- Hệ thống Hero Link tập trung quyền truy cập vào tài liệu vào một URL duy nhất, không thay đổi khi quyền truy cập được điều chỉnh.
- Có nhiều cấp độ truy cập dành cho khán giả, từ truy cập ẩn danh và chung chung đến lời mời chỉ dành cho những người cụ thể.
- Có thể áp dụng thêm các lớp bảo mật bổ sung như mật khẩu, ngày hết hạn và chặn tải xuống.
- Quản lý quyền truy cập cho phép bạn thu hồi quyền hoặc thay đổi vai trò người dùng mà không cần phải tạo liên kết mới.
Trong làm việc nhóm, việc gửi tệp đính kèm qua email đã lỗi thời. Giờ đây, cách tốt nhất là chia sẻ quyền truy cập vào tài liệu trực tuyến trên đám mây, cho phép mọi người cùng làm việc trên cùng một phiên bản mà không tạo ra nhiều bản sao trùng lặp. Microsoft OneDrive đã trở thành công cụ chủ chốt cho việc này, cung cấp quyền kiểm soát hoàn toàn đối với việc ai có thể truy cập vào tệp của bạn và họ có thể làm gì với chúng.
Điều thú vị nhất là nền tảng này đã được phát triển để loại bỏ những rắc rối. Nếu bạn từng cảm thấy bối rối với năm liên kết khác nhau đến cùng một tệp, bạn sẽ rất vui khi biết rằng khái niệm Hero Link ra đời để đơn giản hóa mọi thứ. Về cơ bản, nó giúp quản lý quyền truy cập trực quan hơn và ít xảy ra lỗi hơn, đảm bảo sự cộng tác liền mạch và trên hết là an toàn.
Khái niệm mang tính cách mạng của Hero Link
Cho đến gần đây, mỗi khi bạn muốn thay đổi quyền truy cập vào một tập tin, hệ thống sẽ tạo ra một URL mới. Điều này thực sự rất phiền phức vì bạn phải gửi lại liên kết cho tất cả những người liên quan. Với sự ra đời của Hero Link , Microsoft đã triển khai một liên kết chính cố định. Điều này có nghĩa là URL sẽ không thay đổi ngay cả khi bạn quyết định thay đổi quyền từ "chỉ đọc" thành "chỉnh sửa" hoặc thay đổi đối tượng từ tổ chức của bạn sang người dùng bên ngoài.
Thay đổi này là một luồng gió mới cho những người quản lý ngân sách hoặc đề xuất với khách hàng, vì nó tập trung hóa lịch sử truy cập. Nếu bạn đã có các liên kết cũ đang lưu hành, đừng lo lắng: chúng vẫn hoạt động chính xác , nhưng giờ đây chúng được nhóm lại trong một phần phụ, trong khi liên kết chính (Hero Link) trở thành trọng tâm và là tuyến đường truy cập chính.
Cách thiết lập chia sẻ
Để bắt đầu chia sẻ, cách dễ nhất là truy cập trang web OneDrive. Sau khi đăng nhập bằng tài khoản của bạn, chỉ cần chọn tệp hoặc thư mục bạn muốn và nhấp vào nút Chia sẻ ở trên cùng. Đây là lúc điều kỳ diệu xảy ra, vì bạn có thể chọn sao chép liên kết trực tiếp hoặc gửi lời mời qua email.
Nếu bạn quyết định cấu hình liên kết chi tiết, biểu tượng bánh răng sẽ là người bạn tốt nhất của bạn. Tại đó, bạn có thể xác định đối tượng truy cập của liên kết . Bạn có một số tùy chọn: cho phép bất kỳ ai truy cập (lý tưởng cho mạng xã hội, mặc dù đây là tùy chọn kém an toàn nhất), giới hạn quyền truy cập cho các thành viên trong tổ chức của bạn, hoặc hạn chế quyền truy cập cho những người cụ thể . Tùy chọn cuối cùng này được khuyến nghị nhất cho các tệp bí mật, vì ngay cả khi ai đó chuyển tiếp lời mời, chỉ những người được ủy quyền mới có thể truy cập được.
Cài đặt và quyền bảo mật nâng cao
Không chỉ đơn thuần là mở cửa; bạn cũng có thể đặt ra các quy tắc nghiêm ngặt về những gì khách có thể làm. Trong menu cài đặt, bạn có thể bật chế độ chỉnh sửa nếu muốn họ cộng tác với mình, hoặc tắt chế độ này để tệp chỉ có thể đọc. Ngoài ra, còn có một tính năng rất hữu ích gọi là "chặn tải xuống ", ngăn người dùng lưu bản sao cục bộ của tài liệu vào thiết bị của họ.
Để tăng thêm một lớp bảo mật, bạn có thể đặt mật khẩu và chỉ chia sẻ mật khẩu đó bằng một phương thức khác ngoài liên kết. Việc đặt ngày hết hạn cũng rất hữu ích ; bằng cách này, liên kết sẽ tự động ngừng hoạt động vào ngày bạn chọn, ngăn chặn việc truy cập vẫn mở vô thời hạn. Cuối cùng, nếu bạn đang làm việc với tài liệu Word, bạn có thể sử dụng chế độ xem xét , chế độ này giới hạn người dùng chỉ được phép để lại nhận xét và đề xuất mà không được chỉnh sửa văn bản gốc.
Quản lý thư mục và trình duyệt tệp
Chia sẻ toàn bộ thư mục là chiến lược tốt nhất khi quản lý nhiều tập tin liên quan. Tuy nhiên, cần thận trọng: bất kỳ ai có quyền chỉnh sửa thư mục đều có thể di chuyển, đổi tên hoặc thậm chí xóa bất kỳ mục nào bên trong. Một mẹo rất hữu ích là người nhận có thể thêm thư mục được chia sẻ vào OneDrive của họ thông qua một lối tắt , giúp dễ dàng quản lý từ máy tính của họ mà không chiếm dung lượng trong tài khoản cá nhân.
Nếu bạn không muốn sử dụng trình duyệt, bạn có thể thực hiện tất cả các thao tác này từ File Explorer của Windows . Nhấp chuột phải vào tệp sẽ hiển thị các tùy chọn Chia sẻ và Quản lý quyền truy cập. Tuy nhiên, hãy cẩn thận với nút "Sao chép liên kết", vì đôi khi nó áp dụng cài đặt mặc định của công ty , có thể cho phép truy cập nhiều hơn mức bạn mong muốn.
Cách thu hồi quyền truy cập và dọn dẹp các tệp được chia sẻ
Sẽ có lúc dự án kết thúc và bạn không muốn ai khác truy cập vào tài liệu của mình nữa. Để khắc phục điều này, hãy vào mục Chi tiết tập tin và chọn Quản lý quyền truy cập . Từ đó, bạn có thể xóa các liên kết cụ thể bằng cách nhấp vào dấu X hoặc sử dụng tùy chọn Dừng chia sẻ để chặn quyền truy cập của mọi người cùng một lúc.
Để giữ mọi thứ gọn gàng, bạn nên truy cập vào tab Đã chia sẻ > Bởi tôi trong menu bên cạnh. Đây là nơi lý tưởng để kiểm tra định kỳ hàng tháng và thu hồi quyền truy cập vào các tệp bạn không còn cần nữa. Hãy nhớ rằng nếu bạn xóa một tệp đã chia sẻ, tệp đó sẽ biến mất đối với mọi người và nằm trong Thùng rác của bạn, nơi chỉ bạn mới có thể khôi phục nó.
Khắc phục sự cố và lời khuyên dành cho quản trị viên
Đôi khi, nút chia sẻ bên ngoài hiển thị trạng thái bị vô hiệu hóa. Đây thường không phải là lỗi kỹ thuật, mà là do hạn chế được thiết lập bởi quản trị viên CNTT của công ty bạn. Nếu bạn là quản trị viên, bạn có thể điều chỉnh các cài đặt này từ trung tâm quản trị SharePoint, xác định xem có cho phép truy cập ẩn danh hay không hoặc liệu chỉ một số nhóm bảo mật nhất định mới có thể gửi tệp ra ngoài tổ chức.
Một vấn đề quan trọng phát sinh khi nhân viên rời công ty. Vì OneDrive là dịch vụ cá nhân, khi tài khoản bị xóa, các tệp được chia sẻ từ đó sẽ có thời hạn sử dụng . Để tránh mất thông tin quan trọng, cách tốt nhất là lưu trữ tài liệu nhóm trên SharePoint hoặc Teams , đảm bảo kiến thức vẫn được lưu giữ trong tổ chức bất kể ai rời đi.
Quản lý OneDrive hiệu quả đòi hỏi sự cân bằng giữa sự tiện lợi của việc truy cập nhanh chóng và bảo mật dữ liệu. Sử dụng liên kết chính, xác định rõ đối tượng người dùng và thường xuyên xem xét ai có quyền truy cập thông tin của bạn sẽ đảm bảo môi trường làm việc chuyên nghiệp, tránh được nguy cơ rò rỉ dữ liệu ngoài ý muốn.