Hướng dẫn đầy đủ và cập nhật về cách khôi phục tài liệu Word

Informatec Digital » Tài nguyên » Hướng dẫn đầy đủ và cập nhật về cách khôi phục tài liệu Word

Mất một tập tin Word ngay khi bạn sắp hoàn thành nó là một trong những điều thực sự khiến bạn bực mình. May mắn thay, có nhiều cách để khôi phục các tài liệu Word chưa được lưu, bị xóa hoặc thậm chí bị hỏng , cả bằng các tính năng tích hợp sẵn của Microsoft Office và bằng các công cụ và bản sao lưu bên ngoài.

Trong hướng dẫn này, bạn sẽ thấy từng bước một tất cả các tùy chọn thực tế để khôi phục tài liệu Word trên Windows và Mac : từ AutoRecover và Lịch sử phiên bản đến việc tìm kiếm thủ công các tệp tạm thời, bản sao lưu .wbk, Thùng rác, bản sao lưu Windows, OneDrive, SharePoint và các chương trình khôi phục dữ liệu chuyên dụng.

Những lý do phổ biến khiến tài liệu Word bị thất lạc

Trước khi đi vào vấn đề chính, điều quan trọng là phải hiểu rằng hầu hết các trường hợp mất tài liệu Word đều do lỗi của con người : vô tình xóa tệp, đóng Word mà không lưu, ghi đè lên tài liệu sai hoặc vô tình định dạng thư mục hoặc ổ đĩa.

Ngoài ra còn có các nguyên nhân kỹ thuật làm phức tạp thêm tình hình: mất điện, sự cố hệ thống, lỗi ổ cứng, các sector bị hỏng, phần mềm độc hại hoặc tắt máy đột ngột có thể khiến tập tin bị hỏng hoặc không thể truy cập được, mặc dù trong nhiều trường hợp vẫn có thể khôi phục được.

Ngay cả những thảm họa vật lý cũng có thể xảy ra: hỏa hoạn, lũ lụt, va đập mạnh hoặc rơi vỡ thiết bị có thể làm hỏng phần cứng và gây ra lỗi đọc ổ đĩa, điều này làm giảm đáng kể khả năng phục hồi nhưng vẫn có giải pháp nhờ đến các chuyên gia phục hồi dữ liệu chuyên nghiệp.

Tin tốt là Word, Windows và các dịch vụ đám mây đều tích hợp nhiều lớp bảo vệ và sao lưu tự động , vì vậy nếu bạn thao tác nhanh chóng và thực hiện theo trình tự kiểm tra hợp lý, bạn có cơ hội tốt để cứu (ít nhất là một phần) tài liệu của mình.

Các chức năng tích hợp sẵn của Word để khôi phục tài liệu

Điều đầu tiên bạn nên thử là sử dụng tất cả các công cụ mà chính Microsoft Word cung cấp để khôi phục tài liệu bị mất hoặc chưa được lưu , vì nó nhanh chóng, đơn giản và không yêu cầu cài đặt bất cứ thứ gì.

Tự động khôi phục và tự động lưu trong Word

Từ nhiều phiên bản Word trở đi, tính năng AutoRecover đã được tích hợp, cho phép tự động lưu một bản sao tạm thời của tài liệu bạn đang làm việc, ngay cả khi bạn chưa lưu thủ công.

Theo mặc định, Word thường lưu thông tin Tự động Khôi phục sau mỗi 10 phút , nhưng bạn có thể giảm khoảng thời gian đó xuống còn 5 phút hoặc thậm chí 1 phút nếu bạn làm việc với nội dung quan trọng và không muốn mạo hiểm bất cứ điều gì.

Để xem lại hoặc thay đổi cài đặt này trong Windows, chỉ cần vào Tệp > Tùy chọn > Lưu và đảm bảo rằng các ô “Lưu thông tin AutoRecover sau mỗi X phút” và “Giữ phiên bản AutoRecover mới nhất nếu tôi đóng mà không lưu” được chọn.

Trên máy Mac, đường dẫn tương tự: Word > Tùy chọn > Lưu , tại đây bạn có thể bật “Lưu thông tin Tự động khôi phục” và xác định tần suất tạo bản sao lưu tự động đó.

Khôi phục các tài liệu Word chưa được lưu từ bên trong chương trình.

Nếu Word hoặc máy tính của bạn bị lỗi và bạn bị mất một tập tin mà bạn chưa kịp lưu, cách nhanh nhất là sử dụng tùy chọn "Khôi phục tài liệu chưa lưu" có trong các phiên bản Office hiện đại.

Trong Windows, mở Word và vào File > Info > Manage Document > Recover Unsaved Documents ; một thư mục đặc biệt sẽ mở ra với các tệp có phần mở rộng .asd, đó là các bản sao AutoRecover.

Tệp bạn cần tìm hầu như luôn là tệp có ngày giờ gần nhất ; hãy mở nó ra và, trên thanh công cụ phía trên, sử dụng "Lưu thành" để lưu nó dưới dạng tệp .docx vào vị trí bạn muốn.

Một cách khác để truy cập thư mục này là vào File > Open và, ở cuối danh sách các tài liệu gần đây, nhấp vào "Recover unsaved documents" (Khôi phục tài liệu chưa lưu), thao tác này sẽ đưa bạn đến chính thư mục tạm thời đó.

Lịch sử phiên bản Word và khả năng khôi phục các thay đổi trước đó

Nếu vấn đề không phải là bạn chưa lưu tài liệu, mà là bạn đã ghi đè hoặc chỉnh sửa tệp quá nhiều và muốn quay lại trạng thái trước đó , bạn có thể sử dụng Lịch sử phiên bản.

Khi tài liệu đang mở, hãy vào Tệp > Thông tin > Lịch sử phiên bản (hoặc “Lịch sử” trong một số phiên bản) để xem danh sách các phiên bản trước đó được Word tự động tạo, đặc biệt nếu bạn làm việc với OneDrive hoặc SharePoint.

Bạn có thể mở từng phiên bản trong một cửa sổ riêng biệt, so sánh nó với phiên bản hiện tại và quyết định xem có muốn khôi phục hay không; nếu bạn nhấp vào "Khôi phục", phiên bản đó sẽ trở thành phiên bản chính, mặc dù bạn luôn có thể quay lại các phiên bản khác.

Đối với các tài liệu được lưu trữ trên nền tảng đám mây Microsoft 365, thông thường sẽ lưu giữ tối đa 25 phiên bản trước đó nếu bạn sử dụng tài khoản cá nhân, và số lượng có thể cấu hình nếu đó là tài khoản doanh nghiệp hoặc giáo dục.

Khởi động lại Word để mở bảng phục hồi.

Khi Word đóng đột ngột, khi bạn mở lại, bảng điều khiển bên "Khôi phục tài liệu" thường tự động xuất hiện với các tệp được đánh dấu là hoặc.

Trong trường hợp đó, chỉ cần nhấp đúp vào từng tài liệu được liệt kê để xem và, nếu muốn, sử dụng "Lưu thành" để lưu tài liệu đó ở định dạng .docx với tên dễ nhận biết.

Trong gói đăng ký Microsoft 365, nếu nhiều tập tin được khôi phục, Word thường mở trực tiếp tập tin được khôi phục gần đây nhất và giữ cho các tập tin còn lại có thể truy cập được từ bảng đó , để bạn có thể xem lại những gì đã được lưu.

Tìm kiếm thủ công các tập tin tạm thời và bản sao lưu

Nếu các chức năng tự động của Word không hiển thị những gì bạn đang tìm kiếm, đã đến lúc bạn cần tự mình tìm kiếm các tệp tạm thời, bản sao lưu và tài liệu ẩn trên hệ thống.

Tìm các tệp AutoRecovery (.asd)

Các tệp Word AutoRecover được lưu với phần mở rộng .asd trong các thư mục người dùng đặc biệt bên trong AppData , thường bị ẩn theo mặc định trong Windows.

Các đường dẫn phổ biến nhất cho các tệp này bao gồm C:\Users\YourUsername\AppData\Roaming\Microsoft\Word và C:\Users\YourUsername\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles , thay thế “YourUsername” bằng tên tài khoản của bạn.

Nếu bạn không chắc chắn về đường dẫn, bạn có thể vào Word, chọn Tệp > Tùy chọn > Lưu và xem trường "Vị trí tệp Tự động khôi phục", trường này cho biết chính xác thư mục nơi lưu trữ các tệp .asd.

Một lựa chọn rất thiết thực khác là mở File Explorer, vào "This PC" và nhập ".asd" vào ô tìm kiếm để Windows tìm tất cả các tệp thuộc loại đó trên ổ đĩa của bạn.

Sau khi đã tìm thấy tệp .asd mà bạn cần, hãy mở Word, vào File > Open > Browse , trong mục “File type” chọn “All Files” và chọn tệp .asd để Word thử mở nó như một tài liệu và bạn có thể lưu lại.

Tự động sao lưu tệp Word (.wbk)

Ngoài tính năng Tự động khôi phục, Word có thể tạo bản sao lưu ở định dạng .wbk với tên “Bản sao lưu của ” , nhưng tính năng này không phải lúc nào cũng được bật.

Để tạo các bản sao này tự động, hãy vào Tệp > Tùy chọn > Nâng cao , cuộn xuống phần “Lưu” và chọn “Luôn tạo bản sao lưu”, thao tác này sẽ tạo ra một bản sao lưu trước đó mỗi khi bạn chọn “Lưu dưới dạng”.

Các bản sao .wbk này thường được lưu trong cùng thư mục với tài liệu gốc, vì vậy bạn sẽ thấy một tệp bổ sung có tiền tố "Backup of" đại diện cho phiên bản được lưu trước đó , không bao gồm các thay đổi mới nhất.

Để khôi phục bản sao lưu, hãy mở Word, vào File > Open > Browse , thay đổi loại bộ lọc thành "All Files" và mở tệp .wbk. Tệp này sẽ hoạt động như một tài liệu thông thường mà bạn có thể lưu lại dưới dạng tệp .docx.

Tìm kiếm các tập tin tạm thời (.tmp) và các tên bất thường

Đôi khi các tài liệu bị mất sẽ được lưu dưới dạng các tệp tạm thời .tmp hoặc các tên lạ có dấu và chữ cái như ~wrdxxxx.tmp , nằm rải rác trong các thư mục hệ thống khác nhau.

Để tìm chúng, hãy mở File Explorer bằng tổ hợp phím Windows + E và tìm thư mục .tmp trên ổ đĩa mà bạn thường lưu tài liệu , sau đó lọc theo ngày để tập trung vào những ngày bạn đã làm việc với tệp đó.

Bạn cũng có thể tìm kiếm trực tiếp các mẫu Word điển hình như ~wrd*.tmp, ~wrf*.tmp hoặc ~wra*.tmp , thường tương ứng với các tệp làm việc tạm thời hoặc dữ liệu trung gian của AutoRecover.

Khi bạn tìm thấy một tệp phù hợp, hãy mở Word, vào File > Open > Browse , và một lần nữa, đặt loại tệp thành "All Files" để thử mở tệp .tmp đó và xem liệu nó có chứa văn bản có thể đọc được từ tài liệu của bạn hay không.

Tìm các tập tin ẩn trong thư mục AppData.

Vì hầu hết các bản sao lưu tự động này được lưu trong các thư mục ẩn bên trong hồ sơ người dùng, nên việc bật hiển thị các mục ẩn trong Windows là chìa khóa để có thể truy cập chúng.

Từ bất kỳ cửa sổ Explorer nào, hãy vào tab “Xem” và chọn hộp “Các mục ẩn” , thao tác này sẽ hiển thị thư mục AppData bên trong C:\Users\YourUsername và cho phép bạn truy cập Microsoft\Word hoặc Office\UnsavedFiles.

Nếu bạn không muốn điều hướng, bạn có thể sao chép trực tiếp đường dẫn từ Word (trường Vị trí tệp tự động khôi phục) và dán vào thanh địa chỉ của Explorer , thao tác này sẽ đưa bạn trực tiếp đến thư mục chính xác.

Trong thư mục đó, hãy dành chút thời gian sắp xếp theo ngày sửa đổi và xem xét từng tệp .asd, .wbk hoặc .tmp gần đây nhất , mở chúng bằng Word để kiểm tra xem bạn cần tệp nào.

Khôi phục tài liệu Word đã xóa trong Windows

Khi sự cố không phải là lỗi treo máy mà là bạn vô tình xóa tệp Word , hoặc từ File Explorer hoặc do xóa nhầm thư mục, có một số công cụ của Windows mà bạn có thể sử dụng.

Kiểm tra thùng rác

Bước đầu tiên, dù có vẻ hiển nhiên, là mở Thùng rác trên màn hình máy tính và tìm kiếm tài liệu theo tên, loại hoặc ngày xóa , bởi vì cho đến khi bạn xóa sạch thùng rác, tệp tin đó vẫn còn ở đó.

Nếu bạn không nhớ chính xác tên tệp, hãy xem các loại tệp .doc, .docx, .dot, .rtf, v.v. và sử dụng chức năng tìm kiếm nội bộ của Thùng rác để lọc theo ".docx" hoặc theo từ khóa trong tên tệp.

Khi tìm thấy tệp, hãy nhấp chuột phải vào tệp, chọn "Khôi phục" để tự động đưa tệp trở lại vị trí ban đầu , sau đó mở tệp bằng Word để kiểm tra xem tệp có còn nguyên vẹn hay không.

Nếu thùng rác đã bị xóa sạch hoặc tệp tin đã bị xóa bằng tổ hợp phím Shift + Delete (xóa vĩnh viễn mà không thông qua thùng rác) , bạn sẽ phải sử dụng các công cụ bổ sung hoặc các bản sao lưu trước đó.

Khôi phục tài liệu bằng công cụ khôi phục tập tin của Windows

Trên Windows 10 và 11 có một tiện ích chính thức miễn phí tên là Windows File Recovery , có sẵn trên Microsoft Store, cho phép bạn thử khôi phục các tập tin đã bị xóa vĩnh viễn khỏi ổ đĩa.

Chương trình này hoạt động từ dòng lệnh và, mặc dù không phải là chương trình thân thiện với người dùng nhất, nó có thể giúp khôi phục các phiên bản cũ của tài liệu Word chưa bị ghi đè bởi dữ liệu khác trên ổ đĩa.

Nguyên tắc luôn luôn như vậy: bạn càng khôi phục dữ liệu sớm sau khi xóa tập tin, thì cơ hội thành công càng cao , vì việc xóa chỉ đánh dấu không gian đó là trống, còn dữ liệu vẫn còn đó cho đến khi dữ liệu khác được ghi đè lên.

Sử dụng các công cụ của bên thứ ba để xử lý các tệp đã xóa

Nếu bạn thích phương pháp trực quan hơn, có các chương trình như Recuva, Ontrack EasyRecovery, hoặc các bộ phần mềm như Acronis với các mô-đun phục hồi có khả năng quét ổ đĩa, ổ USB, thẻ SD hoặc điện thoại di động để tìm các tập tin đã xóa.

Về cơ bản, quy trình hoạt động tương tự: bạn chọn loại phương tiện lưu trữ, bắt đầu quét sâu và xem danh sách các tập tin có thể khôi phục được, được đánh dấu màu xanh lá cây hoặc với các mức độ xác suất thành công khác nhau.

Ví dụ, với Ontrack EasyRecovery, bạn chỉ cần kết nối thiết bị, chọn ổ đĩa, khởi chạy quá trình quét, sau đó chọn các tài liệu Word bạn muốn khôi phục để lưu chúng sau này ở một vị trí an toàn khác với vị trí ban đầu.

Với các giải pháp sao lưu toàn diện như Acronis, logic sẽ thay đổi một chút vì nó tập trung vào việc khôi phục tệp từ bản sao lưu trước đó hơn là "phục hồi" dữ liệu từ ổ đĩa bị hỏng ngay lập tức.

Khôi phục tài liệu Word bị hỏng hoặc bị lỗi

Một tình huống khá phổ biến khác là tài liệu tồn tại, nhưng Word không thể mở được vì nó bị hỏng hoặc hiển thị các ký hiệu lạ thay vì văn bản , thường là do lỗi lưu trữ hoặc tải xuống không đầy đủ.

Khôi phục tự động khi Word phát hiện nội dung không thể đọc được.

Khi bạn cố gắng mở một tập tin bị hỏng, Word thường hiển thị cảnh báo cho biết có vấn đề với nội dung và hỏi bạn có muốn thử khôi phục tài liệu hay không.

Nếu bạn nhấn OK, Word sẽ chạy một quy trình nội bộ để cố gắng khôi phục nội dung có thể đọc được của tệp ; trong trường hợp tốt nhất, nó sẽ giữ nguyên văn bản và một số định dạng, nhưng trong những trường hợp khác, nó chỉ trích xuất các đoạn văn bản hoặc không trích xuất được gì hữu ích.

Tỷ lệ thành công phụ thuộc rất nhiều vào mức độ hư hại của tập tin, và các tài liệu .docx (là các tập tin nén kiểu zip) thường bị hỏng không thể sửa chữa được khi một phần quan trọng của gói tin bị thiếu hoặc bị lỗi.

Mở và sửa chữa từ hộp thoại mở.

Ngoài thông báo tự động, bạn cũng có thể buộc sửa chữa thủ công: trong Word, vào File > Open, tìm tệp bị lỗi và mở rộng mũi tên của nút "Open" để hiển thị thêm tùy chọn.

Trong menu đó, hãy chọn "Mở và Sửa chữa" để Word có thể thử sửa cấu trúc bên trong của tài liệu và trích xuất càng nhiều nội dung càng tốt vào một tệp mới có thể chỉnh sửa được.

Nếu vấn đề không quá nghiêm trọng, tùy chọn này có thể khôi phục các tài liệu trước đó báo lỗi trực tiếp khi mở , mặc dù thường sẽ mất định dạng, hình ảnh hoặc một số yếu tố phức tạp hơn.

Khôi phục văn bản từ bất kỳ tập tin nào

Khi tệp tin bị lỗi quá nặng đến mức Word không thể nhận dạng nó như một tài liệu bình thường, bạn vẫn còn một cơ hội cuối cùng: sử dụng bộ lọc "Khôi phục văn bản từ bất kỳ tệp nào" trong hộp thoại Mở.

Trong hộp thoại mở đầu, bên cạnh mục “Loại tệp”, hãy chọn tùy chọn “Khôi phục văn bản từ bất kỳ tệp nào (*.*)” và thử mở tệp .docx gặp sự cố với bộ lọc đặc biệt đó.

Kết quả sẽ là một tập tin văn bản thuần túy, chứa đầy các ký hiệu và dữ liệu rác lẫn lộn với các đoạn văn bản gốc của bạn , nhưng trong nhiều trường hợp, bạn vẫn có thể khôi phục được nội dung mà nếu không sẽ bị mất hoàn toàn.

Các dịch vụ và tiện ích chuyên biệt dành cho tài liệu Word bị hỏng.

Đối với những trường hợp rất phức tạp, có các chương trình và dịch vụ trực tuyến chuyên về sửa chữa tài liệu Word bị hỏng , áp dụng các thuật toán cụ thể để khôi phục văn bản, bảng biểu, định dạng và thiết kế.

Một số dịch vụ này, chẳng hạn như Recovery Toolbox, thường xuyên thực hiện các bài kiểm tra với hàng ngàn tập tin thực tế do người dùng gửi lên ở nhiều định dạng khác nhau (.docx, .doc, .rtf, .dotx, .dot) với mức độ hư hỏng rất khác nhau để cải thiện công cụ phục hồi dữ liệu của họ.

Các bài kiểm tra này đánh giá xem tài liệu được phục hồi có thể mở được không, liệu nó có giữ nguyên cấu trúc và định dạng không, liệu văn bản và hình ảnh có đầy đủ không, và liệu có bất kỳ phần nào bị hư hỏng hoặc biến dạng đáng chú ý trong kết quả cuối cùng hay không.

Hiệu quả không bao giờ đạt 100%, nhưng nó có thể tạo ra sự khác biệt trong các tài liệu quan trọng mà Word không thể tự phục hồi , đặc biệt là khi có các bảng phức tạp, hình ảnh nhúng hoặc định dạng nâng cao.

Khôi phục tài liệu đã lưu trong OneDrive và SharePoint.

Khi bạn làm việc với Word được kết nối với đám mây, các phiên bản tài liệu sẽ tự động được lưu vào OneDrive hoặc SharePoint , và bạn có các chức năng khôi phục rất hữu ích.

Đối với các tệp được lưu trữ trong OneDrive cá nhân của bạn, bạn có thể mở tài liệu từ Word, vào Tệp > Thông tin > Lịch sử phiên bản , và mở bất kỳ phiên bản nào đã lưu trước đó.

Nếu vấn đề là bạn đã xóa toàn bộ tập tin, hãy truy cập OneDrive trên trình duyệt và kiểm tra Thùng rác , từ đó bạn có thể khôi phục các tài liệu đã xóa gần đây về thư mục gốc.

Trong môi trường doanh nghiệp sử dụng SharePoint hoặc Teams, thư viện tài liệu cũng có Thùng rác và Lịch sử phiên bản riêng , cho phép bạn quay lại các tài liệu được chia sẻ và khôi phục trạng thái trước đó.

Trong nhiều trường hợp, các tùy chọn lưu trữ đám mây này sẽ cứu nguy khi ổ đĩa cục bộ bị lỗi, máy tính bị định dạng lại hoặc xảy ra cuộc tấn công phần mềm độc hại mã hóa các tệp cục bộ nhưng không ảnh hưởng đến các bản sao từ xa.

Khôi phục tài liệu Word trên máy Mac

Nếu bạn sử dụng máy Mac, các tùy chọn cũng tương tự, mặc dù đường dẫn tệp của AutoRecover sẽ thay đổi và vai trò của AutoSave gắn liền chặt chẽ với OneDrive và SharePoint.

Trong Word dành cho Mac, tính năng Tự động khôi phục cũng được kích hoạt theo mặc định và tạo bản sao của tài liệu sau mỗi 10 phút , bạn có thể mở các bản sao này nếu ứng dụng hoặc hệ thống đóng đột ngột.

Để điều chỉnh khoảng thời gian, hãy vào Word > Tùy chọn > Lưu và xác định tần suất bạn muốn sao chép, lý tưởng nhất là 5 phút để giảm thiểu việc mất tiến độ.

Nếu bạn cần tự tìm các tệp AutoRecover, trong Finder bạn có thể sử dụng Go > Go to Folder (Shift + Command + G) và nhập đường dẫn như /Users/YourUsername/Library/Containers/com.Microsoft/Data/Library/Preferences/AutoRecovery for Word.

Hãy nhớ rằng nếu bạn đóng tài liệu trên máy Mac bằng cách nhấp chuột rõ ràng vào "Không lưu", Word sẽ xóa bản sao AutoRecover vì nó hiểu rằng bạn không cần nó nữa , do đó khả năng khôi phục sẽ giảm xuống bằng không trong trường hợp cụ thể đó.

Sao lưu Windows: một lớp bảo mật khác

Ngoài các chức năng của Word, Windows 10 và 11 còn bao gồm một số hệ thống sao lưu và phục hồi có thể khôi phục các tài liệu Word đã bị xóa hoặc ghi đè.

Chức năng "Sao lưu và Khôi phục (Windows 7)" kinh điển cho phép bạn khôi phục các tập tin từ các bản sao lưu được tạo trên ổ đĩa ngoài, mặc dù trước đó bạn phải cấu hình chức năng sao lưu trên máy tính của mình.

Ngoài ra còn có "Lịch sử tập tin" , lưu trữ các phiên bản trước đó của các thư mục cá nhân của bạn; nếu bạn đã kích hoạt tính năng này, bạn có thể khôi phục tài liệu trực tiếp từ lịch sử này, chọn ngày mà tập tin chính xác vẫn còn tồn tại.

Đối với những thay đổi nghiêm trọng hơn, Windows cung cấp tính năng Khôi phục Hệ thống và Khôi phục Ảnh Hệ thống , cho phép đưa máy tính của bạn trở lại trạng thái trước đó hoặc khôi phục toàn bộ ảnh hệ thống, nhưng sẽ ảnh hưởng đến các chương trình và các tập tin khác, chứ không chỉ riêng tài liệu bị mất.

Các tùy chọn này mạnh tay hơn, vì vậy tốt nhất chỉ nên sử dụng chúng khi tài liệu rất quan trọng và không có cách nào khác ít xâm phạm hơn để khôi phục , luôn kiểm tra xem những ứng dụng và thay đổi nào sẽ bị ảnh hưởng trước khi thực hiện khôi phục.

Các biện pháp tốt nhất để tránh mất tài liệu Word lần nữa

Tất cả những điều trên đều rất hữu ích để giải quyết các vấn đề khẩn cấp, nhưng lý tưởng nhất là bạn nên giảm thiểu nguy cơ mất tài liệu trong tương lai bằng một số thói quen và cài đặt đơn giản.

Trước tiên, hãy đảm bảo rằng tính năng Tự động khôi phục (AutoRecover) đã được bật và đặt ở khoảng thời gian ngắn (5 phút hoặc ít hơn) , và Word luôn tạo bản sao lưu .wbk khi bạn sử dụng "Lưu dưới dạng" (Save As).

Ngoài ra, hãy tập thói quen tự lưu mỗi khi bạn hoàn thành một đoạn văn hoặc một khối lượng công việc đáng kể ; ban đầu sẽ khó khăn, nhưng sau vài ngày, việc này sẽ trở nên gần như tự động và bạn sẽ cảm thấy thoải mái hơn.

Khi có thể, hãy sử dụng OneDrive hoặc SharePoint bằng cách bật tính năng Tự động lưu , để tất cả các thay đổi được tải lên đám mây và bạn có thể truy cập các phiên bản cũ hơn từ bất kỳ thiết bị nào.

Cuối cùng, đừng quên sao lưu các tài liệu quan trọng của bạn ra bên ngoài (ổ cứng, NAS hoặc dịch vụ lưu trữ đám mây chuyên dụng) , thường xuyên kiểm tra xem quá trình sao lưu có được thực hiện đúng cách hay không và bạn có thể khôi phục các tập tin mà không gặp vấn đề gì.

Bằng cách kết hợp các lớp bảo vệ của Word, các công cụ của Windows, sao lưu đám mây và một vài thói quen đơn giản, khả năng mất vĩnh viễn một tài liệu Word sẽ giảm đi đáng kể, và trong hầu hết các trường hợp, bạn có thể khôi phục công việc của mình mà không cần phải bắt đầu lại từ đầu.