- 认证数字签名与可见手写签名之间的区别，以及它们的真实性和完整性的保证。
- Office 允许签名线和隐形线，并具有验证和文档状态控制。
- AutoFirma 使用证书（p12/pfx）签署 PDF，添加可见的签名和标记，并验证有效性。
信息图： Windows 系统中签署文档的示例屏幕截图。
在 Windows 系统中签署文档远不止是在 PDF 文件上随意涂鸦那么简单。数字签名可以验证作者身份、保留文档内容，并可提供时间戳；而手写签名或签名图片仅提供视觉效果。在本实用指南中，您将了解如何在Office（Word、Excel 和 PowerPoint）中签名，如何使用AutoFirma为 PDF 文件签名，以及 Microsoft Edge 中可用的签名选项，同时还将介绍证书、验证和移除签名等相关内容。
如果您每天都要处理文件，那么您肯定希望区分不同类型的签名，并了解每种签名提供的保障。基于证书的数字签名可以让接收者验证文件是否被篡改，以及签名者是否真的是他们所声称的本人；而简单的手写签名则无法做到这一点。让我们直奔主题，但又不遗漏任何细节。
数字签名到底是什么？
数字签名就像一个加密的电子印章，应用于数字内容（文档、宏、电子邮件）。这个印章确认两件事：文档确实来自签名者，并且自签名以来未被篡改。需要注意的是，安全性并非来自签名的视觉外观，而是来自密码学和证书验证。
要进行电子签名，您需要一个有效的数字证书。该证书包含您的公钥，并由受信任的证书颁发机构 (CA)颁发。该证书类似于电子身份证，并有有效期（通常为一年），因此您需要在证书到期时进行续订或获取新证书。
数字签名提供四项主要保证：真实性（签名者的身份识别）、完整性（内容未被修改）、不可否认性（签名者不能否认自己签名），以及在某些情况下，如果文档由受信任的服务器加盖时间戳，则提供时间戳认证。
要使这种信任有效，必须满足以下几个条件：签名必须有效，证书不能过期，发布者必须可信，并且证书必须由经认可的证书颁发机构 (CA) 颁发。如果缺少这些条件，验证可能会失败，或者在文档查看器中显示警告。
在 Windows 中获取数字证书
如果您要与第三方交换签名文件，最好从认可的第三方证书颁发机构 (CA ) 获取证书。许多公共机构、公司和认证服务商都提供证书颁发服务，而且还有一些免费选项。有了这份证书，其他人无需您本人作为担保人即可验证您的签名。
如果您需要立即签署文档但又不想购买证书，Windows 和 Office 允许您创建自己的证书，以便在您的环境中立即使用。请注意，此方法仅适用于测试或内部场景，因为第三方验证可能需要由外部可信机构颁发的证书才能进行通用验证。
在 Windows 系统中，您可以从系统证书存储区查看个人证书。例如，在旧版环境中，通常通过Internet Explorer访问这些证书，方法是依次点击“工具”>“Internet 选项”>“内容”>“证书”>“个人”选项卡。虽然 IE 浏览器已不再使用，但证书存储区仍然有效， Edge 甚至 Chrome浏览器也共享该存储区。
在 Microsoft Office 中签名：可见线和不可见线
Office 新增了一项非常实用的功能：签名栏。它类似于纸质文档上的签名线，但功能更强大。您可以指定签名人、签名步骤，并在收件人完成签名后自动生成数字签名。
在 Word 或 Excel 中插入签名行时，作者可以指定签名人的详细信息（姓名、职称、电子邮件地址）以及“签名前请先查看内容”等说明。当电子文件发送给正确的人时，他们会看到该签名行以及请求签名的通知。Office 会同时捕获他们的签名（无论是打印的、手写的还是图像），并添加数字签名以验证其身份。
在 Word 或 Excel 中创建签名行
要在文档或电子表格中插入签名行，请将光标放在所需位置，然后选择“插入”> “文本”组中的“签名行”。在设置框中，您可以填写将显示在签名行下方的字段。
- 输入 名称 建议的签名者。
- 如果适用，添加 职位或头衔 专业。
- 包括 邮件地址 签名者（可选）。
- 写 指示 对于签名者（例如，在签名之前检查内容的准确性）。
- 如果您需要这些选项，请激活：允许 评论 签名者并出示 日期 沿线签名。
如果文件需要多人签名，请重复上述步骤，在相应位置添加更多签名行。这样，每个人都会知道在哪里签名，工作流程也会更加清晰。
签署签名行
文件接收者应将鼠标悬停在该行上，右键单击，然后选择“签名”。如果文档是在受保护视图中打开的，且接收者受信任，则应单击“仍然编辑”以继续。
- 你可以写下你的名字 打字签名 在 X 旁边。
- 如果您有触摸设备或平板电脑，您可以 平局 画上的签名。
- 或者你可以使用一个 您的签名图像 使用“选择图像”并从计算机中选择文件。
- 要完成，请选择 标志。Office 将添加数字签名并在底部显示“签名”按钮。
完成后，文档将显示其包含数字签名，您可以从签名面板查看详细信息，以验证有效性、证书颁发者和其他可信信息。
删除可见的数字签名
如果您操作失误或需要重新签名，可以右键单击签名行并选择“删除签名”来删除签名。系统会要求您确认；确认后，签名将被删除，文档将恢复到可编辑状态。
Word、Excel 和 PowerPoint 中的隐形数字签名
如果您不想显示可见的签名框，Office 还允许您进行隐式签名。签名会嵌入到文件中，并通过“文件”>“信息”视图中的“签名”按钮和相关信息进行标识。
要添加数字签名，请转到“文件”>“信息”，选择文档保护选项，然后单击“添加数字签名”。Office 将显示一条通知，其中包含有关此过程的详细信息；然后，在“签名”框中，指明签名的用途，然后单击“签名”进行确认。
插入签名后，文件将变为只读模式，以防止未经授权的修改。如果需要再次编辑，必须删除签名或创建文档的新版本。
要移除不可见的签名，请返回“文件”>“信息”，打开签名面板。在签名者姓名旁边，单击箭头，选择“移除签名”，然后单击“是”进行确认。这将使文件恢复到可编辑状态，允许稍后再次签名。
使用 AutoFirm 签署 PDF 文档（Windows）
AutoFirma 是波兰经济事务和数字化转型部开发的一款免费工具，专为电子签名文档而设计。它可靠、兼容常用证书（p12/pfx），并可灵活地生成可见签名和水印。
下载并安装 AutoFirma
请务必从官方电子政务门户网站下载：https://firmaelectronica.gob.es/Home/Descargas.html。您可以在那里找到适用于Windows（32/64 位）、Linux 和 macOS 的安装程序。请选择与您的系统对应的版本。
在 64 位 Windows 10 计算机上，下载适用于 Windows 64 位系统的 AutoFirma 安装包（AutoFirma64.zip 文件）。解压缩该文件，运行安装程序（例如 AutoFirma_64_v1_6_5_installer.exe），并完成安装向导。安装完成后，应用程序即可进行签名。
在 Windows 中准备数字证书
要进行签名，您需要一个有效的证书，该证书可以安装在 Windows 证书存储区中，也可以以p12/pfx 文件的形式提供。如果您拥有 p12/pfx 文件，请双击该文件或右键单击并选择“安装 PFX”进行安装。
向导会询问您目标存储位置：当前用户（仅限您用户）或本地计算机（所有用户）。输入证书密码，启用私钥保护，如果您希望将来能够提取证书，请选择可导出选项。您可以让 Windows 自动选择“个人”存储位置。
接受证书后，证书将被安装并可用于Internet Explorer/Edge/Chrome 浏览器。如果您使用 Firefox 浏览器，请注意它管理着自己的证书存储区，您需要从浏览器中导入证书。AutoFirma 可以检测系统证书，也允许您从文件或Firefox证书存储区中选择证书。
使用 AutoFirma 签署 PDF
打开 AutoFirma，点击“选择要签名的文件”。选择要签名的 PDF 文件。应用程序会检测到它是 PDF 文件，并提供两个选项供您选择可见部分：
- 可见签名 在 PDF 中：添加一个带有图像（您的扫描签名）和文本的框。
- 可见品牌 （水印）：在一个或多个页面上指定的位置插入图像。
您可以同时启用这两个选项。点击“签名”后，选择页面以及签名框所在的区域。AutoFirma 允许您调整坐标、宽度和高度，甚至可以在末尾创建一个空白页来放置您的签名（如果您愿意）。
添加一张您的手写签名图片（格式可以是JPEG、GIF 或 PNG）以及您想要显示的文字。请注意，此图片仅用于美观目的；法律效力由您证书上的数字签名提供。预览后，如果一切无误，请确认。您可以保存这些设置以供日后使用。
如果您添加了可见的品牌标识，助手会询问标识图像（例如徽标）及其放置位置。这有助于在官方或公司文件中突出作者身份或识别组织机构。
现在选择您将用于签名的数字证书。AutoFirma 会显示系统证书，但您可以更改证书来源（Firefox 证书库或 p12/pfx 文件）。根据安装过程中配置的安全设置，系统会提示您进行确认或输入证书密码。
最后，确定签名后的 PDF 文件的保存位置和文件名（AutoFirma 通常会添加后缀“_signed”）。完成后，您会看到流程成功的通知，然后可以打开文档验证结果。
当您使用阅读器（例如 Adobe Acrobat Reader）打开 PDF 文件时，应该会看到一条验证消息，表明该文件已签名且签名有效。在签名面板中，您可以查看“签名详情”和“证书详情”，以确认签发人、有效期和其他属性。
使用 Microsoft Edge 和其他工具登录
如果您需要在 PDF 文件上快速绘制签名，又不想安装任何软件，Microsoft Edge 内置的注释工具可以帮到您。请注意，这只是视觉签名，并非加密的数字签名。
- 打开 Edge 中的 PDF.
- 使用顶部的编辑/查看工具栏。
- Selecciona 画画 并调整笔触的颜色和粗细。
- 使用鼠标、手指或触控笔在触摸屏上描摹您的签名。
Adobe Acrobat Reader 也允许您通过导入图片或绘制手写签名来添加签名。像 SmallPDF 这样的在线服务支持这些选项，甚至允许您使用相机捕捉手写签名。请记住：这些签名方便快捷，但如果您需要法律效力，它们并不能替代带有证书的数字签名。
签名应用程序：选择哪一个以及有哪些限制？
有些日常程序（Word、Adobe Acrobat）可以对生成的文档进行签名，但它们有两个典型的缺点：并非所有文档创建者都会签名，而且接收者通常需要使用相同的应用程序才能正确验证签名。
专用电子签名工具（例如AutoFirma）克服了这些障碍：它们几乎可以签署任何类型的文件，而且可以免费下载。对于行政程序或更正式的文档工作流程，AutoFirma 通常是最合适的选择。
验证、撤销并了解有效性
签名后，最好检查一下签名的有效性。查看器会显示证书是否有效、信任链是否正确，以及签名后内容是否被修改过。如果出现问题，您会看到关于证书过期或颁发者未知的警告。
证书颁发机构可以撤销证书（例如，密钥泄露时）。验证系统会查询撤销列表或在线服务，以确认证书仍然可信。因此，使用来自经认可的证书颁发机构的证书至关重要。
当 Office 文件从安全服务器收到时间戳时，在某些情况下，该签名会获得认证属性，从而有助于加强信任链并明确地确定签名时间。
实用技巧和常见错误
签名前，请确认您的证书有效并存储在正确的位置（个人、用户或计算机）。如果您使用 AutoFirma，请检查证书是否出现在其选择器中，或者准备好p12/pfx文件及其密码。
在 Office 中，决定是否需要显示引导线来引导签名者，或者为了避免影响设计而选择不可见的签名。请记住，签名后文档可能会变为只读，因此请在签名前完成所有更改。
如果接收方无法验证签名，则该证书可能并非来自其系统信任的证书颁发机构 (CA)。在较为封闭的环境中，一种解决方案是分发组织的根证书/中间证书以建立信任。在开放环境中，则始终使用公认的公共 CA。
在 PDF 文件中嵌入签名图片时，请记住这只是外观上的装饰。真正验证签名有效性的是基于证书的数字签名；收件人在查看详细信息时，会在签名面板中看到这个数字签名。
有用的资源和参考资料
如需了解有关 Office 数字签名的更多详细信息，您可以查阅官方文档和公共资源。例如，关于如何使用常用阅读器签署 PDF 文档的实用指南，以及政府机构提供的关于证书验证的资料。
掌握这些工具，您几乎可以应对任何需求：从请他人签署带有签名栏的 Word 文档，到使用 AutoFirma 签署 PDF 合同，再到在 Edge 中添加手写签名（即使您只需要一个视觉标记）。有了有效的证书、清晰的说明和最终验证，Windows 中的数字签名就变成了一个简单可靠的过程。