- 将您的文档集中在几个主要文件夹中，并应用简单一致的层级结构。
- 使用清晰一致的命名规则命名文件和文件夹，以便快速查找。
- 将 Windows 资源管理器选项与第三方标签和程序结合使用，实现自动排序。
- 保持日常归档习惯和定期审查，以防止混乱局面再次出现。
很多人买了新电脑、硬盘，甚至是全新的固态硬盘，几个月后，就彻底出问题了。 空间越大，我们就越容易积累文件。照片、文档、下载内容、视频、工作项目、课程笔记……这就是为什么当我们最着急的时候，找到任何东西都成了不可能完成的任务。
好消息是，只要知道从哪里开始，整理收纳其实并不复杂。 通过将 Windows 本身的功能与一些专用程序相结合。你可以将原本混乱不堪的电脑变成一个逻辑清晰、整洁易维护的文件夹系统，无论对于你的个人生活还是日常工作都是如此。
为什么妥善整理电脑文件如此重要？
除了对秩序的执着之外， 电脑文件结构清晰几乎是必备条件。如今，我们生活中很大一部分都保存在电脑里：账单、合同、家庭照片、工作报告、演示文稿、重要文件的PDF文件等等。丢失关键文件或花费20分钟查找文件不仅令人沮丧，还可能导致你错过截止日期，甚至丢失宝贵的信息。
另外， 杂乱无章的文件夹系统会大大降低搜索速度。即使你拥有一台非常强大的电脑，如果每个文档都位于不同的位置，并且文件名像“final_def_definitive2.docx”这样随机，那么每次你需要查找某个文件时，你都会浪费时间和精力。
另一个关键点是 良好的组织需要你不时地回顾内容。这有助于删除不再需要的文件，从而释放磁盘空间。 了解哪些文件占用了空间 并检测重复文件或无故占用数 GB 的大型文件（旧备份、未压缩的视频等）。
最后， 如果你与他人共用一台电脑或在团队中工作，一个连贯的组织系统至关重要。 这就像任何人都能在几秒钟内找到文件，还是只有“混乱之主”才能大致知道所有东西在哪里一样，两者之间的区别。
接触任何物品前的基本良好习惯
在你开始疯狂创建文件夹之前，打好一些简单的基础非常重要。 有些习惯可以帮你省去很多麻烦。 即使你还没有对电脑进行彻底清理，也建议现在就采用这种方法。
首先， 别再把办公桌当成“万物收纳处”了。 和咨询 如何整理你的数字桌面把一天中下载或创建的所有东西都堆在那里确实很方便，但几周后，你的桌面就会被图标淹没，什么都分不清。理想情况下，你的桌面应该只包含你每天使用的应用程序快捷方式和回收站。
另一个非常有用的切入点是 使用一个大型通用文件夹作为所有内容的基础文件夹。Windows 系统自带一个名为“文档”的文件夹，通常是集中存放个人文件和工作文件的理想位置。您可以以此为基础，构建分层式的内部文件结构。
此外，也要注意不要过分注重细节。 为所有东西都创建一个文件夹，和完全不创建任何文件夹一样糟糕。尽量让你的结构合理，但不要陷入子文件夹的迷宫，以至于保存一个文档需要点击五次并打开十个不同的层级。
如何充分利用 Windows 文件资源管理器
Windows 包含一些非常有用的内置工具，可用于组织每个文件夹的内容，尽管确实如此： 本土组织也有其局限性。应用于一个文件夹的设置不会自动被其他文件夹继承，因此，如果您想在多个位置应用特定条件，则必须手动进行微调。
打开文件资源管理器时，默认情况下会显示“快速访问”视图（在最新版本中称为“资源管理器主页”）。 此屏幕可让您一目了然地查看最近使用和收藏的文件。既可以从电脑本身，也可以从 Office.com 等在线服务进行操作，而且通常比直接进入“此电脑”并结合其他技术更实用。 在电脑上更快地搜索文件.
如果您更习惯于始终访问传统的驱动器和文件夹， 您可以更改资源管理器的初始行为在顶部的选项菜单中，您可以找到“打开文件资源管理器的方式：”设置，您可以选择直接在“此电脑”中打开文件资源管理器，而不是在“开始”菜单中打开。
进入任何文件夹后， 在文件区域的空白处单击鼠标右键，会打开一个非常有趣的菜单。 控制内容的呈现方式。您可以在这里对内容进行排序、分组，并配置要查看的信息列等等。
从视觉层面来看，两个关键功能是“排序依据”和“分组依据”。 使用“排序依据”功能，您可以决定文件夹内的排序标准。 （名称、修改日期、类型、大小等）以及您希望按升序还是降序查看。在 Windows 10 中，还有一个“更多…”按钮，可以访问一个很长的附加字段列表，用于排序。
以“分组依据”为例， 内容根据所选标准分为若干模块。 （按日期、文件类型、大小、标签等分类）。每个分组在视觉上都像当前文件夹下的一个子文件夹，带有标题，标明类别和下方的文件。
有趣的是 在每个分组内，您可以应用自己的顺序。例如，您可以将“下载”文件夹按“日期”（今天、昨天、上周等）分组，同时在每个分组内按类型或大小排序，以便更快地找到您要查找的内容。
在这两个功能中，“更多”按钮（Windows 10 中存在，Windows 11 中的“分组依据”也存在）都会打开一个窗口，其中 您可以选择要以列形式显示的详细信息。 对于这些元素：创建日期、作者、图像的高度或宽度、视频时长、年份、帧宽度等等。
创建简洁而有效的文件夹层级结构
避免崩溃的关键在于用常识思考你的结构。 理想情况下，你应该能够将电脑的主要内容放在几个顶级文件夹中。然后只有在必要时才从那里开始拓展。
如果你用同一台电脑处理个人事务和工作，那么一个好的起点是…… 在“文档”文件夹内创建两个大文件夹一个文件夹以你的名字命名（用于存放个人物品），另一个文件夹以你的公司名称或专业项目名称命名（用于存放工作相关物品）。每个文件夹内，你还可以按类别进一步细分，例如：“发票”、“客户”、“项目”、“照片”、“课程”等等。
想象一棵树： 从总体到具体，但又不会过度强调层次。例如，照片 → 2024 → 旅行 → 塞维利亚。除非你真的要处理成千上万张照片，并且这种区分对你有用，否则你不需要为“白天的塞维利亚”、“夜晚的塞维利亚”、“与朋友一起的塞维利亚”创建子文件夹。
一个很有用的技巧是问自己： “六个月后我该如何找到这份文件？”如果首先想到的是项目名称，就把它放在第一位。如果记住的是日期（学期、学年、年份），就按日期排序。重要的是，方法要保持一致，并且始终重复使用。
此外，还要避免为类似内容创建重复文件夹。 名称相似的平行文件夹越多，就越容易将文件保存到错误的位置。一个组织良好的单一“客户”文件夹比“新客户”、“老客户”、“我的客户”等文件夹（其中混杂着文档）要好得多。
如何策略性地命名文件夹和文档
如果以后再想拥有一个合理的文件夹结构，那也毫无用处。 这些文件名无法解读。命名规则就派上用场了：一个一致且可重复的命名系统，使您可以使用系统的搜索栏找到任何文档。
理想的是， 所有相关文件都遵循相同的模式您可以根据日期、项目或客户名称、文档类型等信息来命名，也可以组合多个元素。例如，预算文件可以使用类似“2020-02-04_budget_ClientAlpha.docx”这样的文件名。这样做的目的是让用户只需阅读文件名就能了解文件的内容。
另请注意 Windows 列表视图通常只显示前几个字符。 关于文件名：如果使用过长且包含过多细节的名称，很难一眼看懂。简短但信息丰富的名称比一整段文字要好得多。
另一个非常有用的策略是 在名称开头使用小的“代码”来改变字母顺序例如，以“_”开头的文件将出现在文件夹列表的顶部，因此您可以将该前缀保留给您每天打开的文件（“_Current-Project”、“_Invoices-current-month”……）。
同样， 以“@”开头的名称通常紧跟在以下划线开头的名称之后。你可以用这种方法存放一些不需要优先查看的重要文件。对于其他文件，如果编号有助于保持逻辑顺序，你可以在文件开头加上数字（例如“1_总体规划”、“2_报告”等）。
日常习惯：防患于未然，避免混乱。
当我们满负荷工作时，电脑很快就会出现故障。 我们下载了一个 PDF 文件，把它放在“下载”文件夹里“稍后再看”，然后匆匆地把一个 Word 文档保存到了桌面。 不知不觉中，数百份文件就堆积在了临时存放处。
对抗这种现象最有效的方法是遵循一条简单的规则： 届时请提交文件。换句话说，每次创建或下载文件时，请花 10 秒钟将其直接保存到应该长期保存的文件夹中，并使用正确的文件名。
这个小小的举动可以避免你在周末花一个小时去回忆每个没有名字的文件是什么，或者你到底把明天要用的演示文稿保存在哪里。 “我以后再订”通常意味着“我永远不会订”。.
即便如此，总会有疏漏。因此，最好预留出一段特定的时间，例如，在周五下班前，来处理这些事情。 快速检查冲突文件夹桌面、下载、临时文档等。只需几分钟，您就可以将缺失的文件移动到相应位置，删除重复文件并清空回收站。
如果你觉得很难保持桌面清空，你可以尝试自制版的“桌面清空”方法。 创建一个名为“桌面文件”之类的文件夹 如果发现壁纸上堆满了零散的文件，就把它们都拖到那里。然后，打开那个文件夹，小心地把所有文件移回它们最终的位置。
更好地整理你的工作文件
在职业环境中，这种混乱现象更加明显。 桌面上堆满日常文件是很常见的情况。不同版本的演示文稿、从客户处下载的报告、同事共享的资源等等。
一个切实可行的建议是 切勿将工作文档直接保存到桌面。始终使用您的“文档”文件夹，或者，如果公司有内部网络或云系统，则使用官方共享位置（网络驱动器、OneDrive、Google Drive 等）。这样，您也可以从其他设备访问这些文件。
在你的职业作品集中，思考一下你实际是如何工作的。 您可以拥有“工作”文件区、“等待”文件区和“已归档”文件区。文件会根据其状态在人与人之间传递，这有助于您清楚地了解哪些文件仍然有效，哪些文件可以不用管。
如果与他人共享文档，请尽量就共同的最低命名规则达成一致。 拥有一个名为“Final_Report”、“New_Report”、“Latest_Report”的文件夹是不一样的。 而不是像“2024-03_Report-clientX_v1”、“2024-03_Report-clientX_v2”等那样。在团队层面，这可以避免通过电子邮件和聊天发送成千上万个问题。
只要有可能， 它还充分利用了直接在云端工作的优势。许多平台会自动保存版本，允许您在文档中搜索内容，并方便共享，而无需在成千上万个不同的网站上复制文件；请查看我们的 云存储软件指南 选择最佳方案。
利用第三方程序实现分拣过程自动化
如果你想更进一步，让电脑帮你完成一些工作，那么有很多非常有趣的工具可供选择。 这些程序会分析你的文件并根据规则重新排列它们。 你可以自行定义自己（按类型、日期、尺寸等）。
功能最全面的选项之一是“整理我的文件”。 该软件可在 Windows、Linux 和 macOS 系统上运行。 它专注于根据不同的特征自动对文件进行分类：扩展名、类型、创建日期、大小等等。
从官方网站下载并安装后，第一次运行时会要求您选择要排序的驱动器或文件夹。 点击“+ 添加文件夹”按钮，您可以添加其他位置。这些信息将显示在界面左侧。在中间区域，您会看到一个饼图，它使用颜色来显示哪些文件类型占用的空间最多。
它非常易于使用： 点击“整理”后，程序将根据设定的规则自动移动文件。这会将文件夹创建在原位置，并按类型、日期或您选择的任何其他条件进行整理。只需几分钟，您就可以将杂乱无章的目录变成更易于阅读的结构。
另一款热门应用是简易文件管理器。 它适用于 Windows（包括从 Microsoft Store 下载）、Linux 和 macOS。它的优势在于其智能过滤器和自定义规则。
使用简易文件整理器，您可以 定义诸如文件类型、扩展名、创建日期或名称之类的条件该应用程序会分析所有内容，并将符合每条规则的文件分组到相应的文件夹中。在这些文件夹中，您还可以创建其他子文件夹，以便进行更精细的组织。
整个过程几乎是自动化的： 程序扫描完您指定的路线后，会应用一系列规则。 （您可以预先配置）重命名、移动甚至删除特定文件，只需极少的人工干预即可保持一切井然有序。
File Juggler 是另一款专注于自动化文件工作流程的工具。 它的目的是防止您再次浪费时间逐个移动文件。它会持续分析某些文件夹，一旦出现符合特定条件的新文件，就会根据您定义的操作对其进行处理。
在这种情况下， 规则可以基于文件名、文件扩展名，甚至文件内容。配置完成后，该程序可以重命名文档、将其移动到正确的文件夹、创建备份，或在不再需要时清理文档。您可以从其网站下载该程序。
对于管理大型多媒体库（尤其是音乐库）的用户来说，TagScanner 是一个不错的选择。 这是一个专注于音频文件及其元数据的免费程序。 （ID3v1、ID3v2、Vorbis、APEv2、WMA、iTunes 等）。
使用 TagScanner，首先要做的是进行搜索并上传您的音频文件集。 您可以在这里批量编辑标签，并根据歌曲元数据重命名歌曲。 并按照名称的逻辑模式（艺术家、专辑、曲目编号等）重新组织整个文件夹。
你甚至可以连接到在线数据库来补充缺失的信息（例如专辑封面或专辑详情）。 这是整理杂乱音乐库的一种非常有效的方法。 无需逐首歌曲进行分析。
利用标签功能，在 Windows 中整理文件。
除了文件夹之外，还有另一种非常有趣的整理方式： 标签或“标记”Windows 默认情况下不提供此功能，但有一些工具（例如 Tagging）可以直接将此功能添加到资源管理器中。
标签功能并非像往常一样是一个独立的程序，而是…… 集成到 Windows 资源管理器中的附加面板安装完成后，你会发现右键单击一个或多个文件会弹出与标签相关的新选项。
要开始使用它，您需要在其网站上申请一个免费的许可证密钥。 你只需要输入你的姓名和电子邮件地址即可。您将收到一封确认账户的电子邮件，以及一封包含激活密钥的电子邮件。
当您进入一个想要按标签排序的文件夹时，基本流程很简单。 选择要添加标签的文件，右键单击，然后选择“添加标签”选项。从那里，您可以转到“更多标签”，然后会打开一个名为“选择标签”的窗口。
在那段时间里， 右键单击“标签”，即可创建“新标签组”。也就是说，可以创建一个新的主题标签组（例如，“项目”、“人员”、“优先级”）。在该组内，再次右键单击，即可创建特定标签（“紧急”、“客户 X”、“2024”等），并将其应用于选定的文件。
从那一刻起， 在标签面板中，您可以清楚地看到哪些文件被分配了哪些标签。好处在于您无需重新创建标签：它们将始终可通过上下文菜单访问，因此您只需点击几下即可标记新文档。
另一个巨大的优势是 一个文件可以同时拥有多个标签。这样一来，您可以灵活运用各种方法：按项目、按内容类型、按年份、按优先级……而无需在多个文件夹中重复创建文件。对于大型信息集合而言，这种“并行”组织方式尤为宝贵。
用于控制桌面的一些专用工具
如果你是那种无论如何努力，最终桌面总是被占满的人，你也可以依靠专门为此设计的程序。 例如，Windows 系统中就有围栏（Fences）这个功能。一款付费软件，可在桌面上创建“块”或容器。
使用围栏时，每个方块都作为一个独立的区域： 你可以用一个方框存放应用程序快捷方式，另一个方框存放文件夹，还有一个方框存放最近使用的文档。等等。该程序可以根据您定义的主要类别自动重新排列图标。
这样一来，即使你的桌面上还有一些文件， 它们不会散布在屏幕上各处。但经过分组和视觉标记，大大减少了混乱感。
另一方面，在 macOS 上，有像 Hazel 这样的工具可以实现这一点。 制定非常详细的文件在文件夹之间移动规则。 它可以根据名称、类型、日期甚至内容进行分类。Finder 的“智能文件夹”系统就像实时过滤器一样，自动显示符合特定条件的文件，而不会重复显示。
在Mac和Windows系统上，将一些个人自律与这些自动化操作结合起来，就可以实现以下目标： 秩序的维护几乎是透明的。你只要坚持努力，系统就会把事情安排妥当。
归根结底，妥善整理电脑文件不是为了追求完美，而是为了让你的生活更轻松。 如果您定义了一个逻辑清晰的文件夹结构，使用一致的名称，进行动态归档，并使用合适的工具来支持所有这些操作，那么一切就都迎刃而解了。 （Windows 资源管理器、标签、自动整理程序……），您的计算机将不再是丢失文件的无底洞，而将成为您快速找到所有内容的工具，无需压力，也无需浪费时间寻找您明明知道“在某个地方”拥有的东西。
