuyển tất cả email của bạn sang tài khoản khác.

Nếu bạn thuộc kiểu người không bao giờ xóa bất cứ thứ gì và tài khoản của bạn đã tích lũy thư từ trong nhiều năm, giải pháp nhanh nhất có thể không phải là xóa từng email một, mà là chuyển toàn bộ lịch sử Gmail của bạn sang một tài khoản khác . Bằng cách này, bạn sẽ gần như làm trống hộp thư đến mà không mất đi những email bạn muốn giữ lại.

Quá trình này bao gồm việc tạo một tài khoản Gmail mới và cấu hình tài khoản đó để tải xuống tất cả email từ tài khoản cũ qua POP3, đồng thời xóa bản sao khỏi tài khoản cũ. Trước khi thực hiện bất kỳ thao tác nào, bạn nên sử dụng Google Takeout để tạo bản sao lưu đầy đủ email của mình phòng trường hợp xảy ra sự cố trong quá trình chuyển dữ liệu.

Trên tài khoản gốc, hãy vào Cài đặt > “Xem tất cả cài đặt” > “Chuyển tiếp và POP/IMAP” và bật quyền truy cập POP cho tất cả tin nhắn. Điều quan trọng là phải chọn tùy chọn “Xóa bản sao Gmail khi truy cập tin nhắn qua POP ”, vì điều này sẽ đảm bảo rằng các email được tải xuống bởi tài khoản mới sẽ tự động bị xóa khỏi tài khoản gốc.

Tiếp theo, đăng nhập vào tài khoản Gmail mới của bạn và vào Cài đặt > “Tài khoản và Nhập”. Trong phần “Kiểm tra thư từ các tài khoản khác”, hãy thêm tài khoản cũ của bạn và làm theo các bước để cấu hình qua POP3. Quá trình tải xuống hàng loạt sẽ bắt đầu, tùy thuộc vào số lượng email, quá trình này có thể mất khá nhiều thời gian.

Sau khi xác nhận rằng tất cả các tin nhắn quan trọng đã được tải xuống thành công vào tài khoản mới, bạn có thể tắt các truy vấn POP từ đó và, trong tài khoản ban đầu, xóa sạch thùng rác để giải phóng hoàn toàn dung lượng. Đây là một biện pháp quyết liệt, nhưng cực kỳ hiệu quả đối với các tài khoản có xu hướng tích trữ dữ liệu kỹ thuật số.

Hướng dẫn dọn dẹp Gmail từng bước: dung lượng, thời gian tạo, thư rác và thùng rác

Ngoài thủ thuật tạo tài khoản thứ hai, việc học cách quản lý Gmail từ bên trong cũng rất đáng giá. Bước đầu tiên và hợp lý nhất là tìm những email có tệp đính kèm lớn nhất , bởi vì chỉ cần xóa một vài tin nhắn, bạn có thể giải phóng rất nhiều megabyte (hoặc thậm chí gigabyte) cùng một lúc.

Từ thanh tìm kiếm Gmail, bạn có thể mở rộng các tùy chọn nâng cao (mũi tên bên phải thanh tìm kiếm) và sử dụng trường "Kích thước" để tìm kiếm các tin nhắn có dung lượng lớn hơn X MB. Bạn cũng có thể trực tiếp sử dụng cú pháp size:20MB hoặc larger:10M trong thanh tìm kiếm. Điều quan trọng là phải tuân thủ định dạng (không có khoảng trắng và M là megabyte), nếu không tìm kiếm sẽ được thực hiện theo byte và sẽ không hoạt động.

Sau khi xem hết các email có dung lượng lớn, hãy xem lại những email nào bạn thực sự cần giữ lại. Đối với những email có tài liệu quan trọng, trước tiên hãy tải các tệp đính kèm xuống máy tính hoặc dịch vụ lưu trữ đám mây khác, sau đó xóa email và làm trống thùng rác . Điều này đảm bảo bạn không bị mất bất kỳ thông tin nào và giải phóng được nhiều dung lượng nhất có thể.

Một chiến thuật hiệu quả khác là nhắm mục tiêu vào những email rất cũ. Sử dụng toán tử `older_than:1y`, bạn có thể tìm thấy tất cả các tin nhắn cũ hơn một năm; bạn có thể thay thế "y" cho năm bằng "m" cho tháng hoặc "d" cho ngày nếu cần. Một lần nữa, hãy chọn tất cả các email bạn không cần giữ lại nữa và xóa chúng.

Đừng quên kiểm tra thư mục Thư rác và Thùng rác. Mặc dù tin nhắn sẽ tự động bị xóa sau 30 ngày, nhưng mọi thứ trong đó vẫn tiếp tục chiếm dung lượng cho đến lúc đó. Trong cả hai thư mục, bạn sẽ tìm thấy nút để xóa sạch mọi thứ cùng một lúc ("Xóa Thùng rác ngay" hoặc "Xóa tất cả tin nhắn rác ngay").

Giải quyết vấn đề tận gốc: bản tin, bộ lọc và cách tổ chức.

Dọn dẹp hộp thư đến sẽ vô ích nếu sau hai tháng mà mọi thứ lại trở về như cũ. Một trong những cách tốt nhất để kiểm soát Gmail là hủy đăng ký nhận những email không mang lại lợi ích cho bạn . Hầu hết các bản tin và email tiếp thị đều có liên kết "Hủy đăng ký" ở cuối thư, và Gmail đôi khi cũng hiển thị một phím tắt tương tự bên cạnh tên người gửi.

Nếu bạn thực sự cảm thấy quá tải với hàng tá bản tin, hãy dành chút thời gian mở một vài email quảng cáo, hủy đăng ký và nhờ đó giảm bớt lượng email liên tục làm đầy hộp thư đến và chiếm dung lượng lưu trữ của bạn. Ít email đến hơn đồng nghĩa với việc bạn sẽ phải xóa ít email hơn trong tương lai.

Bạn cũng có thể tạo bộ lọc tự động để lưu trữ một số tin nhắn nhất định, gửi chúng đến một nhãn cụ thể hoặc chuyển chúng trực tiếp vào thùng rác. Từ thanh tìm kiếm Gmail, sử dụng nút tùy chọn, bạn có thể lọc theo người gửi, chủ đề, kích thước hoặc từ khóa, sau đó quyết định phải làm gì với tất cả các email phù hợp với mẫu đó.

Sử dụng nhãn và danh mục giúp giữ cho hộp thư đến của bạn sạch sẽ mà không cần phải xóa mọi thứ. Các tab của Gmail (Chính, Mạng xã hội, Khuyến mãi, Thông báo, Diễn đàn) đã cung cấp khả năng lọc ban đầu; nếu bạn có thói quen thỉnh thoảng kiểm tra Khuyến mãi và Mạng xã hội để gần như xóa hết thư trong đó, thì dung lượng lưu trữ sẽ được tiết kiệm đáng kể.

Và hãy nhớ rằng "Lưu trữ" không giải phóng dung lượng; nó chỉ xóa email khỏi giao diện chính. Chức năng này hữu ích để sắp xếp email của bạn, nhưng nếu bạn muốn tiết kiệm hàng gigabyte, bạn phải thực sự xóa email và sau đó làm trống thùng rác.

Video, ảnh và các tệp dung lượng lớn trong Google Photos

Mặc dù trọng tâm tìm kiếm là Gmail, nhưng phần lớn vấn đề thường nằm ở Google Photos. Video, đặc biệt là video độ phân giải cao, có thể nhanh chóng chiếm hết dung lượng lưu trữ chỉ trong vài tháng nếu bạn thường xuyên sao lưu tự động.

Để chỉ lọc video, bạn có thể truy cập URL đặc biệt dành cho loại nội dung này trong mục Ảnh: https://photos.google.com/search/_tv_video. Tại đó, bạn sẽ thấy tất cả video của mình cùng một lúc và có thể chọn những video mà bạn không cần xóa nữa.

Có một trang web hữu ích khác tại https://photos.google.com/unsupportedvideos, nơi liệt kê các video không tương thích với Google Photos và do đó không dễ dàng xuất hiện trong các tìm kiếm khác. Các loại tệp này cũng chiếm dung lượng, vì vậy nếu bạn không cần chúng, hãy thoải mái xóa chúng.

Tab Khám phá trong Google Photos nhóm nội dung theo người, địa điểm, ảnh chụp màn hình, video hoặc các tác phẩm sáng tạo như hoạt hình và phim. Đây là nơi tuyệt vời để tìm các nhóm ảnh cũ hoặc ảnh trùng lặp (ví dụ: một chuyến đi từ nhiều năm trước mà bạn đã lưu trên ổ cứng) và giải phóng vài gigabyte dung lượng chỉ trong một lần.

Sau khi bạn đã chuyển nhiều ảnh và video vào thùng rác, hãy vào mục "Thùng rác" trong ứng dụng Ảnh và nhấn "Xóa thùng rác". Giống như trong Gmail và Drive, dung lượng sẽ không được giải phóng cho đến khi bạn hoàn thành bước này . Và một lần nữa, nếu bạn xóa nhiều nội dung, có thể mất một chút thời gian để các thay đổi hiển thị trên thanh dung lượng lưu trữ của bạn.

Google Drive, sao lưu WhatsApp và các tính năng thường bị bỏ qua khác.

Ngoài email và ảnh, tài khoản Google của bạn có thể chứa các mục ẩn khác chiếm dung lượng đáng kể. Một ví dụ điển hình là các bản sao lưu WhatsApp trên Android , được lưu trữ trong Drive và từ lâu đã được tính vào giới hạn dung lượng lưu trữ của bạn.

Để kiểm tra các bản sao lưu này từ điện thoại của bạn, hãy mở ứng dụng Google One, vào mục Bộ nhớ, và trong phần "Giải phóng dung lượng tài khoản", tìm tùy chọn "Xóa các mục khác" và chọn WhatsApp. Tại đó, bạn có thể thấy các bản sao lưu hiện có và xóa bất kỳ bản nào bạn không còn cần nữa.

Nếu bạn muốn thực hiện việc này từ trình duyệt, bạn có thể truy cập one.google.com/backup/management/whatsapp. Bên cạnh mỗi bản sao lưu, bạn sẽ tìm thấy tùy chọn "Xóa bản sao lưu ". Ngay cả khi bạn xóa bản sao lưu hiện tại, WhatsApp vẫn sẽ tiếp tục tạo các bản sao lưu trong tương lai theo cài đặt của ứng dụng, vì vậy hãy kiểm tra cả các cài đặt đó để tránh tạo ra các tệp lớn thường xuyên.

Trong Drive, ngoài các tệp bạn đã tải lên, bạn cũng sẽ thấy các mục mà người khác đã chia sẻ với bạn. Điều quan trọng cần biết là các tệp trong phần "Đã chia sẻ với tôi" không tính vào dung lượng lưu trữ của bạn (chủ sở hữu mới tính), trừ khi bạn sao chép hoặc tải các tệp của riêng mình lên các thư mục được chia sẻ. Trong trường hợp đó, bản sao hoặc các tệp mới sẽ được tính vào dung lượng lưu trữ của bạn.

Cuối cùng, Google Drive trên máy tính có thể hiển thị dung lượng lưu trữ khác với những gì bạn thấy trên web, vì các tệp được chia sẻ mà bạn đồng bộ hóa sẽ chiếm dung lượng trên ổ cứng cục bộ của bạn, ngay cả khi chúng không ảnh hưởng đến dung lượng lưu trữ đám mây của bạn. Đây là hiện tượng bình thường và không có nghĩa là Google đang lấy thêm gigabyte của bạn.

Những vấn đề thường gặp khi giải phóng không gian và cách giải quyết chúng.

Một trong những lỗi phổ biến nhất là nghĩ rằng dung lượng lưu trữ sẽ được giải phóng ngay lập tức. Khi bạn xóa nhiều mục liên tiếp, hệ thống của Google có thể mất từ ​​48 đến 72 giờ để tính toán lại dung lượng lưu trữ một cách chính xác. Trong thời gian đó, bộ đếm có thể hiển thị trạng thái đứng yên ngay cả khi bạn đã hoàn tất mọi thao tác.

Nếu bạn đã mua thêm dung lượng lưu trữ với Google One và dung lượng mới không hiển thị, hãy đợi tối đa 24 giờ. Nếu sau thời gian đó mà vẫn không hiển thị, hãy đăng xuất khỏi tài khoản Google của bạn, đăng nhập lại và kiểm tra trang thanh toán để đảm bảo giao dịch đã được thực hiện. Nếu thẻ của bạn đã bị trừ tiền nhưng dung lượng lưu trữ mới không hiển thị, có thể bạn đã mua gói dịch vụ này trên một tài khoản khác ; hãy kiểm tra xem bạn có nhiều tài khoản đang mở hay không.

Trên iPhone hoặc iPad, đôi khi việc buộc đóng ứng dụng Google One rồi mở lại sẽ giúp ứng dụng đồng bộ hóa với máy chủ. Các bước cụ thể để đóng ứng dụng sẽ khác nhau tùy thuộc vào phiên bản iOS của bạn, vì vậy nếu bạn không chắc chắn, tốt nhất nên tham khảo bộ phận hỗ trợ của Apple.

Một vấn đề phổ biến khác là sau khi nâng cấp lên gói lưu trữ cao hơn hoặc thấp hơn, Gmail vẫn không cho phép bạn gửi hoặc nhận email. Trong những trường hợp này, tốt nhất là nên đợi đến 24 giờ , đăng xuất và đăng nhập lại, thậm chí thử gửi email từ cửa sổ ẩn danh hoặc trình duyệt khác (Edge, Firefox, v.v.) để loại trừ các vấn đề về bộ nhớ đệm.

Ngoài ra còn có một số nhầm lẫn liên quan đến ảnh trong chế độ "Tiết kiệm dung lượng" (trước đây là "Chất lượng cao") được tải lên trước ngày 1 tháng 6 năm 2021: những hình ảnh và video này không được tính vào hạn mức dung lượng lưu trữ của bạn . Nếu bạn xóa nhiều nội dung loại này, bạn có thể không thấy bất kỳ thay đổi nào trong mức sử dụng dung lượng lưu trữ của mình chính vì lý do đó.

Khi nào thì nên trả phí cho Google One và cách quản lý nó như thế nào.

Nếu sau khi dọn dẹp kỹ lưỡng mà dung lượng vẫn còn ít, hoặc đơn giản là không muốn sử dụng giới hạn 15GB, bạn có thể cân nhắc nâng cấp gói dịch vụ của mình với Google One. Có các tùy chọn trả phí bắt đầu từ 100GB dung lượng lưu trữ bổ sung, với dung lượng (và giá cả) tăng lên khi cần thiết.

Thỉnh thoảng, Google cung cấp các bản dùng thử miễn phí Google One cho người dùng mới. Trong những trường hợp đó, bạn sẽ nhận được lời mời kích hoạt thời gian dùng thử, trong đó bạn sẽ được hưởng thêm dung lượng lưu trữ miễn phí trong một thời gian giới hạn. Bạn cần thêm phương thức thanh toán, nhưng bạn sẽ không bị tính phí cho đến khi thời gian dùng thử kết thúc , miễn là bạn nhớ hủy trước thời hạn nếu bạn không muốn tiếp tục.

Nếu bạn quản lý Google One thông qua trang web (không phải App Store của Apple), bạn có thể thay đổi gói dịch vụ, chuyển từ gói hàng tháng sang gói hàng năm hoặc hủy bỏ từ mục cài đặt Google One trong phần "Thay đổi gói đăng ký". Trên Android, bạn cũng có thể quản lý đăng ký của mình thông qua cài đặt ứng dụng và Google Play.

Trên iPhone và iPad, mọi thứ phức tạp hơn: nếu bạn mua gói dịch vụ thông qua trang web, bạn sẽ không thể thay đổi nó từ ứng dụng . Trong trường hợp đó, bạn cần hủy gói dịch vụ hiện tại của mình trên trang web Google One và, nếu muốn quản lý hoàn toàn từ iOS, hãy đăng ký gói dịch vụ mới thông qua App Store.

Ngược lại, nếu tài khoản của bạn dành cho công việc hoặc trường học, bạn không thể tự mua thêm dung lượng lưu trữ. Bạn cần yêu cầu quản trị viên Google Workspace tăng giới hạn hoặc thay đổi giấy phép của mình , vì các tài khoản này được quản lý tập trung.

Tóm lại, việc giải phóng dung lượng trong Gmail và tài khoản Google của bạn bao gồm kết hợp nhiều chiến lược: sử dụng công cụ Google One chính thức, xóa các email lớn và cũ (luôn luôn xóa thư rác và thùng rác), kiểm tra Drive, Photos và các bản sao lưu như bản sao lưu WhatsApp của bạn, và quản lý tốt hơn các bản tin và nội dung bạn nhận được hàng ngày. Nếu 15 GB vẫn chưa đủ, nâng cấp với Google One có thể là cách thuận tiện nhất để chấm dứt tình trạng liên tục phải đối mặt với cảnh báo "dung lượng gần đầy".